Concours ITRF Session 2016 FICHE DE POSTE

Concours ITRF
Session 2016
FICHE DE POSTE
CORPS: TECH classe supérieure
CATEGORIE: B
BAP. : J – Gestion et pilotage (nouvelle nomenclature)
NATURE DU CONCOURS : interne
EMPLOI TYPE : Technicien en gestion administrative
NOMBRE DE POSTES OFFERTS : 1
ETABLISSEMENT : ComUE Lille Nord de France
VILLE : Villeneuve d’Ascq
LOCALISATION DE POSTE : Présidence – Direction générale des services
INSCRIPTION SUR INTERNET Les inscriptions aux concours ITRF seront ouvertes du 30 mars 2016
à 12 heures au 27 avril 2016 à 12 heures. Date de dépôt des dossiers au plus tard, le 27 avril 2016
(cachet de la poste faisant foi)
http://www.enseignementsup-recherche.gouv.fr/pid20714/ingenieurs-et-personnels-techniques-derecherche-et-de-formation.html
DEFINITION ET PRINCIPALES CARACTERISTIQUES DE L’EMPLOI TYPE : fiche n° J4X21
http://referens.univ-poitiers.fr/version/men
MISSION :
Sous l’autorité du Président et du Directeur Général des Services, le/la technicien(ne) supérieur(e) en
gestion administrative a pour missions d’assurer le secrétariat et l’assistance technique, logistique du
Président et du Directeur Général des Services de la ComUE LNF. Il/elle réalise des actes
administratifs dans le respect des techniques, des règles et procédures. Il/elle est amené(e) à réaliser
certaines tâches pour les responsables de service.
TENDANCES D’EVOLUTION :
Diversification des activités. Spécialisation dans un des domaines de gestion.
ACTIVITES PRINCIPALES :
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Organiser les réunions et les rendez-vous selon les disponibilités et les priorités du Président,
et du Directeur Général des Services et préparer les dossiers qui serviront de support à ces
réunions et rendez-vous
Traiter des informations et des dossiers d’ordre administratifs et en vérifier la conformité :
dossier pour le Conseil d’Administration et le Bureau, Conseil des membres de la ComUE
LNF
Réceptionner et rediriger les appels téléphoniques, prendre les messages
Accueillir et informer les personnels et usagers de la structure
Gérer et ventiler le courrier et la messagerie/ référencer le courrier au départ
Contribuer à la gestion des commandes : commander des prestations (hôtels, billet de train,
colloques…) Elaborer les bons de commande à partir de Sifac web , le service fait et les
ordres de missions
Procéder à l’archivage des pièces administratives et au suivi des conventions
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Saisir et mettre en forme des documents, les transmettre et les classer
Organiser et alimenter les bases de données
Renseigner des tableaux de bord selon les instructions reçues
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ACTIVITES ASSOCIEES :
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Gérer les aspects logistiques : locaux, matériels, fournitures…
Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur
Participer à l’organisation de salons, colloques, manifestations, conférences
Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe
Organiser le classement d’un fond documentaire
COMPETENCES PRINCIPALES :
Savoirs sur l'environnement professionnel
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Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative
Connaissance de l’organisation, le fonctionnement et les circuits de décision de la structure
Notions de base en gestion budgétaire et comptable
Savoir-faire opérationnels
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Informer et rendre compte de son activité
Rechercher l’information, la vérifier et la classer
Maîtriser les logiciels de gestion du domaine (notamment SIFAC), les logiciels de bureautique.
Planifier son activité
Travailler en équipe
Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service
Compétences linguistiques
Compréhension et expression écrite et orale en anglais de niveau 1.
COMPETENCES ASSOCIEES :
Savoir-faire opérationnels
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Utiliser les techniques de classement et d’archivage.
Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes.
Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée.
S’exprimer aisément à l’oral et à l’écrit
Respecter la confidentialité et les informations traitées
ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL :
Présidence DGS
FORMATIONS ET EXPERIENCE PROFESSIONNELLE SOUHAITABLES :
Secrétariat, gestion administrative
Personne(s) à contacter pour tout complément d’information sur le poste
Nom et prénom : Virginie CHUPIN
Fonction : Directrice des ressources humaines
Tel. : 03 20 79.87.33
Mail : [email protected]
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