guide de rdaction du rapport de stage - uOttawa CO
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GUIDE DE RÉDACTION DU RAPPORT DE STAGE N.B. : La forme masculine utilisée dans les textes comprend également les hommes et les femmes. I. Introduction Une bonne communication au sein d'une entreprise moderne est essentielle à sa bonne marche. Savoir communiquer et surtout savoir bien écrire peut donc revêtir une importance considérable dans votre carrière. C'est pourquoi la rédaction de rapports occupe une place importante dans votre formation. Le rapport de stage vous apprend à recueillir, analyser, organiser et présenter de l'information sur un sujet donné. Au cours des différents stages, vous aurez l'occasion de préparer plusieurs types de rapports, et ces documents deviendront pour vous et votre employeur une description écrite de votre travail. À la fin de chaque stage, l'étudiant en enseignement coopératif doit remettre un rapport de stage qui est évalué par le coordonnateur scolaire * (professeur). Le Rapport joue un rôle important dans la détermination de la note pour le stage; d'autres facteurs sont la lettre explicative, l'évaluation par l'employeur. Les objectifs énoncés dans ce document décrivent les exigences de base. Compte tenu des distinctions entre les disciplines, chaque département va modifier légèrement les divers objectifs et la présentation du rapport. Il est donc très important de parler à votre coordonnateur scolaire avant de commencer à préparer votre rapport. Veuillez visiter notre site Web pour la liste à jour pour tous les coordonnateurs coop départementaux. * Toute référence au coordonnateur scolaire peut aussi désigner son délégué. II. Structure du rapport de stage A. Lettre explicative Votre rapport de stage doit être accompagné d’une lettre explicative adressée à votre coordonnateur scolaire. La lettre doit être remise en même temps que votre rapport, mais ne doit pas être attachée au rapport lui-même. Elle doit être dactylographiée à simple interligne et doit contenir les renseignements suivants : • • • • • • • • votre nom et votre numéro d'étudiant le nom de votre employeur et de votre supérieur immédiat le titre de votre poste le titre de votre rapport le lien entre votre rapport et vos tâches (s'il y en a) le niveau d'études accompli (2B, 3A, 3B, etc.) le stage terminé (premier, deuxième...) les remerciements et une déclaration attestant que vous êtes l'auteur du rapport. La lettre peut aussi contenir tout autre renseignement pertinent au stage ou au rapport de stage. B. Le rapport i) Préparation Très tôt en cours de stage, vous devez rencontrer votre superviseur pour discuter de votre rapport de stage. Cela vous aidera à décider du type de Rapport que vous rédigerez. Si nécessaire, vous pouvez ensuite discuter avec votre coordonnateur. Demandez à votre superviseur si une partie quelconque de votre travail sera de nature confidentielle. Dès que vous aurez décidé d'un thème, établissez un calendrier pour la préparation de votre rapport (le rapport devrait faire partie de vos activités pendant la session). N'attendez pas à la dernière minute, car un bon rapport exige de la préparation. Vous pourrez consulter des exemplaires de bons rapports au site Web des programmes coopératifs. Utilisez la bibliothèque de l'Université pour vos recherches ou pour consulter des guides de rédaction de rapport. (Voir l’Annexe B plus loin pour une liste de quelques titres.) Enfin, pensez au temps qu'il faut pour imprimer votre rapport. Certains étudiants attendent à la dernière minute pour imprimer leur rapport et, à cause de problèmes techniques, ne peuvent pas l'imprimer à temps. Ce genre de retard est inacceptable. ii) Type de rapport En consultation avec votre coordonnateur scolaire, vous pouvez choisir une des formes suivantes pour votre rapport. Les étudiants en informatique doivent obtenir l’approbation écrite du coordonnateur scolaire avant de choisir de rédiger le rapport de TYPE I ou de TYPE III. TYPE I TYPE II TYPE III Au cours d'un stage, certains employeurs demandent que le stagiaire rédige un ou des rapports sur son travail. Ceux-ci doivent être préparés selon les exigences de l'employeur. L'employeur