LES ÉTAPES CLÉS DLUNE GESTION PRÉVISIONNELLE DES

n°3
Fiche
méthode
Les étapes clés d’une Gestion
Prévisionnelle des Emplois et
des Compétences
1. Définition d’un projet GPEC
Une Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences est par définition,
pérenne, mais elle doit être conduite comme un projet dans sa mise en œuvre.
Pour conduire un tel projet, il convient dans un premier temps, d’identifier les
différentes étapes de sa mise en œuvre, et dans un second temps, de déterminer
les ressources notamment humaines à mobiliser.
2. Les contributeurs au projet
Dans les entreprises de taille moyenne
Le groupe de pilotage :
Il est composé de membres du Comité de direction et/ou d’acteurs stratégiques
de l’entreprise.
Il décide des choix méthodologiques et des orientations stratégiques du projet.
Il coordonne les travaux.
Il donne la validation finale des travaux.
Le groupe projet :
Il est composé par un groupe restreint de représentants de la Direction, en charge
notamment des ressources humaines, particulièrement dédiés au projet GPEC et/ou
de Responsables opérationnels et/ou fonctionnels autant que possible.
Il définit le cadre méthodologique (nomenclature et géométrie du projet).
Il choisit et stabilise le vocabulaire qui sera utilisé tout au long du projet.
Il détermine le modèle de compétences approprié.
Il pré-rédige les fiches emplois en adaptant celle de l’OPIIEC.
Il anime les groupes métiers.
Il contrôle la cohérence d’ensemble des descriptions.
1/5
fiche méthode n°3
la boîte à outils
Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences
Les groupes métiers, constitués d’opérationnels :
Ils sont composés d’un certain nombre de titulaires des emplois étudiés et/ou
de certains membres de l’encadrement.
Ils doivent être constants pour chacun des métiers.
Ils sont les groupes miroir invités à se prononcer sur les supports rédigés par
des membres du groupe projet.
Le comité de suivi des représentants du personnel :
Les représentants du personnel sont informés tout au long du projet.
Cette information peut être faite soit :
- directement au CE (s’il existe)
- dans le cadre de la Commission Emploi Formation
- dans une commission GPEC dédiée
Dans les entreprises de petite taille
La démarche projet n’est pas toujours adaptée, nous préconisons une approche
plus ciblée en rentrant par les problématiques à traiter en priorité.
P
our cela, nous vous invitons à cliquer sur la page d’accueil du kit pour identifier
vos priorités grâce à un diagnostic rapide et suivre, ensuite, le cheminement qui
vous est proposé.
3. Les étapes types du projet et son organisation
Etapes Quoi
Qui
Comment
1
Initier le projet GPEC
Direction
Identification des enjeux de la
démarche
2
Constitution d’un
comité de pilotage
et d’un groupe projet
Direction
- Désignation des membres
- Présentation de la démarche
- Clarification de leurs rôles et
contributions
Voir fiche méthode n°2
3
Lancement du projet
Comité de Définition des objectifs à atteindre
pilotage
Planification du projet (calendrier)
Outil GANTT
4
Présentation
du projet à
l’encadrement
Direction
Présentation des enjeux de la
+
démarche
Comité de Voir vidéo «Enjeux et démarche»
pilotage
5
Présentation
Direction
Présentation
du projet aux salariés et +
des enjeux de la démarche
aux partenaires sociaux Comité de Voir fiche méthode n°2
pilotage
2/5
fiche méthode n°3
la boîte à outils
Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences
6
Cadrage du projet
Groupe
projet +
Comité de
pilotage
Définition du cadre méthodologique par le groupe projet : recensement des emplois, détermination
du périmètre du projet
7
Description des emplois
ou adaptation des
emplois décrits par
l’OPIIEC
Groupe
projet +
Groupes
métiers
Pré-rédaction des fiches emplois
par le groupe projet,
- Enrichissement des fiches par les
groupes métiers,
- Contrôle de cohérence des descriptions par le groupe projet
Voir le site www.fafiec.fr
Rubrique «Observatoire», puis «Les
références métiers»
Voir fiche outil n°5B
8
Validation finale des
descriptions
Comité de Analyse des descriptions et valipilotage
dation des supports revus par les
opérationnels
9
Analyse quantitative des
ressources
Direction
10
- Réflexion stratégique
Comité de Etape pouvant être faite en amont
Voir fiche outil n°4C sur l’analyse
sur les emplois de
pilotage
stratégique
demain
- Etude de l’impact de
l’environnement et de la
stratégie de l’entreprise
sur les emplois
11
Identification des compétences des salariés
Encadrement
Etape faite en parallèle de l’analyse qualitative : pyramide des
âges, turnover …
- Entretiens sur la base des grilles
individuelles et collectives
Voir fiche méthode n°8
- Action collective : « Entretien
professionnel »
Voir le site www.fafiec.fr,
Rubrique «Choisir le dispositif» puis
«Les actions collectives» et/ou «Les
diagnostics et l’accompagnement»
12
13
Mesure des écarts
quantitatifs et
qualitatifs
Encadrement/
Groupe
projet
Groupes de travail
Choix
des scénarios
DG +
Réunions du comité de pilotage et
Comité de de la DG
Voir fiche outil n°7A
pilotage
Voir fiche méthode n°7
Voir le site www.fafiec.fr, rubrique
«Choisir le dispositif» puis «Les actions
collectives» et/ou «Les diagnostics et
l’accompagnement»
14
Mise en œuvre du plan Direction
d’actions (recrutement / + Encaformation /
drement
mobilité)
Plan d’actions R.H.
