FAQ´s für Reisevorbereitung

Abteilung D
- Dienstleistungszentrum -
FACHBEREICH
THEMATIK
Reisekosten
FAQ´s für Reisevorbereitung
Inhalt
1. Ich benötige für eine Dienstreise einen Fahr-/Flugschein oder eine
Hotelreservierung. Wie bestelle ich diese Reisemittel?
2. Was muss ich tun, wenn ich mit der Bahn fahren möchte?
3. Ich reise öfter mit der Bahn. Ist der Erwerb einer BahnCard erstattungsfähig?
4. Was versteht man unter dem „Shuttle“?
5. Was muss ich bei Flügen beachten?
6. Wann darf ich einen Mietwagen benutzen und was ist zu beachten?
7. Unter welchen Voraussetzungen wird ein erhebliches dienstliches Interesse an
der Benutzung des Privat-Kfz anerkannt?
8. Wer bucht Hotelzimmer und welche Übernachtungskosten sind erstattungsfähig?
9. Können für Personen, die mich auf der Dienstreise begleiten, auch Reisemittel
bestellt werden?
10. Ich brauche für meine Reise zur Hotel- oder Fahrkartenbuchung eine Kreditkarte,
habe aber bisher keine. Was kann ich tun?
11. Sind die Kosten einer Jahresgepäckversicherung erstattungsfähig?
12. Kann ich die Dienstreise mit einem Privataufenthalt verbinden? Was muss ich
beachten?
13. Was geschieht, wenn ich eine geplante Dienstreise, für die bereits Reisemittel
beschafft wurden, nicht antreten kann?
Stand: 01 / 2011
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1. Ich benötige für eine Dienstreise einen Fahr-/Flugschein oder
eine Hotelreservierung. Wie bestelle ich diese Reisemittel?
Wenn Ihr Dienstherr / Arbeitgeber die Reisevorbereitung dem Dienstleistungszentrum
des BADV übertragen hat, schicken Sie bitte den Vordruck „Reisemittelbestellung“
ausgefüllt (sofern handschriftlich bitte in Blockschrift) per Fax, per Post oder bei
Eilbedürftigkeit auch per E-Mail rechtzeitig an die für Sie zuständige Reisestelle in Bonn
oder Berlin. Den Vordruck finden Sie unter dem Navigationspunkt „Formulare“. Wenn
möglich fügen Sie bitte die Dienstreisegenehmigung bei.
Eine telefonische Annahme von Reisemittelbestellungen erfolgt grundsätzlich nicht.
2. Was muss ich tun, wenn ich mit der Bahn fahren möchte?
Da nur notwendige Fahrkosten erstattet werden, sind mögliche Fahrpreisermäßigungen
auszunutzen. Der Bund erhält als Großkunde der Deutschen Bahn AG einen Rabatt.
Um sicher zu stellen, dass alle erzielbaren Fahrpreisermäßigungen ausgenutzt werden
können, wird empfohlen, die Buchung (und Bezahlung) der Bahnfahrkarten über die
Reisestelle vornehmen zu lassen. Sie erhalten von dort ein Online-Ticket per E-Mail
zugesandt. Zur Identifikation in der Bahn benötigen Sie entweder eine so genannte
BonusCard Business, eine BahnCard, eine Kreditkarte, eine ec-Karte oder Ihren
Personalausweis.
Wenn Sie sich nicht an Ihre Reisestelle wenden, sondern als Selbstbucher ein
OnlineTicket erwerben möchten, achten Sie bitte darauf, dass nur der folgende
Bestellweg über den BIBE – Zugang im Intranet des Bundes (IVBB) die maximale
Rabattierung ermöglicht:
https://antrag.tms.bva.ivbb.bund.de/tms/applications/bibe/content/entry/entry.html
Sie benötigen zur Selbstbuchung eine private Kreditkarte.
Hinweis: Entstandene Fahrtkosten mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln
werden bei einer Fahrzeit unter zwei Stunden für die einfache Strecke bis zur Höhe der
niedrigsten Beförderungsklasse erstattet! Nach Bundesreisekostengesetz können die
Kosten der Nutzung einer höheren Klasse ab einer Fahrzeit von mindestens zwei
Stunden erstattet werden. Maßgebend ist der Zeitraum von der planmäßigen Abfahrt
vom Startbahnhof bis zur planmäßigen Ankunft am Zielbahnhof einschließlich
Umsteigezeiten.
