Was die DIN nicht verrät –

Ohne Sekretärin läuft nichts!
Was die DIN
nicht verrät –
Zusatztipps zur
aktuellen DIN 5008
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Das Sekretärinnen-Handbuch
DIN 5008, Zusatztipps von A – Z
Die DIN 5008 lässt uns im Stich
Von der DIN 5008 erwartet man „eigentlich“ Rundum-Hilfe für die tägliche
Korrespondenz. Doch das ist zu viel verlangt. Die DIN 5008 – die Schreibund Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung – gibt Empfehlungen, wie ein
Text formal dargestellt werden soll, damit er möglichst übersichtlich ist. Mehr
nicht. Stilistische Empfehlungen können wir von der DIN nicht erwarten.
Doch auch in formalen Fragen lässt sie uns manchmal hilflos zurück. Das
heißt: Wenn es wirklich schwierig wird, wenn spezielle Fragen zur Gestaltung
eines Textes oder der Positionierung verschiedener Angaben auftauchen, lässt
die DIN uns Anwender sozusagen im Stich.
Wo positioniere ich das Diktatzeichen und wohin gehört die E-Mail-Adresse?
In welcher Reihenfolge führt man die Damen und Herren des Verteilers auf?
Um die Beantwortung solcher und ähnlicher Fragen geht es in dieser Broschüre. Die Antworten beruhen sowohl auf Erfahrungen, die sich in der Praxis bewährt haben, als auch auf Umgangsform-Empfehlungen.
Anrede von mehreren Personen im selben Brief
In der DIN finden sich Beispiele für die Anrede einer Person.
Wie jedoch reden Sie mehrere Personen an? Wen nennen Sie zuerst, schreiben
Sie die Namen in eine oder zwei Zeilen?
Zwei Namen in eine Zeile?
Wenn Sie zwei Personen gleichzeitig anschreiben, stellt sich die Frage, ob die
beiden Anreden in eine Zeile oder in zwei Zeilen geschrieben werden.
Das empfiehlt das Sekretärinnen-Handbuch: Wenn die beiden Angesprochenen einen relativ kurzen Namen haben, schreiben Sie die Anreden in eine
Zeile:
Sehr geehrter Herr Richter, sehr geehrter Herr Schröder,
Kurze Namen schreiben Sie in eine Zeile
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DIN 5008, Zusatztipps von A – Z
Bei längeren Namen oder Doppelnamen empfiehlt es sich, für die zweite Anrede eine zweite Zeile zu verwenden.
Sehr geehrter Herr Obermeyer-Bucholzhagen,
sehr geehrter Herr Richtlingshof-Burmester,
Längere Namen in zwei Zeilen
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Reden Sie drei Personen in einem
Brief an, verwenden Sie am besten für jede Anrede eine Zeile.
Ein Brief an drei Personen und mehr
Geht die Zahl der Angesprochenen über drei hinaus, sollten Sie überlegen, ob
Sie nicht jeder Person einen eigenen Brief schicken, statt alle mit einem Brief
anzuschreiben.
Im Verteiler können Sie für den Empfänger deutlich machen, wer das Schreiben außer ihm ebenfalls erhalten hat.
Anrede von Mann und Frau – wen nennen Sie zuerst?
Im Privaten gilt: Wenn Sie einen Herrn und eine Dame anreden, dann nennen
Sie die Dame zuerst.
Im Geschäftsleben gilt: Das Geschlecht der Empfänger spielt für die Reihenfolge der Anrede keine Rolle. Hier zählt nur die Hierarchie. Die in der Hierarchie oben stehende Person wird zuerst angeredet.
Befinden sich die Frau und der Mann auf der gleichen hierarchischen Ebene,
wird die Dame zuerst angeredet.
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Anrede von ausschließlich Herren
Die Anrede „Sehr geehrte Herren“ klingt distanziert und vermittelt etwas ungewollt Antiquiertes. Ein „Hochachtungsvoll“ scheint in Verbindung mit dieser Anrede obligatorisch zu sein – so altmodisch wirkt diese Anrede.
Das Sekretärinnen-Handbuch empfiehlt: Auch wenn Sie sicher sind, dass
Sie einen ausschließlich aus Männern bestehenden Kreis anschreiben, lassen Sie die Finger davon. Vielleicht gibt es eine Sekretärin, eine weibliche
Vertretung oder … wer weiß. Sich im Geschäftlichen in der Anrede ausschließlich an Männer zu wenden ist nicht zeitgemäß.
