APPEL D`OFFRE COMPUTACENTER Déploiement et
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APPEL D`OFFRE COMPUTACENTER Déploiement et
APPEL D’OFFRE COMPUTACENTER Déploiement et installation de matériel informatique au sein d’établissements d’éducation et de santé Offre Infrascol et Médical IT Matériel Réseau Maintenance Consommables Site Internet Formation Développement Logiciels Câblage Sécurité Visio Conférence TABLE DES MATIERES 1 – Vos interlocuteurs page 3 2 – Présentation générale d’Ordisys 2.1 – Chiffres clés 2.2 – Compétences 2.3 – Agréments constructeurs tbi 2.4 – Moyens humains et techniques page 4 3 – Présentation générale de FranceTice page 6 4 – Mode opératoire et description des prestations page 7 4.1 – Tableaux interactifs 4.1.1 – La pré-visite 4.1.2 – La livraison des matériels 4.1.3 – Le déploiement sur site 4.1.4 – La prise en main 4.1.5 – La formation 4.1.6 – La maintenance page 7 4.2 – Les vidéoprojecteurs 4.2.1 – La pré-visite 4.2.2 – La livraison des matériels 4.2.3 – Le déploiement sur site 4.2.4 – La maintenance page 9 4.3 – Classes mobiles 4.3.1 – La validation technique 4.3.2 – La livraison des matériels 4.3.3 – Le déploiement sur site 4.3.4 – La prise en main 4.3.5 – La formation page 10 4.4 – Terminal lit du patient 4.4.1 – La validation technique 4.4.2 – La livraison des matériels 4.4.3 – Le déploiement sur site 4.4.4 – La formation page 11 4.5 – Les écrans page 11 4.6 – Les écrans TV 4.6.1 – La validation technique 4.6.2 – La livraison des matériels 4.6.3 – Le déploiement sur site page 12 5 – Matériels défectueux ou non conformes page 12 6 – Stockage page 13 © Ordisys 2011 Page 2 1 – Vos interlocuteurs Sébastien Gallo Tél. : 04 66 84 48 94 Responsable commercial secteur public Port. : 06 16 27 34 29 [email protected] Assistante : Sophie Brownfoot Tél. : 04 66 84 23 22 [email protected] Sébastien Gallo est salarié d’Ordisys depuis 2003, il a occupé plusieurs postes dans cette société : . Assistant commercial. . Responsable pôle sédentaire, incluant les assistants commerciaux et le plateau télévente. . Responsable magasin : Ordisys dispose d’une équipe de vente dédiée aux particuliers et aux petites entreprises avec un magasin de 200m². . Chargé d’affaire, secteur éducation et collectivités pour les académies de Montpellier, d’AixMarseille et de Nice. . Responsable commercial secteur public sur toute la zone de couverture d’Ordisys avec une équipe composée de 5 commerciaux terrains et 2 assistantes depuis octobre 2010. Sébastien Gallo a vu cette société passer de 18 à 50 salariés et sa participation active aux différentes étapes de l’évolution d’Ordisys, et des restructurations qui en découlent, vous assure un interlocuteur qui connaît les capacités de l’entreprise et qui saura les adapter à vos attentes. Sophie Brownfoot a travaillé pendant 10 ans chez un distributeur Apple comme assistante de direction. Elle a géré, entre autres, les approvisionnements, les déploiements sur site, le sav… pour cette entreprise qui réalisait près de 50% de son chiffre d’affaire avec les collectivités. Ils seront vos principaux interlocuteurs. © Ordisys 2011 Page 3 2 – Présentation générale d’Ordisys Ordisys Informatique a vu le jour en 1990 à Nîmes. Avec plus de 20 ans d'expérience dans le domaine des services liés à l'informatique, Ordisys a su maintenir une croissance et reste plus que jamais un des leaders en matière de solutions informatiques sur son marché. Avec ses 4 agences situées sur Nîmes, Montpellier, Perpignan et Toulon, Ordisys couvre l’ensemble du bassin méditerranéen. Notre priorité est de fournir une prestation de qualité sur une gamme élargie de métiers et pour une clientèle allant de l'administration publique aux grands comptes en passant par les TPE, PME et les établissements scolaires. C’est dans l’objectif de proposer du matériel toujours plus performant et spécifique au monde de l’enseignement que nous faisons parti du groupement FranceTice dont nous sommes un des membres fondateurs. Ce réseau national regroupe à ce jour sept revendeurs dans toute la France qui, comme nous, ont une forte expérience dans le secteur de l’enseignement. 