In verschiedenen Dienststellen soll jedoch aus Sparsamkeitsgründen generell auf die
Nutzung der 1.Klasse verzichtet werden. Da es sich hinsichtlich der Benutzung der 1.
Klasse um eine „Kann-Vorschrift“ handelt, hängt die Erstattungsfähigkeit somit von der
individuellen Regelung in Ihrer Dienststelle ab. Es sind maximal die Auslagen
erstattungsfähig, die bei einer Buchung durch die Reisestelle entstanden wären.
Zur Vermeidung von Nachteilen ist es ratsam, sich in Zweifelsfällen vor der Buchung bei
Ihrer zuständigen Reisestelle zu informieren.
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3. Ich reise öfter mit der Bahn. Ist der Erwerb einer BahnCard
erstattungsfähig?
Wenn sich die Anschaffungskosten einer privat beschafften BahnCard durch die Nutzung
bei Dienstreisen vollständig amortisiert haben, können die Kosten auf Antrag erstattet
werden. Hierzu reicht ein formloser Antrag unter Beifügung einer Kopie der BahnCard und
der Benennung der Dienstreisen, für die die BahnCard eingesetzt wurde. Die im
Gültigkeitszeitraum dienstlich verwendeten Fahrscheine sind aufzubewahren und ggf. auf
Anforderung vorzulegen. Eine anteilige Erstattung ist ausgeschlossen. Eine Erstattung
aufgrund einer Prognose im Voraus ist nicht mehr zulässig.
.
4. Was versteht man unter dem „Shuttle“?
Das so genannte „Shuttle“ verkehrt zwischen Köln/Bonn und Berlin bzw. Düsseldorf und
Berlin. Es handelt sich um eine unentgeltliche Beförderungsmöglichkeit für den
Dienstreisenden.
Die Flugbuchung erfolgt nur über die Reisestelle! Der/ die Reisende erhält eine
Buchungsbestätigung per E-Mail.
Die Shuttle-Flugzeiten finden Sie unter dem Navigationspunkt „Reiseplanung“.
Vor erstmaliger Shuttle-Benutzung werden von der Reisstelle die notwendigen
Stammdaten erfasst. Jeder Reisende erhält eine Identifikationsnummer, die aus einer
vierstelligen Behördenkennziffer und den letzten vier Ziffern der Personalausweis-/
Reisepass- oder Dienstausweisnummer besteht. Im Check-In-Schalter weist der
Reisende seine Berechtigung nur noch durch Vorlage des Ausweises, dessen Nummer
Bestandteil der Identifikationsnummer ist, nach. Es ist also unbedingt notwendig, den
entsprechenden Ausweis bei jeder Reise mit dem Shuttle mitzuführen. Empfehlenswert
ist auch das Mitführen der Buchungsbestätigung.
Shuttlebuchungen sind frühestens vier Wochen vor dem Reisetag möglich.
5. Was muss ich bei Flügen beachten?
Bei Flugzeugbenutzung werden die Kosten der niedrigsten Flugklasse erstattet, wenn
der Flug aus dienstlichen (z. B. terminbedingt) oder wirtschaftlichen Gründen geboten
war. Wirtschaftliche Gründe liegen z.B. vor, wenn bei der Flugzeugbenutzung geringere
Reisekosten entstehen als bei Bahnfahrten, oder wenn ein Arbeitszeitgewinn von
insgesamt mindestens einem ganzen Arbeitstag entsteht.
Flugkosten sind in Ausnahmefällen auch erstattungsfähig, wenn sich aufgrund der
Flugzeugbenutzung die Dauer der Dienstreise erheblich reduziert und dadurch
zwingende Familienpflichten (notwendige Betreuung der mit Dienstreisenden in
häuslicher Gemeinschaft lebender Kinder und pflegebedürftigen Angehörigen) besser
wahrgenommen werden können und eine Alternative zur Betreuung durch den
Dienstreisenden nicht besteht.