n'exige pas de rapports écrits, mais vous voulez quand même rédiger un rapport relié à votre travail au cours du stage (il ne devrait cependant pas être un journal quotidien de vos activités). Si la nature de votre emploi ne se prête pas à la rédaction d'un rapport d'un des autres types, vous devriez consulter votre coordonnateur académique et déterminer le sujet d'un rapport technique. Ceci doit être fait assez tôt pendant le stage et le tout doit être confirmé par écrit avec votre coordonnateur scolaire. Dans un tel cas, vous pouvez inclure certains de ces rapports dans votre rapport de stage. Vous devez cependant obtenir l'approbation préalable de votre coordonnateur scolaire, de préférence par écrit. Vous devez décrire vos tâches principales. Si vous aviez un poste axé sur des projets, décrivez ces projets. Nous vous recommandons de donner un compte rendu détaillé d'un des projets et de décrire brièvement les autres. Vous pourriez aussi indiquer les connaissances que vous avez acquises pendant le stage et montrer que vous comprenez le but de votre travail. L'introduction devrait contenir une brève description de votre milieu de travail. Le thème choisi ne doit pas nécessairement être original, mais le rapport doit représenter votre travail personnel. Le rapport de stage (sauf les rapports exigés par l'employeur) devrait être préparé en dehors de vos heures de travail. De plus, l'employeur voudra voir un exemplaire de votre rapport avant que vous le remettiez à l'Université. Aussi, vous devez lui en remettre une copie une semaine avant la fin de votre stage, afin qu'il puisse vous faire part de ses commentaires avant votre retour sur le campus. iii) Rapports confidentiels Nous vous recommandons de choisir des thèmes qui ne comportent pas l’information confidentielle. Si cela vous est impossible, vous devriez en informer votre coordonnateur scolaire. Si votre rapport doit rester confidentiel, votre employeur devrait remplir un formulaire d’évaluation (voir annexe C) pour confirmer qu'un rapport de stage lui a été remis et que le rapport satisfait aux exigences du département. Ce formulaire devrait être remis au Bureau des programmes coopératifs avec votre lettre explicative avant la date limite pour la soumission du rapport de stage. Les étudiants de l'ÉITI devraient suivre les lignes directrices pour les rapports confidentiels décrites à l'ANNEXE A. iv) Langue Comme pour tout autre cours de l'Université d'Ottawa, vous pouvez écrire votre lettre explicative et votre rapport dans l'une ou l'autre langue officielle. Cependant, les rapports rédigés à la demande de votre employeur doivent l'être dans la langue de son choix. Nous vous recommandons de choisir la langue avec laquelle vous êtes le plus à l’aise puisque votre rapport sera aussi évalué pour le style, la grammaire et l'orthographe. Il est toujours préférable de consulter votre superviseur ou votre coordonnateur scolaire avant de commencer la rédaction de votre rapport. v) Format RAPPORTS DE TYPE I RAPPORTS DE TYPE II ET III Pour des rapports exigés par l'employeur, veuillez consulter celui-ci. Aux rapports rédigés pour l'employeur, vous devez ajouter une page de titre, une table des matières et une introduction. L'introduction devrait résumer vos tâches et vos responsabilités et indiquer les connaissances acquises pendant le stage. Elle peut aussi servir à situer les différents rapports. L'introduction est normalement d'une ou deux pages. Pour les autres rapports, nous demandons la présentation suivante : - une page de titre - une table des matières - un résumé - une introduction - un texte principal - une conclusion - une bibliographie - une ou des annexes (si nécessaire) Autres exigences : • Le rapport devrait être relié; les rapports agrafés dans le haut sont inacceptables. • Les pages doivent être numérotées (y compris les annexes). • Les renvois à d'autres publications ou aux annexes doivent être précis (numéro de la page, etc.). • Évitez d’utiliser les descriptions générales de la compagnie ou des produits (sauf si cela s’applique à votre sujet). • Ajoutez un glossaire si le texte comprend beaucoup de termes techniques. • Mettez en annexe les tableaux