- Erfolgsfaktor Familie

Spielräume für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf
Ob Teilzeit auf Probe oder Umwandlung von Sonderzahlungen in Freizeit – bei der
Versicherungsgesellschaft Victoria können die Beschäftigen viele Möglichkeiten der individuellen
Arbeitszeitgestaltung nutzen. Davon profitieren nicht nur ihre Familien, sondern auch das
Unternehmen.
Familienfreundlichkeit sichert Beschäftigung
Anfang 2004 startete die Versicherungsgesellschaft Victoria das Programm
„ProJob – Gestalten Sie Ihre Arbeitszeit“. Ziel war es, sich als
familienfreundliches Unternehmen zu positionieren und gleichzeitig Kosten
einzusparen. Die Herausforderung gelang.
Versicherungsgesellschaft Victoria: Wo Vollzeitkräfte Teilzeit arbeiten
Gern erzählt Katrin Peplinski von einem Mitarbeiter, der eines Tages völlig aufgelöst in ihrem
Büro stand. „Er wusste nicht mehr ein noch aus“, erinnert sich die Gleichstellungsbeauftragte der
Versicherungsgesellschaft Victoria. Sein Kind war schwer erkrankt, er wollte öfter bei ihm sein,
hatte aber keinen Urlaub mehr. „Da habe ich ihm von unseren Angeboten
zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung berichtet, und er sah einen Ausweg.“
Seit Anfang 2004 bietet die Victoria ihren Beschäftigten eine ganze Reihe
von Möglichkeiten, ihre Arbeitszeit so zu gestalten, dass sie private und
berufliche Belange besser miteinander vereinbaren können. Das reicht von gängigen Modellen
wie beispielsweise der Altersteilzeit oder dem „Sabbatical“, der Auszeit mit „Job-zurück-Garantie“,
bis zu unternehmensintern entwickelten Konzepten wie der Teilzeit auf Probe. Vier Jahre lang
können Beschäftigte testen, ob sie dauerhaft weniger arbeiten möchten. In dieser Zeit ist die
Rückkehr auf den Vollzeitarbeitsplatz garantiert.
Auch für Eltern, die ihr Kind zu Hause betreuen möchten, gibt es besondere Anreize: Insgesamt
sechseinhalb Jahre können Mütter und Väter im Unternehmen Elternzeit nehmen. Besonderer
Beliebtheit aber erfreut sich ein innovatives Angebot, das den Beschäftigten ein sehr hohes Maß
an
Flexibilität
eröffnet:
Die
Umwandlung
von
Sonderzahlungen,
wie
Urlaubs-
oder
Weihnachtsgeld, in freie Zeit. Ob zusätzliche Urlaubstage, 4-Tage-Woche oder tägliche
Reduzierung der Arbeitzeit – wer sich für dieses Modell entscheidet, kann wählen, wie das Mehr
an Freizeit eingesetzt werden soll. Für den Vater mit seinem kranken Kind, aber auch für
Beschäftigte, die Angehörige pflegen oder einfach nur mehr freie Zeit haben möchten, ergeben
sich so zahlreiche Perspektiven. Der Vorteil: Sie arbeiten weniger und behalten dennoch ihren
Vollzeit-Status. Davon profitiert auch das Unternehmen.
Allein durch die Umwandlung von Sonderzahlungen in freie Zeit konnten rein rechnerisch bislang
die Kosten für 50 Vollzeit-Stellen pro Jahr eingespart werden. Zusammen mit den anderen
Flexibilisierungsangeboten gelang es der Victoria so, die Personalkosten zu reduzieren, ohne
Beschäftigte entlassen zu müssen. Mit ihrem Maßnahmenpaket, das den Titel „ProJob –
Gestalten Sie Ihre Arbeitszeit“ trägt, verfolgt die Victoria jedoch noch ein anderes Ziel. „Wir wollen
uns als familienfreundliches Unternehmen am Markt positionieren“, erklärt Peplinski.
