mentions obligatoires sur factures de ventes

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#Mentions obligatoires factures de vente 15/01/2016
MENTIONS OBLIGATOIRES SUR FACTURES DE VENTES
14 mentions doivent figurer sur les factures
1. Mentions générales à toutes les transactions :
Sous réserves des mesures de simplifications, à compter du 1er janvier 2004, toutes les factures
devront comporter,
outre les mentions obligatoires des documents commerciaux (cf puces n° 1 – 2 – 3 – 4 – 8 – 13 – 14–
16), les mentions suivantes :
-
Le nom complet et l’adresse du facturant (1) et de son client (5) ;
Le numéro individuel d’identification du facturant. Cette mention devra désormais figurer, que
l’opération soit réalisée en France, à destination d’un autre Etat membre ou à l’exploitation (14) ;
La date et le numéro de facture (y compris de la facture d’acompte). Le numéro doit
correspondre à un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue (6) et (7) .
Les quantités (en unité, poids ou en volume) et la dénomination précise (c’est-à-dire la nature et
les caractéristiques servant à identifier le produit (10) ;
Le montant de la taxe à payer et, par taux d’imposition, le total hors taxe et la taxe
correspondante (11) et (12) ;
Les rabais, remises, ristournes consenties. Sauf cas de remise globale. La réduction doit être
indiquée sur la ligne de chaque produit concerné (13) ;
-
La référence à un régime particulier (ex : régime d’exonération de la marge bénéficiaire) ;
Etant précisé que le renvoi (4) n’est bien sûr applicable qu’aux entreprises de surveillance –
gardiennage.
2. Mentions propres à certaines opérations ou certains facturants
Dans certains cas, en plus des mentions générales, la facture doit aussi comporter d’autres
indications.Cela vise certaines opérations ou certains assujettis qui bénéficient d’un régime
d’exonération ou de taxation spécifique.
Citons, par exemple :
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Pour les livraisons intracommunautaires, et pour les ventes de prestations de service à un
preneur établi dans la Communauté Européenne, le numéro d’identification à la TVA du client (17) ;
Pour les livraisons et transferts intracommunautaires exonérés, la mention « exonération TVA,
art. 262 ter-1 du CGI » ou toute mention équivalente (14) ;
Pour les livraisons, par des assujettis, de moyens de transport neufs transportés dans un Etat de
la CE pour des particuliers, l’indication, entre autres, des caractéristiques complètes du véhicule et de
la mention «Exonération TVA, art. 298 sexies du CGI » ;
Pour les bénéficiaires de la franchise de TVA en base, la mention « TVA non applicable, art. 293
B du CGI » ;
Pour les vendeurs qui sont locataires-gérants d’un fonds de commerce, cette qualité doit être
précisée sur la facture (exemple de mention : « locataire-gérant du fonds de commerce exploité »).
NB : Ventes aux particuliers :
Il n’y a pas d’obligation de remise de facture pour les opérations entre professionnels assujettis
et particuliers. Mais celle-ci peut avoir lieu soit, de la propre initiative du fournisseur, soit sur
demande des acheteurs ou bénéficiaires des prestations de services. Quoi qu’il en soit, une note,
établie en double exemplaire, doit être remise aux particuliers pour toutes les prestations de
services d’au moins 15,25 €.
NORMES DE FACTURATION
Se conformer aux normes de facturation
Généralités :
Les factures émises par toutes les entreprises doivent être conformes aux normes européennes.
A défaut, l'entreprise s'exposera à une amende. Ces nouvelles règles résultent d'une directive
européenne, adoptée en juillet 2001. Son objectif est de simplifier, moderniser et d'harmoniser les
diverses règles de facturation dans l'Union européenne.
