Guide de rédaction d`un règlement intérieur pour un atelier de
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Guide de rédaction d`un règlement intérieur pour un atelier de
Projet Casdar Atomic - 6 mai 2013 Guide de rédaction d'un règlement intérieur pour un atelier de transformation collectif Ce document vise à vous accompagner dans la rédaction du règlement intérieur d’un atelier de transformation collectif. Il se compose de 2 parties : Un préambule visant notamment à préciser le rôle du Règlement Intérieur vis-à-vis des autres documents qui participent au bon fonctionnement d’un atelier de transformation collectif Un pense bête qui présente les points à ne pas oublier lorsqu’on rédige un règlement intérieur et donne quelques conseils. Attention : il s’agit bien d’un guide et non d’un modèle prêt à l’emploi. Il vous aidera à vous poser des questions importantes et à ne rien oublier. Ensuite, il revient au collectif de rédiger plus en détail les règles qu’il se donne. Préambule Quel est le rôle d’un règlement intérieur ? En complément des statuts, le règlement intérieur (RI) a pour objet de préciser le fonctionnement de la société et de déterminer les droits et devoirs de chacun. Il constitue l’aménagement interne de la structure et ne peut être contraire aux statuts. Il vise à limiter les conflits et tensions. Le RI est élaboré en application d’une disposition statutaire, il s’applique obligatoirement à tous les adhérents ainsi que les modifications qui pourront y être apportées même en cas de désaccord ou d’absence d’un des adhérents lors de son adoption. Pour les sociétés coopératives (Cuma, Sica, etc.), le RI est établi en premier lieu par le Conseil d’Administration puis il est conseillé de le mettre à l’ordre du jour de l’Assemblée Générale en vue d’être approuvé. Pour les SARL, il appartiendra au gérant de faire approuver le règlement intérieur lors d’une assemblée générale. Les articles du RI engagent les adhérents mais aussi la société. Il est conseillé que chaque adhérent signe l’original du règlement intérieur : c’est un élément de preuve que la structure peut invoquer pour démontrer que l’adhérent avait connaissance des règles de fonctionnement. Un exemplaire doit être conservé au siège et les autres sont remis aux adhérents. Qu’est-ce qui relève du règlement intérieur et qu’est-ce qui relève d’autres documents ? Tout ne relève pas du RI. De nombreux éléments sont déjà définis par les statuts. D’autres aspects sont abordés dans le Plan de Maîtrise Sanitaire (PMS) ou dans d’autres documents comme les Bulletins d’Engagements ou les Conditions Générales de Vente. Rapide aperçu pour s’y retrouver. 1 Statut : En Cuma, il existe des modèles de statuts, homologués par arrêté ministériel. Le règlement intérieur est un document obligatoire pour toutes les coopératives. Les statuts précisent la qualité d’associé coopérateur, son entrée, sa sortie (démission, exclusion), les conséquences d’une mutation de propriété ou de jouissance (exemple : un exploitant individuel entre dans un GAEC) la portée de son engagement. La question des pénalités appliquées aux adhérents qui ne respectent pas leurs engagements doivent être prévus dans les statuts et non dans le règlement intérieur En SARL, il n’y a pas de modèle type de statut, mais compte tenu de l’activité de transformation et de la réglementation sanitaire, on peut considérer qu’il est préférable de formaliser un maximum de choses, notamment pour limiter l’entrée des associés Stratégie conseillée quel que soit le statut: se limiter au strict nécessaire dans les statuts (car lourds à modifier) et préciser le maximum de choses dans le RI (plus facilement modifiable). Le Bulletin d’Engagement est un contrat, spécifique aux coopératives : il permet de définir plus précisément l’engagement de chaque adhérent. Dans ce BE, chacun précise les volumes et/ou la durée d’engagement (date de départ et date de fin). En général, la durée d’engagement est souvent liée à la durée d’amortissement du matériel (le HCCA – Haut Conseil de la Coopération Agricole – préconise une durée minimum de 3 ans). L’engagement est reconduit