notre note sur la mise en place du tableau de - Cerep

IV - QUALITE et GESTION DES RISQUES
Tableau de bord de pilotage
de la performance dans le
secteur médico-social
ANAP-ARS
1
Siège social Cerep-Phymentin, 09/10/2015
Lancement des tableaux de bord du pilotage de la performance
Après deux expérimentations, le Ministère de la Santé, des affaires sociales et des droits des femmes
confirme la généralisation des tableaux de bord de pilotage de la performance.
En 2015, l’Agence Régionale de Santé d’Ile-de-France s’engage dans le déploiement des tableaux de
bord de la performance auprès des établissements et services médico-sociaux en faveur des personnes
handicapées.
Quatre acteurs :
Agence Régionale de Santé (ARS) : pilote le déploiement du tableau et supervise chaque
campagne auprès des établissements et services médico-sociaux.
Agence Nationale d’Appui à la Performance (ANAP) : a conçu et développé le tableau de bord.
Agence Technique de l’Information sur l’Hospitalisation (ATIH) : assure le développement et la
maintenance de la plateforme (PLAGE) avec l’administration et l’hébergement des tableaux de
bord.
Etablissements et services médico-sociaux (ESMS) : renseignent le tableau de bord, et engage
une dynamique de pilotage et de performance.
Enjeux :
Le tableau de bord de la performance regroupe un ensemble d’indicateurs de moyens, de ressources
et d’activité des établissements recueillis sur une plateforme web sécurisée. A terme, ils ont vocation à
remplacer les Indicateurs Médico Socio-Economiques (IMSE), aujourd’hui prévus par le Code de
l’Action Sociale et des Familles.
Outil de pilotage interne pour les établissements. L’ARS attend une logique de projet dans une
démarche participative.
Base de dialogue et de négociation être l’ARS et les organismes gestionnaires.
Support de comparaison entre les établissements de même catégorie, avec une meilleure
connaissance de l’offre territoriale pour les ARS et les conseils généraux.
De nouveaux outils :
Tableau de bord ?
Un outil d’aide au pilotage dont le but est de fournir une vision claire de la
situation de l’établissement.
Sous forme de tableau ou de graphique, le tableau de bord présente un
ensemble d’indicateurs renseignés périodiquement et destinés au suivi et au
pilotage.
Un indicateur ?
Il s’agit d’une information chiffrée, facile à utiliser, produite à intervalle régulier
qui permet à une structure de suivre/piloter sa performance en répondant à un
objectif auquel peut être associé une valeur cible.
Indicateurs de dialogue : le 1er niveau d’information, ils sont support de
dialogue avec l’ARS.
Indicateurs d’analyse : le 2ème niveau d’information, ils sont support du pilotage
et permettent d’approfondir la compréhension des indicateurs de dialogue.
La performance ?
La performance est la mesure des résultats obtenus par une entité. L’analyse de
la performance se décline en deux notions : l’Efficacité et l’Efficience.
2
Siège social Cerep-Phymentin, 09/10/2015
Catégories d’établissements entrant dans le dispositif cette année :
CAMSP, CMPP, CRP, ESAT, IEM, FAM, IME, ITEP, MAS, SAMSAH, SESSAD…
Des indicateurs communs aux d’établissements et services des personnes handicapées.
Et des indicateurs spécifiques pour certaines catégories.
Calendrier 2015 (particulier pour l’année de lancement de la campagne) :
octobre
• Diffusion des documents d'information
• Paramétrage de la plateforme par le siège
• Réunion de préparation au niveau du siège
• Réunion de travail siège/IME et une réunion de travail siège/CMPP
novembre • Saisie des données sur la plateforme par le siège
• Validation des données saisies par l'IME et le CMPP lors d'une réunion
commune
décembre • Restitution aux équipes
Jan 2016
• Consultation des résultats et comparaison avec les autres structures de
même catégorie
Calendrier 2016 et années suivantes :
Mars-avril
Mai
• Préparation du recueil des données
• Réunion de travail siège/IME/CMPP
• Saisie des données sur la plateforme par le siège
Juin
• Validation des données saisies par l'IME et le CMPP
• Restitution aux équipes
sept-oct
• Consultation des résultats et comparaison avec les
autres structures de même catégorie
3
Siège social Cerep-Phymentin, 09/10/2015
Les questions auxquelles le tableau de bord vise à répondre :
Données de
caractérisation
1.
