Préface - Larcier

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Archivage et numérique :
de l’incompatibilité à la convergence ?
En leur qualité de mémoire de la personne juridique, individuelle ou
collective, les archives existaient bien avant la création du papier. Elles
subsisteraient même si celui-ci disparaissait totalement. Car c’est une
fausse idée trop répandue qui consiste à arrimer la notion d’archives à son
support matériel. Depuis la plus haute antiquité, le document d’archives
est produit par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses
activités en vue de conserver trace de ses droits, de légitimer son pouvoir
ou de rendre compte de son action 1.
La notion d’archives est en effet indissolublement liée à un degré d’évolution de l’humanité qui prend conscience à la fois de la vie en société,
d’une longue durée possible, voire d’une pérennité de son action.
Dès lors, l’apparition du numérique n’est qu’une étape de plus dans
la longue chaîne passant par la pierre, le métal, la terre cuite, la cire des
tablettes ou des sceaux, le papyrus, le bois, le parchemin, etc. L’archiviste
n’a donc nulle raison de considérer la mutation technologique de cette
fin de XXe siècle comme le crépuscule de son métier. Au contraire, il s’agit
d’un nouveau chapitre qui commence à s’écrire.
Toutefois, il serait téméraire de mésestimer la profondeur de cette véritable révolution. Le progrès est en effet exponentiel, notamment par le
fait que l’écart s’accroît entre les données constituant le document et leur
intelligibilité, qu’implique un transfert d’information. Jusqu’à l’apparition du numérique, la connaissance des caractères alphanumériques, de la
langue et des formes rédactionnelles suffisait – hormis cryptage délibéré –
pour prendre connaissance de l’information offerte par la majorité des
documents écrits, aussi longtemps que le support résistait aux outrages
du temps.
À présent, l’environnement numérique exige en outre, de la part du
lecteur, qu’il s’équipe d’appareillages de lecture, munis de logiciels d’ex1 Sous l’égide du Conseil international des archives (I.C.A.), une définition du terme
« archives » est désormais universellement reconnue par les professionnels. Les nouvelles
législations, réglementations et statuts l’adoptent de plus en plus.
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L’archivage Électronique et le droit
ploitation et de programmes d’application adaptés aux documents créés
sous forme numériques ou numérisés.
Il ne suffit pas de disposer, par exemple, d’une technologie de lecture
pour parvenir à décrypter la chaîne « 01010011 00101110 01001111
00101110 01010011 00101110 ». Encore faut-il savoir qu’il s’agit d’octets
répondant à la norme ISO 8859-1 pour établir qu’ils signifient « S.O.S. ».
S’agit-il pour autant d’un message de détresse ?
Dans un monde tiraillé entre l’esprit concurrentiel et l’agrégation de
grands ensembles financiers et commerciaux à tendance monopolistique,
la valse des produits reflète la vigueur du génie humain, de son imagination débordante, mais aussi quelquefois du désir inassouvi de suprématie de son individualisme. C’est précisément le caractère éphémère de ces
créations qui en fait de véritables colosses aux pieds d’argile 2. Des voix
commencent – y compris dans les professions « digitales » – à s’élever pour
dénoncer un syndrome de la tour de Babel virtuelle et pour commencer
à œuvrer en faveur d’un numérique plus social, au service du plus grand
nombre, et, partant, plus durable.
Devant ces métamorphoses de la fin du deuxième millénaire, l’archiviste conserve sa place en raison de son triple rôle, qui, loin d’être caduc,
affronte de nouvelles contraintes. Le triple rôle de l’opération d’archivage consiste à collecter les données comme vecteurs d’informations, à
les façonner, les décrire et les conditionner en unités juridiquement et
« archivistiquement » intègres en vue d’une conservation durable et à les
restituer dans toute leur authenticité à la requête de la recherche administrative ou judiciaire, scientifique ou culturelle.
Prétendre en revanche que le vieil adage Verba volant, scripta manent
est irrémédiablement révolu par l’arrivée d’une écriture « dématérialisée »
relève de la myopie. Car ce leurre est un mirage de très courte durée. Aussi
mobiles et volatiles paraissent-elles, les données nécessitent des supports
matériels, tout comme la pensée et la vie terrestre. Sans ces supports, elles
ressortiraient au domaine de la foi.
L’histoire occidentale a connu une époque où l’usage de l’écrit fut
supplanté par un autre véhicule de l’information. Avec l’effondrement
du monde romain, les invasions dites germaniques ont vu la parole en
grande partie prendre la place de l’écrit. Le bouche à oreille et la mémoire
humaine assureraient la migration des données vocales, tandis que les
scribes sauveraient du naufrage les écrits antiques et chrétiens, mais aussi
2 Une liste des seuls supports numériques disparus ou agonisants est établie par la
bibliothèque de l’université Cornell (États-Unis) (http://www.icpsr.umich.edu/dpm/dpmfrench/index.html). Voy. C. Huc, « L’archivage numérique, un nouveau défi pour les sociétés
modernes », Universalia 2011. Les personnalités, la politique, les connaissances, la culture
en 2010, Paris, Encyclopaedia Universalis, 2011, pp. 170‑175.
