Direktes Transmittal-Management mit SAP DVS

Best Practice
Direktes Transmittal-Management
mit SAP DVS
Transmittal Management
Die Vorteile
Große Projekte, Planungen und Baustellen
brauchen einen geregelten und nachvollziehbaren
Austausch von Informationen und Dokumenten.
Transmittals sind eine anerkannte Methode zur
Steuerung dieses Infomationsflusses.
Direct Transmittal Delivery bedeutet:
Alle Informationen unter einem Dach.
Mit Direct Transmittal Management für SAP DVS
von SEAL Systems lassen sich Transmittals schnell
und sicher erstellen, bearbeiten, versenden und
verwalten.
Der Einsatz zusätzlicher ECM Systeme ist nicht
erforderlich.
SAP DVS ist ein integriertes Dokumentenverwaltungssystem und besonders gut geeignet,
um statusgeführte und versionierte Dokumente zu
verwalten.
Für die spätere Verfolgung und Auswertung von
Deadlines oder als Nachweis, welche Dokumente
an welchen Empfänger gesendet wurden, werden
alle relevanten Sendedaten im SAP gespeichert.
Mit SAP DVS werden alle Daten und Dokumente
effizient verwaltet und strukturiert.
Mit dem Transmittal Management von SEAL Systems
sind die Einzelschritte automatisierbar und ein
Transmittal ist mit wenigen Bedienschritten
zusammengestellt und versandt.
Alle Dokumentendaten und Transaktionsinformationen werden gespeichert:
Konfliktfälle, Revisionen und Projektmeilensteine
sind damit nachvollziehbar dokumentiert.
TRM 1012
•
•
•
Distributed PDF
Submission Metadata
Index to original Doc DIRs
Doc A101
Doc A101
SAP DVS
?
SEAL Server
Transmittal
PDF
Management
•
•
•
Retrieve files for job
Process files
Distribute job
Was sind Transmittals? Ein Transmittal oder aus dem Englischen Transmittal Letter ist ein Begleitschreiben zu Zeichnungen, Dokumenten, Spezifikationen oder anderer
Informationen, die zwischen Partnern innerhalb eines Projektes ausgetauscht werden. Es enthält neben Anschrift und Kontaktdaten des Senders und Empfängers
eine Liste der übertragenen Dokumente und Anweisungen, welche Aktionen und Rückmeldungen der Sender erwartet.
Direct Transmittal Delivery
Funktionen und Merkmale
Dokumente
Empfänger
Die Liste der zu versendenden
Dokumente kann auf verschiedenen
Wegen zusammengestellt
werden:
Partner, Kunden, Lieferanten können
als Empfänger definiert werden.
Empfänger können individuell
angelegt werden oder aus dem SAP
übernommen werden.
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•
Standard SAP DVS Funktionen
(CV04N)
SAP EasyDMS – interaktive
Zusammenstellung von
Dokumentenlisten
Standard-Sammeltransaktionen
von SEAL Systems
Gruppen von Empfängern können zu
Empfängerlisten zusammengefasst
werden.
Erzeugen
Versenden
Das Transmittal-Dokument wird nach
Vorlagen automatisch erzeugt und
enthält alle notwendigen Empfängerund Absenderdaten sowie eine Liste
der Dokumente.
Es wird automatisch ein SAP DVS Infosatz angelegt, dem dieses Dokument
zugewiesen wird.
Die Transmittal-Dokumente werden
über SAP-Objektverknüpfungen oder
als neue Dokumentenstückliste
zugeordnet.
Der Transport der Transmittals zum
Empfänger kann auf verschiedene
Arten erfolgen:
Empfangen
Kontrollieren
Wenn dem Transmittaldokument
bei Rücklauf verwertbare Merkmale
mitgegeben werden, dann ist ein
automatisches Re-CheckIn in das SAP
DVS möglich.
Mit dem SAP DVS und den
Zusatztransaktionen von SEAL
Systems steht eine umfangreiche
Datenbasis für alle Kontroll- und
Auswertefunktionen zur Verfügung.
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Druck und manueller Postversand
Mail-Versand mit automatischem
Split von großen Attachments
SAP cFolders oder SEAL Webportal
CD/DVD Erstellung
Die entsprechenden Auswertefunktionen können mit Standard-SAPMethoden als aufgabenspezifische
Reports schnell erstellt werden.
www.sealsystems.de/sap