Schreiben Sie lieber „Sehr geehrte Damen und Herren“.
Anrede von Titelträgern
Bei der Korrespondenz mit Personen, die einen akademischen, kirchlichen
oder Adelstitel tragen, stellt sich oft die Frage: Wie rede ich diese Personen
korrekt an?
Es gilt: Lieber einen Titel zu viel als zu wenig. Dabei besteht aber die Gefahr,
umständlich oder zu unterwürfig zu wirken. Deshalb haben wir hier die häufigsten Anreden für Sie zusammengestellt.
1 Doktortitel
Sehr geehrte Frau Dr. Werner,
2 Doktortitel
Ebenfalls: Sehr geehrte Frau Dr. Werner,
Beachten Sie: Nur in der Anschrift tauchen beide Doktortitel auf.
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Professoren- und Doktortitel
Sehr geehrter Herr Professor Winter,
Sehr geehrte Frau Professor Schneider,
Sehr geehrte Frau Professorin Kurz,
Beachten Sie:
Der „Professor“ wird laut DIN in der Anschrift abgekürzt. Das Sekretärinnen-Handbuch empfiehlt, den „Professor“ auch in der Anschrift – aus Höflichkeit – auszuschreiben.
Wenn jemand einen Professoren- und einen Doktortitel trägt, tauchen beide
zwar in der Anschrift, nicht aber in der Anrede auf. In der Anrede fällt der
Doktortitel zugunsten des Professorentitels weg.
Einen weiblichen Professor können Sie entweder mit „Frau Professor xy“
oder mit „Frau Professorin xy“ anreden.
Schreiben Sie nicht „Sehr geehrter Professor Müller,“. Richtig ist: „Sehr
geehrter Herr Professor Müller,“. Das „Herr“ ist obligatorisch. Sie dürfen
nicht darauf verzichten.
Adelstitel
Einen „Paul Graf von Richtershagen“ schreiben Sie so korrekt an:
Herrn
Paul Graf von Richtershagen
Sehr geehrter Herr Graf von Richtershagen,
Adelstitel und Doktor und/oder Professor
Schwierig wird es, wenn jemand zu seinem Doktortitel auch noch adlig ist.
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So funktioniert’s:
Sollte der Graf über einen Doktortitel verfügen, dann wird er mit seinem Doktortitel angeschrieben:
Herrn
Dr. Paul Graf von Richtershagen
Sehr geehrter Dr. Paul Graf von Richtershagen,
Über die in den Beispielen genannten hinaus gibt es noch jede Menge anderer
Anreden und Anredenkombinationen. Hinzu kommt, dass viele Adelige keinen Wert oder „übersteigerten“ Wert auf die Nennung ihres Adelstitels legen.
Das Sekretärinnen-Handbuch empfiehlt: Rufen Sie in heiklen Situationen deshalb lieber im Büro des Betroffenen an und erkundigen sich, wie er
oder sie gern angeschrieben würde.
Blocksatz
Viele Sekretärinnen finden, dass ein im Blocksatz geschriebener Text schöner
aussieht als ein im Flattersatz geschriebener. Gerade bei besonderen Briefen,
wie zum Beispiel Gratulationsschreiben wird gern der Blocksatz verwendet.
Das Sekretärinnen-Handbuch empfiehlt: Verwenden Sie in Ihrer Korrespondenz nie den Blocksatz. Er ist den Printmedien vorbehalten und eignet
sich eher für Bücher und Zeitungen als für Ihre tägliche Korrespondenz.
Der Grund: Ein Blocksatz ist durch sein einheitliches Schriftbild wesentlich
schlechter zu lesen als der Flattersatz. Das Auge hat beim Flattersatz viel mehr
zu tun, sprich: viel mehr Anhaltspunkte, an denen es sich festhalten kann.
Beim Blocksatz hingegen rutscht das Auge an Ihrem Text nur so runter. Und
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Sie möchten doch, dass Ihre Texte gelesen werden, oder? Dann verwenden Sie
ab sofort wieder Flattersatz für Ihre tägliche Korrespondenz! Denn was schön
aussieht, muss nicht immer praktisch sein.
Diktatzeichen
Die DIN regelt die Schreibweise des Diktatzeichens nicht eindeutig. Sie gibt
lediglich Beispiele zur Schreibweise. Deshalb hier alle Empfehlungen – die
der DIN und die des Sekretärinnen-Handbuchs – auf einen Blick.
