Kaufmännische Anwendungen auf eServer iSeries

Transcription

Sonderausgabe
Midrange Magazin
Oktober 2005
S o n der h eft
MAGAZIN
M I D R ANGE
IT-Wissen
T
und Lösungen für eServer im Unternehmensnetzwerk
Kaufmännische Anwendungen
auf eServer iSeries
Die iSeries hat, was das Land braucht
Festes Fundament für innovative Weiterentwicklung Ihrer IT
Software für Projektabwickler
ERP-System mit integriertem Projektmanagement
Geld wird im Einkauf verdient
Supply Chain Management in der Praxis
ERP unter Linux
Zeitgleicher Start an 8 Standorten
Vom Bodensee in die Welt
VAUDE setzt auf moderne Zolllösungen
Technologien und Projekte mit eServer iSeries zu den Themen:
ERP, PPS, Office-Anwendungen, WWS/CRM, FiBu/KoRe, Controlling
Anzeige
Semiramis ERPII auf iSeries
akap und PROFI – umfassendendes Know-how in Software und Hardware
Die Lösung
Semiramis ist eine vollständig Internet-basierende
ERPII-Komplettlösung, die von Grund auf neu entwickelt wurde – ohne Altlasten und
ohne Kompromisse. Semiramis bildet Geschäftsprozesse und Organisationsmodelle umfassend ab,
unterstützt komfortabel deren Anpassung und bleibt dabei absolut
updatefähig. Semiramis ist plattform- und datenbankunabhängig,
da die Lösung zu 100 % auf Java
basiert. Zu den unterstützten Plattformen gehören insbesondere die
IBM eServer iSeries und i5. Hinsichtlich zukunftssicherer Technologie, Ergonomie und Funktionalität setzt Semiramis neue Maßstäbe für ERP im Mittelstand.
Die Anwendungen sind nach dem
Baukastenprinzip aufgebaut, ergänzen sich und greifen nahtlos ineinander. Neben Vertriebsunterstützung, Warenwirtschaft, Produktion
und Rechnungswesen umfasst der
Funktionsumfang von Semiramis
auch anwendungsübergreifende
Bereiche wie Beziehungsmanagement (CRM / SCM), Workflowund Dokumentenmanagement. Mit
Multi-Site bietet Semiramis darüber hinaus die einfache Lösung zur
Abbildung von Geschäftsprozessen für ganze Unternehmensgruppen. Hersteller von Semiramis ist
die C.I.S. Cross Industrie Software®
AG aus Hannover.
akap Software Consulting GmbH
Herr Jürgen Guthöhrlein
Tel. +49-6341-9174-0
[email protected] www.akap.de
Ihre Partner
PROFI Engineering Systems AG
akap liefert die Software, die Hardware und der Service kommen von
PROFI: Durch die enge Kooperation erhalten Kunden bei der Auswahl ihrer ERP-Lösung und der
entsprechenden
IT-Infrastruktur
Lösungen aus einer Hand. Die
beiden Partner adressieren mittelständische Unternehmen, für die
der Einsatz von Semiramis auf
IBM-Plattformen der neuesten Generation interessant ist.
Die PROFI Engineering Systems
AG liefert als einer der europaweit
führenden IBM Premier Partner ITInfrastrukturlösungen aus einer
Hand. Kernkompetenz des 1984 in
Darmstadt gegründeten Unternehmens ist die Systemintegration für
Anwendungs- und Speicherlösungen. PROFI berät in allen Fragen
zu Netzwerk-, System- und Datenmanagement. Das Angebot umfasst alle IT-Dienstleistungen sowie
Hardware und Software für große
und mittelständische Unternehmen
und Öffentliche Verwaltungen.
akap Software Consulting GmbH
Die Einführung einer betriebswirtschaftlichen Standardsoftware erfordert viel Erfahrung. akap Software Consulting ist auf die Implementierung von ERP-Lösungen bei
mittelständischen
Unternehmen
spezialisiert. Die ideale Basis zur
Verwirklichung neuer Unternehmenskonzepte bildet für akap dabei
Semiramis. akap-Kunden profitieren von umfassender Beratungsund Entwicklungskompetenz sowie
langjähriger Projekterfahrung. Das
Unternehmen ist IBM Business
Partner und Qualified Solution Partner für Semiramis.
PROFI Engineering Systems AG
Herr Sören Knörr
Tel. +49-6151-8290-0
[email protected] www.profi-ag.de
Editorial
OK – packen Sie’s ein…
Big Business und dessen optimale Abwicklung stehen im Fokus dieses Sonderheftes. Die kaufmännische Anwendung beginnt nicht grundlos mit KAUF, denn
ohne den Kauf könnten wir uns jede Applikation und auch dieses Spezialmedium sparen. Umso erstaunlicher finde ich es, dass immer noch viele Unternehmen beim Schlüsselmoment
„Kaufentscheidung“ ihre Kunden im Regen stehen lassen – mit schlechtem Menüaufbau, mangelnder
Bedienerführung, keiner Personalisierung und noch weniger Interaktion. Das sind die besten „Hilfsmittel“, um
Besucher mit leeren Händen respektive mit leeren Einkaufswagen aus dem Online-Shop verschwinden zu
sehen.