Auch das ist der Victoria gelungen. Immer öfter erhält die Versicherungsgesellschaft
Initiativbewerbungen von hoch qualifizierten Frauen und Männern. „Sie haben gehört, dass wir
ein attraktives Life-Balance-Programm anbieten und möchten deshalb bei uns arbeiten.“ Für die
Victoria ein klarer Wettbewerbsvorteil in Zeiten wachsenden Fachkräftemangels.
Flexibel bleiben: Die Versicherungsgesellschaft Victoria bietet ihren Beschäftigten die
Möglichkeit, Sonderzahlungen in freie Zeit umzuwandeln
Mit Beginn des Jahres 2004 eröffnete die Versicherungsgesellschaft
Victoria
ihren
Innendienstmitarbeiterinnen
unternehmensintern
entwickeltes
Konzept:
und
-mitarbeitern
ein
die
Umwandlung
von
betrieblichen und tariflichen Sonderzahlungen in freie Zeit. Ob zusätzliche
Urlaubstage, 4-Tage-Woche oder tägliche Reduzierung der Arbeitzeit die Beschäftigten können wählen, wie sie ihr Mehr an Freizeit nutzen
möchten. Und behalten trotzdem ihren Vollzeit-Status.
Auslöser
Auslöser für die Einführung der Maßnahme waren zwei parallel laufende Entwicklungen. Zum
einen hatte die Victoria erkannt, dass Familienfreundlichkeit ein Imagegewinn für Unternehmen
ist und ein klarer Wettbewerbsvorteil in Zeiten zunehmenden Fachkräftemangels. Aus diesem
Grund sollte eine neue Betriebsvereinbarung zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf
abgeschlossen werden. Gleichzeitig stand die Versicherungsgesellschaft vor der Aufgabe, Ziele
zur Personalkostenreduzierung, zu erfüllen. Diese Ziele wollte die Victoria umsetzen, ohne
Beschäftigte entlassen zu müssen.
Initiierung
Vor diesem Hintergrund entschied sich das Unternehmen, am audit berufundfamilie®
teilzunehmen. Eine Arbeitsgruppe, die aus der Zusammenarbeit zwischen Personalabteilung und
Gesamtbetriebsrat entstanden war, entwickelte ein Maßnahmenpaket mit dem Namen „ProJob –
Gestalten Sie Ihre Arbeitszeit“, das in Form einer Betriebsvereinbarung beschlossen wurde.
Neben der Umwandlung von Sonderzahlungen in freie Zeit enthält es weitere flexible
Beschäftigungs- und Arbeitszeitmodelle, die die Vereinbarkeit von Familie und Beruf erleichtern
und eine Reduzierung der Arbeitszeiten bewirken.
Erfahrungen mit Partnern bei der Umsetzung
Die
Zusammenarbeit
aller
Beteiligten
bei
der
Umsetzung
bewertet
Katrin
Peplinski,
Gleichstellungsbeauftragte der Victoria, als außerordentlich gut. Denn für Beschäftigte,
Geschäftsführung und Betriebsrat war die Win-Win-Situation von Anfang an eindeutig erkennbar:
Personalkosten werden reduziert, Arbeitsplätze erhalten und Möglichkeiten zur individuellen
Flexibilisierung der Arbeitszeit eröffnet. Dennoch: Die Maßnahme verlangt ein hohes Maß an
Kooperationsbereitschaft.
Innerhalb
der
Arbeitsgruppen
oder
Abteilungen
müssen
die
individuellen Arbeitszeiten koordiniert, Vertretungen bei längerer Abwesenheit organisiert und
gerecht abgestimmt werden. Das ist gerade in Zeiten, in denen viel Arbeit anfällt, wie
beispielsweise bei Jahresabschlüssen, nicht immer einfach.
Um hier optimale Lösungen zu finden, sind vor allem zwei Faktoren ausschlaggebend: Alle
Beteiligten müssen klar und offen aussprechen, was sie möchten und wo sie Probleme sehen.
Und sie müssen bereit sein, gemeinsam eine Lösung zu finden, die die individuellen Bedürfnisse
und die Anforderungen der Arbeits- und Personalplanung berücksichtigt. Ein einfaches „Das geht
jetzt nicht“ von Vorgesetzten oder ein „Ich will aber“ von Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern ist
hingegen wenig hilfreich. Um solche Situationen möglichst zu vermeiden, war es wichtig, alle
Beteiligten frühzeitig für die Umsetzung zu gewinnen und sie auf die Konsequenzen
vorzubereiten.
