International Total Occupancy Cost Code

Transcription

IPD Occupiers Property Databank
Fourth edition
Deutsch / English version
British Council for Offices
British Institute for Facilities Management
CoreNet Global
IFMA France
PISCES/OSCRE
RICS
Über IPD Occupiers
IPD Occupiers wurde 1994 gegründet, um
den spezifischen und weit gefächerten
Erfordernissen von Immobiliennutzern gerecht
zu werden. Indem wir ein standardisiertes
Verfahren zum Vergleichen von Schlüsselelementen der Immobilien-Nutzungsleistung Kosten, Raum, Effizienz und Effektivität - zur
Verfügung stellen, helfen wir Immobilien- und
Facilitymanagern, die Flächen-Performance
von Immobilienbeständen besser zu erfassen
und zu handhaben.
In einer unabhängigen Rolle sind wir zudem in
der Lage, als der Branchenpartner im
Besonderen für die Immobilien- und
Facilitybranche zu arbeiten und dabei
hochwertige und solide Informationen zur
Unterstützung von Beratungsdienstleistern der
Branche zur Verfügung zu stellen.
Der International Total Occupancy Cost Code
(ITOCC) von IPD stellt den Eckpfeiler für unsere
ganze Arbeit dar, die Folgendes umfasst:
Jährlicher Benchmarkingdienst
Unsere Dienstleistung für gewerbliche Nutzer,
mit der wir eine jährliche Bewertung der
Flächen-Performance im Vergleich zum
entsprechenden Branchensektor erstellen. Die
Nutzer haben Zugriff auf eine Reihe von
strategischen und betrieblichen Benchmarks
und Kennzahlen.
Benchmarkingdienst für die Immobilien
der Regierung des Vereinigten Königreichs
Hierzu besteht ein langfristiger Vertrag mit
dem UK Office of Government Commerce zur
Förderung des Immobilienbenchmarkings für
den zentralen Immobilienbestand der
Regierung. Wir arbeiten mit den
verschiedenen Abteilungen zusammen, um
umfassende quantitative und qualitative Daten
zu erfassen und das Vorhaben zu
unterstützen, mehr Effizienz und Effektivität in
den Immobilienbestand zu bringen.
UK Higher Education Estate Management
Statistics (EMS)
Die EMS Initiative, die durch die Higher
Education Funding Councils des Vereinigten
Königreichs zentral finanziert wird, stellt für die
Immobilienbestände aller 163 Universitäten
des Vereinigten Königreichs Zahlen zu Kosten
und Effizienz durch ein transparentes und
interaktives Rechnungslegungswerkzeug zur
Verfügung. Dies erlaubt es Managern,
Flächen-Performance offen und individuell zu
vergleichen. Wir leisten auch Dienste auf
Bestellung einzelner Universitäten. Weitere
Informationen finden Sie unter
www.opdems.ac.uk.
UK Further Education: eMandate
Eine Informationsquelle und ein
Managementwerkzeug, das mittels einer
internetgestützten Einrichtung für die
Rechnungslegung 450 Immobilienmanager
der Bildungseinrichtungen der UK Further
Education unterstützt. Für weitere
Informationen siehe www.emandate.co.uk.
Wir betreiben zielgerichtete
Diskussionsgruppen, um professionelle
Erfahrung aus der Privatwirtschaft und dem
öffentlichen Sektor zusammen zu ziehen. Die
Teilnehmer treffen sich zu zielgerichteten
Diskussionen und erhalten jedes Quartal einen
Bericht.
Forschungs- und Beratungsdienste
Maßgeschneiderte Dienstleistungen und
Forschungsprojekte zu gewerblichen
Immobilien und Objekten.
Die IPD / CBI Konferenz “Property in
Business”
IPD Occupiers veranstaltet eine jährliche
Konferenz im UK - jetzt in Zusammenarbeit mit
CBI - die spezielle Schwerpunkte auf Themen
und Inhalte zur Immobilien-Nutzungsleistung
setzt.
Für weitere Informationen kontaktieren sie bitte
Christopher Hedley telefonisch unter +44
(0)20 7336 9250 oder per Email:
[email protected]
Unser Herangehen an all diese Produkte und
Dienstleistungen wird von Vision,
Unabhängigkeit, Erfahrung im Immobilien- und
Informationsmanagement, Integrität und dem
Liefern von Wert durch leicht verständliche
Analyse geprägt.
IPD Occupiers ist ein Teil von IPD, einem
Weltmarktführer für Marktindizes und
Benchmarkingdienste für die Gewerbeimmobilienbranche. 2005 wurde IPD für
herausragende Leistungen im Bereich
„International Trade“ der prestigeträchtige
„Queen's Award for Enterprise“ verliehen.
Die vierte Auflage des IPD International Total Occupancy Cost Code wird gesponsort durch:
i
Besuchen Sie www.ipd.com/occupiers
About IPD Occupiers
IPD Occupiers was established in 1994 to
meet the specific and varied needs of property
occupiers. By providing a standardised
approach to comparing key elements of
property performance – cost, space, efficiency
and effectiveness – we help property and
facilities managers to better measure and
manage estate performance.
An independent role also enables us to
operate as the ‘industry partner’ to the
property and facilities industry, in particular,
providing high-quality and robust information
to support the industry’s advice and
consultancy services. See
www.ipd.com/occupiers
IPD’s International Total Occupancy Cost
Code (ITOCC) provides the cornerstone for all
our work, which includes:
Annual Benchmarking Service
Our corporate occupier service providing an
annual assessment of property performance
set against relevant peer or sector groups.
Users have access to a range of strategic and
operational level benchmarks and metrics.
UK Government Property Benchmarking
Service
This is a long-term contract with the UK Office
of Government Commerce to facilitate
property benchmarking across the central
government estate. We work with departments
to collect a comprehensive range of
quantitative and qualitative data to help drive
greater efficiency and effectiveness across the
estate.
UK Higher Education Estate Management
Statistics (EMS)
Funded centrally by the UK’s Higher
Education Funding Councils the EMS initiative
provides all 163 UK university estates with
cost and efficiency metrics through a
transparent, interactive reporting tool –
allowing managers to compare performance
on an open book and individual basis. We
also operate bespoke services for individual
universities. See www.opdems.ac.uk for
further information.
UK Further Education: eMandate
A real estate information resource and
management tool to assist 450 property
managers across all UK Further Education
Colleges through a web-based reporting
facility. See www.emandate.co.uk for further
information.
Research and Consultancy Services
Bespoke services and research projects on
corporate real estate and facilities.
IPD / CBI Property in Business
Conference
IPD Occupiers runs a premier UK annual
conference – now in association with the CBI –
focussed specifically on occupier performance
issues.
For more information please contact
Christopher Hedley on tel:
+44 (0)20 7336 9250 or email:
[email protected]
Our approach to all of these products and
services is characterised by vision,
independence, detailed property and
information management experience,
integrity and delivering value through easy-tounderstand analysis.
Facilities and Asset Management Forums
We run focussed discussion groups to draw
together qualitative and process experience
from professionals across the private and
public sectors. Members attend highly
focussed discussion meetings and receive
quarterly reports.
IPD Occupiers is part of IPD, a world
leader in the provision of market indices
and benchmarking services for the
commercial real estate industry. In 2005
IPD was awarded the prestigious Queen’s
Award for Enterprise for its outstanding
achievements in International Trade.
The fourth edition of the IPD International Total Occupancy Cost Code is sponsored by:
Visit www.ipd.com/occupiers
i
IPD Occupiers
Hinweis zum Urheberrecht und zur Lizenzvergabe
Der IPD Occupiers International Total Occupancy Cost Code
(„ITOCC“ oder der „Kostenschlüssel“) ist ein
Datenklassifizierungssystem für Immobilien und Gebäudeanlagen,
das von Investment Property Databank Limited („Urheber“)
entwickelt wurde. Der ITOCC ist Eigentum von Investment Property
Databank Limited und ist durch das Urheberrecht und das
Datenbankrecht geschützt. Alle Rechte, die durch das
Urhebergesetz und durch internationale Copyrightabkommen erteilt
sind, bleiben dem Urheber vorbehalten.
Der ITOCC Kostenschlüssel darf ohne das vorherige schriftliche
Einverständnis des Urhebers weder in Teilen noch als Ganzes
vervielfältigt werden.
Lizenzen zur Nutzung des Kostenschlüssels zum Zwecke der
Erstellung von kostenbezogenen Immobilien- und
Gebäudeinformationsprodukten und -dienstleistungen sind für
Unternehmensberatungen und andere Vermittler beim Urheber
erhältlich.
ii
Lizenzen sind auch für Endnutzer erhältlich, die die gedruckten oder
elektronischen Ausgaben des Kostenschlüssels für interne
Geschäftszwecke nutzen wollen.
Um eine Lizenz zu erhalten, kontaktieren sie bitte die
Marketingabteilung von IPD Limited unter www.ipd.com.
Jede Bezugnahme auf den Code in Schriften oder anderen Medien
muss vollständig und auffallend ersichtlich in folgender Form
gekennzeichnet sein: „Quelle: IPD Occupiers International Total
Occupancy Cost Code, © und Datenbankrecht Investment Property
Databank Limited 2006“.
IPD Limited übernimmt keine Haftung für jede Art von Verlust, Schaden
oder Kosten, die einer Person aufgrund der Nutzung des Codes
entstehen.
IPD Occupiers
Copyright notice and licence policy
The IPD Occupiers International Total Occupancy Cost Code
(“ITOCC” or the “Code”) is a real estate and facilities data
classification system developed and owned by Investment Property
Databank Limited (the “Company”) and protected by copyright and
database right. All rights conferred by the law of copyright and by
virtue of international copyright conventions are reserved by the
Company.
The Code may not be reproduced in whole or in part without the
prior written consent of the Company.
Licences are available to consultants, advisers and other
intermediaries from the Company to use the Code to design and
create cost-related real estate and facilities information products
and services.
Licenses are also available to end users to use the print or
electronic editions of the Code for internal business purposes.
For a licence, please contact the marketing department of the
Company at www.ipd.com.
All references to the Code in any document or other media must be
fully and prominently acknowledged in the following form: “Source:
IPD Occupiers International Total Occupancy Cost Code, © and
database right Investment Property Databank Limited 2006”.
The Company has no liability for any losses, damages, costs or
expenses suffered by any person as a result of any reliance on the
Code.
ii
Empfehlungen für den ITOCC
Genaue, stimmige und sorgfältig
abgestimmte Kostenanalysen sind für
effektive Entscheidungsfindungen bei
Immobilien wesentlich. Umfassende
Performancemessung und
Rechnungslegung versetzt das
Management in die Lage,
Unstimmigkeiten zu erkennen und gezielt
Problemfelder so zu bearbeiten, dass die
Gesamtperformance gesteigert werden
kann. Rahmenwerke für das
Benchmarking sollten ganzheitlicher
betrachtet werden, indem sie nicht nur
Gemeinkosten reduzieren sondern auch
„best practice“ in der Qualität und der
Erbringung von Dienstleistungen
erreichen. Mit der Beschleunigung der
Globalisierung wird auch die
Notwendigkeit globalen Benchmarkings
und globaler Analyse immer relevanter.
Der BCO empfiehlt diese fundierte
Ausgabe des IPD Occupiers International
Total Occupancy Cost Code in ganzem
Umfang.
Information steht im Zentrum eines jeden
Managementsystems, und das
Immobilienmanagement bildet da keine
Ausnahme. Die Fähigkeit an genaue,
schlüssige und vollständige Informationen
über die Kosten der Nutzung von
Immobilien zu gelangen, ist entscheidend
für effektive Immobilienstrategien und
deren Management. IPD Occupiers hat
dies seit langem erkannt, und die vierte
Ausgabe des Cost Codes liefert weiterhin
einen soliden und umfassenden
Branchenstandard zur Messung und
Dokumentation der gesamten Kosten der
Immobiliennutzung. Indem er es den
Immobilienmanagern in den Unternehmen
erlaubt, diese Kosten zu kontrollieren und
für ihr Unternehmen mehr beizutragen, ist
der Cost Code ein unschätzbares
Hilfsmittel. CoreNet unterstützt mit
Begeisterung dessen Weiterentwicklung.
Die zuverlässige Analyse der
Betriebskosten von Immobilien und die
akkurate Erfassung der
Gesamtnutzungskosten sind ein
wesentliches Hilfsmittel für die
Entwicklung von effektiven
Immobilienmanagementstrategien, sowohl
für den Eigentümer wie auch für den
Nutzer. Der IPD Occupiers International
Total Occupancy Cost Code ist mit den
Kostenklassifikationen, die im RICS
Service Charge Code dargelegt werden,
kompatibel und wird es konzessionierten
Verwaltern weiter ermöglichen, für
effektiveres gewerbliches
Immobilienmanagement zu sorgen, das
echten geschäftlichen Nutzen bringt.
Ian McRae
Chairman,
RICS Commercial Property Faculty
Richard Paver
President,
CoreNet Global (UK)
Paul Harrington
Chairman, Occupiers Group,
Das British Institute of Facilities
Management freut sich, den
preisgekrönten IPD Occupiers Total
Occupancy Cost Code als nützliche
Erweiterung der Werkzeuge des
Facilitymanagement empfehlen zu
können. Die Glaubwürdigkeit des Facility
Managements vor dem Vorstand wird
immer auf der Fähigkeit fußen, genaue
und relevante Daten zu Kosten und
Performance in einem Format vorzulegen,
dass es dem Vorstand erlaubt,
strategische Entscheidungen zu
Immobilien- und Facilityservice zu treffen.
Ich meine, dass dieser Code die Fähigkeit
des Facility Managers, dies zu erreichen,
fördern wird.
Der IPD Occupiers Cost Code ist ein
international integrierter Kostenschlüssel,
der jetzt innerhalb unseres OSCRE Data
Exchange Standards voll unterstützt wird.
Das ist die letzte Phase eines radikal
verbesserten Ansatzes. Alle
Softwaredienstleister können den IPD
Occupiers Code jetzt leicht unterstützen,
indem sie unseren offenen XML-Standard
benutzen, um große Kostendatenmengen
zum Zwecke der automatischen
Leistungsdokumentation und für
tatsächlich effektives Benchmarking
auszutauschen.
Roger de Boehmler
Director General,
PISCES
Ian Fielder
British Institute of Facilities
Management
iii
Endorsements for ITOCC
Accurate, consistent and properly coordinated cost analysis is essential to
effective property decision making.
Comprehensive performance
measurement and reporting enables
management to identify inconsistencies
and drill down to target areas to improve
overall performance. Benchmark
frameworks should be considered more
holistically in not only reducing overhead
cost but in achieving best practice in
service quality and delivery. With the
pace of globalisation accelerating, the
need for global benchmarking and
analysis is becoming more pertinent. The
BCO fully endorses this consolidated
version of the IPD Occupiers International
Total Occupancy Cost Code.
Paul Harrington
Chairman, Occupiers Group,
The British Institute of Facilities
Management is pleased to commend the
award-winning IPD Occupiers Total
Occupancy Cost Code as a useful
addition to the facilities manager’s
armoury. The facilities manager’s
credibility in the boardroom will always be
based on the ability to produce accurate
and relevant cost and performance data
in a format that will allow the Board to
make strategic decisions concerning
property and facilities services. I believe
that this Code will enhance the facilities
manager’s ability to achieve this.
Ian Fielder
British Institute of Facilities
Management
Information is at the heart of any
management system, and property
management is no exception. The ability
to capture accurate, consistent and
complete information on the cost of
occupying property is central to effective
property strategy and management. IPD
Occupiers has long recognised this and
the fourth edition Cost Code continues to
provide a robust and comprehensive
industry standard for recording and
measuring the total cost of property
occupancy. By allowing corporate real
estate managers to take control of these
costs and contribute more effectively to
their organisation, the Cost Code is an
invaluable business tool. CoreNet is keen
to support its continued development.
Reliable property performance cost
analysis and the accurate measuring of
total occupancy costs are an essential
tool for the development of effective
property management strategies for both
owners and occupiers. The IPD Occupiers
is compatible with the cost classifications
set out in the RICS Service Charge Code
and will further enable chartered
surveyors to provide more effective
corporate property management that
delivers real business benefits.
Ian McRae
Chairman,
RICS Commercial Property Faculty
Richard Paver
President,
CoreNet Global (UK)
The IPD Occupiers Cost Code is an
internationally integrated Cost Code that
has now been fully supported within our
international OSCRE Data Exchange
Standard. This is the final stage of a
radically improved approach. Now all
software providers can easily support the
IPD Occupiers Code by using our open
Standard XML to allow high volumes of
consistent cost data to be shared for
automatic performance reporting and truly
effective benchmarking.
Roger de Boehmler
Director General,
PISCES
iii
Danksagung
Wir sind sehr darüber erfreut, Kommentare und Ratschläge von
einer breiten Vielzahl von Nutzern, Beratern, Maklern, Forschern,
Entwicklern und Dienstleistern empfangen zu haben (siehe die
Auflistung unten). Jede Art von Fehler oder Auslassung bleibt
selbstverständlich in der Verantwortung von IPD Occupiers.
abbey
Advanced Workplace Associates
Altys Gestion
Bank of Ireland
BCO
Bradford & Bingley Group
Canada Life
Chadwick International
City University
Computer Sciences Corp
Credit Agricole
Deloitte
Drivers Jonas
Education & Learning Wales
Eurogem
Fraser CRE
Global actifs
HBOS
Icade
Jones Lang LaSalle
Landmark
London Electricity
MMA
Nelson Bakewell
Network Rail
Orange
Pearson
Property Solutions
Ramidus Consulting
Remit Consulting
Rider Hunt Terotech
Royal Mail
Sheffield Hallam University
Slough Estates
Sulzer
University of Reading
Z/Yen
iv
Die vierte Auflage des ITOCC wurde von Ian Jeffries überarbeitet
und aktualisiert.
ABN Amro
Aegon
AMA Alexi Marmot
Barclays Bank
BIFM
BT
Carillion
Chesterton International
Coflex
Co-operative Financial Services
Credit Suisse First Boston
Deutsche Bank
Driving Standards Agency
Employment Service
Faber Maunsell
Freeman Business. Information
GPIM (Macif Immo)
HOK International
ING
King Sturge
Legal & General
London Underground
MWB Business Exchange
Nestle
Office of Government Commerce
PCA
PISCES/OSCRE
Prudential
Reading University
Reuters
Royal & SunAlliance
Savills
Shell International
Societe Generale
Swanke Hayden Connell
Valeximm
Zurich Financial Services
Actium Consult
Alcatel
Atisreal
BBC
BP
Bull
CB Richard Ellis
Cisco
Colliers CRE
CoreNet Global
Cushman & Wakefield
Donaldsons
EC Harris
Erinaceous Group
France Telecom
Gensler
GVA Grimley
HSBC Bank
Johnson Controls
KPMG
Lloyds TSB
Loughborough University
Nationwide Building Society
Netika
Oracle
Pearson
PricewaterhouseCoopers
Pythagoras International
Regus
RICS
Royal Bank of Scotland Grp
Seagram
Siemens
Standard Chartered Bank
United Utilities
Vivendi
Acknowledgements
We are delighted to have received comments and advice from a
rich variety of occupiers, advisors, agents, academics,
developers, and service suppliers listed below. Any errors or
omissions remain, of course, the responsibility of IPD
Occupiers.
abbey
Advanced Workplace Associates
Altys Gestion
Bank of Ireland
BCO
Bradford & Bingley Group
Canada Life
Chadwick International
City University
Computer Sciences Corp
Credit Agricole
Deloitte
Drivers Jonas
Education & Learning Wales
Eurogem
Fraser CRE
Global actifs
HBOS
Icade
Jones Lang LaSalle
Landmark
London Electricity
MMA
Nelson Bakewell
Network Rail
Orange
Pearson
Property Solutions
Ramidus Consulting
Remit Consulting
Rider Hunt Terotech
Royal Mail
Sheffield Hallam University
Slough Estates
Sulzer
University of Reading
Z/Yen
The fourth edition of ITOCC was updated by Ian Jeffries.
ABN Amro
Aegon
AMA Alexi Marmot
Barclays Bank
BIFM
BT
Carillion
Chesterton International
Coflex
Co-operative Financial Services
Credit Suisse First Boston
Deutsche Bank
Driving Standards Agency
Employment Service
Faber Maunsell
Freeman Business. Information
GPIM (Macif Immo)
HOK International
ING
King Sturge
Legal & General
London Underground
MWB Business Exchange
Nestle
Office of Government Commerce
PCA
PISCES/OSCRE
Prudential
Reading University
Reuters
Royal & SunAlliance
Savills
Shell International
Societe Generale
Swanke Hayden Connell
Valeximm
Zurich Financial Services
Actium Consult
Alcatel
Atisreal
BBC
BP
Bull
CB Richard Ellis
Cisco
Colliers CRE
CoreNet Global
Cushman & Wakefield
Donaldsons
EC Harris
Erinaceous Group
France Telecom
Gensler
GVA Grimley
HSBC Bank
Johnson Controls
KPMG
Lloyds TSB
Loughborough University
Nationwide Building Society
Netika
Oracle
Pearson
PricewaterhouseCoopers
Pythagoras International
Regus
RICS
Royal Bank of Scotland Grp
Seagram
Siemens
Standard Chartered Bank
United Utilities
Vivendi
iv
Vorwort zur vierten Auflage
Der IPD Occupiers International Total Occupancy Cost Code
findet als der Branchenstandard zur Erfassung von Kosten und
zur Lieferung von strategischen Informationen für das
Immobilienmanagement weite Anwendung. Wir haben den Cost
Code in Verbindung mit großen, weltweit operierenden Nutzern
und führenden Unternehmensberatungen aus dem Bereich
Immobilien- und des Facility Managements entwickelt. Wir sind
diesen für ihre wertvollen Beiträge äußerst dankbar.
Nachdem wir den ITOCC mit führenden
Kostenkategorisierungen in Europa, den USA und Australien mit
Hilfe eines Abbildungsverfahrens verglichen haben, denken wir,
dass nur im ITOCC unsere Vision von totaler Kostenerfassung
und Definitionsklarheit für Nutzer umgesetzt ist.
Ein weiterer großer Schritt nach vorne war die Vereinigung des
ITOCC mit der PISCES/OSCRE Nutzungskosten-Arbeitsgruppe,
was einen sehr viel günstigeren und schnelleren Datentransfer
erlauben wird. Dieser Ausgabe des ITOCC haben wir außerdem
neu hinzugefügt:
Der ITOCC zielt tatsächlich darauf, die gesamten Kosten zu
erfassen, die bei der Nutzung von Immobilien entstehen, seien
es Ertragskosten oder Kapitalkosten, seien es Nutzungs-,
Gebäude- oder Verwaltungskosten. Dies ist wesentlich, um eine
effektive Kommunikation mit Geschäftsleitung und Vorstand zu
erreichen.
• Fallstudien von Standard Chartered Bank und der Bradford &
Bingley Gruppe. Wir sind beiden Organisationen für ihre
freundliche Unterstützung sehr dankbar.
Wir haben die Entscheidung getroffen, eine Serie von Standards
zu erstellen, die den übergreifenden Titel „IPD Occupiers Global
Measurement Code“ erhält, und wir beabsichtigen, 2007 sowohl
einen neuen „Space Code“ (Raum- und Flächenschlüssel) und
einen „Environmental Code“ (Umweltschlüssel) als Ergänzung
des Cost Codes zu veröffentlichen.
• Ratschläge zur Nutzung des ITOCC für betriebsfertig
ausgestattete Büros als auch zur Immobilienauslagerung.
• Eine Anleitung, wie der ITOCC zur Raumkostenbemessung
genutzt werden kann.
• Ein breit angelegter Abgleich des ITOCC mit drei anderen
Kostenschlüsseln von BOMA, NEN und RICS.
Im Auftrag unserer Klienten erfassen wir die Immobilien- und
Gebäudenutzungskosten für zehntausende Immobilien auf der
Grundlage von Definitionen, die der Code enthält. Wir freuen
uns beständig darüber, Organisationen dabei zu helfen, ihre
Daten unter Kontrolle zu bringen, um dadurch
Nutzungsstrategien und -entscheidungen besser informiert
voranzubringen. Wir sind uns sicher, dass der Code weiterhin
zunehmend internationale Anerkennung als die
Standardmethode zur Erfassung und Überwachung von
Nutzungskosten finden wird. Wir würden uns jedoch über jede
Art von Kommentar oder Rückmeldung freuen, die uns helfen
könnte, den Code zukünftig weiter zu verbessern.
Schließlich möchte ich unseren Sponsoren danken. Wir sind für
deren unschätzbare Unterstützung äußerst dankbar. Ohne diese
wäre die vierte Auflage des Cost Codes nicht möglich gewesen.
Christopher Hedley
Geschäftsführender Direktor, IPD Occupiers
Dezember 2006
v
Preface to Fourth Edition
The IPD Occupiers International Total Occupancy Cost Code is
widely used as the industry standard for measuring costs and
informing property strategy. We have developed the Code in
conjunction with major global occupiers and leading advisers in
real estate and facilities. We are most grateful for their valuable
contributions.
Having compared ITOCC with the leading cost categorisations
in Europe, USA and Australia through a mapping exercise we
believe that only in ITOCC is our stated vision of cost totality
and clarity of definitions for occupiers achieved.
Indeed, ITOCC aims to capture the total costs of property
occupation whether revenue or capital costs or whether
occupation, facilities or management costs. This is essential to
achieve effective communication to the management board.
We have taken the decision to create a series of standards,
collectively entitled the IPD Occupiers Global Measurement
Code and we propose to publish both a new Space Code and
an Environmental Code in 2007 to complement the Cost Code.
Another major step forward has been the incorporation of
ITOCC with the PISCES/OSCRE occupancy cost workgroup,
which will allow for data to be transferred much more cheaply
and more rapidly. For this edition of ITOCC we have also
introduced:
• Case studies from both Standard Chartered Bank and the
Bradford & Bingley Group. We are very grateful to both
organisations for their kind support.
• Advice on using the ITOCC for both serviced offices and for
property outsourcing.
• An explanation of how to use ITOCC for space charging.
• A broadly based reconciliation between ITOCC and three
other cost codes from BOMA, NEN and RICS.
On behalf of our clients we measure occupational real estate
and facilities costs for many tens of thousand properties on the
basis of the definitions contained within this Code. We are
continually excited by the opportunity of helping organisations
take control over their data to better inform their occupational
property decisions and strategy. We are sure that the Code will
continue to gain increasing acceptance as the standard
international method for measuring and monitoring costs of
occupation, we would however welcome any comments or
feedback that may help us to further improve the Code in the
future.
Finally, I would like to thank our sponsors. We are extremely
grateful for their invaluable support, without which this fourth
edition Cost Code would not have been possible.
Christopher Hedley
Managing Director, IPD Occupiers
December 2006
v
Inhaltsverzeichnis
Empfehlungen für den ITOCC ..........................................................................................................................................................................iii
Danksagung .......................................................................................................................................................................................................iv
Vorwort zur vierten Auflage ................................................................................................................................................................................v
1
Einleitung .....................................................................................................................................................................................................1
1.1 Der International Total Occupancy Cost Code (ITOCC)
1.2 Wozu wird der Cost Code benötigt?
1.3 Ziele des ITOCC
1.4 Vergleich mit existierenden Kostenschlüsseln
1.5 Anwendungsbereich und laufende Rückmeldung: welche Kosten sind enthalten?
2
Methodischer Ansatz .................................................................................................................................................................................3
2.1 Das Konzept: Genauigkeit und Einfachheit
2.2 Kostenkategorien
2.3 Unterscheidung von Ertragskosten und Kapitalkosten
2.4 Abschreibungen und Finanzierungskosten
2.5 Währungs- und Kostenumwandlung
2.6 Rechnungslegungsgrundsätze
2.7 Anlagen und Maschinen
2.8 Pauschalkosten
2.9 Vorübergehend genutzte Räume
2.10 Gesundheitsvorsorge und Arbeitsschutz
2.11 Aufwendungssteuern
2.12 Bauliche Verbesserungen und Instandsetzung
2.13 Dienstleistungskosten
3
Kostendefinitionen .....................................................................................................................................................................................7
3.1 Kopfzeile A: Immobiliennutzungskosten
3.2 Kopfzeile B: Umbau- und Ausstattungskosten
3.3 Kopfzeile C: Gebäudebetriebskosten
3.4 Kopfzeile D: Geschäftsbetriebskosten
3.5 Kopfzeile E: Managementkosten
4
Zusätzliche Informationen.......................................................................................................................................................................15
5
Anwendung des Codes ...........................................................................................................................................................................16
5.1 Spezifische Anwendungsbereiche des ITOCC
5.2 Kostentreiber
5.3 Nennerdefinitionen und Bemessungsverfahren
5.4 Verhältniskennzahlen und Performancekennzahlen
5.5 Programm zur Informationsentwicklung
5.6 Raumkostenerfassung
6
Umsetzung des Codes in der Praxis.....................................................................................................................................................23
6.1 Standard Chartered Bank
6.2 Bradford & Bingley
6.3 Ausgearbeitetes Praxisbeispiel und Kontrollbericht
6.4 Betriebsfertig anmietbare Büros
6.5 Immobilienauslagerung
7
Leitfaden zum Kostenschlüsselabgleich ..............................................................................................................................................28
7.1 BOMA Chart of Accounts
7.2 NEN Standard
7.3 RICS Dienstleistungsschlüssel
7.4 PISCES Standard für den Austausch von Daten zu Nutzungskosten
8
Leitfaden zum Einordnen von Kosten ..................................................................................................................................................31
9
Literaturhinweise .....................................................................................................................................................................................34
vi
Contents
Endorsements for ITOCC ..................................................................................................................................................................................ii
Acknowledgements............................................................................................................................................................................................iii
Preface to Fourth Edition...................................................................................................................................................................................iv
1
Introduction .................................................................................................................................................................................................1
1.1 The International Total Occupancy Cost Code (ITOCC)
1.2 Why is the Cost Code needed?
1.3 ITOCC objectives
1.4 Comparison with existing cost codes
1.5 Scope and ongoing consultation: which costs are included?
2
Approach......................................................................................................................................................................................................3
2.1 The concept: accuracy and simplicity
2.2 Categories of costs
2.3 Distinguishing between revenue and capital costs
2.4 Depreciation and costs of finance
2.5 Currency and cost conversion
2.6 Accounting principles
2.7 Plant and machinery
2.8 Unitary charge
2.9 Occasional space
2.10 Health & Safety
2.11 Expenditure tax
2.12 Improvement and repair
2.13 Service charges
3
Cost definitions...........................................................................................................................................................................................7
3.1 Heading A: Real Estate Occupation Costs
3.2 Heading B: Adaptation and Equipment Costs
3.3 Heading C: Building Operation Costs
3.4 Heading D: Business Support Costs
3.5 Heading E: Occupancy Management Costs
4
Additional Information .............................................................................................................................................................................15
5
Applying the Code....................................................................................................................................................................................16
5.1 Specific applications of ITOCC
5.2 Cost drivers
5.3 Denominator definitions and measuring practice
5.4 Ratios and key performance measures
5.5 Information development program
5.6 Space charging
6
Putting the code to work .........................................................................................................................................................................23
6.3 Worked example and monitoring report
6.4 Serviced offices
6.5 Property outsourcing
7
Cost code reconciliation guide ..............................................................................................................................................................28
7.2 NEN standard
7.3 RICS service charge code
7.4 PISCES data exchange standard for occupancy costs
8
Cost Mapping Guide ...............................................................................................................................................................................31
9
Bibliography ..............................................................................................................................................................................................34
vi
1 Einleitung
Was ist der Cost Code,
und wozu wird er
benötigt?
1.1 Der International Total Occupancy
Cost Code (ITOCC)
1.2 Wozu wird der Cost Code
benötigt?
Ende 1999 brachte IPD Occupiers den
Total Occupancy Cost Code (TOCC)
heraus. Der TOCC stellte ein umfassend
definiertes Zahlenwerk für die Erfassung
sämtlicher Nutzungskosten unter
Einbeziehung von Miete, Steuern, Umbau,
Möbel, Gebäudebetrieb, Geschäftsbetrieb
und Management zur Verfügung. Der
TOCC wurde dann zunehmend als ein
Branchenstandard für die
Kostenerfassung im Vereinigten
Königreich eingesetzt.
Heute ist jedes Geschäft ein
Informationsgeschäft und jeder Manager
ein Informationsmanager. Als Verwalter und
Wahrer einer kostspieligen Ressource
benötigen Immobilien- und Facility Manager
und deren Berater die richtigen
Informationen, um:
Als Antwort auf die Rückmeldungen von
großen, weltweit operierenden
Organisationen wurde 2001 der
(ITOCC) herausgebracht, der die
Erfahrung von Nutzern des ursprünglichen
Codes widerspiegelt und seinen Rahmen
international erweitert.
Die vierte Auflage des Cost Codes ist
aktualisiert worden, um Erfahrungen seit
der letzten Auflage wider zu spiegeln. Er
beinhaltet außerdem neues
Fallstudienmaterial, Ratschläge für die
Flächen- und Raumkostenberechnung
sowie eine Erläuterung der Rolle von
Datenaustauschstandards.
• Entscheidungen in einer sich schnell
verändernden Welt besser und schneller
treffen zu können.
• Die Flächen-Performance in
Immobilienbeständen und Gebäuden zu
überwachen.
