RAPPORT DE STAGE

RAPPORT DE STAGE
Formatrice: Martine Bichon
Tutrice : Kerstin HAMEIER
FORMATION
Assistant Import-Export Bilingue
Année 2009-2010
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Ibrahim MHADJOU
RAPPORT de STAGE OFAJ : Ibrahim MHADJOU
SOMMAIRE
Introduction (Présentation)
p.3
Atelier
1. Produits
2. Réseau et Partenariats
p.5
Administration
1. Documents
2. Gestion des Comptes
p.7
Service Commercial
1. Renouvellement de stock
2. Relations Fournisseurs
3. Relations Commerciales
p.9
Divers
1. Services
2. Hanover Messe
p.11
Outils
p.11
Conclusion
p.10
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RAPPORT de STAGE OFAJ : Ibrahim MHADJOU
INTRODUCTION
Dans le cadre de la préparation du diplôme d'Assistant IMPORT-EXPORT bilingue
Anglais/Allemand, je dois réaliser un stage à l'étranger pour parfaire le langage et les
techniques du commerce international.
J'ai choisi l'Allemagne pour plusieurs raisons. La première motivation est mon intérêt
pour la langue et la culture allemandes que j'ai étudié au lycée, en outre habitant en
Rhône-Alpes je passe régulièrement mes vacances avec mes amis Suisses. En ce
qui concerne mon projet professionnel, l'Allemagne 1er pays exportateur est un
partenaire incontournable.
Ainsi en démarchant tous mes contacts (anciens collègues, amis, famille…), mais
aussi en candidature spontanée pendant plusieurs semaines, j'ai eu la chance de
rencontrer le fournisseur autrichien d'une entreprise de la Basse-Saxe qui m'a
recommandé auprès de son collaborateur.
En outre ma responsable de formation, 30 ans de métier, nous a délivré pas mal
d'informations sur l'Ofaj par rapport au soutien qu'elle apporte à ce type de projet.
Néanmoins, mon premier contact avec l'Ofaj s'est effectué l'année dernière avec la
commémoration des 20 ans de la chute du mur de Berlin, car l'une de mes collègues
eut la chance de pouvoir s'y rendre.
Je sais que l'Ofaj s'investit énormément dans l'apprentissage et l'échange culturel
entre nos deux pays. Voilà pourquoi je vous ai contacté.
Je débarque donc en Allemagne dès le 03 Avril 2010 afin de réaliser mon stage du
06 Avril au 31 Mai 2010.
L’accueil fut très chaleureux, tout avait été organisé pour que je puisse prendre mes
quartiers au plus vite.
Ma future tutrice et son mari vinrent me chercher à la gare de Bielefeld, et
m’emmenèrent vers mon logis à Leopoldshöhe.
N’étant pas mobile, on me logea dans l’auberge où sont habituellement accueillis les
clients et collaborateurs de BZT, dans lequel je bénéficiai d’un très beau, moderne et
spacieux studio contre un loyer raisonnable, comprenant petit-déjeuner, wifi, et
autres services dont certains personnalisés. Par exemple dans le respect de mes
origines, tout avait été prévu pour me garantir une alimentation adéquate, conforme
à mes croyances; ou encore la disponibilité d’un deuxième studio plus grand pendant
le séjour de ma fiancée début Mai…etc.
Les gérants du «Gasthof » enjoués par mes motivations, me promirent de m’aider à
améliorer mon allemand. [En outre ils me présentèrent à Herr Haubaum professeur
de Français, d’Allemand et d’Anglais (!!!) qui tous les mercredis à 18h30 lors d’un
dîner-concert me prodiguait ses leçons.]
Le dimanche de Pâques commence par un Brunch au bar country local, je rencontre
pratiquement tout le village, et lorsque je bute sur une phrase, il y en a toujours un
qui prend le temps de m’expliquer. Par la suite, je fus invité dans la maison familiale
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des Hameier, parents de ma tutrice, je passe les détails car je fus choyé comme si
nous nous connaissions depuis des lustres…
Le Lundi de Pâques c’est Herr Bothur, le patron, qui prit le relais. Lui et son épouse
me firent faire « le tour de l’Allemagne » en un jour. J’étais vraiment gêné par autant
d’attentions.
