Gestion de projet

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Gestion de projet

Gestion de projet
1. Documenter un projet
 Lancer, planifier et gérer votre projet
2. Défendre un projet / marketing de projet
 Présenter et promouvoir votre projet
Gestion de projet, 2010
Principales étapes
1.
Le lancement / Le démarrage
- la demande de projet
- les objectifs SMART
2.
3.
4.
5.
6.
L’organisation / L'équipe
L’analyse des risques
La planification
Le budget / la qualité
Le marketing
Transformer le document de projet en un document de présentation
Principales étapes
Déroulement du projet
Etapes de projet
Cycle de planification
Lancement
Mandat
Etude préliminaire
Enquête /
Analyse
Choix
Etude principale
Construction
Introduction
Maintenance
Evaluation
Appréciation
Elaboration
de la solution
3
Tâches par phase du
cycle de planification
Fixer les objectifs, les restrictions,
l’organisation du projet, les délais et les
coûts.
Enquête : Recueillir les informations relatives à
l’existant et à l’évolution future.
Analyse : Classer les informations obtenues.
Mandat
Les décideurs examinent la proposition
recommandée. En cas de choix positif, ils
octroient un mandat pour la phase
suivante du projet.
Enquête /
Analyse
Choix
Evaluation
Appréciation
Elaboration
de la solution
Comparer les variantes élaborées aux objectifs pour
savoir dans quelle mesure elles les satisfont.
Elaborer une recommandation à l’intention des
décideurs.
L’appréciation consiste à porter un
jugement sur l’existant
Localiser les forces et les faiblesses de
la solution en vigueur, en mesurer les
opportunités et les menaces.
Elaborer des variantes de solution
4
Techniques par
phase du cycle
Techniques de planification
et de définition des objectifs,
techniques de gestion de projet
(PERT, GANTT, etc.)
5141
Techniques d’enquête/analyse
Interview, questionnaire, observations, autorecensement,
fiches suiveuses, estimations, méthode des temps
prédéterminés, analyse des tâches, analyse de la
communication, approche réticulaire.
Mandat
Enquête /
Analyse
Choix
Techniques d’évaluation
et de choix de la solution
Comparaison verbale,
comparaison de rentabilité,
analyse multicritères,
analyse du rapport coût/utilité,
techniques de présentation
Evaluation
Appréciation
Techniques d’appréciation
Analyse systématique des problèmes
Techniques de représentation
des structures et des procédures
Elaboration
de la solution
Techniques d’élaboration de la solution
Techniques de créativité, Brainstorming, Méthode 635,
Méthode CNB, Analyse morphologique
5
Lancer un projet
 Identifier un projet / origine d'un projet :
 Un problème
 Un besoin
 analyser dès le début du projet avec soin le problème ou
le besoin pour comprendre ce que veut vraiment
l’utilisateur final ou le mandant.
Un projet … ?
 … a un caractère unique, est complexe et interdisciplinaire
 … est composé d’une multitude de tâches souvent complexes
 … fait souvent appel à des spécialistes
 … exige une organisation claire pour optimiser le processus
"Délégation-Coordination" (matrice des responsabilités)
 … implique une analyse financière
 … doit être géré dans le temps (durée, délais)
 … comporte des aspects novateurs
Un projet c’est …
 … surtout :
 des compétences (ressources humaines)
 de la communication
 de la coordination
 un style de conduite
 … et encore :
 de la flexibilité
 de la tolérance
 de l’engagement
Définition
 Un projet désigne un ensemble d’actions ou de tâches ayant pour
but de satisfaire au besoin d’un mandant.
 Pour être un projet, une partie des conditions suivantes doivent être
remplies :
 Il existe un mandant (= client interne ou externe)
 Il existe un chef de projet
 Un but a été défini
 Un délai a été défini
 Un budget a été défini
 Il est unique
 Il implique une part de nouveauté ou d'innovation
Définition
N’est pas considéré comme projet :
 Toute tâche répétitive
 Toute tâche qui n’a pas de délai de fin
 Toute tâche d’une ampleur très petite (beaucoup d'entreprises
définissent un coût minimal pour qu’une action soit considérée comme un projet:
50'000 CHF, 250'000 CHF. Mais dans beaucoup de cas, ce type de limite n’a pas
beaucoup de sens.)
Exemples de projets ?
 Pour fin janvier, augmenter les nuitées en provenance
d'Asie du Sud-est de 15% par rapport à l'année passée
 Veiller à la qualité du service après-vente.
 Développer la vente de cravates en ligne.
 Avant la fin de l’année, remplacer tout les PC portables
du services externes.
 En 8 mois, établir une nouvelle politique de
communication pour la marque Swiss.
 Assurer la disponibilité permanente à l’ERP de
l’entreprise via un intranet pour tous les commerciaux
Types de projets

