coordonnateur/coordonnatrice, événements et billetterie

1 COORDONNATEUR/COORDONNATRICE, ÉVÉNEMENTS ET BILLETTERIE LEADERSHIP ET INFRASTRUCTURE DESCRIPTION DU POSTE Titre : Type de poste : Lieu : Coordonnateur/Coordonnatrice, Événements et billetterie Temps complet Richmond Hill, Ontario Rugby Canada (RC) est l’organisme national de sport engagé au développement national et au succès international du rugby canadien. OBJECTIF DU COORDONNATEUR OU DE LA COORDONNATRICE, ÉVÉNEMENTS ET BILLETTERIE Le coordonnateur ou la coordonnatrice des événements et de la billetterie est responsable d’accroître l’efficacité et la qualité du programme de billets de Rugby Canada et des événements présentés par Rugby Canada (compétitions, matchs internationaux, activités de financement, conférences et événements spéciaux). Le coordonnateur ou la coordonnatrice doit accroître les revenus découlant de la vente de billets pour les événements présentés par Rugby Canada et atteindre toutes les cibles établies par le département des événements. RÔLE DU COORDONNATEUR OU DE LA COORDONNATRICE, ÉVÉNEMENTS ET BILLETTERIE Le coordonnateur ou la coordonnatrice des événements et de la billetterie doit coordonner le soutien administratif, l’orientation et la direction des questions de billetterie et d’exploitation des événements présentés par Rugby Canada. Le ou la titulaire de ce poste appuie les objectifs du département des événements par la gestion du programme de billetterie et en offrant de l’aide ou les besoins se présentent. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES ET PRIORITÉS Le coordonnateur ou la coordonnatrice, événements et billetterie sera responsable d’appuyer l’entraîneur-­‐chef dans l’exécution des rôles et/ou la livraison des résultats suivants : • Billetterie d’événement • Billetterie à l’étranger • Coordination d’événements Activités principales 1. Billetterie d’événement • Élaborer et exécuter un plan de vente et de distribution de billets pour tous les événements présentés par Rugby Canada; 2 Contribuer à l’élaboration d’une stratégie de prix de billets pour tous les événements présentés par Rugby Canada; • Contacter les membres de la communauté, notamment, mais sans se limiter aux membres/clubs de Rugby Canada, les écoles, les anciens clients, les membres de la communauté d’affaires, etc. pour solliciter la vente de billets; • Mettre à jour et maintenir la base de données de contacts pour les membres/clubs de Rugby Canada, écoles, anciens clients, membres de la communauté d’affaires, etc.; • Maintenir les rapports et les inventaires de la vente de billets et fournir des données analytiques pour chaque événement ainsi que des rapports de billetterie au personnel de gestion de l’événement; • Fournir un soutien au chapitre des services aux commanditaires et aux VIP relativement à la billetterie ainsi qu’aux anciens membres, aux membres du conseil d’administration et aux membres du personnel; • Garantir la livraison d’un service à la clientèle de qualité en tout temps; • Élaborer et exécuter le plan d’accréditation du jour de match, notamment un plan de distribution. 2. Billetterie à l’étranger • Coordonner le programme de billetterie à l’étranger de Rugby Canada et les demandes pour les matchs notamment, mais sans s’y limiter aux événements suivants à l’étranger : o Six Nations o Série mondiale de R7 de l’iRB o Coupes du Monde de rugby o Matchs internationaux de l’automne • Travailler avec les gérants des équipes masculines et féminines afin de déterminer la disponibilité de billets par match/tournoi o En vertu de la politique de billetterie de l’équipe, garantir le nombre de billets demandés par l’allocation à l’équipe ou en achetant des billets additionnels, le cas échéant; • Assurer la liaison avec d’autres fédérations nationales afin d’obtenir des billets au besoin; • Garantir la livraison de service à la clientèle de qualité en tout temps. 3. Coordination d’événement • Aider le directeur ou la directrice des événements (ainsi que son personnel) dans tous les domaines nécessaires, mais avec un accent particulier sur : o Les opérations o L’administration o La logistique o La gestion des bénévoles o La demande de subventions •
NIVEAU D’AUTORITÉ 3 A. Structure Superviseur(e) : Directeur(trice), Événements Nombre d’employés directs (si cela s’applique) : Stagiaires Travaille de concert à l’interne avec : Personnel du département des événements; Département commercial Travaille de concert à l’extérieur avec : Collectivités hôtes, fournisseurs de l’événement, associations provinciales et clubs de rugby, fournisseurs et écoles. B. Pouvoir de décision Le coordonnateur ou la coordonnatrice, Événements et billetterie possède suffisamment d’autorité pour prendre des mesures qui sont nécessaires dans les domaines touchant le programme de billetterie et la coordination d’événements de Rugby Canada dans le respect des limites budgétaires, des orientations et des politiques en vigueur. Au-­‐delà de ces limites, les décisions doivent être approuvées par le directeur ou la directrice des événements. QUALIFICATIONS/APTITUDES RECHERCHÉES • Diplôme de premier cycle, préférablement en administration du sport, en gestion d’événements et/ou en commerce ou dans un champ connexe avec une expérience pertinente de travail dans le sport et les loisirs. • Expérience de travail dans un environnement de gestion d’événement avec billets. • Aptitudes de haut niveau démontrées en administration avec une attention impeccable aux détails. • Capacité à traiter de multiples priorités dans un environnement de bureau occupé marqué par des périodes de volume élevé. • Niveau élevé de ressources et capacité à travailler seul et en équipe. • Un historique d’excellentes relations avec la clientèle et des aptitudes de coopération en milieu de travail. • Habileté démontrée à élaborer et à maintenir des relations de coopération efficaces. • Expertise dans les logiciels Microsoft Office (particulièrement PowerPoint, Word, Excel et Outlook) et d’autres applications informatiques.
• Solides aptitudes de prospection et d’établissement de relations avec la clientèle. RENSEIGNEMENTS IMPORTANTS 4 •
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Le ou la titulaire doit pouvoir démontrer une capacité d’être flexible dans son engagement de temps puisqu’il ou elle devra travailler durant des heures prolongées, notamment les week-­‐ends et les soirs. Les déplacements pourraient être nécessaires. Détenir un permis de conduire valide de Classe G de l’Ontario ou l’équivalent est essentiel.