La matinée débuta par un tour sur la plus grande piste d’école d’aviation d’Europe,
où je découvris la passion de mon employeur. Suivi d’un pèlerinage à Detmold pour
rendre hommage au grand Hermann qui a combattu et défait les Romains à cet
endroit précis. Un petit détour par la pizzeria Concetto, tenu par un italien, agrémenté
d’un chanteur américain qui me prêta sa guitare le temps d’une chanson. Enfin, nous
terminions la journée par une énorme visite aux musées des vieilleries allemandes,
qui retracent à travers toutes les époques et influences, l’histoire de l’Industrie de la
Basse-Saxe en particulier et de l’Allemagne en général.
Je suis heureux, c’est fou comme ils sont accueillants, je n’aurais pas rêvé meilleure
entrée en matière.
Pour mes promenades en solitaire Herr BOTHUR me confia pour toute la durée de
mon séjour son puissant vélo tous-terrains. C’est un homme hyperactif, très
généreux et réfléchi.
C’est donc hyper-confiant et motivé que j’aborde ma première journée dans
l’administration des ventes, avec un allemand hésitant, mais avec des collègues
sérieux et attentionnés.
Au travail !
Tous les matins après m’être restauré, Kerstin Hameier, ma tutrice m’accompagne
au travail. Et lorsqu’elle est en congé c’est l’un des collègues qui se dévoue.
L’entreprise est confinée dans un complexe industriel très performant. La zone est
entourée d’éoliennes, de verdures et de moutons !!!
De nombreux transporteurs convergent par ce point, également desservi par le
« rapide régional ».
Pour ma première semaine, j’ai bénéficié d’horaires aménagés, mais par la suite je
suis rentré dans le rang. Ici, à midi on mange en travaillant, c’est alors qu’à partir de
la 2ème semaine je commençais à 7h45 pour terminer à …15h !!! Le dernier à partir
du bureau est Tobias le responsable informatique, à 16h, pour éviter toute panne qui
serait rédhibitoire dans cette société très pointue à ce niveau.
1er mois:
Herr Andre Bothur m’accueille cette fois plus sérieusement et me présente en un
quart d’heure l’entreprise et l’équipe, avec un langage accessible où je finis par
deviner que plusieurs sociétés sont en activité dans l’enceinte, gérés par lui-même et
Herr Günther Bothur, son père.
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ATELIER :
Il existe donc 3 entités ; les ouvriers (électriciens, mécaniciens, monteurs,
informaticiens…) travaillent ensemble mais appartiennent individuellement aux
sociétés suivantes :
-BZT CNC
Machines de précision : (Fraise, coupe…etc) elles permettent entre autres de faire
de l'usinage sur bois de très bonne qualité, par exemple : pour fabriquer des guitares
haute gamme.
-BZT Dental
Appareils d’intervention et d’analyses (scanners, lasers, logiciels, binoculaires,
fraises…)
-BZT OHG
Productions de pièces détachées, et composants d’adjonction, de tailles moindres
(pour soudure, chauffage, machineries…etc.).
Herr Bothur me conseille une 1ère semaine à l’atelier et à la livraison pour :
-connaître les différents produits
-comprendre le fonctionnement de la chaîne
-m’approprier le vocabulaire interne sous la houlette des 2 chefs de
services suivants :
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1-Produits
Je me retrouve donc toute cette 1ère semaine dans l’atelier composé de plusieurs
départements.
Les principaux produits sont les machines de coupes de précisions, machines de
pointe pour technologies informatisées, et autres services à la demande (pièces
détachées, accessoires…)
Mon activité :
Apprentissage du vocabulaire technique usité, analyse des bons de
commandes
Réception des arrivages (poste, livraisons…)
Prise de connaissances des clients récurrents
Tri et classement des dossiers
Familiarisation avec les logiciels internes
Aide manuelle sur quelques montages et réparations.
2- Réseau et Partenariats
Le réseau mondial BZT s’étend de la communauté européenne à l’Europe de l’Est
(Russie comprise) en passant par le proche Orient.