volumineux, les cartes et les programmes d'ordinateur. • Les figures, graphiques et histogrammes peuvent aider à la présentation. • Organisez votre rapport en sections et ajoutez un titre à chaque section. • Utilisez une police de grandeur 12 ou 14, et un interligne de 1,5. vi) Longueur Le rapport devrait traiter adéquatement du thème choisi. Normalement, un rapport compte de 10 à 20 pages plus les annexes. vii) Date limite Vous devez remettre un exemplaire de votre rapport de stage à votre superviseur ou superviseure une semaine avant la fin de votre stage. La lettre d’accompagnement et le rapport de stage (ou le formulaire d’évaluation rempli par l’employeur si votre rapport est confidentiel) doivent normalement être remis au Bureau de l’enseignement coopératif au plus tard le deuxième vendredi qui suit la reprise des cours. Assurez-vous de consulter le calendrier des dates importantes (site Web coop) pour confirmer la date exacte. Vous devez aussi remplir « l’ÉVALUATION DE L’ÉTUDIANT » dans le Navigateur COOP au plus tard à cette date, et vous assurer de la SAUVEGARDER. Vous serez avisé de la date limite exacte pour chaque session. Ne remettez pas votre rapport à votre coordonnateur scolaire. Aucun rapport ne sera accepté en retard. viii) Niveau (pour des rapports des Types II et III) Rédigez votre rapport afin qu'il soit compris par vos confrères étudiants. Évitez d'utiliser un langage technique avec lequel vous êtes devenu familier au cours du stage et qui ne serait pas compris par vos confrères. ix) Évaluation Votre coordonnateur scolaire fait l'évaluation de votre rapport de stage et de la lettre explicative. Les critères d'évaluation incluent : l'organisation et la présentation du rapport de même que le contenu et la qualité de la langue. Voir l’Annexe C pour les lignes directrices pour l’évaluation du rapport de stage. Si votre rapport est jugé inacceptable, vous en serez avisé par écrit et vous devrez remettre une nouvelle version de votre rapport dans le délai fixé. Les rapports sont normalement corrigés vers la mi-session. Veuillez vous adresser à votre département à ce moment puisque les rapports ne sont pas retournés au Bureau des programmes coopératifs. Annexe A EXIGENCES SUPPLÉMENTAIRES POUR L'ÉCOLE D'INGÉNIERIE ET DE TECHNOLOGIE DE L'INFORMATION (ÉITI) Les rapports de stages de l'ÉITI vous aident à : • • • parfaire vos compétences en rédaction technique accroître votre capacité d'analyse et de raisonnement critique faire avancer votre carrière en vous permettant d'évaluer le travail que vous venez d'accomplir. Les exigences qui suivent visent donc l'atteinte de ces objectifs particuliers et viennent s'ajouter aux exigences générales du Bureau coop de l'Université pour les rapports de stage. Le texte qui suit s'applique à quiconque fait le programme coop en génie électrique, génie informatique, génie logiciel, informatique et tout programme coop futur de l'ÉITI. 1. LONGUEUR DU RAPPORT Votre rapport doit comprendre un minimum de 10 pages. Le corps du texte doit comporter au moins 5 000 mots (auxquels s’ajoutent graphiques, tableaux, annexes, etc.) et correspondre à un format de type standard, à simple interligne, en caractères 12 points Times New Roman ou semblable. La longueur du rapport ne doit pas dépasser 30 pages (soit 15 000 mots). Un rapport de taille normal comprend entre 15 et 18 pages (7 500 à 9 000 mots), sans compter les figures, les tableaux, les listes de programmes, le matériel cité et autre contenu de ce genre. 2. CARACTÈRE ANALYTIQUE Votre rapport doit être analytique, c'est-à-dire qu'il doit compter au moins un des éléments suivants : o Expliquer le pourquoi de telle ou telle chose ou situation. o Commenter de façon réfléchie le pour et le contre de telle ou telle chose ou situation (avantages, désavantages). o Exposer les problèmes que vous, votre employeur ou vos clients avez dû régler, comment vous les avez réglés et pourquoi vous l'avez fait de cette façon. o Argumenter pour l'amélioration possible de telle ou telle chose ou situation. Évitez de présenter un rapport qui contient strictement des données techniques; utilisez les données techniques pour plutôt justifier vos arguments ou pour établir un contexte qui permettra à votre lecteur de bien saisir le reste du rapport. 