Fiche de poste Identification du poste BAP : J Catégorie: C Intitulé

Fiche de poste
Identification du poste
BAP : J
Catégorie: C
Intitulé du poste : Assistant administratif et pédagogique
Quotité d’affectation : 100/100
Contexte de travail
Site d’affectation : Université Paris 13
Composante / Service : IUT de Saint-Denis – Département Hygiène Sécurité et Environnement (HSE)
Composition du service (effectifs) : 4 personnels BIATSS – 23 enseignants permanents
Mission d’encadrement : non
Nombre de personnes encadrées : néant
Rattachement hiérarchique : Chef du département HSE
Rattachement fonctionnel : Coordinateur pédagogique
Missions principales et description du poste
I.
Missions principales
L’assistant se voit confier la gestion administrative et pédagogique des formations du département HSE :
Licence pro et DUT Hygiène sécurité et environnement.
Mission 1 : Assistance administrative
Mission 2 : Secrétariat pédagogique
II.
Détail des missions
Missions
Assistance
administrative
Activités
-
Secrétariat
pédagogique
-
-
Elaboration du calendrier des activités du département,
Suivi administratif des activités du département,
Gestion des intervenants extérieurs : organisation de leur recrutement et de la
gestion de leur service (depuis la phase de préparation de l’agrément à celle de la
préparation de la validation des services faits), veille sur les besoins en
recrutement et les règles de gestion des recrutements,
Gestion financière du département
Frappe des comptes –rendus, courriers divers
Traitement du courrier
Gestion des commandes du département
Classement, photocopie de documents
Accueil du public
Traitement et diffusion de l’information
Coordination de la préparation des emplois du temps
Modification des emplois du temps, changements de salles de cours au quotidien.
Accueil, information et orientation des étudiants
Suivi de la scolarité des étudiants sur APOGEE (Inscriptions pédagogiques des
étudiants : saisie des éléments pédagogiques sur APOGEE, gestion des Travaux
Dirigés…)
Organisation des examens : établissement des calendriers, réception et
reproduction des sujets, convocation de jury, procès-verbaux d’examens, saisie de
notes sur APOGEE, publication des résultats (attestation de réussite, relevé de
notes…)
Aide à l’élaboration du planning de la formation en collaboration avec les
enseignants
Fiche de poste
-
Aide à la préparation des jurys
Aide à la gestion et participation aux différentes réunions pédagogiques.
Rédaction et diffusion des comptes rendus
Gestion des examens
Interface/ Accueil/Information/Gestion administrative des étudiants
Accompagnement des projets pédagogiques : organisation de réunions, aide à la
mise en place des décisions et au suivi de l’application des décisions, etc.
Aide à la gestion des recrutements (APB..)
Connaissances / Compétences
Connaissances
-
Compétences
opérationnelles
-
Connaissance souhaitée du fonctionnement de l’enseignement supérieur et
de la recherche
Connaissance de l’organisation du cursus universitaire français
Connaissance de la structure des enseignements (attestation de réussite,
diplôme, règlement des examens)
Connaissances des procédures administratives
Utilisation des outils multimédia, informatiques et bureautiques de manière
efficiente
Connaissance souhaitée des applications APOGEE, CIELL², APB, CEF PASTEL
Polyvalence et gestion des tâches par ordre de priorité en respectant les
délais
Qualités d’expression écrite et orale
Capacité à rendre compte de son activité
Conscience professionnelle, disponibilité en période d’examens
Organisation, soin et rigueur dans l’exécution des tâches
Aptitudes relationnelles
Liaisons fonctionnelles
Liens avec d’autres postes ou services
Travail en mode collaboratif et partenarial avec différents interlocuteurs au sein de la composante, et de
l’Université :
- Collègues BIATSS et enseignants du département HSE, services transversaux, notamment le
coordinateur pédagogique, et services centraux de l’IUT
- Services centraux de l’université : BFVU, Scolarité centrale, DSI,…
Contact
Nom – Prénom : ALLAIN Sandra
Fonction : Responsable du pôle développement des compétences et des ressources humaines
Téléphone : 01 49 40 36 96
Lettre de motivation + CV : [email protected]
Personnes à contacter à l’IUT :
Nathalie ETIENNE, Responsable administrative et financière : [email protected]
Noureddine JOUINI, chef du département HSE : [email protected]