Projektbericht

Projektbericht
Demonstrator für die Umsetzung einer Integrierten Vorgangsbearbeitung
(IVB) im Rahmen der EU-Dienstleistungsrichtlinie
Ausgangssituation
Während des vom SMI im Rahmen des Projektes IT-Umsetzung der EUDienstleistungsrichtlinie durchgeführten Experten-Hearings wurde vom OSWI die Methode
„Verwaltungsplanung“ vorgestellt. Die Methode sieht vor
• fachliche Muster-Verwaltungspläne in einem Kooperationsnetzwerk zu erstellen und
durch regionale Harmonisierungsplattform-Betreiber bereitzustellen (fachliche
Standardisierung),
• Endnutzer-Verwaltungspläne für Verwaltungen auf der Basis der Muster/Standards zu
erstellen (Individualisierung),
• die Verwaltungspläne direkt als Informationsquelle zu nutzen,
• die Verwaltungspläne direkt oder indirekt für die Steuerung bzw. Administration der
IT-Systeme in einer Integrierten Vorgangsbearbeitung (IVB) zu verwenden,
• bei Bedarf auf der Grundlage der Verwaltungspläne klassische Modellierungs- und
Betrachtungsmethoden (z.B. Geschäftsprozessmodellierung) aufzusetzen.
Im Projekt IT-Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie scheint es naheliegend, die
vollständige Erhebung der individuellen Geschäftsprozesse anzustreben. Einschlägige
Projekterfahrungen zeigen allerdings, dass eine anschließende Harmonisierung
organisationsbezogener Modelle zu einem nicht beherrschbaren Aufwand führen kann.
Durch die organisationsneutrale, funktionale Betrachtung der Fachaufgabe in der
„Verwaltungsplanung“ können allgemeingültige, von vornherein harmonisierte
Musterbeschreibungen in der für die IT-Umsetzung notwendigen Beschreibungstiefe erstellt
werden. Die fach- und organisationsübergreifende Erstellung der Muster kann verteilt und
koordiniert erfolgen. Auf dieser Grundlage können in den einzelnen Verwaltungen
organisationsspezifische Pläne auch mit unterschiedlicher IT-Umsetzungstiefe mit
beherrschbarem Aufwand modelliert werden und die Umsetzung entsprechend dieser
Anforderungen in eigenen Lösungen erfolgen. Eine anschließende spezifische
Geschäftsprozessmodellierung ist auf der Grundlage der Ergebnisse effektiv möglich.
Grundsätzlich muss in Frage gestellt werden, ob die vollständige Modellierung der
individuellen Geschäftsprozesse für eine IT-Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie bei
der Vielzahl von Beteiligten realisierbar und notwendig ist. Die „Verwaltungsplanung“
ermöglicht die IT-Umsetzung in einer Integrierten Vorgangsbearbeitung (IVB), die ein
effektives Informationsmanagement zwischen den Beteiligten unter Verwendung lose
gekoppelter Software-Komponenten ohne die zwingende Nutzung von WorkflowKomponenten garantiert.
Zielstellung
Das Projekt hat die Zielstellung, die Anwendbarkeit der „Verwaltungsplanung“ im
kommunalen E-Government im Allgemeinen und im Rahmen der IT-Umsetzung der EUDienstleistungsrichtlinie im Speziellen nachzuweisen. Dabei sind folgende Fragen zu
beantworten:
• Können durch die „Verwaltungsplanung“ allgemeingültige Muster-Verwaltungspläne
erstellt werden?
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•
•
•
•
•
Lassen sich individuelle Endnutzer-Verwaltungspläne mit geringem Aufwand für
beliebige Verwaltungsstrukturen erstellen?
Wie wird der Machbarkeit zur Erstellung flächendeckender Modelle im Rahmen der
IT-Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie im Vergleich zur klassischen
Geschäftsprozessmodellierung eingeschätzt?
Welche unmittelbaren Nutzungen der „Verwaltungspläne“ sind im Rahmen der ITUmsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie möglich?
o Nutzung für Portale des EAP bzw. der zuständigen Behörden
o Nutzung für die Fallbearbeitung
o Nutzung für die Kommunikation zwischen EAP und zuständiger
Behörde/Beteiligungen
Ist eine Untersetzung der „Verwaltungspläne“ durch Geschäftsprozessmodelle und der
Fallbearbeitung in der Integrierten Vorgangsbearbeitung (IVB) durch
Workflowmanagement möglich?