3. UNITÉ DU THÈME Votre rapport doit mentionner dans son introduction les fonctions qui vous ont été confiées durant votre stage, ceci afin de renseigner clairement le lecteur sur votre rôle dans votre entreprise d’accueil. L’introduction doit inclure les idées clés (ou thèmes) que vous allez ensuite développer. Dans le corps, exposez un thème à la fois afin d’assurer que votre texte soit clair et de traiter en détails chacune des idées clés précédemment présentées dans l’introduction. La conclusion doit résumer vos idées. Votre rapport doit être écrit de telle sorte qu’il s’adresse à d’autres étudiants inscrits au même programme que le vôtre, et non comme s’il s’adressait à votre superviseur ou à l’un de vos professeurs. Tout point n’ayant pas été vu préalablement en cours mais faisant l’objet d’un lien avec votre stage et d’un éclaircissement nécessaire dans votre rapport, doit être expliqué. Assurez-vous en outre que l'information présentée joue un rôle valable. Bref, n'ajoutez pas des données ou d'autres faits tout simplement pour atteindre la longueur minimum exigée. Pour régler un problème de longueur, approfondissez plutôt la discussion ou choisissez carrément un autre thème pour le rapport. Cela s'applique aussi aux annexes : n'insérez-en que si elles servent à justifier ce que vous exposez dans le corps du texte; par exemple, évitez d'inclure beaucoup de codes sources. Si les codes vous semblent vraiment nécessaires, limitez-vous à quelques exemples (maximum de 100 lignes) présentés sous forme d'annexe (en règle générale). 4. RÉFÉRENCES Il faut soigneusement noter la source de tous les renseignements que vous présentez. Vous devez donc donner la référence complète pour toutes les idées dont vous parlez (non seulement les citations). Assurez-vous de bien indiquer vos sources, car on pourrait vous accuser de plagiat. Cette infraction scolaire grave résulte en l’échec du rapport et possiblement d’autres sanctions de la part de l’Université (voir www.uottawa.ca/plagiat.pdf). Fournissez une référence même si le renseignement est tiré d'une source interne de l'employeur. Si l'information vient d'un particulier, présentez la référence de la façon suivante : (Nom de la personne), communication personnelle. Si vous avez tiré l'information d'une page Web, citez le titre de cette page, l'adresse et la date de consultation. Présentez vos références sous forme de liste numérotée à la fin du rapport. Lorsque vous mentionnez une idée ou une citation dans le corps du rapport, indiquez comme suit l'élément bibliographique correspondant : [12]. 5. RELECTURE Un nombre excessif d’erreurs orthographiques, grammaticales ou typographiques peut conduire à un rejet de votre rapport. Si vous ne maîtrisez pas bien la langue de rédaction du rapport, c’est votre responsabilité d’améliorer vos compétences à cet égard afin de vous assurer que votre texte soit correctement écrit. Tous les étudiants doivent être capables de bien écrire un rapport, que ce soit en français ou en anglais, et aucune excuse ne sera tolérée pour tout texte mal écrit. 6. RAPPORTS DE TYPE I, II OU III Vous devriez rédiger un rapport de type II, à moins que cela ne se révèle carrément impossible. Bon nombre d'étudiantes et d'étudiants pensent que leur stage n'a pas été de nature analytique et qu'il ne se prête donc pas à un rapport de type II. Par contre, même si vous avez fait du travail assez banal, vous pouvez en décrire les problèmes et comment vous les avez surmontés. Même s'il n'est pas en soi analytique, votre travail peut bel et bien faire l'objet d'un regard analytique. Si le rapport de type II est vraiment à proscrire selon vous, vous devez contacter le coordonnateur scolaire coop de l'ÉITI par courriel ([email protected]) bien avant la fin de votre stage. Vous devez expliquer pourquoi le rapport de type II est infaisable et inclure un plan de votre rapport proposé en langage ASCII. Ne commencez pas votre rapport avant de recevoir la permission par courriel. Bon nombre des rapports rédigés pour l’employeur ou l’employeure ne répondent pas aux exigences énumérées plus haut, car