tacitement à fin de la période définie. A noter : la signature du BE peut être l’occasion de faire connaître et approuver le RI. Les modalités de facturation ne dépendent pas forcément du RI mais des « conditions générales de vente » (CGV) qui peuvent être inscrites au verso des factures et qui s’appliquent à tous les utilisateurs de l’atelier. Le Plan de Maîtrise Sanitaire (PMS) comprend les éléments nécessaires à la mise en place et les preuves de l’application : o o o o des bonnes pratiques d’hygiène du plan HACCP (analyse des risques et maîtrise des points critiques) de la gestion des produits non conformes (procédure de retrait/rappel) de la mise en place d’un système de traçabilité Tableau récapitulatif pour une Cuma Ce tableau vise à présenter les frontières et les liens entre les différents documents (statuts, RI, BE) dans une Cuma. Nous pourrions faire le même travail pour une SARL. Relève des statuts Relève du règlement intérieur Qualité des associés, entrée et conditions de sortie Les catégories sont déterminés dans les statuts : exploitants à titre principal ou secondaire, personne ayant un intérêt agricole (détenir des terres et percevoir un revenus). Sont exclus : bouchers, utilisateurs occasionnels … Non, toutefois il est possible de prévoir la possibilité d’exclure un associé en cas de manquement aux règles d’hygiène Droits d’entrée Non prévu Oui (obligatoire) Durée d’engagement Obligatoire et fixée par les statuts Non, Cuma Projet Casdar Atomic - 6 mai 2013 Bulletin d’engagement Souscription de parts sociales et d’un engagement d’activité Indique la durée fixée dans les statuts 2 Fichier des associés Possibilité de travailler avec des non associés (ex : boucher, artisan, utilisateur occasionnel, etc.) Obligatoire, détermine le montant des parts sociales détenues par les associés Possible si l’option « tiers non associés » est inscrite dans les statuts et dans des conditions particulières (pas d’exonération à l’IS et limitation de ces activités à 20% du chiffres d’affaires). L’encadrement de ces activités doit être analysé lors d’un rapport de révision coopérative (tous les 5 ans) Etablir la liste exacte des personnes susceptibles d’utiliser l’atelier, par exemple, chaque associé devra dresser la liste des personnes habilitées à utiliser l’atelier en son nom et pour son compte Prévoir dans les Conditions Générales de Vente un contrat spécifique intégrant ces spécificités (imposition différente et coût de la révision) Circonscription territoriale La circonscription doit être continue, justifiée (le siège social des exploitants ou des associés doivent être situés dans cette zone) et justifiable (contrôle du Haut Conseil à la Coopération Agricole lors de la création). Organisation des locaux, modalités d’utilisation de l’atelier, PMS, nettoyage, autocontrôle Non Oui Mise en place d’une banque de travail (préciser) Non Oui Non Oui, préciser son rôle, pouvoirs… (attention n’exonère pas le président de Cuma en cas de souci) – formalisé en tant que de besoin les délégations de pouvoirs Nommer un responsable d’atelier Projet Casdar Atomic - 6 mai 2013 3 Pense-bête : les points à ne pas oublier dans le règlement intérieur Rôle du RI, modalités de modification, d’approbation et de contrôle En complément des statuts, il convient de rédiger dans le RI des articles qui précisent : L’objet du RI : à quoi sert-il ? (se référer au préambule de ce document) Le RI est rédigé par qui ? Qui peut le modifier ? o Pour les coopératives : CA + conseil de validation en AGO, o Pour les SARL : gérant + conseil de validation en AG A qui s’applique-t-il ? Exemple : le règlement intérieur est rédigé par le Conseil d’administration et approuvé en assemblée générale ; il s’impose à tous les sociétaires. Attention pour les coopératives, le RI ne s’applique pas de manière automatique aux tiers qui souhaiteraient utiliser l’atelier. Par conséquent, il est préférable de faire signer un contrat de prestation de services reprenant des dispositions du RI Livret d’accueil ? (cf. Sica de Vaour) Quelles sont les modalités d’approbation du RI ? Ex : Le RI est-il remis à chaque utilisateur à