Ist die Integrierte Vorgangsbearbeitung (IVB) mit unterschiedlichen Systemen
umsetzbar?
Ziel des Projektes ist es nicht, die Verwaltungsplanung als Alternative zu der in den
Pilotregionen eingesetzten Picture-Methode zu untersuchen, da hier keine unmittelbare
Konkurrenzsituation besteht. Die Methoden Picture und Verwaltungsplanung haben
unterschiedliche Zielstellungen, Einsatzzwecke und Ergebnisse.
Projektbeteiligte
An dem Demonstrator-Projekt sind mehrere IT-Dienstleister und Verwaltungen mit eigenen
Sichtweisen und Zielstellungen beteiligt.
Die Leipziger Computer- und Systemhaus GmbH (LeCos) als Projektleiter hat es als ITDienstleister der Stadt Leipzig mit einer Vielzahl eigenständiger IT-Lösungen in vielen
Fachgebieten zu tun. Für die Lecos ist die Verwaltungsplanung als Werkzeug zur fachlichen
Verständigung mit den Fachämtern mit IT-relevanten Ergebnissen sowie als Werkzeug zur
Herausarbeitung von IT-Integrationspotential interessant.
Der Zweckverband Kommunale Informationsverarbeitung Sachsen (KISA) hat viele kleine
und mittlere Kommunen mit unterschiedlichen organisatorischen und IT-Bedingungen als
Kunden. Sie ist an flexiblen einfachen Lösungen mit standardisierten fachlichen Grundlagen
insbesondere zum Vorgangs- und Dokumentenmanagement sowie zur GIS-Integration
interessiert.
Die GISA GmbH (GISA) ist SAP- und DMS-Dienstleister mit kommunalen Hintergrund. Ihr
Interesse besteht in der Senkung des Konfigurationsaufwandes der Systeme durch stabile
fachliche Grundlagen.
Die Ingenieurgesellschaft für Datenverarbeitung und Umweltschutz (IDU) als GISDienstleister richten ihr Augenmerk zunehmend auf eine vorgangsbezogene GIS-Integration,
für die eine fachliche Standardisierung wünschenswert ist.
Das Interesse der Stadt Wilsdruff bestand darin, mit der „Verwaltungsplanung“ einen
ganzheitlichen Lösungsansatz für eine schrittweise Modernisierung zu erproben. Darunter
werden nachhaltige fachliche Grundlagen für verschiedene Aufgabenstellungen, u.a. Betrieb
des Dokumentenmanagementsystems, die Informationsbereitstellung, die Unterstützung der
Doppik und die Ausbildungsunterstützung von Mitarbeitern verstanden.
Die Sächsische Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung (SAKD) begleitet das Projekt, um
die Praxistauglichkeit der Verwaltungsplanung und des Konzepts der Integrierten
Vorgangsbearbeitung (IVB) bei der Umsetzung kommunaler E-Governmentprojekte zu
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prüfen. Die koordinierte und nachhaltige Nutzung von IT und IT-Komponenten auf der
Grundlage fachlich fundiert modellierter Verfahren und unabhängig vom „zufälligen“ KnowHow einzelner Berater steht dabei im Mittelpunkt des Interesses.
Die Fachhochschule der Sächsischen Verwaltung (FHSV) begleitet das Projekt, da die
Verwaltungsplanung bereits Lehrinhalt im Masterstudiengang ist und als Werkzeug für eine
interdisziplinäre Fach- und IT-Ausbildung in Betracht kommt.
Das Institut für Organisations- und Software-Integration Dresden (OSWI) ist Entwickler der
Methode Verwaltungsplanung und wirbt für eine koordinierte Anwendung der Methode in
Sachsen. Für das OSWI dient das Projekt der Vermittlung des Konzepts der
Verwaltungsplanung sowie der organisatorischen Erprobung der Zusammenarbeit zwischen
den Partnern auf der Grundlage des Vertragskonstrukts „Verwaltungsplan-Transfer“ .