2.1 – Chiffres clés Une implantation dans les régions Languedoc Roussillon et PACA 50 Collaborateurs 8,4 M€ de chiffre d'affaires en 2010 Une flotte de 26 véhicules géolocalisés 2.2 – Compétences Afin de garantir le meilleur service à nos clients, Ordisys a développé un partenariat avec divers fournisseurs parmi les plus prestigieux : - Distribution de matériels informatiques (assemblés ou de toutes marques), de serveurs, de périphériques informatiques (Imprimante, Scanner, Sauvegarde etc…) et les consommables associés ainsi que les logiciels. - Un service dédié à l’enseignement avec la distribution de tableaux interactifs, classe mobile, visualiseurs, matériels pédagogiques... © Ordisys 2011 Page 4 - Centre de formation agrée. - Location de notre salle de formation équipée d’ordinateurs, d’un vidéoprojecteur, d’un tableau interactif et d’un système de visioconférence 4 points sur le site de Nîmes. - La réparation toutes marques, la maintenance et télémaintenance. - Location de matériel informatique. - Câblage courant fort / courant faible. - Développement d’applications spécifiques et de sites internet. Notre service technique se caractérise par sa polyvalence et chaque salarié passe des certifications internes afin de valider ses compétences dans nos domaines d’intervention. 2.3 – Agréments constructeurs tbi Ordisys est revendeur et installateur agréé de tableaux interactifs pour les marques Promethean, Smart, Hitachi, Qomo, Polyvision, Interwrite, Ebeam, et Upic. Les autres sociétés du réseau FranceTice disposent à minima des mêmes agréements. 2.4 – Moyens humains et techniques Nous disposons d’une équipe de 20 techniciens et ingénieurs et d’une flotte de 26 véhicules prêts à intervenir dans le cadre de contrats de maintenance ou d’interventions à la demande. Pour répondre aux attentes de nos clients, nous avons également un SAV atelier dans chacune de nos agences. Ordisys assure le maintien en conditions opérationnelles de votre matériel dans sa globalité via différents services : audit, assistance téléphonique, télé-administration, assistance sécurité, délégation de personnel… Notre plateau hotline est composé des 4 personnes. Il assure quotidiennement, de 8h00 à 12h00 et de 14h00 à 18h00, un accueil téléphonique pour tous problèmes matériels ou logiciels. Le responsable du plateau est chargé de veiller à ce que les appels soient traités dans les temps suivant le contrat souscrit par le client. Notre CRM assure la traçabilité de chaque incident et peut s’interfacer avec des logiciels de gestion de parc comme GLPI. Si l’incident ne peut être résolu à distance, nous déclenchons une intervention sur site et notre service technique intervient dans un délai de 4h à 72h en fonction du degré d’urgence du problème, et du contrat de maintenance souscrit. © Ordisys 2011 Page 5 3 – Présentation générale de FranceTice FranceTice est composé de distributeurs régionaux historiquement présents sur le marché des matériels pour l’enseignement comme les tableaux interactifs, les classes mobiles, les logiciels pédagogiques… L’objectif initial était de mener des opérations marketing communes afin de valoriser nos compétences auprès des clients finaux. Très vite, nous avons été sollicités par des constructeurs, des revendeurs ou grossistes. Cela nous a conduit à harmoniser nos prestations, nos process et nos tarifs. Aujourd’hui, nous avons formé des enseignants, déployé des tableaux interactifs et des classes mobiles pour de nombreux revendeurs qui sont clients du grossiste Arrobox, ou qui nous ont contacté directement comme Camif Collectivité ou SCC. Lors du plan Ecole Numérique Rurale, en 2009 et 2010, nous avons ainsi effectué environ 25% des installations tbi en indirect. Nous souhaitons intégrer 4 ou 5 membres supplémentaires dans le réseau pour améliorer notre couverture du territoire. Pour cela, les sociétés doivent acquérir un niveau de compétences et de certifications inscrit dans notre charte. Liste des sociétés