Zugegeben: Das gelungene Mittel zwischen Personalisierung und Privatsphäre kommt einem Balanceakt
gleich. Online-Fragestunden zu persönlichen Präferenzen sind nicht sonderlich beliebt, die Bereitschaft der
User ist um sechs Prozent gesunken. Noch schlimmer sieht es bei der Bekanntgabe demographischer Daten
aus: In 2005 sind dazu 11 Prozent weniger bereit als noch im Vorjahr. Dennoch legen die Konsumenten Wert
auf individualisierte Offerten – machen also künftig nur noch Hellseher gute Geschäfte?
Damit König Kunde sich seinem potenziellen Lieferanten überhaupt öffnet, ist sichtbare Sicherheit gefragt.
Dazu gehören: detaillierte Informationen über Verschlüsselungstechnologien und eine verbindliche Aussage
über die Speicherung, Nutzung und Verarbeitung der online preiszugebenden Informationen. Nach neuesten
Erkenntnissen würden sich 60 Prozent der Online-Kunden wenigstens zwei Minuten Zeit nehmen, um ihre
Vorlieben näher zu beschreiben – wenn sie im Anschluss mit der von insgesamt 80 Prozent gewünschten,
personalisierten Ansprache rechnen dürfen. 37 Prozent der im Zuge der National Personalization Studie 2005
befragten Online-Käufer gaben an, dass sie beim letzten DVD- oder Video-Kauf durchaus mehr geordert
hätten – so sie denn auf mehr passende Angebote gestoßen wären.
Die Konsumenten fordern uns heraus, zeigen wir Ihnen, dass wir Ihren Ansprüchen gewachsen sind. Dass erst
optimale Abwicklung das Online-Shopping zu einem echten Erlebnis werden lässt, ist eine wichtige Erkenntnis. Viele weitere warten auf den folgenden Seiten: Viel Spaß bei der Lektüre…
Herzlichst Ihr
Michael Wirt
Midrange MAGAZIN Sonderheft
Inhalt
Artikelübersicht
6
Die iSeries hat, was das Land braucht
8
Geld wird im Einkauf verdient
10
Die Mission
14
Zollabwicklungssysteme
16
Drei Logistikzentren – ein Lagerführungssystem
20
22
Qualität für Erfolg und Sicherheit
24
Arbeit und Zeit effizient gemanagt
28
Qualität und niemals stehen bleiben
30
Neuer ERP-Standard – mehr Flexibilität
34
Neue Ideen für innovative Ziele
35
Große SAP-Anwendung
37
42
ERP unter Linux
43
Stichwort Software
46
Schnelle Reaktion auf Kundenwünsche
48
Mit DMS Geld sparen
50
Archiv integriert
was das Land braucht
„Die iSeries ist ein festes Fundament
auf dem Wachstum gedeihen kann
und Ideen nicht verkümmern; ein
Nährboden für Innovationsgeist und
Ideen – und das bei schlankem
Verwaltungs- und Personalaufwand
und flexiblem Preismodell...“
PPS
8 Geld wird im Einkauf verdient
SupplyWEB kombiniert die Informationen heterogener
Systeme und verschiedenster ERP-Applikationen in
einer für alle beteiligten Unternehmen gleichen Ansicht.
Inegrierte Gesamtsysteme, ERP
30 Neuer ERP-Standard
Multitest überwacht Produkt- und Finanzströme
mit PSIpenta
Da die Kunden im Fertigungsprozess häufig Änderungen bis
kurz vor Auslieferung verlangen, forderte das Projektteam
eine äußerst flexible Darstellung der Auftragsstücklisten in
genügenden Fertigungsebenen.
34 Neue Ideen für innovative Ziele
IT und Elektrowerkzeuge kompromisslos gut bei Kress
Die betriebswirtschaftliche Standardlösung verwendet im
Kern eine Datenbank von Progress Software. „Transparenz in
allen Geschäftsprozessen ist einer der wichtigsten Aspekte
der hoch integrierten Architektur.
Editorial
38
Impressum
43
Inserenten
26
Anbieterübersicht A – G
32
Anbieterübersicht G – M
40
Anbieterübersicht M – S
44
Anbieterübersicht S – Z
6 Die iSeries hat,
Thomas Striebel, Direktor Vertrieb iSeries IBM Deutschland
Weitere Rubriken
3
42 ERP unter Linux
Zeitgleicher Start der abas Software an acht Standorten
ADA-Geschäftsführer Ruprecht: „Der evolutionäre Systemansatz bietet uns hier Jahr für Jahr eine Fülle von Funktionserweiterungen im Standard, die unserem Unternehmen neue
Nutzenpotenziale erschließen. Individuelle Anpassungen
bleiben bei einem Update erhalten, so unterstützt abas auch
unseren unternehmensspezifischen Optimierungsprozess.“
Inhalt
FiBu/KoRe
10 Die Mission
HR, Personal- & Zeitwirtschaft
24 Arbeit und Zeit gemanagt
Verpackungsspezialist Huhtamaki
mit Arbeitszeitmanagement von ATOSS
Globalisierung im Rechnungswesen mit K+H Software
Prinzipiell kann man sagen, dass speziell im Bereich des
Rechnungswesens die Anforderungen und das Vorhaben,
unternehmensweit national und international Unternehmensprozesse zu vereinheitlichen, ein bekanntes und vor
allem auch in vielen Fällen notwendiges Thema darstellt.