Führungskräfteschulungen
sowie
Beratung
und
Begleitung
durch
Personalabteilung und Betriebsrat haben sich als erfolgreiche Instrumente bewährt: Alle Anträge
sind bislang genehmigt und die Zielvorgaben zur Personalkostenreduzierung erreicht worden.
Einführung der Maßnahme und ihre Kommunikation
Um auf die neuen Möglichkeiten und die damit verbundenen Ziele aufmerksam zu machen,
nutzte die Victoria alle ihr zur Verfügung stehenden Informationsmedien. Berichte erschienen im
Intranet und in der Hauszeitung, Führungskräfte wurden in Rundschreiben und die Beschäftigten
auf Betriebsversammlungen ausführlich informiert. Dennoch trifft Katrin Peplinski immer mal
wieder auf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die von den Angeboten nichts wissen. Deshalb nutzt
sie alle persönlichen Gespräche im Unternehmen, um die Maßnahme zu kommunizieren.
Erfahrungen
Das Bedürfnis nach individueller Gestaltung der Arbeitszeit war größer als erwartet, denn es
haben sich mehr Beschäftigte für die Umwandlung von Sonderzahlungen in freie Zeit entschieden
als geplant. Und obwohl viele Beschäftigte nun weniger Zeit im Büro verbringen, bleibt die Arbeit
nicht liegen. Es werde konzentrierter und effizienter gearbeitet, berichtet Peplinski. Was sie
besonders freut ist, dass bislang alle Anträge auf Teilnahme an der Maßnahme genehmigt
werden konnten. Gerade Führungskräfte, die dem Thema Arbeitszeitflexibilisierung reserviert
gegenüberstanden, erfahren nun, dass es funktioniert.
Faktoren für den Erfolg der Maßnahme
Die Maßnahme ermöglicht den Teilnehmenden ein besonders hohes Maß an Flexibilität in der
individuellen Arbeitszeitgestaltung. Wer sich dafür entscheidet, seine Sonderzahlungen
umzuwandeln, kann wählen, ob das Mehr an freier Zeit als 4-Tage-Woche, als Reduzierung der
täglichen Arbeitszeit oder als Urlaubstage eingesetzt wird - natürlich nach Rücksprache mit den
Vorgesetzten und nach einer festgesetzten Vorlauffrist. Im Januar beispielsweise legen die
Beschäftigten fest, ob und wie sie ihr Urlaubsgeld, und im Sommer, ob und wie sie Ihr
Weihnachtsgeld umwandeln möchten.
Ein weiterer Vorteil für die Beschäftigten: Sie behalten ihren Vollzeit-Status und somit alle
finanziellen Leistungen wie die betriebliche Altersversorgung, die Vermögenswirksamen
Leistungen und den Fahrgeldzuschuss zu 100%. Sie sind jedoch verpflichtet, mindestens 25%
ihrer Sonderzahlungen umwandeln. Die Umwandlung der gesamten tariflichen und betrieblichen
Sonderzahlungen führt bei einem Beschäftigten in Vollzeit zu zusätzlichen 41 Urlaubstagen im
Jahr.
Auch bei optimaler Absprache im Team kann es zu Engpässen in der Arbeits- und
Personalplanung kommen. Ein Lösungsansatz ist der Einsatz von Auszubildenden, Aushilfen. Ein
anderer: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Elternzeit übernehmen die Vertretung, wenn sie
dieses möchten. Gleichzeitig wurde ein so genannter Personal-Service-Pool (PSP-Pool)
eingerichtet, der die Rolle einer unternehmensinternen Einsatzzentrale einnimmt. Der Einsatz
erfolgt dort, wo das Arbeitsvolumen es erfordert.
Ist der Erfolg messbar?
