3013_02-08__Merkblatt Dienst-Fortbildungsreisen

Merkblatt zu Dienst-/Fortbildungsreisen
Stand: Februar 2008
1. Wann ist eine Dienstreise – wann eine Fortbildungsreise zu beantragen?
Eine Dienstreise liegt immer dann vor, wenn die am auswärtigen Geschäftsort durchzuführenden
Aufgaben bzw. wahrzunehmenden Interessen im unmittelbaren Zusammenhang mit den an der
Dienststelle tatsächlich laufenden Lehr- und Forschungstätigkeiten stehen.
Um eine Fortbildungsreise handelt es sich, wenn die/der Bedienstete zum Zwecke der beruflichen
Weiterbildung oder Erweiterung ihrer/seiner beruflichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen, zur
Anpassung an geänderte dienstliche Anforderungen oder zur Vorbereitung auf die Wahrnehmung neuer
oder anderer Aufgaben eine Reise im dienstlichen Interesse unternimmt.
2. Um k e i n e Dienst-/Fortbildungsreisen handelt es sich
bei Tätigkeiten ohne Dienstaufgabencharakter bei oder für Einrichtungen/Behörden außerhalb der
Universität z.B.
- Gutachtertätigkeiten,
- Mitwirkung als externer Prüfer,
- Vortragstätigkeit mit Honorar,
- Bewerbungs- und Vorstellungsreisen,
- Verlegerverhandlungen,
- persönliche Einladungen zu Fest-/Gedenkveranstaltungen.
- Tätigkeit als Vormund u.ä.,
- Abschlussarbeiten bei früheren Dienstherrn,
- Mitwirkung
in,
bei
und
für
Akademien
der
Wissenschaft,
Wissenschaftsräten,
Berufungskommissionen anderer Universitäten, Berufsverbänden, Vereinstätigkeit
3. Antragstellung
-
-
-
Bitte verwenden Sie nur die aktuellen Vordrucke – im Internet abrufbar.
Stellen Sie den Antrag auf Genehmigung sofort, wenn Sie wissen, dass Sie die Dienstreise
durchführen wollen oder sollen, auch wenn die Reise erst später stattfindet. Eventuelle Änderungen
vor Reiseantritt können mit der Dienstreisestelle (Tel.: 31-2544) telefonisch besprochen werden.
Die telefonische Anmeldung einer Dienstreise ist nur für die Reisen eingerichtet, die sich tatsächlich
kurzfristig ergeben – nicht für Dienstreisen die seit Wochen bekannt sind!!!
Die Angabe aller privaten Aufenthaltstage (auch Samstage/Sonn- und Feiertage) in Nr. 4. des
Dienstreiseantrages ist zwingend!!!
Auch die Angabe der Haushaltstelle (= T i t e l – Nr.) in Abschnitt III. des Dienstreiseantrages ist
unverzichtbar. Zu den Haushaltmitteln zählen alle Gelder, die über die Universität Würzburg zur
Auszahlung kommen, unabhängig von der Herkunft.
Die Stellungnahme zur Notwendigkeit der Dienst-/Fortbildungsreise darf nur der Lehrstuhlinhaber
(=Vorgesetzter aller am Lehrstuhl Beschäftigten) oder sein Vertreter mit dem Zusatz
i. V. unterschreiben, bei dem der/die Dienstreisende laut Arbeitsvertrag beschäftigt. ist.
4. Grund der Reise – was wird gemacht? – Dienstlicher Bezug
Bitte tragen Sie für einen nicht fachkundigen Sachbearbeiter ein, warum Sie was vor Ort erledigen und
den Bezug zu Ihrem betroffenen Lehr-/Forschungsgebiet = dienstlicher Bezug. Bitte vermeiden
Sie Abkürzungen.
Wenn ein Vortrag gehalten wird, sind Angaben zum Honorar immer erforderlich.
5. Beförderungsmittel
Anzugeben sind alle Hauptverkehrsmittel vom Dienstort zum Geschäftsort und zurück.
A
Privates Kraftfahrzeug
Triftige Gründe für die Benutzung eines privateigenen Kfz (od. Mietwagen), auch für Fahrten von der
Wohnung zum Bahnhof/Flughafen und zurück, können nur anerkannt werden,
./.
4.1-DR - 3013(07)
2
a)
b)
c)
d)
e)
wenn mindestens eine Person im Kfz des Dienstreisenden mitgenommen wird, die gegenüber
dem selben Dienstherrn Anspruch auf Reisekostenvergütung hat,
wenn das öffentliche Verkehrsmittel nicht oder nicht zeitgerecht verkehrt,
unzumutbarer zeitlicher Mehraufwand, das kann bei Arbeitszeiteinsparung von mehr als einer
Stunde sein, Einsparung mindestens einer Übernachtung,
bei schwerem (mehr als 10 kg), sperrigem Gepäck,
Transport lebender Tiere, empfindlicher Chemikalien in Kühlbehältern, Geländearbeiten
zwingende persönliche Gründe gesundheitlicher Art (z. B. Schwerbehinderung).
