72109

Intitulé publication
:
Fonctionnaire d'administration hors classe, P5, P5
Intitulé code d'emploi
:
Spécialiste d'administration hors classe
Org.Setting
:
Executive Office of the Secretary-General
Lieu d'affectation
:
NEW YORK
Durée de la publication :
23 Décembre 2016-13 Janvier 2017
Numéro de l'AC
:
16-ADM-EOSG-72109-R-NEW YORK
Staffing Exercise
:
N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Phrases Optionnelles
Le Secrétaire général étant attaché au principe de la mobilité, les candidats qui ont été en
poste dans des bureaux hors Siège, des commissions économiques régionales, des missions ou
des organismes, fonds ou programmes sont incités à postuler.Les fonctionnaires du Secrétariat
qui sont recrutés au Cabinet du Secrétaire général conservent la catégorie d'engagement que
leur confère leur contrat en cours, mais ne peuvent prétendre à être réintégrés au poste occupé
avant leur entrée au Cabinet. Ceux dont l'engagement actuel ne vaut que pour un département,
un bureau ou une mission se verront proposer un engagement qui sera limité au Cabinet du
Secrétaire général. De même, pour les candidats externes, l'engagement ne vaudra que pour le
Cabinet du Secrétaire général. L'attention des fonctionnaires est appelée sur les dispositions
de la circulaire ST/SGB/2016/8 (Affectation des fonctionnaires travaillant au Cabinet du
Secrétaire général), notamment sur celle qui autorise le Secrétaire général à procéder au
transfert latéral des fonctionnaires couverts par cette circulaire et à les affecter à tout poste
vacant dans toute unité administrative ou tout lieu d'affectation.
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Cadre Organisationnel
Ce poste relève du Cabinet du Secrétaire général au Siège de l'ONU à New York et est
rattaché au Groupe de la gestion et de l'administration. Le titulaire est placé sous la
supervision générale du Directeur de la gestion (D-2) et sous la supervision directe du Chef
des services administratifs (D-1) au Cabinet du Secrétaire général.
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Responsabilités
Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, le titulaire s'acquitte des fonctions ci-après
:POLITIQUES ET PLANIFICATION• Administrer les membres du personnel du Cabinet du
Secrétaire général• Aider le Chef des services administratifs (D-1) à établir le budget et à
administrer les ressources financières• Établir et revoir toutes les politiques et procédures
administratives• Suivre l'avancement des réformes au Cabinet du Secrétaire général• Établir
des rapports et des exposés à l'intention des organes intergouvernementaux• Faciliter les effets
de synergie sur les questions relatives à la réforme entre le Cabinet du Secrétaire général et les
autres composantes du SecrétariatGESTION DES RESSOURCES HUMAINES• Diriger les
activités de coordination relatives à toute une gamme de questions afférentes à
l'administration du personnel du Cabinet et administrer à ce titre le module « Gestion
organisationnelle » du progiciel de gestion intégré Umoja• Examiner les rapports sur
l'occupation des postes, gérer les postes et planifier la relève• Formuler des conseils
concernant la gestion prévisionnelle des besoins en personnel• Veiller à ce que les postes
soient pourvus dans les délais conformément aux politiques et aux procédures établies et
suivre la situation en la matière• Veiller au respect des procédures opérationnelles d'Umoja
concernant les recrutements, les transferts, les affectations, les promotions et les cessations de
service ; veiller au respect des procédures relatives à la mobilité et à l'organisation des
carrières ; faire le nécessaire en ce qui concerne les questions d'égalité des sexes et les
relations entre le personnel et l'Administration• Procéder aux recrutements dans le respect des
principes de la parité des sexes et de la représentation géographique• Formuler des conseils
spécialisés relatifs aux conditions d'emploi, aux fonctions et responsabilités, aux droits et aux
prestations, dans le respect du Statut et du Règlement du personnelBUDGET ET FINANCES•
Jouer un rôle de chef de file en ce qui concerne l'obtention des ressources dont le Cabinet a
besoin• S'assurer que les dépenses ne dépassent pas les montants autorisés• Concevoir, établir
et tenir à jour un ensemble solide de politiques, de procédures, de normes et d'outils qui
cadrent avec les politiques et la pratique de l'Organisation de sorte que les procédures
comptables et les procédures de gestion financière et de contrôle soient suivies• Assumer les
fonctions de responsable des finances au sein du Cabinet et formuler des conseils et des
orientations concernant la planification des ressources et des activités• Déceler les écarts par
rapport aux prévisions et proposer des mesures correctives• Certifier les demandes
d'autorisation de voyage et les demandes de remboursement des frais de
voyageADMINISTRATION GÉNÉRALE• Administrer le personnel du Cabinet et établir les
évaluations à mi-parcours et les rapports de performance du personnel• Encadrer, guider,
perfectionner et former les membres du personnel placé sous sa supervision; encourager
l'esprit d'équipe et instaurer un cadre de travail propice à la parité des hommes et des femmes
et à la communication entre les fonctionnaires du Cabinet et avec ceux des autres services•
Concourir à l'examen des procédures et de la communication de l'information dans le Cabinet