son arrivée ? Chaque utilisateur doit-il le signer ? Il est conseillé que le règlement intérieur soit communiqué et signé par tout nouvel utilisateur. Qui est chargé de vérifier que le RI est bien appliqué ? Le président ? Un élu désigné comme responsable ? Le Conseil d’Administration ? (A noter que des salariés ou des adhérents peuvent aussi appuyer les élus dans cette tâche en les informant des anomalies constatées) Quelles sont les conséquences en cas de non-respect du RI ? Tout dépend de l’infraction relevée. Attention pour les sociétés coopératives, les modèles de statuts prévoient des dispositions spécifiques permettant l’exclusion des associés coopérateurs qui tenteraient de nuire à la Coopérative. Pour les SARL, il conviendra de préciser les modalités de sanctions des adhérents qui ne respectent pas le règlement intérieur : sanctions pénales… Règles d’entrée, de sortie et d’exclusion de tout nouvel utilisateur Pour les coopératives, ces éléments figurent généralement dans les statuts et ne relèvent pas du RI (à voir cependant si certains aspects méritent d’être précisés dans le RI ou non). En Cuma, par exemple, ces règles sont prévues dans les statuts… mais ne concernent que les adhérents. Pour que des non adhérents (utilisateurs occasionnels) puissent utiliser l’atelier, il faut lever l’option « tiers non associés » dans les statuts. Pour autant, en complément des statuts, il peut être utile de rédiger dans le RI des articles qui précisent : Les conditions d’entrée (qui donnent droit à l’utilisation de l’atelier) : o Pour les adhérents ou sociétaires : Qualité (ou statut). Exemple : faut-il être obligatoirement agriculteur ? Projet Casdar Atomic - 6 mai 2013 4 Montant des parts sociales et des droits d’entrée. Pour les Cuma, le montant des parts sociales dépend du montant de l’engagement : plus un adhérent utilise les services plus il aura de parts sociales. Quant aux droits d’entrée ils doivent faire l’objet d’une disposition du RI. Ces sommes ne donnent pas lieu à remboursement à la fin de la période d’engagement. Cahier des charges à respecter pour la production (élevage ou culture) et pour l’élaboration des recettes (ex : ingrédients provenant uniquement de la ferme) ? Période probatoire (statut de stagiaire) avant de devenir adhérent ou sociétaire à part entière ? o Pour des non-adhérents ou utilisateurs occasionnels (prestation, travail à façon) : Qualité (ou statut). Exemple : faut-il être obligatoirement agriculteur ? Cahier des charges à respecter (ex : bio ou charte durable) ? o Pour tous : Conditionner l’entrée de tout nouvel utilisateur à un engagement de respect de la réglementation sanitaire et du code du travail en vigueur ? Conditionner l’entrée de tout nouvel utilisateur à une visite de son exploitation et à un entretien organisés par le conseil d’administration pour s’assurer qu’il respecte la réglementation sanitaire ? Les conditions de sortie d’un utilisateur : o Pour les adhérents ou sociétaires : Remboursement des parts sociales : cette disposition relève des statuts. Obligations avant sortie (ex : toute saison commencée est due, etc.) ? o Pour des non-adhérents ou utilisateurs occasionnels (prestation, travail à façon), il est possible de prévoir des conditions spécifiques dans le contrat de prestations de services Les conditions de sanction et d’exclusion d’un utilisateur : o Quels motifs ? Pour les Cuma : il faut un motif grave. Pour la SARL, il faudra prévoir des conditions précises. o Quelles sanctions ? Avertissement écrit ? Exclusion temporaire ? Définitive ? o Qui décide de l’application des sanctions et exclusions ? Pour les coopératives, il appartient au CA de prononcer des sanctions. Pour les SARL, cette possibilité est réservée au gérant. Toutefois, dans les deux cas, il conviendra de respecter les droits de la défense, c’est-à-dire que toute personne a le droit d’exprimer sa défense. Il est par ailleurs possible de prévoir une instance arbitrale qui sera chargée de régler les conflits entre utilisateurs. Engagements et obligations de chaque exploitant vis-à-vis du collectif En complément des statuts, des Bulletins d’Engagement