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ceux des embryons d’États du haut Moyen Âge dans les scriptoria abbatiaux et les chancelleries princières.
Si l’aube des temps modernes a coïncidé avec la diffusion de l’imprimerie, elle se singularisa également comme la période où l’État consolida son
émergence et la conscience sociale, voire « pré-nationale », des peuples,
notamment en généralisant le retour progressif du témoignage oral par
la preuve écrite – qui n’avait du reste jamais totalement disparu –, moins
sujette à déformation dans le long terme.
À la lumière du passé, peut-on craindre que le passage à l’ère numérique ne constitue un danger cataclysmique pour la mémoire de l’aventure
humaine ? Comme toute production humaine, l’information numérique
demeure instrument de civilisation si l’humanité au sens plein en conserve
la maîtrise. Elle ne peut revendiquer son caractère progressiste que dans la
mesure où elle se développe au service, de l’intérêt général. Plus peut-être
que dans les standards de compatibilité et les algorithmes, c’est dans le
projet humain qui la soutiendra que se trouve la clef du succès.
À bien y regarder, il s’agit d’une révolution technologique, mais elle n’a
pas pour vocation de remettre en cause le rôle de l’écrit, ni le fondement
de l’État de droit dont l’un des piliers demeure la preuve matérielle.
L’archiviste ayant précisément pour vocation de garder, de développer
et d’ouvrir le sanctuaire mémoire, son action trouve son essence dans les
données et non dans un type de support, à la différence des restaurateurs
de papier. L’archiviste est un passeur, chargé de faire le pont (l’origine du
pontifex de l’antiquité puisait à la même source) entre l’information, sur
son support documentaire ou un autre, issue du savoir communément
répandu ou de pointe, jusqu’à l’accès du plus grand nombre à la connaissance. Un archiviste qui s’érige en serviteur exclusif d’une oligarchie scientifique, culturelle ou politique ne serait qu’une ombre bien contrefaite et
dérisoire de son modèle.
Mais sa position de Sirius exige sang-froid, prise de recul et pondération. Certes, il lui faudra consacrer davantage de temps et accorder
davantage de soin aux supports nouveaux qui prolifèrent. Cependant, il
ne s’agit nullement pour lui d’une fonction de nature différente. Car la
course contre la dégradation du parchemin, du papier de qualité déclinante ou des encres fait partie de son quotidien. Évidemment, le rythme
sera désormais tout autre. Mais fondamentalement, les nouveaux supports de conservation, les logiciels d’encodage et les matériels de lecture
ne peuvent être considérés comme des vecteurs de « dématérialisation »
que si l’on biffe de l’équation le facteur temps.
L’archiviste est donc invité à procéder à des ajustements de son action.
Ses missions demeurent légitimes, mais leur déclinaison nécessite la prise
en considération des nouveaux paramètres inhérents au numérique.
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Dans le domaine de la collecte des données, par exemple, l’on assiste
à une accélération de l’obsolescence du matériel et du logiciel. Le respect
des délais légaux risque de ne livrer aux archivistes que des montagnes de
coquilles vides. Surtout si, à côté du vieillissement prématuré du produit,
aucune disposition n’a été prise en matière de constitution de métadonnées
ou de pérennisation de la garantie d’authenticité juridique ou scientifique.
Le sentiment d’exaltation prométhéenne que procurent les nouvelles
technologies laisse imaginer que tout peut ou doit être conservé, du moins
à très court terme, sous le fallacieux prétexte que l’information est « dématérialisée ». Or, ce serait une chimère que de procéder de la sorte. Une gestion responsable de l’information a toujours procédé à une sélection de la
masse accumulée, sur base d’une procédure cohérente et justifiée établie
à partir d’un aperçu synoptique des sources 3. C’est davantage le gain de
temps que la peur de l’élimination arbitraire qui paralyse ce processus.
Or, il figure bien dans la technologie numérique (agencement des disques
durs ou logiciels de compression, par exemple). C’est à nouveau le facteur
temps qui est évacué de l’équation.
La deuxième fonction de l’archivage se situe au sein de son sanctuaire.
