DIN 5008: Neuregelung des Anschriftfeldes

INFO 1815, Juli 2004
DIN 5008: Neuregelung des Anschriftfeldes
Einführung ..............................................................................................................................1
Der Änderungsbedarf ............................................................................................................1
Das neue Anschriftfeld ..........................................................................................................2
Schreiben im neuen Anschriftfeld ........................................................................................3
Die neuen Positionsangaben ................................................................................................5
Gesamtbeurteilung.................................................................................................................5
Ansprechpartner ....................................................................................................................6
Einführung
Die Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung (DIN 5008) gelten in der
aktuellen Form seit November 2001. Da es beim Anschriftfeld einen „akuten“ Änderungsbedarf gab, wurde beschlossen, während der Norm-Laufzeit (in der Regel 5 bis
6 Jahre) eine gesonderte Änderungsausgabe als „DIN 5008/A1“ zu veröffentlichen.
Der Änderungsbedarf
In der Anmerkung 5 zu Abschnitt 14.7.2 der gültigen DIN 5008 gibt es eine „Zulässigkeitsregel“, nach der auf eine Leerzeile vor dem Ortsnamen im Anschriftfeld verzichtet werden darf. Dies entspricht auch internationalen Schreibweisen. Vor allem
Seite 1 von 6
schafft man sich damit aber Platz für größere Zusätze und Vermerke einschließlich
elektronischer Frankierung.
Seit einiger Zeit propagiert die Deutsche Post AG den Verzicht auf eine Leerzeile –
entgegen der Grundregel der DIN 5008, was zur Verwirrung der Anwender führte.
Somit entstand der Bedarf, hier klare konsistente Regeln zu schaffen. In der „Ad-hocGruppe Anschriften“ des Normenausschusses Bürowesen wurden Änderungen mit
der Deutschen Post AG abgestimmt, die als „E DIN 5008/A1:2004-07“ nun im Entwurf veröffentlicht wurden. Unter http://www.service.din.de und Sucheingabe „DIN
5008“ findet man die Bestellmöglichkeit: (Norm-Entwurf) DIN 5008/A1, Ausgabe:
2004-07, Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung - Änderung A1. Bis
zum 30. September 2004 können hierzu Einsprüche gemeldet werden. Wesentliche
Änderungen werden allerdings nicht erwartet, da alle Interessengruppen bei der Regelfestlegung beteiligt waren.
Das neue Anschriftfeld
•
Die Begriffe
Der Bereich für das Brieffenster heißt weiterhin „Anschriftfeld“. Dieses Feld wird nun
unterteilt in die „Zusatz- und Vermerkzone“ und die „Anschriftzone“. Inhalt des Anschriftfeldes ist die Aufschrift (alle 9 Zeilen). Bestandteile der Aufschrift sind Zusätze
und Vermerke (3 Zeilen) sowie die Anschrift (6 Zeilen).
•
Die „Zusatz- und Vermerkzone“
Die Höhe der Zusatz- und Vermerkzone beträgt 12,7 mm – entsprechend 3 Zeilen
nach DIN-Raster. In die Zusatz- und Vermerkzone dürfen Vorausverfügungen aufgeführt werden (z. B. „Nicht nachsenden!“, „Wenn unzustellbar, zurück!“), Produktbezeichnungen (z. B. „Einschreiben“, „Büchersendung“) oder elektronische Freimachungsvermerke. Gerade der Platzbedarf für elektronische Freimachungsvermerke
(z. B. über „Stampit“) führte zur Neuregelung. Im Gegensatz zu früher lässt die Post
auch Vermerke wie „Persönlich/Vertraulich“ in dieser Zone zu. Die neue Zusatz- und
Vermerkzone ersetzt die bisherigen zwei Zeilen für postalische Vermerke.
Seite 2 von 6
Anschriftfeld 40 mm
Abbildung 1 enthält die neuen Maße des Anschriftfeldes.
1 Zusätze und Vermerke (Vorausverfügungen,
2 Produkte, elektronische Freimachungsver3 merke)
1 Anschrift
2
3 [Aufschrift = Zusätze und Vermerke + An4 schrift]
5
6
Zusatz- und
Vermerkzone
(12,7 mm)
Anschriftzone
(27,3 mm)
Anschriftfeld, Breite 85 mm
•
Die Anschriftzone
Sie umfasst entsprechend internationaler Normung nur noch 6 Zeilen. Sie hat eine
Höhe von 27,3 mm, was etwas mehr als 6 Zeilen mit 12 Punkt Zeilenhöhe entspricht.
Zusammen mit der Zusatz- und Vermerkzone ergibt sich damit aber die unveränderte
Gesamthöhe von 40 mm des Anschriftfeldes.
•
Die Erweiterungsklausel
Wenn ein elektronisches Frankierverfahren mehr als drei Zeilen Platz in der Zusatzund Vermerkzone benötigt, ist die Anschriftzone entsprechend zu verkleinern. Werden in der Anschriftzone alle sechs Zeilen benötigt, ist dort die Schriftgröße zu reduzieren. Eine Schriftgröße von 8 Punkt darf aber nicht unterschritten werden. Bei
Schriftgrößen kleiner als 10 Punkt sind zudem serifenlose Schriften wie Arial oder
Helvetica zu verwenden (also keine Serifenschriften wie Times).