Projektbericht
Der vorliegende Projektbericht beschränkt sich zunächst auf die unmittelbaren
Projektergebnisse und -erkenntnisse. Die Verallgemeinerung insbesondere bezüglich der
Geschäftsprozessmodellierung / des Workflowmanagements bzw. der Extrapolation des
Aufwandes wird - soweit möglich - nachgereicht.
Projektteil A
Im Projektteil A lag der Schwerpunkt auf der Beschreibung der Verwaltungsleistungen und
die Nutzung dieser strukturierten Beschreibungen für Homepages und Portale.
Inhaltlich wurde sich auf die „Gaststättenerlaubnis“ beschränkt.
Es wurden folgende Arbeitspakete realisiert:
A.1 Erstellung Muster - Leistungs- und Zuständigkeitsplan für die Leistung „Genehmigung
der Betreibung eines Gaststättengewerbes“
A.2 Erstellung Muster - Dokumentenbedarfsplan für die Leistung „Leistung „Genehmigung
der Betreibung eines Gaststättengewerbes“
A.3 Realisierung eines Demonstrators zur Individualisierung von Muster-Verwaltungsplänen
A.4 Demonstration der Nutzung der individualisierten VPläne für Homepages und Portale
A.1 Erstellung Muster - Leistungs- und Zuständigkeitsplan für die Leistung
Im ersten Schritt wurden die unterschiedlichen Definitionen von Leistungen, Prozessen und
Verfahren im Kommunalen Rahmenproduktplan Sachsen, im Leistungskatalog Leika (DOnline), im Leistungskatalog der KGSt, im Portal des Freistaats Sachsen „Amt24“ und im
„Picture“-Prozessregister der LH Dresden im Kontext „Gaststättenerlaubnis“ betrachtet. Nach
den methodischen Abgrenzungskriterien der Verwaltungsplanung wurden die Leistungen
definiert. Die weitere Betrachtung beschränkte sich auf die Leistung „Erlaubnis der
Betreibung eines Gaststättengewerbes“. Zu der Leistung wurden Leistungsvarianten
herausgearbeitet sowie Kundengruppen zugeordnet, ohne diese in der weiteren
Verwaltungsplanung zu betrachten.
Im zweiten Schritt wurden entsprechend den methodischen Abgrenzungskriterien der
Verwaltungsplanung 24 allgemeingültige Teilleistungen unter Verwendung von
Teilleistungstypen (Bausteine der VPlanung) abgegrenzt und beschrieben.
Im dritten Schritt wurden die relevanten Gesetze/Vorschriften erhoben und mögliche
Controlling-Informationen zu der Leistung benannt. Die informationstechnische
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Untersetzung/Gewinnung dieser Informationen wurde im Projekt aus Aufwandsgründen nicht
betrachtet.
Im vierten Schritt wurden die allgemeingültigen Zuständigkeiten zur Leistung und den
Teilleistungen nach den Zuständigkeitskategorien der Verwaltungsplanung mit Hilfe von 20
allgemeingültigen Fachlichen Rollen (OSWI) beschrieben. Zu den Fachlichen Rollen wurden
die Begrenzungsmöglichkeiten für die Individualisierung der Zuständigkeit definiert
(teilweise).
A.2 Erstellung Muster - Dokumentenbedarfsplan für die Leistung
Im Dokumentenbedarfsplan wird der allgemeingültige maximale Dokumentenbedarf als Input
bzw. Output zu den Teilleistungen beschrieben. Dies erfolgte mit Hilfe von allgemeingültigen
Dokumententypen (OSWI). Innerhalb der Leistung wurden ca. 90 Dokumententypen
eingesetzt.
Unter Verwendung der teilleistungskonkreten Beschreibung des Dokumentenbedarfs wurde
der grobe leistungsbezogene Dokumentenbedarf als Input bzw. Output zur Leistung
beschrieben. Hierbei wurden wegen des Bezugs zur EU-DLR weitere, ergänzende
Informationen wie die Kosten, die Fristen und das Formerfordernis erfasst.
A.3 Realisierung eines Demonstrators zur Individualisierung von MusterVerwaltungsplänen
Zunächst wurden im Projekt die Individualisierungen der Muster-Verwaltungspläne für die
SV Wilsdruff und teilweise für die SV Leipzig ohne Software-Unterstütung durchgeführt.