• Dem Rest der Organisation die
Effektivität und den hinzugewonnenen
Wert mitzuteilen.
Nutzungskosten unter Kontrolle zu halten,
ist die oberste Priorität der meisten
Immobilien- und Facility Manager. Der
ITOCC ist ein anerkannter und genutzter
internationaler Standard zur Erfassung von
Gesamtkosten und Flächen-Performance
im Immobilien- und Facility Management.
Die standardisierte Terminologie des ITOCC
ist für ein verbessertes Verständnis von
Flächennutzung und folglich für die Qualität
ihres Managements wesentlich. Die
Standardisierung von Definitionen erlaubt
Abb. 1.1 Daten in Wissen übersetzen
Wissen
+
Das Zusammenführen von Informationen, ein Verständnis ihres Sinngehalts,
und das Lernen, diese akkurat zu interpretieren, um Entscheidungen zu
ermöglichen, die auf informierte und fundierte Weise zustande kommen
Lernen
Information
+
Kontext
Datan
1
Die Fähigkeit, Informationen auf fundierte Weise zu
interpretieren
Daten, die der Empfänger verstehen kann
Etwas, das einem verrät, auf was sich die Daten beziehen
Ansammlungen von Zahlen oder Wörtern, den Teilen
eines Puzzles
1 Introduction
What is the Cost Code
and why is it needed?
1.1 The International Total Occupancy
Cost Code (ITOCC)
In late 1999 IPD Occupiers launched the
first Total Occupancy Cost Code (TOCC).
TOCC provided a comprehensively
defined metric for capturing all occupancy
costs involving rent, tax, fit out, furniture,
building operation, business support and
management, and came to be used
increasingly in the UK as an industry
standard for measuring costs.
In response to feedback from major
global organisations, the International
Total Occupancy Cost Code (ITOCC) was
launched in 2001, reflecting the
experience of users of the original Code,
and extending its scope internationally.
This fourth edition of the Cost Code has
been updated to reflect experience since
the last edition. It also includes new case
study material, advice on space charging
as well as an explanation of the role of
data exchange standards.
1.2 Why is the Cost Code needed?
Today every business is an information
business and every manager an
information manager. As custodians of a
key and costly resource, real estate/facilities
managers and their advisors need the right
information available to:
• Make decisions better and quicker in a
rapidly changing world.
• Monitor performance in estates and
facilities.
• Communicate effectiveness and value
added to the rest of the organisation.
Keeping accommodation costs under
control is the first priority of most real
estate/facilities managers. ITOCC is an
accepted and used international standard
for measuring total costs and performance
in real estate and facilities management.
Its standard terminology is essential to an
improved understanding of occupancy
and, consequently, to the quality of its
management. Standardisation of
definitions not only allows real
estate/facilities experts to talk the same
language, but also promotes effective
communication with chief executives,
heads of finance and other members of
the management board.
Figure 1.1 Translating data into knowledge
Knowledge
+
Learning The ability to interpret information in an informed way
Information
+
Data
The combination of information, an understanding of its
content, and learning – to accurately interpret information
– in order to facilitate informed decision-making
Context
Data that the recipient can understand
Something that tells you what the data refers to
Collections of numbers or words, ‘bits’ of a puzzle
1
1 Einleitung
es, Immobilien- und Facility Managern nicht
nur die gleiche Sprache zu sprechen,
sondern fördert auch die effektive
Kommunikation mit Geschäftsführern,
Finanzchefs und anderen Mitgliedern der
Unternehmensleitung.
1.3 Ziele des ITOCC
Die Ziele des ITOCC sind:
• Einen anerkannten, umfassenden Satz
an Definitionen und
Kostenerfassungsmethoden anzulegen.
• Organisationen dabei zu unterstützen,
bessere und schnellere
Entscheidungen in einer sich schnell
verändernden Welt zu treffen.
• Die Performancekontrolle von
Immobilien- und Facility Management
zu verbessern.
• Unterstützung bei der Kommunikation
der Wirksamkeit des
Immobilienmanagements gegenüber
dem Rest der Organisation.
• Die gesamten Nutzungskosten
(einschließlich vorher versteckter
Kosten) für strategische und für
Rechnungsprüfungszwecke transparent
zu machen.
• Kostenplanung auf eine systematische
Grundlage zu stellen sowie Kunden
und Lieferanten ein Werkzeug für die
Festsetzung von Kosten und Preisen
zur Verfügung zu stellen.
• Den notwendigen Datenrahmen für die
Bilanzierung von Nutzungskosten, für
die Erfassung der Performance, für den
Kostenvergleich und für das
Benchmarking bereit zu stellen.
• Ein Rahmenwerk für die Vermittlung
und Bestellung von Immobilien- und
Facility Managern zur Verfügung
stellen.
• Die Ermöglichung einer stets fairen und
offenen Form der Erfassung von
solchen Kosten, die durch Erbringung
von Dienstleistungen durch
Gebäudeeigentümer für Nutzer
entstehen.
2
• Einen einheitlichen Standard für die
Strukturierung und den
Datenaustausch zwischen den
MietmanagementInformationssystemen zu liefern.
1.4 Vergleich mit existierenden
Kostenschlüsseln
Um den ITOCC in einen Zusammenhang
zu bringen, haben wir führende
Kostenklassifikationen analysiert und den
ITOCC, so weit wie möglich, gegen diese
abgebildet. Nach unserem Wissensstand
hat keiner dieser Kostenschlüssel weit
verbreitete Anerkennung unter Nutzern
über nationale Grenzen hinweg gefunden.
Noch denken wir, dass irgendeiner der
vergleichbaren Schlüssel die Struktur oder
die Definitionstiefe besitzt, die für eine
effektive Datenplattform zur Erfassung von
Gesamtnutzungskosten notwendig sind.
Die untersuchten Kostenschlüssel
beinhalten:
• Frankreich - Observatoire des coûts
d'exploitation des bureaux, Apogée,
Institut Francais du Management
Immobilier, 1999
• UK - RICS Service Charge Code of
Practice RICS, 2006
• Australien - Property Council of
Australia,
1.5 Anwendungsbereich und laufende
Rückmeldung: Welche Kosten
sind enthalten?
Der ITOCC zielt auf die Erfassung von
Informationen bezüglich der Nutzung von
Gebäuden ab. Als solche werden
beispielsweise Kosten für PCs und
Datenserver nicht gezählt, während die
Kosten für eine Netzwerkverkabelung
eingeschlossen werden. Der Code ist auf
die meisten Gebäudetypen anwendbar,
und wurde mit besonderer Bezugnahme
auf Büros, Läden, Fabriken und
Lagerhallen entwickelt.
Der ITOCC wird ständig weiterentwickelt
und angepasst, um den Erfordernissen
der Nutzer national und weltweit gerecht
zu werden. Wir freuen uns jederzeit über
folgende Arten von Rückmeldung:
• Kommentare zu den in diesem
Dokument enthaltenen Definitionen.
• Kommentare zu lokalen,
landestypischen Variationen.
• Vorschläge zu zukünftigen Prioritäten
für Datenstandards.
• Praktische Ideen, um Akzeptanz und
Verbreitung der Definitionen unter
Immobiliennutzern und anderen
Nutzern des Codes voranzubringen.
• Bitte senden sie Kommentare und
Anmerkungen an Ian Jeffries:
[email protected].
• Asset Performance Scorecard, 2000
• Niederlande - NEN: Norm 2748 des
NNI (Nederlands Normalisatie Instituut),
November 2001
• USA - Building Owners and Managers
Association (BOMA) Chart of Accounts,
2001
• USA - WorkPoint Accounting, Institute
of Management Accounting (IMA),
1997
• USA - IFMA/Global FM Global
Benchmarks Survey, IFMA, 1997
Teil 7 des Cost Codes enthält einen
Überblick über den Unterschied zwischen
den ITOOC Standards und den BOMA,
NEN und RICS Standards.
1 Introduction
1.3
ITOCC objectives
The objectives of ITOCC are to:
• Set out an accepted global set of
definitions and set of cost
measurements.
• Help organisations make better and
quicker decisions in a rapidly changing
world.
• Improve performance monitoring of real
estate and facilities management.
• Support the communication of
management effectiveness to the rest
of the organisation.
• Make total occupancy costs (including
previously hidden costs) transparent for
strategic and audit purposes.
• Permit cost targeting to be established
on a systematic basis and provide a
costing and pricing tool for customers
and suppliers.
• Provide the necessary data framework
for occupancy cost accounting,
performance measurement, cost
comparison and benchmarking.
• Provide a framework for the
procurement of real estate and facilities
management.
• Allow for a consistently fair and open
form of measuring costs of services
provided by building owners to
occupiers.
• Supply a common standard for
structuring and data exchange within
occupiers’ management information
systems.
1.4 Comparison with existing cost
codes
1.5 Scope and ongoing consultation:
which costs are included?
To set ITOCC in context we have analysed
leading cost classifications and mapped
ITOCC, as far as possible, against them.
None of these codes, to our knowledge,
have found widespread acceptance
amongst occupiers across national
borders. Nor do we believe that any of the
comparative codes have the structure or
depth of definition required to provide an
effective data platform for the
measurement of total occupancy costs.
The codes examined include:
The ITOCC is intended for the collection
of information relating to the occupancy of
buildings. As such, the costs of personal
computers and file servers, for example,
are not counted whereas the costs of
network wiring are included. The Code is
applicable to most types of building, and
has been developed with particular
reference to offices, shops, factories, and
warehouses.
• France - Observatoire des coûts
d’exploitation des bureaux, Apogée,
Institut Francais du Management
Immobilier, 1999
• UK - RICS Service Charge Code of
Practice RICS, 2006
• Australia - Property Council of Australia,
Asset Performance Scorecard, 2000
• Netherlands - NEN: Norm 2748 from
the NNI (Nederlands Normalisatie
Instituut) November 2001
• US - Building Owners and Managers
Association (BOMA) Chart of Accounts,
2001
ITOCC is being continually improved and
adapted to suit the needs of users both
nationally and globally. We are pleased to
receive:
• Comments on the definitions contained
in this document.
• Comments on local country variations.
• Suggestions of future priorities for data
standards.
• Practical ideas for improving the rate of
acceptance of definitions amongst
occupiers and other users of the Code.
Please feedback any comments to Ian
Jeffries at [email protected].
• US - WorkPoint Accounting, Institute of
Management Accounting (IMA), 1997
• US - IFMA/Global FM Global
Benchmarks Survey, IFMA, 1997
Section 7 of the Cost Code contains an
overview analysis of the difference
between ITOCC and the BOMA, NEN and
RICS standards.
2
2 Methodischer Ansatz
Was sind die Prinzipien,
die dem ITOCC zu
Grunde liegen, und wie
sollte er in der Praxis
angewendet werden?
2.1 Das Konzept: Genauigkeit und
Einfachheit
Bei der Vorbereitung des ITOCC haben wir
unsere eigenen Erfahrungen mit der
Kosten- und Performancemessung mit
Rückmeldungen von führenden
mmobilieneigentümern, Versorgern,
Beratern und Wirtschaftsprüfern vereinigt.
Wo immer möglich, haben wir zudem
bestehende Auftrags- und Ausschreibungsverfahren unterstützt. Der methodische
Ansatz, der daraus übernommen wurde,
soll sich auf Folgendes richten:
• Ein internationales Gesamtkonzept zu
entwickeln, um die gesamte
Kostenüberwachung und
Kommunikation zu unterstützen und den
Mietern zu ermöglichen, durch eine
Vielzahl von Teilkostenkategorien auf
diesem System aufzubauen.
• Dort wo es angemessen ist, Ertrags- und
Kapitalkosten miteinander zu
verknüpfen, indem Kapitalkosten
annualisiert werden.
• Möglichkeit zur Aufschlüsselung der
Kosten. Zum Beispiel von den
Gesamtkosten zu einzelnen
Kostenkategorien; oder von der
Objektebene zur Gebäudeebene; und
von der Organisationsebene zur
Geschäftseinheit.
2.2 Kostenkategorien
Im Code werden Nutzungskosten (sowohl
Ertragskosten als auch Kapitalkosten) in
fünf wesentliche und leicht zu
unterscheidende Hauptbereiche
aufgeschlüsselt:
Kopfzeile A: Immobiliennutzungskosten
Kopfzeile B: Umbau- und
Ausstattungskosten
Kopfzeile C: Gebäudebetriebskosten
Kopfzeile D: Geschäftsbetriebskosten
Kopfzeile E: Managementkosten
Gesamtnutzungskosten
• Das Schaffen eines akkuraten und breit
angelegten Kostenbildes, ohne dabei
die Datenerfassung zu komplex zu
gestalten. Wir haben an den Stellen, wo
die übergreifende Funktionalität nicht
beeinträchtigt wird, absichtlich nach
einfachen anstatt komplexen Lösungen
gesucht. Dies sollte die Kosten für die
Zusammenstellung von Daten
verringern, während sichergestellt wird,
dass Schlüsselentscheidungen auf
ausreichenden und exakten
Informationen basieren.
• Das Befolgen der gängigen
Bilanzierungspraxis und der
internationalen Finanz- und
Rechnungslegungsstandards, ohne
dabei die fachlich-funktionalen
Erfordernisse des Immobilien- und des
Facility Managements zu unterschlagen.
Deshalb sind, abgesehen von der
Hauptausnahme des Mietzinses, alle
erfassten Kosten tatsächliche und nicht
nur angenommene Kosten. Die
Ausnahme des Mietzinses ist deshalb
nötig, um einen einigermaßen fairen
Vergleich zwischen eigengenutzten
Gebäuden und gemieteten Gebäuden
zu erreichen.
3
A Immobiliennutzungskosten
B Umbau- und Ausstattungskosten
C Gebäudebetriebskosten
D Geschäftsbetriebskosten
E Managementkosten
2.3 Unterscheidung von Ertrags- und
Kapitalkosten
Eine der Hauptschwierigkeiten einer jeden
Kostenkategorisierung ist der Abgleich von
Ertrags- und Kapitalposten. Tabelle 2.1
zeigt eine Strukturierung, wie diese Kosten
verglichen und zusammenaddiert werden
können, um Gesamtnutzungskosten
umfassend abzubilden. Dabei sind die
Beispiele in den Kästchen durch die Zeilenund Spaltenköpfe definiert. Viele Nutzer
werden sich beim Kostenmanagement oder
bei der Datenerfassung zum Zwecke der
strategischen Information auf bestimmte
Kostentypen (zum Beispiel CX oder BY)
konzentrieren wollen.
2 Approach
What are the principles
that lie behind ITOCC,
and how should it be
used in practice?
2.1 The concept: accuracy and
simplicity
In preparing ITOCC we have combined
our own experience of cost measurement
and performance measurement with
feedback from leading occupiers,
suppliers, consultants and accountants.
We have also, wherever possible,
supported existing contract and tender
processes. The approach adopted has
been to focus on:
• Creating an international concept of
totality to aid overall cost monitoring
and communication and allowing
occupiers to build up to this concept
via broad categories of component
costs over time.
• Linking revenue to capital costs by
annualising capital costs, where
appropriate.
• Creating a broadly accurate picture of
costs without making data collection
too complex. We have deliberately
sought out simple as opposed to
complex solutions where overall
functionality would not be
compromised. This should reduce the
costs of data assembly, whilst ensuring
that key decisions are based on
sufficient, accurate information.
• Following the broad thrust of
accounting practice and international
financial and reporting standards,
without ignoring the functional
requirements of real estate and
facilities. Thus, except for the very
major exception of rent, all costs
recorded are actual rather than
notional. The exception for rent is
necessary to achieve reasonably fair
comparison between owned and
leased buildings.
2.2 Categories of costs
In the Code, occupancy costs (whether
revenue or capital) are broken down into
five main easily recognisable areas:
Heading A: Real estate occupation costs
Heading B: Adaptation and equipment
costs
Heading C: Building operation data
Heading D: Business support costs
Heading E: Management costs for real
estate and facilities
Total Occupancy Costs
A Property occupation costs
B Adaptation and equipment costs
C Building operation costs
D Business support costs
E Management costs
2.3 Distinguishing between revenue
and capital costs
One of the principal difficulties in any cost
categorisation is the reconciliation of
revenue and capital items. Table 2.1
shows a structure for these costs to be
compared and added together to give a
comprehensive picture of Total
Occupancy Costs, with examples in
boxes defined by row and column
headings. Many occupiers will wish to
concentrate on particular types of cost
(for example CX or BY) in their efforts to
manage costs or to capture data to inform
strategy.
• Allowing for drilling down. For example,
from total costs to individual cost
categories; from estate level to building
level; and from organisation level to
business unit.
3
Tabelle 2.1
Kategorie Typ
Beispiele für Ertragskosten
Beispiele für auf das Jahr
umgerechnete Kapitalkosten
Gesamtkosten in der
Kategorie
A
Nutzung
Mietzins, örtliche Grundsteuern
Erwerbskosten
AZ=AX+AY
B
Umbau und Ausstattung
Leasingkosten
Möbeleinrichtung
BZ=BX+BY
C
Gebäudebetrieb
Instandhaltung, Reinigung
Größerer Reparaturposten
CZ=CX+CY
D
Geschäftsbetrieb
Empfang, Poststelle
Telefonanlage
DZ=DX+DY
E
Management
Gebühren/intern
Größere Managementausgaben
EZ=EX+EY
T
TX=AX+BX+CX+DX+EX
TY=AY+BY+CY+DY+EY
TZ=TX+TY
2.4 Abschreibungen und
Finanzierungskosten
Die Behandlung von
Kapitalaufwendungen erfordert klare
Richtlinien. Wir geben zu, dass
Abschreibungen ein extrem komplexes
Thema sind, und dass es oft weder ein
richtiges noch ein falsches Vorgehen
dabei gibt. Wir würden für zukünftige
Auflagen insbesondere Anmerkungen zu
Abschreibungen begrüßen. Die Probleme,
auf die man auf diesem Gebiet am
Wahrscheinlichsten stößt, beziehen sich
vor allem auf die aktuell geltenden
Bilanzierungsleitlinien und den gewählten
Abschreibungsperiode.
Zum Zwecke der Vereinfachung und um
der Buchführungspraxis zu folgen,
empfehlen wir eine lineare Abschreibung
aller Kapitalposten. Verschiedene
Abschreibungsperioden sind für relevante
Hauptkostenkategorien gewählt worden.
Aus ähnlichen Gründen schließen wir
Kosten zur Finanzierung von
Kapitalaufwendungen aus. Nutzer mögen
diese Finanzierungskosten zu den
Gesamten Nutzungskosten dazurechnen,
um widerzuspiegeln, was für den einen
oder anderen ein wichtiger Punkt sein
wird.
Nach unserer Erfahrung ist die effektive
Nutzungsdauer von
Betriebsvermögensgegenständen oft weit
kürzer als sie von vielen Organisationen
angesetzt wird, wenn diese ihre
standardmäßigen Abschreibungsregeln
festlegen. Gründe dafür sind
technologische, funktionale oder
wirtschaftliche Veralterung. Wir haben
Zeiträume von 3, 5, 7 und 10 Jahren als
unterschiedliche
Amortisationszeitspannen für die unten
dargestellten Kostenkategorien
ausgewählt. Kapitalaufwendungen für
Neubauten werden als auf die Miete
umgerechnete Summen unter Kopfzeile A
eingerechnet. Als ein Richtwert würden wir
einfache Aufwendungsposten, die in der
Abbildung 2.1 Empfohlene Abschreibungsperiode
4
Summe mehr als 100.000 $ ergeben, als
einen Kapitalposten zusammenfassen
und über 10 Jahre abschreiben.
Die im Code zugrunde gelegten Regeln
können von den konkreten
Bilanzierungsregeln innerhalb einer
Organisation abweichen. Wo andere
Abschreibungsperioden bestehen,
können Immobiliennutzer diejenigen von
IPD Occupiers zugrunde legen, um mit
dem ITOCC übereinstimmende Gesamte
Immobiliennutzungskosten zu ermitteln,
damit das Benchmarking erleichtert wird.
Die auf das Jahr umgerechnete
Kapitalsumme sollte das Datum
berücksichtigen, an dem die
ursprüngliche Aufwendung verzeichnet
wurde. Wo die Abschreibungszeitspanne
von IPD Occupiers noch anwendbar ist,
sollte die Kapitalaufwendung durch diese
Abschreibungszeitspanne (in Jahren)
geteilt werden. Dies kann eine aufwändige
Übung sein, weshalb Immobiliennutzer es
vorziehen könnten, den
Abschreibungssatz aus ihrer eigenen
Managementbuchhaltung anzusetzen.
Rechnerisch wird das dort korrekt sein,
wo Kapitalaufwendungen Jahr für Jahr
stetig sind. Dies ist auf Gebäudeebene
eher unwahrscheinlich, weil dort
Kapitalaufwendungen
charakteristischerweise sehr variabel sind.
Es stellt aber möglicherweise dennoch
eine vernünftige allgemeine Annahme dar.
2 Approach
Table 2.1
Category Type
X Revenue costs examples
Y Annualised capital costs
examples
Z Total category costs
A
Occupation
AX Rent, local property taxes
AY Acquisition costs
AZ=AX+AY
B
Adaptation
BX Leasing costs
BY Fit out furniture
BZ=BX+BY
C
Operation
CX Maintenance, cleaning
CY Major repair item
CZ=CX+CY
D
Support
DX Reception, post room
DY Telephone system
DZ=DX+DY
E
Management
EX Fees/internal
EY Major management expenses
EZ=EX+EY
T
TX=AX+BX+CX+DX+EX
TY=AY+BY+CY+DY+EY
TZ=TX+TY
2.4 Depreciation and costs of finance
In our experience, the effective life
expectancy of various assets is often
much shorter than is allowed by many
organisations when setting their standard
depreciation rules due to technological,
functional or economic obsolescence. We
have selected periods of three, five, seven
and ten years as different amortisation
periods for the cost categories shown
below. Capital expenditure on new build is
included as a rentalised amount under
Heading A. As a guideline, we would
expect simple items of expenditure
amounting to more than $100,000 to be
included as a capital item and be
depreciated over ten years.
The treatment of capital expenditure
requires clear guidance. We recognise
that depreciation is an extremely complex
subject and often there is no right or
wrong approach. We would particularly
welcome comments on depreciation for
future editions. The problems that are
likely to be encountered in this area relate
primarily to the accounting policy currently
in force and the adopted term for
depreciation.
For the sake of simplicity and to follow the
thrust of management accounting
practice, we recommend straight-line
depreciation for all capital items. Different
periods of depreciation have been
selected for relevant major cost
categories.
The annualised capital amount should
take account of the date on which the
original expenditure was incurred. Where
the IPD Occupiers write-down period still
applies, the capital expenditure should be
divided by that write-down period (in
years). This can be a time-consuming
exercise and occupiers may prefer to use
the actual depreciation charge applied
within their own management accounts.
Arithmetically, this will be correct where
capital expenditure is steady year-on-year.
This is unlikely to be the case at building
level, where capital expenditure will
characteristically be very variable, but may
still be a sensible overall assumption.
The conventions set out in the Code may
not conform to an organisation’s current
accounting policy. Where different writedown periods are applied, occupiers may
wish to convert to IPD Occupiers
depreciation periods in order to quote a
Total Occupancy Cost consistent with
ITOCC to facilitate benchmarking.
For similar reasons, we exclude the costs
of finance needed to fund capital
expenditure. Occupiers may wish to add
these finance costs to the Total
Occupancy Costs to reflect what for some
will be an important issue.
Capital amount
Figure 2.1 Recommended depreciation periods
Telephones &
reprographics
Adaptation
& fit out
Major
repairs
Furniture &
equipment
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Years
4
2.5 Währungs- und Kostenumwandlung
Währungsumwandlungen sind für eine
schlüssige Errechnung der
Gesamtnutzungskosten eines globalen
Immobilienbestandes wichtig. Für den
Umgang mit Währungen empfiehlt sich
folgende Methode:
1 Erfassung aller Kosten in
Landeswährung.
2 Am Ende jedes Bilanzierungszeitraumes
einer Organisation werden sämtliche
Landeswährungen in die Grundwährung
umgewandelt, die von der Organisation
für ihren Jahresabschluss verwendet
wird.
3 Zum Zwecke des Benchmarkings werden
alle Beträge, die in der Währung für den
Jahresabschluss erfasst worden sind, in
US Dollar oder Euro umgerechnet (falls
nicht bereits geschehen).
4 Die verwendeten Umrechnungsraten
werden dokumentiert (Währungsraster).
Das Währungsraster sollte die meisten
Arten der Trendanalyse und das lokale
Benchmarking berücksichtigen.
Die angesetzten Umrechnungsraten sollten
der Bilanzierungspraxis der Organisation
folgen.
2.6 Rechnungslegungsgrundsätze
Die folgenden Rechnungslegungsgrundsätze werden übernommen:
1 Wie in Abschnitt 2.4 gezeigt, werden für
relevante Hauptkostenkategorien
Abschreibungsperioden gewählt. Falls
dies nicht möglich ist, werden die
bestehenden Abschreibungsspannen
der Organisation verwendet.
2 Finanzierungskosten sind
ausgenommen, außer wenn eine
Finanzierungsgebühr als zulässiger
Ersatz für Mietzins in A1(c) genommen
wird (siehe Seite 7 für weitere
Einzelheiten).
3 Sämtliche Kosten spiegeln die jährliche
Nutzungskostenlast wieder und werden
für ein gesamtes Geschäftsjahr erfasst.
Normalerweise würden Kosten für
vergangene Geschäftsjahre erfasst, aber
5
Tabelle 2.2 Abschreibungsperioden nach Kategorien
Kopfzeile / Kategorie
Abschreibungsperiode
A3
B1
B2
C3
C4
C5
5 Jahre
7 Jahre
5 Jahre
5 Jahre
10 Jahre
Erwerb, Verkauf, Umzug
Umbau und Innenausbau
Möbel und Ausstattung
Inneninstandhaltung und Reparatur
Instandhaltung und Reparatur von Mechanik und Elektrik
Bauliche Instandhaltung und Reparatur von
Gebäudekern und Gebäudeaußenseite
C8 Wiederinstandsetzung
C9 Betriebsschutz
C10 Reinigung
C11 Müllabfuhr / Entsorgung
C13 Instandhaltung und Pflege von Außenanlagen
D1 Telefon
D2 Catering
D5 Poststelle und interne Botendienste
D6 Kopieren und Drucken
D7 Notfallwiederherstellung
D8 Verkehrsleistungen
D9 Archivierung
E1 Immobilienmanagement
E2 Facility Managements
E3 Projektmanagement
Manager werden auf der gleichen
Grundlage auch Budgets erstellen
wollen.
4 Sämtliche Ertragskosten sollten auf der
Grundlage von RAPs für ein gesamtes
Geschäftsjahr erfasst werden.
5 Alle Aufwendungstitel sollten getrennt
erfasst werden und schließen sich
notwendigerweise gegenseitig aus. Dies
mag dann schwierig sein, wenn
Dienstleistungen des Facility
Managements gebündelt sind (zum
Beispiel Empfang und Sicherheitsdienst).
Siehe den nächsten Punkt.
6 In bestimmten Fällen wird es erforderlich
sein, Aufwendungen umzulegen. Zum
Beispiel bei Verträgen, die mehr als ein
Gebäude abdecken. Die Umlegung
sollte mit einem geeigneten Nenner
vorgenommen werden (zum Beispiel, die
Nettonutzfläche oder das
Vollzeitäquivalent). Die Kosten für
Mitarbeiter, die mehrere Aufgaben haben
(z.B. Poststellenmitarbeiter, die bei
Umzügen oder bei der Vorbereitung von
Konferenzräumen mithelfen, oder
Empfangskräfte, die
Telefonvermittlungsaufgaben haben),
sollten unter der vorrangigen Art der
Aufgabe verbucht werden.
10 Jahre
Bis Ende des Mietvertrags
5 Jahre
3 Jahre
5 Jahre
3 Jahre
3 Jahre
5 Jahre
3 Jahre
3 Jahre
Verschiedene
3 Jahre
Verschiedene
5 Jahre
5 Jahre
10 Jahre
7 Alle Kosten sollten abzüglich Einnahmen
jeder Art gerechnet werden,
einschließlich Einnahmen aus
Dienstleistungsgebühren, die von einem
Untermieter zu zahlen sind. Wenn
Immobilieneigentümer einen Teil ihrer
Immobilien an andere Organisationen
weitervermietet haben, sollten die
Nettomietkosten angesetzt werden. Dies
kann das Benchmarking solcher Kosten
erschweren.
8 Jede Art von Aufwendung, die von einer
Versicherungspolice abgedeckt wird
(einschließlich einer internen
Risikoeinlage) und jeder
Versicherungsanspruch aus dieser
Police sollte sowohl von den Kosten als
auch von den Einnahmen
ausgenommen werden.
Immobiliennutzer, die sich selbst
versichern, und dadurch die Risiken
selbst tragen, werden entweder keine
Kosten unter diesem Titel angeben oder
gegebenenfalls eine vereinbarte interne
Risikoeinlage.
9 Wenn Rabatte wegen Überbezahlung
erstattet werden, sollten diese über den
betreffenden Zeitraum auf Jahresbasis
umgerechnet werden. Strafzahlungen
sollten in das Jahr eingerechnet werden,
in dem die Aufwendung entstanden ist.
2 Approach
2.5 Currency and cost conversion
Currency conversions are important for
the consistent calculation of Total
Occupancy Costs across a global estate.
The recommended method for dealing
with currency is as follows:
1 Record all costs in local currency.
2 At the end of each of the organisation’s
accounting periods convert the local
currency into the base currency used
by the organisation in its financial
statements.
3 For the purposes of benchmarking,
convert all amounts recorded in the
currency of the Financial Statement into
US dollars and Euros, where this has
not already been done.
4 Keep a record of the conversion rates
used (a currency grid). The currency
grid should allow for most types of
trend analysis and local country
benchmarking.
Conversion rates used should follow the
accounting practice of the organisation.
2.6 Accounting principles
The following accounting principles are
adopted:
1 Depreciation periods have been
selected for relevant major cost
categories as shown in Section 2.4
above. If this is not possible, use the
existing depreciation periods of the
organisation.
2 The costs of finance are excluded
except where a financing charge is
taken as a valid substitute for rent in
A1(c) (see page 7 for further detail).
3 All costs reflect the annual cost of
occupation and are recorded for a
complete financial year. Normally costs
would be recorded for historic financial
years but managers will also want to be
able to prepare budgets on the same
basis.
4 All revenue costs should be recorded
on the basis of expenditure on an
accruals basis for a complete financial
year.
Table 2.2 Category depreciation periods
Heading / Category
Write-off period for depreciation
A3
B1
B2
C3
C4
C5
C8
C9
C10
C11
C13
D1
D2
D5
D6
D7
D8
D9
E1
E2
E3
5 years
7 years
5 years
5 years
10 years
10 years
Until end of leasing contract
5 years
3 years
5 years
3 years
3 years
5 years
3 years
3 years
Various
3 years
Various
5 years
5 years
10 years
Acquisition, disposal and removal
Fit out and improvement
Furniture and equipment
Internal repair and maintenance
M&E repair and maintenance
External and structural repair and maintenance
Reinstatement
Security
Cleaning
Waste disposal
Grounds maintenance
Telephones
Catering
Post room and internal distribution services
Reprographics and printing
Disaster recovery
Transport
Archiving
Real estate management
Facilities management
Project management
5 All expenditure heads should be
recorded separately and are by
necessity mutually exclusive. This may
be difficult where FM services are
bundled (for example reception and
security). See next point.
6 In certain cases expenditure will need
to be apportioned, for example where
contracts cover more than one
building. The apportionment should be
based on an appropriate denominator
(for example, net usable area or full
time equivalent). The costs of multitasking staff (for instance, post room
staff who help with moves or meeting
room set up, or receptionists who
provide a ‘switchboard’ service) should
be entered under the predominant
nature of the job.
8 Any expenditure covered by an
insurance policy (including an internal
risk charge) and any such insurance
claim under that policy should be
excluded both as cost and income
respectively. Occupiers who self-insure,
thereby bearing the risks themselves,
will either have a nil cost under this
heading or an agreed internal risk
charge, if applicable.
9 Where rebates are received for
overpayment these should be
annualised over the period that the
rebate relates to. Penalty payments
should be included in the year the
expense is incurred.
7 All costs are to be calculated net of any
income received, including any income
recoverable under a service charge
payable by a sub-tenant. Where
occupiers have leased out any of their
property to other organisations, the net
costs to the occupier should be
calculated. This may mean that
benchmarking of such costs will be
difficult.
5
2.7 Anlagen und Maschinen
2.9 Vorübergehend genutzte Räume
2.11 Aufwendungssteuern
Kosten für Anlagen und Maschinen sollten
ausgenommen werden, wenn diese Teil von
Produktions- und Logistikprozessen sind
(ebenso deren Instandhaltung). Unter
bestimmten Umständen würde das
Einschließen von Produktionsanlagen die
Kostenbasis erheblich überhöhen. Zum
Beispiel sollten Produktionsanlagen wie
Fließbänder ausgenommen werden,
während eine Kesselanlage für die
Gebäudeheizung eingeschlossen werden
sollte.