Diktatzeichen werden in Kleinbuchstaben geschrieben: ch-de
Der Verfasser/Autor wird zuerst genannt.
Mehrere Verfasser werden durch einen Schrägstrich von einander getrennt:
ch/dl-de
Die DIN gibt nur Beispiele für zweistellige Diktatzeichen. Es spräche aber
nichts dagegen, auch dreistellige zu verwenden: jom-fre.
Platzieren Sie das Diktatzeichen hinter dem Datum oder unterhalb des
Datums.
Verkleinern Sie nicht die Schriftgröße. Das sähe nicht gut aus.
So sieht das Diktatzeichen aus:
Diktierender = Chef, Sekretärin = Schreibende,
Vorstand = Unterschreibender
Häufig entsteht die Konstellation, dass der Chef ein Schreiben aufsetzt, die
Sekretärin es schreibt und der Vorstand es unterschreibt. Dann endlich geht’s
in die Post.
Das korrekte Diktatzeichen sähe dann so aus:
Chef-Sekretärin, also ch-de
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Das Kürzel des Vorstands taucht im Diktatzeichen nicht auf. Er hat weder
diktiert noch geschrieben. Sollte er es mit verfasst, also Änderungen vorgenommen haben, dann sähe das Diktatzeichen so aus:
Vorstand/Chef-Sekretärin, also: rt/ch-de
E-Mail-Adressen
Ohne E-Mail geht in den meisten Büros nichts mehr. Das bedeutet, dass Sie
Ihre E-Mail-Adresse bei Ihrer Korrespondenz mit angeben.
Auf vielen Briefbögen ist die E-Mail-Adresse schon in den Fußzeilen mit
eingedruckt. Ist dies bei Ihnen nicht der Fall oder möchten Sie zusätzlich Ihre
eigene Firmen-E-Mail-Adresse angeben, sollte dies so aussehen:
E-Mail: [email protected]
Die korrekte Schreibweise ist laut Duden und DIN 5008 „E-Mail“.
Wohin mit der E-Mail-Adresse?
Die Platzierung der E-Mail-Adresse ist sehr einfach, wenn Sie statt mit
der veralteten Bezugszeichenzeile mit dem zeitgemäßen Informationsblock
arbeiten.
Hier ein Ausschnitt aus einem Informationsblock. Wie Sie wissen, ist der
Block um Angaben wie „Ihre Zeichen“ und Ähnliches erweiterbar.
Name: Jutta Schröder
Telefon: 0211 12345-67
Fax: 0211 12345-68
E-Mail: [email protected]
Datum: 12. Juni 20..
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Platzierung der E-Mail-Adresse bei Briefen
mit Bezugszeichenzeile
Sieht Ihr Briefbogen eine Bezugszeichenzeile vor, können Sie nur hoffen, dass
der Platz für die E-Mail-Adresse vorgesehen ist. Falls nicht, müssen Sie improvisieren. Denn: Ein Brief ohne Angabe der E-Mail-Adresse ist schlichtweg
veraltet.
Eine präzise Empfehlung ist schwierig, da jeder Briefbogen unterschiedlich
gestaltet ist. Entweder schreiben Sie sie in den Text, wenn es passt; oder Sie
ergänzen sie in der Bezugszeichenzeile unterhalb Ihrer Telefonnummer.
E-Mails: Gilt die DIN?
Gelten die DIN-Empfehlungen auch für Mails? Ja und nein. Nein deshalb,
weil sie sich nicht übertragen lassen, was an der „formlosen“ Form von EMails liegt. Aber Empfehlungen wie die Gliederung von Telefonnummern
oder die korrekte Anrede sind übertragbare Empfehlungen, die Sinn machen.
Das Sekretärinnen-Handbuch empfiehlt: Vergessen Sie nie, dass auch
eine E-Mail Korrespondenz ist. Berücksichtigen Sie deshalb immer sinnvolle Empfehlungen für Ihren E-Mail-Schriftverkehr. Denn Ihre Mails
sollen zeitgemäß und verständlich sein.
1. Beachten Sie die neue deutsche Rechtschreibung. E-Mails, in denen beispielsweise alles klein geschrieben ist, sind unhöflich, stillos und somit
einfach schlecht.
2. Verzichten Sie auf Abkürzungen. „Herzl. Grüße“ oder „Mfg“ sind schlechter Stil.
3. Beginnen Sie immer mit einem Gruß und „verabschieden“ Sie sich.
Englische Korrespondenz
Gilt die DIN 5008 auch für Korrespondenz mit dem Ausland? Briefe ins englischsprachige Ausland sind ganz anders aufgebaut als deutsche Briefe. Halten
Sie sich da lieber an die Empfehlungen der englischen Handelskorrespondenz.