Deuxième semaine. Présentation du bureau :
-Kerstin, qui s’occupe à peu près de tout au niveau commercial
-Gabrielle, en charge de la facturation ; c’est avec elle que je vais passer le plus clair
de mon temps de travail ce premier mois.
- Michaela, en charge du service après ventes/achats
-Tobias, Marketing/Informatique
-Rosie, la Chef-comptable
-Nina, stagiaire locale
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1- Documents
Je suis aux côtés de Kerstin pour cette 2ème semaine.
Tout va très vite.
Mon travail :
-Je rédige les mails de demandes de paiement et les relances vers les pays
anglophones et francophones (Croatie, l’Angleterre…) ; la société se fait
principalement régler par PayPal, et un peu en liquide par les clients nationaux.
-Je photocopie et dispache aux personnes concernées les exemplaires exigés pour
les remises documentaires (listes de colisage, EUR 1, factures…)
-Classement des offres-fournisseurs, et demandes-clients
-Prise de connaissance des différents comptes clients.
-Gestion des courriers des assureurs
Ce travail fut une très bonne introduction pour ce qui allait être ma tâche le restant du
stage.
2- Gestions des Comptes
Kerstin me confia jusqu’à la fin du mois à Gabrielle qui va pour ainsi dire partager la
charge de Nina en me confiant la réception du courrier, l’enregistrement des
factures, des offres, des demandes, des comptes et des impayés.
Mon travail :
-Il me fut confié la réception des clients, dans l’optique d’améliorer mon allemand
mais aussi de me familiariser avec tous les collaborateurs.
-Le traitement des factures préalable au travail de la Chef-comptable, était certes
fastidieux mais au combien important car la moindre erreur de saisie des sommes
faramineuses exprimées pouvait engendrer des conséquences regrettables.
C’est ainsi que je m’appliquais à ne commettre aucune erreur, puis l’habitude venant
je réussis à trouver le rythme adéquat.
-Incrémentation des avoirs sur les comptes-clients dans un premier temps,
-La gestion des réclamations dans un deuxième.
-Renvoi des paiements incomplets.
-Réception et enregistrements des offres que je confie directement à Herr Bothur et
aux responsables de chaque entité.
-Et bien sûr, la gestion du téléphone en l’absence de mes responsables me
permettant d’évaluer quotidiennement ma progression linguistique.
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SERVICE COMMERCIAL
L’activité avec nos fournisseurs et clients hors-Europe a augmenté ces dernières
semaines. Il nous parvient des commandes de pays comme la Croatie, la Chine ou
encore certains pays arabes. Conséquemment le renouvellement des pièces se fait
plus pressante, augmentant ainsi les commandes aux fournisseurs.
Pour ce deuxième mois, en plus de mes tâches quotidiennes :
-Courriers
Récupération des colis, redistributions dans les différents services.
-Factures
Indexation Excel, suppression des doublons, copie conformes, archivage
-Gestion Comptes Clients
Enregistrement des avoirs et des rappels de paiements, envoi des relances
paiement.
(Responsable Gestion des Comptes : Gabrielle Hahn)
s’ajoutent :
-Renouvellement de stock des composantes du « Fräser » (cf. site BZT CNC)
-Relations Fournisseurs Etrangers
-Lettres Commerciales
(Responsable Gestion des Commandes : Kerstin Hameier)
1-RENOUVELLEMENT DE STOCK
Herr Bothur me demanda, dans l’optique de comparatifs de prix avec ses
fournisseurs habituels, de contacter des collaborateurs potentiels aux Etats-Unis.
C’est ainsi que j’ai joint par mail puis par téléphone quelques entreprises américaines
dont les produits étaient les plus avantageux.
Sous la houlette de Kerstin Hameier, il me fut attribué deux dossiers, sans doute la
maîtrise langue anglaise fut un détail important dans le choix du chef. En effet je ne
travaille avec les allemands qu’en interne, étant aussi en plein apprentissage de la
langue.