Wolfgang Fischer, Leiter Lohn + Gehalt bei Huhtamaki
Ronsberg: „Durch die neue Software können wir unsere
Ressourcen zur richtigen Zeit am richtigen Ort bereitstellen.
Gleichzeitig verfügen wir über ein effizientes Verwaltungs
instrument, welches ein detailliertes Controlling ermöglicht.“
Office
WWS
20 Vom Bodensee in die Welt
50 Archiv integriert
VAUDE setzt auf Hübner-Zolllösungen
Bei der Schnittstellenbesprechung zur Integration des
Vorsystems „BRAIN“ Warenwirtschaft und den neuen
Zollanwendungen stellten sich einige Besonderheiten
heraus, die berücksichtigt werden mussten. Die vielfältigen
Erfahrungen der Hübner-Spezialisten sowie die Vorarbeiten
von VAUDE führten zur passenden Lösung.
Schnelles Archiv als sichere Informationsquelle
von Gräbert
Georg Heiseke, Projektleiter bei Amtz Optibelt: „Die
Mitarbeiter haben sich an das papierlose Archiv schnell
gewöhnt“, resümiert Georg Heiseke. Und weiter sagt er:
„Das Archiv ist für uns als schnelle Informationsquelle
nicht mehr wegzudenken. Es ist im Zusammenspiel mit
der e‑Mail- und Fax-Lösung geradezu ideal.“
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Die iSeries hat,
was das Land braucht
Festes Fundament für innovative Weiterentwicklung Ihrer IT
Die neue Regierung ist gewählt, die Wirtschaft hofft jetzt auf den großen Vorwärtsruck.
An den Grundbedingungen für ein mittelständisches Unternehmen wird sich trotzdem
so schnell nichts ändern: Noch immer müssen Kosten kontrolliert werden, noch immer
erfährt der Handel unter globalen Vorzeichen eine rasante Dynamisierung, auf die ein
Unternehmen immer schneller reagieren muss.
Thomas Striebel
ist bei der IBM
Deutschland als
Direktor Vertrieb
iSeries tätig
Die neue Regierung ist gewählt, die Wirtschaft hofft jetzt auf den großen Vorwärtsruck. An den Grundbedingungen für ein
mittelständisches Unternehmen wird sich
trotzdem so schnell nichts ändern: Noch
immer müssen Kosten kontrolliert werden, noch immer erfährt der Handel unter
globalen Vorzeichen eine rasante Dynamisierung, auf die ein Unternehmen immer schneller reagieren muss. Als mittelständischer Unternehmer kennen Sie die
richtigen Antworten auf diese Anforderungen: Ein Unternehmer darf sich in dieser Situation nicht verzetteln, sondern
muss nach Wegen suchen, seine vorhandenen Ressourcen optimal auszunutzen;
außerdem muss er noch sorgfältiger darauf achten, nur in Personen und Produktionsmittel zu investieren, von denen er
überzeugt ist, dass sie ihm auch in Zukunft nützen werden; und das Wichtigste
von allem: Er ist immer auf der Suche nach
neuen Möglichkeiten, wie er sich an die
sich rasant verändernden Rahmenbedingungen anpassen und seinen Vorteil aus
ihnen ziehen kann. Letzteres beschreibt
die große Innovationskraft des Mittelstandes – hier sitzt die Quelle für die meisten fruchtbaren Impulse für die deutsche
Wirtschaft.
Diese Sonderausgabe des Midrange Magazins, die dem Schwerpunkt kaufmännische Anwendungen mit der eServer iSeries gewidmet ist, finden Sie viele Zeugnisse für diese Innovationskraft: Hier geht
es um neue Business Software auf Linux,
um SAP-Anwendungen in der Chemie-Industrie und um viele neue ERP-Systeme
für alle möglichen Branchen – von Logistikunternehmen über Elektrowerkzeughersteller und Früchteverarbeiter bis hin
zu Wassertechnik- und Kalkhändlern.
Hinzu kommen Anwendungen, deren Bedarf sich aus der steigenden Internationalisierung ergibt, wie etwa Lösungen für
Handels‑, Personal- und Zoll-Bestimmungen, Basel2-Ratings sowie für die diversen Anforderungen an Logistikunternehmen, deren Flotte rund um die Uhr
über alle Ländergrenzen hinweg unterwegs ist. Aufbauend auf die iSeries verschafft der Ideenreichtum der SoftwareHäuser den mittelständischen Unternehmen die Flexibilität und Kapazität, mit der
diese unter heutigen Marktbedingungen
erfolgreich wirtschaften können.
iSeries als Basis
Die eServer iSeries bildet zum einen die
Grundlage für dieses Potenzial; zum anderen steckt sie selbst voller Innovationskraft. Neue technische Entwicklungen
und Trends vermochte sie stets für ihr ureigenstes Klientel, den Mittelstand, fruchtund nutzbar zu machen. Man denke hier
nur an die Ausstattung der iSeries mit den
POWER5-Prozessoren, die zukünftige Anforderungen des Mittelstandes genau ins
Visier nimmt: Die enorme Performance
dieser Server wurde anfangs mancherorts wohl als über-featured belächelt;
heute zeigt sich das sie den Anwendungen von heute – und denen, die noch
kommen werden – die Power geben, die
sie brauchen.