Elle comprend l’organisation des données en ensembles intègres – les
fameux fonds d’archives –, leur conditionnement, leur inventoriage définitif et leur sauvegarde dans la très longue durée. Une fois de plus, la révolution numérique ne bouleverse pas les étapes, mais elle exige la prise en
considération d’éléments neufs et probablement les plus lourds. En effet,
des glissements de responsabilités s’opèrent subrepticement. En achetant
du papier de qualité, en entreposant ses documents dans des locaux sains,
en les munissant de répertoires ou d’index, le producteur d’archives pouvait contribuer très concrètement à la sauvegarde à long terme. À présent,
outre l’acquisition de matériels et de logiciels très performants pour les premières créations et utilisations des données, il est limpide que la charge du
long terme ne repose quasiment plus sur ses épaules, mais bien sur les services d’archivage auxquels on ne songe généralement qu’aux époques de
récession budgétaire. Les maigres dotations allouées à ces services étaient
jusqu’à présent englouties dans les espaces de stockage, plus récemment
l’énergie destinée au maintien d’une conservation stable, et à l’engagement
d’un minimum de personnel qualifié, dans le domaine des techniques de
3 Dans son article « La mer des données », publié dans Le Monde. Sélection hebdomadaire,
28 août 2010, p. 9, J. Fenoglio a montré que, depuis une décennie, à l’instar des gestionnaires du Web, des experts physiciens s’attèlent à la mise au point d’un processus de sélection et de stockage des flots d’informations générés par les travaux au sein du collisionneur
de particules (Large Hadron Collider du C.E.R.N.). Le résultat des tris peut aboutir à l’élimination de 99 % des informations sur les collisions réalisées.
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la conservation matérielle et dans les disciplines scientifiques exploitant
en premier lieu ces gisements, principalement les historiens. Quant à la
garantie de l’authenticité juridique, elle était assurée par le statut de fonctionnaire conféré dans les dépôts relevant des pouvoirs publics 4.
La nouvelle configuration va devoir prendre en considération le fait
que des moyens colossaux, d’une ampleur inédite devront être dégagés.
Les dépenses effectuées par les producteurs au profit d’outils toujours
plus performants ont relégué le problème de la conservation et agrandi le
fossé entre ces deux premières étapes de la vie du document. Les moyens
réservés au long terme risquent d’être encore plus obérés par les dépenses
parfois généreusement consacrées au court terme. La facture pourrait
donc s’avérer très amère si les nouveaux équipements ne s’accompagnent
pas de personnel qualifié, stable, c’est-à-dire détaché des sirènes du jeu
concurrentiel, et loyal vis-à-vis de sa mission, qu’elle soit d’intérêt public
ou privé. Ces virtuoses des technologies seront contre-productifs s’ils ne
travaillent pas en concertation avec des scientifiques rompus à certaines
sciences humaines également très techniques ou généralistes (comptables,
juristes, historiens). Bref, cette « dématérialisation » conduit inéluctablement à des soucis matériels cruciaux.
De plus en plus, les archivistes font entendre leur voix pour démontrer
combien la problématique n’a souvent été examinée que comme la partie
visible d’un iceberg. Les coûts des nouvelles technologies, s’ils ne sont pas
estimés dans leur globalité, conduiront à des catastrophes dont on n’avait
connu que des avant-goûts dans le monde analogique.
La réalisation de copies a permis de sauvegarder des témoignages qui,
autrement, auraient définitivement disparu. Cette pratique a prolongé la
durée de vie de productions juridiques, scientifiques et littéraires de plusieurs siècles. En dépit de leur inconstance, ce sont les nouveaux supports
qui devront désormais remplir cette fonction pour laquelle ils ne sont
visiblement pas aguerris. Les opérations de copie n’étaient pas toujours
fiables au Moyen Âge, comme l’a démontré, par exemple, la comparaison des textes gréco-latins transmis par le monde occidental aux versions
venues de l’Orient et du monde arabe. Aujourd’hui, la technologie est
en mesure de fournir des copies très fidèles, mais l’authenticité n’est pas
toujours garantie. Or, la durée de vie de la force probante, souvent définie
à l’ère du papier, dépasse souvent aujourd’hui la survie technologique du
document.
4 Par ex., en Belgique, la loi du 24 juin 1955 stipule en son art. 3, al. 2, que : « Les expéditions ou extraits sont délivrés par les conservateurs des archives, signés par eux et munis
du sceau du dépôt ; ils font ainsi foi en justice ».
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Si une prolongation de la longévité de la technologie est inenvisageable,
notamment pour des raisons financières, il n’y aura d’autre salut que dans
la diminution des délais, des prescriptions, etc., avec pour corollaire une
perte de sécurité juridique pour le citoyen ou la personne morale.
Une autre option consisterait enfin à sacrifier la précision documentaire, ce qui aurait pour résultat une conservation des documents de plus
en plus déformée et rapidement non fiable. Ce procédé a été pratiqué de
tout temps sur l’aloi des espèces par les faux-monnayeurs ou des États
aux abois. Du point de vue mémoriel, il s’agirait des premiers symptômes
d’une maladie d’Alzheimer affectant l’humanité elle-même.
