Envoi d`un document en pièce jointe par courrier électronique

Envoi d’un document en pièce jointe par courrier électronique
Guide de formation Internet
Envoi d’un fichier en pièce jointe
dans un message de courrier
électronique avec le
logiciel Netscape Messenger{
Guide de formation Internet préparé par Jimmy Beattie, CSL
Page 1 de 4
Envoi d’un document en pièce jointe par courrier électronique
Étape #1 - Mise en forme du message principal
Dans le logiciel Netscape Messenger{, inscrivez l’adresse électronique de la personne que
vous désirez envoyer votre fichier. Dans l’exemple suivant, cette adresse postale
électronique est: “[email protected]”. On peut aussi dire “courriel”.
Appuyez sur la touche de tabulation (touche du clavier à la gauche de la
lettre Q) pour positionner votre curseur dans le champ “OBJET:” et inscrivez
l’objet de votre message - un texte de votre choix.
Accédez maintenant la zone du message lui-même, toujours à l’aide de la touche de
tabulation. Dans cette zone de texte libre, inscrivez les renseignements concernant votre
envoi. Votre destinataire doit être informé du genre de fichier joint qu’il va recevoir, sans
quoi, il sera difficile pour lui de le traiter convenablement.
Dans cet exemple, l’expéditeur renseigne le destinataire de l’envoi du fichier nommé
“MonFichier.wpd” et que ce dernier est en format “Corel WordPerfect{ version 8.0". Les
renseignements sont inscrits mais le document n’est pas encore joint au message à cette
étape-ci. On remarque que la ligne via-à-vis la trombone est vide, signifiant qu’aucune
pièce jointe a été insérée au message.
Guide de formation Internet préparé par Jimmy Beattie, CSL
Page 2 de 4
Envoi d’un document en pièce jointe par courrier électronique
Étape #2 - Insertion du document à joindre au message d’envoi
Il faut maintenant insérer la fameuse pièce jointe à votre message. Cette pièce jointe peut
être une image, une référence Internet, un programme exécutable, un document, etc.
Dans cet exemple il s’agit d’un document qui a déjà été créé avec Corel WordPerfect 8.0.
Le fichier se trouve donc sur le disque rigide de l’ordinateur. Nous allons le rechercher...
Appuyez sur le bouton “Joindre” situé au haut de la fenêtre puis
sélectionnez “Fichier...” comme dans cet exemple.
Une nouvelle fenêtre s’affiche et servira à sélectionner le document de votre choix.
Cependant, il est fort probable que le dossier présenté par défaut ne soit pas celui
où se situe votre document. Vous devez donc vous servir de cet icône (Niveau de
dossier précédent) pour parcourir votre disque dur à la recherche du dossier qui contient
le document que vous désirez annexé à votre envoi. Souvenez-vous que les ordinateurs
administratifs de la CSL utilisent le dossier C:\USAGER. C’est à cet endroit que vous
trouverez des sous dossiers comme \ccMail et \WP. Le document recherché s’y trouve
sans doute.
Quand vous aurez repéré le document voulu, cliquez dessus une fois puis cliquez Ouvrir,
sinon, double-cliquez uniquement sur le nom du document afin de le choisir comme pièce
jointe à votre message électronique.
ATTENTION !
Prenez garde à la taille des documents que vous envoyez à votre destinataire. La taille de
votre boîte postale, ou de la sienne, a une limite. Si plusieurs documents non
négligeables sont envoyés, vous pourriez sursaturer votre boîte postale. Aussi, plus la
taille du document est considérable, plus le temps d’envoi et de réception sera long et
parfois même très long. Utilisez le bouton d’affichage détaillé pour voir la taille (en kilooctets ou K) de votre document. Un document de plus de 300k n’est pas très recommandé
via Internet. Dans ce cas, utilisez le courrier interne ou un envoi postal et une disquette si
possible.
Guide de formation Internet préparé par Jimmy Beattie, CSL
Page 3 de 4
Envoi d’un document en pièce jointe par courrier électronique
Étape #3 - Vérification des composantes de votre message
Après
avoir
recherché
puis
sélectionné le document à joindre
à votre message,
le logiciel
Netscape Messenger{ vous affiche
le nom de votre pièce jointe (nom
du document) dans l’un des trois
signets disponible.
Comparez
cette image avec celle de l’étape
#1.
Où est donc passer l’adresse
électronique
de
votre
destinataire? N’ayez craintes, elle
n’a pas disparue.
Pour revoir celle-ci, il vous suffit de cliquer sur l’une des petites languettes à la gauche du nom du
document joint.
Étape #4 - Envoi du message et sa pièce jointe au destinataire
Après avoir vérifié les composantes de votre message, il suffit simplement de cliquer le bouton
“Envoyer”. À cet instant précis, le logiciel Netscape Messenger{ contactera le serveur de courrier
électronique de votre destinataire et y déposera votre message ainsi que la pièce jointe. Si une
erreur devait survenir à ce stade-ci, ce sera le maître de poste du serveur de courrier de votre
destinataire qui vous retournera un message vous indiquant ce qui n’a pas fonctionné. Ce
message peut-être en anglais ou en français. Il existe plusieurs causes d’erreurs ici et la liste de
ces dernières est trop longue pour être décrite ici. Néanmoins, dans la majorité des
cas, l’adresse électronique du destinataire est mal inscrite ou n’existe pas.
Assurez-vous de spécifier une adresse de courrier électronique valide du genre:
[email protected] .
N’oubliez pas que le message est envoyé à la boîte postale du serveur de courrier de votre
destinataire. Ce dernier prendra connaissance de ce message uniquement lorsqu’il ira
voir son courrier sur son serveur. Le message n’est donc pas envoyé à l’ordinateur du
destinataire mais bien à l’ordinateur du serveur de courrier électronique spécifié dans le
nom de domaine de l’adresse que vous avez inscrite. Le message transige parfois par
des dizaines de serveurs Internet dans la province ou dans le monde avant d’atteindre
celui que vous avez spécifié. Durant ce transit, il est possible que votre message soit
intercepté, retransmit puis analysé ultérieurement. Un message envoyé par courrier
électronique n’est donc pas plus confidentiel qu’une carte postale. Soyez vigilant !
Étape #5 - Réception du message par le destinataire
Maintenant que votre destinataire a reçu votre message, il sait qu’il doit extraire la pièce jointe
(document) du message afin de la sauvegarder sur le disque rigide de son ordinateur. Idéalement,
il placera le document WordPerfect dans son dossier C:\USAGER\WP car vous lui avez
heureusement fourni cette information.
Consultez la seconde section de ce guide pour voir comment récupérer une pièce jointe d’un
message de courrier électronique...
Guide de formation Internet préparé par Jimmy Beattie, CSL
Page 4 de 4