L'obligation de facturer :
Les ventes ou prestations de services réalisées entre professionnels assujettis à la TVA (ou au profit
d'une personne morale non assujettie), doivent faire l'objet d'une facture, rédigée en français et
établie en double exemplaire. Le fait que les opérations ne soient pas effectivement soumises à la
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TVA, en raison d'une mesure d'exonération particulière, ne dispense pas les parties de l'obligation
d'émettre une facture (ex : livraison intracommunautaire exonérée). Il convient aussi d’émettre une
facture pour tous les versements d'acomptes, Ces règles valent pour les transactions réalisées sur le
territoire français ou d'un autre Etat membre de l'Union et pour les biens exportés à partir de la
France (pour les règles applicables aux ventes aux particuliers, voir rubriques «‘mentions
obligatoires»).
Le différé de facturation admis jusqu'à 1 mois :
Actuellement, l’administration fiscale accepte d'assouplir la règle générale qui impose d'émettre la
facture dès la réalisation de la vente ou la fin de l'exécution de la prestation de service. Un différé de
quelques jours est ainsi admis en cas de nécessité de gestion administrative ou lorsque le défaut de
facturation immédiate est dû à l'absence d'un élément (ex : poids, prix).
Ainsi, les entreprises qui réalisent des opérations fréquentes pendant le mois civil, avec le même
client (en non plus avec plusieurs clients), peuvent attendre la fin du mois civil pour émettre une
facture récapitulative ou périodique reprenant toutes les opérations. Entre temps, pendant le mois,
elles devront donner au client un bon de livraison lors de la remise du bien ou, pour les prestations
de services, un bon de fournitures numéroté. Ces bons, établis en double exemplaire, devront
comporter l'identité et l'adresse du client, la date de l'opération ainsi que la quantité et
dénomination précise des biens livrés ou services fournis. Pour les opérations réalisées en fin de
mois, l’administration fiscale accepte même que la facture périodique soit émise quelques jours
après la fin du mois civil (sans que cela puisse entraîner un décalage dans la déclaration de la taxe).
Factures transmises par voie électronique :
Sous réserve de l'acceptation préalable de son destinataire, les factures peuvent être transmises par
voie électronique selon deux normes sécurisées :
- la signature électronique
- ou l'échange de données informatiques (EDI).
Cela vaut aussi bien pour les transactions réalisées sur le territoire français, communautaire ou
extra-communautaire.
Les factures émises par voie électronique valent facture d'origine si l'intégralité de leur contenu et
d'authenticité de leur origine est garantie par une signature électronique. Quant aux factures
dématérialisées, elles ont valeur de facture d'origine si le système de télétransmission (matériels,
logiciels permettant l'échange de factures à distance) utilisé répond aux normes définies par la
Communauté européenne.
Conservation des factures :
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A s'en tenir aux seules dispositions fiscales, les factures transmises par voie électronique doivent être
conservées pendant 6 ans (au moins 3 ans dans leur format d'origine puis sur tout support, au choix
de l'entreprise, pendant les trois années suivantes). En pratique toutefois, les factures doivent être
conservées plus longtemps. Les normes comptables et commerciales imposant en effet, un délai de
conservation de dix ans. Sur demande de l'administration, le contenu des messages devra être
restitué en langage clair (ex : restitution sur support papier).
Stockage des factures :
Les factures qui n'ont pas fait l'objet d'une transmission par voie électronique ou d'une procédure de
dématérialisation doivent être stockées sur le territoire français (factures émises sur support papier).
Dans les autres cas, le stockage peut avoir lieu sur le territoire français ou celui d'un autre Etat de la
Communauté, ces Etats étant liés à la France par une convention d'assistance mutuelle. En revanche,
faute de telles conventions, le stockage ne peut actuellement avoir lieu dans un Etat situé hors de la
Communauté européenne.
Sanctions :
Outre les sanctions pénales qui peuvent atteindre jusqu'à 75 000 €, le non-respect de la
réglementation peut aussi faire l'objet de sanctions fiscales. Ainsi, chaque mention manquante ou
inexacte peut faire l'objet d'une amende de 15 €. Toutefois nous précisons que l'amende due au titre
de chaque facture ne peut excéder le quart du montant qui est, ou aurait dû être, mentionné. En cas
de vente sans facture ou de facturation d'opérations fictives, l'entreprise encourt une amende égale
à 50 % du montant de la transaction (amende qui peut être ramenée à 5 % si l'opération a été
régulièrement comptabilisée).