Flexibles Wachstum mit Payroll Outsourcing

Flexibles Wachstum mit Payroll Outsourcing
Der Elektroanlagen-Spezialist M.Schneider hat seine komplette Lohn- und
Gehaltsabrechnung an Infoniqa ausgelagert. Der zuverlässige und kosteneffiziente Service hilft dem Unternehmen, Ressourcen einzusparen, Zeit zu
gewinnen und erhöht die Flexibilität.
Die M.Schneider Gruppe ist Komplettanbieter für
Planung, Bau und Service von Elektro- und Telekommunikationsanlagen. Hohe Qualität und Kompetenz
sind zentrale Werte des Unternehmens. Aktuell beschäftigt der Betrieb rund 450 Mitarbeiter (davon 115
Leiharbeiter) in Österreich, Deutschland und Ungarn –
Tendenz steigend. „Wir expandieren derzeit stark,
speziell im Geschäftsfeld Network Solutions. Daher
haben wir uns nach einer Lösung umgesehen, um die
Personalabrechnung auszulagern und den Zeitaufwand dafür einzusparen“, erklärt Thomas Kaiblinger,
Leiter Rechnungswesen bei M.Schneider.
Payrollsoftware und -services bereits im Einsatz
Mit Infoniqa pflegt die M.Schneider Gruppe bereits
seit vielen Jahren eine gute Geschäftsbeziehung. Unter anderem hat das Unternehmen die Abrechnungssoftware LGV®plus erfolgreich im Einsatz. 2012 entschied man sich dann für das Auslagern der Abrechnungs-Hardware. „Wir hatten einen IBM AS/400Server im Haus, der aber
bereits in die Jahre gekommen war und Investitionen
nötig gemacht hätte. Infoniqa bot uns das Hosting der
Abrechnungslösung im Rechenzentrum an. Der Umzug
lief von Beginn an problemlos, wir konnten bereits nach
einem Tag den Testbetrieb
aufnehmen und unsere Abrechungen wie gewohnt
durchführen“, so Kaiblinger.
Infoniqa übernahm mit diesem Schritt nicht nur den
physischen Betrieb der Lohnanwendung, sondern
Thomas Kaiblinger,
Leiter Rechnungswesen bei M.Schneider
auch sämtliche relevanten Services wie Wartung, Sicherungen und Updates des Systems.
Knappe Ressourcen durch Expansion
In weiterer Folge erweiterte die M.Schneider Gruppe
stark und gründete den Telekom-Spezialisten msCNS, der heute 250 Mitarbeiter beschäftigt. „Mit diesem Schritt steigerte sich auch der Aufwand für die
Personalverrechnung schlagartig“, berichtet der
Rechnungswesen-Leiter. „Aus diesem Grund hatten
wir akuten Bedarf an einer externen Unterstützung.
Wir haben darauf hin mehrere Angebote von Dienstleistern eingeholt und auch bei Infoniqa angefragt.
Diese lieferten das beste und kostengünstigste Offert.
Darüber hinaus kannten wir ja die Software bereits.
Die Entscheidung fiel damit klar aus“, erzählt Kaiblinger. 2013 startete Infoniqa mit der Personalabrechnung für 140 Mitarbeiter der M.Schneider Gruppe. Aktuell werden bereits rund 250 Dienstnehmer von Infoniqa betreut.
Die Lösung auf einen Blick
Ziele
Outsourcing der kompletten Personalbrechnung inklusive physischer Betrieb des Abrechnungssystems,
Administration und Wartung sowie Fachberatung.
Vorteile/Nutzen von Payroll Outsourcing
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Transparente Kosten pro Abrechnung
höchste Ausfallssicherheit
Umfassendes Fachwissen
Gesetzesänderungen zuverlässig berücksichtigt
Sicherer Systembetrieb inkl. Wartung
Besondere Anforderungen umgesetzt
Die unterschiedlichen Dienstleistungen und Geschäftsbereiche der M.Schneider Gruppe stellen besondere Anforderungen an die Personalverrechung.
So sind die Bezüge nach drei verschiedenen Kollektivverträgen, nämlich Elektroindustrie, Handel und
Gewerbe, zu behandeln. Außerdem mussten einige
Fremdsysteme – etwa die Buchhaltung und Zeiterfassung – mittels Schnittstellen angebunden werden.
„Die Umsetzung lief rasch und problemlos ab. Bereits
nach ein paar Tagen, in denen wir mit den Experten
von Infoniqa Beratungsgespräche führten und die
Prozesse definierten, konnten wir den Service starten“, blickt Kaiblinger zurück.
Kompletter Prozess ausgelagert
Mit dem ausgelagerten Payroll-Service läuft die gesamte Abrechnung nun effizient und zeitsparend ab.
„Auf viele Informationen, etwa Aufzeichnungen aus
der angebundenen Zeiterfassung oder dem Rechnungswesen, kann Infoniqa automatisch zugreifen.
Zusätzlich laden wir die übrigen gescannten Arbeitszeitaufzeichnungen sowie Belege, An-/Abmeldungen
und Karenzen auf den Server im Rechenzentrum
hoch. Infoniqa macht dann die Abrechungen und stellt
alle Daten über Buchungsschnittsstellen für die Finanzbuchhaltung sowie die Zahlungs-Files für die
Überweisungen bereit. Zusätzlich erhalten wir Reports
wie Personalstandsstatistiken, Lohn- und Gehaltsentwicklungen sowie diverse Personalkennzahlen. Der
Vorteil hier ist, dass wir auch Zugriff auf das Reporting
Tool von Infoniqa haben und damit auch selbst Auswertungen generieren können. Die meisten Lohnzettel
werden von Infoniqa direkt per E-Mail an die Mitarbeiter versendet. Einige wenige Abrechnungen gehen
per Post an M.Schneider und werden an jene verteilt,
die keine E-Mails wollen oder empfangen können.
Zeit und Aufwand einsparen
Mit dem Outsourcing der Personalabrechnung hat die
M.Schneider Gruppe eine funktionelle und kosteneffiziente Lösung gefunden, denn verrechnet wird nur pro
abgerechnetem Mitarbeiter. Das gewährt dem Unternehmen volle Flexibilität und verursacht keine Fixkosten. Außerdem spart der Service wertvolle Zeit ein.
„Früher benötigten wir mehrere Tage für die monatliche Abrechung. Mit dem Outsourcing hat sich der
Aufwand auf einen halben Tag reduziert. Praktisch
sind auch die Personalbudgetierung oder die automatisierten Abgrenzungsbuchungen, die wir jetzt nutzen.
Ein weiterer Vorteil ist, dass nun das Ausfallsrisiko,
etwa durch Krankheit oder Urlaub in unserer Abteilung, wegfällt“, erklärt der Rechnungswesen-Leiter.
Zudem ermöglicht das Payroll Outsourcing dem Unternehmen hohe Flexibilität, um wachsen und den
Personalstand jederzeit erweitern zu können. Infoniqa
unterstützt auch mit Fachberatung bei arbeitszeit- oder steuerrechtlichen Fragen und entwickelt gemeinsam mit M.Schneider neue Ideen. „Die Zusammenarbeit mit Infoniqa ist unbürokratisch, flexibel und dank
der kompetenten Mitarbeiter sehr wertvoll für uns“,
fasst Thomas Kaiblinger zusammen.
www.mschneider-eab.at
www.ms-cns.com
Kontakt:
Infoniqa LGV Payroll Services GmbH
Tel.: +43 316 77 97 91 - 0
[email protected]
www.infoniqa.com