Contracting Authority

Contracting Authority: European Commission
Administration contractante: Commission Européenne
Sustainable Water Integrated Management programme (SWIM)–
Phase II Demonstration projects
Programme de Gestion Intégrée et Durable de l'Eau (SWIM) phase II Projets de démonstration
QUESTIONS & ANSWERS
QUESTIONS & REPONSES
STEP 2
Budget line(s)/Ligne(s) budgétaire(s): BGUE-B2015-21.030102
Reference:
EuropeAid/150950/DH/ACT/Multi
EuropeAid/150950/DH/ACT/Multi
Questions and Answers
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QUESTION
1
EN:
ANSWER
EN:
In the guidelines of the Concept Note it is mentioned (item 1.2.7) that we are
Indeed, as mentioned in the point 1.2.7 of the guidelines: "a letter of
encouraged to submit a letter of endorsement by a competent national
endorsement by the competent national authority may be submitted and will
authority. I have searched in the guidelines for the full application submission
be regarded as an asset during the evaluation of the full application", but it is
and have found no further mentions of this requirement.
not compulsory.
I would be very grateful if you could direct me to additional information about
the concept note, particularly whether the national authority that will provide The letter of endorsement by the competent national authority refers to the
such a letter needs to be EU affiliated or will a letter from a no-EU country where the action is taking place, ie a non-EU member state.
government representative suffice.
FR:
Dans les lignes directrices de la note succincte de présentation, il est
mentionné (point 1.2.7) que nous sommes invités à soumettre une lettre
d’approbation par une autorité nationale compétente. Nous avons fait des
recherches dans les lignes directrices du formulaire complet de demande et
nous n'avons pas retrouvé cette requête.
FR:
En effet, ainsi qu’il est précisé au point 1.2.7 des lignes directrices: «Une
lettre d'approbation de l'autorité nationale compétente peut être jointe et sera
considérée comme un atout lors de l’évaluation du dossier complet de
candidature», mais ce n’est pas obligatoire.
La lettre d’approbation de l’autorité nationale compétente fait référence au
Je vous serais très reconnaissant de bien vouloir me faire parvenir des pays où l’action est menée, à savoir, hors de l’UE.
informations complémentaires sur la note succincte de présentation,
notamment sur la question de savoir si l’autorité nationale qui fournira une
telle lettre doit appartenir à l’UE ou si une lettre provenant d'un représentant
de gouvernement hors UE suffirait.
2
EN:
EN :
I would be grateful if you could clarify the below two points please:
1. The applicant can decide the format of the page in terms of font type, size,
paragraph line spacing and margins, but the document should be readable.
1. The format of a page (i.e. font type, size, paragraph line spacing, and
margins)
2. Definition of the context should include information on the involvement of
the different actors related to the action and their specific role
2. One of the points to address under Methodology is "the attitudes of all
stakeholders towards the action in general and the activities in particular;" - FR :
Can you please provide some insight as to what is meant by "attitudes" in this
EuropeAid/150950/DH/ACT/Multi
Questions and Answers
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context? Was the meaning here about "opinion"?
FR:
Merci de clarifier les deux points ci-dessous:
1. Le demandeur peut décider le format de la page en termes de police, taille,
paragraphe interlignes et marges, mais le document doit être lisible.
2. Dans la définition du contexte, devront être inclues des informations sur la
participation des différents acteurs liés à l’action et sur leur rôle spécifique.
1. Le format d’une page (police de caractères, taille, interligne, et marges)
2. Un des points à aborder dans le cadre de la méthodologie est «l’attitude de
l’ensemble des parties prenantes vis-à-vis de l’action en général et des
activités en particulier;» Pouvez-vous fournir quelques indices sur ce qui est
entendu par «Attitudes» dans ce contexte? Ne s'agirait-il pas plutôt des
«positions»?
3
EN:
We would like to ask for your clarification regarding two issues:
1. Can we add a new co-applicant not included in the concept note stage?
EN:
1. A new co-applicant cannot be added in the FA, as mentioned in the point
2.2.5 of the guidelines: "The elements outlined in the concept note cannot be
modified by the lead applicant in the full application form".
2. Our project is supporting water and agriculture sector, there are several
letters of endorsement to be submitted by the competent national authorities;
(1) can we submit more than one letter of endorsement by the competent
national authorities; (2) should we attach the letter of endorsements with the
full application or should we upload the letters under a special tab in the
prospect system; and (3) the document format for the letter of the endorsement
could it be in PDF or JPEG.
2. Applicants can submit one or more letters of endorsement by the
competent national authority. This letter(s) should be attached to the FA in
PDF or JPEG format, no special tab for this document is available in
PROSPECT system.
