Code de conduite du comité de direction et de la direction

CODE DE CONDUITE ET
D'ÉTHIQUE DESTINÉ AUX
DIRECTEURS ET CADRES
SUPÉRIEURS
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Code de conduite et d'éthique professionnel destiné aux directeurs et
cadres supérieurs
Table des matières
I.
Préface ........................................................................................................................................................3
II.
Conditions d'application .............................................................................................................................3
III. Conduite honnête et éthique : ...................................................................................................................4
IV. Conflit d'intérêts : .......................................................................................................................................4
V.
Conformité juridique : ................................................................................................................................6
VI. Politique de divulgation de l'Entreprise .....................................................................................................8
VII. Concurrence et collaboration équitable.....................................................................................................8
VIII. Respect du Code de conduite .....................................................................................................................8
IX. Reconnaissance ..........................................................................................................................................8
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Code de conduite et d'éthique professionnel destiné aux directeurs et
cadres supérieurs
I.
Préface
Cela fait des années que l'Entreprise mène ses activités en respectant des normes éthiques et morales très
rigoureuses. Grâce à cela, nous avons auprès de toutes les parties prenantes la réputation d'être une
Entreprise gérée de façon professionnelle. À mesure que l'Entreprise se développe dans le monde entier, il
est de la plus haute importance de continuer de présenter des normes éthiques et un comportement
professionnel rigoureux dans tout ce que l'Entreprise entreprend.
Le présent Code de conduite modèle destiné aux directeurs et personnel de direction est un guide visant à
aider les directeurs et l'équipe de direction du Conseil d'Infotech et ses filiales mondiales à respecter les
normes éthique professionnelle rigoureuses d'Infotech ainsi que leurs propres normes. Bien que le présent
Code résume de nombreuses lois qu'Infotech doit respecter et tant qu'entreprise, il va également au-delà du
minimum légal en décrivant les valeurs éthiques que nous partageons avec Infotech.
Les règles et principes énoncés dans le présent Code sont de nature générale et toutes les autres politiques
et procédures applicables de l'Entreprise s'y appliquent également. Les directeurs et le personnel de
direction peuvent contacter l'Agent chargé de l'observation des normes s'ils ont besoin d'aide pour
interpréter des exigences du présent Code.
Le Conseil d'administration de l'Entreprise a adopté le présent Code de conduite et d'éthique professionnelle
comme témoignage de son engagement à respecter les normes de fidélité, honnêteté, intégrité et de
prévention des conflits d'intérêts.
Le présent Code de conduite modèle doit être examiné par le Conseil de temps en temps afin de rester en
adéquation avec l'environnement réglementaire et tout amendement apporté au présent Code, à condition
qu’un tel amendement soit accepté par le Conseil d'administration.
II.
Conditions d'application
Les Directeurs exécutifs et non exécutifs sont obligés d'accomplir leurs tâches de manière honnête, juste,
assidue et éthique, dans les limites de l'autorité qui leur est conférée et conformément aux lois, règles,
réglementations,
accords,
directives, normes
et procédures
et
politiques
internes.
Le
Conseil
d'administration de l'Entreprise a reçu la responsabilité fiduciaire de superviser les activités de l'Entreprise.
Composé des Directeurs de l'Entreprise, le Conseil d'administration doit prendre des décisions et
implémenter les politiques dans le meilleur intérêt de l'Entreprise et de ses parties prenantes.
Le présent Code de conduite s'applique :
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Aux Directeurs, exécutifs et non exécutifs, et l'équipe de direction composée de membres de la direction un
niveau sous les Directeurs exécutifs, incluant tous les chefs fonctionnels.
III.
Conduite honnête et éthique
Les Directeurs et le personnel de direction doivent respecter les normes les plus élevées d'intégrité
professionnelle et personnelle et de conduite honnête, éthique et légale, lorsqu'ils agissent au nom de
l'Entreprise ou en relation avec les activités ou opérations de l'Entreprise et lors d'événement sociaux.
Une conduite honnête est une conduite exempte de fraude ou tromperie. Une conduite éthique doit se
conformer aux normes professionnelles de conduite acceptées et inclure une gestion éthique de conflits
d'intérêts réels ou apparents entre les relations personnelles et professionnelles.
Les Directeurs et le personnel de direction doivent
 Agir de façon honnête, juste, éthique, avec intégrité et fidélité et se conduire de manière professionnelle,
courtoise et respectueuse ;
 Agir dans le meilleur intérêt de l'Entreprise et de façon à améliorer et conserver la réputation de
l'Entreprise, et s'acquitter de leur obligation fiduciaire envers les parties prenantes de l'Entreprise ;
 Agir de bonne foi, avec responsabilité, diligence, compétence, discernement et indépendance ;
 Traiter leurs collègues et les autres associés de l'Entreprise avec dignité et ne doivent pas les harceler,
de quelque manière que ce soit.