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Die Verhandlungsgruppe Flug des Travel Managements des Bundes hat mit diversen
Fluggesellschaften Förderabkommen vereinbart. Um sicher zu stellen, dass ggf. die
vereinbarten Konditionen ausgenutzt werden, sollte eine Flugbuchung nur im
begründeten Ausnahmefall von Ihnen selbst durchgeführt werden. Wenden Sie sich für
Flugbuchungen bitte möglichst frühzeitig an Ihre Reisestelle.
6. Wann darf ich einen Mietwagen benutzen und was ist zu
beachten?
Wenn Sie aus triftigen Gründen einen Mietwagen benutzen möchten, werden die
entstandenen notwendigen Kosten erstattet. Triftige Gründe für die Anmietung eines
Mietwagens liegen z.B. vor, wenn zur Erledigung eines Dienstgeschäfts regelmäßig
verkehrende Beförderungsmittel nicht genutzt werden können oder schweres und/oder
sperriges Dienstgepäck mitzuführen ist. Die Anerkennung der triftigen Gründe sollte
zweckmäßigerweise vor Reiseantritt erfolgen.
Der Bund hat Sondervereinbarungen mit mehreren Mietwagenunternehmen getroffen.
Für genauere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihre Reisestelle.
Bei Anmietung/Abholung eines Fahrzeuges müssen der Führerschein, eine gültige
Kreditkarte oder eine Kostenübernahmeerklärung der Reisestelle und der
Personalausweis vorgelegt werden.
7. Unter welchen Voraussetzungen wird ein erhebliches
dienstliches Interesse an der Benutzung des Privat-Kfz
anerkannt?
Bei Benutzung eines PKW oder eines anderen motorbetriebenen Fahrzeugs wird eine
Wegstreckenentschädigung von 20 Cent je Kilometer zurückgelegter Strecke gewährt,
grundsätzlich jedoch nur bis zu einem Höchstbetrag von 130 (bzw.150) Euro.
Besteht an der Benutzung eines Kraftwagens ein erhebliches dienstliches Interesse,
beträgt die Wegstreckenentschädigung 30 Cent je Kilometer zurückgelegter Strecke.
Von einem solchen Interesse ist grundsätzlich nur auszugehen, wenn ein Dienstgeschäft
sonst nicht durchgeführt werden kann (z.B. bei einer Schwerbehinderung des/der
Dienstreisenden mit dem Merkzeichen aG) oder die Nutzung eines Kraftfahrzeuges nach
Sinn und Zweck des Dienstgeschäftes notwendig ist.
Das erhebliche dienstliche Interesse muss vor Antritt der Dienstreise in der Anordnung
oder Genehmigung schriftlich mit entsprechendem, separaten Vordruck von der dazu
befugten Stelle festgestellt werden.
Steht ein Dienst-Kfz zur Verfügung oder ist die Nutzung eines Mietwagens
sachgerechter, ist die Anerkennung nach § 5Abs.2 BRKG ausgeschlossen.
8. Wer bucht Hotelzimmer und welche Übernachtungskosten sind
erstattungsfähig?
Wenn Sie möchten, reserviert die Reisestelle Hotelzimmer für Sie. Hierdurch haben Sie
den Vorteil, dass die entstandenen Übernachtungs- und Frühstückskosten im Rahmen
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der Abrechnung in voller Höhe erstattet werden erstattet werden, weil gewährleistet ist,
dass die reisekostenrechtlichen Bestimmungen und Preisgrenzen beachtet wurden.
Wenn Sie dennoch Hotelzimmer lieber selbst auswählen und buchen möchten, bittet
Reisestelle dabei Folgendes zu beachten:
Übernachtungen im Inland
Übernachtungskosten sind ohne Angabe weiterer Gründe erstattungsfähig, wenn ein
Betrag von 60 Euro (ohne Frühstück) nicht überschritten wird.
Die nachgewiesenen Übernachtungskosten sind auch dann erstattungsfähig, wenn Sie
ein Hotelzimmer aus der so genannten TMS- Hotelliste des Bundes zu dem dort
angegebenen Preis gebucht haben. Darin werden Ihnen Hotelzimmer zu speziellen
Bundraten angeboten. Die TMS-Hotelliste finden Sie unter dem Navigationspunkt
„Reiseplanung“. Einige Hotels bieten zu Messezeiten jedoch keine Bundraten an. Zudem
kann der Preis auch dann höher ausfallen, wenn die für Bundesbedienstete vereinbarte
Zimmerkategorie bereits ausgebucht sein sollte.