l’accent est habituellement placé sur les résultats ou un produit et non sur votre rôle : o manuels de référence, guides d’utilisation, guides de configuration : à éviter sans exception; o documents de conception : ne les soumettre que s'ils traitent surtout du raisonnement qui sous-entend les décisions en matière de conception et de votre rôle dans la prise de ces décisions; o devis descriptifs, cahiers des charges : les éviter, sauf s'ils traitent surtout du raisonnement qui sous-entend les exigences imposées et de votre rôle; o rapports de recherche sur un thème précis : rarement acceptés. Notez qu’on n’accepte pas les rapports révisés par le personnel de l’entreprise, sauf s’ils sont revus uniquement pour la confidentialité. Si votre rapport pour l'employeur ou l’employeure ne satisfait pas aux exigences dans sa forme actuelle, il vous suffit peut-être de l'enrichir, de sorte à en faire un nouveau rapport qui répond bel et bien aux exigences. Par exemple, si vous avez rédigé un long document plein de détails techniques, vous pouvez enlever la plupart de ces détails et les remplacer par des sections analytiques, puis expliquer votre rôle. Si vous choisissez cette option, dites-le dans votre lettre de présentation. Si vous avez l’autorisation de soumettre un rapport de type I ou de type III, indiquez dans votre lettre de présentation pourquoi vous n'avez pas pu faire un rapport de type II. 7. CONFIDENTIALITÉ Il faut discuter des problèmes éventuels de confidentialité avec votre employeur longtemps d'avance. Les employeurs n'accepteront pas que vous dévoiliez publiquement des secrets commerciaux, des renseignements compromettants sur le plan juridique ou des relations publiques et des renseignements qui avantageraient les concurrents. Évitez dans la mesure du possible de rédiger un rapport que votre employeur refusera de nous laisser lire. Voici pourquoi : 1) Nous voulons en savoir plus long sur le travail que vous effectuez et 2) nous voulons nous assurer que vous recevez le même traitement que les autres stagiaires coop. Dites à votre employeur que a) le document n'est pas destiné à diffusion publique, b) la correction se fait par un membre du personnel enseignant de l'ÉITI, et c) qu'on vous remet le rapport une fois la correction terminée. Toutefois, cela ne réussira peut-être pas à convaincre votre employeur. Cela dit, tentez de choisir un thème qui n'est pas confidentiel. Même si la plus grande partie de votre travail est très confidentielle, vous pouvez en aborder les éléments qui ne le sont pas. Vous pouvez en outre tenter de « voiler » l'information confidentielle en modifiant les noms, en omettant des détails clés, etc. N'oubliez pas de le mentionner, cependant, si vous devez voiler des renseignements. S'il est carrément impossible d'éviter des éléments de confidentialité dans votre rapport, demandez à votre employeur ou employeure s’il peut être confié à un seul coordonnateur scolaire coop ou à une seule coordonnatrice scolaire coop de l'ÉITI. Cette personne pourrait signer une déclaration de confidentialité si l’entreprise le désire. Si l'employeur ou l’employeure autorise cette option, communiquez ensuite avec votre coordonnateur ou coordonnatrice scolaire pour prendre les arrangements nécessaires et obtenir son autorisation par courriel ([email protected], [email protected], [email protected] ou [email protected]) au moins un mois avant la fin de votre stage. Si vous obtenez l’autorisation, vous devez remettre votre rapport au bureau des Programmes d’enseignement coopératif dans une enveloppe scellée accompagnée d’une lettre de présentation à l’extérieur de l’enveloppe. 