Musterkorrespondenz Kunden

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Dossier: Kundenbriefe auf Englisch
• Grundlegende Gedanken
• Musterbriefe Rückfrage Angebot, Bestellung, Zwischenbescheid
Lieferverzögerung
• Übung&Lösung Kundenkorrespondenz
Die besten Formulierungen rund um Aufträge
Teil 2: Rund um Bestellung und
Lieferverzögerung
Maureen Brown und
Jennifer Hohensteiner
geben Ihnen Tipps zum
britischem und
amerikanischem Englisch.
In der Februarausgabe Ihrer English@Work haben Sie
gelesen, wie Sie eine Anfrage und ein Angebot
bearbeiten – mit Top-Ten-Formulierungen. Das ist aber
nur der Anfang der Auftragsbearbeitung. Heute zeigen
wir Ihnen, wie Sie Rückfragen zum Angebot formulieren,
eine Bestellung aufgeben und was bei
Lieferverzögerungen zu tun ist.
Maureen Brown ist in
London aufgewachsen
und hat viele Jahre als
Assistentin im
Management eines
führenden Unternehmens
gearbeitet. Heute ist sie
für die Bezirksregierung in
Surrey, Südengland,
aktiv.
Zum Aufwärmen eine kleine Übung rund um die
Auftragsbearbeitung. Alle folgenden Begriffe sollten Sie
kennen. Finden Sie die passenden Wortpaare? Verbinden
Sie die Wörter einfach mit Linien. Vorsicht, besonders
gemein ist hier, dass je ein deutscher und ein englischer
Begriff doppelt besetzt sind. Also: aufgepasst!
Exercise Auftragsbearbeitung
order management
delivery delay
acceptance of order
confirmation
offer
order
intermediate reply
order
BE: despatch/AE: shipment
enquiry
further enquiry
custom product
Auslieferung
Auftrag
Zwischenbescheid
Rückfrage
Anfrage
Lieferverzögerung
Auftragsbestätigung
Angebot
Bestellung
Auftragsbearbeitung
Spezialanfertigung
Auftragsbestätigung
Jennifer Hohensteiners
Herkunft ist die USA. Sie
erwarb den Master’s
Degree in Political
Science und lebt seit
1990 in Deutschland.
Langjährige
Berufserfahrung als
Fremdsprachensekretärin,
Wirtschaftübersetzerin
und Trainerin für Business
Englisch zeichnen Sie
aus.
Bestell-Hotline
Wir freuen uns auf Ihren Anruf
unter
089/20603180
Erreichbar Mo.-Fr. zwischen
9.00 und 18.00 Uhr
Bestellung per eMail:
[email protected]
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Answer key to Exercise Auftragsbearbeitung
order management
delivery delay
acceptance of order
confirmation
offer
order
intermediate reply
order
BE: despatch/AE: shipment
enquiry
further enquiry
custom product
Auftragsbearbeitung
Lieferverzögerung
Auftragsbestätigung
Auftragsbestätigung
Angebot
Bestellung
Zwischenbescheid
Auftrag
Auslieferung
Anfrage
Rückfrage
Spezialanfertigung
Das war easy? Gut, dann geht’s jetzt weiter mit der
Rückfrage. Denn nicht jedes Angebot fällt so aus, wie Sie
sich das wünschen. Mal fehlt vielleicht der Liefertermin, ein
anderes Mal ist keine Rabattstaffel angegeben. Um Ihrem
Chef eine entscheidungsreife Sache anbieten zu können,
müssen Sie alle offenen Fragen klären.
Holen Sie wichtige Informationen schriftlich ein
In der Speaker’s Corner empfehlen wir ja zu einigen
Themen, unklare Situationen lieber telefonisch zu klären,
weil man dort unmittelbar nachfragen kann und
Missverständnisse vermeidet. Bei Rückfragen zu Angeboten
sollten Sie der Schriftform in jedem Fall den Vorzug
geben. Denn was Sie Schwarz auf Weiß haben, hat eine
größere Beweiskraft als mündliche Zusagen.
Natürlich gilt das auch für Fax und E-Mail. Wofür Sie sich
entscheiden, hängt von der Art des Kontaktes ab: Haben
Sie schon per E-Mail kommuniziert? Besteht Zeitdruck,
sodass Fax oder E-Mail Vorteile bringen?
1. Musterbrief Rückfrage auf Angebot
Dear Mr Green,
Further enquiry concerning the relaunching of our
company website
Firstly I would like to thank you for your offer.
There are two issues still to be resolved.
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Bestellung per Fax:
089/23110350
1. Who will do the translation and add the economic details
which are required for the international market?
2. When can we publish the finished website?
Thank you in advance.
Yours sincerely,
Peter Meyers
Als Rückfrage ist eine nummerierte Anfrage gut geeignet,
weil so nichts übersehen werden kann. Sie ist klar und
eindeutig. Mit dem Ergebnis können Sie sich bei Ihrem Chef
sehen lassen.
After you have received a fully satisfactory response to your
further enquiry you would have to confirm your order to get
things going.
2. Musterbrief Bestellung
Dear Ms Greenspur,
Order for PC with cup holder
Thank you for your detailed offer.
I wish to order as follows:
1 PC as per your offer of April 20, 2008.
I look forward to receipt of this item by May 1, 2008.
Yours sincerely,
Frank Dolfers
The order is the customer’s “go ahead” to the distributor. If
your company is the distributor, this is the customer’s part of
the contract and is therefore very important.
3. Auftragsbestätigung
The next step in the order process would be a confirmation
of the order. You can use the following text modules in a
short letter, E-mail or fax.
3
Top-Seven-Textbausteine Auftragsbestätigung
- Confirmation of your order of …
- I am writing to confirm your order of …
- This E-Mail is to confirm your order of …
- With reference to your order of … we would like to confirm
our agreement.
- Thank you for your order of …
- We would like to confirm your order of …
- Let us confirm your order of …
4. Zwischenbescheid
Well, as could have been expected, the PC company will not
be able to deliver the PC on time. This custom product will
require some more time, as some parts have to be ordered
from a special producer.
To keep the customer satisfied an intermediate reply is
necessary.
Musterbrief Zwischenbescheid über
Lieferverzögerung
Dear Mr Dolfers
Your order of April 25th, 2008
We are very sorry to inform you that the delivery of your
computer has been delayed.
The delay is due to the special item “cup holder”, which we
had to order from Ireland. The provider has promised to
deliver the part by May 5th.
The new delivery date is May 7th.
We apologise for any inconvenience.
Yours sincerely
Happy PC Company
After this intermediate reply everything needs to run
smoothly so that the customer has no cause for complaint.
You will learn about complaint management in a special
edition of your English@Work.
Besuchen Sie uns im Internet unter: www.english-work.com
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