Die Kosten für die vom Immobilien/Facility Management erledigte Anmietung
von vorübergehend genutzten Räumen,
die nicht als Teil des eigentlichen
Immobilienbestandes gelten, sollten unter
Kategorie A7 eingetragen werden. Dies
schließt die Anmietung von
Konferenzräumen ein sowie von Räumen
für Kurzzeitniederlassungen (sogenannter
„Touchdown space“), wo die Mitarbeiter
bezahlen, wenn sie wieder gehen. Kosten
für vorübergehend genutzte Räume
können entweder für ein Grundstück oder
das ganze Land verbucht oder für den
gesamten Immobilienbestand erfasst
werden. Gegebenenfalls können diese
Kosten auf ein bestimmtes Gebäude
gebucht werden, wenn zum Beispiel
wegen Raumknappheit in einem
bestimmten Gebäude regelmäßig
Zusatzraum angemietet werden muss.
Alle nicht wiedererstattungsfähigen
Ausgabensteuern und Umsatzsteuern
(z.B. Mehrwertsteuern in EU-Ländern)
sollten als Kosten eingeschlossen
werden. Alle wiedererstattungsfähigen
Ausgabensteuern sollten ausgenommen
werden.
2.8 Pauschalkosten
Zunehmend werden zusammengefasste
Pauschalbeträge für Immobilien und
Immobiliendienste erhoben. Diese
Beträge umfassen
„Immobiliengesamtpakete“ oder
Gesamtpakete für FM-Dienstleistungen.
Folgende Beispiele:
• Betriebsfertig ausgestatte Büros mit
einem Kerndienstpaket, das im
gezahlten Kernpreis enthalten ist
(normalerweise pro Arbeitsplatz).
• Umfangreiche
Immobilienauslagerungen bei der unter
einem Langzeitvertrag Gebäude der
Nutzerorganisation zur Verfügung
gestellt werden. In der Vertragssumme
können Dienstleistungen (wie z.B.
ausgestattete Büros) gebündelt sein. In
diesem Fall wird es unmöglich, die
Kosten zu zerlegen.
• Gebäude für die eine Bruttomiete
gezahlt wird, die Dienstleistungen wie
die unter Kopfzeile C oder D
aufgeführten einschließt. In Schweden
zum Beispiel sind Wasser, Heizung,
Stromversorgung, bauliche
Instandsetzung und Wartung oft schon
in der zu zahlenden Miete enthalten.
Wenn Arbeitsräume nicht zentral sondern
von der zuständigen Abteilung
unabhängig beschafft werden, sollten
diese Kosten ignoriert und als allgemeine
Geschäftsausgaben behandelt werden.
2.10 Gesundheitsvorsorge und
Arbeitssicherheit
Gesundheitsvorsorge und
Arbeitssicherheit sind nicht als eigene
Kategorie aufgeführt, weil sie sich in der
Regel als Teil vieler verschiedener
Kostenkategorien finden. Allgemein
sollten technisch-physikalische
Maßnahmen unter den Kategorien C3 und
C6 geführt werden, während
Mitarbeiterkosten, zum Beispiel ein
Arbeitsschutzbeauftragter, unter der
Kategorie E2, Facility Management
geführt werden.
Zum Zwecke des Benchmarkings ist es
jedoch wünschenswert, die Kostenbasis
unter Ausnahme solcher Steuern zu
betrachten. Es ist deshalb ein bewährtes
Verfahren, die steuerbedingten Beträge
von den direkten Kosten, die vom
Lieferanten oder Dienstleister in Rechnung
gestellt werden, zu unterscheiden.
2.12 Erneuerung und Reparaturen
Es mag einige Unklarheit darüber geben,
was zu Erneuerungsmaßnahmen gehört
und was zu Reparaturen zählt. Der
gesunde Menschenverstand ist bei der
Entscheidung gefragt, ob ein großer
Aufwendungsposten zu Reparaturen
gehört (etwas in guten oder akzeptablen
Zustand zurückversetzen) oder zu einer
Erneuerungsmaßnahme zählt (etwas
Neues zur Verfügung stellen).
2.13 Dienstleistungskosten
Der ITOCC empfiehlt,
Dienstleistungskosten wenn möglich
aufzuschlüsseln, damit die vollen Kosten
eines Gebäudes unter jeder Kopfzeile
eindeutig bestimmt werden können. Siehe
Abschnitt 7.3 zur Abbildung des ITOCC
auf den RICS Service Charge Code.
Siehe bitte auch Abschnitt 6.5 für eine
weitere Diskussion der
Immobilienauslagerung.
6
2 Approach
2.7 Plant and machinery
2.9 Occasional space
2.11 Expenditure tax
Costs for plant or machinery should be
excluded, where these are part of
production and logistics processes (or
servicing such plant & machinery). To
include production plant, in certain
circumstances, would inflate the cost
base considerably. For example, specialist
production plant such as assembly lines
should be excluded whereas a boiler
plant that provides heating to the building
should be included.
The costs of hiring occasional space
procured by the real estate/FM function,
which is not considered to be part of the
estate, should be entered under Category
A7. This will include the hiring of meeting
space and rooms and corporate
“touchdown” deals where staff pay as
they go. Occasional space costs may
either be collected for the estate or
country as a whole or be entered against
a particular building where this is more
appropriate, for example where overflow
space is regularly taken.
All irrecoverable expenditure or sales tax
(for example, VAT in European Union
countries) should be included as a cost.
All recoverable expenditure tax should be
excluded.
2.8 Unitary charge
Consolidated unitary charges are
increasingly made for accommodation
and accommodation services. These
charges will often be applied to a ‘total’
real estate or facilities services package.
The following are examples:
• Serviced offices where a package of
core services is included within the
core price paid (normally per
workstation).
• Major property outsourcing where,
under a long term contract, buildings
are provided to the occupying
organisation. In addition, services may
be bundled (like serviced offices) into
the contract amount. In this case it
becomes impossible to disaggregate
the costs.
Where space is not procured centrally but
is independently procured by the relevant
business unit or department, these costs
should be ignored and treated as a
general business expense.
2.10 Health & Safety
Health and safety is not shown as a
separate category because it is
commonly found as part of many different
expenditure heads. Generally, physical
works should be entered under categories
C3 to C6, with staff costs, for example, a
health and safety manager, being entered
under category E2, Facilities
Management.
However, for benchmarking purposes it is
desirable to review the cost base
excluding such expenditure or sales tax. It
is therefore best practice to be able to
distinguish the amount attributable to tax
from the direct cost invoiced by the
supplier.
2.12 Improvement and repair
There may be some confusion between
improvement on the one hand and repair
on the other. A common sense approach
is required when deciding whether large
items of expenditure should be repair
(putting something back into good or
acceptable condition) or improvement
(the provision of something new).
2.13 Service charges
ITOCC recommends breaking down
service charge costs where possible so
that the full costs of the building under
each heading can be properly identified.
See Section 7.3 for a mapping of ITOCC
to the RICS Service Charge Code.
• Buildings where gross rents are
payable including some services such
as any listed under heading C or D. For
instance, in Sweden water, heating,
electricity, structural repairs and
maintenance are often included in the
rent payable.
Please see Section 6.5 for a further
discussion of property outsourcing.
6
3 Kostendefinitionen
Die Kostendefinitionen des ITOCC im Einzelnen
Um mit dem Code leichter arbeiten zu können, siehe Abschnitt 8, der einen Kategorienzuordnungsindex enthält.
3.1 Kopfzeile A: Immobiliennutzungskosten
Kopfzeile A Daten
Definitionen
A1 Mietzins
Der Mietzins ist der größte Einzelposten in den Gesamtnutzungskosten. Aufgrund seiner Wichtigkeit
können Nutzer auf verschiedene Weisen unter diesem Titel eine Zahl erfassen. Die Erfassung des
Mietzinses wird deshalb abhängig vom Zweck, zu dem der Code genutzt wird, und von der Art und
Weise wie das Gebäude juristisch und finanziell gehalten oder genutzt wird, variieren.
Unternehmen sollten unter mindestens einer der folgenden Kopfzeilen eine Zahl für den Mietzins erfassen:
• A1a) Die tatsächliche aktuelle, jährlich an den Gebäudeeigentümer gezahlte Miete. Diese sollte für alle
angemieteten Gebäude erfasst werden.
• A1b) Der aktuelle jährliche Mietwert auf dem offenen Markt, ermittelt im Rahmen von lokalen
Vertragsbedingungen, Vertragsrevisionsabschnitten, Mietindexierung, Mietgleitklauseln und anderen
Rahmenbedingungen. Es ist höchst wünschenswert, diese Zahl zu erfassen, besonders wenn ein
bedeutender Unterschied zu A1a) oder A1c) besteht, zum Beispiel, wenn das Gebäude unter einem
langen Mietvertrag läuft und nicht unter überhöhter Wuchermiete steht.
• A1c) Eine jährliche Rechnungsgebühr in der Art einer angenommenen Mietgebühr, der aktuellen
Abschreibungsrate, der aktuellen Finanzierungsgebühr oder der Kapitalrendite. Nutzer sollten immer
die Berechnungsgrundlage für diese Rechnungsgebühr dokumentieren. Außerdem sollten sie den
Ersatzwert von Besitzgütern dokumentieren.
• A1d) Im Falle von Immobilien, für die kein Nachweis eines Mietwertes für den offenen Markt erhältlich
ist, ein jährlicher Ersatzwert in Form von Wiederbeschaffungskosten oder einem Prozentanteil des
bereinigten Gewinns.
Wenn Mietzahlen für das Benchmarking erfasst werden, muss die Art der angesetzten Mietzahl sorgfältig
erwogen werden. Es wird normalerweise wünschenswert sein, entweder die tatsächlich gezahlte Miete
A1a) zu verwenden oder den Mietwert A1b). Dies wird es Nutzern ermöglichen, ihre Opportunitätskosten
nachzuvollziehen, was für die Entwicklung der Immobilien- und Facilitystrategie einen wichtigen
Gesichtspunkt darstellt.
A2 A2 Pauschalkosten
–
A3 Erwerb, Verkauf
und Umzug
Die jährliche Grundaufwendung für ein gesamtes Immobilien- oder Facilityservicepaket, betriebsfertig
ausgestatte Büros etc., die nicht in die anderen Kategorien des Cost Code aufgeschlüsselt werden
können. Pauschalkosten gelten allgemein für Räume, die durchgängig für Zeiträume von mehr als einem
Monat gehalten werden. Siehe Abschnitt 2.8 für weitere Einzelheiten.
Ausgenommen: sämtliche getrennt in Rechnung gestellten Dienstleistungen wie Verbrauchsmaterialien,
Nutzung von Konferenzräumen, Fotokopien, Telefonkosten, Sekretariatsdienste und Verpflegung. Kosten
für Räume, die mit Unterbrechungen oder für Zeiträume von weniger als einem Monat gehalten werden,
sollten normalerweise unter A7 eingerechnet werden.
Jegliche Kosten in Verbindung mit dem Erwerb von Immobilien, besonders nationale oder lokale Steuern
und Abgaben (zum Beispiel Steuern, die auf den Mietzins erhoben werden).
+
–
Dies schließt ein: Verkaufs- und Umzugskosten.
Ausgenommen: Vermittlungs- und Maklerprovisionen, die in Verbindung mit dem Immobilienerwerb
erhoben werden. Diese sollten unter Kopfzeile E (Managementkosten) eingetragen werden. Kapitaleinsatz
für Sachvermögen.
A4 Lokale Grundsteuern
Die volle jährliche immobilien-, nutzungs- und umweltbezogene Steuerlast, die sich aus den nationalen
und lokalen Gesetzen und Bestimmungen der betreffenden Staaten, Bundesländer und Gemeinden
ergeben. Alle Rückerstattungen sollten über den Zeitraum, auf den sich die Erstattung bezieht,
durchschnittlich ermittelt werden.
+
–
Dies schließt ein: Steuern oder Gebühren, die sich direkt aus der Nutzung von Immobilien ergeben und
für das Gebäude selbst oder auf die Nutzer des Gebäudes erhoben werden. Umweltbezogene Steuern
und Parkplatzgebühren.
Ausgenommen: Sämtliche Gewerbe- und Umsatzsteuern, die auf Geschäftsumsätze und -gewinne
erhoben werden, im Unterschied zu den Steuern auf Nutzung des Gebäudes.
7
3 Cost definitions
The detailed definitions within ITOCC
To help navigate the Code, see section 8 for an index of cost items mapped to the relevant Cost Code category.
3.1 Heading A: Real Estate Occupation Costs
Heading A Data
Definition
A1 Rent
Rent is the single largest element of Total Occupancy Costs. Because of its importance, occupiers may
choose to collect a figure under this heading in a variety of different ways. The recording of rent will
therefore vary depending on the purpose for which the Code is being used and the way in which the
building is held or occupied legally and financially.
Organisations should record a figure for rent under at least one of the following headings:
• A1a) The actual current annual rent paid to the building owner. This should be recorded for all leased
buildings.
• A1b) The current annual open market rental value assessed in the context of local contract terms,
review periods, escalation, indexation and other conditions. It is highly desirable to collect this figure
especially where there is a significant difference from A1a) or A1c), for example, where the building is
held under a long lease and is not rack-rented.
• A1c) An annual accounting charge in the nature of a notional rental charge, the current depreciation
charge, the current financing charge or the return on capital employed. Occupiers should always
record the basis of calculation for this accounting charge. In addition, they should record the
replacement value of owned assets.
• A1d) In the case of properties where no evidence of open market rental value is available, an annual
value surrogate in the form of replacement cost or a percentage of adjusted net profit.
When collecting rental figures for benchmarking, the type of rental figure used will need to be carefully
considered. It will normally be desirable to use either the actual rent paid A1a) or the rental value A1b).
This will allow occupiers to understand their opportunity costs of occupation, an important consideration
in creating and assessing the real estates and facilities strategy.
A2 Unitary charge
The annual base charge for a total real estate and facilities services package, serviced office etc, which it
is not possible to break down into other Cost Code categories. Unitary charges generally apply to space
that is held continuously for a period of more than a month. See section 2.8 for more information.
–
Excludes: all separately charged extra services such as consumables, meeting room usage,
photocopying, telephone call charges, secretarial services, and food and beverages. Charges for space
held intermittently or for a period of less than a month should normally be included under A7 - Occasional
Space.
Any costs associated with the acquisition of real estate, particularly national and local acquisition taxes
and duties (for example taxes levied on rent). Write off over five years.
A3 Acquisition, disposal
and removal
+
–
Includes: disposal and removal costs.
Excludes: professional, agency and brokerage fees associated with acquisitions, which should be
entered under Heading E (Management Costs). Capital paid for assets.
The full annual real estate, occupational and environmental tax liability arising under national and local
laws and regulations within the subject country, state and municipality. All rebates should be averaged
out across the period to which the rebate relates.
A4 Local property taxes
+
Includes: any taxes or rates arising directly from the occupation of real estate and levied on the building
itself or upon the occupiers of the building. Environmental taxes and charges for parking should be
included.
–
Excludes: all business and sales taxes that are levied on business profits and sales as distinct from the
occupation of the building.
7
Kopfzeile A Daten
Definition
A5 Parkplätze
Die jährliche Miete oder Lizenzgebühr, die zusammen mit jeder Art von örtlicher Bebauungssteuer auf
Parkplätze außerhalb oder innerhalb des Betriebsgeländes erhoben wird, entweder als Teil des
allgemeinen Mietvertrags oder separat gezahlt.
Kann in Unterkategorien unterteilt werden: A5a) Kundenparkplätze, A5b) Mitarbeiterparkplätze, A5c)
Betriebsparkplätze.
A6 Angeschlossene
Gebäude und Anlagen
–
A7 Gelegentlich genutzte
Räume
Die jährliche Miete oder Lizenzgebühr auf angeschlossene Gebäude und Anlagen zusammen mit jeder
Art von Immobiliensteuer, die auf Freizeit-, Lager- oder andere Nebengebäude erhoben wird, die direkt
außerhalb oder innerhalb der Geschäftsräume oder des Betriebsgeländes angeschlossen sind, entweder
als Teil des allgemeinen Mietvertrags oder separat gezahlt.
Ausgenommen: Archivierung - siehe D9.
Alle über ein Jahr aufgelaufene Kosten für gelegentlich genutzte Räume, die nicht als Teil des
Immobilienbestandes des Endnutzers verwaltet werden. Solche Räume werden typischerweise für sehr
kurze Zeiträume oder für weniger als einen Monat oder mit Unterbrechung gehalten (zum Beispiel jeden
Dienstagabend). Diese Kosten sollten als Teil der Gesamtkosten für die Unterbringung der Organisation
betrachtet werden.
Kostenraten für gelegentlich genutzte Räume sollten mit Sorgfalt angesetzt werden, da diese pro Stunde
oder pro Arbeitsplatz berechnet werden können.
A8 Vermarktung und
Werbung
Die Kosten, die für die Vermarktung, Werbung und jede Art von anderen Kosten, die vom Vermieter auf
den Mieter in Folge der Vermietung eines Gebäudes umgelegt werden, die nicht an anderer Stelle des
Codes erfasst werden. Diese Kategorie findet häufig für Einkaufszentren und andere Gebäude
Anwendung, wo vereinbart wird, dass Mieter sich an den Kosten für die Bewerbung des
Einkaufszentrums beteiligen.
+
Dies schließt ein: sämtliche Kosten, die von Vermietern für den Anteil des Mieters an den allgemeinen
Vermarktungs- und Werbungskosten für die Immobilie erhoben werden sowie weitere ähnliche Kosten.
3.2 Kopfzeile B: Umbau- und
Ausstattungskosten
• Dieser Titel beinhaltet die gesamten
Kosten für Umbau, Innenausbau,
Möbel und Ausstattung beim Erwerb
oder während der Nutzung der
Immobilie.
Kopfzeile B Daten
• Sämtliche Kapitalkosten werden linear
über den Abschreibungsperiode ohne
Beachtung von Finanzierungskosten
abgeschrieben.
• Es werden Fälle vorkommen, bei denen
bestimmte Umbau- und
Ausstattungskosten unter einem
anderen Titel erfasst werden (zum
Beispiel Sicherheitsdienste, Catering
und geringfügige Innenausbauten).
Wenn möglich sollten solche
alternativen Kategorien angewendet
werden.
Definition
B1 Umbau und Innenausbau Die jährlichen Gesamtkosten für Umbau und Innenausbau.
+
–
Dies schließt ein: Die bauliche Aufteilung von Räumen, Innenwände, Facility Managementsysteme,
Verkabelung, Teppichböden, elektrische Installation, Gebäudeklimatisierung, Raumheizung,
Einrichtungseinbauten, Armaturen, Bodenbeläge, Bodenabdeckungen, Fliesenverlegung,
Deckenverkleidung, Vertäfelungen und Tischlerarbeiten, Wandverkleidung, Ladenfronten, Beleuchtung,
Lagerregale, ununterbrochene Stromversorgung, Wasch- und Spülbereiche und Beschilderungen.
Ausgenommen: Telefonanlagen sowie Alarm- und Sicherheitssysteme.
Empfohlener Abschreibungsperiode: 7 Jahre.
Die Kosten für jede Art von baulicher Erweiterung sollten unter der Kategorie A1 durch eine erhöhte
Mietzahlung verbucht werden, jedoch sollte jede Art von Umbaukosten innerhalb dieser
Erweiterungsbauten unter Kategorie B1 verbucht werden.
Es mag zu Verwechslungen zwischen Umbau und Innenausbau auf der einen Seite und Reparaturen auf der
anderen Seite kommen. Man sollte den gesunden Menschenverstand walten lassen, wenn man entscheidet,
ob ein größerer Ausgabenposten eine Reparatur (etwas in einen guten oder akzeptablen Zustand
zurückversetzen) oder einen Um-/Innenausbau (die Bereitstellung von etwas Neuem) darstellt. Unternehmen
werden ihre eigenen Bilanzierungsrichtlinien haben, um festzulegen, ob eine Aufwendung auf das Kapital (in
der Regel Um-/Innenausbau) oder auf den Umsatz (in der Regel Reparaturen) gerechnet wird. Empfohlener
Abschreibungsperiode: 7 Jahre.
8
3 Cost definitions
Heading A Data
Definition
A5 Parking
The annual rent or licence fee paid for parking provision together with any local building tax charged on
any on-site or off-site car parking associated with the premises, whether part of the overall lease
agreement or paid separately.
May be subdivided into sub-categories: A5a) Customer parking, A5b) Staff parking, A5c) Operational
parking.
A6 Associated facilities
The annual rent or licence fee paid for associated facilities together with any local real estate/facilities tax
charged on any on-site or off-site leisure, storage or any other ancillary facility directly associated with the
premises or with the estate, whether part of the overall lease agreement or paid separately.
–
Excludes: Archiving - see D9.
Any charges for occasionally-used space, which is not managed as part of the end-user’s estate,
aggregated over the year. Such space is typically held either for very short periods of less than a month
or intermittently (for example, every Tuesday evening). These costs should be considered as part of the
overall costs of accommodating the organisation.
A7 Occasional space
Care should be taken when producing cost ratios for occasional space, which might be calculated per
hour or per workplace hour.
A8 Marketing and promotion The cost paid for marketing, promotion and any other costs transferred by a landlord to a tenant as a
result of the occupation of the building that are not recorded elsewhere in this Code. Common use of
this category is found in shopping centres and similar buildings where tenants agree to pay for part of the
costs of promoting the shopping centre.
+
Includes: all costs imposed by landlords for a tenant’s share of a property’s general marketing and
promotion costs as well as any other similar costs.
3.2 Heading B: Adaptation and
Equipment Costs
• This heading includes the total costs of
fit out, improvement, furniture and
equipment at acquisition or during
occupation.
• All capital costs are depreciated
straight line over the depreciated
period without any allowance for
financing costs (see Section 2.4).
example, security, catering and minor
improvements). Such alternative
categories should be used where
possible.
• There will be cases where specific
adaptation and equipment costs are
recorded under another heading (for
Heading B Data
Definition
B1 Fit out and improvement
The total annual cost of fit out and improvement
+
–
Includes: partitioning, internal walls, building management systems, cabling, carpeting, electrical
installation, air conditioning, space heating, fixtures, fittings, flooring, floor coverings, tiling, false ceilings,
woodwork and joinery, wall linings, shop fronts, lighting, storage racking, uninterrupted power supply,
wash down areas and signage.
Excludes: telephone and security systems.
Recommended write off period: 7 years.
The cost of any physical extension should be accounted for under Category A1 through an increased
rental payment or charge, but any fit out costs within such extensions should be accounted for under
Category B1.
There may be some confusion between fit out and improvement on the one hand and repair on the other.
A common sense approach is required when deciding whether large items of expenditure should be repair
(putting something back into good or acceptable condition) or improvement (the provision of something
new). Organisations will have their own accounting policies to determine whether expenditure should be
capital (normally improvement) or revenue (normally repair). Recommended write off period: 7 years.
8
Kopfzeile B Daten
Definition
B2 Möbel und Einrichtung
Die gesamten Kosten für alle Möbel und Einrichtungen in Bezug auf Büros, Verkauf, Produktion, Lagerung,
Arbeitsplätze, Besprechungsbereiche, Aus- und Weiterbildungsräume, Vorstandsräume und Küchenbereiche.
+
Dies schließt ein: Schreibtische, Stühle, Tische, gepolsterte Zimmereinrichtung, Beleuchtungseinheiten,
Ständer, Stellwände, Vorhänge, Wandbehang, Fenstersichtschutz, Regale, Aufbewahrungsschränke,
Ausrüstung für Audio- und Videokonferenzen, Kunstgegenstände, Ablagefächer, Feuerlöscher,
mechanische Bedienungseinrichtungen, Abfallpressen und audio-visuelle Ausstattung.
Empfohlener Abschreibungsperiode: 5 Jahre.
3.3 Kopfzeile C:
Gebäudebetriebskosten
• Gebäudebetriebskosten sollten die
vollen, direkten Arbeitslohnkosten sowie
die Kosten für direkte Linienmanager
(zum Beispiel Leiter der
Reinigungsarbeiten), für Materialien und
externe Aufwendungen enthalten.
• Geplante Wartung wird definiert, als eine
am Anfang des Geschäftsjahrs im
Budget angesetzte.
Kopfzeile C Daten
• Alle Personalkosten sollten
eingeschlossen werden. Es werden
einbezogen: Lohnsteuern,
Rentenzahlungen, Vergütungen, jährliche
Sonderzahlungen, Überstunden,
vorübergehend eingestellte Aushilfskräfte,
Weiterbildung, Personalanwerbung,
Reisekosten, Catering für Mitarbeiter,
Sozialleistungen, Verwaltung, Ausrüstung
und andere Kosten.
• Sämtliche Kapitalkosten sollten linear
über den Abschreibungsperiode
abgeschrieben werden, ohne dabei
Finanzierungskosten zu berücksichtigen
(siehe Abschnitt 2.4).
• Gesundheitsvorsorge und Arbeitsschutz
werden nicht als gesonderte Kategorie
aufgeführt. Diese finden sich in der
Regel als Teil von vielen verschiedenen
Aufwendungstiteln. Diese Kosten sollten
entweder in der Kategorie C3, oder C6,
oder E2 verbucht werden.
Definition
C1 Zusammengefasste
Die jährlich aufgelaufene Gesamtzahlung an den Gebäudebesitzer für die Bereitstellung von
Dienstleistungen unter Kopfzeile C. Voraussetzung ist, dass es nicht möglich ist, diese Posten getrennt zu
Dienstleistungsgebühren
(Betriebskosten des Vermieters) erfassen. Siehe auch Abschnitt 2.13 bezüglich Dienstleistungsgebühren.
C2 Versicherung
Die jährlichen Kosten für Prämien für den Versicherungsschutz der Geschäftsräume und Betriebsanlagen
+
–
Dies schließt ein: sämtliche Gebäudeversicherungen, Exzesshaftpflicht und jede Art von Prämie für
Versicherungsschutz gegen Terrorismus, Mietausfall, Überschwemmung, Wasserschaden und Rohrbruch,
Bodenabsenkung, Erdbeben, Feuer und Explosion.
Ausgenommen: Versicherungen gegen den Geschäftsverlust, Betriebshaftpflicht, Schaden und
Diebstahl von Computern. Die Notfallwiederherstellung ist als gesonderter Posten aufgeführt (siehe D7).
Immobiliennutzer, die sich selbst versichern und deshalb die Risiken selbst tragen, sollten eine
vereinbarte interne Risikorücklage aufführen, es sei denn die vollen Kosten im Versicherungsfall werden
direkt vom Immobiliennutzer unter anderen Kategorien des Cost Codes getragen.
Kann in Unterkategorien unterteilt werden: C2a) Gebäudeversicherung, C2b) Hausratsversicherung, C2c)
Versicherung des technischen Betriebes und C2d) Terrorismusversicherung.
C3 Inneninstandhaltung
und -reparatur
Jährliche Aufwendungen für sämtliche Posten bezüglich Innenreparaturen und Wartung.
+
–
9
Dies schließt ein: reguläre Schönheitsreparaturen, innerer Wand- und Deckenanstrich, Möbel,
Ausrüstung, Aufbewahrungs- und Lagereinheiten sowie Beschilderung. Die vollen Lohnkosten und
Kosten für Spezialwerkzeug, Materialien und andere damit verbundene Kosten sowie alle Kosten für
Bauplanung und Handwerkerleistungen sollten eingeschlossen werden.
Ausgenommen: Mechanik und Elektrik (siehe C4), geringfügiger Innenausbau (siehe C6), interner
Umzug (siehe C7) und Wiederinstandsetzung (siehe C8).
3 Cost definitions
Heading B Data
Definition
B2 Furniture and equipment
The total annual cost of all furniture and equipment relating to office, sales, production, storage,
reception, workstation, meeting, training, boardroom and kitchen areas.
+
Includes: desks, chairs, tables, soft furnishings, lighting units, pedestals, screens, curtains, drapes,
blinds, shelving, cambers, storage cabinets, video conferencing equipment, works of art, storage bins,
fire extinguishers, audio and video conferencing equipment mechanical handling equipment, waste
compactors and audio-visual equipment.
3.3 Heading C: Building Operation
Costs
• Building operation costs should include
the full direct cost of labour employed
as well as direct line managers (for
example cleaning supervisors),
materials and external charges.
• Planned maintenance is defined as
maintenance that is budgeted for at the
beginning of the financial year.
• All staff costs should be included,
incorporating employment and labour
tax, pensions, allowances, annual
bonuses, overtime, temporary staff fillin, training, recruitment, travel, staff
catering, welfare, administrative,
equipment and other costs.
• Health and safety is not shown as a
separate category because it is
commonly found as part of many
different expenditure heads. These
costs should be posted either to
categories C3 to C6 or to E2 (Facilities
Management).
• All capital costs should be depreciated
straight line over the depreciation
Heading C Data
Definition
C1 Consolidated services
charge (landlord operating
expenses)
The annual aggregated payment made to the building owner for the delivery of services under Heading C
on the basis that it is not possible to identify these items separately. Refer also to Section 2.13 on
Service Charges.
C2 Insurance
The annual cost of premiums for insuring the premises.
+
–
Includes: all buildings insurance, liability for excess and any premiums for terrorism, loss of rent, flood,
burst pipes, subsidence, earthquake, fire and explosion.
Excludes: insurance for loss of trade, public liability, damage to or theft of computers. Disaster recovery
is shown as a separate item (see D7).
Occupiers who self-insure, thereby bearing the risks themselves, should include an agreed internal risk
charge, unless the full costs of any insurance event are borne directly by the occupier under other Cost
Code categories.
May be subdivided into sub-categories: C2a) Buildings insurance, C2b) Contents insurance C2c)
Engineering insurance, and C2d) Terrorism insurance.
C3 Internal repair and
maintenance
Annual expenditure on all items of internal repair and maintenance.
+
Includes: regular redecoration, internal wall and ceiling finishes, furniture, equipment, storage units and
signage. The full costs of employment, special equipment, materials and other associated costs as well
as all design and contractor costs should be included.
–
Excludes: M&E (see C4), minor improvements (see C6), internal moves (see C7) and reinstatement (see
C8).
9
Kopfzeile C Daten
Definition
C4 Reparaturen und Wartung
von Mechanik und Elektrik
Jährliche Kosten, die mit der Reparatur, Kundendienst und Wartung von mechanischer und elektrischer
Ausrüstung verbunden sind.
+
–
Dies schließt ein: die Wartung und Erneuerung von Bauteilen sowie Feuerschutzeinrichtungen,
Wasserinstallationstechnik, und Sprinkleranlagen. Zu mechanischer und elektrischer Installation gehören
typischerweise Gebäudeklimatisierungseinheiten, elektrische Stromversorgung und Beleuchtung,
Aufzüge, Hängegerüste und externe Zugangseinrichtungen. Die vollen Lohnkosten und Kosten für
Spezialwerkzeug, Material und andere damit verbundene Kosten sowie alle Kosten für Bauplanung und
Handwerkerleistungen sind eingeschlossen.
Ausgenommen: vollständige Erneuerung, Änderung und Ersatz sowie Kosten, die mit Herstellung und
Geschäftsbetrieb verbunden sind, und die Wartung von Sicherheitsausrüstung.
Kann in Unterkategorien unterteilt werden: C4a) Dienstleistungen Mechanik und Elektrik, C4b) Aufzüge
und Rolltreppen, C4c) am Gebäude aufgehängte Zugangseinrichtungen und C4d) andere Kosten für
Mechanik und Elektrik.
C5 Reparaturen und
Wartung des
Gebäudekerns und
der Gebäudeaußenseite
Jährliche Kosten für Reparaturen und Wartung des Gebäudekerns und Außenteile des Gebäudes.
+
Dies schließt ein: Reparaturen an allen integralen, strukturellen Teilen der Gebäudeanlage. Dazu
gehören Dächer, Mauerwerk, Fenster, äußerer Wasserablauf und Fundamente. Äußere Malerarbeiten und
die Fassadenerneuerung sollten eingeschlossen werden. Ebenso die vollen Lohnkosten und Kosten für
Spezialwerkzeug, Material und andere damit verbundene Kosten sowie alle Kosten für
Entwurfsentwicklung und Handwerkerleistungen.
–
C6 Geringfügiger Ausund Umbau
Kann in die Kategorien C5a) für geplante äußere und strukturelle Baumaßnahmen und C5b) für
ungeplante Baumaßnahmen unterteilt werden:
Ausgenommen: Wartung von Hängegerüsten und äußeren Zugangseinrichtungen (in C4).
Jährliche Kosten für geringfügige Aus- und Umbauten (als Richtwert, weniger als 10.000 $) des
Gebäudes, die auf das Ertragskonto gerechnet werden.
+
–
+
Dies schließt ein: Die vollen Lohnkosten und Kosten für Spezialwerkzeug, Material und andere damit
verbundene Kosten sowie alle Kosten für Entwurfsentwicklung und Handwerkerleistungen.
Ausgenommen: Aufwendungen, die hauptsächlich durch interne Umzüge verursacht werden.
C7 Interner Umzug/Umlauf
–
C8 Wiederinstandsetzung
Jährliche direkte Umsatzkosten, die in erster Linie mit der Umgestaltung von Arbeitsräumen verbunden sind.
Dies schließt ein: die damit verbundenen Renovierungskosten, Umsetzung von internen
Raumaufteilungen, Neuanschluß von Telefon und PC, Umsetzung von Möbeln und Ablagen. Die vollen
Lohnkosten und Kosten für Spezialwerkzeug, Material und andere damit verbundene Kosten sowie alle
Handwerkerleistungen sollten auch eingeschlossen werden.