Power 5, hochverfügbar
Gleichzeitig hat i5-Reihe bereits andere
wichtige Anforderungen mittelständischer Unternehmen innovativ antizipiert: Die POWER5-Server ermöglichen
etwa den gleichzeitigen Einsatz verschiedener Betriebssysteme auf einer Maschine. Ein Unternehmen kann dadurch seine Server-Farmen deutlich schlanker
gestalten und dadurch Kosten sparen.
Durch die Aufteilung des Servers in mehrere logische Partitionen lässt er sich parallel für unterschiedlichste Programme
wie ERP‑, Supply-Chain-Management‑,
Business Intelligence- und andere Systeme einspannen. Deren Prozessorbedarf lässt sich dabei je nach Bedarf zuweisen. Diese Flexibilität setzt sich bis in
die Gestaltung des Preismodells für die
Lizenzen der unterschiedlichen Betriebssysteme fort: Gezahlt wird nur nach tatsächlich pro Programm genutzter Prozessoranzahl.
Kostenrechnung
Capacity on Demand
Und wenn sich die Innovationen eines
Unternehmens erst in realem Wachstum
niederschlagen, dann fördert die iSeries
dieses: Über Funktionen wie Capacity
On Demand kann das Unternehmen
bei wachsendem Bedarf einen Reservetank an Rechenleistung ganz einfach dazuschalten – oder per On/Off On Demand auch wieder abschalten. Flexibler
kann man in ein IT-System kaum auf die
wechselhaften Bedürfnisse moderner,
global wirtschaftender Unternehmen reagieren.
Blick auf die Kosten
Innovation – das ist die eine Hälfte der
Erfolgsformel des Mittelstandes. Die andere ist die verlässliche Basis, die den
Nährboden für die Ideen hergibt, auf
dem sie gedeihen können. Unter den
Servern hat sich die eServer iSeries als
eines der stärksten Fundamente erwiesen. Zu den Eigenschaften dieses Fundaments zählen die Ausfallsicherheit der
iSeries und die stets moderne Hardware-
Ausstattung. Hinzu kommt, dass sich
frühere iSeries eServer problemlos und
kostengünstig aufrüsten lassen, auch auf
die neue POWER5-Generation – ein Investitionsschutz den IBM übrigens schon
seit der Einführung des AS/400 im Jahr
1988 bietet. Die Vergangenheit hat zudem gezeigt, dass sich die Investitionen
in iSeries-Server bereits nach kurzer Zeit
rechnen und die Produkte des Wettbewerbs im Sachen RoI nach einem Jahr
überholen können – und dann aufgrund
Ihrer Langlebigkeit und Erneuerungskraft nicht mehr einzuholen sind. Dabei
beansprucht die iSeries wesentlich weniger Personal- und Verwaltungsaufwand
im Unterhalt.
anlagenverwaltung
op-controlling
finance -intelligence
FiBu
Ein festes Fundament auf dem Wachstum gedeihen kann und Ideen nicht verkümmern; ein Nährboden für Innovationsgeist und Ideen – und das bei
schlankem Verwaltungs- und Personalaufwand und flexiblem Preismodell...
Taugt das Erfolgsrezept der iSeries nicht
auch als Modell für unsere nationale
Ökonomie?
IBM iSeries
Wer sein Unternehmen
sicher führen will,
braucht Transparenz.
Und die richtige
Lösung für sein
Rechnungswesen.
Motor Mittelstand
„Motor Mittelstand“ – das Motto und Leitthema der diesjährigen Jahreskonferenz,
die vom 17. bis 19. November in Leipzig stattfindet, soll Mut machen und zeigen,
dass die Miesmacher-Stimmung, die derzeit die Wirtschaftspresse zu beherrschen
scheint, im Mittelstand bereits einer Aufbruchstimmung weicht.
Warum
K + H Software?
Weil wir
DIE Spezialisten sind.
Die Benutzervereinigung der mittelständischen Anwender von IBM Server-Technologie erwartet auch dieses Jahr deutlich mehr als 300 Besucher und genießt wie
immer eine hohe Aufmerksamkeit in der Presse. Johann Weihen, der Vorsitzende
der Geschäftsführung von IBM Deutschland, wird die Eröffnungsrede halten. Zahlreiche Vertreter bekannter mittelständischer Unternehmen werden anwesend sein
und sich über die neuesten Trends informieren.
Seit 20 Jahren und
mit Installationen in
28 Ländern der Welt.
Informationen über Produkte aus den Bereichen Hard- und Software gibt es in der
begleitenden Fachausstellung. Ein aufmunterndes Abendprogramm rundet die
Veranstaltung ab.
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Wann: 17. bis 19. November
K+H Software
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PPS
Geld wird im
Einkauf verdient
Alle reden von Supply-Chain-Management (SCM), aber Erfolgsgeschichten von unternehmensübergreifenden, IT-gestützten Beschaffungslösungen sind noch rar. Der Einsatz
einer Supply Chain Management-Lösung im Unternehmensbereich Systeme für Nutzfahrzeuge bei Knorr Bremse zeigt, dass sich das bald ändern könnte.