Etudes, expertises

Nouveau produit, adaptation du produit

Expansion, construction

Rationalisation

Ré-organisation, intranet

Système qualité

Event, voyage, mariage

…
Structure d’un projet
 une idée (ou un problème à résoudre)
 un cadre (avec des limites : ce que fera - ne fera pas le projet)
 un objectif commun (interne et externe au groupe de projet)
 un découpage du projet
 des activités spécifiques
 une planification des activités
 des jalons (points de décision ou de contrôle permettant de suivre l'évolution du projet)
 des processus décisionnels
Les raisons d'échec d'un
projet
Les raisons d'échec d'un
projet
NTIC = Nouvelles Techniques d’Information et de Communication
Conseil
savoir perdre du temps
Perdre du temps au début =
 bonne réflexion préalable
 bien poser les objectifs
 bien définir les jalons
bien savoir où l’on va…
 gain de temps par la suite !
Démarrage d’un projet
1.
2.
3.
4.
5.
Analyse de la situation
Définition des buts / objectifs
Développement du concept
Choix des variantes
Demande de projet
1. Analyse de la situation
 Quels sont les besoins en informations?
 états des lieux (Méthode des 5 "pourquoi"), études de
marché, étude d’impact, étude de faisabilité, …
 Où se trouvent les informations ?
 Comment collecter ces informations ?
 Parfois: formulation d’un avant-projet dont le but est de
récolter un maximum d’informations pertinentes pour
faciliter la prise de décision sur le projet principal qui
devra suivre.
Méthode des 5 Pourquoi
 La méthode des "5 pourquoi" est un outil de
questionnement pour réussir à remonter à la source d'un
dysfonctionnement ou d'une situation observée
 Exemple
2. Définition buts/objectifs
 Les buts sont des intentions et marquent la volonté de
ceux qui les définissent
 ex. être présent dans 6 mois sur le marché suisse
 Le but est connu de tous les participants
 Le but est accepté par tous les participants
 Le but tient explicitement compte des intérêts des
parties prenantes les plus importantes
 Le but est ensuite décliné en objectifs à atteindre
2. Définition buts/objectifs
 Des objectifs bien formulés sont SMART(e):






Spécifiques
Mesurables
Attendus
Réalisables
Temporelles
Ethique
il touche un seul domaine
une valeur-cible qui se mesure
une réponse à des besoins
il est réaliste / faisable
il a une durée : un début, une fin
il est « propre »
2. Exemple
Nous voulons être plus présent sur la marché romand:
CRITERES
Part de marché
VALEURS-CIBLE
OUTILS
+ 20%
Chiffre d’affaires
CONTROLES
Comptabilité
Volume des
ventes
+ 15%
Quantité vendue
Comptabilité des
stocks
Nombre de
succursales
+5
Projets
d’implantation
Inaugurations
2. Définition des buts
 Les pièges à éviter:




Les buts sont trop vagues
Les buts n’ont pas d’effet motivant sur l’équipe
Les utilisateurs finaux ne sont pas consultés
Conditions cadres / environnement social et matériel
ne sont pas suffisamment pris en compte
 Intérêts des parties prenantes ne sont pas
suffisamment pris en compte
3. Développement du concept
 Trouver le chemin pour amener les acteurs du projet vers
les buts à atteindre
 comment le projet sera réalisé?
 Prévoir suffisamment de temps
 Un processus créatif: brainstorming, flow , …
 sortir du cadre ordinaire = Outdoor Creative Thinking
 Générer des solutions et des variantes possibles
 Matrice SWOT
Analyse SWOT
 L’analyse SWOT ou matrice SWOT, de l'anglais Strengths ( forces),
Weaknesses (faiblesses), Opportunities (opportunités), Threats
(menaces), est un outil de stratégie d'entreprise permettant de
déterminer les options stratégiques envisageables au niveau d'un
domaine d'activité stratégique (DAS ou SBU).
 Les expressions équivalentes en française sont
« Menaces Opportunités Forces Faiblesses » ou
« Atouts, Faiblesses, Opportunités, Menaces » ;
 on utilise d'ailleurs parfois le terme analyse MOFF ou
analyse AFOM
Démarche Analyse SWOT
 Conduire une analyse SWOT consiste à effectuer deux
diagnostics :
 un diagnostic externe, qui identifie les opportunités et
les menaces présentes dans l'environnement.
 un diagnostic interne, qui identifie les forces et les
faiblesses du domaine d'activité stratégique
Matrice SWOT
3. Développement du concept
 Quelques règles pour un brainstorming
 Quitter le cadre habituel
 Une salle sans table
 2 ou 3 flip charts
 Toujours 1 ou 2 personnes de l’extérieur
 Redéfinir exactement le problème au départ
 La critique est interdite (pas de phrase qui commence
par « mais … »)
 Prendre l’air avant le brainstorming (promenade)
 Faire un break après 40 minutes
4. Choix des variantes
Décision autoritaire ou analyse multicritère ?
Analyse multicritère :
 Définir les critères qui seront utilisés pour la décision
 Pondérer ces critères
 Evaluer chaque critère de chaque variante et lui attribuer
une note
 Multiplier chaque note par le poids des critères / note
pondérée
 Additionner les notes pondérées par variante
5. La demande de projet





Elle est écrite par le chef de projet
Elle est adressée au mandant
Souvent, elle est la conclusion d’un avant-projet
Parfois on saute cette étape
Souvent préalable à la constitution de l’équipe de
projet
 La signature de la demande libère les premiers
moyens financiers
5. La demande de projet










Le problème / besoin qui est à l’origine du projet
Les buts / objectifs principaux du projet
Ce que le projet ne fera pas (définition négative des buts)
Les jalons principaux
Les choix techniques retenus
Estimation grossière des ressources nécessaires
Estimation du délai final
Estimation grossière des coûts
Estimation des gains attendus du projet
Analyse grossière des risques

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