Réception d`un document en pièce jointe par courrier électronique

Réception d’un document en pièce jointe par courrier électronique
Guide de formation Internet
Utilisation d’un fichier reçu en pièce
jointe dans un message de courrier
électronique avec le
logiciel Netscape Messenger{
Guide de formation Internet préparé par Jimmy Beattie, CSL
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Réception d’un document en pièce jointe par courrier électronique
Étape #1 - Lecture du message principal de l’expéditeur
Dans le logiciel Netscape Messenger{, cliquez le bouton “Retirer Msg” afin de retirer
tous vos messages de votre boîte postale électronique. Sélectionnez ensuite le
message de la personne qui vous a envoyé votre fichier. Dans l’exemple suivant, le
message provient de: “[email protected]”.
Dans son message, on note qu’il a joint un document créé à l’aide de Corel WordPerfect 8.0. C’est
avantageux pour nous puisque ce programme de traitement de texte est déjà installé sur nos
ordinateurs administratifs. Cela signifie qu’on pourrait lire le document sans être obligé de le traiter
afin qu’il puisse être compatible à notre logiciel de traitement de texte. (Voir aussi Importer). On dit
alors que le document sera lu dans son format original.
Dans cet exemple, l’expéditeur renseigne le destinataire de l’envoi du fichier nommé “MonFichier.wpd”
et que ce dernier est en format “Corel WordPerfect{ version 8.0". On aperçoit aussi un bouton gris avec
une trombone qui indique qu’un fichier externe est également joint à ce message. Les renseignements
concernant ce fichier joint sont inscrits à la toute fin du message.
Cliquez sur le nom du document “MonFichier.wpd” pour faire apparaître la boîte de dialogue de la page
suivante car il faut maintenant extraire ce document du message. Il existe plusieurs méthodes pour y
arriver, selon la configuration de votre ordinateur et du format initial du document reçu. Le critère le
plus important est de savoir si le format de ce fichier est reconnu par un logiciel de votre ordinateur.
Dans cet exemple, la réponse est oui puisque votre ordinateur possède le traitement de texte
compatible au document envoyé. Ce n’est pas toujours le cas cependant. Alors, avant d’envoyer un
document par Internet, assurez-vous que votre destinataire pourra lire ou traiter votre document à
l’aide d’un logiciel compatible.
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Étape #2 - Consultation du document attaché.
Le logiciel Netscape{
{ vous propose deux options. La première permet de visualiser immédiatement le
document reçu en pièce jointe et la seconde permet d’extraire le fichier et le sauvegarder sur votre
disque rigide.
La première méthode fonctionnera uniquement si
le type de document est reconnu par votre
ordinateur, c’est à dire qu’il sera possible de
l’ouvrir directement seulement si le format de
fichier est associé à une application, comme
Corel WordPerfect par exemple (.WPD).
Ouvrir le document au lieu de l’enregistrer est
plus simple et plus rapide puisqu’une fois ouvert,
vous serez en mesure de sauvegarder le
document dans votre répertoire C:\Usager\Wp
comme à l’habitude.
L’option
“Ouvrir”
le
document
démarre
automatiquement WordPerfect et vous affiche le
document envoyé directement à l’écran sans
aucune autre intervention. Simple n’est-ce pas ?
L’autre méthode est un peu plus compliquée, voyons donc celle-ci plus en détail. Pour enregistrer le
document sur disque avant de le consulter, vous devez préalablement savoir dans quel dossier vous
allez y déposer le fichier. Naviguez jusqu’à ce que vous puissiez retrouver votre dossier c:\usager\wp.
Consultez le guide “envoyer une pièce jointe” pour plus de détail au sujet de la navigation dans vos
dossiers.
Cette fenêtre vous permet donc de naviguer et choisir
dans quel dossier vous désirez classer votre
document. De plus, c’est avec l’aide de cette fenêtre
que vous pouvez en même temps renommer votre
document sous un nouveau nom si celui suggéré par
votre expéditeur ne vous convient pas.
Il est très important de se rappeler à quel endroit (dossier) et sous quel nom vous avez enregistré votre
document afin de pouvoir l’utiliser par la suite.
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Lorsque cette boîte de dialogue apparaît, elle signifie que vous êtes
sur le point d’écraser un ancien document du même nom. Cette
question anodine doit-être répondue avec sagesse.
Avant de
répondre OUI, vous devez être absolument certain que l’ancien
document portant le même nom n’est plus utile car il sera écrasé par
le nouveau que vous venez de recevoir. Généralement, il est
déconseillé d’écraser un document portant le même nom car il se
peut qu’il soit complètement différent. Vous devriez prendre
l’habitude de lui assigner un autre nom lorsque vous n’êtes pas certain du contenu du fichier qui existait déjà
sur votre disque dur.
Quelques extensions de fichiers connus...
On peut parfois reconnaître le format du fichier simplement par son extension. L’extension est généralement
composée de trois lettres à la fin du nom du fichier. Il est FORTEMENT SUGGÉRÉ de ne pas modifier une
extension si elle existe déjà dans le nom du document, car c’est celle-ci qui permet à Windows de l’associer à
l’une des applications correspondantes. Si vous devez modifier une extension ou nommer un nouveau
document, consultez ce petit guide très sommaire car il y en a certaines que vous ne devez pas utiliser...
Extension
Description ou association
Utiliser pour un document texte
.BAT
Programme de traitement en lot
NON RECOMMANDÉ
.BIN
Fichier binaire (illisible)
NON RECOMMANDÉ
.BMP *
Image Bitmap
NON RECOMMANDÉ
.DAT
Fichier de données (DATA)
NON RECOMMANDÉ
.DLL
Dynamic Link Library (Windows PGM)
NON RECOMMANDÉ
.DOC *
Document MS-WORD
OK pour MS-WORD *
.DON
Fichier de données
NON RECOMMANDÉ
.EXE
Programme exécutable
NON RECOMMANDÉ
.GIF *
Image format Compuserve GIF
NON RECOMMANDÉ
.INI
Initialisation de programme
NON RECOMMANDÉ
.JPG *
Image ou photo format JPEG
NON RECOMMANDÉ
.LOG
Rapport d’exécution ou d’installation
NON RECOMMANDÉ
.SYS
Fichier système
NON RECOMMANDÉ
.TXT *
Fichier texte (format ASCII ou MS-DOS)
Recommandé uniquement
pour les fichiers de texte pur
(sans code de mise en page) *
.WPD *
Word Perfect Document (v7,8,9)
OK pour WordPerfect 7,8,9 *
.WPG *
Word Perfect Graphic
OK pour image de
WP Presentation *
.ZIP
Fichiers archivés et compressés
NON RECOMMANDÉ
* signifie que le document est compatible avec Corel WordPerfect 8.0 et 9.
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