Dies betraf
• die Individualisierung von Muster-Teilleistungen (Deaktivierung nicht durchgeführter
Teilleistungen),
• die Individualisierung von Muster-Gesetzen/Vorschriften (Deaktivierung) und die
Ergänzung eigener Satzungen/Vorschriften,
• die Individualisierung der Zuständigkeiten durch die Benennung der konkreten
Einrichtungen bzw. Organisationseinheiten und die Spezifizierung der räumlichen und
fachlichen Zuständigkeitsbegrenzungen,
• die Kontrolle des nach der Individualisierung der Zuständigkeiten sich automatisch
ergebenden Leistungsplans für die Einrichtungen bzw. Organisationseinheiten,
• die Individualisierung des Muster-Dokumentenbedarfs (Deaktivierung) und die
Anforderung zusätzlichen Dokumentenbedarfs vom Muster,
• die Individualisierung der ergänzenden Informationen zum Dokumentenbedarf wie die
Kosten, die Fristen und das Formerfordernis.
Als Verwaltungsplan-Software stand im Projekt die IuK-Analyse-Software zur Verfügung,
deren Entwicklung im Fördermittelprojekt der SV Coswig begonnen wurde.
Soweit möglich wurden die Muster-Verwaltungspläne in der IuK-Analyse-Software erfasst.
Für die Individualisierung der Muster-Verwaltungspläne wurde eine Web-Anwendung
konzipiert und realisiert, die eine einfache Individualisierung von Muster-Verwaltungsplänen
durch einzelne Verwaltungen demonstriert, so dass ein mögliches Prozedere veranschaulicht
werden konnte.
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A.4 Demonstration der Nutzung der individualisierten VPläne für Homepages und
Portale
In diesem Projektteil wurde demonstriert, wie die Informationen aus individualisierten
Verwaltungsplänen automatisiert in Homepages der Verwaltung bzw. in Portale Dritter
eingebunden werden können.
In Ermangelung von Vorgaben z.B. im Rahmen der IT-Umsetzung der EU-DLR wurde ein
provisorisches XML-Schema für die Bereitstellung von verfahrensspezifischen Informationen
erarbeitet und mit VPlan-Informationen befüllt.
Die Integration der so bereitgestellten VPlan-Informationen wurde für folgende
Anwendungen demonstriert:
• Für das Stadt-Portal leipzig.de wurden die VPlan-Informationen als Verfahrensdetails
(Zuständige Einrichtungen, Verfahrensanbieter, Zuständigkeitsbeschränkungen,
erforderliche Unterlagen, Formerfordernisse, Ergebnisdokumente, Kosten,
Dauer/Fristen, Gesetze/Vorschriften) in den Behördenwegweiser (Einrichtungen von
A-Z, Stichworte von A-Z) integriert.
• Für das Sachsen-Portal Amt24 wurde aus den VPlan-Informationen eine Seite für die
Darstellung der speziellen Verfahren in zuständigen Behörden (zusätzlich zu
leipzig.de: Zuständigkeiten in Zuständigkeitskategorien, Verfahrensablauf,
Leistungsvarianten, Kundengruppen) entwickelt und diese in die Portalfunktionalität
mit der allgemeinen Beschreibung des Verfahrens integriert.
• Für die Bürgerbüro-Software Fabius wurden zwei Ergänzungen vorgenommen:
o Ein Menupunkt „Verfahrensauskunft“ wurde ergänzt. Hier können
Verfahren/Leistungen im Verwaltungsplan recherchiert werden. Im Ergebnis
werden VPlan-Informationen neben Amt24-Informationen als Auskunft
angezeigt.
o Ein Menupunkt „Annahmestelle (EA)“ wurde ergänzt und hier die
Gaststättenerlaubnis aufgeführt. Zu der Gaststättenerlaubnis werden VPlanInformationen als Verfahrensinformationen angezeigt und die Fallabwicklung
mit VPlan-Informationen (hier Dokumentencheckliste) angedeutet.
Projektdurchführung
Die Durchführung des Projekt haben die Beteiligten im Dezember 2008 vereinbart.
Die inhaltliche Arbeit in der VPlanung wurde durch das OSWI in Zusammenarbeit mit der
SV Wilsdruff geleistet. Zur Vermittlung und Überprüfung der Ergebnisse wurden mit der SV
Wilsdruff vier Projektberatungen durchgeführt.