IV. Conflit d'intérêts
Orientation générale
Il est attendu des Directeurs et du personnel de direction qu'ils évitent et dévoilent toute activité ou
association qui crée ou semble créer un conflit d'intérêts entre ses intérêts personnels et les intérêts
commerciaux de l'Entreprise. Il existe un conflit d'intérêts lorsque les intérêts ou avantages d'une personne
ou d'une entité entrent en conflit avec les intérêts ou avantages de l'Entreprise.
Les relations avec les fournisseurs, contractants, clients, concurrents ou régulateurs potentiel ou actuels ne
doivent pas affecter le jugement indépendant et éclairé pris au nom de l'Entreprise. Les directives générales
pour mieux comprendre les situations et exemples les plus courants pouvant provoquer un conflit d'intérêts
sont reprises ci-dessous. Les Directeurs et le personnel de direction doivent dévoiler au Conseil toute
situation qui peut constituer, ou semble constituer, un conflit d'intérêts. Lorsque vous avez un doute, confiezle au Conseil.
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a. Emploi extérieur
Les Directeurs exécutifs et le personnel de direction ne doivent pas travailler pour ou recevoir des paiements
pour des services émanant de tout concurrent, client, distributeur ou fournisseur d'Infotech sans
l'approbation du Conseil. Toute activité extérieure doit être strictement séparée de l'activité exercée au sein
d'Infotech et ne doit pas nuire aux performances générées au sein d'Infotech. Les Directeurs exécutifs et le
personnel de direction doivent se consacrer exclusivement aux activités de l'Entreprise et ne doivent
accepter aucun autre travail ou poste.
b. Appartenance aux Conseils
Être membre du Conseil de direction ou d'un organisme similaire d'une entreprise ou agence
gouvernementale extérieure nécessite l'approbation préalable du Conseil. Accepter un poste de direction
dans le Conseil d'une autre Entreprise rivale constitue un conflit d'intérêts. Aider la communauté en
devenant membre du Conseil d'organisations humanitaires ou à but non lucratif est quelque chose que nous
encourageons, et ne nécessite pas d'approbation préalable.
c. Membres de la famille et relations personnelles étroites
Les Directeurs et le personnel de direction ne doivent pas user de leur influence personnelle pour amener
l'Entreprise à collaborer avec une entreprise/institution dans laquelle les membres de sa famille ont des
intérêts. En règle générale, les Directeurs et le personnel de direction doivent éviter de collaborer avec un
membre de leur famille ou avec une entité dans laquelle un membre de leur famille joue un rôle important.
En cas de conflits, il faut le signaler au Conseil d'administration et obtenir une approbation préalable.
d. Les cadeaux (Les cadeaux ne sont pas toujours des objets physiques—il
peut aussi s'agir de services, faveurs ou autres contributions de valeur.)
Les Directeurs et le personnel de direction ne doivent pas accepter de primes ou cadeaux onéreux, ou toute
offre, paiement, promesse ou autorisation de payer toute somme d'argent, ou toute contribution de valeur qui
pourrait être considérée comme portant atteinte aux décisions commerciales ou comme susceptible de
compromettre leur intégrité personnelle ou professionnelle. Les cadeaux de valeur nominale, tels que de
petits articles promotionnelles portant le nom d'une autre entreprise, les repas d'affaires, les cadeaux reçus
sur base de relations personnelles et pas d'un poste officiel, les souvenirs reçus après avoir participé à des
réunions non privées en tant qu'invité/orateur et d'autres cadeaux d'usage sont autorisés.
Cadeaux au nom de l'Entreprise - Certaines situations commerciales nécessitent de donner des cadeaux.
Ces cadeaux doivent être légaux et raisonnables. Les Directeurs et le personnel de direction ne doivent pas
payer de pots-de-vin. Il est entendu que les pratiques en matière de distribution de cadeaux varient selon les
cultures et les pays.
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Les Directeurs et le personnel de direction ne doivent offrir aucun cadeau si la loi ou politique de
l'organisation du destinataire l'interdit. Par exemple, les associés de nombreuses entités gouvernementales
du monde entier n'ont pas le droit d'accepter des cadeaux. En cas de doute, vérifiez.
e. Investissements
Les Directeurs et le personnel de direction ne peuvent pas laisser leurs investissements influencer, ou
sembler influencer, leur jugement indépendant pris au nom de l'Entreprise. Cela peut se produire de
nombreuses façons, si un Directeur ou Cadre supérieur possède un important investissement chez un
concurrent, fournisseur, client ou distributeur et que ses décisions peuvent avoir un impact commercial sur
cette partie extérieure, il y de fortes chances que cela crée l'apparence d'un conflit d'intérêts. Les Directeurs
et le personnel de direction doivent obtenir le consentement préalable du Conseil avant de procéder à tout
investissement supérieur à 15 % du capital libéré de l'autre entité.