Remarque : Au-delà du déploiement du projet, la GPEC est une démarche qui
s’inscrit dans la durée. Pour assurer sa pérennisation, il est impératif de mettre à
jour régulièrement les méthodes et les outils utilisés.
3/5
fiche méthode n°3
la boîte à outils
Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences
L’objectif est de réussir le projet ce qui suppose une planification en début de projet
et un pilotage tout au long de celui-ci. Celle-ci peut être formalisée sur un Diagramme
de Gantt par exemple.
En approchant de la date de remise du produit/livrable, le planning se transforme
en rétro-planning, c’est à dire que le chef de projet cherche, pour une date finale
donnée, à planifier toutes les tâches restant à réaliser.
Des réunions d’avancement du projet permettent alors de mettre à jour le
planning et d’assurer la maîtrise du temps. Ces réunions peuvent réunir les membres de
l’équipe projet et éventuellement les membres du comité de pilotage.
Pour mener à bien le projet, il est nécessaire également de prévoir le budget et de le
suivre de façon régulière. Concevoir un budget prévisionnel est une étape importante,
même s’il peut être très global au départ. Il se fera plus précis au fur et à mesure de
l’avancement du projet.
Un des coûts majeurs à prendre en considération dans ce budget sera le temps
consacré par les différents salariés internes à l’entreprise et impliqués dans le projet.
Ce coût peut ainsi se décomposer de la manière suivante :
Nombre de jours consacrés au projet x taux horaire chargé
Manque à gagner de la non-production
4. u
n outil adapté pour gerer vos projets :
le diagramme de gantt
Afin de mieux tenir les délais d’un projet, il peut être intéressant d’opter pour un
schéma, qui sera plus explicite. Le diagramme de Gantt est une des solutions.
L’objectif est de planifier en séquences les activités nécessaires à la réalisation
d’un projet, en assurer le suivi afin de détecter rapidement les risques de retard.
Il s’agit donc de positionner sur un planning, sous la forme de graphiques à barres,
chaque action dans le temps.
Recenser les activités
Identifier les contraintes*
*en termes de délais, contraintes
internes/externes…
Diagramme
de Gantt
Lister de façon séquentielle
(chronologique) les actions pour
chaque activité avec une durée
4/5
fiche méthode n°3
la boîte à outils
Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences
activités
Durée
En semaines
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Initier le projet
Mobiliser les acteurs
Réunir et informer le comité de pilotage
Faire choisir la méthode
P
réparation
R
éunion
F ormalisation
Etc.
Chaque tâche est visualisée d’un trait d’une longueur proportionnelle à sa durée.
On voit facilement sur ce type de graphique que si la tâche n° 2 prend plus de temps que
prévu, alors la tâche n°6 devra être réalisée en moins de temps qu’initialement prévu.
Les points essentiels
Bien définir les objectifs et les tâches à réaliser.
Déterminer des objectifs atteignables, en phase avec
les budgets alloués.
Donner de la souplesse aux calendriers de réalisation.
Valider la communication à mettre en œuvre entre les
différents acteurs du projet.
Pour aller plus loin, consultez la Fiche Outil N°3
5/5
fiche méthode n°3
la boîte à outils
Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences
Création : pilarcortes.fr - Conception : Service communication - Rédaction : Cegos - Réf. COM W20130301 00 - Document non contractuel
Identifier les modalités de validation des livrables.