Profil d`emploi Assistant(e) en gestion administrative Adjoint(e) au

Profil d’emploi
Assistant(e) en gestion administrative
Adjoint(e) au responsable administratif des études et scolarité du Diplôme et des masters
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BAP J Gestion et Pilotage - Emploi n° J3X21
Corps : Assistant ingénieur – catégorie A
Nombre de poste : 1
Nature du concours : concours interne
Mission
L’assistant(e) en gestion administrative est l’adjoint(e) du responsable administratif des études et de
la scolarité du Diplôme et des masters de l’Institut d’Etudes Politiques de Toulouse. Sous sa
responsabilité directe, il (elle) coordonne la gestion administrative de la scolarité du Diplôme et des
masters et des activités de scolarité générale opérées par le service (inscriptions administratives,
élaboration des calendriers et plannings, etc.). Il (elle) réalise également certaines activités ou tâches
dans le domaine de la scolarité et du suivi des étudiants et des formations. Il (elle) est chargé(e) de
l’encadrement intermédiaire de 3 agents (1 catégorie B et 2 catégorie C).
Activités principales
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Elaborer, préparer et contrôler des actes de gestion dans le domaine de la scolarité ; contribuer
à la gestion administrative de l’offre de formation.
Garantir la fiabilité et l’application des procédures
Assister le chef de service dans l’instruction de dossiers complexes (partenariats de formation,
concours communs, …) et le pilotage de projets
Contribuer à coordonner et animer le service ; assurer l’encadrement intermédiaire d’agents
du service et leur apporter ressources et expertise dans le cadre de leurs missions.
Veiller à la bonne utilisation des outils de gestion du service, organiser le contrôle de la
complétude et de la fiabilité des données
Coordonner la remontée d’informations auprès des autres services support ou soutien (heures
d’enseignement, calendriers, plannings, …)
Production des indicateurs, des bilans et de statistiques
Gérer les réclamations ou demandes d’information d’usagers ou d’enseignants et prévenir le
contentieux
Activités associées
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Assurer la circulation de l’information (enseignants, gestionnaires, chef du service,
responsables pédagogiques, services de la structure, pôle d’accueil étudiant)
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Proposer et concevoir avec le chef de service des outils de gestion administrative, des
procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement du service et assurer un
service de qualité
Informer et accompagner dans leurs démarches les étudiants et les enseignants.
Préparer le budget d’un projet (concours communs, …), suivre sa mise en place et son
exécution en liaison avec les partenaires institutionnels et les services.
Suivre l’évolution de la réglementation du domaine de la scolarité.
Contribuer à la réalisation de rapports, réponses aux enquêtes, audits et évaluations
Compétences
Compétences principales
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires
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Connaissance générale des techniques de gestion administrative
Connaissance du domaine de la scolarité et des formations dans un établissement
d’enseignement supérieur
Savoirs sur l'environnement professionnel
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Réglementations et procédures du domaine de la scolarité et de la formation initiale dans un
établissement d’enseignement supérieur
Organisation et activités d’un établissement d’enseignement supérieur
Savoir-faire opérationnels
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Maîtriser les règles et procédures en matière de gestion de scolarité ou de formation
(inscriptions, examens, jurys, délivrance de diplôme, ….)
Maîtriser les applications et outils spécifiques à la fonction scolarité (APOGEE, e-candidatures,
logiciels de gestion de salles et de suivi prévisionnel des heures d’enseignement)
Maîtrise des applications bureautiques (pack Office, …)
Assister les usagers et les enseignants.
Animer et coordonner l’activité d’une équipe
Conduire un entretien, une réunion.
Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires (réglementation des diplômes
nationaux, accréditation, cadre national des formations, etc).
Structurer et rédiger un document de synthèse, d’information interne (procédure, …), externe
(information des étudiants et/ou des enseignants) ou réglementaire (arrêté de composition
de jury, procès-verbal, …).
Rigueur, esprit d’équipe, autonomie
Aptitudes relationnelles avec des interlocuteurs variés : avec les usagers, les équipes, les
enseignants ; maîtrise de soi et sens de la diplomatie ; capacité au dialogue et à la concertation
Capacité à fixer et à hiérarchiser les priorités : savoir communiquer sur ces priorités
Savoir rendre compte
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Compétences linguistiques
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Compréhension et expression écrite et orale en anglais de niveau 1.
Compétences associées
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires
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Notions de base en techniques de management de personnels
Notions de base en gestion financière et comptable
Savoir-faire opérationnels
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Planifier les activités et les échéances
Organiser le classement et la conservation des documents et informations traités
Maîtriser les techniques de communication.
Environnement professionnel
Lieu d'exercice :
Institut d’Etudes Politiques de Toulouse (31).
Le service de la Scolarité du Diplôme et des Masters de l’IEP de Toulouse gère environ 1500 étudiants
et les activités transversales de scolarité de l’établissement. Il comprend sept agents (un responsable
administratif, ingénieur d’études, et six gestionnaires de catégorie B et C).
L’assistant(e) en gestion administrative est adjoint(e) du responsable administratif. Il (elle) est
amené(e) à travailler en relation avec les services administratifs et techniques de l’Institut d’Etudes
Politiques, le directeur des études du Diplôme de l’IEP, les responsables pédagogiques des masters et
les enseignants de l’Institut d’Etudes Politiques.
Contraintes particulières relatives au poste :
Disponibilité requise en périodes d'inscriptions, d'examens, de concours, de candidatures des
étudiants et de salons.
Contact : Service des ressources humaines, [email protected]
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