2.
Prestations, soins et
accompagnement
3.
4.
5.
Ressources
humaines et
matérielles
Finances et budgets
Objectifs
Info sur : Identification de la structure
Info sur : Contractualisation
Info sur : Soins et accompagnement
Info sur : Ressources humaines
Infos sur : Ressources matérielles
Infos sur : Partenariats, convention et coopérations
Les profils des personnes accompagnées correspondent-ils aux
missions de l’établissement ?
Quelle est la charge en soins et en accompagnement pour
l’établissement ?
Quel est le positionnement de l’établissement dans le parcours de la
personne ?
Quel est le niveau d’activité de l’établissement ?
Quelle est la dynamique de rotation des places au sein de
l’établissement ?
6. Quelle est l’importance de la contribution des partenaires externes à
l’activité de l’établissement sur le cœur de métier ?
7. L’organisation est-elle structurée et stable ?
8.
9.
10.
11.
Quel est le niveau d’exécution budgétaire ?
Quels sont les grands équilibres financiers ?
Quelle est la répartition des recettes et des dépenses par groupe ?
Quelle est la répartition des recettes et des dépenses par section
tarifaire ?
12. Quel est l’état d’avancement de la démarche d’évaluation interne et
d’évaluation externe au sein de l’établissement ?
13. Quel est l’état des lieux de la fonction « système d’information » au
sein de l’établissement ?
Quelques notes sur la fiabilisation des données :
Le tableau de bord 2015 sera à remplir à partir des données 2014 de chaque établissement.
Une donnée incohérente : quand la valeur saisie ne peut correspondre à la réalité.
Une donnée atypique : quand elle s’éloigne significativement de la valeur communément
attendue, mais sans être nécessaire fausse (diffusion prochainement du tableau de données
atypique par l’ARS et ANAP).
La validation du tableau de bord est possible à partir de 70% de taux de remplissage. En
considérant ce taux, l’absence de résultats est préférable à un résultat faux.
Restitution des résultats :
Affichage à deux niveaux : Indicateurs de dialogue + Indicateurs d’analyse
Représentation des résultats : Données chiffrées + Représentations graphiques
Le parangonnage : permet à l’établissement de se positionner par rapport aux autres
structures de même type. La valeur d’un indicateur est mise en perspective des résultats
constatés auprès des autres structures sous la forme d’une représentation graphique.
4
Siège social Cerep-Phymentin, 09/10/2015
Liste des indicateurs de dialogue et des indicateurs d’analyse :
Prestations de soins et d’accompagnement
Taux de personnes en dérogation ou hors
autorisation
Répartition des personnes accompagnées
selon leur provenance
Répartition des personnes accompagnées
sorties définitivement sur l’année par motif
ou destination
Taux d’hospitalisation complète (sauf
CMPP)
Taux de réalisation de l’activité
Taux de places financées (sauf CMPP)
Taux de rotation des places financées (sauf
CMPP)
Profil des personnes handicapées, répartition en
fonction des types de déficiences observées
Répartition par âge des personnes
accompagnées
Durée moyenne d’accompagnement des
personnes sorties définitivement au cours de
l’année
Part des personnes bénéficiant d’une mesure de
protection
Nombre moyen de journée d’absence des
personnes accompagnées sur la période (sauf
CMPP)
Part des actes/séances programmés non réalisés
(propre au CMPP)
File active des personnes accompagnées sur la
période
Ressources humaines et matérielles
Taux d’ETP vacants au 31/12
Taux de prestations externes
Taux de personnels occupant une fonction
de gestion d’équipe ou de management
Taux d’absentéisme
Taux de rotation des personnels sur
effectifs réels
Répartition des effectifs par fonction
Pyramide des âges du personnel
Taux d’absentéisme par motif
Poids du recours à l’intérim
Finances et budgets
Taux d’atteinte des prévisions de recettes
Taux d’atteinte des prévisions de dépenses
Taux de capacité d’autofinancement
Taux de vétusté des constructions
Taux d’endettement
Besoin en fonds de roulement en jours de
charges courantes
Répartition des recettes par groupes
Répartition des dépenses réalisées par groupe
Objectifs
Etat d’avancement de la démarche
d’évaluation interne et d’évaluation
externe
Etat des lieux de la fonction « système
d’information » dans l’établissement
5
Siège social Cerep-Phymentin, 09/10/2015