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Aber: Schreiben Sie die Adresse laut DIN. Denn Ihr Brief muss schließlich
erst einmal ordnungsgemäß aus Deutschland heraustransportiert werden.
1.
2.
3.
4.
Beachten Sie die Empfehlungen für die Vermerk- und Adresszone.
Verwenden Sie keine Abkürzungen für Länder.
Schreiben Sie den Bestimmungsort und das Land in Versalien.
Schreiben Sie das Land in deutscher Sprache und den Ort in der Landessprache.
5. Lassen Sie keine Leerzeilen in der Adresse.
Faxnachrichten, Formales
Die DIN 5008 gibt generell keine Empfehlung zur Gestaltung von Faxnachrichten.
Unsere Empfehlungen, worauf Sie beim Versand von Nachrichten auf
Faxformularen achten sollten:
Behalten Sie die Empfehlungen für die Schreibweise von Datum, Uhrzeit
und Zahlen bei.
Bleiben Sie bei der 12-Punkt-Schrift. Größere Schriften füllen mehr Papier
und benötigen eine längere Übertragungszeit.
Die Abkürzung „MfG“ ist auch auf Faxen unhöflich.
Obwohl Sie den Empfänger des Faxes im Formularkopf angeben, sollten
Sie nicht auf die Anrede wie zum Beispiel „Sehr geehrte Frau Müller“ verzichten.
Wenn Sie aus dem Computer faxen, ergänzen Sie direkt unterhalb Ihres
Namens:
„Computerfax, deshalb nicht unterschrieben.“
Dieser Zusatz entfällt natürlich, wenn Sie Ihre Unterschrift eingescannt
haben.
Vermeiden Sie aufwändige Logos und Graustufen. Das alles verlängert die
Übertragungszeit.
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Firmenname im Unterschriftenblock
Der Firmenname ist, wenn Sie für Ihr Unternehmen einen Brief aufsetzen und
versenden, fester Bestandteil des Unterschriftenblocks – auch beim Fax!
Freundliche Grüße
Bertram GmbH
Susanne Sommerlich
Beachten Sie: Zum Firmennamen gehört korrekterweise die Angabe der
Unternehmensform, zum Beispiel „GmbH“ oder „AG“.
Herr oder Herrn?
Schreibt man in der Anschrift „Herrn Klaus Müller“, oder reicht „Herr Klaus
Müller“?
Richtig ist „Herrn“. Das „n“ ist obligatorisch. Es handelt sich um einen Akkusativ (an wen schicke ich?), deshalb muss das „n“ angehängt werden.
Ist „Herr“ oder „Frau“ ein Muss?
Denkbar ist auch, dass Sie auf den „Herrn“ oder die „Frau“ in der Anschrift
verzichten. Aus den meisten Vornamen ist schließlich zu erkennen, ob es sich
um einen Herrn oder eine Dame handelt.
Um aber sicherzugehen, dass Sie niemandem auf die Füße treten, empfehlen
wir dennoch nicht auf „Frau“ oder „Herrn“ zu verzichten.
Ausnahme: Sie kommunizieren mit jemandem aus einer jungen, aufgeschlossenen Zielgruppe.
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Informationsblock
Muss man unbedingt den Informationsblock verwenden? Nein, er ist kein
Muss. Aber der Informationsblock ist die zeitgemäße Alternative für die
Bezugszeichenzeile.
Die Bezugszeichenzeile gilt als antiquiert. Wenn Sie Einfluss auf die Gestaltung des Firmenbriefbogens haben, geben Sie dies unbedingt zu bedenken,
beziehungsweise veranlassen Sie, dass der Infoblock die Bezugszeichenzeile
ersetzt.
Nach Diktat verreist
Jeder Brief mit Außenwirkung muss mit einer Unterschriftsvollmacht unterzeichnet sein. Also entweder „i. A.“, „i. V.“ oder „ppa.“.
Ist eine dieser Vollmachten nicht vorhanden, kann der Unterzeichner nur der
Geschäftsführer oder der Vorstand sein.