■ Die alte Kaufmannswahrheit, wonach
das Geld im Einkauf verdient wird, gilt offensichtlich heute immer noch. In ersten
SCM-Projekten wird von signifikanten,
zum größten Teil zweistelligen Einsparungen berichtet. Dabei kommen die eingesparten Beschaffungskosten mit einer
gewissen Hebelwirkung beim Gewinn an.
Das Marktforschungsinstitut Gartner
nennt einen Beschaffungsanteil am Umsatz von 40 Prozent über alle Branchen
betrachtet. Bei einer angenommenen Gewinnspanne von 10 Prozent hat also jede
prozentuale Einsparung in der Beschaffung einen in diesem Verhältnis größeren
prozentualen Gewinnsprung zur Folge.
Prozessverbesserung erhöht
Konzern-Gewinn
Knorr-Bremse in München hat 2003 Restrukturierungsmaßnahmen auf den Weg
gebracht, die bereits in 2004 die Ertrags-
kraft des Konzerns entscheidend gestärkt
haben. Der Gewinn wuchs gegenüber
2003 um glatte 20 Prozent auf 130 Millionen Euro, was zum großen Teil den Strukturverbesserungen zugute geschrieben
wird. Knorr-Bremse ist nach eigener Aussage weltweiter Marktführer für Bremssysteme im Bereich Schienen- und Nutzfahrzeuge. „Als technologischer Schrittmacher treibt der Konzern seit jetzt 100
Jahren die Entwicklung, die Produktion
und den Vertrieb modernster Bremssysteme voran. Und nur wer auf allen drei
Gebieten weltweite Spitzenleistung erbringt, wird als globaler Player überdauern können“, erläutert Wolfgang Stifter,
Project Manager Logistics bei KnorrBremse. Der Bereich Nutzfahrzeuge erwirtschaftete 2004 an den weltweit verteilten 28 Produktions- und Entwicklungsstandorten mit rund 6.000
Mitarbeitern einen Umsatz von 1,5 Milliarden Euro.
Um das Beschaffungswesen des Nutzfahrzeugbereichs zu optimieren, plante Knorr, die webbasierte Automotive-
SCM-Lösung SupplyWEB von Infor
europaweit einzuführen. Ziel war es, eine
durchgängig automatisierte und auf
standardisierten Prozessen beruhende
Beschaffung sicher und effizient aufzubauen, mit möglichst 100-prozentiger
Anbindung der Lieferanten. „Mit den
großen Lieferanten hatten wir bereits
über das klassische EDI eine elektronische
Beschaffung realisiert.
Aber wir wollten auch die mittleren und
kleinen Zulieferer elektronisch anbinden,
denn die waren bisher oft vor den nicht
gerade geringen Investitionskosten für
eine EDI-Anbindung in Höhe von mehreren tausend Euro zurückgeschreckt“, beschreibt Wolfgang Stifter die Ausgangssituation. „Für SupplyWEB sind die reinen
Hardwarekosten unserer Partner dagegen gering, es ist nur ein PC mit normalem
Internetanschluss und Standardbrowser
notwendig.“ Durch die Einführung des
relativ preisgünstigen SupplyWEB sei es
zum Beispiel in Ungarn erst möglich geworden, mittlerweile gut 90 Prozent des
Einkaufsvolumens elektronisch abzuwickeln. Dort war die EDI-Anbindung nur
bei einem sehr geringen Prozentsatz der
Zulieferer realisiert.
SupplyWEB unterstützt auch Kanban
oder SMI
SupplyWEB kombiniert die Informationen
heterogener Systeme und verschiedenster ERP-Applikationen in einer für
alle beteiligten Unternehmen gleichen
Ansicht. Die Infor-Lösung beinhaltet sowohl webbasierende Methoden, als auch
die Anzeige traditioneller EDI-Kommunikation. SupplyWEB geht aber über die
Optimierung der Beschaffungsabläufe
hinaus. Um die für jeden Artikel optimale
PPS
Beschaffungsmethode anwenden und
damit weitere Kostenpotenziale nutzen
zu können, lassen sich in SupplyWEB neben den üblichen Lieferabrufen noch
eKanban, SMI (Supplier Managed Inventory) oder Kundeneinzelaufträge abbilden.
Die Einführung der SCM-Lösung in den
Knorr-Bremse-Werken in Deutschland
und Ungarn begann im August 2003 mit
Implementierung und Systemtests sowie
der Aufschaltung erster Testlieferanten.
Ab März 2004 erfolgte dann die Anbindung in Deutschland und Ungarn in größerem Rahmen.
„Unsere Vorgehensweise bei der Einführung war, im ersten Schritt den Beschaffungsprozess zu automatisieren. In der
Zukunft sollen dann in weiteren Schritten
zusätzliche Beschaffungsmethoden wie
Kanban, SMI und Konsignationsläger
über SupplyWEB installiert werden“, erklärt Stifter. Statt wie gewöhnlich per Fax
können Lieferabrufe nun unkompliziert
per Internet erfolgen. Lieferscheine werden automatisch eingepflegt, was Lieferanten und Mitarbeiter viel Zeit spart. Die
Versanddokumentation läuft direkt über
SupplyWEB, wodurch sichergestellt wird,
dass die Dokumente und Barcodes durchgängig einheitlich sind.