du groupement au 15 mars 2011 : ORDISYS INFORMATIQUE Activité : Fourniture, installation et maintenance de matériels informatique et audio-visuel. CA 2010 : environ 8,4M€ Installateurs certifiés : 7 Formateurs certifiés : 4 IMAGE PROJETEE Activité : Fourniture, installation et maintenance de matériels informatique et audio-visuel. CA 2010 : environ 730k€ Installateurs certifiés : 4 Formateurs certifiés : 2 LBI SYSTEMS Activité : Fourniture, installation et maintenance de matériels informatique et audio-visuel. CA 2010 : environ 2,4M€ Installateurs certifiés : 5 Formateurs certifiés : 3 ERICONCEPT Activité : Fourniture, installation et maintenance de matériels informatique et audio-visuel. CA 2010 : environ 2,6M€ Installateurs certifiés : 6 Formateurs certifiés : 3 VIDEO SYNERGIE Activité : Fourniture, installation et maintenance de matériels audio-visuel. CA 2010 : environ 4,2M€ Installateurs certifiés : 6 Formateurs certifiés : 3 © Ordisys 2011 Page 6 SONOMAX Activité : Fourniture, installation et maintenance de matériels audio-visuel. CA 2010 : environ 1,4M€ Installateurs certifiés : 4 Formateurs certifiés : 2 4 – Mode opératoire et description des prestations Ordisys propose à Computacenter de prendre en charge la gestion du déploiement sur site des offres Infrascol et Médical IT. Pour cela, nous mettrons à votre disposition un interlocuteur dédié qui sera chargé du suivi des déploiements. Les ordres de missions seront redistribués par lui prioritairement aux membres du réseau FranceTice. En cas d’indisponibilité ou de difficultés de l’un des membres, Ordisys se chargera de trouver un autre prestataire, ayant le même niveau de compétences, pour assurer le déploiement. Afin d’éviter les retours sur intervention, Ordisys se réserve le droit de fournir les câbles ou accessoires manquant qui seront facturés à Computacenter en sus de l’installation. 4.1 – Les tableaux interactifs Pré-visite sur site et validation technique. Livraison des matériels directement sur le lieu d’installation. Déploiement, vérifications et tests du bon fonctionnement. Prise en main rapide réalisée par l’installateur. Formation des enseignants réalisée par un formateur certifié. Maintenance. 4.1.1 – La pré-visite La pré-visite consiste à se déplacer sur site pour valider la faisabilité de l'installation du tableau interactif à l'emplacement souhaité par le client. Par exemple, nous allons vérifier qu'il n'y ait pas un chauffage sous le tableau, ou qu'une prise électrique soit bien disponible pour connecter les matériels. Nous vérifions également que les murs puissent supporter le poids des matériels à installer. Cette prestation permet de remplir le formulaire de validation technique (voir annexes) et éventuellement d'aider le client à définir l'emplacement idéal pour son tableau interactif en fonction de la configuration des locaux. 4.1.2 – La livraison des matériels Les tableaux interactifs sont des matériels volumineux et difficiles à manipuler. Ces matériels transitent rarement par notre stock afin de réduire le risque que les colis soient endommagés lors des chargements et déchargements. De plus, Ordisys ne dispose que d’un seul véhicule utilitaire suffisamment grand pour transporter ces matériels alors que nous pouvons mobiliser jusqu’à 6 équipes de poseurs simultanément. C’est pourquoi Ordisys, comme ces partenaire membre de FranceTice ou non, demandons systématiquement aux fournisseurs la livraison directe sur le lieu d’installation. 