Principe : Télécharger la demande d`achat.

GUIDE DES PROCEDURES : ACHAT A L’USAGE DU SECRETARIAT
Principe :
Toute demande d’achat doit faire l’objet d’un bon de commande.
Ce bon de commande sera saisi par l’opérateur SIFAC au vu d’une demande d’achat que lui aura
transmise le demandeur
Télécharger la demande d’achat.
Le préalable est que le besoin doit être clairement défini pour pouvoir compléter la
demande d’achat (nature, quantité, coût unitaire, coût total, TVA applicable…).
Cette demande d’achat se fait par le biais d’un formulaire téléchargeable sur l’intranet de l’UBO
(fichier DEPENSE-EXCEL2.xls).
Pour ce faire, allez à la page d’accueil de l’intranet et cliquez sur l’icône SIFAC
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Vous arrivez sur un écran ou vous trouvez en page centrale toutes les informations et documents
nécessaires pour les commandes (et pour les missions) :
- Obtenir le formulaire de demande d’achat,
- Guide des procédures ACHATS à l'usage des demandeurs, secrétariats et responsables pour
vous aider à renseigner le formulaire,
- Processus complet de transfert du formulaire DEPENSES afin de vous donner une vision
d’ensemble du cheminement de votre demande.
Cliquez sur Formulaire de demande d’achat.
Il vous est proposé de télécharger le document.
DEPENSE-EXCEL2.xls
Enregistrez-le dans un répertoire de votre choix puis
ouvrez-le pour le compléter.
Afin de faciliter le partage et le transfert des informations entre différents
utilisateurs, nous vous demandons de bien vouloir enregistrer le fichier au format :
Excel version 2003 (extension « xls » compatible avec Excel ou OpenOffice).
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Ce fichier composé de deux onglets comprend :
- DEMANDE D'ACHAT (Demande DA1)
- DEMANDE D'ACHAT – DETAIL (Détail DA2)
Compléter la demande d’achat
Le formulaire DA1 est complété par le demandeur pour l’expression de ces besoins (articles,
fournisseurs,…).
Dans la mesure du possible, il est recommandé de joindre un devis.
Les règles sont différentes selon qu’il s’agit :
- d’une demande d’achat simple,
- d’une demande d’achat sur marché,
- d’une demande d’achat sur convention.
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Pour une commande de plus de trois articles, vous devez saisir l’ensemble des
articles dans le formulaire DA2 et reporter le total HT sur l’onglet DA1. Vous devez
ensuite calculer la TVA et le montant TTC
La qualité des informations renseignées conditionne la saisie sous SIFAC. Il est
donc indispensable que tous les champs soient complétés (vous pouvez utilement
vous rapprocher de votre secrétariat).
La saisie des imputations budgétaires ci-dessous sera complétée par le secrétariat du Centre
Financier (CF) concerné
Si le fournisseur n’existe pas, il est nécessaire de compléter une demande de création de
fournisseur. Le formulaire est différent selon qu’il s’agit d’un fournisseur installé sur le territoire
français ou d’un fournisseur étranger. Ces formulaires sont téléchargeables sur
INTRANET/SIFAC/DOCUMENT POUR UNE COMMANDE
Transmettez le formulaire par mail en même temps que votre demande d’achat
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Pour ce qui relève des marchés, vous pouvez utilement vous référer à la page
consacrée aux marchés.
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Pas de changement dans les règles et les numéros de conventions pour les
secrétariats.
La conversion entre anciens et nouveaux codes se fera dans les pôles SIFAC
Transmission de la demande
La demande d’achat est transmise par courrier électronique au responsable de crédits.
1 demande d’achat = 1 courrier électronique
Le sujet du mail sera codifié de la façon suivante :
Service ou département ou Laboratoire - Commande - Fournisseurs
Exemple : SG – Commande - FIDUCIAL
Transfert du courrier électronique à l’opérateur SIFAC
Le secrétariat reçoit, en retour, la demande d’achat avec la mention « Bon pour accord » validée
du responsable de crédit. Le secrétariat transfère le courrier électronique sur les boites
fonctionnelles SIFAC.
Il est important de ne pas créer de nouveaux mails mais de transférer les courriers
avec le « bon pour accord » pour que l’opérateur SIFAC puisse contrôler la validité
des demandes.