Was hat sich nun bei der Kommunikation
zwischen Knorr-Bremse und den Zulieferern geändert? Die EDI-Verbindung mit
größeren Unternehmen kommuniziert
auch weiterhin die Bewegungsdaten direkt von ERP- zu ERP-System. Für die mittleren und kleinen Zulieferer waren alle
Daten wie Lieferabrufe oder Rechnungen
auf Papier festgehalten und wurden per
Fax versendet bzw. manuell wieder ins
System übernommen. Bei Infor-SCM findet ein Datenabgleich zwischen ERP-System und SupplyWEB statt und der Lieferant erhält per Browser Zugang zum SCMTool. Er kann sich die für ihn bestimmten
Daten dann entweder ebenfalls ausdrucken oder per CSV oder XML herunterladen und direkt ins eigene System übernehmen.
Im 30-Minuten-Intervall werden die Lieferabrufe vom ERP an SupplyWEB übertragen. Der Lieferant erhält dann per Mail
die Information, dass sich neue Daten auf
seinem Konto befinden, die er dann übernehmen kann. Es gibt auch die Möglichkeit einer automatisierten Übertragung
per XML in sein System. SupplyWEB hält
zudem eine ganze Palette an Statistiken,
Grafiken und Informationen bereit, damit
der Zulieferer auch alle Daten zur Verfügung hat, die ihm einen leichten und
übersichtlichen Beschaffungsprozess sicherstellen.
Zulieferer und Knorr-Bremse
profitieren
„Die Vorteile der Beschaffung per SupplyWEB liegen auf der Hand“, zieht Wolfgang
Stifter ein positives Fazit.„Wir haben jetzt
datensichere und einheitliche Kommunikations-Prozesse und –Dokumente mit
unseren Lieferanten, für die klassisches
EDI nicht infrage kommt. Und durch den
30-Minuten-Übertragungsrhythmus der
Lieferabrufe und die gesamte Transparenz über die neu strukturierten Lieferprozesse erreichen wir sehr kurze Reakti-
onszeiten auf Bestelländerungen – eine
wichtige Voraussetzung für die hohe Flexibilität bei der Fertigung unserer Produkte.“
Aber auch für die Lieferanten sieht der
Projektmanager wichtige Vorteile durch
SupplyWEB: z. B. die schnelle Bereitstellung und hohe Verfügbarkeit der Lieferabrufe, aktuelle Informationen über
den Lieferstatus, einfache Erstellung von
Standard-Versanddokumenten und deren Nachvollziehbarkeit oder eine Reihe
wertvoller Statistikfunktionen. „Das zeigt,
dass beide Seiten, Knorr-Bremse und die
Lieferanten, von einer elektronischen Beschaffung entscheidend profitieren.“
Infor
Tanja Hossfeld
> [email protected]
c www.infor.com
Fachautor: Eduard Rüsing, freier Journalist
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FiBu
Die Mission
Globalisierung im Rechnungswesen mit K+H Software
Die Erde und ihre unendlichen Gesetzgebungen. Wir schreiben das Jahr 2005. Dies sind die
Abenteuer des Unternehmens K+H Software, das mit seiner Besatzung seit 7 Jahren
unterwegs ist, um andere Länderbesonderheiten, neue Gesetze und Buchungsregeln zu
erforschen. Viele Kennzeichen und Felder von Deutschland entfernt, drang die K+H in neue
Gegenden vor, die selten ein Anbieter zuvor gesehen hat.
Globalisierung im Rechnungswesen
■ Vergleichbar mit den Herausforderungen, denen sich die Science-FictionHelden in jeder Folge ihrer fiktiven
Abenteuern stellen, sind die vielfältigen
Aufgabenstellungen hinsichtlich der
„Globalisierung“ der Märkte hier auf der
Erde. Unternehmen, die sich diesem realen Abenteuer widmen, treffen hier genauso auf unterschiedliche Welten, die es
zu verstehen gilt. Diese Welten sind im
größtmöglichen Umfang zu verbinden –
bezogen auf Maschinen, Software oder
auf menschlicher Ebene.
Ins Ausland
Ein Unternehmen, welches im Ausland
zum Beispiel mit einem neuzugründenden Standort beginnt, hat es dabei in
der Regel etwas einfacher als ein Unternehmen, welches sich durch Übernahmen oder dem Bestreben nach einer gewachsenen Struktur zur Vereinheitlichung, diesem Thema stellt. Ob und in
welchem Umfang ein derartiges Vorhaben in Angriff genommen werden soll,
liegt im ersten Schritt bei der Muttergesellschaft.
10
Prinzipiell kann man sagen, dass speziell
im Bereich des Rechnungswesens die Anforderungen und das Vorhaben, unternehmensweit national und international
Unternehmensprozesse zu vereinheitlichen, ein bekanntes und vor allem auch in
vielen Fällen notwendiges Thema darstellt. Damit verbunden beschäftigen sich
K+H Software und Teile ihrer Kunden bereits seit vielen Jahren mit dieser Thematik. Von den dabei gesammelten Erfahrungen handelt diese Episode der Mission
„Globalisierung im Rechnungswesen“.