et du Plan de Maîtrise Sanitaire, il peut être utile de rédiger dans le RI des articles qui précisent : Les volumes et périodes d’engagement + préciser ce qui se passe en cas de dépassement ou de sous réalisation (en particulier sur le plan comptable. Ex : quote part Projet Casdar Atomic - 6 mai 2013 5 aux charges fixes ou versement de la somme pour les volumes engagés même si on ne les a pas atteints). A noter : pour les Cuma, ces cas sont prévus par les statuts. Les modalités d’entrée des matières premières : Liste des espèces qui peuvent rentrer, des ingrédients Les modalités de sortie des produits finis (étiquetage, conditionnement, respect de la réglementation sur les denrées périssables) Il peut aussi être utile de rédiger des articles qui précisent : L’obligation (ou non) de participer aux réunions et aux formations L’obligation (ou non) de souscrire à une assurance (responsabilité produits (sanitaire), matériels et personnes, etc.) L’obligation (ou non) de faire une déclaration d’activité aux services sanitaires (selon la réglementation en vigueur) L’obligation (ou non) d’information d’un exploitant sut tous les changements de son EA qui peuvent concerner l’atelier Engagements et obligations du collectif vis-à-vis de chaque exploitant Il convient de rédiger dans le RI des articles qui précisent : La liste des moyens mis à disposition (locaux, matériels, salariés) Les engagements de la structure par rapport à ses adhérents/sociétaires. Exemples : Engagement à ce que ces locaux et matériels soient conformes aux normes de sécurité (ex : contrôle des autoclaves) Préciser si la partie nettoyage/ désinfection prestataire) ou non est prise en charge par le collectif (salarié ou Engagement à assurer une transparence des résultats d'analyse microbiologique, non conformes pour les critères de sécurité, vis à vis de tous les utilisateurs. Responsabilités des exploitants / responsabilité du collectif / sanctions Le RI est l’occasion de préciser les obligations de chacun. En cas de problème, la responsabilité pourra être partagée entre la Cuma et les associés. Toutefois, il faut veiller à être vigilant afin de ne pas tomber dans des extrêmes. Soit en diluant complétement la responsabilité entre les acteurs, soit à l’inverse, en accablant une personne comme par exemple, le responsable de matériel ou le Président. Pour chaque point cité, il faudra s’interroger sur la responsabilité de la CUMA, et celle des utilisateurs. Sur la traçabilité : la CUMA a l’obligation de garantir la traçabilité des produits, toutefois elle ne peut le faire que si les associés s’engagent à l’informer et à respecter la procédure qu’elle mettra en place. Par exemple : comment la CUMA garantit la traçabilité, quels outils sont mis à la disposition des associés, les outils sont-ils fiables ? A quoi s’obligent les associés ? Dans quel délai ? En cas de problème, qui alerter ? Selon quelles modalités ? Sur le planning et l’organisation : la CUMA doit organiser l’atelier de manière efficace. Avec quel outil ? Comment seront gérés les changements de planning ? La CUMA a-t-elle nommée un responsable ? Projet Casdar Atomic - 6 mai 2013 6 Sur l’hygiène des locaux : Qui s’assure de l’hygiène des locaux ? A quoi s’obligent les associés ? Etat de santé du personnel salarié, certificat médical : A quoi s’oblige la CUMA ? Comment satisfaire cette obligation ? Etat de santé des utilisateurs : Que doivent-ils remettre à la CUMA (quel document) ? Dans quel délai ? Formalisme ? Formation des personnes : Comment la CUMA organise la formation des personnes ? Pour chaque point, s’interroger sur la portée de l’obligation : qui a une obligation de résultat ? Qui a une obligation de moyen ? Ces responsabilités étant établies, il est important de prévoir dans le règlement intérieur des modalités de sanctions en cas de problème. Quelles sanctions (exemple : risque d’exclusion d’un associé de l’atelier en cas de non-respect) ?Qui décide de leur application ? Conditions de facturation Les conditions générales de vente ne relèvent pas forcément du RI et peuvent faire l’objet d’un document spécifique (il existe des modèles