FR:
FR:
Nous sollicitons votre clarification en ce qui concerne ces deux questions ci- 1. Un codemandeur ne peut pas être ajouté dans le formulaire complet de
dessous:
demande, comme précisé au point 2.2.5 des lignes directrices: «Les éléments
énoncés dans la note succincte de présentation ne peuvent pas être modifiés
1. Pouvons-nous ajouter un nouveau codemandeur non inclus au niveau de la
par le demandeur principal dans le formulaire complet de demande».
note succincte de présentation?
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2. Notre projet est de soutenir le secteur de l’eau et de l’agriculture; nous
bénéficions de plusieurs lettres d'approbation d'autorités nationales
compétentes (1); pouvons-nous présenter/attacher plus d’une lettre
d’approbation d' autorités nationales compétentes; (2) est-ce que nous pouvons
attacher la lettre avec la candidature complète ou faut-il charger les lettres
sous un onglet spécifique dans le système Prospect; et (3) le format de la lettre
d’approbation pourrait-il être en format PDF ou JPEG.
2. Les candidats peuvent soumettre une ou plusieurs lettres d’approbation par
l’autorité nationale compétente. Cette (ces) lettre(s) doi(ven)t être jointe(s) à
la convention de financement en format PDF ou JPEG, un onglet spécial
n’est pas disponible pour ce document dans le système Prospect.
EN:
EN:
We have an administrative doubt:
Please note, in Annex A2 page 7 there are two tables; one related to: "
Experience in similar actions in the past 3 years " and the other one: "
Experience in other actions in the past 3 years".
We are starting to fill the templates to indicate the “Experience in past
Projects” and we have a question: What does it mean “Donors to the action”
and “amount contributed by donor”? Could it be the grants receive from the In both tables:
EC for the awards projects?
FR:
1. "donors to the action" refers to the organization/Member State/etc who has
funded the action
Nous avons un doute:
2. "amount contributed by donor" refers to the amount of the contribution
made by any donor, including but not exclusively the EC.
Nous commençons à remplir la section «Expérience acquise dans des projets
précédents» du formulaire et nous avons une question: que signifie «bailleurs FR:
de fonds» et «montant apporté (par bailleur)»? Peut-il être fait référence aux
subventions reçues de la CE pour des attributions des projets?
Veuillez noter, en annexe A2, page 7, les deux tableaux sont repris; l’un fait
référence à: «l’expérience acquise dans des actions similaires au cours des 3
dernières années» et l’autre: «l’expérience acquise dans le cadre d’autres
actions au cours des 3 dernières années».
Dans les deux tableaux:
1. «bailleurs de fonds» fait référence à l’organisation/État membre/etc. qui a
financé l’action
2. «Montant apporté (par bailleur)» se rapporte au montant de la contribution
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apportée par chaque donateur, y compris, mais pas exclusivement, la CE.
5
EN:
EN:
I would like to know if the concept note will be included in the evaluation of
the final proposal because I did not find that it is included in the Application
form of the full proposal.
Concept notes (CN) cannot be modified. The Full application should develop
and specify with details the action proposed in the CN.
This is important in order to know if we have to repeat the concepts and ideas
already written in the concept note also in the final proposal file.
In principle, the relevance of the action will not be re-evaluated, but as
mentioned in the point 2.3, step 2: "Note that the relevance may be reevaluated in the cases described in sections 6.5.7 and 6.5.8. of the Practical
Guide."
FR:
All applicants are invited to study and follow in detail the guidelines for the
Je souhaiterais savoir si la note succincte de présentation sera inclue dans call, and to pay particular attention to ensuring and demonstrating the
l’évaluation du formulaire complet de demande, car je n'en ai pas trouvé feasibility and sustainability of the proposed action.
référence dans le formulaire complet de demande.
FR:
C'est très important car nous devons savoir si nous devons reproduire dans le
formulaire complet de demande les concepts et idées déjà écrit dans la note
Notes succinctes de présentation (NC) ne peuvent pas être modifiées. La
succincte de présentation du dossier.
candidature doit développer et préciser les détails de l’action envisagée dans
la note succincte.
En principe, la pertinence de l’action ne sera pas réévaluée. Toutefois,
comme indiqué au point 2.3, étape 2: « à noter que la pertinence de ceux-ci
peut être réévaluée dans les cas décrits à la section 6.5.7 et 6.5.8. du guide
pratique».
Tous les demandeurs sont invités à examiner et à suivre de près les lignes
directrices pour l’appel à propositions, et à accorder une attention particulière
au respect et à la démonstration de la faisabilité et de la viabilité de l’action
proposée.
