WIE VIEL CONTROLLING VERTRÄGT DIE PFLEGE?
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WIE VIEL CONTROLLING VERTRÄGT DIE PFLEGE?
Kompetenzzentrum Pflege des Bundesverbandes bei den Landesverbänden Berlin e.V., Brandenburg e.V., Sachsen-Anhalt e.V., und Bundesgeschäftsstelle WIE VIEL CONTROLLING VERTRÄGT DIE PFLEGE? Umsetzung einrichtungsbezogener Kennzahlen in der stationären Pflege Miteinander Füreinander Inhalt 1. Vorstellen des Trägers Volkssolidarität Verwaltungs-gGmbH Sachsen-Anhalt – Unsere 10 Einrichtungen der stationären Altenpflege Unsere 6 Einrichtungen der Behindertenhilfe Unsere 7 Einrichtungen Wohnen mit Service und betreutes Wohnen 2. Organigramm der Volkssolidarität Verwaltungs-gGmbH Sachsen-Anhalt 3. Führen mit Kennzahlen 4. Controlling als Führungsaufgabe 5. Controlling bedeutet „Führen mit Zahlen“ 6. Aufgaben des Controlling 7. Bausteine des Controlling 8. Probleme bei der Einführung von Controlling 9. Controllingaufgaben aus Sicht eines Einrichtungsleiters 10. Stakeholderanalyse 11. Controlling: Überprüfungen gem. gesetzlicher Grundlagen 12. Literatur Miteinander Füreinander 1. Vorstellen des Trägers Volkssolidarität Verwaltungs-gGmbH Sachsen-Anhalt Die Volkssolidarität Verwaltungs-g GmbH Sachsen-Anhalt ist • freigemeinnütziger Träger von stationären Altenpflegeheimen, Behinderteneinrichtungen und Objekten des „Betreuten Wohnens“ • sie ist Mitglied im Paritätischen Wohlfahrtsverband – 6 Einrichtungen im Bereich der Behindertenhilfe, in denen seelisch bzw. geistig mehrfach Behinderte sowie chronisch Kranke infolge Sucht nach den Gesetzmäßigkeiten des SGB XII betreut werden, – 10 Einrichtungen im Bereich der Altenhilfe, in denen Pflegeleistungen entsprechend des SGB XI erbracht werden – 7 Angebote des „Wohnen mit Service“ z. B. betreute Wohngemeinschaften Miteinander Füreinander • Die Errichtung und Betreibung einer Wohnanlage gehört nicht zum Kerngeschäft eines gemeinnützigen Vereins, wohl aber die Betreuung der darin lebenden Menschen. • Die Errichtung und Betreibung einer Wohnanlage ist keine gemeinnützige Tätigkeit, es sei denn, sie dient in besonderem Maße den in § 53 AO genannten Personen in Verbindung mit § 66 Abs. 3 AO Miteinander Füreinander Unsere 10 stationären Altenpflegeeinrichtungen Seniorenzentrum Haus „Am Wald“ in Allstedt Senioren-Residenz „Am Klostergarten“ in Diesdorf Seniorenzentrum „Georg Stilke“ in Genthin ●Diesdorf Seniorenzentrum „Krumbholzblick“ in Bernburg ●Genthin ●Magdeburg Haus „Schlossblick“ in Allstedt Seniorenzentrum „Am Petersberg“ in Kaltenmark ●Bernburg Wegeleben● ●Könnern Kaltenmark● Benndorf● ●Allstedt Seniorenzentrum „Rosengarten“ in Könnern ●Naumburg Seniorenwohnpark „Blumeninsel“ in Wegeleben 100% Tochtergesellschaften Seniorenzentrum „Glück Auf“ in Benndorf „Seniorendomizil Spätsommer“ in Naumburg Miteinander Füreinander Seniorenresidenz „Am Eiskellerplatz“ in Magdeburg Unsere 6 Einrichtungen der Behindertenhilfe Sachsen-Anhalt Wohnheim „Am Schloss“ in Trebitz ●Genthin ●Ringelsdorf ●Magdeburg „Schloß Ringelsdorf“ in Ringelsdorf ●Halle ●Obhausen ●Trebitz Wohnheim an WfB* in Obhausen Haus „Am Westring“ in Magdeburg Tagesstätte in Halle Miteinander Füreinander "Intensiv Betreutes Wohnen„ in Genthin Unsere 7 Einrichtungen Wohnen mit Service und betreutes Wohnen Sachsen-Anhalt ●Diesdorf ●Gardelegen Seniorenwohnanlage mit Service in Diesdorf Wohnanlage für altengerechtes Wohnen in Kaltenmark ●Bernburg Wegeleben● Kaltenmark● Seniorenwohnpark „Am Wall“ in Gardelegen ●Zeitz Seniorenwohnanlage „Parkresidenz“ in Zeitz Betreute Wohngemeinschaften in den „Krumbholzvillen“ in Bernburg Miteinander Füreinander Einzelwohnhäuser im Seniorenwohnpark „Blumeninsel“ in Wegeleben Service Wohnen im Seniorenzentrum „Georg Stilke“ in Genthin 2. Organigramm der Volkssolidarität Verwaltungs-gGmbH Sachsen-Anhalt Volkssolidarität Verwaltungs-gGmbH Sachsen-Anhalt habilis-gGmbH VS Spätsommer-gGmbH Volkssolidarität Kyffhäuser gemeinnützige GmbH VS Catering & Service GmbH PAVO GmbH Reinigungsservice Weidemann & Co. GmbH VS Projektmanagement & Consulting GmbH Menü-Express GmbH Sozialakademie Sangerhausen gGmbH Miteinander Füreinander • Die Aufgaben des Finanz- und Rechnungswesens für Tochtergesellschaften werden auf der Grundlage Dienstleistungsvertragen von der VS Verw. (Mutter) wahrgenommen. • Aus diesem Grunde sind die Aufgaben des Controllings dem Bereich Finanz- und Rechnungswesen der Muttergesellschaft zugeordnet. Miteinander Füreinander die von 3. Führen mit Kennzahlen • Mit der Komplexität der Geschäftsvorfälle und Prozesse steigen die Anforderungen an die Führung von Unternehmen. • Der Einsatz geeigneter Kennzahlen ist unverzichtbar, um unternehmerische Zusammenhänge, Chancen und Risiken besser und frühzeitiger zu erkennen. • Mit Kennzahlen lassen sich: • • • • betriebliche Vorgänge messen betriebliche Sachverhalte beurteilen komplexe Sachverhalte kurz und prägnant darstellen Maßstäbe für die Zukunft festlegen • Mit Kennzahlen präsentiert man Unternehmen in einer Momentaufnahme oder über einen bestimmten Zeitraum hinweg. • Kennzahlen machen häufig solche Sachverhalte sichtbar, die aus den üblichen Betriebsdaten nicht sofort erkennbar sind. Miteinander Füreinander 4. Controlling als Führungsaufgabe • Der Controller ist Dienstleister für das Management. • Durch geeignetes Controlling werden Informationen und Vorschläge dem Management unterbreitet, die eine Grundlage für Planung, Steuerung, Organisation, Informationsmanagement als auch Lenkung bilden. • Antizipatives Management benötigt Kennzahlen, die pauschale Urteile ersetzen, Komplexitäten durchschauen und Unbeachtetes erkennbar werden lassen, messbare Ziele formulieren helfen und deren Überprüfung erst erlauben. (www.pflegewiki.de) Miteinander Füreinander 5. Controlling bedeutet „Führen mit Zahlen“ • In enger Koordination zwischen Leistungsplanung und Leistungserstellung und dem Rechnungswesen erfordert das Controlling neben der Entwicklung von Wirtschaftlichkeitskennzahlen den Aufbau eines geeigneten Kostenmanagements für eine prozessorientierte Leistungskalkulation. • Die