4.1.3 – Le déploiement sur site Pour les installations de tableaux interactifs complets, ceux intégrant le vidéoprojecteur et parfois réglable en hauteur, deux techniciens sont nécessaires. Mais il suffit qu'un seul des deux soit "certifié" pour valider le déploiement. Cela nous permet de doubler les effectifs lorsque c'est © Ordisys 2011 Page 7 nécessaire. Par exemple Ordisys dispose de six installateurs certifiés, nous sommes donc capable de déployer six équipes de deux. L’installation d’un tableau complet nécessite 2h30 à 3h00 d’intervention. Une équipe de deux techniciens est donc capable de poser deux tableaux par jour sur un même site. Dans votre bordereau de prix, vous demandez la prestation « câblage du tbi et du système dans le cas d’un ordinateur éloigné du tbi ». Les tableaux interactifs utilisent l’interface USB pour communiquer avec l’ordinateur de pilotage. Au-delà de 5m, la norme USB ne permet pas une communication fiable entre l’ordinateur et le tbi. Aussi, nous vous déconseillons fortement de proposer à vos clients cette prestation. Nous ne prendrons pas en charge, même dans le cadre d’un contrat de maintenance, les disfonctionnements qui surviendraient sur un dispositif où l’ordinateur de pilotage est éloigné du tbi. Cette prestation inclus : . Déballage du matériel . Installation du bras de fixation et/ou de la structure murale du tbi . Installation et réglage du vidéoprojecteur . Connexion du dispositif à un ordinateur fournis par le client . Installation des drivers et du logiciel de pilotage tbi . Paramétrage et calibrage du tbi . Récupération des emballages . Renseignement du procès verbal et recette Cette prestation n’inclus pas : . Câblage réseau ou électrique . Prise en main ou formation . Démontage tableau noir ou blanc existant . Démontage luminaire existant 4.1.4 – La prise en main La pose peut se terminer par une rapide prise en main du dispositif où le technicien certifié présent montre au client les manipulations de base pendant 30 minutes à 1 heure. 4.1.5 – La formation La formation est réalisée sur site par un formateur agréé par le constructeur ou l'éditeur du logiciel. Elle dure 3h et permet aux utilisateurs finaux (les enseignants) d'apprendre à manipuler les matériels et logiciels déployés au travers d’activités pédagogiques et d’exercices de manipulations. Nous conseillons de ne pas réunir plus de 12 participants par session pour une meilleure efficacité. 4.1.6 – La maintenance Les tableaux interactifs sont garantis 3 ou 5 ans retour atelier par les constructeurs, notamment Promethean et Smart. Les clients demandent fréquemment une garantie pièce, main d'œuvre et déplacement sur site. Nous proposons donc un contrat qui étend la garantie de 3 ans retour atelier à 3 ans sur site et assurons cette prestation. Nous ne proposons cette maintenance que sur les tableaux installés par nos sociétés. © Ordisys 2011 Page 8 4.2 – Les vidéoprojecteurs Pré-visite sur site et validation technique. Livraison des matériels directement sur le lieu d’installation ou dans les locaux du prestataire. Déploiement, vérifications et tests du bon fonctionnement. Prise en main rapide réalisée par l’installateur. Maintenance. 4.2.1 – La pré-visite La pré-visite consiste à se déplacer sur site pour valider la faisabilité de l'installation du vidéoprojecteur à l'emplacement souhaité par le client. Par exemple, nous allons vérifier qu'une prise électrique soit bien disponible pour connecter les matériels. Nous vérifions également que la distance entre le vrai plafond et le faux plafond soit conforme et permette la fixation de la potence convenablement. Cette prestation permet de remplir le formulaire de validation technique (voir annexes) et éventuellement d'aider le client à définir l'emplacement idéal pour son vidéoprojecteur en fonction de la configuration des locaux. 4.2.2 – La livraison des matériels Les vidéoprojecteurs, leurs câbles et potences de fixation peuvent être livrés directement sur le site d’installation ou chez le prestataire indiqué par Ordisys lors de la commande. 4.2.3 – Le déploiement sur site L’installation d’un vidéoprojecteur au plafond ou au mur nécessite deux techniciens pendant 2h00 à 2h30. Une équipe de deux techniciens est donc capable de poser trois vidéoprojecteurs au plafond par jour sur un même site. Cette prestation inclus : . Déballage du matériel . Installation de la potence de fixation . Passage des câbles audio, vidéo et électrique, descente en goulotte et pose plastron VGA et audio . Installation et réglage du vidéoprojecteur . Connexion du dispositif à un ordinateur fournis par le client . Prise en main du matériel pour les futurs utilisateurs . Récupération des emballages . Renseignement du procès verbal et recette Cette prestation n’inclus pas : . Les matériels nécessaires au câblage (goulotte, câble vga, électrique, audio, plastron…) . La modification du réseau électrique dans le cas où l’ajout d’une ligne depuis le tableau électrique général et la pose d’un disjoncteur supplémentaire est nécessaire. 