Les services qui ne prévoyaient ni locaux spécifiques dédiés à leurs
propres archives, ni procédures de « répertoriage », ne fût-ce que sommaire,
sont légion. Ils ont donné lieu à des déserts documentaires majeurs 5.
Aujourd’hui, avec la judiciarisation croissante de la société, il est probable que le manque de soin dans la conservation et l’indexation des
preuves entraînera des procédures de plus en plus coûteuses et frustrantes.
Des bugs informatiques ont déjà anéanti des millions de dossiers de pension ou nécessité de relâcher des accusés ou des repris de justice. Le spectre
des indemnisations s’ajoutant à l’équipement des services d’archivage sera
l’attribut des politiques imprévoyantes, dites de l’autruche. La cybercriminalité sans frontières risque dès lors de supplanter la sécurité publique
consubstantielle de l’État.
Si les producteurs d’archives ne disposent pas des moyens de conserver
eux-mêmes leurs documents, la tentation sera forte de recourir à l’« externalisation » vers le secteur privé et concurrentiel dont la longue durée et
l’intérêt général font rarement partie des objectifs stratégiques. L’expérience des prestataires « certificateurs » dans le cadre de l’authentification
électronique sera pleine d’enseignements à l’aune des décennies, le mot
siècle étant banni. Plus insidieusement, un mauvais choix de formats de
représentation de l’information, par exemple, fermés et soumis à des droits
d’utilisation, peut conduire à une inféodation irréversible, une dépendance
permanente, voire un étranglement financier du producteur d’archives.
Plus fondamentalement, la question sous-jacente est dès lors de savoir
si le véritable pouvoir régalien que constitue la conservation des archives
publiques, en tant qu’instrument du pouvoir et de l’État de droit, est
appelé à glisser entre les mains d’entreprises qui n’ont pas l’intérêt général en tête de leurs préoccupations, légitimes au demeurant. C’est peut-
5 La fusion des communes belges (A.R. du 17 septembre 1975 et loi du 30 décembre
1975, entrée en vigueur le 1er janvier 1977) fut, à cet égard, hormis quelques exceptions
notoires, un échec patent dont on ne mesure pas encore toute l’ampleur.
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être davantage à ce stade-ci que risque d’apparaître le point de fracture,
plutôt qu’à celui du changement de support matériel du document et
de la technologie qui l’accompagne. La numérisation peut être un formidable levier de progrès démocratique pour qui en mesure bien toutes les
facettes, visibles, aveuglantes ou cachées.
Nul doute que les services d’archives privés s’aligneront sur les options
empruntées par leurs homologues publics, même si les aspects scientifiques ou culturels prennent souvent le pas sur le juridique.
Plus largement, la réflexion sur les enjeux de l’émergence du numérique
peut amener, en retour, à remettre en question et à affiner certaines pratiques relatives à la conservation des documents sur supports classiques.
Elle consolide des pratiques et des options encore contestées. Ainsi, lors
de procès, il n’est pas rare que les pouvoirs publics se voient contester la
propriété d’un document par le fait que son support n’est pas identifié par
une marque indiscutable. En cela, les archives numériques confirment que
la preuve ne se trouve pas sur le support, mais dans l’information. Sans
quoi, aucune duplication ne pourrait passer pour vol, au simple motif que
le détenteur de celle-ci est bien le propriétaire du support.
Au terme de ce bref et partiel tour d’horizon, quelques points saillants
ont été relevés et les axes de certaines interrogations ont été déplacés.
Cette image est encore floue, car l’archiviste travaille sur la longue durée
et son discours commence seulement à apporter des éclairages éprouvés
aux leçons du passé 6. Il ressort clairement qu’avec le déploiement de cette
ère électronique, l’archivage est plus vivace et nécessaire que jamais. Il
demandera d’autant plus de moyens que les créateurs en consacreront
moins dans une vision à long terme. Il apparaît aussi qu’archives, (bonne)
gouvernance, garantie juridique, longue durée et intérêt du plus grand
nombre restent des objectifs toujours aussi indissolublement liés.
Puissent les travaux réunis dans cet ouvrage et l’avenir proche dégager
et valider la part de l’incompatible et de la convergence dans cet apprivoisement réciproque de l’archivage et du numérique.
Claude
de
Moreau
de
Gerbehaye
Président de l’Association internationale des archives francophones (A.I.A.F.)
et de l’Association des archivistes francophones de Belgique (A.A.F.B.)
Namur, le 13 mai 2011
6 On consultera, p. ex., le portail gratuit créé par l’Association internationale des archives
francophones : le P.I.A.F. (Portail international archivistique francophone) http://www.piafarchives.org. En perpétuelle évolution, il tente avec de maigres moyens de faire le point sur
ces enjeux et accueille toute expérience ou apport constructif de ses utilisateurs.
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