wesentlichen Probleme der Controlling- Arbeit liegen an den Systemschnittstellen zwischen qualitätsgeleiteter Leistungserstellung und entsprechender Leistungskalkulation, Leistungsteuerung und Leistungskontrolle. Miteinander Füreinander Wir unterscheiden zwischen strategischem und operativen Controlling Strategisches Controlling Mit dem strategischen Controlling wird das Management in ihren Führungs-und Planungsaufgaben unterstützt, um zukünftige Chancen und Risiken möglichst früh zu erkennen und optimal zu steuern. Miteinander Füreinander Operatives Controlling Im operativen Controlling müssen die Daten des internen Rechnungswesens dargestellt aufbereitet werden, dass einrichtungsinterne Vorgänge und Leistungsprozesse transparent gemacht und Soll-IstVergleiche sowie Abweichungsanalysen in einzelnen Kosten- und Leistungsbereichen durchgeführt werden können. Miteinander Füreinander • Kennzahlen sollten zeitnah erhoben und berichtet werden, so dass wirkungsvolle Reaktionen überhaupt möglich sind, um ggf. gegen Soll-Ist – Abweichungen vorzugehen. • Es ist verbindlich festzulegen, was- wann-wie oft an wen berichtet wird. • Die kontinuierliche Beobachtung macht Kennzahlen zu einem brauchbaren Instrument. Miteinander Füreinander 6. Aufgaben des Controlling Die Aufgaben des Controllings leiten sich aus den Leistungen und Kosten der jeweiligen Einrichtung bzw. des Trägers ab. • Aufbau einer aussagekräftigen Leistungserfassung • Abbau unnötiger bzw. fehlerhafter Leistungserfassungen • Personalbedarfsermittlungen • Analysen und Berechnungen • Erstellen von Kennzahlen und Frühwarnsystemen • Empfängerorientierte Berichterstattung • Beratung der Führungskräfte • Beratung in Pflegesatzverhandlungen Miteinander Füreinander 7. Bausteine des Controlling Controlling ist nur auf der Grundlage einer zuverlässigen und exakten Kostenstellen und Leistungsrechnung möglich. Zuverlässige Buchführung Exakte Kostenrechnung Kostenartenrechnung Kostenstellenrechnung Kostenträgerrechnung detaillierte Budgetierung Kennzahlensystem Aussagefähiges Berichtswesen • • • Plan-/Ist- Vergleich Ursachenanalyse Gegensteuerungsmaßnahmen Miteinander Füreinander 8. Probleme bei der Einführung von Controlling • Keine klar formulierten Fragen • Hervorhebung von Ausnahmen • Aufwand jetzt- Nutzen unsicher • Einseitige Kommunikation • Beschränkung auf messbare Faktoren Miteinander Füreinander 9. Controllingaufgaben aus Sicht eines Einrichtungsleiters In meinem weiteren Vortrag betrachte ich nur die Controlling Aufgaben, die in unserer Gesellschaft von den Leitern der Einrichtung realisiert werden. In anderen Einrichtungen kann es in Abhängigkeit von der Struktur davon abweichende Vorgehensweisen geben. Die Leiter/-innen in den stationären Altenpflegeeinrichtungen unseres Unternehmens haben die Aufgabe, die Kennziffern, die sie unmittelbar beeinflussen können, zu controllen. Das sind im Rahmen des a) operativen Controlling: Miteinander Füreinander Kennzahl Auslastung(bez.auf die Kapazität der Einrichtung) Fachkraftquote