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6
EN:
EN:
1. At page 8 of the guidelines it is written that “all applicants should submit a 1. This request is mandatory
partnership agreement with the full application form where information about
the division of labour and resources/budget of the action between partners
2. There is not existing template for this partnership agreement
(applicant and co-applicants) should be included. The partnership agreement
must be signed by all partners.” Can you please clarify if this is mandatory
3. The applicant should decide if the agreement must be between the lead
or recommended?
applicant and each partner individually or if one collective agreement among
2. Can you please clarify if there is any specific template for this partnership all partners is enough. The applicant should ensure that information about the
division of labour and resources/budget of the action between partners is well
agreement?
described and clear.
3. In addition to the request below (1) we would like to ask an additional
question.
Can you clarify if the agreement must be between the lead applicant and each
partner individually or if it is one collective agreement among all partners?
FR:
1. À la page 8 des lignes directrices, il est écrit que «tous les demandeurs
doivent présenter un accord de partenariat avec l’acte de candidature contenant
des informations au sujet de la division du travail et de la répartition des
ressources/du budget consacrés à l’action entre les partenaires (demandeur et
codemandeurs). L’accord de partenariat doit être signé par tous les
partenaires.» Pouvez-vous préciser si cette disposition est obligatoire ou
recommandée?
FR:
1. Cette disposition est obligatoire
2. Il n’existe pas de modèle existant à cet accord de partenariat.
3. Le demandeur doit décider si l’accord doit être entre le demandeur chef de
file et par chaque partenaire individuellement ou si un accord collectif entre
tous les partenaires est suffisant. Le demandeur doit veiller à ce que des
informations au sujet de la division du travail et de la répartition des
ressources/du budget consacrés à l’action entre les partenaires sont bien
2. Pourriez-vous préciser s’il existe un modèle spécifique de cet accord de
décrites et claires.
partenariat?
3. Outre la demande ci-dessous (1) nous souhaiterions poser une question
complémentaire.
Pouvez-vous préciser si l’accord doit être comprise entre le demandeur
principal et chaque pays partenaire de manière individuelle ou s’il s’agit d’un
accord collectif entre tous les partenaires?
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7
EN:
EN:
we would need some clarifications:
1. This refers to projects and/or programmes in the same thematic field and
cooperation
programme,
independently
from
the
donor
1. FULL APPLICATION- In the ANNEX A.2, paragraph 2.2 writes (organization/Member State/etc) who has funded the action
‘Experience in similar actions in the past 3 years’. Does this refer to funded
projects in the same thematic field (eg. sustainable drainage water reuse) or in 2. There should be one budget for the action and all cost of the consortium
the same type of programme (EuropeAid or other Cooperation programmes)?
members. Details lines under each heading included in the template can be
added and should also be included in the justification tab.
2. BUDGET- In case we decide to use the ACTUAL cost method, how can we
show the difference among different categories of technical staff? Shall we FR:
submit just one table summarizing the whole consortium budget?
FR:
1. Il s’agit de projets et/ou de programmes dans le même domaine thématique
ainsi que de programme de coopération, indépendamment du donateur
(organisation/État membre/etc.) qui a financé l’action
2. Il faudrait un budget pour l’action et toutes les dépenses des membres du
consortium. Détails des lignes sous chaque rubrique figurant dans le modèle
1. Demande complète dans l’annexe A.2, paragraphe 2.2 «expérience acquise peut être ajoutée et doivent aussi être pris en compte dans la justification».
dans des actions similaires au cours des 3 dernières années». S’agit-il de
projets financés dans le même domaine thématique (par exemple, la
réutilisation des eaux de drainage durable) ou dans le même type de
programme (EuropeAid ou d’autres programmes de coopération)?
Nous avons besoin d’un certain nombre de clarifications:
2. Budget si nous décidons de recourir à la méthode des coûts effectifs,
comment pouvons-nous établir la différence entre les différentes catégories de
personnel technique? Devons-nous fournir un tableau résumant l’ensemble du
consortium budget?
8
EN:
EN:
1. A University of XXXXX, was not co applicant in the concept note, but we 1. A new co-applicant cannot be added in the FA, as mentioned in the point
would be interested in include them in the project to give technical support to 2.2.5 of the guidelines: "The elements outlined in the concept note cannot be
the pilot in XXXXX. Is it possible at this stage to include them as associates or modified by the lead applicant in the full application form".
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co-applicants with an small budget?
2. Is there any official letter of endorsement for the National Authorities?
FR:
2. there is not an available template for the official letter of endorsement for
the National Authorities
FR:
1. Une université du XXXX, n’était pas Co demandeur dans la note succincte
1. Un codemandeur ne peut pas être ajouté dans le formulaire complet de
de présentation, mais nous aimerions les intégrer pour apporter un appui
demande, comme précisé au point 2.2.5 des lignes directrices: «Les éléments
technique dans le projet pilote dans XXXX. Est-il possible, à cet stade, de les
énoncés dans la note succincte de présentation ne peuvent pas être modifiés
inclure en tant qu’associé ou codemandeurs avec un budget réduit?
par le demandeur principal dans le formulaire complet de demande».