et formuler des conseils quant aux changements à apporter• Planifier, hiérarchiser et
coordonner les activités, et superviser le travail des administrateurs et des agents des services
généraux du Groupe• Se tenir au fait de l'évolution des pratiques dans les domaines de la
gestion des ressources, de la gestion budgétaire et de la gestion financière• Concourir à
l'exécution de projets ponctuels sur demande
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Compétences
PROFESSIONNALISME : Aptitude avérée à formuler des avis techniques de qualité à
l'intention du chef des services administratifs et des hauts fonctionnaires sur une vaste gamme
de questions relatives aux ressources humaines, à la gestion financière et à l'administration. –
Aptitude à appliquer les règles, règlements, politiques et directives de l'Organisation et à
établir des rapports justifiant les principales décisions administratives qui sont prises. – Savoir
discerner les problèmes, les analyser et formuler des avis, et formuler des conclusions et des
recommandations sur des questions relatives aux ressources humaines et des questions
administratives complexes de façon à conseiller les hauts fonctionnaires et à défendre les
décisions administratives. – Savoir utiliser un progiciel de gestion intégré pour la gestion
organisationnelle, les voyages et la gestion des aptitudes. – Tirer fierté de son travail et de ses
réalisations. – Faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet. – Avoir un
réel sens des relations humaines et une solide aptitude à la planification stratégique et savoir
faire preuve de hauteur de vues. – Apporter à l'exécution de ses tâches la conscience et le
souci d'efficacité voulus pour être en mesure d'honorer les engagements contractés, de tenir
les délais impartis et d'obtenir les résultats escomptés. – Agir pour des motifs professionnels
plutôt que personnels. – Persévérer face aux obstacles et aux difficultés. – Garder son calme
dans les situations de crise. – Déléguer les pouvoirs, l'autorité et la compétence requis à ses
subordonnés. - Veiller à ce que les rôles, les responsabilités et la chaîne hiérarchique soient
clairs pour tous. - Estimer avec précision le temps et les ressources nécessaires pour accomplir
une tâche et tirer le meilleur parti des compétences. - Suivre l'avancement du travail au regard
des échéances. - S'entretenir régulièrement avec ses subordonnés des résultats qu'ils
obtiennent, leur faire savoir comment leur apport est perçu et leur donner les conseils
nécessaires. - Encourager le risque et soutenir la créativité et l'initiative. - Appuyer activement
les aspirations professionnelles de ses collaborateurs. - Faire preuve de justice dans la
notation. – S'attache à traiter les hommes et les femmes sur un pied d'égalité et à assurer leur
participation égale à toutes les activités; fait preuve d'une bonne connaissance des stratégies
visant à équilibrer les effectifs masculins et féminins et manifeste la volonté d'atteindre cet
objectif.APTITUDE À PLANIFIER ET À ORGANISER : - Définir clairement des buts
compatibles avec les stratégies convenues. - Hiérarchiser les activités et tâches prioritaires. Modifier les priorités en fonction des besoins. - Prévoir suffisamment de temps et de
ressources pour mener sa tâche à bien. - Tenir compte des risques et des imprévus dans la
planification. - Suivre l'exécution des plans et les modifier s'il y a lieu. - Tirer le meilleur parti
du temps dont on dispose.SENS DES RESPONSABILITÉS : - Assumer toutes ses
responsabilités et honorer ses engagements. - Livrer les produits dont on a la responsabilité
dans les délais et au coût prévus, en se tenant aux normes de qualité. - Se conformer aux
règles et procédures de l'Organisation. - Soutenir ses subordonnés, les encadrer et assumer la
responsabilité des tâches qui leur sont déléguées. - Prendre personnellement la responsabilité
de ses propres erreurs et, le cas échéant, de celles de son service.SOUCI DU CLIENT : Considérer tous ceux auxquels est assurée la prestation de services comme des « clients » et
chercher à voir les choses de leur point de vue. - Établir et maintenir des partenariats
productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect. - Discerner les besoins
des clients et trouver les moyens d'y répondre. - Suivre l'évolution de la situation des clients,
sur les plans tant intérieur qu'extérieur, afin de pouvoir devancer les problèmes. - Tenir les
clients informés de l'avancement des projets. - Tenir les délais pour la livraison des produits
ou la prestation des services.SÛRETÉ DE JUGEMENT/APTITUDE À DÉCIDER : Discerner les éléments clefs dans les situations complexes et aller rapidement au cœur du
problème. - Recueillir toute l'information nécessaire avant de prendre une décision. S'interroger sur l'incidence à la fois bénéfique et préjudiciable que les décisions peuvent avoir
avant de se déterminer. - Ne prendre de décisions qu'après en avoir mesuré les conséquences
pour autrui et pour l'Organisation. - Ne proposer de lignes d'action ou formuler de
recommandations qu'en toute connaissance de cause. - Vérifier les hypothèses en les
confrontant aux faits. - S'assurer que les dispositions qu'il est envisagé de prendre répondent
aux besoins explicitement ou implicitement exprimés.- Savoir prendre des décisions
douloureuses quand les circonstances l'exigent.