Bitte beachten Sie, dass der in der TMS-Hotelliste angegebene Preis die Obergrenze
des nach reisekostenrechtlichen Bestimmungen Erstattbaren darstellt. Sofern die
ortsgebundene Obergrenze aus der TMS-Liste überschritten wurde, ist die
Unvermeidbarkeit der entstandenen Kosten darzulegen und nachzuweisen.
Unvermeidbar sind zum Beispiel erhöhte Übernachtungskosten dann, wenn kein
anderes zumutbares preiswerteres Hotel buchbar gewesen ist.
In Zweifelsfällen wenden Sie sich bitte an die Reisestelle.
Wenn die Reisestelle die Kosten (schriftlich) vor Reiseantritt als angemessen anerkannt
hat, sind sie in dieser Höhe erstattungsfähig.
Wichtiger Hinweis:
Frühstückskosten über 4,80 Euro, die in der Rechnung neben den Übernachtungskosten
extra ausgewiesen sind, können nur dann in voller Höhe erstattet werden, wenn
1. das Hotel vom Dienstherrn/ Arbeitgeber gebucht und dem/ der Dienstreisenden
zur Verfügung gestellt wurde (sog. Arbeitgeberveranlassung), oder
2. die Dienstreisenden von ihrem Arbeitgeber/Dienstherrn zur Selbstbuchung im
Sinne der Arbeitgeberveranlassung befugt wurden.
Außerdem muss die Hotelrechnung zwingend auf den Arbeitgeber/ Dienstherrn
ausgestellt worden sein.
Übernachtungen im Ausland
Die Höhe der Erstattung im Ausland richtet sich grundsätzlich nach dem Reiseziel (Land
bzw. Land und Region/Stadt) und ist in Spalte 3 der Anlage zur Allgemeinen
Verwaltungsvorschrift über die Neufestsetzung der Auslandstage- und
Auslandsübernachtungsgelder (ARVVwV) zu § 3 Absatz 1
Auslandsreisekostenverordnung (ARV) festgelegt.
Gem. § 3 Absatz 1 Satz 3 ARV können auch höhere Hotelkosten in begründeten
Ausnahmefällen erstattet werden, wenn die nachgewiesenen notwendigen
Übernachtungskosten das jeweilige Auslandsübernachtungsgeld übersteigen. Eine
gesonderte, qualifizierte Begründung der entstandenen höheren Hotelkosten durch
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Dienstreisende ist nur entbehrlich, wenn die Reisestelle die höheren
Übernachtungskosten vor Reiseantritt als angemessen anerkannt hat oder
Dienstreisende selbst Hotelzimmer aus einem von der Reisestelle herausgegebenen
Hotelverzeichnis (beispielsweise der TMS -Hotelliste des Bundes für das Ausland) zu
dem dort angegebenen Preis buchen.
Auch bei Übernachtungen im Ausland können Frühstückskosten, die über 20 % der
Auslandstagegeldpauschale liegen, und in der Rechnung neben den
Übernachtungskosten extra ausgewiesen sind, nur dann in voller Höhe erstattet werden,
wenn
1. das Hotel vom Dienstherrn/ Arbeitgeber gebucht und dem/der Dienstreisenden zur
Verfügung gestellt wurde (sog. Arbeitgeberveranlassung), oder
2. die Dienstreisenden von ihrem Arbeitgeber/Dienstherrn zur Selbstbuchung im Sinne
der Arbeitgeberveranlassung befugt wurden.
Als weitere Voraussetzung muss die Hotelrechnung zwingend auf den Arbeitgeber/
Dienstherrn ausgestellt worden sein.
9. Können für Personen, die mich auf der Dienstreise begleiten,
auch Reisemittel bestellt werden?
Wenn an der Reise mehrere Dienstreisende aus Ihrer Dienststelle teilnehmen, und Sie
während der Bahnfahrt nebeneinander sitzen möchten und/oder in demselben Hotel
untergebracht werden möchten, geben Sie diesen Wunsch bitte in der
Reisemittelbestellung an.
Mitreisende Personen, die keinen Anspruch auf Reisekostenerstattung haben (z.B.
Familienangehörige), müssen ihre Reisemittel selbst erwerben.