Zentral Verwalten –
Dezentral Berichten
Den ersten Schritt unternimmt in der Regel der Kunde bzw. die Konzernmutter –
dies im Idealfall mit dem Software-Hersteller gemeinsam. Es sollte vorweg definiert werden, welche Bereiche in der
Anwendung vereinheitlich werden sollen. Oft ist der pragmatische Ansatz begründet mit der Notwendigkeit, dass zentralisiert berichtet werden muss. Der
nächste Schritt definiert das Vorgehen
und die Inhalte zur notwendigen IST-Analyse in den vorhandenen Gesellschaften.
Dies ist elementar, wenn es sich um gewachsene Soft- oder Hardware-Umgebungen in den einzelnen Locations handelt. Hier gilt es, nicht nur die eingesetzte
Software zu betrachten, sondern insbesondere auch die jeweils vorhandenen
Vorsysteme und Nachbarlandschaften
mit in die Analyse einzubeziehen. Das daraus resultierende Ergebnis kann dann
zur detaillierten Ergebnisfindung (in Bezug auf Realisierung) der zu vereinheitlichten Bereiche führen. Wenn man an diesen Punkt angekommen ist, gilt es diese
Vorgaben pro Anforderung für jede einzelne, im Konzernverbund integrierte Gesellschaft zu prüfen.
Hier treffen die oft etwas theoretischen
Ansätze auf die Realität des Seins. Zum
Beispiel kann der Ansatz, einen einheitlichen Kontenrahmen für alle In- und Auslandsgesellschaften zu verwenden, in
Frankreich an seine realen Grenzen stoßen. Das liegt daran, dass in Frankreich
der zu verwendende Kontenrahmen gesetzlich vorgeschrieben ist und eingehalten werden muss.
Sprachbarrieren
Auch ist zu definieren, wie innerhalb der
Auslandsgesellschaften mit den jeweiligen Sprachen umgegangen wird. Es sind
Fragen zu klären, ob eine einheitliche
Konzernsprache ausgegeben wird oder
ob man – zumindest in manchen Locations – noch Landessprachen integriert.
Wie wird das Help-Desk aussehen? Wie
kann man es für die einzelnen Locations
optimal unterstützen?
Steigt man nun tiefer in die Welten ein, ist
es wie bei den Science-Fiction-Helden.
Jedes Land und jedes Geschäftsfeld der
Location hat seine Besonderheiten. Voraussetzung, sich diesen Vorhaben – im
Sinne der Konzerngesellschaft und den
definierten Vorhaben – zu stellen, ist ein
Raumschiff, das fliegen kann und sich
leicht navigieren lässt, das Wende- und
Ausweichmanöver, ohne den Kurs aus
den Augen zu lassen, beherrscht. Darüber
hinaus muss es natürlich über eine Mannschaft mit hohem Können – sowohl im
Umgang mit dem Raumschiff als auch im
Umgang mit den verschiedenen Lebensformen – verfügen. Projiziert auf die Erde
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DER BUCHHALTERISCHEN 3EITE SO TRANSPARENT
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&INANZ UND !NLAGENBUCHHALTUNG F~R
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11
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FiBu
und damit auf unser Raumschiff – die
Rechnungswesenanwendung – bedeutet
dies, dass die Anwendung mandantenund fremdwährungsfähig sein muss und
dass die Datenbank in ihrem Aufbau und
ihrer Struktur flexibel und vor allem im
Umfang ausreichend ist. Das ist notwendig für die zum Beispiel unterschiedliche
Darstellung und Hinterlegung der jeweiligen Stamminformationen wie in den
USA der Zusatz „Staat“ ein notwendiger
Bestandteil ist.
Bankkonten und Zahlungswesen
Insbesondere die Bankkontoangaben
und das Zahlwesen unterscheiden sich
pro Land maßgeblich voneinander (zum
Beispiel die Bankverbindung in Polen, die
insgesamt 26 Stellen lang ist und sich aufteilt in 02/08/16 – Prüfziffer, Konto-Nummer und Bankleitzahl). Darüber hinaus
muss seitens der Anwendung die Möglichkeit für die zentrale und dezentrale
Datenhaltung gewährleistet sein. Einstellbar pro Mandant können dann beispielsweise die Führung von Sachkonten oder
Berichten zentral und die Konditionen
oder Umsatzsteuerschlüssel lokal gesteuert werden.
leichtert, ist eine durchdachte MessageFile-Verwaltung zur größtmöglichen Variabilität der eingesetzten Sprachversion in
der Anwendung.
Sprachproblem Help-Desk
Hier muss die Software das Help-Desk
oder auch die Konzerngesellschaft schnell
und einfach in die Lage versetzen, innerhalb der Anwendung in die jeweiligen
Spracheinstellungen zu wechseln. Darüber hinaus muss der Update-Dienst bei
Änderungen oder Release-Wechsel gewährleistet und schnell zu vollziehen sein.
Anzeige
12
Wichtig für die Zusammenstellung der
Besatzung ist, dass sie sowohl aus Mitarbeitern des Software-Anbieters hinsichtlich Organisation und EDV als auch aus
Mitarbeiter(n) aus dem auftraggebenden
Kunden besteht. Darüber hinaus sollte bei
der Umstellung von Auslandsgesellschaften hinsichtlich der festzulegenden
Anforderungen der gesetzlichen Regelungen des landes-/gesellschaftsspezifischen Rechts ein Steuerfachmann vor
Ort mit eingebunden werden. Meist ist
dies der Steuerberater der Landesgesellschaft.