Schreiben im neuen Anschriftfeld
•
Der Verzicht auf Leerzeilen
Im gesamten Anschriftfeld werden keine Leerzeilen geschrieben, also weder zur
Trennung der Zusätze und Vermerke von der Anschrift, noch innerhalb der Anschrift
vor dem Ortsnamen. Daraus folgt auch, dass der Text in der Zusatz- und Vermerkzone nur dann in der ersten Zeile beginnt, wenn er drei Zeilen umfasst. Ein zweizeiliger Text beginnt in der zweiten Zeile, ein einzeiliger in der dritten.
Seite 3 von 6
•
Tipp
Wenn Zusätze und Vermerke manuell geschrieben werden und die Gesamtlänge
nicht immer abgeschätzt werden kann (in welcher Zeile soll ich beginnen?), kann
man in Word dieses Problem lösen. Dazu legt man sich das Anschriftfeld als zweizeilige Tabelle an; die erste Zeile wird mit einer Höhe von 12,7 mm und der Ausrichtung
„unten“ geschrieben, die zweite Zeile mit einer Höhe von 27,3 mm und einer Ausrichtung „oben“ Zur Umsetzung der neuen Regeln enthält das im Bildungsverlag EINS
erschienene Buch „DIN 5008 von A bis Z – Perfekt schreiben mit Word 2003“ viele
ausführliche Praxistipps, vgl. http://bildungsverlag1.de.
Abbildung 2 zeigt als Beispiel das Anschriftfeld mit Stampit-Frankierung.
Zusatz- und
Vermerkzone
(erweitert)
Herrn
Thomas Winterfeld
Badmintonbedarf GmbH
Sonnenweg 12
51465 Bergisch Gladbach
•
Anschriftzone
(verkleinert)
Die Hervorhebungen
Es gibt keine Hervorhebungen im Anschriftfeld mehr. Bisher sollten postalische Vermerke bei fehlender Leerzeile unterstrichen werden.
•
Die Satzzeichen
Präzisiert wurde die Regelung für Satzzeichen: Innerhalb der Anschrift werden Satzzeichen innerhalb einer Zeile, jedoch nicht am Zeilenende geschrieben. Bei Zusätzen
und Vermerken dürfen jedoch zusätzlich auch Satzzeichen am Zeilenende stehen,
weil dies für bestimmte Vorausverfügungen erforderlich ist, die alle mit Ausrufezeichen schließen (z. B. „Nicht nachsenden!“).
•
Das „Professorenproblem“
Die Grundregel wurde nicht verändert. Danach werden Berufs- und Amtsbezeichnungen neben „Frau“ und „Herrn“ geschrieben, akademische Grade dagegen direkt
vor den Namen. Da „Professor“ jedoch sowohl eine Berufsbezeichnung als auch ein
Seite 4 von 6
akademischer Grad sein kann, führte dies immer zu Zweifeln. Jetzt wurde klargestellt, dass wegen dieser Problematik „Prof.“ immer unmittelbar vor dem Namen geschrieben werden sollte.
Die neuen Positionsangaben
Im Anhang B und C der DIN 5008 stehen die Positionsangaben für Geschäftsbriefe.
Diese Tabellen wurden in der DIN 5008/A1 komplett wiedergegeben, weil hier die
Änderungen durch das neue Anschriftfeld aufgenommen wurden. Abbildung 3 enthält
eine Zusammenfassung der Änderungen aus der Tabelle C (die Tabellen B.1 und
B.2 „Angaben zu Zeilenanfang und Zeilenende“ verändern sich in den Bemaßungen
nicht):
Bezeichnung
Zeilenanfang
auf Zeile von der
Blattkante
Zeilenanfang in
Punkt von
der Blattkante
Zeilenanfang in
Millimetern von der
Blattkante
Geschäftsbrief Form A
Erste Absenderzeile
(Brief ohne Aufdruck)
5
48
16,93
Erste Zeile Zusatz- und Vermerkzone
9
96
33,86
12
132
46,56
5
48
16,93
Erste Zeile Zusatz- und Vermerkzone
13
144
50,79
Erste Zeile Anschriftzone
16
180
63,49
Erste Zeile Anschriftzone
Geschäftsbrief Form B
Erste Absenderzeile
(Brief ohne Aufdruck)
Abbildung 3
Gesamtbeurteilung
Vorteile der Neuregelung zum Anschriftfeld sind:
-
Vereinheitlichung der nationalen und internationalen Aufschrift durch Wegfall der
Leerzeile.
Seite 5 von 6
-
Optimierte Anschriftenerkennung zur sicheren automatischen Verarbeitung in
Post-Verteilzentren.
-
Vergrößerter Vermerkbereich, der auch automatisierte Frankierverfahren (elektronische Freimachungsvermerke) zulässt.
-
Trotz des vergrößerten Vermerkbereichs unveränderte Zeilenzahl für die Anschrift
(6 Zeilen) durch Wegfall der Leerzeile vor dem Ort.
Ansprechpartner
Frank Manekeller
E-Mail: [email protected]
Seite 6 von 6