Ausgenommen: die Kosten für externe Umzüge, die unter A3 erfasst werden sollten.
Die auf das Jahr umgerechneten Kosten für die im Voraus angenommenen Verbindlichkeiten für
Reparaturen, Wiederinstandsetzung und Wiedergutmachung nach Ablauf des Mietvertrages.
+
Dies schließt ein: die Kosten für Wiederinstandsetzung durch einen Tilgungsfonds, Ersatzfonds, eine
Kapitalreserve oder einen Abschreibungsfonds, die einem Mieter durch den Vermieter auferlegt werden.
C9 Gebäude- und
Anlagenschutz
Die jährlichen Kosten für den Schutz der Geschäftsräume und Gebäudeanlagen. Jede Art von
Aufwendung, die durch Verletzung der Sicherheitsmaßnahmen entsteht, zum Beispiel Reparaturkosten,
sollten gegenüber der entsprechenden Kategorie erfasst werden. Dies ist eine Kostengattung, wo Kosten
leicht gegenüber anderen Kategorien, wie D3 oder D5 verbucht werden können (siehe Abschnitt 2.6 zu
den Buchführungsleitlinien).
+
–
Dies schließt ein: Kosten für externe Sicherheitsdienste und angestellte Mitarbeiter sowie die regulären
Kosten für die Aufrechterhaltung der Systeme (in der Regel in der Form eines Wartungsvertrages).
Einschließlich jährlicher Abschreibung (über 5 Jahre verteilt) und Wartungskosten für Überwachungssysteme,
Alarmanlagen, Detektoren, Leitzentralen und Videoüberwachung. Zugangskontrollsysteme, Ausweise,
Lesegeräte, Zugangsschleusen, Zugangstore, Zufahrtskontrollgebäude, Fahrzeugkontrolleinrichtungen,
Uniformen, Sprecheinrichtungen, Funkausrüstung, Lautsprecher, Beleuchtung, Zäune, Straßensperren.
Ausgenommen: vollständige Erneuerung von Systemen aufgrund von Baufälligkeit.
Kann in Unterkategorien unterteilt werden: C9a) Personalkosten für Sicherheitsdienstmitarbeiter und C9b)
Kosten für Ausrüstung, Wartung und Arbeitsmittel.
10
3 Cost definitions
Heading C Data
Definition
C4 M&E repair and
maintenance
Annual costs associated with the repair, servicing and maintenance of mechanical and electrical
equipment.
+
–
Includes: maintenance or renewal of subsidiary/component parts of equipment as well as fire services,
water and plumbing, and sprinkler systems. Mechanical and electrical equipment will typically include
normal building services such as air conditioning units, electrical power and lighting, lifts and escalators,
cradle and external access equipment. Includes the full costs of employment, special equipment,
materials and other associated costs as well as all design and contractor costs.
Excludes: total renewal, alteration, replacement and costs related to manufacturing or business
processes and maintenance of security equipment (C9b)
May be subdivided into sub-categories: C4a) M&E services, C4b) Lifts and escalators, and C4c)
suspended access equipment and C4d) other M&E costs
C5 External and structural
repair and maintenance
Annual cost of the repair and maintenance of the building fabric and any part of the exterior.
+
–
Includes: Repairs to all integral structural parts of the premises including, roofs, walls, fenestration,
external drainage and foundations. Redecoration of external finishes and repair of external cladding and
finishes should be included, as should the full costs of employment, special equipment, materials and
other associated costs as well as all design and contractor costs.
May be divided into categories C5a) for planned external/structural maintenance and C5b) for unplanned
external/structural maintenance.
Excludes: maintenance of cradles/external access equipment (in C4)
Annual cost of minor improvements (as a guideline less than $10,000 in value) to the building charged to
the revenue account.
C6 Minor improvements
+
–
+
–
Includes: full costs of employment, special equipment materials and other associated costs as well as
all design and contractor costs.
Excludes: expenditure principally caused by internal moves.
C7 Internal moves/churn
Annual direct revenue costs primarily associated with space reorganisation.
Includes: associated redecoration costs, movement of internal partitions, telephone and PC
reconnections and movement of furniture and filing. The full costs of employment, special equipment,
materials and other associated costs as well as all contractor costs should also be included.
Excludes: the cost of external moves that should be recorded under A3.
Annualised cost of the anticipated liability for dilapidations/reinstatement and making good at the end of
the accommodation contract or lease.
C8 Reinstatement
+
Includes: the costs of reinstatement through a sinking fund, replacement fund, reserve fund or
depreciation fund imposed on a tenant by a landlord.
C9 Security
Annual cost of securing the premises. Any expenditure incurred as a result of a security breach for
example repair costs should be recorded against the relevant category. This is a cost type where costs
can be easily posted against other categories such as D3 or D5 (see section 2.6 on Accounting
Principles).
+
–
Includes: costs of security contractors and employed staff as well as the regular costs associated with
the maintenance of systems (usually in the form of a maintenance contract). Includes annual depreciation
(written down over five years) and maintenance costs of intruder detection systems such as alarms,
detectors, central control and CCTV. Access control systems, badges/identity cards, access control
readers, access control passes, access gates/huts, vehicular access control, uniforms, communication
equipment, Tannoys, loudspeakers, lighting, fences and road blocks should be included.
Excludes: complete renewal of systems due to disrepair.
May be subdivided into sub-categories: C9a) for security staff costs and C9b) for equipment,
maintenance and supplies costs.
10
Kopfzeile C Daten
C10 Reinigung
Definition
Jährliche Kosten für die Reinigung innerer und äußerer Bereiche des Gebäudes.
+
–
Dies schließt ein: die vollen Lohnkosten, Spezialausstattung, Material und andere damit verbundene
Kosten sowie sämtliche von der Lieferfirma in Rechnung gestellte Kosten. Die Reinigung aller
Nebenräume, Toiletten, Treppen, Eingangs- und Vorhallen und Flure. Außerdem die regelmäßige
Reinigung folgender Elemente und Gegenstände: Fenster, verglaste Trennwände, Schreibtische, Telefone,
Türen, Trennwände, Böden, Teppiche, Abfallbehälter, Empfangstresen, Stühle, Brüstungen und
Handläufe, WC und Urinale. Die periodische Sonderreinigung von zum Beispiel Schallschutzdecken und
Lampen, IT-Ausstattung, Grundreinigung und Teppichschaumreinigung, Grundreinigung von Toiletten und
die allgemeine Schädlingsbekämpfung sollten ebenfalls eingeschlossen werden.
Ausgenommen: alle Kosten, die in Verbindung mit der Reparatur oder dem Ersatz von defekten
Bauteilen stehen.
Kann in Unterkategorien unterteilt werden: C10a) Innenreinigung und C10b) Außenreinigung. (Die
Außenreinigung sollte Fensterreinigung und Schädlingsbekämpfung beinhalten.)
C11 Abfallentsorgung
Jährliche Kosten für Müllabfuhr (allgemein und Sondermüll), die Aktenvernichtung und die Entsorgung
von Sanitärabfällen sowie das Recycling.
+
–
Dies schließt ein: die vollen Lohnkosten, Spezialausstattung, Material und andere damit verbundene
Kosten sowie sämtliche von der Lieferfirma in Rechnung gestellte Kosten.
Ausgenommen: Reparatur- und Ausbaumaßnahmen, die zur Bereitstellung von Entsorgungseinrichtungen
durchgeführt werden. Diese sollten als Reparatur- oder Ausbaukosten aufgeführt werden.
Kann in Unterkategorien unterteilt werden: C11a) allgemeine Abfallentsorgung, C11b) Sondermüllentsorgung,
C11c) Aktenvernichtung, C11d) Entsorgung von Sanitärabfällen und C11e) Recyclingkosten.
C12 Pflanzen und
Dekoration (innen)
C13 Pflege der
Außenanlagen
Die jährlichen Kosten für die Bereitstellung und Pflege von Pflanzen, Blumen und Dekorationen.
+
Dies schließt ein: Kosten für das Abstauben, Reinigen, Schneiden, Düngen und Bewässern zusammen
mit den vollen Lohnkosten, Spezialausstattung, Material und andere damit verbundene Kosten sowie
sämtliche von der Lieferfirma in Rechnung gestellte Kosten. Ebenso die Feiertagsdekoration für
Weihnachten etc. und die Ausstellung von Kunstgegenständen oder Ähnlichem.
Die jährlichen Kosten für die Pflege des Außengeländes und äußerer Anlagenbereiche.
+
–
Dies schließt ein: Kosten für die Pflege von Parkplätzen, Fahrwegen, Gehwegen, Gebüschen,
Blumenbeeten, Blumenkästen, Grundstücksgrenzen, Rasenflächen, Spielplätzen, Pavillons, die
Schneeräumung und Abfallbeseitigung. Die vollen Kosten für Lohn, Spezialausstattung, Material und
andere damit verbundene Kosten sowie sämtliche von der Lieferfirma in Rechnung gestellte Kosten
sollten ebenfalls eingeschlossen werden.
Ausgenommen: Reparaturen und Ausbaumaßnahmen, die zur Bereitstellung von Außenanlagen
durchgeführt werden. Diese werden unter Reparatur- und Ausbaukosten geführt.
Kann in Unterkategorien unterteilt werden: C13a) harte Landschaftsbaukosten, C13b) weiche
Landschaftsbaukosten und C13c) für die Schneeräumung.
C14 Wasser und Abwasser
–
Jährliche Umsatzkosten auf Wasserversorgung, Aufbereitung und Abwasserbeseitigung.
Ausgenommen: Reparaturen und Baumaßnahmen, die zum Zwecke der Wasserversorgung und
Abwasserbeseitigung durchgeführt werden. Diese werden unter Reparatur- und Umbaukosten geführt.
Kann unterteilt werden in die Kategorien C14a) für Wasserversorgungskosten und C14b) für
Abwasserbeseitigungskosten.
C15 Energieversorgung
–
Jährliche Kosten für die Energieversorgung der Geschäftsräume und Betriebsanlagen.
Ausgenommen: Reparatur- und Baumaßnahmen an Energieversorgungsanlagen.
Kann in die Kategorien unterteilt werden: C15a) Elektrizität, C15b) Gas, C15c) Heizöl, C15d) Fernheizung
und C15e) andere Energiequellen.
Es kann ebenfalls wichtig sein, den Energieverbrauch zu erfassen, entweder in
Kilowattstundenäquivalenten gemessen (vorzugsweise) oder in den Einheiten der entsprechenden
Energieträger. Wahlweise kann es zum Beispiel in den USA nützlich sein, die Heiz- und
Klimatisierungskosten für die Zeiten nach Geschäfts-/Betriebschluss zu erfassen.
11
3 Cost definitions
Heading C Data
Definition
C10 Cleaning
Annual cost of cleaning both internal and external areas of the building.
+
Includes: full costs of employment, special equipment, materials and other associated costs as well as
all contractor costs. Cleaning of all ancillary spaces, toilets, staircases, landing and lobby areas should
be included, as should the regular cleaning of the following items: windows, glazed partitions, desks,
telephones, doors, partitions, floors, carpets, bins, reception desk, chairs, hand rails, WCs and urinals.
Periodic special cleaning, for example acoustic ceilings and lighting, IT equipment, deep cleaning and
shampooing of carpets, deep cleaning of toilets and general pest control should also be included.
–
Excludes: any costs associated with the repair or replacement of defective component parts.
May be subdivided into sub-categories: C10a) for interior cleaning and C10b) for exterior cleaning.
(Exterior cleaning should include all window cleaning and pest control).
C11 Waste disposal
Annual costs of refuse collection (general and toxic), the disposal of confidential and sanitary waste, and
recycling
+
–
Includes: full costs of employment, special equipment, materials and other associated costs as well as
all contractor costs.
Excludes: repair and improvement work conducted in association with the provision of waste disposal,
which should be shown as repair or improvement costs.
May be subdivided into sub-categories: C11a) for general waste disposal, C11b) for toxic waste disposal,
C11c) for confidential waste disposal, C11d) for sanitary waste disposal and C11e) for recycling costs.
C12 Internal plants and
decorations
Annual cost of provision and maintenance of plants, flowers and decorations.
+
Includes: costs of dusting, cleaning, pruning, feeding and watering together with the full costs of
employment, special equipment, materials and other associated costs as well as all contractor costs.
Also, festival decorations for Christmas, Devali, Eid etc and art displays or similar.
C13 Grounds maintenance
Annual cost of maintenance of grounds and external areas.
+
Includes: costs of maintaining car parking areas, roadways, pavement areas, shrubs, flowers, window
boxes, borders, lawns, playing fields, pavilions and snow/litter clearance. The full costs of employment,
special equipment, materials and other associated costs, as well as all contractor costs, should also be
included.
–
Excludes: repair and improvement work conducted in association with the provision of grounds, which
should be shown as a repair or improvement costs.
May be subdivided into sub-categories: C13a) for hard landscaping costs, C13b) of soft landscaping
costs and C13c) for snow clearance.
C14 Water and sewerage
Annual revenue expenditure incurred for water supply, treatment and sewerage.
–
Excludes: repair and improvement work conducted in association with the provision of water and
sewerage, which should be shown as repair or improvement costs.
May be subdivided into sub-categories: C14a) for water and C14b) for sewerage costs.
Annual cost of energy supplies to the premises.
C15 Energy
–
Excludes: repair and improvements to energy equipment and facilities.
May be subdivided into sub-categories: C15a) for electricity, C15b) for gas, C15c) for fuel oil, C15d) for
district heating schemes and C15e) other energy.
It may also be relevant to record energy consumption measured either in kilowatt-hours equivalent
(preferable) or in the units of energy concerned. Alternatively, for example, in the USA, it may be valuable
to track “after hours” costs for HVAC.
11
3.4 Kopfzeile D:
Geschäftsbetriebskosten
• Sämtliche Personalkosten sollten
eingeschlossen werden. Es werden
einbezogen: Lohnsteuern,
Rentenzahlungen, Vergütungen,
jährliche Sonderzahlungen,
Überstunden, vorübergehend
eingestellte Aushilfskräfte,
Weiterbildung, Personalanwerbung,
Reisekosten, Mitarbeiterverpflegung,
Sozialleistungen und weitere Kosten.
• Sämtliche Kapitalkosten sollten linear
über den Zeitraum abgeschrieben
werden, ohne dabei
Finanzierungskosten zu
berücksichtigen (siehe Abschnitt 2.4).
Kopfzeile D Daten
Definition
D1 Telefonie
Jährliche Kosten für Telefonanlagen.
• Manche Anwender des Codes werden
zwischen festen und variablen Kosten
unterscheiden wollen. Dennoch sind
die hier definierten Kategorien zur
Übereinstimmung mit dem Cost Code
notwendig.
+
–
Dies schließt ein: automatisierte Nebenstellenanlagen, zentrale Schaltkästen, Systeme für
Telefonzentralen, Systemkarten, Telefonapparate, Durchwahl- und Voicemaileinrichtung. Personalkosten
für die Gesprächsannahme, Telefonzentrale und Kommunikationsdienste. Die Kosten für alle
Telefonanschlussgebühren, Wartung der Telefonanlage und des Netzwerks (einschließlich
Telefonapparate und Verkabelung) sowie die Kosten für Mobil- und Mobextelefone.
Ausgenommen: alle Gesprächskosten. Wenngleich Anwender möglicherweise diese getrennt als
Bedarfskosten erfassen werden wollen.
Empfohlene Abschreibungsperiode: 3 Jahre.
D2 Catering
Jährliche Kosten für Bereitstellung von Gastronomie und Verkaufsautomaten, unter Einbeziehung von
Verkaufserlösen sowie von Kosten die durch direkt oder indirekt angestelltes Personal entstehen.
+
–
Dies schließt ein: Kosten für Speisen und Getränke einschließlich Zubereitung, Geschirr und Besteck,
Lagerung und Bedienung. Abzüglich aller Einnahmen, die sich aus der Fremdvergabe des
Gastronomiebetriebes als Teil eines Gestattungsvertrages ableiten. Einschließlich Kosten für
Essensgutscheine und andere Bezuschussungsverfahren. Ebenso Kosten für Küchen- und
Cateringausrüstung, die gegebenenfalls über fünf Jahre abgeschrieben werden.
Ausgenommen: Umbau von Küchen- und Kantinenbereichen. Ebenso sind Raumbereitstellung,
Energieversorgung und Reinigungsdienste, die nicht von Mitarbeitern des Gastronomiebetriebes geleistet
werden, ausgenommen.
Kann in Unterkategorien unterteilt werden: D2a) allgemeine Gastronomiekosten, D2b) Kosten für
Verkaufsautomaten und D2c) für die Konferenzbewirtung (hierunter fällt auch „feines“ Dinnieren).
D3 Empfangsdienste
Jährliche Kosten für Empfangsdienste.
+
Dies schließt ein: direkt und indirekt angestellte Mitarbeiter, mit Anwerbungs-, Einstellungs- und
Ausbildungskosten sowie Kosten für Abwesenheitsaushilfen. Sämtliche Kosten für Verbrauchsmaterialien
Uniformen, genauso wie Kosten für Empfangsdienste für zweckbestimmte Konferenzräume und audiovisuelle Medieneinrichtungen. Kapitalaufwendungen sollten unter Kopfzeile B erfasst werden.
–
+
–
+
–
Ausgenommen: Telefon und Sicherheit, Hausmeisterdienste mit Empfangsfunktion (E2).
D4 Kurierdienste und
externe Hol- und
Bringdienste
Jährliche Kosten für externe Kuriere, Boten und Portokosten.
Dies schließt ein: Kosten aus externen Kurierdienstverträgen und für Abrufkuriere
Ausgenommen: Kosten für interne Hol- und Bringdienste, die unter D5 verbucht werden.
D5 Poststelle und interne
Hol- und Bringdienste
Jährliche Kosten für Mitarbeiter mit Poststellen- und Botenfunktion sowie die damit verbundene Ausrüstung.
Dies schließt ein: Kosten für das Öffnen, Zuordnen, Verteilen, Sammeln, Verpacken, Frankieren, Scannen,
Dokumentieren und Verschicken von Post sowie die Kosten für die betriebsinterne Verteilung. Kapitalkosten
sollten über drei Jahre abgeschrieben werden. Allgemeine Transportdienste werden ebenfalls hier verbucht.
Ausgenommen: Kosten für Bürobedarf, Kosten für Fahrzeuge, die ausschließlich von Mitarbeitern
genutzt werden, und Poststellenkosten, die ansonsten unter anderen Kostenkategorien verbucht würden Miete, Betriebsmittel und so weiter.
Kann in Unterkategorien aufgeteilt werden: D5a) für Poststellenkosten und D5b) für interne Hol- und
Bringdienste.
12
3 Cost definitions
3.4 Heading D: Business Support
Costs
• All staff costs should be included,
incorporating employment tax,
pensions, allowances, annual bonuses,
overtime, temporary staff fill-in, training,
recruitment, travel, staff catering,
welfare and other costs.
• All capital costs should be depreciated
straight line over the depreciation
Heading D Data
Definition
D1 Telephones
Annual cost of telephone systems.
• Users may wish to distinguish between
fixed and variable costs using the cost
categories outlined. Nevertheless, the
categories defined here are required
for compliance with the Cost Code.
+
Includes: PABX, central control box, switchboard systems, all system cards, handsets, direct dial and
voicemail. Staff costs for telephone answering, switchboard and communication services, the costs of all
telephone line charges, maintenance to the telephone system and network (including handsets and
cabling) as well as the costs of mobile and mobex phones.
–
Excludes: all call costs. Although users may wish to record these separately as an on-demand cost.
Annual cost of providing all catering and vending services taking into account income generated through
charging and costs incurred through directly or indirectly employed staff and consumables.
D2 Catering
+
Includes: costs of food and drink including preparation, crockery and cutlery, storage and service, less
any income derived from the licensing of catering space as part of a catering contract. Include the costs
of subsidising meals through voucher and other methods. Also, the costs of kitchen and catering
equipment, where relevant, should be written off over a period of five years
–
Excludes: fit out of kitchen and canteen areas. Also excludes cost of space provision, utilities and
cleaning not provided by catering staff.
May be subdivided into sub-categories: D2a) for general catering costs, D2b) for vending machine costs
and D2c for meeting room hospitality (include ‘fine’ dining under meeting room hospitality).
D3 Reception services
Annual cost of reception services.
+
Includes: directly and indirectly employed staff, with recruitment, training and relief costs for absences.
Costs of all consumables and uniforms are also included, as are costs of reception services for
dedicated meeting rooms/conference/audio visual facilities. Capital costs should be recorded under
Heading B.
–
+
–
+
Excludes: telephone and security items and concierge services (E2)
D4 Courier and external
distribution services
Annual cost of external couriers and messengers and postage.
Includes: costs of external courier contracts and “call off” couriers.
Excludes: costs of inter-site distribution, which should be included under D5.
D5 Post room and internal
–
Annual cost of all post room and messenger staff and any associated equipment.
Includes: costs of opening, collating, distributing, collecting, packaging, stamping, scanning, recording
and despatching mail as well as costs of inter-site distribution. Capital costs should be written-off over
three years. Also include general porterage services.
Excludes: costs of stationery, costs of vehicles provided for the exclusive personal use of members of
staff, and post room costs that would otherwise be posted to other cost code categories – rent, utilities
and so on.
May be subdivided into sub-categories: D5a) for post room services costs and D5b) for internal
distribution services costs.
12
Kopfzeile D Daten
Definition
D6 Kopieren und Drucken
Die jährlichen Kosten für alle Kopier- und Druckgeräte und verwandte Multifunktionsgeräte, entweder als
Leasingkosten oder als auf das Jahr umgerechnete Anschaffungskosten (Abschreibung über drei Jahre).
+
–
Dies schließt ein: Gerätewartungs- und Instandsetzungsaufträge, zusammen mit den Kosten für
zuständige, beauftragte Mitarbeiter.
Ausgenommen: Kosten für Verbrauchsmaterialien (auch Papier), wenngleich manche Anwender dies als
getrennte Bedarfskosten erfassen werden.
Kann unterteilt werden in: D6a) Zentrales Kopieren und Drucken und D6b) dezentrales Kopieren und Drucken.
D7 Betriebswiederherstellung
nach Katastrophenfällen
–
Die jährlichen Kosten für die Bereitstellung und Unterhaltung von Ausweichgebäuden und
Betriebsanlagen und entsprechende Ausrüstung für die Umsiedelung von Mitarbeitern und des
Geschäftsbetriebs im Katastrophenfall.
Ausgenommen: Kosten für die Systemwiederherstellung nach Ausfall und andere Kosten, die nicht mit
der Nutzung zusammenhängen. Kapitalkosten sollten über 3, 5, 7, oder 10 Jahren abgeschrieben
werden, abhängig von der Art der Aufwendung.
Vorsichtig vor Dopplungen mit anderen Posten.
Kosten für Verkehrsleistungen sowohl auf dem als auch außerhalb des Betriebsgeländes.
+
–
Dies schließt ein: Kosten für Busbeförderungsprogramme und Belegschaftszuschüsse zu öffentlichen
Verkehrsmitteln. Einschließlich aller Vorstandschauffeurdienste, Personalkosten, Fahrzeugkosten und
Wartung. Kapitalkosten sollten über 3 Jahre abgeschrieben werden.
Ausgenommen: Kosten für Fahrzeuge, die von Mitarbeitern ausschließlich zum Eigengebrauch genutzt
werden.
D9 Archivierung
Die jährlichen Kosten für die Archivierung und Lagerung von Akten auf oder außerhalb des Betriebsgeländes.
+
Dies schließt ein: sowohl interne wie auch fremdvergebene Archivierungskosten, Kosten für den Betrieb
von Gebäuden für Archivierungszwecke (wo diese entweder betriebsintern oder extern in eigenständigen
Gebäuden untergebracht sind), Archivierungssysteme, zweckbestimmte Arbeitskräfte und das
Wiederabrufen von Akten.
–
Kapitalkosten sollten über 3, 5, 7, oder 10 Jahren abgeschrieben werden, abhängig von der Art der
Aufwendung.
Ausgenommen: Nutzungskosten für Lagerräume, die nicht für die Aktenarchivierung genutzt werden
(z.B. Möbellager). Solche Kosten sollten genauso wie für jede andere Art von Gebäude separat erfasst
werden. Die Einrichtungskosten für Büro- und andere Ablagesysteme sollten unter der Kategorie B2
verbucht werden. Die Arbeitskosten für die Verwaltung solcher Systeme werden nicht als Nutzungskosten
erfasst.
Kann in die Kategorien D9a) betriebsinterne Kosten und D9b) externe Kosten unterteilt werden.
13
3 Cost definitions
Heading D Data
Definition
D6 Reprographics
Annual costs of all reprographic and printing equipment and related multi-functional devices either as
leased or expressed as annualised purchase costs (written off over three years).
+
–
Includes: equipment maintenance and service call outs, together with the cost of any dedicated staff
and servicing.
Excludes: costs of consumables (including paper), although users may wish to record these separately
as an on-demand cost.
May be subdivided into sub-categories: D6a) central reprographics and D6b) distributed reprographics.
Annual cost of providing and maintaining alternative premises and related equipment for the relocation of
staff and business operations in the event of a disaster to the main premises.
D7 Disaster recovery
–
Excludes: cost of IT disaster recovery and other non-occupancy-based costs. Capital costs should be
written off over 3, 5, 7 or 10 years depending on the type of expenditure.
Care should be taken to avoid duplication with other items.
D8 Transport
Annual cost of transport arrangements both on and off site.
+
Includes: costs of bus schemes and public transport subsidy for staff travel. Includes all executive
chauffeur services, staff costs and vehicle costs and maintenance. Capital costs should be written off
over three years.
–
+
Excludes: cost of vehicles provided for the exclusive personal use of members of staff.
D9 Archiving
Annual cost of archiving and storage of records both on and off site.
Includes: both internal and outsourced archiving costs, costs of running buildings for archiving purposes
(where these are either off-site or on-site in self-contained and identifiable buildings), archiving systems,
dedicated labour and retrieval of records.
Capital costs should be written off over 3, 5, 7 or 10 years depending on the type of expenditure.
–
Excludes: occupancy costs associated with stores not used for archiving (for example, furniture
storage), which should be recorded separately as for any other type of building. The equipment costs of
office and other filing systems should be included under Category B2. The labour costs of managing
such systems are not recorded as occupancy costs.
May be subdivided into sub-categories: D9a) on-site costs and D9b) off-site costs.
13
3.5 Kopfzeile E: Managementkosten
• Alle Kapitalaufwendungen verbunden
mit Kopfzeile E sollten über 5 Jahre
abgeschrieben werden.
• Die übergreifende Kostenzuweisung für
die Tätigkeit des Immobilienmanagements kann auf Grundlage von
Arbeitszeitnachweisen oder anteilsmäßig
auf Grundlage eines angemessenen
Umlegungsfaktors, wie beispielsweise
der Quadratmeterfläche, erfolgen.
• Man schließt die vollen Kosten für Fachund Hilfskräfte ein sowie alle damit
verbundenen Arbeitskosten,
Bürobetriebkosten und
Ausstattungskosten. Ebenso alle Kosten
für fremdvergebene Aufgaben und
Tätigkeiten. Raumkosten sollten
ausgenommen werden, so lange sie an
anderer Stelle einbezogen werden.
Kopfzeile E Daten
Definition
E1 Immobilienmanagement
Das Immobilienmanagement umfasst das Management aller Tätigkeiten unter Kopfzeile A.
+
Dies schließt ein: Kosten der allgemeinen strategischen Planung, der Rechnungslegung, der
Bewertungen, des Erwerbs, des Verkaufs und von Vertragsverhandlungen sowie für Informationssysteme
für das Immobilienmanagement. Einschließlich Grundstückslasten und juristischer Honorare.
Kann in die folgenden Unterkategorien aufgeteilt werden: E1a) internes Immobilienmanagement und E1b)
fremdvergebenes Immobilienmanagement.
E2 Facility Management
Des Facility Managements umfasst das Management aller Tätigkeiten unter den Kategorien B, C, und D
mit der Ausnahme von zweckbestimmten Projektmanagementkosten (siehe E3).
+
Dies schließt ein: Conciergedienste, Gesundheits- und Arbeitsschutzmitarbeiter, Kosten für einen
Informationsschalter, CAD, Arbeitsplatzorganisation, Planung und Gestaltung, Umweltmanagement,
Facilitymanagementsysteme, Zustandsgutachten, Besorgungskosten für FM-Verträge.
Kann unterteilt werden in: E2a) Kosten für internes des Facility Managements und E2b) Kosten für
fremdvergebenes des Facility Managements.
E3 Projektmanagement
Interne und externe Kosten für die Betreuung und Abwicklung von Projekten, die im Rahmen der
Kategorien B, C, und D anfallen.
+
Dies schließt ein: Alle Kosten für Fachkräfte des Projektmanagements und Bauplanungshonorare für
externe Auftragsnehmer sowie Kosten für Projektmanagementsysteme.
Kann unterteilt werden: E3a) interne Projektmanagementkosten und E3b) fremdvergebene
Projektmanagementkosten.
14
3 Cost definitions
3.5 Heading E: Occupancy
Management Costs
• Any capital expenditure associated with
Heading E should be written off over
five years.
• Overall cost allocation of real estate
management function can be made on
the basis of time sheet hours or pro
rata based on some reasonable
method of apportionment such as
square metre area.
• Include the full cost of professionals and
support staff and all associated
employment on-costs, office running and
equipment costs as well as any costs for
an outsourced activity or function. Space
costs should be excluded as long as
they are incorporated elsewhere.
Heading E Data
Definition
E1 Real estate management
Real estate management encompasses the management of all activities under Heading A.
+
Includes: costs of general strategic planning, reporting, valuations, acquisitions, disposals, contract
negotiations and real estate management information systems. Includes real estate and legal charges.
May be subdivided into sub-categories: E1a) internal real estate management costs and E1b) outsourced real estate management costs.
E2 Facilities management
Facilities management encompasses the management of all activities under Categories B, C and D with
the exception of dedicated project management costs (see E3).
+
Includes: concierge services, health and safety staffing, costs of help desk, CAD, workplace
management, design and layout, environmental management, facilities management systems, condition
surveys, procurement costs for FM contracts.
May be subdivided into sub-categories: E2a) internal facilities management costs and E2b) out-sourced
facilities management costs.
E3 Project management
Internal and external costs of managing all projects generated within the scope of Categories B, C and D.
+
Includes: all project management professional fees and building design fees incurred by outside
contractors and costs of project management systems.
May be subdivided into sub-categories: E3a) internal project management costs and E3b) out-sourced
project management costs.
14
4 Zusätzliche Informationen
Welche anderen
Informationen sollte
man sammeln?
Auch bei Nutzung der ITOCC-Methodik zur
Erfassung von Daten zur Erfassung von
Kostendaten des Immobilien- und
Facilitymanagements ist zu den Kosten des
Immobilien- und des Facility Managements ist
es wichtig, zusätzliche beschreibende Daten
zu erfassen, wie etwa der Gebäudezustand,
Standort oder Alter. Dies ermöglicht
ausgewogene und faire Vergleiche, sowohl
intern wie auch extern.
stärksten konzentrieren.
Dieser Abschnitt legt einige der
beschreibenden Daten dar, die IPD Occupiers
für die Hauptgebäude seiner Klienten erfasst in der Regel bedeutsame Gebäude (über
3.000 Quadratmeter) wie Hauptgeschäftssitze
und größere Regionalniederlassungen, wo
sich Kosten, Raum und Mitarbeiter am
Die Zusammenstellung solcher
beschreibenden Daten ist in der Regel
unkompliziert, da die meisten Informationen
vom Immobilien- oder Facility Management
Team leicht erhältlich sein sollten, auch wenn
diese nicht unbedingt in einem formalen
System aufgezeichnet sein müssen.
Einzelkriterium
Beschreibung
Bemerkungen
Anzahl (oder Prozent) der flexibel
genutzten Arbeitsplätze
Schließt Arbeitsplätze im Hotelgewerbe etc.
ein (entweder als Zahl oder als Prozentsatz)
Gibt Anhaltspunkte über die
Nutzungsintensität
Anzahl der Belegschaftsverlegungen
Jährliche Anzahl der individuellen
Personalverlegungen zwischen Arbeitsplätzen
Diese Kosten können besonders in
Phasen der Umstrukturierung oder des
Organisationswechsels erheblich sein.
Stundenzahl, in der ein Büro normalerweise
jeden Werktag in Betrieb ist
Durchschnitt für den überwiegenden Teil
des Gebäudes (>50%)
Gibt Anhaltspunkte über die Intensität der
Gebäudenutzung
Tabelle 4.1 unten listet die Kriterien (neben
Immobilientyp, Adresse und Größe, die IPD
Occupiers derzeit zum Zwecke des
Benchmarkings einsetzt, auf. Allgemein
erlaubt eine größere Detailtiefe
aussagekräftigere Vergleiche. Deshalb
werden Feedback und Benchmarking umso
besser, je mehr Informationen der Nutzer zur
Verfügung stellt.