Im Jahr 2004 nahmen 459 Fachkräfte die Umwandlung in Anspruch, 2005 waren es 529 und
2006 541. Bis heute konnten umgerechnet die Personalkosten für 50 Beschäftigte pro Jahr
gespart werden. Umgekehrt führte dies bei der Victoria zu einem erfolgreichen Life-BalanceProgramm.
Tipps für Nachahmer
Voraussetzung für eine Teilnahme an der Maßnahme sollte eine längere Betriebszugehörigkeit
der teilnehmenden Fachkräfte sein, da Erfahrungen in der täglichen Zusammenarbeit die
Umsetzung erleichtern und die notwendige Vertrauensbasis schaffen. Darüber hinaus hat sich
gezeigt, dass Kommunikation unabdingbar für den Erfolg ist. Die notwendige kommunikative und
soziale Kompetenz können Führungskräfte in speziellen Schulungen erwerben. Beratung und
Begleitung im Unternehmen sind zusätzlich hilfreich.
„Puffer für den Notfall“
Katja Hanning, Diplom-Betriebswirtin, arbeitet seit neun Jahren als Personalreferentin bei der
Victoria. Nach einem dreiviertel Jahr Elternzeit kehrte sie im Februar 2007 auf ihren Arbeitsplatz
zurück. Um mehr Zeit für ihre kleine Tochter zu haben, entschied sie sich, ihr Urlaubsgeld in elf
zusätzliche freie Tage umzuwandeln.
Frau Hanning, wie setzen Sie das Mehr an freier Zeit ein?
Ich nutze es, um bei meiner Tochter sein zu können, wenn sie
krank ist oder wenn die Kindertagesstätte geschlossen hat. Die
zusätzliche freie Zeit dient mir somit als Puffer für den Notfall. Es
tut gut zu wissen, dass ich für meine Tochter da sein kann, wenn
sie mich braucht. Das nimmt mir den Druck.
Kommen Sie mit dem Weniger an Geld zurecht?
Das Urlaubsgeld ist finanziell nicht sehr lukrativ. Nach Abzug der Steuern bleibt kaum etwas
übrig. Die freie Zeit ist viel mehr wert.
Ihr Arbeitgeber bietet eine ganze Reihe von Möglichkeiten an, Arbeitszeit zu flexibilisieren.
Warum haben Sie sich für die Umwandlung von Sonderzahlungen entschieden?
Weil es eine tolle Sache ist! Es erleichtert mir, Familie und Job unter einen Hut zu bekommen.
Denn ich kann die zusätzlichen Urlaubstage genau dann nehmen, wenn ich sie wirklich brauche.
Geht das nicht auf Kosten der Arbeit im Büro?
Ganz und gar nicht! Ich teile Anfang des Jahres meinem Vorgesetzten mit, dass ich mein
Urlaubsgeld umwandeln will. Er weiß dann, dass ich – umgerechnet auf meine Teilzeitstelle – elf
Tage mehr Urlaub haben werde und kann sich in der Arbeitsorganisation darauf einrichten. Die
Vertretungsregelungen organisieren wir gemeinsam im Team – und das klappt prima. Außerdem:
Durch den Zeitpuffer, den ich mir „ertauscht“ habe, habe ich den Kopf frei für die Arbeit. Ich muss
mir keine Sorgen machen und kann mich ganz auf meine Aufgaben konzentrieren. Davon
profitiert auch mein Arbeitgeber.