4.2.6 – La maintenance Les vidéoprojecteurs sont garantis 2 à 5 ans retour atelier par les constructeurs. Les clients demandent fréquemment une garantie pièce, main d'œuvre et déplacement sur site. Lorsqu’un vidéoprojecteur est fixé au plafond, le déplacement d’un technicien est nécessaire. Nous proposons donc un contrat qui étend la garantie de 3 ans retour atelier à 3 ans sur site et assurons cette prestation. Nous ne proposons cette maintenance que sur les vidéoprojecteurs par nos sociétés. © Ordisys 2011 Page 9 4.3 – Les classes mobiles Validation technique Déploiement, vérifications et tests du bon fonctionnement Prise en main rapide réalisée par l’installateur Formation des enseignants réalisée par un formateur certifié 4.3.1 – La validation technique Réalisée par téléphone, la validation technique consiste à demander au client final les informations présentes dans le formulaire prévu à cet effet. (voir annexe) Notamment la façon dont les techniciens sur site devront connecter la classe mobile au réseau. (wifi, rj45 ou cpl) 4.3.2 – La livraison des matériels Les classes mobiles et leurs ordinateurs peuvent être livrés directement sur le site d’installation ou chez le prestataire indiqué par Ordisys lors de la commande. 4.3.3 – Le déploiement sur site Pour les classes mobiles, le matériel est stocké dans les locaux du prestataire et sera livré au client final par les techniciens chargés de l’installation. Il faut deux techniciens pour déployer une classe mobile et le temps d’intervention dépend du nombre d’ordinateurs présents dans le meuble et de l’étendu des prestations à réaliser. Par exemple, connexion au domaine, configuration d’imprimantes réseaux, installation de l’antivirus de l’établissement, déploiement du logiciel de supervision… Ordisys vous propose d’établir un tarif forfaitaire pour la classe mobile auquel s’ajoute une majoration à multiplier par le nombre d’ordinateurs qu’elle contient. Ce tarif de base inclus la connexion de chaque ordinateur au réseau et à internet ainsi que la jonction au domaine s’il y en a un. D’autres prestations pourront être réalisées sur demande et feront l’objet d’une tarification spécifique. Cette prestation inclus : . Déballage du matériel . Installation des ordinateurs dans la classe mobile . Passage des câbles à l’intérieur du meuble . Connexion électrique et réseau . Configuration point d’accès wifi de la classe mobile si nécessaire . Récupération des emballages . Renseignement du procès verbal et recette Cette prestation n’inclus pas : . La configuration des ordinateurs de la classe . La configuration de l’imprimante si il y en a une . L’installation de logiciels (antivirus, bureautique, supervision de classe…) 4.3.4 – La prise en main rapide La pose peut se terminer par une rapide prise en main du dispositif où le technicien présent montre au client les manipulations de base pendant 30 minutes à 1 heure. 4.3.5 – La formation © Ordisys 2011 Page 10 Sur une classe mobile, la formation est nécessaire lorsqu’un logiciel de supervision est déployé sur les ordinateurs qui la composent. Cette formation est alors réalisée par un formateur agréé par l’éditeur du logiciel au travers d’activités pédagogiques et d’exercices de manipulations. Nous conseillons de ne pas réunir plus de 12 participants par session pour une meilleure efficacité. 4.4 – Terminal lit du patient Validation technique Déploiement, vérifications et tests du bon fonctionnement Formation des futurs utilisateurs 4.4.1 – La validation technique Souvent réalisée par téléphone, la validation technique consiste à demander au client final les informations présentes dans le formulaire prévu à cet effet. (à créer) Notamment la présence d’une prise électrique et réseau à proximité de l’emplacement souhaité par le client. 