Die technischen Entwicklungsarbeiten wurden vom OSWI konzipiert und realisiert. Die
Lecos nahm die Einbindung in leipzig.de und in Fabius vor.
Der Abschlussworkshop fand am 04.02.09 in Wilsdruff statt.
Projektteil B
Im Projektteil B lag der Schwerpunkt auf der Nutzung der Verwaltungspläne in einer
Integrierten Vorgangsbearbeitung (IVB).
Inhaltlich wurde das Projekt auf ein reduziertes Fallmanagement (Anwendungsszenarium mit
6 Teilleistungen) zwischen einer Annahmestelle und einer Gewerbebehörde bei der
Beantragung einer „Gaststättenerlaubnis“ beschränkt.
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Es wurden folgende Arbeitspakete realisiert:
B.1 Erstellung Muster - Informations- und Funktionsbedarfsplan
B.2 Individualisierung des Informations- und Funktionsbedarfsplans
B.3 Fachkonzept für die Umsetzung der Integrierten Vorgangsbearbeitung (IVB)
B.4 Realisierung der Anwendungsentwicklungen
B.1 Erstellung Muster - Informations- und Funktionsbedarfsplan
Begrenzt auf das abgestimmte Anwendungsszenarium wurde zunächst der im Projektteil A
beschriebenen Dokumentenbedarf (Dokumententypen in den Teilleistungen) mit
Dokumentenfunktionen untersetzt.
Dokumentenfunktionen beschreiben allgemeingültig IT-Funktionen in einer für
Sachbearbeiter verständlichen Form. Dokumentenfunktionen sind damit die Schnittstelle
zwischen den Fach- und den IT-Spezialisten.
Im Folgenden wurden die Dokumentenfunktionen allgemeingültig IT-technisch mit ITFunktionen und Daten beschrieben. Dazu wurden Dienstetypen (methodenkonforme
allgemeingültige IT-Komponenten nach dem Komponentenkonzept der Integrierten
Vorgangsbearbeitung des OSWI) mit ihren Dienstetypfunktionen und Objekttypen
(methodenkonforme allgemeingültige Informationsobjekte zu natürlichen und juristischen
Objekten des OSWI) mit ihren Objekttypinformationen verwendet.
Als Beispiele für die verwendeten Dienstetypen seien genannt:
• Vorgangsablage1, Postbearbeitung
• Dokumentenablage2, Dokumentenkonvertierung, Formularverwaltung
• Objektdatendienste zu Gewerbebetrieben, Betriebsstätten, Flurstücken, Kunden,
Personen
• Fachdatendienste ALK, ALB, Melderegister
• VPlan-Repository3, Benutzeroberflächenverwaltung, Nutzerverwaltung,
Datentransport
B.2 Individualisierung des Informations- und Funktionsbedarfsplan
Nach der Erstellung des allgemeingültigen Muster – Informations- und Funktionsbedarfsplans
erfolgte dessen Individualisierung auf die im Anwendungsszenarium konkret verfügbaren
Software-Produkte:
• OptimalSystems (nicht realisiert), VISkompakt bzw. entsprechende Übergangsdienste
der Demo-Anwendung
• Gewerbeverfahren eGWR bzw. entsprechende Übergangsdienste der DemoAnwendung
• GIS-Anwendung Cardo
• Formularserver BAK FS bzw. entsprechende Übergangsdienste der DemoAnwendung
• Melderegister KKM (nicht realisiert)
• Demo-Anwendung, VPlan-Software
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protokolliert durchgeführte Leistungs- und Teilleistungsvorgänge
verwaltet vorgangsbezogen Dokumente vordefinierter Dokumententypen
3
verwaltet die Ergebnisse der Verwaltungsplanung und stellt diese zur Nutzung, z.B. zur Rechtesteuerung in der
Vorgangsbearbeitung, zur Verfügung
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Dazu wurden nicht nur die IT-Funktionen, sondern auch die einzelnen Datenfelder zwischen
Muster und Software-Produkt gemapt.
B.3 Fachkonzept für die Umsetzung der Integrierten Vorgangsbearbeitung (IVB)
Im Projekt wurde aus Aufwandsgründen kein professionelles Fachkonzept zur Umsetzung der
Integrierten Vorgangsbearbeitung erstellt. Vielmehr wurden pragmatisch die Anforderungen
an die zu entwickelnden Demo-Anwendungen für die Annahmestelle und die
Gewerbebehörde spezifiziert.