8. APPROBATION DU RAPPORT PAR LE SUPERVISEUR Votre rapport doit inclure une page à la toute fin qui porte le message suivant et la signature de votre superviseur : Ayant supervisé _____________________, stagiaire coop, je, (nom du superviseur) __________________, confirme que le rapport qui précède a été fait, à ma connaissance, au complet par cette personne. De plus, le rapport ne contient aucun renseignement confidentiel qui en interdirait la lecture par les membres du corps professoral. Signature : __________________________ Date : _____________________ 9. VOS COMMENTAIRES SUR LA FAÇON D'AMÉLIORER LE PROGRAMME Pour nous aider à améliorer le programme, veuillez traiter des questions suivantes dans votre rapport ou dans votre lettre de présentation : o Dans quelle mesure vos cours vous ont-ils bien préparé/e pour votre stage coop? Comment pourrions-nous améliorer nos cours ou nos programmes? o Votre milieu de stage vous a-t-il permis d'élargir vos connaissances et vos habiletés et d'enrichir ainsi votre carrière? Quelles améliorations souhaitez-vous de la part de l'employeur, de l'ÉITI et du Bureau coop? 10. POUR COMMUNIQUER AVEC UN COORDONNATEUR OU UNE COORDONNATRICE SCOLAIRE COOP DE L’ÉITI Si votre stage se déroule dans des circonstances particulières qui vous incitent à remettre en question la validité de votre rapport, vous pouvez en discuter avec votre coordonnateur ou coordonnatrice scolaire coop de l'ÉITI. Vous devez habituellement le faire par courriel puisque ces personnes doivent s'occuper d'une assez grande clientèle étudiante, et il est important d’avoir cette information par écrit au cas où un problème surviendrait plus tard. Avant de communiquer avec un coordonnateur ou une coordonnatrice scolaire, relisez les lignes directrices générales du Bureau coop et celles de l'ÉITI ci-dessus pour vous assurer qu’on n’a pas déjà répondu à votre question. Dans votre courriel, expliquez les difficultés auxquelles vous faites face et fournissez le plan de votre rapport dans le corps du message (PAS EN PIÈCE JOINTE). Le coordonnateur ou la coordonnatrice vous dira ensuite si vous êtes dans la bonne voie. En bout de ligne, cependant, c'est vous qui devez assurer la conformité de votre rapport. Encore une fois, voici les adresses de courriel des coordonnateurs et coordonnatrices scolaires : [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]. Prévoyez quelques jours avant de recevoir une réponse. Notez que l’été les coordonnateurs et coordonnatrices prennent parfois de longues vacances; n’attendez donc pas à la dernière minute pour poser vos questions. Pour des renseignements additionnels, prière de consulter Common SITE CO-OP Report Problem. ANNEXE B LECTURES SUGGÉRÉES Gibaldi, Joseph, 1999. MLA Handbook for Writers of Research Papers. Modern Language Association of America, New York. Turabian, Kate L., 1996. Manual for Writers of Term Papers, Theses and Dissertation, 6th edition. University of Chicago Press, Chicago Vous trouverez au sixième étage de la bibliothèque Morisset de nombreux ouvrages sur la rédaction technique, (T11...) et, au quatrième étage, des ouvrages sur la rédaction administrative et d'affaires, (HF.57...). Des ouvrages plus récents sont également en vente dans les librairies. Vous trouverez également des exemplaires de rapports de stage sur le site Web des Programmes d’enseignement coopératif. Annexe C ÉVALUATION D'UN RAPPORT DE STAGE CONFIDENTIEL Nota : Si le rapport de stage renferme des renseignements privatifs et ne peut pas être remis pour évaluation, le superviseur ou la superviseure du stagiaire coop doit remplir ce formulaire qui doit être remis au plus tard à la date limite fixée pour la présentation du rapport de stage. Programme d'études : Stagiaire : Employeur : Évaluation faite par : Stage : 1 No de téléphone : 2 3 4 5 E = excellent Critère Commentaires B = bon P = passable I = insatisfaisant Présentation • • • • • • Lettre d'accompagnement Page couverture Page de titre Table des matières Liste des tableaux et des annexes Apparence générale _________ _________ _________ _________ _________ _________ _________ Structure • • • • • • Résumé/condensé Introduction Conclusions Recommandations Annexes Sources _________ _________ _________ _________ _________ Qualité de la rédaction • • • • _________ _________ _________ _________ _________ _________ _________ Grammaire Orthographe Clarté Style Qualité du sujet • • • • Pertinence des idées et des solutions présentées Qualité de l'analyse Compréhension et étendue des notions examinées Compréhension de l'importance du travail dans le milieu de l'employeur Évaluation globale Signature de l'évaluateur : Réussite _________ _________ _________ _________ Échec Reprise ________ Date : _________