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2-RELATIONS FOURNISSEURS
C’est ainsi qu’on me confia aussi la traduction des mails des nouveaux clients
francophones. Par la suite je devais leur envoyer par fax ou par mail, les éléments
exigés tels les devis, les coordonnées de nos principaux associés…etc
Par exemple, un nouveau collaborateur ayant démissionné d’une firme cliente a
monté son propre atelier, et souhaitait recevoir devis et coordonnées de notre
fournisseur français.
3-RELATIONS COMMERCIALES
Dans le cadre des réponses commerciales, j’ai eu le cas d’un conflit, entre un agent
du Caire et notre service de livraison sur une facturation TNT ; dans ce genre de
situation je rédigeais des lettres de consensus selon les directives du chef de
service.
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DIVERS :
1-SERVICES
-Bien entendu préparer de temps en temps le café, récupérer les plats du déjeuner,
faire un peu de vaisselle etc.…firent partie de mon initiation.
2-HANNOVER MESSE
Dans le cadre du projet « ENERGIES RENOUVELABLES » AFPA/FSE, je me suis
rendu à Hanovre Ville le Vendredi 23 Avril pour collecter le maximum d’informations.
Plus qu’un simple salon, ce fut véritablement une messe de toutes les technologies
de pointe qui visent à faire avancer les entreprises dans un futur plus respectueux de
l’environnement et moins coûteux.
J’ai pu m’entretenir avec plusieurs acteurs de ce rassemblement, avec à la clé des
contacts (adresses, sites français…etc.).
Beaucoup de métiers dérivés étaient présents : transports d’énergies, investisseurs
étrangers (USA, Moyen Orient, Asie du Sud Est…), producteurs de Power Plants…
Je fus récupéré le lendemain par ma tutrice, j’en ai donc profité pour me rendre à la
bibliothèque de l’Université Leibniz et me rendre compte que les jeunes Allemands
sont parfaitement imprégnés de la question des « Erneuerbare Energien ».
OUTILS
:
a) Bureau individuel
b) PC Windows XP
c) Le Serveur BZT accessible à partir du poste de travail
d) Easy PPS (Logiciel de Gestions des commandes, conçu par un programmeur
interne)
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CONCLUSION
Démarrage au quart de tour mais nécessaire compte-tenu du temps qui me fut
alloué.
Les Allemands sont cordiaux, fêtards et très chaleureux. Cependant, avec un sourire
inamovible ils travaillent d’arrache-pied dans une organisation qui frise
l’automatisme.
Je fais des rencontres extraordinaires avec des gens d’origines diverses: russe,
croate, turque…etc. A vrai dire, je n'imaginais pas l'Allemagne aussi multiculturel.
Les livres d'Histoire étaient jusqu'alors mes seules sources concernant l'identité
allemande.
J'ai pris beaucoup de plaisir à me rendre au travail.
Ma dernière journée s’achève par un entretien avec Herr Bothur sur les dossiers en
cours et mon avenir professionnel.
Je pense postuler à l'avenir dans des postes comme "Chef de zone" ou "Assistant
réseau commercial" afin de pouvoir être en contact permanent avec les pays
étrangers et notamment, l'Allemagne.
Les domaines dans lesquels j’ai pu apporter ma contribution, m’ont aidé à parfaire
mon organisation, et approcher les spécificités de l’administration des ventes.
Cependant étant donné la multiplicité des services parfois externes, je regrette de
n’avoir pu davantage aborder certains aspects de l’Export comme notamment le
rapport avec la douane.
Quoiqu'il en soit, j'ai beaucoup appris en termes d'organisation et la réputation des
Allemands au sujet de la rigueur n'est pas surfaite; je regrette de ne pas pouvoir
rester plus longtemps.
Je fus invité au restaurant local pour ma dernière journée, mes collègues m'offrirent
un superbe livre sur Leopoldshöhe, agrémenté d'une petite lettre, dans lequel ils
signèrent tous.
Ce fut une très bonne expérience, l’équipe est très dynamique et jovial. La langue
allemande est complexe mais très excitante. Ce stage m'a motivé a reprendre des
cours intensifs pour en assimiler davantage.
Durant mon séjour, l'idée de résider en Allemagne m'a souvent effleuré l'esprit.
L’Allemagne est un pays multiculturel avec une identité bien à part, qu’il faut
découvrir en dehors des manuels scolaires.
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