4.4.2 – La livraison des matériels Ces matériels peuvent être livrés directement sur le site d’installation ou chez le prestataire indiqué par Ordisys lors de la commande. 4.4.2 – Le déploiement sur site Cette prestation nécessite un technicien pendant 2h à 2h30. Cette prestation inclus : . Déballage du matériel . Installation du bras de fixation mural . Passage des câbles à l’intérieur du bras . Connexion électrique et réseau . Configuration adresse IP si nécessaire . Récupération des emballages . Renseignement du procès verbal et recette Cette prestation n’inclus pas : . Les matériels nécessaires au câblage (goulotte, rj45, électrique…) . La modification du réseau électrique dans le cas où l’ajout d’une ligne depuis le tableau électrique général et la pose d’un disjoncteur supplémentaire est nécessaire. 4.4.3 – La formation des utilisateurs Actuellement, nos formateurs ne possèdent pas d’agrément spécifique pour former des utilisateurs sur ces produits. Nous pouvons acquérir cette compétence pour répondre à ce besoin en fonction des tarifs du passage de la certification et du volume annuel de formation que Computacenter s’engage à confier aux membres du réseau. 4.5 – Les écrans Il est nécessaire de nous préciser le contenu de cette prestation, et le type de matériel concerné. Nous vous proposons un tarif correspondant à 1,5h de technicien sur site, comme pour un téléviseur. © Ordisys 2011 Page 11 4.6 – Les écrans TV Validation technique Déploiement, vérifications et tests du bon fonctionnement Formation des futurs utilisateurs 4.6.1 – La validation technique Souvent réalisée par téléphone, la validation technique consiste à demander au client final les informations présentes dans le formulaire prévu à cet effet. (à créer) Notamment la présence d’une prise électrique, d’une prise antenne, et éventuellement réseau à proximité de l’emplacement souhaité par le client. 4.6.2 – La livraison des matériels Ces matériels peuvent être livrés directement sur le site d’installation ou chez le prestataire indiqué par Ordisys lors de la commande. 4.6.3 – Le déploiement sur site Cette prestation nécessite un technicien pendant 1h30 à 2h. Cette prestation inclus : . Déballage du matériel . Installation du support de fixation mural . Connexion électrique et antenne . Scan des fréquences et réglage des chaines . Récupération des emballages . Renseignement du procès verbal et recette Cette prestation n’inclus pas : . La modification du réseau électrique dans le cas où l’ajout d’une ligne depuis le tableau électrique général et la pose d’un disjoncteur supplémentaire est nécessaire. 5 – Matériels défectueux ou non conforme Si le prestataire est missionné sur un lieu d’installation pour effectuer une seule prestation, et qu’il ne peut pas effectuer cette prestation pour une des raisons suivantes (liste non exhaustive) : . Panne au déballage . Matériel endommagé dans le transport . Lieu d’installation non conforme … Ordisys facturera à Computacenter un montant forfaitaire correspondant aux frais de déplacement et de gestion. Soit 200€ht pour les prestations nécessitant 1 seul technicien et 280€ht pour celles nécessitant 2 techniciens. Le retour sur site pour réaliser la prestation fera alors l’objet d’une nouvelle commande au tarif en vigueur. © Ordisys 2011 Page 12 6 – Stockage Ordisys comme ses partenaires membres de FranceTice ou non, peuvent accueillir au moins 4 palettes « classiques » de matériels dans leurs locaux. Si Computacenter souhaite faire livrer une quantité plus importante de matériel, il faudra préalablement valider la faisabilité avec Ordisys. Dans le cas des tableaux interactifs, nous souhaitons que les matériels soient livrés directement sur le lieu d’installation. Cela réduit le risque de casse lors des manipulations et évite la mobilisation systématique d’un véhicule « grand volume » pour le prestataire qui n’en possède généralement qu’un. © Ordisys 2011 Page 13