Tabelle 4.1 Beschreibende Daten
Bürostandort
Hauptgeschäftsbereich
Anderer Stadtzentrumsbereich
Gewerbepark
Ländlicher Standort
Standort im Hauptgeschäftsbereich oder im Hauptbürogebäudegebiet einer Stadt
Standort im Stadtzentrum, aber nicht im Hauptgeschäftsbereich
Standort in einem Gewerbepark (wahrscheinlich als eine Einheit erschlossen)
Standort außerhalb eines städtischen Gebietes aber nicht in einem Gewerbepark
Gebäudezustand
A
B
C
D
Wie neu
Geringfügige Mängel
Größere Mängel
Nicht betriebsbereit (in der Regel nicht relevant)
Baujahr
Jahr der letzten größeren
Modernisierung/Renovierung
Anzahl der Stockwerke
Wenn die Renovierung einen
bedeutenden Teil des Gebäudes betraf
(>50% in den meisten Fällen)
Anzahl der eindeutigen Stockwerke im
Gebäude
Schließt Untergeschosse oder
Zwischengeschosse (>50% der
Stockwerksfläche) ein
Anzahl der Parkplätze
Steht das Gebäude unter Denkmalschutz?
Ob das Gebäude aus historischen oder
architektonischen Gründen unter gesonderte
Baunutzungsvorschriften fällt
Klimatisierung
Klimatisierter Teil des Gebäudes in %
24-Stunden Sicherheitsdienst
Gibt es im Gebäude ein Betriebsrestaurant/
eine Kantine?
Anzahl der Aufzüge im Gebäude
15
4 Additional information
What other information
should you collect?
Having used the ITOCC methodology to
collect real estate and facilities
management cost data, it is important to
collect additional descriptive data about the
estate, for example building condition,
location or age, in order to make fair and
balanced comparisons, both internally and
externally.
Table 4.1 below lists the criteria (besides
property type, address and size) that IPD
Occupiers currently uses for benchmarking
purposes. In general, greater detail will
allow more meaningful comparisons.
Therefore the more information an occupier
provides about its buildings the better the
feedback and benchmarks it can receive.
This section briefly sets out some of the
descriptive data that IPD Occupiers collects
for its clients “key” buildings – normally
significant buildings (over 3,000 square
metres) such as HQs and major regional
offices, where concentrations of costs,
space and people tend to be highest.
Compilation of such descriptive detail is
usually straightforward as most of the
information should be readily available from
the real estate or facilities team, though not
necessarily recorded on a formal system.
Property detail
Description
Notes
Number (or percentage) of workstations
used for flexible working
Include workstations under hotelling etc.
(Either as a number or as a percentage)
Gives an indication of the intensity of use
of the building
Number of people moves (churn)
Annual number of individual moves
between workstations
These costs can be considerable,
especially during periods of
organisational restructure or change
Number of hours an office is normally in
operation each working day
Average for the predominant part of the
building (>50%)
Gives an indication of the intensity of
uses of the building
Table 4.1 Descriptive data
Office location
Central Business District
Other Town Centre
Business Park
Rural Location
Located in the Central Business District or the central core office area
Located in the town centre but not in the Central Business District
Located on a park/estate (probably developed as a single entity)
Located outside the urban area but not on a park/estate
Building condition
A
B
C
D
As new
Minor defects
Major defects
Inoperable (Not usually found)
Year of construction
Year of last major refurbishment
Number of floors
If the refurbishment affected a significant
proportion of the building (>50% in most
cases)
Number of distinct floors in the building
Include basement or significant
mezzanine (>50% floor area)
Number of car park spaces
Is the building listed?
Whether the building is subject to extra
land use planning regulations on account
of its historic or architectural interest
Air-conditioned
% of building air-conditioned
24 hour manned security
Is a staff restaurant/canteen located in
the building?
Number of lifts in the building
15
5 Anwendung des Codes
Wie können ITOCC
Daten genutzt werden?
5.1 Anwendungsgebiete des ITOCC
Damit die Anwendung des ITOCC sinnvoll
und effektiv ist, muss auf seine
Bezugnahme und den übergeordneten
strategischen oder taktischen Zweck, der
mit der Erfassung und Analyse von
Informationen verbunden ist, klar
hingewiesen werden. Wir haben die
allgemeinen Ziele des ITOCC in Abschnitt
1.3 behandelt, man kann aber noch
genauere Einsatzzwecke bestimmen:
• Normgerechte Buchführung und
Rechnungslegung.
• Erwerbung von neuen Gebäuden und
die Auswirkungen auf die Gesamtkosten.
• Geschäftsergebnisprüfung und
abschließende Kostenerfassung.
• Benchmarking, interner Vergleich und
Vergleich mit der Branche.
• Kommunikation von Kostentransparenz
gegenüber anderen Teilen der Organisation.
• Kostenreduzierung und
Beschaffungskontrolle.
• Ausstiegsstrategien und
Portfolioumstrukturierung.
• Ansätze zur Kostenplanung über
Lebenszyklen.
• Informationssysteme und
Datenpopulation.
• Fremdvergabe und Auslagerung und die
potentiellen Auswirkungen auf die Kosten.
• Performancemessung.
• Immobilienstrategie.
• Abstimmung von
Dienstleistungsgebühren.
• Kostenvergleich für betriebsfertig
ausgestattete Büros.
5.2 Kostentreiber: was sind die
wichtigsten Kosten, mit denen
eine Organisation rechnen muss?
Während mit Hilfe des ITOCC
Kostenunterschiede zwischen dem einen
und dem anderen Gebäude ermittelt werden
können, kann damit aber nicht erklärt
werden, warum es diese Unterschiede gibt.
Mit der weiteren Untersuchung des „warum“
können Organisationen dann entsprechend
geeignete Aktionspläne aufstellen.
Die verschiedene Organisation werden
unterschiedliche Betriebsanforderungen
haben, was die allgemeine räumliche
Unterbringung und auch was bestimmte
Räume oder Gebäude angeht. So kann ein
Bankbetrieb einen hohen Grad an Sicherheit
für alle seine Räume und Gebäude
erfordern, während ein Handelsparkett
innerhalb der Bank auch noch ein hohes
Maß an Ausstattungsbedarf besitzt.
Eine Analyse der Kostentreiber einer
Organisation ist eine wichtige Aufgabe bei
der Anwendung des ITOCC, damit Kosten
im Zusammenhang der gesamten
Betriebsanforderungen gesehen werden
können. Beispiele für mögliche
Kostentreiber sind in Tabelle 5.1 aufgeführt.
Um Dopplungen zu vermeiden, nehmen wir
einen der größten Kostentreiber, den
Umfang des gehaltenen Raumes, aus.
Tabelle 5.1 Mögliche Kostentreiber (ausgenommen Raum/Fläche)
ITOCC-Kategorie
Mögliche Kostentreiber
A1 Mietzins
Standort, Erreichbarkeit, Gebäudetyp, Nutzung, Bauweise, Qualität, Alter, Zustand, baulichtechnische Merkmale, Laufzeit des Mietvertrags, Vertragsbedingungen.
A2 Pauschalkosten
Wie unter A1, außerdem Dienstleistungsvereinbarungen, Finanzierungsstruktur und -kosten,
Ausführungsgarantien, Vertragslaufzeit, Ausstiegsklauseln etc.
A3 Erwerb, Verkauf, Umzug
Lokale/nationale Finanzpolitik.
A4 Nationale und lokale Grundsteuern, Lokale/nationale Finanzpolitik, Miet-/Kapitalwert, Personalbestand.
Gewerbesteuern und
Umweltsteuern
A5 Parkplätze
Anzahl der Parkplätze, Sicherheitskontrollen, Nähe, Standort, überdachte/mehrstöckige/offene
Parkplätze.
A6 Angeschlossenen Anlagen
Typ, Standort und baulich-technische Merkmale.
A7 Gelegentlich genutzte Räume
Nutzungsdauer der Arbeitsplätze, Standort, eingeschlossene Dienstleistungen.
A8 Vermarktung und Werbung
Gebäudetyp.
16
Fortsetzung umseitig
5 Applying the Code
How can ITOCC data
be used?
5.1 Specific applications of ITOCC
To be effective the use and application of
ITOCC needs to be clearly referenced
within the context of the overall strategic or
tactical purpose of collecting and analysing
information. We have dealt with the general
ITOCC objectives in Section 1.3 above but
more specific applications include:
• Conforming with accounting and
financial reporting standards.
• Acquiring new buildings and the impact
on total cost.
• Audit and cost measurement of the
bottom line.
• Benchmarking and internal/peer group
comparison.
• Communication of cost transparency to
other parts of the organisation.
• Cost reduction and taking control of
procurement.
• Exit strategies and portfolio restructuring.
• Life cycle costing initiatives.
• Information systems and data
population.
• Outsourcing initiatives and potential
cost impact.
• Performance measurement.
5.2 Cost drivers: which are the most
important costs faced by the
organisation?
Whilst ITOCC will help identify cost
differences between one building and
another it will not explain why these
differences exist. In this way ITOCC will
help identify the “what” and it will be in the
further examination of the “why” that
organisations can formulate appropriate
action plans.
Different organisations will have varying
business needs both in relation to their
overall accommodation and also in
relation to particular buildings. Thus, a
bank may need a high level of security for
all its accommodation whereas a trading
floor within the bank may need also a high
level of equipment support.
An analysis of an organisation’s cost
drivers is an important task in the
application of ITOCC so that cost can be
seen in the context of overall business
needs. An example of possible ITOCC
cost drivers is shown in Table 5.1. To
avoid duplication, we exclude one of the
major cost drivers, the amount of space
held.
• Real estate strategy.
• Service charge reconciliation.
• Serviced office cost comparison.
Table 5.1 Possible cost drivers (excluding space)
ITOCC category
Possible cost drivers
A1
Rent
Location, accessibility, building type, use, construction, quality, age, condition, specification, length
of accommodation contract and contract terms and conditions.
A2
Unitary charge
As A1 plus service level agreements, structure and costs of financing, availability guarantees, term of
contract, exit provisions etc.
A3
Acquisition, disposal and removal Local/national fiscal policy.
A4
National and local property tax,
occupational and environmental
taxes
Local/national fiscal policy, rental/capital value, headcount.
A5
Parking
Number of spaces, security control, adjacency, location, covered/multi-storey/open lot.
A6
Associated facilities
Type, location and specification.
A7
Occasional space
Workspace hours, location, service provided
A8
Marketing and promotion
Type of building
continues
16
Tabelle 5.1 (Fortsetzung)
ITOCC-Kategorie
Mögliche Kostentreiber
B1
Baulich-technische Merkmale, Materialien, Anstriche, Qualität und Gebäudestandort.
B2
Technische Merkmale, Bauart, äußerliche Beschaffenheit, Qualität, Mengenrabatte, Lieferzeit,
Zugänglichkeit des Gebäudes/der Räume, Montage und Einbau.
C1
Dienstleistungskosten
Erbrachte Dienste, Immobilientyp, Standort, Mietwert.
C2
Versicherungen
Art der Police, Sondervereinbarungen und Ausnahmen, Anzahl der Gebäude, Standort und
Selbstbeteiligung.
C3
Inneninstandhaltung und
Reparatur
Abstände der Schönheitsreparaturen, Vertragsbedingungen, Qualitätsstandards, Nutzung,
Belegungsdichte und Art der inneren Oberflächen und Anstriche.
C4
Instandhaltung und Reparatur
von Mechanik und Elektrik
Garantien und Haftung auf die Installation, technische Merkmale und Verteilung, Art und Intensität
der Gebäudenutzung, Klimatisierungs- und Heizlast, mechanische und elektrische Ausstattung.
C5
Bauweise, Vertragsbedingungen, Architektur und Bausubstanz.
der Gebäudeaußenseite und des
Gebäudekerns
C6
Geringfügige Ausbauten
Nutzeranforderungen.
C7
Interne Umzüge
Umzugsraten, Einschluss von Möbeln, Lagerungsvorgaben.
C8
Wiederherstellung
Umfang der Umbaumaßnahmen und Bedingungen des Mietvertrags.
C9
Sicherheit
Baulich-technische Merkmale fest installierter Geräte und Einrichtungen, zeitlicher Umfang des
Personaleinsatzes, Anzahl der Zugangspunkte, Anlagengröße, Umfang des Patrouilleneinsatzes,
Mitarbeiter pro Quadratmeter, Gebäudenutzung.
C10 Reinigung
Reinigungshäufigkeit und -vorgaben, Oberflächenarten, besondere Reinigungserfordernisse,
Mengenrabatte, lokale Arbeitskosten.
C11 Abfallentsorgung
Abfallmengen und Abfallarten, Recyclingvorgaben, nationale und lokale Vorkehrungen oder
rechtliche Erfordernisse.
C12 Pflanzen und Dekorationen (Innen) Bepflanzungsrichtlinien, Vorgaben und Häufigkeit der Pflanzenpflege etc.
C13 Instandhaltung und Pflege von
Außenanlagen
Art und Größe des Geländes.
C14 Wasser und Abwasser
Mitarbeiterdichte und Versorgungsmengen.
D1
Telefon
Technische Merkmale des Telefonsystems, Anzahl der Apparate, Art des Wartungsvertrags,
Mengenabschlag
D2
Catering
Bauliche Vorgaben für den Kantinenbereich, Maßgaben für die Bezuschussung der
Mitarbeiterverpflegung, Mahlzeiten pro Tag, Öffnungszeiten, Anzahl und Art der Verkaufsautomaten
pro Quadratmeter.
D3
Empfangsdienste
Anzahl der täglichen Besucher, Öffnungszeiten, lokale Arbeitskosten.
D4
Externe Kurier- und Botendienste Anzahl/Größe/Gewicht/Bestimmungsorte/Frachtzeiten, Zustellzeiten/Nachverfolgungsaufwand von
Briefen und Paketen pro Woche.
D5
Poststelle und interne
Anzahl/Größe/Gewicht von angelieferten Briefen und Paketen. Verpackungs-, Bearbeitungs- und
Botendienste
Verteilungserfordernisse.
D6
Kopieren
Anzahl, Art und Nutzung von Kopiergeräten. Kopienvolumen pro Woche.
D7
Notfallwiederherstellung
Anzahl, technische Merkmale und Standorte von erforderlichen Arbeitsplätzen als Prozentsatz der
gesamten Arbeitsplätze.
Der Rahmen, in dem der Dienstleister die Notfallwiederherstellung alleinig oder mit anderen Kunden
anteilig anbietet (zum Beispiel 1 von 6 oder 1 von 12 pro zugeordnetem Arbeitsplatz).
D8
Personenbeförderung
Richtlinien für die Mitarbeiterbeförderung, einschließlich Maßgaben für die Bezuschussung. Anzahl
der Vorstandsfahrzeuge und -fahrern.
D9
Archivierung
Archivierungs- und Abrufrichtlinien.
E1
Immobilienmanagement
Grad der Vergrößerung oder Schrumpfung des Immobilienbestandes.
E2
Facility Management
Anzahl, Umfang, Komplexität der verwalteten Dienstleistungsverträge.
E3
Projektmanagement
Anzahl, Umfang, Komplexität von kapitalen Projekten.
17
5 Applying the Code
Table 5.1 (continued)
ITOCC categorie
Possible cost drivers
B1
Specification, materials, finishes, quality and building location.
B2
Specification, types, finishes, quality, quantity discount, delivery time, access and
installation/erection.
C1
Service charge
Services provided, type of property, location, rental value.
C2
Insurance
Type of policy, special conditions/exceptions, number of buildings, locations and excess.
C3
Internal repair and maintenance
Redecoration cycle, lease terms, quality standards, use, density of occupation and types of internal
finishes and surfaces.
C4
Initial installation guarantees and warranties, specification and distribution, intensity and type of
building use, cooling/heating loads, M&E equipment.
C5
External repair and maintenance Building construction, lease terms, design and external building fabric.
C6
Minor improvements
User demand.
C7
Internal moves
Rate of churn, inclusion of furniture and storage policy.
C8
Reinstatement
Scope of adaptations and terms of accommodation contract.
C9
Security
Specification of fixed equipment, hours of manned security cover, number of access points, size of
grounds, remote security policy, patrol policy, staff per square metre, building use.
C10
Cleaning
Cleaning specification and frequency, surface types, special cleaning requirements, quantity
discount, local cost of labour.
C11
Waste disposal
Quantity of waste and type. Recycling targets, national /local arrangements or legal requirements
C12
Internal plants and decorations
Plant policy, specification and frequency of plant maintenance etc.
C13
Grounds maintenance
Type and size of grounds.
C14
Water and sewerage
Staff occupancy and litres per day supplied.
D1
Telephones
Specification of telephone system, number of handsets, type of maintenance agreement, quantity
discount.
D2
Catering
Specification of canteen areas, food subsidy policy, meals per day, opening hours, number/type
vending machines per square metre.
D3
Reception services
Number of visitors per day, opening hours, local cost of labour.
D4
Courier and external distribution
services
Number/size/weight/destination/delivery time/tracking requirements of letters and parcels per
week.
D5
Post room and internal
Number/size/weight of letters and parcels delivered to the building. Packaging, opening and
distribution requirements.
D6
Reprographics
Number, type and use of photocopiers. Volume per month of copies made.
D7
Disaster recovery
Number, specification and location of workstations required as percentage of total workstations.
Dedication and sharing limits with other disaster recovery customers of service provider (for
example 1 of 6 or 1 of 12 per allocated workstation).
D8
Transport
Specification of staff transport policy including transport subsidies. Number of executive cars and
chauffeurs.
D9
Archiving
Archiving and retrieval policy.
E1
Rate of real estate expansion/contraction.
E2
Number, size and complexity of service contracts under management.
E3
Project management
Number, size and complexity of capital projects.
17
5.3 Nennerdefinitionen und
Bemessungsverfahren: Was sind
die aussagekräftigsten
Grundwerte für die Erhebung von
Kostenspiegeln?
Um Geschäftsentscheidungen
nachvollziehen und unterstützen zu
können, wird es für den Immobilien- und
Facility Manager nützlich sein, die
Gesamtnutzungskosten (sowie einzelne
Kostenkomponenten daraus) mit einigen
Schlüsselnennern zu verknüpfen. Solche
Nenner variieren je nach Branche,
Gebäudetyp und Nutzungsweise. Viele
der Nennerdefinitionen können kombiniert
werden, um Raumnutzungskennzahlen,
Effizienzwerte und andere Kennzahlen zu
ermitteln. In Tabelle 5.2 wird dafür ein
Rahmen vorgeschlagen, der einen Satz
Definitionen von anwendbaren Nennern
beinhaltet.
Tabelle 5.2 Nennerdefinitionen (einschließlich Bemessungsverfahren) nach Branchentyp
Daten
Datendefinition
Bürogebäude und verwandte Immobilien (zum Beispiel Computerzentren, Callcenter, usw.)
Bruttoinnenfläche (engl. GIA)
Die Bruttoinnenfläche ist die Nettomietfläche zuzüglich solcher gemeinschaftlicher Flächen wie
Fluchttreppen, Treppenaufgänge, Aufzüge, Eingangshallen, Toiletten, Technikbetriebsräume sowie
tragende Innenwände und Stützpfeiler. Die Bruttoinnenfläche (GIA) wird nach der inneren
Grundfläche (die von den Fassadenmauern umgeben wird) bemessen.
Nettomietfläche (engl. NRA)
Die Fläche, auf die der Mietzins berechnet wird. Dies ist die innen gemessene Fläche innerhalb
der Umfassungsmauern auf jedem Stockwerk eines Gebäudes. Nicht eingerechnet werden
gemeinschaftliche Flächen wie Treppen, Aufzüge, Eingangshallen, zentrale Toiletten, zentrale
Technikräume, tragende Innenwände, dauerhafte oder mitbenutzte Flure.
Vollzeitäquivalent (engl. FTE)
Die Belegschaftsgröße wird in Vollzeitäquivalenten ermittelt. Nicht angestellte Mitarbeiter, wie etwa
Berater, Auftragnehmer und andere externe oder ausgelagerte Mitarbeiter, werden auf folgende
Weise in Vollzeitäquivalente umgerechnet:
• Mitarbeiter mit regelmäßigen Arbeitszeiten von >30 Stunden pro Woche - 1,00
• Mitarbeiter mit regelmäßigen Arbeitszeiten von 20-30 Stunden pro Woche - 0,75
• Mitarbeiter mit regelmäßigen Arbeitszeiten von 15-20 Stunden pro Woche - 0,50
• Mitarbeiter mit regelmäßigen Arbeitszeiten von <15 Stunden pro Woche - 0,25
Um als Belegschaftsmitarbeiter zu gelten, ist zu erwarten, dass dieser die Geschäfts- oder
Betriebsräume als Hauptstandort nutzt und zudem für wenigsten einen gewissen Anteil einer
typischen Arbeitswoche dort arbeitet.
Anzahl der Arbeitsplätze
Die Anzahl der festgelegten Arbeitsplätze in einem Gebäude. Die ermittelte Zahl sollte sowohl
besetzte wie auch unbesetzte Arbeitsplätze beinhalten, aber solche in Besprechungszimmern oder
-bereichen ausschließen. Um als Arbeitsplatz zu gelten, sollte ein solcher Platz so beschaffen sein,
dass er zufrieden stellende Arbeitsmöglichkeiten für einen Mitarbeiter oder Auftragsnehmer bietet.
Gebäudenutzer und
Gebäudenutzerstunden
Die Anzahl der Gebäudenutzer, die in einem vollen Jahr das Gebäude betreten. Zu
Gebäudenutzern zählen alle Mitarbeiter, Besucher, Auftragnehmer, Berater etc. Wenn möglich
werden die Daten über das Zeiterfassungssystem ermittelt. Gezählt wird ein Gebäudenutzer jedes
Mal, wenn eine Person (egal ob Besucher, angestellter Mitarbeiter oder Auftragnehmer) das
Gebäude betritt oder wieder betritt. Die Gesamtgebäudenutzerstunden sind gleich die Gesamtzahl
der Gebäudenutzer durch die Durchschnittsgebäudebelegzeit in Stunden. Berechnung mit Hilfe
des Zeiterfassungssystems, wenn möglich. Bis auf weiteres werden wahrscheinlich nur wenige
Organisationen Daten zu Gebäudenutzerzahl und Gebäudenutzerstunden vorlegen können.
Gebäudeöffnungszeiten
Die Gesamtstundenzahl in einem typischen Geschäftsjahr, in denen ein Gebäude geöffnet und für
den Großteil der Gebäudenutzer nutzbar ist. Normalerweise sind in diesen Zeiten alle
Betriebsdienste verfügbar.
18
5 Applying the Code
5.3 Denominator definitions and
measuring practice: what are the
most meaningful bases for
assessing cost levels?
To understand and aid decision making,
real estate and facilities managers will
normally find it useful to link Total
Occupancy Costs (and individual
component categories) to some key
denominators, which will vary according
to sector and real estate use/type as set
out below. Many of the denominator
definitions can be combined together to
create space utilisation, efficiency and
other ratios. Table 5.2 includes a
suggested framework and set of
definitions for useful denominators.
Table 5.2 Denominator definitions (including measuring practice) by sector
Data
Statement of definition
Offices and related properties (for example computer centres, call centres etc.)
Gross internal area (GIA)
The GIA is the NRA (see below) plus common areas such as escape stairs, stairs and lifts and
lobbies, toilets, plant rooms, as well as internal structural walls and columns. GIA is measured to
the internal surface of the building’s façade.
Net rentable area (NRA)
This is the area upon which the rental payment is calculated. This is the area within a building
measured to the internal face of the perimeter walls at each floor level excluding common areas
(stairs, lifts, lobbies, central toilets, central plant rooms, internal structural walls, permanent or
shared corridors).
Full time equivalent (FTE)
The number of personnel is calculated in terms of full-time equivalents. Non-payroll staff, such as
staff consultants, contractors, and other outsourced staff, is converted to full-time equivalents on
the following basis:
• Personnel working on a regular basis >30 hours per week – 1.00
• Personnel working on a regular basis 20-30 hours per week – 0.75
• Personnel working on a regular basis 15-20 hours per week – 0.50
• Personnel working on a regular basis <15 hours per week – 0.25
To qualify as a member of staff working in the premises, staff must use the premises as their main
base and also expect to work at the premises for at least some part of a typical working week.
Number of workstations
The number of designated workspaces within the building. The number recorded should include
both occupied and vacant positions but exclude any within designated meeting rooms or areas. A
workstation should have the capacity to act as a satisfactory place of work for one employee or
contractor.
Building users and building user hours
The number of building users arriving at the building in a full year. Building users include all those
who use the building such as staff, visitors, contractors, consultants etc. Calculate through the
access hours control system, where possible. Count one building user each time an individual
(whether a visitor, employee or contractor) enters or re-enters the building.
Total building user hours equal the total number of building users by the average period of
occupancy measured in hours. Calculate through the access control system, where possible.
For the time being, it is acknowledged that few organisations would be able to provide data on
building users and building user hours.
Building opening hours
The total number of hours in a typical working year a building is open and available for use by the
majority of regular building users. Facilities would normally be fully serviced during these times.
18
Daten
Datendefinition
Ladengeschäfte
Nettomietfläche (engl. NRA)
Wie bei Bürogebäuden oben.
Einzelhandelsverkaufsfläche
Die Nettoinnenfläche, die für Ausstellung und Verkauf von Einzelhandelswaren genutzt wird.
Diese Fläche sollte Nebenbereiche und Lagerbereiche nicht beinhalten.
Kunden
Gesamtzahl der Kunden, die in einem Jahr Einkäufe tätigen.
Gebäudeöffnungszeit
Die Gesamtstundenzahl in einer typischen Geschäftswoche, an denen ein Laden für Besucher
geöffnet ist.
Fabrikgebäude und Lagerhallen
Bruttoinnenfläche
Wie bei Bürogebäuden oben.
Raumvolumen
Das Produkt aus Bruttoinnenfläche und der freien Raumhöhe (gemessen zwischen tragender
Bodenplatte und der Unterseite des niedrigsten Punktes des Daches oder der tragenden
Deckenplatte)
5.4 Verhältniskennzahlen und
Performancekennzahlen
Einer der wichtigsten Gesichtspunkte des
ITOCC ist die Erfassung der Gesamtheit
aller Nutzungskosten. Wenn diese Daten
einmal zusammengestellt sind, ist es
möglich, Kennzahlen darauf anzuwenden,
die dann den Nutzungsgrad von
Betriebsmitteln und Ressourcen wirklich
widerspiegeln und effektive Kommunikation
mit dem Rest der Organisation
ermöglichen. Schlüsselkennzahlen für
Nutzungskosten (engl. KOCRs, Key
Occupancy Cost Ratios) können erstellt
werden, indem die Gesamtnutzungskosten
mit Geschäftsdaten wie
Unternehmensertrag,
Gesamtunternehmenskosten, Belegschaft,
Einheiten der Performance etc. verknüpft
werden.
KOCRs können dann zum Aufstellen von
Leistungsvorgaben für einen gegebenen
Zeitraum eingesetzt werden. Die Fähigkeit,
Kosten über Zeitabläufe zu erfassen, ist
deshalb wesentlich.
Der Ausgangspunkt für jede
Performanceanalyse sind jedoch die
wirtschaftlichen Zielsetzungen einer
Organisation. Ausgehend von diesen
Zielsetzungen und dem
Unternehmensleitbild sowie den
Unternehmenswerten können Zielvorgaben
19
aufgestellt werden. Der Fortschritt im
Verhältnis zu diesen Zielvorgaben legt dann
fest, was wir unter „Flächen-Performance“
(engl. „occupier performance“) verstehen.
Abbildung 5.1 verdeutlicht ein Verfahren,
das IPD Occupiers einsetzt, um Klienten
beim Aufbau einer Performancekultur zu
unterstützen.
Performance wird auf vielfältige Weise
bewertet werden, entsprechend der Vielzahl
von Zielsetzungen, die der Immobilien- und
Facility Manager hat. Auf einer hohen
Ebene können sich Zielsetzungen somit in
das 1) Erzielen von wirtschaftlichem
Gewinn oder Wert und in das 2) Erbringen
von größtmöglichem Nutzen für die
Gesamtorganisation aufgliedern. Betrachtet
man nur die erste dieser Zielsetzungen, so
können Organisationen durch folgende
Vorgaben größtmöglichen
Unternehmenswert erzielen:
• Minimale Kosten unter gegebenen
geschäftlichen Anforderungen und
Standards.
Abb. 5.1 Leistung erzielen
In Tabelle 5.3 zeigen wir eine mögliche
Zusammenstellung von KOCRs für
Bürogebäude hinsichtlich KostenLeistungsverhältnis und Raumnutzung.
Diese Kennzahlen können sowohl für den
gesamten Immobilienbestand wie auch für
einzelne Gebäude aufgestellt werden, und
hängen von den organisatorischen
Bedürfnissen ab.
• Maximale Kapitalrendite.
• Angemessene Risikohöhen.
• Maximaler Ertrag aus den Immobilien.
5 Applying the Code
Data
Statement of definition
Shops
Net rentable area (NRA)
As offices above.
Retail sales area
The net internal area used for display and sale of retail goods. This area should exclude
ancillary and storage areas.
Customers
Total number of customers making purchases in a year.
Building opening hours
The total number of hours in a typical week a shop is open to the public.
Factories and Warehouses
Gross internal area
As offices above.
Volume
The product of the gross internal area and the clear internal height (the height between the
structural floor surface and the underside of the lowest point of the structural ceiling or roof).
5.4 Ratios and key performance
measures
Figure 5.1 Achieving performance
Achieving performance
One of the most important aspects of
ITOCC is to capture the totality of
occupancy costs. Once this data has
been assembled, it is possible to apply
ratios that can then truly reflect the level of
resources used and will allow effective
communication with the rest of the
organisation. Key Occupancy Cost Ratios
(KOCRs) can be created by linking Total
Occupancy Costs to business data such
as corporate income, overall costs,
staffing, units of business output etc.
The KOCRs can then be used to create
performance-linked targets over a given
period of time. The ability to track costs
over time is therefore essential.
However, the starting point for any
performance analysis is an organisation’s
set of business objectives. From these
objectives and the corporate mission
statement and values, targets can be set.
It is progress relative to these targets,
which determines what we understand as
“occupier performance”. Figure 5.1
indicates a process that IPD Occupiers
uses to help clients build up a
performance culture.
Performance will be judged in a variety of
different ways according to the multiplicity
of objectives that the real estate and
facilities manager has. Thus, objectives
might be divided at a high level between
1) achieving economic profit or value and
2) delivering the maximum benefit to the
organisation as a whole. Taking just the
first of these sets of objectives,
organisations may want to achieve
maximum stakeholder value through:
Current position
Objectives
Action
Targets
Performance measures
• Minimum costs, given corporate needs
and standards.
• Maximum return on assets.
• Appropriate levels of risk.
• Maximum income from the estate.
We set out in Table 5.3 a possible set of
KOCRs linked to offices both in terms of
cost performance and space utilisation.
These ratios can be established for both
the whole estate and for individual
buildings, and will depend on
organisational needs.
19
Tabelle 5.3 Beispiele für KOCRs für Bürogebäude
Wirtschaftliche Kennzahlen
Gesamtnutzungskosten im Verhältnis zu übergeordneten betriebswirtschaftlichen Kennzahlen
•
Gesamtnutzungskosten : EUR Ertrag
•
Gesamtnutzungskosten : Gesamtbetriebskosten (Organisation, Geschäftseinheit oder Gebäude)
•
Gesamtnutzungskosten pro Einheit (je nach Branche z.B. gefertigte Einheiten, abgewickelte
Versicherungsverträge etc.)
•
Gesamtnutzungskosten pro Mitarbeiter
•
Veränderung aller dieser Kennzahlen im Zeitverlauf
Kennzahlen für Nutzungskosten Kennzahlen um Nutzungskosten im Verhältnis zu anderen Kennwerten aufzuzeigen
Nutzungskennzahlen
•
Gesamtnutzungskosten pro Quadratmeter/pro Arbeitsplatz/pro Gebäudeeinheit
•
Einzelne Kategoriekosten pro Quadratmeter/pro Arbeitsplatz/pro Gebäudeeinheit oder als
Prozentsatz vom Gesamten
•
Gesamtnutzungskosten von leeren oder untervermieteten Gebäuden geteilt durch die
Gesamtkosten aller Immobilien/Gebäude/Anlagen
•
Veränderung aller dieser Kennzahlen im Zeitverlauf
Verhältniskennzahlen zur Veranschaulichung der Raumausnutzung
•
Gemietete Fläche pro Arbeitskraft/Arbeitsplatz
•
Verhältnis von Netto- zu Bruttoinnenfläche
•
Verhältnis von besetzten, leeren und untervermieteten Flächen in Prozent der Gesamtfläche
•
Durchschnittliche Anwesenheitszeit (Gebäudenutzer geteilt durch Gebäudenutzerstunden)
•
Gebäudenutzer pro Jahr
5.5 Programm zur
Informationsentwicklung: Wie
können Organisationen ihre Daten
den Anforderungen entsprechend
ausgestalten?
Informationen erfüllen keinen Selbstzweck
sondern sind für vier grundlegend
wichtige Aufgaben notwendig:
• Sicherstellen von notwendiger
Richtlinienbefolgung und
Unternehmensführung
• Schlüsselentscheidungen schneller und
besser treffen
• Bewerten und Messen von FlächenPerformance
• Weitervermitteln dieser Performance an
die Interessengruppen der
Organisation
Informationen müssen entwickelt werden,
um diese vier Zwecke erfüllen zu können,
damit Informationen zu
Unternehmenswissen werden. Deshalb
sind beim Abwägen von Neuerwerbungen
Kostenmodelle - und seien sie noch so
einfach - notwendig, damit verschiedene
Optionen verglichen werden können.