10. Ich brauche für meine Reise zur Hotel- oder Fahrkartenbuchung
eine Kreditkarte, habe aber bisher keine. Was kann ich tun?
Die Commerzbank bietet den Beschäftigten des Bundes für dienstliche Zwecke eine
VISA-Corporate Card an. Sie ist eine Kreditkarte, die ausschließlich für Ausgaben im
Zusammenhang mit Dienstreisen kostenlos zur Verfügung gestellt wird.
Der Ausgleich der Rechnung erfolgt durch Lastschriftverfahren von Ihrem privaten
Konto. Vorteil: Hotel-, Bahn- oder Flugkosten belasten Ihr Konto erst 28 Tage nach
Rechnungsdatum (d.h. in der Regel nach bereits erfolgter Reisekostenerstattung).
Bei Interesse wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige Reisestelle.
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11. Sind die Kosten einer Jahresgepäckversicherung
erstattungsfähig?
Auslagen für eine Jahresgepäckversicherung können berücksichtigt werden, wenn diese
voraussichtlich billiger als die sonst in Betracht kommenden Einzelversicherungen ist.
Die Jahresprämie wird grundsätzlich erst erstattet, wenn sie sich insgesamt bei
hinreichend vielen Einzelreisen im Vergleich zu den Einzelversicherungsprämien
rechnet. Wenn Sie aus privaten Gründen eine Jahresgepäckversicherung
abgeschlossen haben, können gesonderte Gepäckversicherungskosten für Dienstreisen
nicht erstattet werden.
12. Kann ich die Dienstreise mit einem Privataufenthalt verbinden?
Was muss ich beachten?
Fahrkarten mit privaten Umwegen können ebenfalls von der Reisestelle gebucht
werden. Die Mehrkosten für die privaten Umwege sind von den Dienstreisenden zu
zahlen. Das gilt auch, wenn bei der Reise mit dem privaten Umweg die 2. Wagenklasse
genutzt wird, obwohl die Bahnfahrt über 2 Stunden dauert.
Wenn Sie eine Dienstreise mit einem privaten Aufenthalt oder einer privaten Reise
verbinden, wird die Reisekostenvergütung so bemessen, als ob nur die Dienstreise
durchgeführt worden wäre. (Die Reisekostenvergütung darf jedoch die sich nach dem
tatsächlichen Reiseverlauf ergebende nicht übersteigen.)
Diese Regelung erfasst aber nicht die Fälle, in denen im Einvernehmen zwischen
Reisestelle und Dienstreisendem der Aufenthalt über die Dauer des Dienstgeschäfts
hinaus verlängert wird, um z.B. erhebliche Flugpreisermäßigungen zu erreichen.
Wichtig:
Werden Dienstreisen mit einem Urlaub von mehr als fünf Arbeitstagen verbunden,
werden nur die zusätzlich für die Erledigung des Dienstgeschäfts entstehenden Kosten
als Fahrtauslagen erstattet; Tage- und Übernachtungsgeld wird für die Dauer des
Dienstgeschäfts sowie die zusätzliche Reisezeit gewährt! Bitte geben Sie ggf. bereits im
Antrag auf Genehmigung der Dienstreise an, dass Sie beabsichtigen, die Dienstreise mit
einem Urlaub von mehr als 5 Arbeitstagen zu verbinden.
Der Tatbestand „Urlaub“ ist auch erfüllt, wenn der Dienstreisende an einem Tag an dem
allgemein gearbeitet wird, von der Arbeits-/Dienstleistung individuell befreit ist (bspw. bei
Gleitzeittagen und Abgeltung von Mehrarbeitszeit).
13. Was geschieht, wenn ich eine geplante Dienstreise, für die
bereits Reisemittel beschafft wurden, nicht antreten kann?
Ganz wichtig ist, dass Sie die Kosten so gering wie möglich halten! Unterrichten Sie die
Reisestelle bitte unverzüglich, damit Buchungen rechtzeitig storniert werden können.
Wenn Dienstreisen aus Gründen, die Sie nicht zu vertreten haben, entfallen, werden die
Ihnen im Rahmen der Vorbereitung entstandenen notwendigen Auslagen unter
Berücksichtigung der Regelungen des BRKG erstattet.
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