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Formation
Diplôme universitaire du niveau du master dans les domaines des affaires ou de
l'administration publique, des finances, de la comptabilité, de l'économie internationale, du
droit ou de l'administration des ressources humaines ou dans un domaine connexe est exigée.
À défaut, un diplôme universitaire du premier cycle dans les domaines susmentionnés assorti
de deux années supplémentaires d'expérience pertinente.
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Expérience Professionnelle
Au moins 10 ans d'expérience, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le
domaine des services administratifs, du budget, des finances, de la gestion des ressources
humaines ou dans un domaine connexe, dont au moins 5 en milieu international sont exigées.
Expérience de l'encadrement d'équipes multiculturelles de grande taille est exigée. Expérience
des politiques et procédures de gestion du personnel et des politiques et procédures
administratives de l'ONU est exigée. Expérience pratique de l'utilisation des modules de
gestion organisationnelle et de gestion des voyages d'un progiciel de gestion intégré est
exigée; la connaissance de SAP est souhaitable. Expérience directe de l'application des
politiques et procédures administratives de l'ONU dans plus d'un domaine administratif très
souhaitable. Expérience de l'utilisation d'outils de gestion informatisée du personnel, tels
qu'Inspira et HR Insight, est souhaitable.
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Connaissances Linguistiques
L'anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l'ONU. Pour le poste
faisant l'objet du présent avis, la maîtrise de l'anglais et la connaissance du français sont
indispensables. La connaissance d'une troisième langue officielle de l'Organisation des
Nations Unies est souhaitable.
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Méthode Dévaluation
L'évaluation des candidats qualifiés pourrait inclure un exercice d'évaluation, pouvant être
suivi d'un entretien d'appréciation des compétences.
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Charte Des Nations Unies
En vertu du paragraphe 3 de l'Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération
dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d'assurer à l'Organisation les
services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et
d'intégrité, notamment mais non exclusivement s'agissant du respect du droit international des
droits de l'homme et du droit international humanitaire. Les candidats pourront faire l'objet
d'une présélection sur la base de ces critères, notamment mais non exclusivement dans le but
de vérifier s'ils ont commis ou sont soupçonnés d'avoir commis des infractions pénales ou des
violations du droit international des droits de l'homme ou du droit international humanitaire.
Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base
géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation
à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans
ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est
un espace non-fumeurs.Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les
instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des
informations plus détaillées, ils peuvent consulter le Guide rapide « Procédure de dépôt de
candidature » et le manuel d'instructions pour le candidat (en anglais seulement), en cliquant
sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur
compte Inspira.Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur
la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de
vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des
Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée
générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives.
Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises relatives à leur
qualification, notamment mais non exclusivement, à leur formation, leur expérience
professionnelle et leurs compétences linguistiques, conformément aux instructions fournies
sur la plateforme Inspira. Les candidats seront exclus de la procédure d'examen s'il n'est pas
démontré dans leur candidature qu'ils répondent à tous les critères d'évaluation de l'avis de
vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation. Ils
sont tenus de fournir des informations complètes et précises. Une fois la candidature envoyée,
aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être
fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une
attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu'ils ont fournis dans
leur candidature.Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à
minuit (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.
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Aucun Frais De Dossier
L'ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU
TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE
NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.
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