20
In anderen Worten, Nutzer müssen
entscheiden, welcher Grad der
Auswertung sinnvoll ist, um danach sicher
zu stellen, dass ausreichend und genaue
Daten zur Verfügung stehen, um die
erforderten Ergebnisse zu bekommen. Wir
gehen davon aus, dass die meisten
Nutzer die verschiedenen
Gesamtnutzungskosten von Gebäuden
gleichen Typs (Bürogebäude, Läden,
Callcenter etc.) miteinander vergleichen
wollen. Je nach unternehmerischer
Priorität wird die Tiefe und Breite der
Aufschlüsselung der Gesamtkosten
variieren.
Abb. 5.2 Auf Gesamtheit hinarbeiten
Es kann für Nutzer unter Umständen
schwierig sein, alle Fakten für die
sofortige Ermittlung von
Gesamtnutzungskosten zu sammeln.
Dann ist es trotzdem erstrebenswert, in
Teilschritten Kosten zu erfassen und damit
auf eine Gesamterfassung hinzuarbeiten.
Solch ein Vorgehen könnte Teil eines
Entwicklungsprogramms sein, das sich
über zwei oder drei Jahre erstreckt.
5 Applying the Code
Table 5.3 Example KOCRs for offices
Business-linked ratios
Occupancy cost ratios
Utilisation ratios
Measures relating Total Occupancy Costs to wider key business measures
•
Total Occupancy Costs: £ revenue
•
Total Occupancy Costs: total operating costs (for an organisation, business unit or building)
•
Total Occupancy Costs per unit of business output (according to the business e.g. units manufactured,
insurance policies processed etc)
•
Total Occupancy Costs per member of staff
•
Change in relation to all these indicators over time
Measures to relate and illustrate occupancy costs
•
Total Occupancy Costs per square metre/per workstation/building unit
•
Individual category costs per square metre/per workstation/building unit or % share of total
•
Total Occupancy Costs of vacant or sub-let building divided by the total costs of all real estate/facilities
•
Change in relation to all these indicators over time
Measures to relate and illustrate space utilisation
•
Occupied space per worker/workstation
•
Net: gross internal area ratio
•
Ratio occupied, vacant and sub-let as % of floor space total
•
Average visit time (building users divided by building user hours)
•
Building users per year
5.5 Information development
program: how can organisations
get their data up to standard?
Information is needed not for its own
sake, but to carry out four fundamentally
important tasks:
• Ensuring necessary compliance and
governance
• Making key decisions better and
quicker
• Judging and measuring performance
• Communicating that performance to
stakeholders in the organisation
Information needs to be developed to
meet these four purposes so that
information can turn to corporate
knowledge. Thus, when examining how to
decide on new acquisitions, cost models
of even the most straightforward kind are
required to compare different options.
In other words, occupiers need to decide
what level of reporting provides value to
them and then ensure that sufficient and
accurate data is available to support the
outputs required. We expect that most
occupiers would wish to compare the
different Total Occupancy Costs of all
buildings of a similar type (offices, shops,
call centres etc). The extent to which
occupiers will want to break down total
costs will depend on organisational
priorities.
Figure 5.2 Building up towards totality
Information development programme
Full
TOCC
Total
costs
ss
lne
fu
se
du
TOCC
categories
n
itio
an
fin
g
sin
de
rea
Inc
Occupiers may find it difficult to collect all
the facts together to identify Total
Occupancy Costs immediately. In these
circumstances, it is still highly desirable to
collect component costs working up to
the total. Such progress towards “totality”
might therefore be part of an information
development programme, perhaps over a
two or three year period.
20
Die Fähigkeit, die Informationen
auszuwählen, die für die Organisation
nützlich sind, wird in Abbildung 5.3
deutlich. Hier wird den bekannten SMART
Zielsetzungen das Konzept der SMART
Information gegenüber gestellt. Die Fragen
sind:
• Sind die Informationen für den Zweck
ausreichend genau?
• Sind die Informationen überhaupt
relevant? Falls nicht, werden diese auch
nicht erhoben.
• Sind die Informationen umgehend und
kostengünstig und für diejenigen
verfügbar, die sie benötigen?
• Sind die Informationen zuverlässig
genug, um Entscheidungen treffen und
Leistung bewerten zu können?
• Sind die Informationen aktuell und in
zeitnaher Abfolge verfügbar?
Die Verfahren zur Informationsentwicklung
werden je nach Organisation variieren. Ein
allgemeiner Ansatz ist unten dargestellt:
Schritt 1
Schritt 2
Man entscheidet über die benötigten
Performancekennzahlen (engl. KPR) und
weist ihnen Prioritäten zu. Wenn die
Datenqualität schlecht ist, sollte man auf
andere Performancekennzahlen
zurückgreifen, die mit weniger Daten
erfassbar sind und mit denen solange
Performance gemessen wird, bis die
gewünschten Kennzahlen verfügbar sind.
Man legt die Datenelemente fest, die zur
Bewertung der Kennzahlen notwendig sind.
Raumkostenerfassung
Schritt 3
Man führt eine Revision der Datenelemente
auf folgende Qualitäten hin durch.
• Genauigkeit und Aktualität
• Verfügbarkeit und Vollständigkeit
• Zugriffsmöglichkeit: Befinden sich die
Daten auf einem integrierten
5.6 Was ist Raumkostenerfassung?
Das Wesentliche bei der Raumkostenerfassung ist die gerechte Zuweisung von
Kosten auf Grundlage der Raumnutzung.
Einer der Hauptvorteile ist dabei, dass die
raumnutzende Betriebseinheit ihre
Anforderungen an Raum, Service und
Standort überdenken muss. Diese
Abschätzung der Erschwinglichkeit führt
typischerweise dazu, dass interne
Abwicklungsbereiche von den teuersten
Standorten wegverlegt und Anstöße zu
Effizienzinitiativen gegeben werden.
Bevor wir die Hauptansätze für die
Raumkostenerfassung darstellen, möchten
wir darauf hinweisen, dass es wesentlich
davon abhängt, dass man genaue und
transparente Nutzungskosten und
Raumnutzungsdaten zur Verfügung hat,
wenn man eine stimmige Raumkostenerfassung betreiben will. Deshalb empfehlen
wir eine jährliche Informationsrevision vor
der Erfassung und Prognose.
Ansätze für die Raumkostenerfassung
können von den einfachsten (auf
Grundlage des für jede Geschäftseinheit
zugewiesenen Raumes) bis hin zu
komplexeren (auf Grundlage der
tatsächlichen Nutzung von verschiedenen
21
Abb. 5.3 SMART Information
Computersystem, auf einem
Einzelrechner, in strukturierter oder
unstrukturierter Papierform.
Schritt 4
Man stellt einen Zeitplan zur Verbesserung
der Datenqualität auf und konzentriert sich
besonders auf schnelle Zugewinne, dort
wo eine geringe Verbesserung der
Datenqualität für beträchtliche
Verbesserungen in der
Performancemessung sorgt.
Gebäudebereichen) reichen. Die beiden
Extreme sind unten beschrieben:
• Raumumlage - die Gesamten
Nutzungskosten werden durch die
gesamte gemietete Nutzfläche des
Immobilienbestandes oder des
Gebäudes geteilt. Die Raumkosten für
jede Betriebseinheit errechnen sich
durch Multiplikation dieses
Einheitswertes mit der Raumfläche, die
von der Betriebseinheit besetzt wird.
• Nutzungsumlage - Raum wird, je nach
dem wer diesen bucht oder nutzt,
entsprechend belastet, ähnlich wie bei
betriebsfertig ausgestatten Mietbüros
oder Hotels.
Die Anwendung der
Nutzungsumlagemethode wird
zwangsläufig einen beträchtlichen
Mittelaufwand nach sich ziehen. Sie wird
jedoch in der Regel die effektivste
Raumnutzung ermöglichen. Außerdem lässt
sich besser nachvollziehen, wie und wann
Raum genutzt wird. In der Praxis wird es so
sein, dass dem Ausgleich zwischen
Genauigkeit und Anwendbarkeit dadurch
Rechnung getragen wird, dass man einen
gemischten Ansatz bei der Ermittlung der
Raumkosten für einen Nutzer verwendet.
5 Applying the Code
The ability to be able to select information
that is useful to the organisation can be
summed up by Figure 5.3. Here the wellknown SMART objectives can be balanced
by the concept of SMART information. The
questions are:
• Is information sufficiently detailed for the
purpose?
• Does the information you collect matter?
If not, don’t collect it.
• Is the information reliable enough to
make decisions and to judge
performance?
Figure 5.3 SMART information
Combining SMART objectives
• Is the information timely, both in terms of
it being up-to-date and in terms of a
time series?
The processes needed to develop
information will vary between
organisations. A generic approach is
shown below:
Sufficient?
Specific?
Measurable?
Matter?
Achievable?
Available?
Realistic?
Reliable?
Time-constrained?
Timely?
• Is the information you need available
promptly and cheaply and to those who
need to see it?
with SMART information
Step 1
Step 3
Step 4
Decide on the required Key Performance
Ratios and prioritise them. If the data quality
is poor, then it is worth choosing ‘backup’
KPRs, which may be measurable with less
data and can provide performance
measurement while the data for the desired
KPRs is built up.
Carry out an audit on the data items to
reflect:
Formulate a plan to improve the data
quality over time, concentrating especially
on identifying ‘quick wins’ where a small
improvement in data availability can
provide significant improvements in
performance measurement.
Step 2
Determine the data items needed to
evaluate the ratios
Space charging
• Accuracy (including how up to date the
information is).
• Availability (i.e. completeness).
• Accessibility of the required data - i.e. is it
on an integrated computer system, a
stand-alone system, a structured manual
system or an unstructured manual
system.
5.6 What is space charging?
The essence of space charging is the fair
allocation of costs based on the utilisation
of space. One of the main benefits is that it
forces the occupying business unit to
consider its requirements for space, service
and location. This appraisal of ‘affordability’
will typically drive back-office functions out
of the most expensive locations and
provide impetus to space efficiency
initiatives.
Before beginning to outline the main
approaches to space charging, we should
point out that it will be essential to have
accurate and transparent occupancy cost,
space and utilisation data to operate a
coherent space charging system. Therefore
we would recommend that an annual audit
of information is carried out each year prior
to charging and forecasting.
Approaches to space charging can range
from the most simple, based on the
amount of space allocated to each
business unit, to the more complex, based
upon actual utilisation of different areas of
each building. The two extremes are
described below:
• Allocation – total occupancy costs for
property are divided by the total amount
of rentable area in the estate or building,
with the charge for each business unit
being calculated on the per unit space
charge multiplied by the space occupied.
• Utilisation – each space is charged
according to who books or uses it,
similar in charging terms to a serviced
office or hotel
The utilisation approach will inevitably need
a substantial amount of resource to support
effective operation. However, it will typically
allow the most effective use of space, as
well as a greater understanding of how and
when space is used. In reality, the balance
between accuracy and practicality will
probably mean that a mixture of these
approaches is employed to formulate the
space charge for an occupier.
21
Wir arbeiten in unserer Beispielmethodik
alle Kosten von Daten auf Gebäudeebene
auf Grundlage der Nettonutzfläche von
jedem Gebäude auf. Wir trennen Raum in
drei Hauptkategorien. Alle Raumdefinitionen
beziehen sich auf den IPD Occupiers
International Space Code (wird
voraussichtlich 2007 veröffentlicht werden).
Diese Kategorisierungen sind nicht in Stein
gemeißelt. Es gilt die allgemeine
Faustregel, dass im Falle von
beträchtlichen Abweichungen bei der
(
Nutzung von Dienstleistungen zwischen
Abteilungen ein Verfügungsansatz
angewendet werden sollte. Anderenfalls
sollten Kosten als gemeinsam betrachtet
und deshalb entsprechend der
Raumzuteilung belastet werden.
Gesamtnutzungskosten des Raumes, und
zudem die direkten Kosten der
Bereitstellung und die
Managementgemeinkosten
berücksichtigen.
Belegter Raum errechnet sich
normalerweise als der belegte Anteil der
zugewiesenen Nettonutzfläche. Dies muss
möglicherweise entsprechend der
Belegungszeit angepasst werden, falls
diese nicht ein ganzes Jahr beträgt.
Üblicherweise berechnet man für Raum
und Dienste auf Verfügungsbasis am
besten einen festen Einheitenbetrag (zum
Beispiel 100 pro flexiblem Arbeitsplatz
pro Tag (engl. „hot-desk“). Der
Einheitenbetrag sollte die
Zugewiesene Nettonutzfläche
x
gesamte zugewiesene Nutzfläche
gesamte gemeinsame Mietkosten
Tabelle 5.4 Definieren von Raumzuteilungen
Arbeitsraum
Nebenraum
Zugeteilt
Bürozellen
Zugewiesene offene
Bereiche
Dezentraler Nebenraum
Arbeitsgruppennebenraum (z.B.
Besprechungsraum)
Zugewiesener Betriebsraum
Gemeinsam
Gemeinsame
Schreibtischarbeitsräume
Cateringeinrichtungen
Allgemeiner technischer Raum
(z.B. IT / Kommunikation)
Allgemeiner Betriebsraum (z.B. Empfang)
Zur Verfügung
Buchbare
Schreibtischarbeitsräume
Projekträume
Besprechungsräume
)
+
verfügungsabhängige
Kostenzuweisung
5.7 Belegungsveränderungen
während eines Jahres
Wenn es Veränderungen in der
Raumbelegung während eines Jahres
gibt, sollten Kosten nach Monaten anteilig
zugewiesen werden (d.h. einer Belegung
von Januar bis Juni werden 50% der
Jahreskosten des Raumes zugeteilt). Die
verbleibenden Kosten werden entweder
der einziehenden Geschäftseinheit
zugewiesen oder als leer stehender
Raum behandelt (siehe unten).
Konferenzeinrichtungen
5.8 Kosten von leer stehendem Raum
Die Nutzungskosten für ein Gebäude errechnen sich deshalb auf zwei Arten:
Tabelle 5.5 Mögliche Grundlage für die Raumkostenberechnung
Raumkosten
Dienstkosten
Gemeinsam
A Mietzins
B Umbau und Ausstattung
C Betrieb
E Management
Außerordentliches (zum
Beispiel leer stehender
Raum)
D1 Telefon
D2 Catering und Automatenverkauf
D3 Empfang
D5 Internes Holen und Bringen (Poststelle)
D6 Kopieren / Fernkopierer
D7 Betriebskontinuität
Verfügung
C7 Interne Umzüge
A5 Parkplätze
A6 Gelegenheitsraum
A7 Nebeneinrichtungen
C15 Strom/Energie
D2 Catering/Bewirtung
D4 Externe Botendienste
D6a) Kopieren/Drucken
D9 Archivierung
22
Geschäftseinheiten sollten darin bestärkt
werden, freien oder leeren Raum
anzuzeigen, um effizientere Raumnutzung
zu fördern. Das Verfahren und die
Bedingungen der Raumrückführung an
das Immobilienteam werden einzurichten
sein. Wir schlagen eine geeignete Frist
(zum Beispiel 3 Monate) vor, nach der der
Raum an das Immobilienteam
zurückgeht. Die Kosten für freien oder
leeren Raum werden als außerordentliche
Kosten auf alle zugewiesenen
Nutzflächen umgelegt.
5.9 Zentrale Kosten
Zentrale Betriebs- und
Managementkosten sollten auf alle
zugeteilten Nutzflächen umgelegt werden.
5 Applying the Code
In our example methodology we work all
charges up from building level data, based
on the net usable space of each building
and split space into three main categories.
All space definitions relate to the IPD
Occupiers International Space Code (to be
published in 2007).
the utilisation of particular services varies
substantially between departments, then a
use-based approach should be applied.
Otherwise, costs should be seen as
common and therefore charged according
to space allocation.
Space occupied is normally calculated as
the proportion of allocated net usable
space occupied. This may have to be
adjusted to reflect time in occupation if this
is not a full year.
Charging for use-based space and
services is typically best done as a fixed
per unit charge (for example £100 per hot-
These categorisations are not set in stone.
A general rule of thumb should be that if
(
desk per day). The “per unit” rate should
take into consideration the total occupancy
costs of the space, plus the direct costs of
provision and the management overhead.
Allocated net usable area
x
Total allocated net useable area
Total shared occupancy costs
Table 5.4 Defining allocation of space
Workspace
Support Space
Allocated
Cellular offices
Allocate open-plan areas
Local support
Team support space (for example
meeting rooms)
Allocated resource space
Common
Shared/common desk
spaces
Catering facilities
Common technical space(for example
IT/Comms rooms)
Common resource space (for example
reception)
Use-based
Bookable desk spaces
Project rooms/space
Meeting rooms
Conference facilities
)
+
Use based charges
5.7 Changes in occupation during a
year
Where there are changes in occupancy of
space during a year costs should be
allocated pro-rata, based on the number
of months in the year for which that
space has been occupied (i.e. Jan-June
occupation will equate to 50% of the
costs of the space during the year). The
remaining costs will either be allocated to
the business unit moving into the space,
or will have to be treated as vacant space
(see below).
5.8 Costs of vacant space
The occupancy costs for a building will therefore be calculated in two ways:
Table 5.5 Possible basis of space charging
Space costs
Service costs
Shared
A Occupation
B Adaptation & equipment
C Operation
E Management
Contingency (for example
vacant space)
D1 Telephones
D2 Catering & vending
D3 Reception
D5 Internal distribution (post room)
D6 Reprographics (satellite copiers)
D7 Business continuity
D8 Transport
Use-based
C7 Internal moves
A5 Car parking
A6 Occasional space
A7 Associated facilities
C15 Energy
D2 Catering (hospitality)
D4 External distribution
D6a) Reprographics (print room)
D9 Archiving
The identification of vacant space by
business units should be encouraged to
promote the efficient use of space. The
mechanism and terms on which space is
handed back to the property team will
need to be established. We suggest that
a suitable notice period should be
applied (for example 3 months), after
which the space reverts back to the
property team. The costs of vacant space
will then be put into a contingency which
is shared across all allocated usable
space.
5.9 Central costs
The central costs of running and
managing the estate should be shared
across all allocated usable space.
22
6 Umsetzung des Codes in die Praxis
Eine Reihe von
Praxisbeispielen
Nachfolgend stellen wir eine Reihe von
Fallstudien vor, um zu verdeutlichen, wie
der Code in die Praxis umgesetzt werden
kann und zu welchen eindrucksvollen
Ergebnissen das führen kann:
• Standard Chartered Bank
• Bradford & Bingley
• Ein Praxisbeispiel zur Nutzung des
ITOCC
• Betriebsfertig ausgestatte Büros
• Immobilienauslagerung
Zusammenhang
Standard Chartered PLC wird an der
Londoner und der Hong Konger Börse
geführt und wird beständig in den Top 25
unter den FTSE-100 Unternehmen
eingestuft. Standard Chartered ist in vielen
der weltweit am schnellsten wachsenden
Märkte aktiv und unterhält ein weltweites
Netz von über 1.400 Standorten in über 50
Ländern. Als eine der weltweit am
internationalsten ausgerichteten Banken
beschäftigt Standard Chartered weltweit
60.000 Mitarbeiter.
Die räumlichen Anforderungen des
Wachstums bedeuten, dass
Immobilienfragen in den vergangenen
Jahren auf die unternehmerischen
Tagesordnungen gerückt sind. Der Bedarf
an strategischem und professionellem
Management der Unternehmensimmobilien
ist größer als jemals zuvor.
Als Teil der strategischen Entwicklung des
konzerneigenen Immobilienfunktionsbereiches wurde 2005 entschieden, den
IPD Occupiers International Total Occupancy
Cost Code als Kostenerfassungs- und
Rechnungslegungsstandard zu
übernehmen. 18 Monate später waren mit
Hilfe des IPD Cost Code ein weltweiter
Betriebskostenplan und ein jährliches
Nutzungsbudget von insgesamt 700 Mil.
USD entwickelt.
Bei diesem Aufwendungsniveau ist es
wesentlich, dass das Immobilienmanagement Kosten fest im Griff hat. Um
diese Herausforderung zu meistern, dehnte
Standard Chartered die Anwendung des
Cost Code auf den gesamten weltweiten
Immobilienbestand aus.
Warum wurde der Cost Code
angewendet?
Standard Chartered entschied sich für die
Anwendung des Cost Code aus vier
Hauptgründen:
23
• Die leichte Einführung. Der Code
konnte ohne neue Software schnell und
einfach an den bestehenden
Hauptbuch- und Kreditorenkonten
ausgerichtet werden. Die
Einführungskosten waren deshalb relativ
gering.
• Die leichte Anwendung. Klare und
schlüssige Definitionen erlauben
aussagekräftige und stabile Analysen.
Die Detailtiefe sorgt für Sichtbarkeit von
Kosten und ermöglicht ein
reichhaltigeres Abschöpfen von
Informationen über den weltweiten
Immobilienbestand.
• Der Branchenstandard. Als eine in der
Immobilienbranche bewährte Methodik
für die Erfassung von Nutzungskosten
war der Code strategisch betrachtet ein
wichtiger Qualitätssicherungsfaktor.
• Benchmarking. Standard Chartered
möchte in der Lage sein, die relative
Effizienz ihres Immobilienbestandes
dauerhaft zu vergleichen und Leistung
gegen den Maßstab anderer Branchen
und Wettbewerber zu bewerten.
Schlüsselergebnisse
Seit Einführung des Cost Code ist
Standard Chartered zum ersten Mal in der
Lage, Informationen zu Bürokosten weltweit
zu vergleichen und kann dadurch
strategische Möglichkeiten hervorheben,
um Leistungen zu optimieren. Zum
Beispiel:
• Kostenmanagement - mit einem
klareren Bild von den kostenintensiven
Bereichen kann man strategische und
taktische Entscheidungen darüber
treffen, wie diese Kosten am besten zu
handhaben sind. Das Gleiche gilt für
Niedrigkostenbereiche wie Wartung, die
bisher nicht ans Licht gekommen sind.
• Risikomanagement - mit Hilfe von
verbesserten
Risikomanagementverfahren können
Betriebsmittel nach Prioritäten eingestuft
und die finanziellen Auswirkungen
erfasst werden.
• Umweltbelange - Auf der
unternehmerischen Tagesordnung steht
zunehmend, sich ein Bild von den
Umweltauswirkungen des
Geschäftsbetriebes zu verschaffen.
Dann können fundierte Entscheidungen
darüber gefällt werden, wie man
Auswirkungen auf die Umwelt
bestmöglich verringert. Eine Reihe
wirtschaftlicher Vorstöße waren zum
Nutzen der Umwelt und hatten
finanzielle Vorteile.
Herausforderungen
Die ausgedehnte Anwendung des Cost
Code war für das Immobilienmanagement
ein großer Erfolg und man arbeitet daran,
das Verfahren weiter in diesen
Funktionsbereich einzubetten.
Weiterbildung wird als Schlüsselfaktor für
den langfristigen Erfolg der Anwendung
des Codes angesehen. Es ist deshalb für
das Immobilienmanagement eine ständige
Herausforderung innerhalb des
Funktionsbereichs - von neuen Mitarbeitern
bis hin zu Bereichsleitern - den Zweck des
Cost Code-Verfahrens zu vermitteln. Es gilt
klar zu machen, dass der Cost Code eine
größere Detailtiefe für die weltweite
Bewirtschaftung des Immobilienbestandes
zur Verfügung stellt und dass er sicherstellt,
dass Entscheidungen mit Auswirkungen
auf das Kostenmanagement, auf die
Portfolioeffizienz und auf neue Investitionen
besser getroffen werden können.
Es war beispielsweise wichtig zu vermitteln,
wie die Ergebnisse der Anwendung des
Codes dazu genutzt werden können,
strategische Entscheidungen zu
beeinflussen und Möglichkeiten für
weltweite Kosteneinsparungen
aufzuzeigen.
6 Putting the code to work
A series of worked
examples
Below we set out a series of case study
examples to illustrate how the Code can
be used in practice and the dramatic
results it can deliver:
• Standard Chartered Bank
• Bradford & Bingley
• A worked example for using ITOCC
• Serviced offices
• Property outsourcing
Context
Standard Chartered PLC is listed on both
the London Stock Exchange and the Hong
Kong Stock Exchange and is consistently
ranked in the top 25 among FTSE-100
companies. Standard Chartered operates
in many of the world’s fastest-growing
markets with an extensive global network of
over 1,400 locations in over 50 countries.
As one of the world’s most international
banks, Standard Chartered employs
60,000 people worldwide.
The need to accommodate the Bank’s
growth means that property issues have
moved up the corporate agenda in recent
years and the need to manage the
company’s estate in a more strategic and
professional manner is greater than ever
before.
In 2005, as part of the strategic
development of the Group’s Real Estate
function, they decided to adopt the IPD
Occupiers International Total Occupancy
Cost Code as their standard for measuring
and reporting expenditure relating to
property. 18 months later, it has developed
a global financial operating plan based on
IPD Cost Code and an annual worldwide
global occupancy budget totalling some
US$700m.
With this level of expenditure it is essential
that the property team keeps a firm grasp
on costs and to help meet this challenge
Standard Chartered rolled out the Cost
Code across the entire global estate.
Why the Cost Code?
Standard Chartered chose to use the Cost
Code for four main reasons:
• Ease of Implementation. It could be
quickly and simply aligned to the
existing general ledger and accounts
payable systems with no requirement for
new software. Cost of implementation
was therefore relatively low.
• Ease of Use. Clear and consistent
definitions allow powerful and robust
analysis, whilst the level of detail
provides visibility of cost spend and
enables the property team to drill down
into a far richer source of information
about the global estate.
• The Industry Standard. Recognised as
the property industry’s ‘best practice’
methodology for measuring occupancy
costs was an important quality control
factor, especially from a strategic point
of view.
• Benchmarking. Ability to compare on a
consistent basis the relative efficiency of
its portfolio and further down the line,
the ability for Standard Chartered to
benchmark performance against other
industries and competitors would be
desirable.
Key findings
Implementing the Cost Code means that
for the first time Standard Chartered has
been able compare office cost information
across the global portfolio, thus
highlighting a range of strategic and
tactical opportunities for managers to
optimise performance. For example:
• Cost Management – with a clearer
picture of the high-spend areas
managers are able to make tactical and
strategic decisions about how best to
manage these costs. The same is true
for under-spends such as maintenance,
which previously may not have come to
light.
• Risk management – with improved risk
management processes resources can
be prioritised and the financial impact
can be measured.
• Environmental issues. Increasingly on
the corporate agenda, the ability to build
a clear picture of the organisation’s
impact on the environment means that
informed decisions can then be taken
on how to best reduce environmental
impacts. A number of commercial
initiatives have resulted in both
environmental and financial benefits.
Challenges
Rolling out the Cost Code has been a
major success for the property team and
they are keen to continue to embed the
approach within the culture of the function.
As such, education is seen as a key factor
in the long-term success of the Code. For
the property team an ongoing challenge is
therefore to communicate throughout the
function – from new recruits to senior
managers – the purpose of the Cost Code
methodology, how it provides a greater
level of detail to manage the portfolio on a
global basis, and ensure decisions around
cost management, portfolio efficiencies
and new investments are enhanced.
For example, it was important to
communicate how the output of the Code
could be used to influence strategic and
tactical decision-making and to generate
opportunities for global cost savings.
23
Gleichzeitig war es für die Finanzabteilung die als Folge der Einführung des Cost
Codes detaillierte
Hauptbuchkontoinformationen aufstellen
musste - wichtig, Erklärungen und
Hintergrundinformationen zu der
Umstellung zu bekommen.
Weitere Schritte
Der Immobilienbereich bei Standard
Chartered verändert und entwickelt sich
nach wie vor weiter, wobei der weltweite
Einsatz des Cost Code vergleichsweise
neu ist. Er ist nun flächendeckend
eingeführt und es wurde ein Betriebsplan
aufgestellt. Die nächste Stufe ist die
Verwaltung des Budgets auf einer globalen
Basis und der Aufbau weiterer
Hilfsstrukturen, damit der Code auch als
Teil des Leistungsmanagements genutzt
werden kann.
Einige interessante Ergebnisse sind bereits
erzeugt worden, aber der wahre Erfolgstest
der neuen Verfahrensweise wird sein, ob
sie längerfristige Veränderungen in der
Firmenkultur hervorruft. Besonders
ausschlaggebend wird sein, ob sich
Einstellung und das
Entscheidungsverhalten verändern werden.
Der Cost Code wurde vom britischen
Finanzdienstleister Bradford & Bingley zum
ersten Mal 1996/97 nach einer umfassenden,
firmenweiten Kostenrevision eingesetzt. Bei
einem gesteigerten Augenmerk auf Kosten
musste die Immobilienabteilung sich auf
den Stand bringen und ermitteln, ob sie die
richtigen Preise für Produkte und
Dienstleistungen bezahlten.
Vor der Revision wurde FlächenPerformance mit Hilfe von
Hauptbuchschlüsseln für die verschiedenen
Kostenaspekte untersucht. Obwohl man
dadurch zwar grundlegende
Immobiliendaten sammelte und analysierte,
war es nicht möglich, vollständig zu
untersuchen, wie gut einzelne Immobilien
innerhalb des Unternehmensbestandes
abschnitten, oder wie der Bestand
gegenüber denen von anderen
Wettbewerbern abschnitt.
Indem er Bradford & Bingley erlaubte, auf
dieser Ebene zu analysieren, sorgte der
Cost Code für eine starke Lösung und
wurde in der ganzen Organisation
eingeführt. Der Funktionsbereich
„Konzernimmobilien“ war ab 2001 mit
eigener Gewinn-Verlust-Rechnung
eingerichtet. Sämtliche Aufwendungen für
Immobilien und Gebäudebetrieb wurden in
Übereinstimmung mit der Cost Code
Methodik erfasst, analysiert und verglichen.
Das Unternehmen hatte nun viel größere
Kontrolle über seine Aufwendungen und
erzielte gute Ergebnisse.
Die Analyseergebnisse variieren tendenziell
von Jahr zu Jahr, und deshalb konzentriert
sich die Abteilung auf die Zahlen, die sich
am deutlichsten von der Branchennorm
abheben. Mit diesen Informationen
bewaffnet sind Manager dann in der Lage,
die Ursachen für die Abweichungen zu
ergründen und zu entscheiden, ob und
welche Konsequenzen daraus gezogen
werden sollen. Konkrete Beispiele sind:
24
• Büroumzüge. Die Kosten dafür wurden
als nicht normgerecht befunden und
betriebliche Veränderungen
vorgenommen; das Unternehmen
hinterfragt außerdem nun verstärkt die
Notwendigkeit von Büroverlegungen.
• Reinigungskosten. Erhöhte Kosten für
einzelne Gebäude sind vormals gerne
einmal durchgegangen. Nun können
solche Probleme vergleichsweise leicht
angegangen werden.
• Wartung und Energiekosten. Niedrige
Wartungskosten führten zu der
Entscheidung, die Aufwendungen dafür
zu erhöhen, um nicht Auswirkungen auf
die Dienstleistungsqualität zu riskieren.
Andererseits befand man die niedrigen
Energiekosten des Unternehmens
schlicht als Beweis eines hohen
Energieeffizienzniveaus im
Unternehmen.
Eine wesentliche Herausforderung bei der
Einführung des Codes war die
Notwendigkeit, seine Vorteile der
Unternehmensführung erfolgreich zu
„verkaufen“. Zu zeigen, dass man Kosten
effektiver kontrollieren und
Dienstleistungsqualität besser pflegen
kann, indem man dieses Verfahren einsetzt,
als zum Beispiel bei der Beauftragung einer
externen Managementfirma.
Heute ist die Fachterminologie des Codes
fest beim Immobilienmanagement von
Bradford & Bingley eingebettet. Auch das
zuständige Team der Finanzabteilung
spricht bereits die Sprache des Cost Codes
und meldet monatlich Leistungsstände an
die Immobilienabteilung zurück. Solche
Informationen zirkulieren frei in der
Organisation und helfen dabei,
Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen.
Die mit Hilfe des Cost Codes gewonnen
Erkenntnisse werden ganz entscheidend
vom Team des Immobilienmanagements
auch in den Geschäftsplanungsprozess
und den Geschäftsplan des nächsten
Jahres mit eingebaut.
Whilst for the finance team – who were
required to set up the detailed general
ledger account information as a result of
the Cost Code – it was important to
provide some contextual explanation for
the change.
Next steps
The property function at Standard
Chartered is still evolving and the global
use of the Cost Code is relatively new. It
has now been rolled out and an
operational plan has been established. The
next stage is to manage the budget on a
global basis and build further supporting
infrastructure to start using the Code as
part of the performance management
process.
Some interesting findings have already
been produced, but the real test of
success for Standard Chartered is for the
new approach to generate longer-term
cultural changes – crucially, to behaviours
and approach to decision-making.
The Cost Code was first used by UK
financial services group Bradford & Bingley
in 1996/97 following a comprehensive,
company-wide cost review. With an
increased focus on costs the property
department needed to up its game and
determine whether they were paying the
right price for products and services.