Hauptziel der Demo-Anwendung war es zu demonstrieren, wie Software-Anwendungen
durch das VPlan-Repository (enthält Informationen des Verwaltungsplans) gesteuert und
damit die Verwaltungspläne direkt IT-wirksam werden können. Ferner sollte die VPlangesteuerte und damit transparente Integration von vorhandenen Software-Produkten und
Diensten demonstriert werden.
Eine Integration des VPlan-Repositorys in andere Anwendungen als führende Systeme (z.B.
Vorgangsbearbeitungssysteme) war im Projekt nicht vorgesehen und konnte im
Projektumfang auch nicht geleistet werden.
B.4 Realisierung der Anwendungsentwicklungen
Es wurde eine Web-Anwendung für die Annahmestelle und eine für die Gewerbestelle
entwickelt. Die Anwendungen nehmen selbst die Aufgaben bestimmter Dienste war (u.a.
Nutzerverwaltung, Benutzeroberflächenverwaltung) und binden andere Anwendungen und
Dienste ein. Dabei wird das VPlan-Repository zur Steuerung der Funktionalität genutzt.
Ferner mussten die Anwendungen einige Dienste simulieren, wenn sie nicht oder nicht
vollständig verfügbar waren. Dazu gehörten Funktionen zum eGWR, zum
Dokumentenmanagement, zum Datentransport und auch Funktionen des VPlan-Repositorys.
Projektdurchführung
Die inhaltliche Arbeit in der VPlanung wurde durch das OSWI geleistet. Ebenso wurden die
Fachkonzepte durch das OSWI erstellt.
Die technischen Entwicklungsarbeiten wurden vom OSWI realisiert. Die KISA konfigurierte
das VISkompakt und das Antragsformular. Außerdem stellte die KISA eGWR-Daten und
IDU die GIS-Dienste zur Verfügung.
Der Abschlussworkshop fand am 24.04.09 in Wilsdruff statt.
Fazit
Das Demonstratorprojekt brachte folgende Erkenntnisse:
− Ebene: Organisation der Verwaltung
o Mit der „Verwaltungsplanung“ können allgemeingültige Muster-Verwaltungspläne4
erstellt werden.
4
Muster -Verwaltungspläne bilden den fachlichen Bedarf zu folgenden Inhalten, die durch ein Methodenmodell
integriert werden, strukturiert ab: Leistungsbeschreibungen mit Schwerpunkt Vorgangsprotokollierung,
Zuständigkeiten mit Schwerpunkt Vorgangsrechte, Dokumentenbedarf (Input/Output) mit Schwerpunkt
Vorgangsdokumentation, IT-Dienste/IT-Funktionen mit Schwerpunkt Vorgangsunterstützung,
Datenobjekte/Daten mit Schwerpunkt Integration und Standardisierung
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o Aus Muster-Verwaltungsplänen lassen sich mit geringem Aufwand individuelle
Endnutzer-Verwaltungspläne für beliebige Verwaltungsstrukturen erstellen.
o Die Muster-Verwaltungspläne greifen nicht in die Organisationshoheit der
Kommunen ein, sondern sorgen soweit für eine minimale Standardisierung, wie diese
für eine effektive Planung und Umsetzung der IT-Unterstützung notwendig erscheint.
o Die Verwaltungspläne ermöglichen den effektiveren Einsatz von klassischen
Organisationsmethoden zur Prozessoptimierung auch wenn dieser durch den Einsatz
der Verwaltungsplanung in kleineren Verwaltungen nicht mehr notwendig erscheint.
− Ebene: Planung der IT-Unterstützung der Verwaltung
o Die „Verwaltungsplanung“ ermöglicht in den Muster-Verwaltungsplänen eine
detaillierte fachliche Planung der IT-Unterstützung. Diese erfolgt aus den objektiven
fachlichen Erfordernissen unabhängig von der Organisation der Prozesse und
unabhängig von der aktuellen IT-Unterstützung.
o Mit dieser „IT-Blaupause“ kann die individuelle IT-Unterstützung der Verwaltungen
entsprechend den konkreten Bedingungen entwickelt werden. Anbieter können ihre
Angebote an den Muster-Verwaltungsplänen ausrichten.