Deshalb ist für Sekretärinnen, die nicht über eine Unterschriftsvollmacht wie
zum Beispiel „i. A.“ verfügen, „nach Diktat verreist“ häufig die einzige Möglichkeit, einen Brief in Abwesenheit ihres Chefs zu unterzeichnen. Ergänzt
werden müsste dieser Zusatz um die Formulierung „für die Richtigkeit“, wenn
Sie nicht über eine Unterschriftsvollmacht verfügen.
Doch diese Regelung ist auf gar keinen Fall empfehlenswert, da kaum jemand
diese Abkürzung kennt und sie sehr altmodisch wirkt.
Finger weg von „nach Diktat verreist“
Aber auch der Zusatz „nach Diktat verreist“ ist keine empfehlenswerte Art zu
unterschreiben. Ein solcher Brief wirkt unpersönlich. Der Verfasser hat es
nicht einmal für nötig gehalten, selbst zu unterschreiben. Warum nicht? Das
könnte sich der Empfänger fragen – zu recht.
Außerdem: Taucht häufiger ein „nach Diktat verreist“ auf, könnte man sich
ebenfalls fragen, wann der Betreffende überhaupt einmal in seinem Büro ist.
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Sie sollten über eine Unterschriftsvollmacht verfügen
Die eleganteste Lösung und der schönste Ersatz für diese umständliche
Formulierung ist das „i. A.“, das jeder Chef/jedes Unternehmen einer
Sekretärin geben sollte. Denn nur so wird deutlich, dass die Sekretärin nicht
nur Platzhalterin, sondern verantwortungsvolle Mitarbeiterin und damit kompetente Ansprechpartnerin ist.
Das Sekretärinnen-Handbuch empfiehlt: Wie Sie es auch drehen und
wenden, „nach Diktat verreist“ hat in einer empfängerorientierten, zeitgemäßen Korrespondenz nichts zu suchen. Verzichten Sie, wenn irgendwie
möglich, auf diese Formulierung.
Falls es gar nicht anders geht
Sollte es dennoch, aus welchen Gründen auch immer nicht möglich sein, dass
der Verfasser selbst unterschreibt, empfehlen wir:
Freundliche Grüße aus Bayreuth
Michels GmbH
Klaus-Dieter Wichtig
Mechthild Grundig
Daraus geht hervor, dass Klaus-Dieter Wichtig den Brief geschrieben/diktiert
hat; und die Sekretärin hat in seiner Abwesenheit für ihn unterschrieben.
Bei ausländischen Geschäftspartnern muss der Chef unterschreiben
Beachten Sie: In der Korrespondenz mit ausländischen Geschäftspartnern gilt
das Nicht-eigenhändige-Unterschreiben als große Rüpelhaftigkeit! Für die
englischsprachige Korrespondenz gibt es deshalb auch keine Übersetzung für
„nach Diktat verreist“.
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DIN 5008, Zusatztipps von A – Z
Punkt nach Abkürzung
Wenn eine Abkürzung am Ende eines Satzes steht, folgt dann ein zusätzlicher
Punkt? Nein. Ein Punkt, und zwar der für die Abkürzung, reicht.
Beispiel:
Das Unternehmen investierte 3 Mio.
Schriftart
Die offizielle DIN-Empfehlung lautet: Verwenden Sie keine ausgefallene
Schriftart, wie zum Beispiel Schreibschrift.
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Times New Roman ist eine Serifenschrift, besonders gut lesbar und empfehlenswert für Ihren allgemeinen
Schriftverkehr.
Schriftgröße
Die offizielle DIN-Empfehlung lautet: Verwenden Sie keine Schrift kleiner als
10-Punkt. Für das Anschriftenfeld erlaubt die DIN auch 8 Punkt, falls Ihnen
der zur Verfügung stehende Platz nicht ausreicht. Allerdings sollten Sie dann
eine serifenlose Schrift, wie zum Beispiel Arial oder Helvetica, benutzen.
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Machen Sie es nicht kompliziert,
wenn es nicht unbedingt sein muss: 12-Punkt-Schrift ist eine empfehlenswerte Größe.
Vergrößern Sie die Schrift nicht
Geraten Sie nicht in Versuchung, bei kurzen Texten auf 13 oder 14 Punkt umzusteigen, es sei denn, der gestalterische Aspekt, wie etwa bei Einladungen,
steht im Vordergrund.
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DIN 5008, Zusatztipps von A – Z
Sollte der Fall eintreten, dass sich Ihr Briefbogen füllt und Sie möglicherweise
nur wegen der Grußformel eine zweite Seite beginnen müssten, verwenden Sie
ausnahmsweise für den gesamten Text eine 11-Punkt-Schrift.