ERGO Versicherungsgruppe
Stammsitz
Victoriaplatz 2
40198 Düsseldorf
Telefon: (0211) 477-0
Internet: www.ergo.de
Branche
Kredit- und Versicherungsgewerbe
Produkte/Dienstleistungen
Als moderner Rundum-Versicherer bietet die ERGO ihren Kunden Versicherungen für den
privaten, gewerblichen und industriellen Bedarf
Tätigkeitsbereich
National
Unternehmensleitung
Dr.Torsten Oletzky, Vorstandsvorsitzender
Personalleitung
Dr. Ulf Mainzer, Personalvorstand
Beschäftigte
Gesamt: 15.000 (ohne Agenturpartner)
|
Frauen: 9.150 (61 Prozent)
|
Männer: 5.850 (39 Prozent)
Familienfreundliche Maßnahmen
Flexible Arbeitszeitregelungen
|
Flexibilisierung der täglichen Arbeit zur Berücksichtigung familiärer Belange
|
Flexibilisierung
der
Arbeitszeitlänge/familiengerechte
Teilzeitmodelle
auch
in
Führungspositionen
|
Förderung der Teilzeitarbeit durch die Betriebsvereinbarung „Beruf und Familie“
(inklusive Chancengleichheit)
|
Möglichkeit der Beurlaubung von bis zu einem Jahr in familiären Notfällen
|
Familiengerechte Urlaubs- und Beurlaubungsregelungen
|
Minimierung der Pendlerzeiten; zusätzlich werden an zusammengelegten Standorten
Wegezeiten bei Mitarbeitern mit langen Anfahrtzeiten anteilig als Arbeitszeit gerechnet
|
Angebot der dauerhaften Möglichkeit, außertarifliche Sonderzahlungen in Freizeit
umzuwandeln. Dadurch ist es möglich, bei Erhalt des Vollzeitstatus entweder eine 4Tage-Woche zu realisieren oder weitere Urlaubstage zu gewinnen, um z.B. die
schulpflichtigen Kinder während der gesamten Schulferien betreuen zu können
Familienbewusste Arbeitsorganisation
|
Familiengerechte Teamarbeit
|
Familiengerechte Besprechungs- und Übergabezeiten
|
Gesundheitsfördernde Maßnahmen
|
Überprüfung
der
Arbeitsorganisation;
monatliche
Personalrunden
mit
der
Betriebsorganisation und dem Betriebsrat, die dazu dienen, Arbeitsabläufe und
Personalstände zu überprüfen
Familienfreundlicher Arbeitsort
|
Flexible Gestaltung des Arbeitsortes durch ERGO2GO
|
Unterstützung
bei
Wohnungssuche,
Umzug
und
Suche
nach
Kinderbetreuungsmöglichkeiten
Informations- und Kommunikationspolitik
|
Informationsmittel zur Vorstellung familienfreundlicher Angebote:
• Infoportal "Beruf und Familie" im Intranet
• Broschüre „Familienfreundliches Unternehmen“
• Regelmäßige Berichterstattung; Artikel in der Mitarbeiterzeitung und dem OnlineMitarbeitermedium
|
Informationsanlässe und Informationswege:
• Informationsveranstaltungen in allen Verwaltungsstandorten der ERGO
• Teilnahme an öffentlichen Veranstaltungen zum Thema „Beruf und Familie“
• Ansprechpartner an jedem Verwaltungsstandort; Gleichstellungsbeauftragte
• Außerbetriebliches Engagement zum Thema „Vereinbarkeit“
• Teilnahme an Audits und Wettbewerben
Führungskompetenz
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Leitlinien/Leitsätze
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Familienbewusstes Führungsverhalten
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Betriebsvereinbarung „Beruf und Familie und Chancengleichheit“
|
Betriebsvereinbarung „Führungsgrundsätze und Mitarbeitergespräch“
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(Cross-)Mentoring-Angebote für den weiblichen Führungskräftenachwuchs
|
Gruppenleiterinnen bleiben auch in der Elternzeit in ihren Führungspositionen
Personalentwicklung
|
Familiengerechte Personalentwicklung
|
Aktivitäten zur Chancengleichheit von Frauen und Männern:
• Verankerung in der Betriebsvereinbarung
• Sensibilisierung angehender Führungskräfte in Gender-Workshops
Angebote für den Wiedereinstieg nach der Elternzeit
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Spezifische Angebote zum Wiedereinstieg:
• ElternNetzwerkTreffen
• Schwangerschafts-/Elternzeitberatung durch Gleichstellungsbeauftragte
• Weiterbildung während der Elternzeit in Absprache mit dem Vorgesetzten
jederzeit möglich
• Aushilfstätigkeiten während der Elternzeit möglich auf Wunsch
• E-Learning-Programme
Entgeltbestandteile