types) ; c’est même une obligation de tous prestataires de services : Obligations avant la signature du contrat Tout prestataire de services est tenu de communiquer ses conditions générales de vente à tout demandeur de prestations de services qui en fait la demande pour une activité professionnelle. Celles-ci constituent le socle de la négociation commerciale. Elles comprennent : les conditions de vente ; le barème des prix unitaires ; les réductions de prix ; les conditions de règlement. Obligations d’information du prestataire de services Le professionnel prestataire de services doit communiquer, de manière claire et non ambiguë, les informations suivantes : - nom, statut et forme juridique, adresse géographique de l'établissement, coordonnées permettant d'entrer en contact rapidement et de communiquer directement avec lui ; - le cas échéant, le numéro d'inscription au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers ; - si son activité est soumise à un régime d'autorisation, le nom et l'adresse de l'autorité l'ayant délivrée ; - s'il est assujetti à la taxe sur la valeur ajoutée et identifié par un numéro individuel en application de l'article 286 ter du code général des impôts, son numéro individuel d'identification ; - les conditions générales de vente, s'il en utilise ; - le cas échéant, les clauses contractuelles relatives à la législation applicable et la juridiction compétente ; - le cas échéant, l'existence d'une garantie après-vente non imposée par la loi ; - l'éventuelle garantie financière ou assurance de responsabilité professionnelle souscrite par lui, les coordonnées de l'assureur ou du garant ainsi que la couverture géographique du contrat ou de l'engagement. Projet Casdar Atomic - 6 mai 2013 7 Si l’atelier ne réalise pas de prestations et ne disposent pas de Conditions Générales de Ventes, il convient donc de rédiger dans le RI des articles qui précisent : Les coûts de facturation (attention à bien intégrer les différentes taxes) + qui décide de l’évolution des coûts Majoration pour les stagiaires et les utilisateurs extérieurs ? Pour les Cuma, il est fortement conseillé d’inclure les frais inhérents à la levée de l’option Tiers Non Associés, c’est à dire de prendre en considération le coût de la révision quinquennale obligatoire Les modalités de paiement (délais, acomptes, bordereaux de paiement, sanctions financières en cas de non-respect des délais, etc.) Le délai de règlement : Le contrat peut préciser des délais de règlement, dans ce cadre il faudra respecter les dispositions du code du commerce lesquelles prévoient que sauf dispositions contraires figurant aux conditions de vente ou convenues entre les parties, le délai de règlement des sommes dues est fixé au trentième jour suivant la date de réception des marchandises ou d'exécution de la prestation demandée. Le délai convenu entre les parties pour régler les sommes dues ne peut dépasser quarante-cinq jours fin de mois ou soixante jours à compter de la date d'émission de la facture. L’application des intérêts de retard en cas de retard de paiement Les conditions de règlement doivent obligatoirement préciser les conditions d'application et le taux d'intérêt des pénalités de retard exigibles le jour suivant la date de règlement figurant sur la facture dans le cas où les sommes dues sont réglées après cette date. Sauf disposition contraire qui ne peut toutefois fixer un taux inférieur à trois fois le taux d'intérêt légal, ce taux est égal au taux d'intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de 10 points de pourcentage. Les pénalités de retard sont exigibles sans qu'un rappel soit nécessaire. Répartition des tâches et des responsabilités Il est particulièrement important pour le bon fonctionnement du collectif de rédiger des articles qui précisent la répartition des tâches : Qui fait quoi ? Qui réalise ? Qui gère ? Qui vérifie ? Qui est responsable ? La transformation des produits (utilisateur, salarié, prestataire : qui fait quoi ?) La gestion des plannings et l’organisation de l’atelier (qui vient transformer quoi et quand ?) Administration (qui fait la facturation ? Qui