Dès réception du dossier validé, transférez le mail sur les boites fonctionnelles de votre pôle
SIFAC (commande.NomPô[email protected]) .
Exemple : Présidence
Ö
[email protected]
Ne supprimez jamais un dossier, pensez à l’archiver.
Formalités à accomplir après saisie du bon commande dans SIFAC
La demande d’achat est saisie dans SIFAC et devient le bon commande officiel qui, une fois signé
par l’ordonnateur, sera envoyé par vos soins au fournisseur.
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Formalités à accomplir après livraison de la marchandise
A la réception du matériel, le secrétariat vérifie la conformité partielle ou complète de la commande
et demande au responsable de crédits d’indiquer la mention « service fait » sur le bon de livraison.
Dans le cas d’une commande (suite à un Ordre de Mission) Carlson Wagon Lit
Travel, le Service Financier recevant les factures, est responsable du « service
fait » et de la liquidation.
En l’absence de tout bon de livraison, bon de travail, bon de remise ou autre
document émanant du fournisseur, il est impératif de remplir le formulaire
« Constat de service fait » se trouvant sur INTRANET/SIFAC/DOCUMENT POUR
UNE COMMANDE
Une fois la mention apposée, le bon de livraison et la copie du bon de commande sont envoyés au
pôle SIFAC pour la saisie dans SIFAC des informations liées à la réception de « service fait ».
Récapitulatif des documents supports :
-
Constat de service fait
ACHAT : expression du besoin / établissement du bon de commande
ACHAT : modification du bon de commande
ACHAT : réception / service fait / liquidation / paiement
Demande de création de fournisseur (France)
Demande de création de fournisseur (Etranger)
Processus de demande de création de fournisseurs
Nomenclatures achats - Fournitures et Services - Données globales
Nomenclatures achats - Fournitures et Services - Index des articles et services
Table de correspondance NABUCO / SIFAC
Liste des boites fonctionnelles par pôle SIFAC
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GUIDE DES PROCEDURES : ACHAT A L’USAGE DU RESPONSABLE DE CREDIT
Rappel :
Le demandeur a complété une demande d’achat. Il l’a transmise par courrier électronique à son
secrétariat (de laboratoire ou de département).
Validation et rôle du responsable de crédits
Le responsable de crédit décide de valider ou non la demande.
1er cas : Il n’est pas d’accord. Il ne valide pas la commande. Le processus d’achat est stoppé. Il en
informe le secrétariat.
2ème cas : Il est d’accord. Il valide la commande en transférant le courrier électronique au
secrétariat avec mention « Bon pour accord » dans le corps du message.
Le secrétariat transfèrera le courrier électronique sur les boites fonctionnelles SIFAC pour
commande
Il ne s’agit pas d’un nouveau courrier électronique mais d’un transfert car il est
important que l’opérateur SIFAC puisse contrôler que le responsable de crédit a
donné son accord.
Formalités à accomplir après livraison de la marchandise
A la réception du matériel, le secrétariat vérifie la conformité partielle ou complète de la commande
et le responsable de crédits indique la mention « service fait » sur le bon de livraison.
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En l’absence de tout bon de livraison, bon de travail, bon de remise ou autre
document émanant du fournisseur, le responsable de crédit doit impérativement
apposer son visa sur le formulaire « Constat de service fait » se trouvant sur
INTRANET/SIFAC/DOCUMENT POUR UNE COMMANDE.
Une fois la mention apposée, le bon de livraison et la copie du bon de commande sont envoyés
par le secrétariat au pôle SIFAC pour la saisie dans SIFAC des informations liées à la réception de
« service fait ».
Récapitulatif des documents supports :
-
Constat de service fait
ACHAT : expression du besoin / établissement du bon de commande
ACHAT : réception / service fait / liquidation / paiement
Table de correspondance NABUCO / SIFAC
Référencement du document
Rédacteurs
Date
S. Charpentier
A.Cieters - D.
Debail
05/01/10
12/01/10
A.Cieters - D.
Debail
14/10/10
Type de modification
Création
Modification copie d’écran,
normalisation de la présentation, cas
particulier « service fait » mission et
rubrique « compléter la demande
d’achat »
Complément d’information sur
convention
V1
V1.1
Validé par SGA
S. Charpentier
05/01/10
13/01/10
V1.2
14/01/10
Version
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