Before the review property performance
was examined through the organisation’s
general ledger codes for the various
aspects of expenditure. So although basic
property data was being collected and
analysed, it was not possible to fully
examine how well individual properties
performing within the corporate estate, or
how the estate was performing against their
peers.
By allowing Bradford & Bingley to
undertake this level of analysis, the Cost
Code provided a powerful solution and was
rolled out across the organisation. By 2001
a ‘Group Property’ function had been
established with its own profit and loss
account and all property and facilities
expenditure was being captured, analysed
and benchmarked in accordance with the
Cost Code methodology. The business
now had much closer control over its
expenditure, and was achieving good
results.
The findings of this analysis tend to vary
from year to year and so the department
focuses attention on the figures that stand
out significantly from sector norms. Armed
with this information managers are then
able assess why the differences had
occurred and what, if any, changes should
be made to address the disparities.
Specific examples have included:
• Office moves. Costs were found to be
out of line with the norm and operational
changes were made; the business has
also become more challenging in
assessing the need for office moves.
• Cleaning costs. Previously, higher
costs for an individual building may have
slipped through, now such issues can
be addressed with relative ease.
• Maintenance and energy costs. With
maintenance costs found to be low, a
decision was made to boost expenditure
(or risk an impact on service levels). On
the other hand, the company’s low
energy costs were found to simply
reflect their strong performance on
energy efficiency.
A key challenge to implementing the Code
was the need to effectively ‘sell’ its benefits
to senior management. To show that costs
could be more effectively controlled and
service levels better maintained using this
approach than, for example, employing an
external management company.
Today, Cost Code terminology is firmly
embedded within Bradford & Bingley’s
property department as well as the relevant
finance team, to the extent that they also
speak the Cost Code ‘language’, feeding
back performance information to the
property department on a monthly basis.
Such information is freely circulated within
the organisation as it helps to explain how
well they are performing and where
improvements can be made.
Crucially, the output of the Cost Code is
also fed into the business planning
process, with the property team building
the findings into the business plan for the
next year.
24
6.3 Ausgearbeitetes Paxisbeispiel
und Kontrollbericht
Dem ausgearbeiteten Praxisbeispiel in
Tabelle 6.3 liegt ein Bürogebäude mit
5.000 qm Mietfläche und 300
Arbeitsplätzen bei einer großzügigen
Dichte von 16,7 qm Mietfläche pro
Arbeitsplatz zu Grunde. Insgesamt sind
350 Mitarbeiter in dem Gebäude
untergebracht. Die angesetzten Kosten
sind gegenwärtige Anhaltswerte auf
Grundlage der Kostenkategorisierung des
Codes.
Tabelle 6.1 zeigt, wie diese Kosten in
einem Kostenkontrollbericht für das
Geschäftsjahr dargestellt werden könnten.
Entscheidend ist dabei, dass die Kosten
mit den drei wesentlichen Teilungsnennern
für Bürogebäude, Personenanzahl,
Arbeitsplätze und Fläche verrechnet sind.
Tabelle 6.2 verdeutlicht, wie einige
wesentliche Kennzahlen zu
Nutzungskosten (engl. KOCRs) unter
Verwendung von Leistungssternen
dargestellt werden könnten, um eine
subjektive Leistungseinstufung mit
einzufügen. Denkbar wäre eine
Darstellung zusammen mit einer Balanced
Scorecard oder einem ähnlichen
Verfahren.
Tabelle 6.1 Hypothetische Kosten, dieses Jahr
X
Ertragskosten
Y
Kapitalkosten
Z
Gesamtkosten
$/Quadratmeter
$/Person
$/pro
Arbeitspl.
Kat A
$1.670.830
Kat B
$0
Kat C
$857.847
Kat D
$605.250
Kat E
$92.822
Gesamtnutzungskosten $3.226.749
(GNK)
$5.647
$478.171
$26.600
$111.580
$12.274
$634.272
$1.676.477
$478.171
$884.447
$716.830
$105.096
$3.861.021
$335
$96
$177
$143
$21
$772
$4.790
$1.366
$2.527
$2.048
$300
$11.031
$5.588
$1.594
$2.948
$2.389
$350
$12.870
0,0%
0,0%
0,0%
11,1%
0,0%
2,2%
3,1%
0,0%
7,0%
1,0%
0,4%
2,7%
3%
0%
7%
1%
0%
3%
-12%
-14%
-8%
-13%
-14%
-12%
-4%
-7%
0%
-6%
-6%
-4%
Veränderung zum Vorjahr
Cat A
3,1%
0,0%
Cat B
Cat C
7,0%
Cat D
-0,9%
Cat E
0,4%
Gesamtnutzungskosten (GNK) 2,9%
Tabelle 6.2 Hypothetische Verhältniskennzahlen (engl. KOCRs)
Dieses Jahr
GNK / $ Ertrag
GNK pro Person
GNK pro Arbeitsplatz
GNK pro Quadratmeter
25
8,90%
$11.031
$12.870
$772
Vorgabe
Differenz zur
Vorgabe
9,00%
$11.000
$12.000
$760
0,10%
-$31,49
-$870,07
-$12
Vorgabeneinstufung
HHHHH
HHHHH
HHHHH
HHHHH
Vorjahr
9,35%
$12.523
$13.417
$751
Einstufung im
Jahresvergleich
HHHHH
HHHHH
HHHHH
HHHHH
6.3 Worked example and monitoring
report
The worked example in Table 6.3 is based
on a 5,000 sq m rentable area office
building with 300 workstations at a
generous density of 16.7 sq m of rentable
area/workstation. A total of 350 staff is
accommodated within the building. The
costs quoted are indicative current costs
and are based on the Code’s
categorisation of expenditure.
Table 6.1 shows how these costs might
be displayed in a cost monitoring report
for the financial year. Critically, the costs
are set against the three key
denominators for offices of people,
workstations and space.
Table 6.2 demonstrates how some Key
Occupancy Cost Ratios might be
presented to include a subjective rating of
performance based on stars for
performance, perhaps in line with a
balanced scorecard or similar approach.
Table 6.1 Hypothetical costs, this year
X Revenue costs
Cat A
Cat B
Cat C
Cat D
Cat E
Total occupancy costs
Change since last year
Cat A
Cat B
Cat C
Cat D
Cat E
Total occupancy costs
Y Capital costs
Z Overall costs
$/sq metre
$/person
$/workstn
$1,670,830
$0
$857,847
$605,250
$92,822
$3,226,749
$5,647
$478,171
$26,600
$111,580
$12,274
$634,272
$1,676,477
$478,171
$884,447
$716,830
$105,096
$3,861,021
$335
$96
$177
$143
$21
$772
$4,790
$1,366
$2,527
$2,048
$300
$11,031
$5,588
$1,594
$2,948
$2,389
$350
$12,870
3.1%
0.0%
7.0%
-0.9%
0.4%
2.9%
0.0%
0.0%
0.0%
11.1%
0.0%
2.2%
3.1%
0.0%
7.0%
1.0%
0.4%
2.7%
3%
0%
7%
1%
0%
3%
-12%
-14%
-8%
-13%
-14%
-12%
-4%
-7%
0%
-6%
-6%
-4%
Target rating
Last year
Table 6.2 Hypothetical key occupancy cost ratios
TOC/$ revenue
TOC per person
TOC per workstation
TOC per square metre
This year
Target
Target difference
8.90%
$11,031
$12,870
$772
9.00%
$11,000
$12,000
$760
0.10%
-$31.49
-$870.07
-$12
HHHHH
HHHHH
HHHHH
HHHHH
9.35%
$12,523
$13,417
$751
Year on year rating
HHHHH
HHHHH
HHHHH
HHHHH
25
Tabelle 6.3 Hypothetisch ausgearbeitetes Praxisbeispiel
Codie- Kategorienbezeichnung
rung
X Ertragskosten
Y Kapitalkosten
Z Gesamtsumme
% Anteil
$/m2
$/Person
$/Arbeitsplatz
A
A1
A2
A3
A4
A5
A6
A7
A8
Immobiliennutzungskosten
$1.670.830
Mietzins
$1.054.830
Pauschalkosten
$0
Erwerbssteuern und -abgaben
$0
Nationale und lokale Grundsteuern
$476.000
Miete für angeschlossene Einrichtungen $140.000
Angeschlossene Einrichtungen
$0
Gelegentlich zugemieteter Raum
$0
Vermarktung und Werbung
$0
$5.647
$0
$0
$3.547
$0
$0
$2.100
$0
$0
$1.674.377
$1.054.830
$0
$3.547
$476.000
$140.000
$0
$0
$0
43%
27.3%
0.0%
0.1%
12.3%
3.6%
0.0%
0.0%
0.0%
$335
$211
$0
$1
$95
$28
$0
$0
$0
$4.784
$3.014
$0
$10
$1.360
$400
$0
$0
$0
$5.581
$3.516
$0
$12
$1.587
$467
$0
$0
$0
B
B1
B2
Umbau- und Ausstattungskosten
Ausbau
Möbel und Ausrüstung
$0
$0
$0
$478.171
$350.000
$128.171
$478.171
$350.000
$128.171
12,0%
9,1%
3,3%
$96
$70
$26
$1.366
$1.000
$366
$1.594
$1.167
$427
C
C1
C2
C3
C4
$857.847
$0
$13.534
$109.283
$239.236
$26.600
$0
$0
$0
$0
$884.447
$0
$13.534
$109.283
$239.236
23,0%
0,0%
0,4%
2,8%
6,2%
$177
$0
$3
$22
$48
$2.527
$0
$39
$312
$684
$2.948
$0
$45
$364
$797
$72.288
$0
$72.288
1,9%
$14
$207
$241
$15.070
$24.990
$30.653
$106.400
$99.239
$4.900
$12.600
$5.600
$0
$0
$0
$26.600
$0
$0
$0
$0
$15.070
$24.990
$30.653
$133.000
$99.239
$4.900
$12.600
$5.600
0,4%
0,6%
0,8%
3,4%
2,6%
0,1%
0,3%
0,1%
$3
$5
$6
$27
$20
$1
$3
$1
$43
$71
$88
$380
$284
$14
$36
$16
$50
$83
$102
$443
$331
$16
$42
$19
C14
C15
Pauschaldienstleistungskosten
Versicherungen
Mechanik und Elektrik:
Bauliche Instandhaltung & Reparatur
von Gebäudekern und
Gebäudeaußenseite
Geringfügiger Ausbau
Interne Umzüge
Wiederherstellung
Sicherheitsdienst
Reinigung
Abfallbeseitigung
Pflanzen und Blumen innen
Instandhaltung und Pflege von
Außenanlagen
Wasser und Abwasser
Energie
$5.264
$118.790
$0
$0
$5.264
$118.790
0,1%
3,1%
$1
$24
$15
$339
$18
$396
D
D1
D2
D3
D4
D5
D6
D7
D8
D9
Telefon
Catering
Empfangsdienste
Kurier- und externe Botendienste
Poststelle und interne Botendienste
Kopieren und Drucken
Archivierung
$605.249
$20.017
$125.612
$51.721
$26.320
$39.480
$208.600
$70.000
$24.500
$39.000
$111.580
$89.180
$22.400
$0
$0
$0
$0
$0
$0
0
$716.829
$109.197
$148.012
$51.721
$26.320
$39.480
$208.600
$70.000
$24.500
$39.000
19,0%
2,8%
3,8%
1,3%
0,7%
1,0%
5,4%
1,8%
0,6%
1,0%
$143
$22
$30
$10
$5
$8
$42
$14
$5
$8
$2.048
$312
$423
$148
$75
$113
$596
$200
$70
$111
$2.389
$364
$493
$172
$88
$132
$695
$233
$82
$130
E
E1
E2
E3
Managementkosten
Facility Management
Projektmanagement
$92.822
$15.822
$56.000
$21.000
$12.274
$5.274
$7.000
$0
$105.097
$21.097
$63.000
$21.000
3,0%
0,5%
1,6%
0,5%
$21
$4
$13
$4
$300
$60
$180
$60
$350
$70
$210
$70
T
$3.226.748
$634.272
$3.858.921
100%
$772
$11.025
$12.863
C5
C6
C7
C8
C9
C10
C11
C12
C13
26
Table 6.3 Hypothetical worked example
Code Category name
X Revenue Y Capital costs
costs
costs
Z Total
% Share
$/m2
$/person
$/
workstn
$5,647
$0
$0
$3,547
$0
$0
$2,100
$0
$0
$1,674,377
$1,054,830
$0
$3,547
$476,000
$140,000
$0
$0
$0
43%
27.3%
0.0%
0.1%
12.3%
3.6%
0.0%
0.0%
0.0%
$335
$211
$0
$1
$95
$28
$0
$0
$0
$4,784
$3,014
$0
$10
$1,360
$400
$0
$0
$0
$5,581
$3,516
$0
$12
$1,587
$467
$0
$0
$0
A
A1
A2
A3
A4
A5
A6
A7
A8
Property occupation
$1,670,830
Rent
$1,054,830
$0
Unitary charge
Acquisition tax and duty
$0
National & Local property taxes $476,000
Associated facilities rent
$140,000
$0
Occasional space
$0
Marketing and Promotion
$0
B
B1
B2
Adaptation and equipment
Fit-out
$0
$0
$0
$478,171
$350,000
$128,171
$478,171
$350,000
$128,171
12%
9.1%
3.3%
$96
$70
$26
$1,366
$1,000
$366
$1,594
$1,167
$427
C
C1
C2
C3
C4
C5
Property operation
Consolidated Service Charge
Insurance
Internal repair & maintenance
M&E repair & maintenance
External/structural repair &
maintenance
Minor improvements
Internal moves
Reinstatement
Security
Cleaning
Waste disposal
Internal plants & flowers
Grounds maintenance
Water, sewerage
Energy
$857,847
$0
$13,534
$109,283
$239,236
$72,288
$26,600
$0
$0
$0
$0
$0
$884,447
$0
$13,534
$109,283
$239,236
$72,288
23%
0.0%
0.4%
2.8%
6.2%
1.9%
$177
$0
$3
$22
$48
$14
$2,527
$0
$39
$312
$684
$207
$2,948
$0
$45
$364
$797
$241
$15,070
$24,990
$30,653
$106,400
$99,239
$4,900
$12,600
$5,600
$5,264
$118,790
$0
$0
$0
$26,600
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$15,070
$24,990
$30,653
$133,000
$99,239
$4,900
$12,600
$5,600
$5,264
$118,790
0.4%
0.6%
0.8%
3.4%
2.6%
0.1%
0.3%
0.1%
0.1%
3.1%
$3
$5
$6
$27
$20
$1
$3
$1
$1
$24
$43
$71
$88
$380
$284
$14
$36
$16
$15
$339
$50
$83
$102
$443
$331
$16
$42
$19
$18
$396
$111,580
$89,180
$22,400
$0
$0
$716,829
$109,197
$148,012
$51,721
$26,320
19%
2.8%
3.8%
1.3%
0.7%
$143
$22
$30
$10
$5
$2,048
$312
$423
$148
$75
$2,389
$364
$493
$172
$88
$0
$39,480
1.0%
$8
$113
$132
D6
D7
D8
D9
Business support costs
$605,249
Telephones
$20,017
Catering
$125,612
Reception services
$51,721
Courier & external distribution
$26,320
services
Post room & internal distribution $39,480
services
Reprographics
$208,600
Disaster recovery
$70,000
Transport
$24,500
Archiving
$39,000
$0
$0
$0
$0
$208,600
$70,000
$24,500
$39,000
5.4%
1.8%
0.6%
1.0%
$42
$14
$5
$8
$596
$200
$70
$111
$695
$233
$82
$130
E
E1
E2
E3
Management costs
Project Management
$92,822
$15,822
$56,000
$21,000
$12,274
$5,274
$7,000
$0
$105,097
$21,097
$63,000
$21,000
3%
0.5%
1.6%
0.5%
$21
$4
$13
$4
$300
$60
$180
$60
$350
$70
$210
$70
T
$3,226,748
$634,272
$3,858,921
100%
$772
$11,025
$12,863
C6
C7
C8
C9
C10
C11
C12
C13
C14
C15
D
D1
D2
D3
D4
D5
26
6.4 Betriebsfertig anmietbare Büros
6.5 Immobilienauslagerung
Betriebsfertig anmietbare Büros erlauben
die flexible Nutzung von Arbeitsraum, wobei
einige Dienstleistungen in einer Grundgebühr eingeschlossen sind, während andere
Gebühren nur bei Bedarf erhoben werden.
Das können Kopiergebühren sein oder die
Miete eines Besprechungsraumes.
Extragebühren solcher Art sollten immer
unter der entsprechenden Kategorie
eingebucht werden, während die
Hauptbelastung unter A2 - Pauschalkosten
eingegeben werden sollte.
Größer angelegte
Immobilienauslagerungen laufen
tendenziell unter langfristigen Verträgen
von mindestens 15 Jahren, wenn auch
flexible, vorzeitige Ausstiegsmöglichkeiten
gegeben sein können. Außerdem können
Dienstleistungen (wie betriebsfertig
ausgestattete Büros) in der
Vertragssumme gebündelt sein. In diesem
Fall wird es unmöglich, die Gesamtkosten
zu zerlegen.
Wo gebündelte Dienstleistungen in den
Pauschalkosten für das Gebäude
beinhaltet sind, gibt es normalerweise
einen Lebenszeitkostenanteil, der die
allmähliche Abschreibung des
Vermögenswertes über seine erwartete
Zum Beispiel kann eine
Dienstleistungsgebühr von Regus die
folgenden Elemente1 einschließen, die den
entsprechenden ITOCC Kategorien
zugeordnet werden sollten.
Tabelle 6.4 Kostenzuordnung für betriebsfertig anmietbare Büros
Grundgebühr Arbeitsplatz
A2
Extragebühren
Kopier- und Druckdienstleistungen
Fotokopieren
D6, Verbrauchsmaterialien aber
außerhalb des Rahmens
D6, Verbrauchsmaterialien aber
Scannen, Binden, Laminieren
Verwaltung und Betrieb
Übersetzungsdienste
Dateneingabe und Datenspeicherung
Konferenzbegleitung/-abwicklung
Conciergedienste
Präsentationsunterstützung
Bürobedarf
Miete von Möbeln und Ausstattung
Audio- und Videokonferenzen
Verwaltung von Sicherheitsausweisen
Datenbankverwaltung
Erfrischungen
Erfrischungen
Cateringdienste für Besprechungen
und Konferenzen
Empfangs- und Conciergedienste
Buchung von Taxis, Mietwagen,
Flugtickets und Hotels
Kurierdisposition
Kommunikationsdienste
Gesprächsgebühren
Anschlussmietgebühr
Eingehende Faxe und Nachrichten
Post frankiert und verschickt
Sortieren/Verteilen von Post
Ausgehende Post und Faxe
Geschäftsbesprechungsdienste
Miete Besprechungsraum
Bürobedarf für Besprechungsraum
Miete von LCD und anderer AV-Ausrüstung
27
E2
B2
B2
C9b)
Lebenszeit berücksichtigt. Solche
Lebenszeitkalkulationen sollten ignoriert
werden, da sie in den
Immobiliengrundkosten inbegriffen sind
und normalerweise nur vom
Leistungserbringer berechnet werden
können. Das gleiche Prinzip findet
Anwendung, falls eine Risikoprämie bei
vorzeitiger Vertragskündigung für ein oder
mehrere Gebäude fällig wird.
Zusätzlich zu der unter A2 verbuchten
Pauschaldienstleistungsgebühr können
die folgenden üblichen Extrakosten unter
der entsprechenden Kategorie erfasst
werden.
Tabelle 6.5 Kostenzuordnung bei
Immobilienauslagerung
A4
B1
B2
C2
C7
C9
C14
Lokale Grundsteuern
Umbau- und Innenausbaukosten
Möbel- und Ausstattungskosten
Versicherungskosten
Interne Umzugskosten
Direkte Sicherheitsdienstkosten
Wasserversorgungs- und
Abwasserkosten
C15 Gesamtkosten des
Energieverbrauchs
D2 Catering- und
Automatenverkaufskosten
D8 Personenbeförderungskosten
D9 Archivierungskosten
E1 - E3 Managementkosten
D2c)
D2c)
1 Von der Regus-Webseite übernommen
D4
D1
D5
D5
D5
D5
A2
2 Alle Projekt- und Ausbaukosten, die nicht in
den Pauschalkosten beinhaltet sind, sollten
unter B1 verbucht werden. Diese werden oft
bilanzneutral als Ertragskosten erfasst. Falls
sie kapitalisiert sind, erfasst man die auf das
Jahr umgerechneten Kapitalkosten unter
Verwendung normaler Abschreibungsregeln.
3 Die Managementkosten des Dienstleisters
werden üblicherweise in den Pauschalkosten
enthalten sein. Man verbucht alle eigenen
Immobilienmanagement, Facility
Management- und
Projektmanagementkosten des Nutzers in
der jeweils entsprechenden Kategorie unter E.
6.4 Serviced offices
6.5 Property outsourcing
Serviced offices allow for flexible use of
space with some services incorporated
within a base charge while other charges
are applied for on-demand services,
which might include photocopying
charges or meeting room hire. Extra
charges of this kind should always be
entered under the relevant category,
whereas the core cost should be returned
as A2 – Unitary charge.
Major property outsourcing tends to
operate under long term contracts of at
least 15 years, although there may be
flexibility to quit the premises before the
end of this contract. In addition, services
may be bundled (like serviced offices) into
the contract amount. In this case it
becomes impossible to disaggregate the
total costs.
For example, a Regus service charge
might include the following elements1,
which should be allocated to the assigned
ITOCC categories.
In addition to the unitary charge stored
under A2, the following costs can typically
be charged as extras and should be
recorded under the appropriate category:
Table 6.4 Serviced office cost allocation
Workstation charge, base cost
Extra charges
Copying and printing services
Photocopying
Scanning, binding and laminating
Administrative support
Translation services
Data entry and filing
Meeting facilitation
Concierge services
Presentation support
Office supplies
Equipment and furniture hire
Audio and video conferencing
Security card management
Database management
Refreshments
Refreshments
Business catering
Reception and concierge services
Taxi, car, airline ticket and hotel bookings
Courier arrangements
Communication services
Telecom call charges
Line rental
Incoming faxes and messages
Outgoing mail franked and sent
Sorting/delivering mail
Outgoing mail and faxes
Business meeting services
Meeting room hire
Meeting room stationery
Hire of LCD and other AV equipment
Where bundled services are included
within the overall charge for the building
there is normally an element of whole life
costing, taking into account the gradual
depreciation of the asset throughout its
expected life. Such whole life costing
should be ignored, as it is an implicit part
of the property charge and can only
normally be calculated by suppliers. The
same principle applies if there is a risk
premium payable for early termination of
the contract agreement for any one or
more buildings.
A2
D6 but consumables out of scope
D6 but consumables out of scope
Out of scope
Out of scope
Out of scope
E2
Out of scope
Out of scope
B2
B2
C9b)
Out of scope
Table 6.5 Property outsourcing cost
allocation
A4 Local property taxes
B1 Fit-out and improvement cost2
B2 Furniture and Equipment Costs
C2 Insurance costs
C7 Internal Moves Costs
C9 Direct Security Costs
C14 Water and Sewerage Usage Costs
C15 Total Energy Usage Cost
D2 Catering and Vending Cost
D8 Transport Cost
D9 Archiving Cost
E1 – E3 Management costs3
D2c)
D2c)
Out of scope
D4
Out of scope
D1
D5
D5
D5
D5
A2
Out of scope
Out of scope
1 Adapted from the Regus website
2 All project and improvement costs excluded
from the unitary charge should be stored
under B1. These are often recorded offbalance sheet as revenue costs. If
capitalised, record the annualised capital
costs using normal depreciation rules.
3 The contractor’s own management charges
will normally be included within the unitary
charge. Include all the occupier’s own
management costs relating to real estate,
facilities management and project
management costs in the appropriate
category under the E heading.
27
7 Leitfaden zum Kostenschlüsselabgleich
Wie vergleicht sich der
ITOCC mit anderen
Datenerfassungsstandards?
Im Sinne des Hinarbeitens auf einen
einzigen weltweiten Standard für die
Erfassung von Nutzungskosten zeigen
wir in diesem Abschnitt auf, wie sich der
ITOCC mit drei anderen Standards
vergleicht. Wir bilden dabei die
Hauptkategorien jedes Standards auf
Kategorien des ITOCC ab.
In Abschnitt 7.4 werden zudem die
Zielsetzungen des PISCES Standards für
den Datenaustausch für Nutzungskosten
beschrieben.
Der BOMA Chart of Accounts wurde für
den Einsatz durch Immobilienbesitzer und
manager in den USA entwickelt. Er wird
aber auch von einigen US Firmen
verwendet, um ihre eigenen Kosten zu
erfassen.
1 Der BOMA Chart of Accounts
2 Der NEN Standard für Gebäudebetriebsklassifikation und -definition
3 Der RICS Dienstleistungsschlüssel
Tabelle 7.1 Abbildung des BOMA Chart of Accounts auf den ITOCC
Kategorienziffern und -bezeichnungen nach BOMA
Codierung und Kommentar nach ITOCC
10000-19000 Aktiva
20000-29000 Passiva
Wird nicht zu Nutzungskosten gezählt
Einnahmen
30000 Büroflächen
31000 Handelsflächen
32000 Parkeinnahmen
33000 Andere Vermietungen
34000 Zusätzliche Dienstleistungseinnahmen
34100 Reinigung
34200 Reparaturen/Wartung
34300 Versorgung Strom etc. (nach Geschäftsschluss)
34400 Sicherheitsdienst
35000 Verschiedene Einnahmen
Kosten
40000 Reinigungskosten
40100 Gehälter, Steuern, Personalnebenkosten
40200 Innere Routinehandwerksarbeiten (Innen)
40300 Spezielle Handwerksarbeiten und Dienstleistungen
40300 Spezielle Handwerksarbeiten und Dienstleistungen
40400 Betriebsmittel und Materialien
40500 Abfallbeseitigung
41000 Reparatur/Wartung
41150 Umfassender Reparatur-/Wartungsauftrag
41200 Aufzüge/Rolltreppen Aufträge/Materialien
41300 Heizung/Klima/Lüftung Aufträge/Materialien
41400 Elektrik Aufträge/Materialien
41500 Baumaßnahmen/Dacharbeiten
41600 Wasserinstallationsarbeiten
41700 Brandschutz
41800 Allgemeine Gebäudewartung / Reparatur (Innen)
41850 Allgemeine Gebäudewartung / Reparatur (Außen)
41900 Andere
42000 Versorgung (Strom etc.)
43000 Pflege Außenanlagen
44000 Sicherheitsausgaben
45200 Zugewiesene Verwaltungsgebühr E2
45300 Managementgebühren
45500 Allgemeine Büroausgaben
A1
A1
A4
A6
C9
C3-6
C14-15
C9
Verschiedene
C10
C10
C10
C10
C10
C10
C11
C3-6
C3-6
C4
C4
C4
C5
C3
C4
C3
C5
C3-6
C14-C15
C13
C9
E2
E2
E2
E2
28
7 Cost Code reconciliation guide
How does the ITOCC
compare with other
data standards?
In the spirit of moving towards a single
global standard for the measurement of
occupancy costs, we set out in this
section how ITOCC compares with three
key standards, mapping the main
categories of each standard to ITOCC
categories.
This section also describes the objectives
of the PISCES draft data exchange
standards for occupancy costs in Section
7.4.
1 The BOMA Chart of Accounts
The BOMA Chart of Accounts was
designed for the use of property managers
and owners in the US but is used by some
US corporates to record their own costs.
2 The NEN standard on terms of facilities
– classification and definition
3 The RICS service charge code
Table 7.1 BOMA Chart of Accounts: ITOCC mapping
BOMA category numbers and names
ITOCC Code/Comment
10000-19000 Assets
20000-29000 Liabilities
Not considered an occupancy cost
Revenue/Income
30000 Office Rent
31000 Retail Rent
32000 Parking Income
33000 Other Space Rent
34000 Additional Tenant Service Income
34100 Cleaning
34200 Repairs/Maintenance
34300 Utility (after-hour charges)
34400 Security
35000 Miscellaneous Income
A1
A1
A4
A6
C9
C3-6
C14-15
C9
Various
Operating Expenses
40000 Cleaning Expenses
C10
C10
40100 Payroll, Taxes, Fringes
40200 Routine Contract Services (Interior)
C10
40300 Specialised Contract Services
C10
40400 Supplies/Materials/Miscellaneous
C10
40500 Trash Removal
C11
41000 Repairs/Maintenance
C3-6
41150 Comprehensive R/M Contract
C3-6
41200 Elevator/Escalator Contracts/Materials C4
41300 HVAC Contracts/Materials
C4
41400 Electrical Contracts/Materials
C4
41500 Structural/Roofing
C5
41600 Plumbing
C3
41700 Fire and Life Safety
C4
41800 General Building R/M (Interior)
C3
41850 General Building R/M (Exterior)
C5
41900 Other
C3-6
42000 Utilities
C14-C15
43000 Grounds Maintenance
C13
44000 Security Expenses
C9
E2
45200 Allocated Administrative Fee
E2
45300 Management Fees
E2
45500 General Office Expense
E2
continues
28
Kategorienziffern und -bezeichnungen nach BOMA
Codierung und Kommentar nach ITOCC
45600 Mitarbeiterkosten
45700 Andere Verwaltungsunkosten
46000 Parkplatzbetrieb
47100 Immobiliensteuern
47200 Vermögenssteuern
47300 Andere Steuern
47400 Gebäudeversicherung
47500 Lizenzen/Gebühren/Genehmigungen
50000 Nicht wiedererstattbare Ausgaben
60000 Amortisierung und Abschreibung
70000 Finanzielle Erträge und Auslagen
E2
E2
C13
A4
A4
A4
A4
7.2 NEN standard
Der niederländische Kostenschlüssel NEN
2748 teilt Nutzungskosten in fünf
Hauptklassen ein:
1 Gebäude und Räume (Wartung,
Renovierung etc.)
2 Dienstleistungen und Betriebsmittel
(Reinigung, Gastronomie, Einrichtung
etc.)
3 Informations- und
Kommunikationstechnik
4 Externe Einrichtungen (externe
Unterbringung, Heimarbeitsplätze,
Reisekosten etc.)
5 Des Facility Managements (Umwelt,
Arbeitsbedingungen, Qualität etc.)
Die Gliederung dieser Kosten steht im
Kontrast zu der im ITOCC. In Tabelle 7.2
wird versucht, diese zwei
Kategorienschlüssel abzugleichen. Die
Variationsbreite der verschiedenen
Kategorien, die sich in der Klassifikation
des NEN wieder finden, ist
bemerkenswert.
Tabelle 7.2 Abbildung des NEN 2748 auf den ITOCC
NEN #
Kategorienbezeichnungen des NEN
ITOCC Kategorien
Kommentar
1
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
Kosten für Gebäude und Räume
Gebäudebereitstellung
Steuern und Abgaben
Versicherung
Wartung
Umbauten
Verbrauch
Verwaltung
Zinsen
A1, A2, A3, A5, A6
A4
C2
C3-C6
B1
C14, C15
E1, E2, E3
Nicht passend
2
2.1
2.2
2.3
2.4.10
2.4.20
2.5.10
2.5.20
2.5.30
2.5.40
2.6
2.7
Kosten für Dienstleistungen und Betriebsmittel
Speisen und Getränke
D2
Risikokontrolle
Nicht passend
Reinigung
C10
Interne Umzüge
C7
Umzüge zwischen Standorten
Veschiedene
Dokumentenerstellung
Nicht passend
Dokumentenverarbeitung
D5
Dokumentenvervielfältigung
D6
Dokumentenverwaltung
D9
Verbrauchsmaterial
C11
Dienstleistungen für die Raumbereitstellung
B1, B2
3
3.1
Informations- und Kommunikationstechnik
Bereitstellung
B1, D1
3.2
Kundendienst
Nicht passend
Im ITOCC anderen Kategorien zugewiesen
Beinhaltet spezielle Serverkosten und ähnliche Kosten,
die nicht im ITOCC eingeschlossen sind
29
7 Cost Code reconciliation guideTitle
BOMA category numbers and names
ITOCC Code/Comment
45600 Employee Expenses
45700 Other Administrative Expenses
46000 Parking Operations
47100 Real Estate Taxes
47200 Personal Property Taxes
47300 Other Taxes
47400 Building Insurance
47500 Licenses/Fees/Permits
50000 Non-Recoverable Expenses
60000 Amortization and depreciation
70000 Financial Income and Expenses
E2
E2
C13
A4
A4
A4
A4
7.2 NEN standard
The Netherlands standard NEN 2748
divides occupancy costs into five main
classes:
3 Information and communication
technology
1 Accommodation (maintenance,
renovation etc)
4 External facilities (external
accommodation, home workplaces,
facility-related travel etc)
2 Services and resources (cleaning,
catering, furnishing etc)
5 Facility management (environment,
working conditions, quality etc)
The structure of these costs contrasts with
that used in ITOCC. Table 7.2 attempts to
reconcile these two categories. It is
interesting to note the variety of different
ITOCC categories within the NEN
classification.