Familiäre Gründe oder Angaben wie „Zeitfaktor“, „Termin“, Hotel außerhalb u. ä. können nicht
berücksichtigt werden.
B
Öffentliche Verkehrsmittel (Deutsche Bahn u. a.)
Bei der Deutschen Bahn gibt es z. Zt. folgende Preisvergünstigungen:
Großkundenrabatt (GKR)
Alle Beschäftigten der Universität Würzburg bekommen einen Rabatt von 10% bei allen
Buchungen von Fahrkarten für Dienst- und Fortbildungsreisen, wenn die Kundennummer
7106211
angegeben wird. Erfolgt diese Angabe beim Kauf der Fahrkarte nicht, wird bei der Abrechnung
die Erstattung des Fahrpreises um 10% gekürzt.
BahnCard 25 und BahnCard 50.
Die BahnCard wird erstattet, wenn diese in unmittelbarem Zusammenhang mit einer
Dienstreise erworben wird, ein Beschäftigungsverhältnis mit der Universität besteht und die
Wirtschaftlichkeit zu erwarten ist.
Die Angabe der o.a. Kundennummer ist auch beim Erwerb der BahnCard (BC) notwendig.
Dadurch wird die automatische Verlängerung der BahnCard aufgehoben und der Neuerwerb
einer BahnCard im zeitlichen Zusammenhang mit der nächsten Dienstreise ermöglicht.
Außerdem kann die Wirtschaftlichkeitsprüfung neu durchgeführt werden.
Hinsichtlich der Wirtschaftlichkeit der BahnCard – in der 2. Klasse der Deutschen Bahn und
unter Einrechnung des Großkundenrabatts der Universität – gilt Folgendes:
1. Bei Dienstreisen mit voraussichtlichen Fahrtkosten bis 245,00 € lohnt sich der Erwerb einer
BahnCard nicht.
2. Bei Dienstreisen mit voraussichtlichen Fahrtkosten von mehr als 245,00 € bis 734,00 €
lohnt sich die BahnCard 25.
3. Bei Dienstreisen mit voraussichtlichen Fahrtkosten von über 734,00 € lohnt sich die
BahnCard 50.
Bonusprogramm für BahnCard-Besitzer der Deutschen Bahn ab 01.09.2005:
* Im Interesse einer sparsamen Bewirtschaftung der Haushaltsmittel ist grundsätzlich an
dem Bonusprogramm der Bahn teilzunehmen.
*
Die mit einer solchen BahnCard gesammelten Bonuspunkte sind zur Erlangung einer
Fahrpreisermäßigung bei dienstlichen Bahnreisen zu nutzen. Für private Bahnreisen
dürfen diese Bonuspunkte nicht verwendet werden. Da eine dienstlich angeschafft
BahnCard auch für private Zwecke genutzt werden kann, sind Bonuspunkte, die aus
privaten Bahnreisen resultieren, auch für dienstliche Zwecke zu nutzen. Von Seiten der
Deutschen Bahn besteht keine Möglichkeit der Trennung zwischen dienstlich bzw. privat
erworbenen Bonuspunkten.
*
Die Prämiengutscheine sind bei der Deutschen Bahn anzufordern und beim Kauf der
Fahrausweise einzulösen.
Die Verwendung des Prämiengutscheins ist spätestens bei der Reisekostenabrechnung
anzugeben.
3
Sparpreis 25 bzw. Sparpreis 50
Diese Ermäßigungen gelten nur im Zusammenhang mit
-
einer Zugbindung
dem Kauf einer Fahrkarte für Hin- u. Rückfahrt (keine Einzelfahrt)
Einhaltung einer Vorkaufsfrist.
Sind diese Voraussetzungen gegeben, so muss einer dieser Sparpreise in Anspruch
genommen werden.
Mitfahrerpreise
Diese Ermäßigung muss bei mehreren Reiseteilnehmern genutzt werden.
Online Buchungsverfahren
Die Teilnahme am Online Buchungsverfahren ist möglich. Der Vordruck zur Freischaltung
der Teilnahme durch die Stabsstelle 4.1-Dienstreisen, Herr Henglein, Tel.: 31-2544 – ist
abrufbar im Internet.
(Rundschreiben vom 07.01.2005, Gz.: IV/5 – 465.400./05)
6.
Übernachtungen (Inland)
Übernachtungskosten sind grundsätzlich nur bis 60,00 €, bei Städten ab 300.000 Einwohner bis
90,00 € erstattbar.
Günstige Buchungen sind z.B. möglich unter
- den Internetadressen www.hrs.de oder www.hrs.com.
- den Telefonnummern 0221/2077-600 oder 01805/477000.
7.
Ausschlussfrist
Die Ausschlussfrist beträgt ein halbes Jahr und beginnt mit dem Tag nach Beendigung einer
Dienstreise. Maßgebend für den Zeitpunkt der Geltendmachung der Reisekosten ist der
Eingangsstempel der Zentralverwaltung.