− Ebene: Unmittelbare IT-Nutzung
o Am Beispiel der EU-Dienstleistungsrichtlinie wurde im Projekt demonstriert, dass die
Verwaltungspläne direkt in IT-Szenarien technisch genutzt werden können:
! Veröffentlichung von Auszügen aus Verwaltungsplänen auf Homepages der
Verwaltung oder Amt24 zur Information der Dienstleister/Bürger über die
Verwaltungsleistungen und die detaillierten Bedingungen bei ihrer
Inanspruchnahme,
! Übermittlung von Auszügen aus Verwaltungsplänen an Berechtigte (z.B. EAP)
zur Information über die Durchführung der Verwaltungsleistungen,
! Nutzung der Verwaltungspläne für die rechtssichere Führung von
elektronischen Akten,
! Nutzung von Verwaltungsplänen für die rechtssichere elektronische
Übermittlung von Teilakten (hier zwischen EAP-Annahmestelle und
Gewerbebehörde),
! Nutzung für die bedarfsgerechte Bereitstellung von Software-Diensten in der
Vorgangsbearbeitung.
o Die technische Nutzung von Verwaltungsplänen wurde in einem Szenarium mit
unterschiedlichen Software-Produkten (u.a. Dokumentenmanagement, GIS)
demonstriert.
Die Projekt-Beteiligten haben sich zu den Projektergebnissen folgendermaßen positioniert:
− SV Wilsdruff
o Die in kurzer Zeit erreichten Ergebnisse wurden aus fachlicher Sicht positiv bewertet
(hoher Lerneffekt). Ein Einsatz der Verwaltungspläne ist unter verschiedenen
Zielstellungen sinnvoll. Die breite Mitwirkung anderer Verwaltungen ist
wünschenswert.
− KISA
o Die KISA sieht die Verwaltungsplanung als ihr strategisches Werkzeug zur ITgerechten Aufbereitung der Verwaltungsprozesse und wird dies in IT-Projekten u.a.
zur EU-Dienstleistungsrichtlinie einsetzen.
− Lecos
o Die Lecos hält die Verwaltungsplanung für geeignet, die Integration in ihren ITProdukten voranzutreiben und die IT-Produkte weiterzuentwickeln. Ferner kann die
Verwaltungsplanung ein wichtiges Mittel zur Kommunikation der IT-Anforderungen
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zwischen der Stadt Leipzig und der Lecos sein. Die Lecos wird dies der Stadt
entsprechend vermitteln.
− GISA
o Die GISA hält eine tiefere technische Integration zwischen VerwaltungsplanRepository und dem Dokumentenmanagementsystem VISkompakt für möglich.
− FHSV Meißen
o Die Fachhochschule hat die Verwaltungsplanung als Modul in den Masterstudiengang
eingeordnet und hält eine breitere Nutzung in der Ausbildung für möglich.
− SAKD
o Die SAKD kam im Projekt zu der Erkenntnis, dass die Verwaltungsplanung geeignet
ist, die Koordinierung von E-Government-Aktivitäten nachhaltig zu unterstützen. Dies
gilt zum einen für die Planung von E-Government-Projekten und zum anderen für die
konkrete Umsetzung in den Projekten. Auch für die Unterstützung der
Standardisierungsbemühungen der SAKD kann die Verwaltungsplanung eine
entscheidende Hilfe sein.
o Die SAKD hat unabhängig vom Demonstrator-Projekt die Verwaltungsplanung mit
der Beschreibung von Abläufen / Prozessen einer Verwaltung (z.B. mittels der
Picture-Methode) verglichen. Dabei wurde deutlich, dass die Verwaltungsplanung den
Schwerpunkt auf die Unterstützung der Kernprozesse und deren
informationstechnischen Standardisierung legt und die organisations- und
ablaufprozessorientierte Unterstützung (und deren Optimierung) als Folgeprozess
betrachtet. Die Verwaltungsplanung sieht die technisch nachhaltige Optimierung zu
den fachlichen Kernaktivitäten als ihre Hauptaufgabe. Damit grenzen sich die
Herangehensweisen deutlich voneinander ab, was eine Integration der Methoden zur
gleichzeitigen Nutzung der jeweiligen Stärken sinnvoll erscheinen lässt.
9/9