Table 7.2 NEN 2748: ITOCC mapping
NEN #
NEN category names
ITOCC categories
Comments
1
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
Accommodation costs
Provision of buildings
Taxes and levies
Insurance
Maintenance
Alterations
Consumption
Management
Interest
A1, A2, A3, A5, A6
A4
C2
C3-C6
B1
C14, C15
E1, E2, E3
Not matched
Not considered an occupancy cost in ITOCC
2
2.1
2.2
2.3
2.4.10
2.4.20
2.5.10
2.5.20
2.5.30
2.5.40
2.6
2.7
Service and resource costs
Food and drink
Risk control
Cleaning
Intra-site relocation
Inter-site relocation
Document creation
Document processing
Document reproduction
Document management
Waste materials
Services for space provision
D2
Not matched
C10
C7
Various
Not matched
D5
D6
D9
C11
B1, B2
3
3.1
3.2
ICT
Provision
Support
B1, D1
Not matched
Includes specific server and related costs not included in ITOCC
Allocated to other categories in ITOCC
continues
29
NEN #
Kategorienbezeichnungen des NEN
ITOCC Kategorien
4
4.1.10
4.1.20
4.1.30
Externe Einrichtungen
Externe Unterbringung
Externe Arbeitsplätze, Besprechungsräume
A7
A7
D8
5
5.1
5.2
Facility Management
Facility Management
Umsetzung/Durchführung
E2
E2
Kommentar
Einschließlich aller geschäftsbedingten Reisekosten,
im Gegensatz zum ITOCC, der Geschäftsreisen,
Fuhrpark etc. nicht einschließt.
7.3 RICS Dienstleistungsschlüssel
Der RICS Dienstleistungsschlüssel ist dafür
ausgelegt, Kosten zu klassifizieren, die vor
allem auf dem britischen Immobilienmarkt
vom Vermieter an den Mieter
weitergegeben werden. Als solche sind
diese Kosten ein kleiner Teil der
Gesamtnutzungskosten eines Mieters.
Tabelle 7.3 stellt eine ungefähre Abbildung
der RICS Kategorien auf den ITOCC dar.
IPD Occupiers empfiehlt die Durchführung
dieses Kostenabgleichs, damit Mieter die
Kostenlast ihrer verschiedenen Gebäude
ordentlich vergleichen können.
Tabelle 7.3 Abbildung des RICS Dienstleistungsschlüssels auf den ITOCC
NEN Nr. Kategorienbezeichnung des RICS
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
30
Management
Managementgebühren
Buchhaltungsgebühren
Betriebsmittel für das Standortmanagement
Gesundheit, Sicherheit und Unmweltmanagement
(durch Vermieter)
Betriebsmittel
Strom
Gas
Heizöl
Wasser
Betriebsdienste
Sicherheitsdienst
Reinigung, Abfallentsorgung und Pflege von
Außenbereichen
Technischer Kundendienst
Mechanik und Elektrik
Aufzüge und Rolltreppen
Gebäudezugangseinrichtungen
Bauliche Reparaturen und Wartung
Einnahmen
Zinsen C1
Einnahmen aus Verkauf/Vermarktung
Versicherungen
Technische Versicherungen
Generalversicherung
Terrorrismusversicherung
Außergewöhnliche
Größere Baumaßnahmen
Vorfinanzierung
Externe Dienstleistungen
Kosten für externe Dienstleistungen
Codierung des ITOCC
E1
E1
E2
E2
C15a
C15b
C15c
C14
C9
C10, C11, C13
A8
C4a)
C4b)
C4c)
C5
7.4 PISCES Standard für den
Austausch von Daten zu
Nutzungskosten
Datenaustauschstandards ermöglichen
Nutzern die Reduzierung von
Datentransferkosten, schnellere
Verarbeitung und verbesserte
Datenqualität und Datengenauigkeit.
Diese sind für eine effiziente
Automatisierung des Datenaustauschs
zwischen dem gewerblichen Nutzer und
seinen Dienstleistern wesentlich.
Der Property Information Systems
Common Exchange Standard (PISCES)
ist ein Datenaustauschstandard, der
weltweit unter dem Banner von Open
Standards Consortium for Real Estate
(OSCRE) für alle Immobilienaktivitäten
eingesetzt wird. Die PISCES Occupancy
Costs Workgroup will einen
internationalen Standard entwickeln, der
die Automatisierung und Standardisierung
des Transfers von Nutzungsdaten
ermöglicht, um damit die oben genannten
Zielsetzungen zu erreichen.
Der PISCES Datenaustauschstandard ist
ein technisches Dokument für
Datenfachleute und ist unter
www.pisces.co.uk zu finden.
A5, D2b),andere
C2c)
C2a), C2b)
C2d)
C8
C8
C1
7 Cost Code reconciliation guide
NEN #
NEN category names
ITOCC categories
4
4.1.10
4.1.20
4.1.30
External facilities
External accommodation
External workplaces,
meeting rooms
Conveyance of persons
A7
D8
5
5.1
5.2
Facility management
Facility management
Implementation
E2
E2
Comments
A7
Includes all business travel in contrast to ITOCC that does not include
business travel, car fleet etc
7.3 RICS service charge code
The RICS service charge code is designed
to classify service costs incurred by the
landlord back to the tenant, primarily within
the UK property market. As such, the costs
are a small part of the Total Occupancy
Costs incurred by the tenant. Table 7.3
shows an approximate mapping of the
main RICS categories to ITOCC. IPD
Occupiers recommend that this cost
mapping is carried out so that tenants can
properly compare the costs incurred at their
different buildings.
Table 7.3 RICS service charge code: ITOCC mapping
RICS #
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
RICS category name
ITOCC code
Management
Management Fees
Accounting Fees
Site Management Resources
Health, Safety and Environmental Mgt (Landlord’s)
Utilities
Electricity
Gas
Fuel Oil (Heating)
Water
Soft services
Security
Cleaning & Environmental
Marketing & Promotions
Hard services
Mechanical/Electrical Services
Lift & Escalators
Suspended Access Equipment
Fabric Repairs & Maintenance
Income
Interest
Income from Commercialisation
Insurance
Engineering insurance
All risks insurance cover
Terrorism insurance
Exceptional expenditure
Major Works
Forward Funding
External service charges
Estate service charges provided by external provider
E1
E1
E2
E2
C15a
C15b
C15c
C14
C9
C10, C11, C13
A8
C4a)
C4b)
C4c)
C5
7.4 PISCES data exchange standard
for occupancy costs
Data exchange standards are able to offer
occupiers the prospect of reduced data
transfer costs, increased speed of
process and improved data quality and
accuracy. These are essential in the
efficient automation of data exchange
between the corporate occupier and its
suppliers.
The Property Information Systems
Common Exchange Standard (PISCES) is
a data exchange standard that operates
globally for all property activities and
functions under the banner of Open
Standards Consortium for Real Estate
(OSCRE). The PISCES Occupancy Costs
Workgroup aims to develop an
international standard that will enable the
automation and standardisation of
occupancy data transfer to achieve the
objectives set out in the previous
paragraph.
The PISCES Occupancy Costs data
exchange standard is a technical
document for data specialists and can be
found at www.pisces.co.uk.
C1
A5, D2b), others
C2c)
C2a), C2b)
C2d)
C8
C8
C1
30
8 Leitfaden zum Einordnen von Kosten
Wie werden Kosten im
ITOCC kategorisiert?
31
Aufwendungsposten
Kostenkategorie
Abfallbehälter (Reinigung)
Abfallbeseitigung
Abfallpressen
abgehängte Decken
Abholung (Post)
Abschreibung
Abstauben (Pflanzen und Blumen)
Abwasser
Aktenablage (Verlegungen)
Aktenvernichtung
Alarmanlagen (Sicherheitsdienst)
Anlagen und Maschinen
Anschlussgebühren
Arbeitsplatzorganisation
Archivierung
Audio-visuelle Austattung
Audio-visuelle Einrichtung (Empfangsdienst)
Aufbewahrungsbehälter
Aufbewahrungsschränke
Aufzüge
Außenanstrich/Außenverkleidung (Instandhaltung
und Reparatur)
Ausstattung (Instandhaltung und Reparatur)
automatisierte Nebenstellenanlage (Telefon)
Bauliche Instandhaltung und Reparaturen von
Gebäudekern und Gebäudeaußenseite
Beleuchtung
Beleuchtung (Sicherheitsdienst)
Beleuchtungseinheiten
Bepflanzung (außen)
Beschilderung (Instandhaltung und Reparaturen)
Beschilderung (Umbau/Innenausbau)
Besprechungsräume (Empfangsdienst)
Betriebsausweis
Betriebshaftpflichtversicherung
Bewässerung (Pflanzen und Blumen)
Blumenkästen
Bodenbeläge
Brandschutz (Instandhaltung und Reparatur)
Busbeförderungsprogramm
CAD
Catering
Dach (Instandhaltung und Reparaturen)
Deckenüberhöhung
Detektoren (Sicherheit)
Dienstleistungsgebühr
Drucker
Einbruchsmeldeanlage
Elektroinstallation
Empfangsdienst
Empfangshallen (Reinigung)
Empfangsschalter (Reinigung)
Energie
Erdbeben (Versicherungsprämie)
C10
C13
B2
B1
D5
Seite
D1
E2
D9
B2
D3
B2
B2
C4
11
11
9
8
12
4
11
11
10
11
10
8
5
12
14
13
9
12
9
9
10
10
C3
D1
10
9
12
C5
B1
C9
B2
C13
C3
B1
D3
C9
C2
C12
C13
B1
C4
D8
E2
D2
C5
B2
C9
C1
D6
10
8
10
9
11
9
8
12
10
9
11
11
8
10
13
14
12
10
9
10
9
13
10
8
12
11
11
11
9
C12
C14
C7
C11
C9
A6
B1
D3
C10
C10
C15
C2
8 Cost mapping guide
How do costs get
categorised in ITOCC?
Cost item
Cost Code category Page
Access control passes
Access control readers
Access control systems
Access gates/huts
Acoustic ceilings and lighting
(periodic special cleaning)
Air conditioning (fit out/improvement)
Air conditioning (repair/maintenance)
Alarms (security)
Archiving
Audio visual facilities (reception service)
Audio-visual equipment
Badges
Bins (cleaning)
Blinds
Borders
Building management systems
Building operation
Buildings insurance
Burst pipes (premiums)
Bus schemes
Business support
C9b)
C9b)
C9b)
C9b)
10
10
10
10
C10
A3
B
B1
C4
C9
D9
A6
D3
B2
11
7
8-9
8
10
10
13
8
12
9
C9
10
C10
11
B2
9
C13
11
B1
8
C 9-11
C2
9
C2
9
D8
13
D 12-13
Cabling (fit out/improvement)
B1
Cabling (telephones)
D1
CAD
E2
Cambers
B2
Car parking areas (maintenance)
C13
Carpeting
B1
Carpets (cleaning)
C10
Carpets (deep cleaning)
C10
Carpets (shampooing)
C10
Catering
D2
CCTV
C9
Central control (security)
C9
Central control box (telephones)
D1
Chairs
B2
Chairs (cleaning)
C10
Cladding - external cladding (repair and maintenance) C5
Cleaning
C10
Cleaning (plants and flowers)
C12
Collection (mail)
D5
Conference rooms (reception)
D3
Confidential waste disposal
C11
Courier and external distribution services
D4
Crockery and cutlery
D2
Currency conversion
Curtains
B2
8
12
14
9
11
8
11
11
11
12
10
10
12
9
11
10
11
11
12
12
11
12
12
5
9
Depreciation
Design and layout
Desks
4
14
9
E2
B2
31
Aufwendungsposten
Kostenkategorie
Seite
Erfassen und Registrieren (Post)
D5
12
A3
7
Essensmarken
D2
12
Explosion (Versicherungsprämie)
C2
9
Exzesshaftpflicht
C2
9
Facility Management
E2
14
Facility Managementsysteme
B1
8
Fassadenverkleidung (Instandhaltung und Reparatur) C5
10
Fenster (Instandhaltung und Reparatur)
C5
10
Fenster (Reinigung)
C10
11
Feuer (Versicherungsprämie)
C2
9
Feuerlöscher
B2
9
fiktiver Mietzins
A1
7
Fliesenbeläge
B1
8
Fotokopierer
D6
13
Frankierung (Post)
D5
12
Fundamente (Instandhaltung und Reparatur)
C5
10
Fußboden
B1
8
Fußboden (Reinigung)
C10
11
Gardinen
B2
9
Gas
C15
11
Gebäudeabsenkung (Versicherungsprämie)
C2
9
Gebäudebetrieb
C
Gebäudeversicherung
C2
9
Gebüsch
C13
11
Gehwege, Fahrbahnen (Instandhaltung)
C13
11
Gelegentlich genutzte Räume
A7
8
C6
10
Geschäftsbetrieb
D 12-13
Geschirr und Besteck
D2
12
Gesundheits- und Arbeitsschutz
6
Grundstücksbegrenzung
C13
11
Gutscheine (Speisen und Getränke)
D2
12
Handläufe (Reinigung)
C10
11
Heizöl
C15
11
Help Desk
E2
14
E1
14
Immobiliennutzung
A
7
Innenausbau/Armaturen
B1
8
Inneneinbau/Armaturen
B1
8
Inneninstandhaltung und Reparaturen
C3
9
Innenwand- und Deckenanstrich
C3
9
Innenwände
B1
8
Instandhaltung und Pflege von Außenanlagen
C13
11
Instandhaltungsvertrag (Sicherheitseinrichtung)
C9
10
Interne Umzüge/Verlegungen
C7
10
IT-Ausrüstung (periodische Sonderreinigung)
C10
11
Jalousien
B2
9
Klimatisierung (Reparatur/Wartung)
C4
10
Klimatisierung (Umbau/Innenausbau)
B1
8
Kommunalsteuer
A4
7
Kommunalsteuern/Gemeindeabgaben
A4
7
Konferenzräume (Empfangsdienst)
D3
12
Konsumsteuer
6
Kopieren
D6
13
32
Aufwendungsposten
Kostenkategorie
Seite
Kunstgegenstände
B2
D4
Kurier- und externe Hol- und Bringdienste
Ladenfassaden
B1
Lagerregale
B1
Lagerungseinheiten (Instandhaltung und Reparaturen) C3
Lautsprecher
C9
Lautsprecher
C9
Lokale Grundsteuern
A4
Mechanik und Elektrik Instandsetzung und -haltung
C4
Mechanische Betriebseinrichtung
B2
Mehrwertsteuer
Mietausfall (Versicherungsprämie)
C2
Mietwert
A1
Mietzins
A1
Mietzins, gezahlt
A1
Möbel (Instandhaltung und Reparatur)
C3
Möbel (Verlegungen)
C7
B2
Mobextelefone
D1
Mobiltelefone (ohne Gesprächskosten)
D1
Müllbeseitigung
C11
Öffnen von Post
D5
Parkgebühren
A5
Parkplätze (Instandhaltung)
C13
Pauschalkosten
A2
Pavillons
C13
PC-Wiederanschluss (Verlagerungen)
C7
Pendlerzuschuss (öffentlicher Verkehr)
D8
Personenausweise
C9
D8
Pflanzen- und Blumen (Innen)
C12
Pflanzendüngung
C12
Pflanzenzuschnitt
C12
Planung und Entwicklung
E2
Polstereinrichtungen
B2
D5
Projektmanagement
E3
Rasenflächen
C13
Raumheizung
B1
Raumteiler (Reinigung)
C10
Raumteiler (Verlegungen)
C7
Raumteilung
B1
Recyclingabfall, Beseitigung
C11
Regale
B2
Reinigung
C10
Reinigung (Pflanzen und Blumen)
C12
Renovierung (bei Personalverlegungen)
C7
Renovierung (Fassadenanstrich)
C5
Renovierung (regulär)
C3
Rolltreppen
C4
Sanitärabfallbeseitigung
C11
Schädlingsbekämpfung
C10
Schallschutzdecken und Beleuchtung (periodische
Sonderreinigung)
C10
Schaltkasten, zentral (Telefon)
D1
9
12
8
8
9
10
10
7
10
9
6
9
7
7
7
9
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9
12
12
11
12
8
11
7
11
10
13
10
13
11
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14
9
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14
11
8
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10
8
11
9
11
11
10
10
9
10
11
11
11
12
8 Cost mapping guide
Cost item
Desks (cleaning)
Despatch (mail)
Detectors (security)
Disposal
Distribution (mail/inter-site)
Doors (cleaning)
Drainage - external (repair and maintenance)
Drapes
Dusting (plants and flowers)
C10
D5
C9
A3
D5
C10
C5
B2
C12
11
12
10
7
12
11
10
9
11
C2
B1
9
8
C4
C15
C15
E2
A4
C3
C4
C2
C5
C5
10
11
11
14
7
9
10
6
9
10
10
False ceilings
Feeding (plants and flowers)
Fences
Fenestration (repair and maintenance)
Filing (churn)
Fire (premiums)
Fire extinguishers
Fire services (repair and maintenance)
Fittings
Fixtures
Flood (premiums)
Floor coverings
Flooring
Floors (cleaning)
Flowers (external)
Food and drink (preparation)
Food and drink (service)
Food and drink (storage)
Foundations (repair and maintenance)
Furniture (churn)
Furniture (repair/maintenance)
E2
B1
C12
C9
C5
C7
C2
B2
C4
B1
B1
B1
C2
B1
B1
C10
C13
D2
D2
D2
C5
C7
C3
B2
14
8
11
10
10
10
9
9
10
8
8
8
9
8
8
11
11
12
12
12
10
10
9
9
Gas
Glazed partitions (cleaning)
Grounds maintenance
C15
C10
C13
11
11
11
Hand rails (cleaning)
Handsets
Health & safety
Help desk
C10
D1
11
12
6
14
Earthquake (premiums)
Electrical installation
Electrical power and lighting
(repair and maintenance)
Electricity
Energy
Environmental management
Environmental tax
Equipment (repair/maintenance)
Escalators
Expenditure tax
Explosion (premiums)
External and structural repair and maintenance
External finishes (repair and maintenance)
E2
Cost item
Identity cards
Insurance
Internal moves/churn
Internal plants and flowers
Internal walls
Intruder detection systems
IT equipment (periodic special cleaning)
C9
C2
C7
C12
C3
B1
C9
C10
10
9
10
11
9
8
10
11
Landings (cleaning)
Lawns
Liability for excess
Lifts
Lighting
Lighting (security)
Lighting units
Line charges
Litter clearance
Lobbies (cleaning)
Local property taxes
Loss of rent (premiums)
Loudspeakers
Luncheon vouchers
C10
C13
C2
C4
B1
C9
B2
D1
C13
C10
A4
C2
C9
D2
11
11
9
10
8
10
9
12
11
11
7
9
10
12
Maintenance contract (security)
Management costs
Mechanical handling equipment
Meeting rooms (reception)
Minor improvements
Mobex phones
Mobile phones (not call costs)
Municipal tax
A8
C4
C9
E
B2
D3
C6
D1
D1
A4
8
10
10
14
9
12
10
12
12
7
Notional rent
A1
7
Occasional space
Oil (fuel)
Opening mail
A7
C15
D5
8
11
12
PABX
Packaging (mail)
Parking charges
Partitioning
Partitions - internal (churn)
Partitions (cleaning)
Pavement areas (maintenance)
Pavilions
PC reconnections (churn)
Pedestals
Pest control
Photocopiers
Plant and machinery
Playing fields
Post room and internal distribution services
Printers
Project management
D1
D5
A5
B1
C7
C10
C13
C13
C7
B2
C10
D6
12
12
8
8
10
11
11
11
10
9
11
13
5
11
12
13
14
C13
D5
D6
E3
32
Aufwendungsposten
Kostenkategorie
Schirmwände
Schneeräumung
Schreibtische
Schreibtische (Reinigung)
Sicherheitsdienst
Sicherheitsdienstfirma
Sicherheitsdienstmitarbeiter
Sicherheitsdienstzentrale
Sondermüllbeseitigung
Speisen und Getränke (Bewirtung)
Speisen und Getränke (Lagerung)
Speisen und Getränke (Zubereitung)
Spielplätze/Spielwiesen
Sprinkleranlagen (Instandhaltung und Reparaturen)
Ständer
Straßenabsperrung
Strom
Strom- und Lichtanschluss (Instandhaltung &
Reparatur)
Stühle
Stühle (Reinigung)
Telefonapparate
Telefone
Telefone (Reinigung)
Telefonvermittlungssysteme
Telefonwiederanschluss (Verlegungen)
Teppichböden
Teppichboden (Grundreinigung)
Teppichboden (Reinigung)
Teppichboden (Schaumreinigung)
Terrorismus (Versicherungsprämien)
Tische
Tischlerarbeiten
Toiletten (Reinigung/Grundreinigung)
Treppenabsätze (Reinigung)
Treppenhäuser (Reinigung)
Türen (Reinigung)
Übergabe
Überschwemmung (Versicherungsprämie)
Umbau und Ausstattung
Umweltschutzmanagement
Umweltsteuer
Umzug
Uniformen (Empfang)
Uniformen (Sicherheitsdienst)
Ununterbrochene Stromversorgung
Urinale (Reinigung)
Verglaste Raumteiler (Reinigung)
Verkabelung (Telefon)
Verkabelung (Umbau/Innenausbau)
Verkehrswege (Instandhaltung)
Verpackung (Post)
Versand (Post)
33
Seite
B2
C13
B2
C10
C9
C9
C9
C9
C11
D2
D2
D2
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C4
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9
11
10
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11
12
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9
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11
C4
B2
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D1
D1
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C7
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C10
C10
C10
A3
C2
B
B1
E2
A4
A3
D3
C9
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C10
D1
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D5
D5
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8
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11
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7
9
8-9
8
14
7
7
12
10
8
11
11
12
8
11
8
12
12
Aufwendungsposten
Kostenkategorie
Seite
Versicherung
C2
D5
Verteilung (Post/zwischen Standorten)
Verwaltungskosten
E
Videoüberwachung
C9
Voicemail
D1
Vorhänge
B2
Währungsumwandlung
Wände (Instandhaltung und Reparaturen)
C5
Wandverkleidung
B1
Waschbereiche
B1
Wasserablauf - Außen (Instandhaltung und Reparatur) C5
Wasserinstallation (Instandhaltung und Reparaturen) C4
Wasserschadenversicherung (Prämie)
C2
Wasserversorgung und Abwasser
C14
WCs (Reinigung)
C10
Wiederherstellung bei Auszug
C8
Zäune
C9
Zufahrtskontrolle
C9
Zugangsausweise
C9b)
Zugangskontrollsysteme
C9b)
Zugangslesegeräte
C9b)
Zugangstore/Wachgebäude
C9b)
Zuschuss (Verpflegung)
D2
9
12
14
10
12
9
5
10
8
8
10
10
9
11
11
10
10
10
10
10
10
10
12
Title
Cost item
Cost item
Property occupation
Pruning (plants and flowers)
Public liability insurance
A
C12
C2
7
11
9
Toxic waste disposal
Transport
Travel subsidy (public transport)
C11
D8
D8
11
13
13
Rates
Reception desk (cleaning)
Reception services
Recording (mail)
Recycling disposal
Redecoration (churn)
Redecoration (external finishes)
Redecoration (regular)
Reinstatement
Removal
Rent
Rent paid
Rental value
Reprographics
Road blocks
Roadways (maintenance)
Roof (repair and maintenance)
A4
E1
C10
D3
D5
C11
C7
C5
C3
C8
A3
A1
A1
A1
D6
C9
C13
C5
7
14
11
12
12
11
10
10
9
10
7
7
7
7
13
10
11
10
Uniforms (reception)
Uniforms (security)
Uninterrupted power supply
Unitary charge
Urinals (cleaning)
D3
C9
B1
A2
C10
12
10
8
7
11
C9
D1
D2
6
10
12
12
Sanitary waste disposal
Screens
Security
Security contractors
Security staff
Service charge
Sewerage
Shelving
Shop fronts
Shrubs
Signage (fit out/improvement)
Signage (repair/maintenance)
Snow clearance
Soft furnishings
Space heating
Sprinkler systems (repair and maintenance)
Staircases (cleaning)
Stamping (mail)
Storage bins
Storage cabinets
Storage racking
Storage units (repair/maintenance)
Subsidence (premiums)
Subsidy (food and drink)
Switchboard systems
C11
B2
C9
C9
C9
C1
C14
B2
B1
C13
B1
C3
C13
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B1
C4
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D5
B2
B2
B1
C3
C2
D2
D1
11
9
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10
9
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9
8
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8
9
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9
8
10
11
12
9
9
8
9
9
12
12
C3
B1
C5
B1
B2
C11
C4
C14
C12
C10
C13
C10
B1
E2
B2
9
8
10
8
9
11
10
11
11
11
11
11
8
14
9
Tables
Tannoys
Telephone reconnections (churn)
Telephones
Telephones (cleaning)
Terrorism (premiums)
Tiling
Toilets (cleaning/deep cleaning)
B2
C9
C7
D1
C10
C2
B1
C10
9
10
10
12
11
9
8
11
VAT
Vehicular access control
Voicemail
Vouchers (food and drink)
Wall and ceiling finishes (internal)
Wall linings
Walls (repair and maintenance)
Wash down areas
Waste compactors
Waste disposal
Water and plumbing (repair and maintenance)
Water and sewerage
Watering (plants and flowers)
WCs (cleaning)
Window boxes
Windows (cleaning)
Woodwork and joinery
Workplace management
Works of art
33
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34
Ausgearbeitetes Praxisbeispiel
Codie- Kategorienbezeichnung
rung
X Ertragskosten
Y Kapitalkosten
Z Gesamtsumme
% Anteil
$/m2
$/Person
$/Arbeitsplatz
A
A1
A2
A3
A4
A5
A6
A7
A8
Immobiliennutzungskosten
$1.670.830
Mietzins
$1.054.830
Pauschalkosten
$0
$0
Nationale und lokale Grundsteuern
$476.000
Miete für angeschlossene Einrichtungen $140.000
$0
Gelegentlich zugemieteter Raum
$0
$0
$5.647
$0
$0
$3.547
$0
$0
$2.100
$0
$0
$1.674.377
$1.054.830
$0
$3.547
$476.000
$140.000
$0
$0
$0
43%
27.3%
0.0%
0.1%
12.3%
3.6%
0.0%
0.0%
0.0%
$335
$211
$0
$1
$95
$28
$0
$0
$0
$4.784
$3.014
$0
$10
$1.360
$400
$0
$0
$0
$5.581
$3.516
$0
$12
$1.587
$467
$0
$0
$0
B
B1
B2
Umbau- und Ausstattungskosten
Ausbau
Möbel und Ausrüstung
$0
$0
$0
$478.171
$350.000
$128.171
$478.171
$350.000
$128.171
12,0%
9,1%
3,3%
$96
$70
$26
$1.366
$1.000
$366
$1.594
$1.167
$427
C
C1
C2
C3
C4
$857.847
$0
$13.534
$109.283
$239.236
$26.600
$0
$0
$0
$0
$884.447
$0
$13.534
$109.283
$239.236
23,0%
0,0%
0,4%
2,8%
6,2%
$177
$0
$3
$22
$48
$2.527
$0
$39
$312
$684
$2.948
$0
$45
$364
$797
$72.288
$0
$72.288
1,9%
$14
$207
$241
$15.070
$24.990
$30.653
$106.400
$99.239
$4.900
$12.600
$5.600
$0
$0
$0
$26.600
$0
$0
$0
$0
$15.070
$24.990
$30.653
$133.000
$99.239
$4.900
$12.600
$5.600
0,4%
0,6%
0,8%
3,4%
2,6%
0,1%
0,3%
0,1%
$3
$5
$6
$27
$20
$1
$3
$1
$43
$71
$88
$380
$284
$14
$36
$16
$50
$83
$102
$443
$331
$16
$42
$19
C14
C15
Pauschaldienstleistungskosten
Versicherungen
Mechanik und Elektrik:
Bauliche Instandhaltung & Reparatur
von Gebäudekern und
Gebäudeaußenseite
Interne Umzüge
Wiederherstellung
Sicherheitsdienst
Reinigung
Abfallbeseitigung
Pflanzen und Blumen innen
Instandhaltung und Pflege von
Außenanlagen
Wasser und Abwasser
Energie
$5.264
$118.790
$0
$0
$5.264
$118.790
0,1%
3,1%
$1
$24
$15
$339
$18
$396
D
D1
D2
D3
D4
D5
D6
D7
D8
D9
Telefon
Catering
Empfangsdienste
Kurier- und externe Botendienste
Kopieren und Drucken
Archivierung
$605.249
$20.017
$125.612
$51.721
$26.320
$39.480
$208.600
$70.000
$24.500
$39.000
$111.580
$89.180
$22.400
$0
$0
$0
$0
$0
$0
0
$716.829
$109.197
$148.012
$51.721
$26.320
$39.480
$208.600
$70.000
$24.500
$39.000
19,0%
2,8%
3,8%
1,3%
0,7%
1,0%
5,4%
1,8%
0,6%
1,0%
$143
$22
$30
$10
$5
$8
$42
$14
$5
$8
$2.048
$312
$423
$148
$75
$113
$596
$200
$70
$111
$2.389
$364
$493
$172
$88
$132
$695
$233
$82
$130
E
E1
E2
E3
Managementkosten
Facility Management
Projektmanagement
$92.822
$15.822
$56.000
$21.000
$12.274
$5.274
$7.000
$0
$105.097
$21.097
$63.000
$21.000
3,0%
0,5%
1,6%
0,5%
$21
$4
$13
$4
$300
$60
$180
$60
$350
$70
$210
$70
T
$3.226.748
$634.272
$3.858.921
100%
$772
$11.025
$12.863
C5
C6
C7
C8
C9
C10
C11
C12
C13
35
Worked example
Code Category name
X Revenue Y Capital costs
costs
costs
Z Total
% Share
$/m2
$/person
$/
workstn
$5,647
$0
$0
$3,547
$0
$0
$2,100
$0
$0
$1,674,377
$1,054,830
$0
$3,547
$476,000
$140,000
$0
$0
$0
43%
27.3%
0.0%
0.1%
12.3%
3.6%
0.0%
0.0%
0.0%
$335
$211
$0
$1
$95
$28
$0
$0
$0
$4,784
$3,014
$0
$10
$1,360
$400
$0
$0
$0
$5,581
$3,516
$0
$12
$1,587
$467
$0
$0
$0
A
A1
A2
A3
A4
A5
A6
A7
A8
Property occupation
$1,670,830
Rent
$1,054,830
$0
Unitary charge
$0
National & Local property taxes $476,000
Associated facilities rent
$140,000
$0
Occasional space
$0
$0
B
B1
B2
Fit-out
$0
$0
$0
$478,171
$350,000
$128,171
$478,171
$350,000
$128,171
12%
9.1%
3.3%
$96
$70
$26
$1,366
$1,000
$366
$1,594
$1,167
$427
C
C1
C2
C3
C4
C5
Property operation
Consolidated Service Charge
Insurance
M&E repair & maintenance
External/structural repair &
maintenance
Minor improvements
Internal moves
Reinstatement
Security
Cleaning
Waste disposal
Internal plants & flowers
Grounds maintenance
Water, sewerage
Energy
$857,847
$0
$13,534
$109,283
$239,236
$72,288
$26,600
$0
$0
$0
$0
$0
$884,447
$0
$13,534
$109,283
$239,236
$72,288
23%
0.0%
0.4%
2.8%
6.2%
1.9%
$177
$0
$3
$22
$48
$14
$2,527
$0
$39
$312
$684
$207
$2,948
$0
$45
$364
$797
$241
$15,070
$24,990
$30,653
$106,400
$99,239
$4,900
$12,600
$5,600
$5,264
$118,790
$0
$0
$0
$26,600
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$15,070
$24,990
$30,653
$133,000
$99,239
$4,900
$12,600
$5,600
$5,264
$118,790
0.4%
0.6%
0.8%
3.4%
2.6%
0.1%
0.3%
0.1%
0.1%
3.1%
$3
$5
$6
$27
$20
$1
$3
$1
$1
$24
$43
$71
$88
$380
$284
$14
$36
$16
$15
$339
$50
$83
$102
$443
$331
$16
$42
$19
$18
$396
$111,580
$89,180
$22,400
$0
$0
$716,829
$109,197
$148,012
$51,721
$26,320
19%
2.8%
3.8%
1.3%
0.7%
$143
$22
$30
$10
$5
$2,048
$312
$423
$148
$75
$2,389
$364
$493
$172
$88
$0
$39,480
1.0%
$8
$113
$132
D6
D7
D8
D9
Business support costs
$605,249
Telephones
$20,017
Catering
$125,612
Reception services
$51,721
Courier & external distribution
$26,320
services
Post room & internal distribution $39,480
services
Reprographics
$208,600
Disaster recovery
$70,000
Transport
$24,500
Archiving
$39,000
$0
$0
$0
$0
$208,600
$70,000
$24,500
$39,000
5.4%
1.8%
0.6%
1.0%
$42
$14
$5
$8
$596
$200
$70
$111
$695
$233
$82
$130
E
E1
E2
E3
Management costs
Project Management
$92,822
$15,822
$56,000
$21,000
$12,274
$5,274
$7,000
$0
$105,097
$21,097
$63,000
$21,000
3%
0.5%
1.6%
0.5%
$21
$4
$13
$4
$300
$60
$180
$60
$350
$70
$210
$70
T
$3,226,748
$634,272
$3,858,921
100%
$772
$11,025
$12,863
C6
C7
C8
C9
C10
C11
C12
C13
C14
C15
D
D1
D2
D3
D4
D5
35
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