fait la comptabilité ?) La gestion de l’hygiène : mise en œuvre du plan de maîtrise sanitaire, etc. o Qui fait le nettoyage, les actions contre les nuisibles ? o Qui vérifie ? o Qui fait les contrôles ? L’utilisation de matériels spécifiques (autoclave, etc.) La gestion des stocks (les bocaux, les sacs, les boyaux, les combustibles, etc.) La gestion de la traçabilité La gestion et l’entretien du matériel La gestion des salariés (s’il y en a) : fiches de paie, management, etc. Projet Casdar Atomic - 6 mai 2013 8 Il est conseillé de mettre en place des commissions pour gérer ces différents aspects. Dans ce cas, il est utile de mentionner dans le RI la liste des commissions et le détail de leurs attributions. La liste des personnes impliquées dans chaque commission évoluera avec le temps : il est préférable de la placer en annexe du RI. Le temps consacré à ces différentes tâches ingrates – car nécessaires au bon fonctionnement de l’atelier mais pas directement productives – est souvent plus important qu’on ne le pense. Certains collectifs peuvent décider d’indemniser des responsables pour le temps passé. Si c’est le cas, il convient de le préciser dans le règlement intérieur. Conditions d’utilisation de l’atelier Lorsque l’atelier dispose d’un agrément communautaire, de nombreux aspects concernant l’hygiène sont déjà précisés dans le dossier d’agrément. Pour autant, il est utile de mentionner aussi ces points dans le règlement intérieur. Les modalités d’utilisation des locaux communs : o Conditions de mise en œuvre du Plan de Maîtrise Sanitaire (PMS) Les procédures mutualisées (exemples : lutte contre les nuisibles, plan de nettoyage-désinfection, etc..) : organisation de l’application des procédures mutualisées, Les procédures non mutualisées (à mettre en œuvre par chaque utilisateur) Exemple de dispositif qui peut être mis en place : une analyse par an payée par l’atelier à chaque utilisateur. Nettoyage : individuel ou collectif (ex : grand nettoyage de printemps) o L’obligation de tenir un planning de fonctionnement ; Ce planning, amené à évoluer au cours du temps, peut être annexé au règlement intérieur. o Article qui précisent les noms des personnes habilitées à manipuler certaines machines (ex : autoclave…) Liste des personnes habilitées à entrer dans l’atelier La liste des personnes habilitées à entrer dans l’atelier peut évoluer assez fréquemment et il est donc conseillé de ne pas la mentionner dans les statuts (lourds à modifier). Les règles fixées par le groupe (qui a droit ou pas droit) peuvent être précisées dans le règlement intérieur en désignant un responsable chargé de tenir la liste des personnes habilitées. Il est préférable de placer la liste en annexe du RI. Divers Produits bio Si des produits répondant au cahier des charges de l’agriculture biologique (ou à d’autres cahiers des charges) sont transformés dans l’atelier, il convient, s’il y a lieu, de rédiger des articles qui précisent les procédures spécifiques qui les concernent. Projet Casdar Atomic - 6 mai 2013 9 Statut du produit Particularité pour les Cuma : les Cuma mettent à disposition du matériel, par conséquent aucun transfert de propriété ne s’opère entre la Cuma et les associés. Il est important de bien préciser le rôle de la Cuma (transfert de la garde du produit de manière temporaire ?) Ce document a été réalisé dans le cadre du projet Atomic, piloté par la FN Cuma et cofinancé par le Casdar. Institut de l’Elevage Trame Isara-Lyon UMR Dynamiques Rurales Atelier agroalimentaire de Florac EPL de Rodez - La Roque Ont contribués à l’élaboration de ce guide : Françoise MORIZOT-BRAUD (Cerd), Christèle DROZ-VINCENT et Carole ROUGE (CFPPA de Florac), Guillaume PETIT (Chambre d’agriculture de l’Ain), Lucia LATRE (Chambre d’agriculture d’Ardèche), MariePierre COUALLIER (Chambre d’agriculture du Rhône), Marc FABRE (OEIR Suamme), Marianne GUEDON (Cuma le veau’lailler, dans l’Ain), Yves ARNAUD (Enilv d’Aurillac), Karine SANSOUS (EPL de Rodez - La Roque), Sylvie PUJOL et Fabien VALORGE (FN Cuma), Guillaume WAGNER (Institut de l’Elevage - Stage projet Atomic). Projet Casdar Atomic - 6 mai 2013 10