f. Détournement d'affaires
Les Directeurs et le personnel de direction ne doivent pas détourner les opportunités commerciales de
l'Entreprise, en exploitant pour leur profit personnel, les opportunités commerciales découvertes via
l'utilisation d'informations confidentielles ou positions d'entreprise. Cependant, les Directeurs et le personnel
de direction peuvent saisir de telles opportunités commerciales une fois que ces dernière sont pleinement
dévoilées à l'entreprise et que l'entreprise renonce à les saisir.
g. Utilisation des actifs de l'Entreprise
Les actifs de l'Entreprise doivent être utilisés à des fins commerciales légitimes et pas à des fins
personnelles. Une utilisation personnelle occasionnelle, si raisonnable, ne constitue pas une violation du
présente Code.
h. Autres
Il serait irréaliste de tenter de reprendre toutes les situations de conflit d'intérêts potentielles et il est possible
que d'autres situations, qui ne sont pas énumérées ici, se présentent. Toutes ces situations, qui soulèvent
toute question ou tout doute, doivent être portées à l'attention du Conseil qui prendra une décision
appropriée.
V.
Conformité juridique
Il en va de l'obligation générale des Directeurs de mener les activités et opérations de l'Entreprise
conformément aux lois, règles, réglementations, accords, directives et normes, incluant les normes
comptables régissant ces opérations dans les régions géographiques ou l'Entreprise est active. Les
Directeurs et le personnel de direction doivent s'enquérir suffisamment des connaissances relatives aux
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exigences juridiques nécessaires afin d'accomplir leurs tâches et obligations avec diligence. Les Directeurs
et le personnel de direction doivent également respecter les politiques et procédures internes de l'Entreprise
dans la mesure où elles leur sont applicables, incluant mais ne se limitant pas au respect de la politique
d'Interdiction des délits d'initié de l'Entreprise.
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VI. Politique de divulgation de l'Entreprise
L'Entreprise a pour politique d'assurer la divulgation adéquate, au moment opportun et continue, des
informations de l'Entreprise. L'Entreprise s'engage à divulguer de façon exhaustive, juste, précise, au
moment opportun et compréhensible les rapports et documents qu'elle présente ou soumet aux autorités de
réglementations et dans d'autres communications publiques. Les Directeurs et le personnel de direction ne
doivent communiquer que des informations publiques aux analystes/chercheurs/importants investisseurs tels
que les institutions. Alternativement, les informations communiquées aux analystes doivent être
simultanément rendues publiques dans les plus brefs délais. Les Directeurs et le personnel de direction
doivent maintenir la confidentialité des informations relatives aux activités de la société à moins et jusqu'à ce
qu'ils soient autorisés ou juridiquement tenus de dévoiler de telles informations, et ne doivent pas utiliser
d'informations confidentielles pour leur bénéfice personnel.
VII. Concurrence et collaboration équitable
Les Directeurs et le personnel de direction sont obligés de collaborer équitablement et honnêtement les uns
avec les autres, avec les associés de l'Entreprise, ses clients, ses fournisseurs, ses concurrents et d'autres
tiers. Les Directeurs et le personnel de direction ne doivent pas tirer profit de façon déloyale de quiconque
en usant de manipulation, dissimulation, recours abusif à des informations privilégiées, présentation
tendancieuse ou toute autre pratique ou collaboration déloyale. L'Entreprise s'engage à garantir une
concurrence libre et ouverte sur le marché. Les Directeurs et le personnel de direction doivent éviter les
actions qui peuvent être raisonnablement interprétées comme anti-compétitives, monopolistiques ou
contraires aux lois régissant les pratiques de la concurrence sur le marché, incluant les lois antitrust. De
telles actions incluent le détournement ou l'utilisation abusive des informations confidentielles d'un
concurrent ou le fait de créer de fausses déclarations sur les activités et les pratiques commerciales d'un
concurrent.
VIII. Respect du Code de conduite
Il est du devoir et de l'obligation de chaque Directeur et Cadre supérieur de se conformer au présent Code
de conduite et ces derniers doivent confirmer et reconnaître le respect du présent Code une fois par an.
Toute violation du code doit être signalée au Président du Conseil et à l'Agent chargé de l'observation des
normes de l'Entreprise. Le présent Code de conduite doit être publié sur le site web de l'Entreprise.
IX. Reconnaissance
Les Directeurs et le personnel de direction doivent lire et pleinement comprendre le présent Code de
conduite, et se conformer aux politiques, procédures et principes qui y figurent.
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