Steuernummer
Auf Rechnungen müssen seit geraumer Zeit sowohl eine Rechnungsnummer
als auch eine Steuernummer angegeben werden. Doch wohin damit?
Da sich die DIN 5008 dazu gar nicht äußert, empfiehlt das SekretärinnenHandbuch, die Platzierung von der Gestaltung Ihrer Rechnung abhängig zu
machen.
Sie können die Steuernummer sowohl unterhalb des Datums angeben als auch
unterhalb der Bankverbindung, falls diese gesondert aufgedruckt wird. Letztendlich sollten Sie eine Lösung finden, die Sie optisch zufrieden stellt und
nicht zu viel Unruhe in das Layout bringt.
Die Steuernummer wird in der gleichen Schriftgröße angegeben wie der
übrige Text.
Unterschrift
Wenn zwei Personen unterschreiben: Wo genau steht die Unterschrift
der rechts unterschreibenden Person?
Auch zu dieser Frage äußert sich die DIN 5008 nicht. Am einfachsten ist es,
Sie betätigen nach der links stehenden Unterschrift zwei- bis dreimal die
Tabtaste. Dann ist die zweite Unterschrift so platziert, dass es gut aussieht.
Voraussetzung: Die Standardtabs sind aktiviert, und Sie haben keine anderen
Abstände eingegeben.
Gehört ein Titel mit zur Unterschrift?
Titelträger unterschreiben nicht mit ihrem Titel. Der Titel erscheint lediglich
in der PC-Wiederholung des Namens.
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DIN 5008, Zusatztipps von A – Z
Freundliche Grüße
Wikking GmbH
Dr. Hubert Walther
Verteiler
Gelegentlich ist es erforderlich, am Ende eines Schreibens einen Verteiler aufzuführen. Außer den gestalterischen Aspekten, die in der DIN geregelt sind,
steht häufig folgende Frage im Vordergrund:
In welcher Reihenfolge führt man die Damen und Herren
des Verteilers auf?
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Entscheiden Sie sich für eine rein
alphabetische Reihenfolge – auch wenn der Vorstandsvorsitzende und eine
Dame mit zum Verteiler gehören. Das Alphabet entscheidet über die
Reihenfolge der aufgeführten Namen, weil das für jeden Leser am übersichtlichsten ist.
Nennen Sie im Verteiler jeweils die Vor- und Zunamen. Das wirkt persönlicher. Die alphabetische Reihenfolge richtet sich nach dem Nachnamen.
Vertraulich
Vorsicht, Irrglaube: Um die Vertraulichkeit des Schreibens deutlich zu machen, reicht es nicht, dass der Name des Empfängers vor dem Firmennamen
genannt wird. In den meisten Unternehmen ist der Irrglaube verbreitet, es reiche, wenn der Name des Angeschriebenen zuerst stünde. Das ist falsch!
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DIN 5008, Zusatztipps von A – Z
Sollte es in einigen Firmen dennoch so gehandhabt werden, dass Briefe, in
denen die Firma erst an zweiter Stelle genannt wird, nur vom namentlich
genannten geöffnet werden dürfen, so handelt es sich hierbei um firmeninterne Regelungen.
Die Ergänzung „Persönlich“ oder „Vertraulich“ ist erforderlich, wenn Sie
sichergehen möchten, dass nur der namentlich genannte Empfänger den Brief
öffnet.
Deshalb:
Vertraulich
Frau
Rosemarie Beyer
Reinhold GmbH
Merowinger Straße 12
97765 Nürnberg
Jetzt sollte nur Frau Beyer den Brief öffnen.
zu Händen
Ob „z. H.“ oder das längst überholte „z. Hd.“ – beide Abkürzungen und auch
das ausgeschriebene „zu Händen“ haben in der zeitgemäßen Korrespondenz
nichts mehr zu suchen.
Es handelt sich hierbei um unnötigen Ballast. Denn wenn Sie den Vermerk
„z. H.“ weglassen, erreicht Ihr Brief den Empfänger trotzdem, oder?
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Machen Sie als Sekretärin einen
dieser Etikette-Fehler?
Haben Sie beim Einander-Vorstellen 2-er Personen
einen Fehler gemacht?
Haben Sie bei einer Besprechung etwas Unpassendes
gesagt? Lesen Sie im „Sekretärinnen-Handbuch“, wie Sie
peinliche Fehler vermeiden und was Sie wann sagen oder
tun sollten. Testen Sie es 14 Tage GRATIS
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