=== APPEL A CANDIDATURE ===

CONSULAT GENERAL DE FRANCE A CHICAGO
=== APPEL A CANDIDATURE ===
Le consulat général de France à Chicago propose un CDD d’un an, renouvelable, de
Secrétaire de Chef de poste
à pourvoir le 1er septembre 2016
Les candidats potentiels voudront bien trouver ci-dessous la description du poste. Ils devront pouvoir légalement séjourner et
travailler aux Etats-Unis (nationalité américaine, carte verte ou permis de travail en attente de carte verte).
Les candidatures ou les questions sont à adresser à la Section Consulaire avant le 17 juin 2016 à 18h, à l’adresse :
[email protected]
Présentation du poste :
Poste d’Assistant(e) du Consul général de France à Chicago
Principales attributions:
1- Secrétariat bilingue de direction
Gestion du courrier électronique et papier, filtrage téléphonique, prise de rendez-vous, réponses aux invitations, mise en page
des discours.
2 - Agenda et événementiel
- Gestion du calendrier et des contacts du Consul général, calendrier de suivi de l'occupation de la salle de conférence ;
- Préparation des déplacements du Consul général dans la circonscription (visite avec souvent plusieurs volets économique,
politique, décoration d'anciens combattants et culturel) incluant réservations d'hôtel, recherches de billets d'avion, location de
véhicules, recherche documentaires, éléments biographiques des personnalités rencontrées ;
- Préparation de dossiers pour les personnalités en visite à Chicago, participation à l’organisation logistique de ces
déplacements ;
- Préparation des réunions de service hebdomadaire ;
- Participation à l’organisation des différents événements organisés par le Consulat général (innovation week, 14 juillet, à la
Carte Chicago…).
3 - Gestion administrative et comptabilité
- Suivi des frais de représentation (établissement des demandes de remboursement) et de consommation de la « cave » ;
- Participation à l’organisation des réceptions, mise en page des menus, confection de chevalets ;
- Binôme comptabilité ;
- Binôme « archives » et « valise diplomatique ».
- Gestionnaire « ressources humaines » pour les congés et missions.
4 -Protocole
En lien avec le Département d’Etat (Office of Foreign mission), suivi administratif des agents et des véhicules du consulat.
Compétences requises
-- Notions de mise en page administrative, maitrise des outils bureautiques (Word/Excel)
Formations et/ou
-- Maîtrise de l’anglais et du français parlé et écrit
expériences
-- Rigueur, sens de l’organisation et des priorités, bonne mémoire
-- Implication dans le suivi des activités du Consul général et des services du Consulat
général,
-- Connaissance du Ministère des affaires étrangères et de son réseau
-- Faculté d’adaptation à de nouveaux logiciels et à un environnement professionnel de
service public
-- Connaissance de la spécificité des emplois d’un Consulat général (convention de Vienne
du 24 avril 1963)
-- Connaissance de l’administration et des visas américains
Français lu, écrit, parlé : très bon niveau.
Langues requises
Anglais lu, écrit, parlé : très bon niveau.
Maitrise de l’outil Outlook calendrier et gestion des contacts, partage des cartes de visite;
Informatique
Aptitude à acquérir la maitrise de nouveaux logiciels
-- Esprit d’équipe autonomie
-- Disponibilité, rigueur, discrétion.
Autres
-- Esprit d’initiative et de proposition, anticipation.
-- Bonne maîtrise du stress.
Contraintes particulières d’exercice (astreintes, horaires décalés etc.)
Horaires irréguliers avec une amplitude variable en fonction des urgences et des événements.
Niveau 4 : $ 3 660 (base plein temps) / 40 heures par semaine
Salaire brut
Lien annonce : http://www.consulfrance-chicago.org/Assistant-Assistante-du-consul-general-a-Chicago