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Fahrkostenzuschüsse
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Mitarbeiterdarlehen
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Bei einer individuellen Gehaltserhöhung kann der Erhöhungsbetrag in einen steuerfreien
Kindergartenzuschuss umgewandelt werden
Geldwerte Leistungen für Familien
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Das Unternehmen bietet seinen Mitarbeitern an attraktiven Urlaubsorten in Deutschland
17 Ferienwohnungen und -häuser preisgünstig zur Verfügung. Bei der Vergabe werden
Familien mit Kindern jeweils berücksichtigt
Service für Familien
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Sommerferienbetreuung durch AWO-Betreuungseinrichtungen am Standort Düsseldorf
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Vorrecht auf 6 Betreuungsplätze in nahegelegener privater KiTa am Standort Düsseldorf
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Kooperation mit privater Tageseinrichtung zur Betreuung von Kindern unter drei Jahren
am Standort Düsseldorf
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Angebot von Ferienfreizeitprogrammen über Kooperationspartner
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Kooperation mit dem pme Familienservice
Vorteile der familienfreundlichen Maßnahmen
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Zufriedenheit,
erhöhte
Motivation
und
Mitarbeiter
mit
"freiem
Kopf"
durch
Beratung und Vermittlung zu Kinderbetreuungsmaßnahmen, zu Fragen der Pflege von
Angehörigen und allen Angeboten rund um Work-Life-Balance
Audit berufundfamilie® der berufundfamilie gGmbH
Grundzertifikat (26.11.2002)
Zertifikat (22.11.2005)
Reaudit (2008) und Re-Reaudit (2011)
Preise/Auszeichnungen
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Unter den fünf besten innovativen familienfreundlichsten Unternehmen bundesweit beim
Wettbewerb „Erfolgsfaktor Familie 2005“
|
Seit 2001 gemäß DIN EN ISO 14001 zertifiziert
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Seit 1989 nach EG-Umwelt-Audit-Verordnung (EMAS) validiert
Zeitpunkt der Einführung familienfreundlicher Maßnahmen
Seit ca. 1995 durch die Kooperation mit der AWO und die Gründung der Elterninitiative
DreiKäseHoch (KiTa für Drei- bis Sechsjährige am Standort Düsseldorf)
Vermarktung des Engagements beim Recruiting
Auf der Internetseite www.ergo.de
Anteil von Frauen in Führungspositionen
14 Prozent
Besonderheiten
Die Bildung einer Abteilung die sich u.a. mit dem Thema Diversity und Vereinbarkeit von Beruf
und Familie befasst schuf die notwendigen Kapazitäten für das zügige Vorantreiben
familienfreundlicher Maßnahmen durch Unternehmen und Arbeitnehmervertreter
Zitate
„Home-Office-Tätigkeiten gehören bei der ERGO zum betrieblichen Alltag – mit der Möglichkeit,
regelmäßig oder gelegentlich Arbeit von zu Hause aus zu erledigen, wollen wir Mitarbeitern und
Mitarbeiterinnen ermöglichen, ihre Fahrtzeiten zu reduzieren und mehr Zeit mit der Familie zu
verbringen.
Die Möglichkeit, ein Mal pro Woche gemeinsam mit dem eigenen Kind oder den eigenen Kindern
zu Hause mittagzuessen, bevor es wieder an den heimischen Schreibtisch geht, ist für viele
Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ein hoch geschätzter Luxus, der von Mitarbeiterseite auch
entsprechend honoriert wird.
Für unsere Teilzeitmitarbeiter und -mitarbeiterinnen, die weiter entfernt im Umland wohnen, bringt
ein Tag, den sie weniger fahren müssen, ebenfalls eine große Entlastung.
Die Arbeit leidet nicht darunter, da alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die im Home-Office
arbeiten, mittels Rufumleitung und über E-Mail jederzeit erreichbar sind.“
Katrin Peplinski, Gleichstellungsbeauftragte der ERGO Versicherungsgruppe
Ansprechpartnerin zum Thema
ERGO Versicherungsgruppe
Diplom-Pädagogin Katrin Peplinski
Gleichstellungsbeauftragte
Tel. 0211/4773134
E-Mail: [email protected]