Soll Ist 95 % 50 % Personalbestandsanalyse bezogen auf Auslastung und verhandelte Personalrichtwerte Bsp. 60 BW PST 1 3,65 ( 20 BW ) 5,48 PST 2 2,43 ( 20 BW ) 8,23 PST 3 1,82 ( 20 BW ) 10,99 Härtefall 1,50 ( 0 BW ) Personalfluktuation 0 Krankenstand 5% Fort- und Weiterbildung 1% Strom, Gas, Öl Individuelle Sollvorgaben Wasserverbrauch Abwasser Miteinander Füreinander Telefonkosten Überprüfung der Rechnungen Abweichung b ) strategischen Controlling: • 1. Investitionsplan (Instandhaltung /Ersatzbeschaffung) • 2. Plan der Fort- und Weiterbildung • 3. Maßnahmeplan zur Umsetzung des Gesundheits-, Arbeits- und Brandschutz • 4. Stakeholderanalyse Miteinander Füreinander 10. Stakeholderanalyse Pflegeeinrichtung Stakeholderanalyse für eine stationäre Pflegeeinrichtung Stakeholder nehmen aktiv Einfluss auf die Entscheidungen von Unternehmen. Stakeholder stehen aber auch dem Unternehmen als Ressourcen zur Zielerreichung und Strategieverwirklichung zur Verfügung. Mittels Kooperationen unterschiedlichster Interessengruppen werden die Unternehmensziele erreicht. Die Interessen der Stakeholder und des gemeinnützigen Unternehmens sind zu berücksichtigen und im Verhältnis zueinander zu sehen, so dass dem gemeinnützigen Unternehmen kein Schaden entsteht. Miteinander Füreinander 11. Controlling: Überprüfungen gem. gesetzlicher Grundlagen Ergebnisse der stationären Tranzparenzprüfungen rot = vorläufig Stand: 20.04.2010 Landesdurchschnitt: 1,8 Prüfung IK- Nr. Einrichtung am Gesamtnote Pflege 511520341 SZ Kaltenmark 03.02.2010 1,3 511520330 SZ Allstedt Wald 13.01.2010 1,1 511522014 SZ Allstedt Schloß 511510281 SZ Bernburg 08.09.2009 1,1 511510281 Bernburg Geronto 08.09.2009 1,0 511530708 SZ Genthin 511520875 SZ Benndorf 02.09.2009 1,2 511510577 SZ Könnern 511532481 SR Diesdorf 511532481 Diesdorf Geronto 511532697 SWP Wegeleben 26.11.2009 1,0 511530684 STZ Magdeburg PH 19.02.2010 1,0 511531776 habilis SR Magd. 511521160 Spätsommer APH 27.07.2009 1,1 Miteinander Füreinander Was auch immer du tust, tue es klug und habe dein Ziel im Auge. gesta Romanorum 103) Miteinander Füreinander 12. Literatur • Altenheim ( 2.2006): Zeitschrift für das Altenhilfe- Management, Vincentz, Hannover • Clausnitzer Harald Christa/ Sebastian (Hrsg.) (2006): Verantwortung im Führen und Leiten in der Sozialwirtschaft, Evangelische Verlagsanstalt GmbH, Leipzig • • • • Hauser Albert, Neubath Rolf, Obermair Wolfgang (2000) Praxis- Handbuch soziale Dienstleistungen, Taunus Maelicke Bernd (Hrsg.) (2006): Finanzierung in der Sozialwirtschaft, Nomos Verlagsgesellschaft, Baden- Baden • Paritätischer Verband für Beratung und Prüfung e.V. , Mainz • Schwien Bernd (2009): Ganzheitliche Unternehmensführung in Nonprofit-Organisationen, Schäfer/Poeschel Verlag, Stuttgart • www.pflegewiki.de • Theusen, Ludwig (2001): Stakeholder-Management- Möglichkeiten des Umgangs mit Anspruchsgruppen, S.4, Münsteraner Diskussionspapiere zum Nonprofiz-Sektot-Nr. 16 Anspruchsgruppen kennen und bedienen, www.business-wissen.de 2000-2008 Miteinander Füreinander