2. Existe-t-il une lettre officielle d’approbation pour les autorités nationales?
9
2. Il n'y a pas un modèle à suivre pour la lettre officielle d’approbation pour
les autorités nationales
please could you confirm that the application must be submitted with a
partnership agreement that is fully signed by all partners . We are not clear
whether we should submit a the agreed version of the partnership agreement,
that would be signed after the award of grant. The referenced provision is
under provision "2.1.1 Eligibility of applicants (i.e lead applicant and coapplicant(s)) on page 10 of the Guidelines for Grant Applicants: All applicants
should submit a partnership agreement with the full application form where
information about the division of labour and resources/budget of the action
between partners (applicant and co-applicants) should be included. The
partnership agreement must be signed by all partners. More detail on the
division of labour and resources/budget will be requested to applicants invited
to submit a full application in the second phase."
EN:
FR:
Il est obligatoire de soumettre les formulaires complets avec le partenaire
accord dûment signé par le représentant légal du consortium. Néanmoins, la
requérante devrait décider si l’accord doit être comprise entre le demandeur
chef de file et par chaque partenaire individuellement ou si un accord collectif
entre tous les partenaires est suffisant. Le demandeur doit veiller à ce que des
informations au sujet de la division du travail et de la répartition des
ressources/du budget consacrés à l’action entre les partenaires est bien décrite
Pourriez-vous nous confirmer que la demande doit être présentée avec un
accord de partenariat, qui est pleinement signée par tous les partenaires. Nous
ne sommes pas certain que nous sommes invités à vous faire parvenir une
version convenue de l’accord de partenariat, qui serait signé après l’attribution
de la subvention. La disposition mentionnée sous point "2.1.1 Éligibilité des
It is mandatory to submit the full application form with the partner agreement
duly signed by all the legal representative of the consortium. Nevertheless,
the applicant should decide if the agreement must be between the lead
applicant and each partner individually or if one collective agreement among
all partners is enough. The applicant should ensure that information about the
division of labour and resources/budget of the action between partners is well
described and clear.
FR:
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demandeurs (demandeur chef de file et codemandeur (s)) à la page 10 des et claire.
lignes directrices à l’intention des demandeurs de subvention: Tous les
demandeurs doivent présenter un accord de partenariat avec l’acte de
candidature contenant des informations au sujet de la division du travail et de
la répartition des ressources/du budget consacrés à l’action entre les
partenaires (demandeur et codemandeurs). L’accord de partenariat doit être
signé par tous les partenaires. Des informations complémentaires au sujet de
la division du travail et de la répartition des ressources/du budget seront
demandées aux demandeurs invités à soumettre une demande complète au
cours de la deuxième phase."
10
EN:
EN:
We are filling a full application form and we found a doubt in the page 18 of
the guidelines:
It is mandatory to submit the full application form with the partner agreement
duly signed by all the legal representative of the consortium. Nevertheless,
the applicant should decide if the agreement must be between the lead
“All applicants should submit a partnership agreement with the full application applicant and each partner individually or if one collective agreement among
form where information about the division of labour and resources/budget of all partners is enough. The applicant should ensure that information about the
the action between partners (applicant and co-applicants) should be included. division of labour and resources/budget of the action between partners is well
The partnership agreement must be signed by all partners.
described and clear.
More detail on the division of labour and resources/budget will be requested to
FR:
applicants invited to submit a full application in the second phase”
Is it mandatory to submit the full application form with the partner agreement
duly signed by all the legal representative of the consortium?
Il est obligatoire de soumettre les formulaires complets avec le partenaire
accord dûment signé par le représentant légal du consortium. Néanmoins, la
requérante devrait décider si l’accord doit être comprise entre le demandeur
chef de file et par chaque partenaire individuellement ou si un accord collectif
entre tous les partenaires est suffisant. Le demandeur doit veiller à ce que des
FR:
informations au sujet de la division du travail et de la répartition des
ressources/du budget consacrés à l’action entre les partenaires sont bien
Nous sommes en train de remplir le formulaire complet de demande, et nous décrites et claires.
avons une question concernant la page 18 des lignes directrices:
«Tous les demandeurs doivent présenter un accord de partenariat avec l’acte
de candidature contenant des informations au sujet de la division du travail et
de la répartition des ressources/du budget consacrés à l’action entre les
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partenaires (demandeur et codemandeurs). L’accord de partenariat doit être
signé par tous les partenaires.
Des informations plus détaillées sur la division du travail et de la répartition
des ressources/du budget seront demandées aux demandeurs invités à
soumettre une demande complète lors de la deuxième phase»
Est-il obligatoire de soumettre le formulaire complet de demande avec le
partenaire accord dûment signé par le représentant légal du consortium?
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