fiche pratique : tenue du registre spécial

fiche pratique : tenue du registre spécial
PRÉAMBULE :
Le registre spécial (article 5 de la loi du 1er juillet 1901 - article 3 du décret d'application du 16 août
1901) retrace la vie administrative de l'association depuis sa création. Il constitue le "livret de famille"
de l'association que les autorités administratives ou judiciaires peuvent se faire présenter, à tout moment,
au siège social de l'association (article 6 et 31 du décret du 16 août 1901).
La tenue de ce registre est obligatoire sous peine de sanctions pénales.
PRÉSENTATION :
Ce registre peut se présenter sous la forme d'un simple cahier d'écolier à très forte couverture, avec un
maximum de 100 pages qui doivent être numérotées dans tous les cas et reliées (pas de registre à
spirales, pas de feuillets volants).
Ledit registre doit être signé par le président par première et dernière page et paraphé sur chaque
feuille (initiales nom, prénom).
OUVERTURE DU REGISTRE :
Dès sa publication au "journal officiel" l'association déclarée doit tenir un registre spécial. Les premières
indications qui doivent y figurer sont :
les premiers statuts de l'association,
l'indication de la date de dépôt de la déclaration d'existence,
la date et le numéro du récépissé délivré par la préfecture ou sous-préfecture,
la date de l'insertion au "Journal Officiel",
la liste complète du premier comité directeur (ou conseil d'administration),
TENUE ULTÉRIEURE :
Doivent uniquement y être mentionnés, dans l'ordre chronologique et sans blancs ni ratures :
les changements de dirigeants,
le changement d'adresse du siège social,
toutes les modifications apportées aux statuts,
les acquisitions et aliénations d'immeubles,
les dates des récépissés délivrés par la préfecture à la suite des déclarations modificatives,
la dissolution de l'association (inscription non obligatoire mais conseillée).
Nota :
Les procès-verbaux et autres comptes rendus des délibérations des assemblées générales, des
réunions de bureau ou du comité directeur (ou conseil d'administration) ne doivent pas figurer
dans ce registre légal car il n'est absolument pas prévu à cet effet.
Ils doivent être classés dans des registres différents qu'il est recommandé d'ouvrir (classeurs,
boites, etc..)
FCSAD, version du 1er juin 2010
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fiche pratique : tenue du registre spécial
DÉCLARATIONS ULTÉRIEURES :
Il est conseillé de se rapprocher des bureaux des associations des préfectures ou sous-préfectures car les
formalités et la composition des dossiers à déposer ne sont pas partout les mêmes, les pratiques des
services préfectoraux étant parfois différentes.
Ainsi certains demandent de fournir les renseignements sur toutes les personnes qui font partie du comité
directeur, d'autres uniquement sur celles qui composent le bureau.
Toute déclaration modificative ultérieure (statuts, dirigeants, adresse du siège social, etc..) doit être faite à
la préfecture ou sous-préfecture (droit local pour Alsace et Moselle) qui a reçu la déclaration d'existence
de l'association, dans le délai impératif de trois mois à compter du moment où les modifications ont eu
lieu effectivement. Toute déclaration tardive sera considérée comme nulle.
Elle doit être signée par au moins deux administrateurs, en principe le président et le secrétaire général.
PUBLICATIONS ULTÉRIEURES :
Toutes modifications portant sur les indications ayant figuré au "Journal officiel" lors de la création
doivent donner lieu obligatoirement à une publication dans le "Journal Officiel", à savoir :
le changement de titre de l'association,
la modification de l'objet social,
le changement d'adresse du siège social,
la dissolution de l'association (formalité non prévue par la loi mais fortement recommandée).
Cette déclaration, à peine de nullité, doit être faite dans le délai d'un mois à compter de la déclaration
modificative effectuée auprès des services préfectoraux qui prennent généralement cette formalité à leur
charge.
Nota :
Les modifications statutaires ou les changements de dirigeants ne donnent pas lieu à une insertion dans le
"Journal Officiel".
CAS PARTICULIERS :
En cas de transfert du siège social dans une commune située hors du département ou de la
préfecture ou sous-préfecture qui a reçu la déclaration d'origine, il y a lieu non pas de faire une
déclaration modificative mais une toute nouvelle déclaration auprès de la nouvelle préfecture ou
sous-préfecture. Bien se renseigner auprès du bureau des associations de celle-ci.
Lorsqu'un membre mineur est exceptionnellement élu au comité directeur (dans tous les cas les
fonctions de président, secrétaire ou de trésorier doivent toujours être exercées par des personnes
majeures ou émancipées) une autorisation paternelle doit être exigée et sera jointe au dossier (cas
de préfectures ou sous préfectures qui demandent la liste nominative des membres du comité
directeur).
FCSAD, version du 1er juin 2010
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