Je nach Wunsch und Absprache mit dem
Kunden ist es immer empfehlenswert,
Schritt für Schritt vorzugehen. Insbesondere wenn es um die Einrichtung bzw.
Umstellung einer Auslandsversion geht.
Hier sollte ein realistischer Roll-Out-Plan
erstellt werden, der sowohl Urlaubszeiten
als auch realistische Realisierungszeiten
im Ablauf berücksichtigt.
Sehr elementar ist, dass die Anwendung
einen hohen Grad an Parametrisierung zulässt, um die landesspezifischen Einstellungen darüber auch einstellbar handeln
zu können. Das heißt: um beispielsweise
eine automatische Belegnummern-Vergabe, mögliche Belegnummern-Kreise oder
Vorbelegungen und Prüfungen global
oder individuell einstellbar zu steuern.
Voraussetzung ist die gelöste Mehrsprachigkeit innerhalb der Kunden- oder Behörden-Korrespondenz. Dies gilt im Übrigen nicht ausschließlich für den Einsatz
der Anwendung in anderen Ländern.
Auch ein in Deutschland geführter Mandant muss in der Lage sein, mit ausländischen Kunden/Lieferanten oder möglicherweise auch mit Behörden in der
jeweiligen Landessprache zu korrespondieren. Das bezieht sich auf jegliche Korrespondenz – wie zum Beispiel Mahnungen, Kundendifferenz-Schreiben oder
bei der Meldung an eine ausländische
Konzernmutter. Eine weitere Eigenschaft,
die Kommunikation und Support er-
Voraussetzung für die Besatzung, die sich
dieser Mission stellt, ist, dass sie die Ausstattung sowie die Steuerungselemente
der Anwendung beherrscht und dass sie
mit der Thematik Rechnungswesen, dem
Ziel der Mission sowie dem vorgegebene
Kurs bestens bekannt ist.
Mission (In)possible
Betrachtet man nun die Besatzung dieses
Raumschiffs, die Berater und Entwickler
des Software-Anbieters, außerdem – nicht
zu vergessen – die Crew-Mitglieder aus
dem Hause des Kunden und projiziert
dies auf die Aufgaben in dieser Mission,
dann gibt es auch hier einige Voraussetzungen, die gegeben sein sollten und Vorgehensweisen die empfehlenswert sind.
Das Resümee von der Geschichte: Ohne
Antrieb fliegt das Raumschiff nicht, ohne
Navigation hat man keine Sicht und ohne
eine ausgebildete Besatzung geht es
überhaupt nicht. Plant man eine derartige Mission – wie möglicher Weise einen
Jahresurlaub mit einem verlässlichen Reisepartner, einer Reiseroute für die gewünschten Ziele, einem planbaren Investitions-Budget – kann man sich im Vorfeld auf Land, Leute, Sprache sowie auf die
Umgebung besser einstellen und wird
von den Gegebenheiten nicht überrascht.
Treten dennoch unvorhergesehene Wetterkapriolen auf, ist es wichtig, dass die
Besatzung wetterfest ist und dass Sie einen verlässlichen „Partner im Rechnungswesen“ an Ihrer Seite wissen.
Fachautorin: Roswitha Habersetzer
> [email protected]
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13
WWS
Zollabwicklungssysteme
Nippon Express nutzt zara für ATLAS und NCTS
Bis zu 112 User können beim Logistik-Dienstleister Nippon Express zeitgleich die
Zollabwicklungs-Software zaraCMS der ZNET systemhaus gmbh nutzen und am ATLAS/NCTSVerfahren teilnehmen. Die Anwender arbeiten bundesweit in elf Niederlassungen
des Unternehmens und greifen dabei auf eine zentrale IBM iSeries zu, um die Software zu
nutzen.
■ Detlef Schicken, Projektleiter und Deputy Manager IT bei Nippon Express, erläutert:„Bei rund 1.500 zolltechnisch relevanten Sendungen pro Tag erzeugen wir
bei der elektronischen Zollabwicklung
ein enorm hohes Datenvolumen. zaraCMS
stellt sicher, dass wir dennoch permanent
und mit hoher Geschwindigkeit auf alle
notwendigen Daten zugreifen können“.
Er und die Key-User der Niederlassungen
trafen vor einem Jahr die Entscheidung
für die ZNET-Software und damit gegen
die Produkte verschiedener anderer renommierter Anbieter. zaraCMS löste bei
dem Logistik-Dienstleister im Februar
nach fünf Jahren das System eines in Hessen ansässigen Anbieters ab.
Über das enorm große Datenvolumen hinaus war auch die Vielfalt der Waren, die
der Logistik-Dienstleister transportiert
und lagert, eine Herausforderung, die
ZNET erfolgreich meisterte: Sämtliche Warengruppen von Lebensmitteln bis hin zu
elektronischen Teilen mussten mit ihren
jeweiligen zollrechtlichen Besonderheiten
im System abgebildet werden. Trotzdem
waren rund 95 Prozent aller notwendigen
Funktionalitäten bereits durch die Standardversion von zaraCMS abgedeckt.
„Durch das große Know-how der Firma
ZNET im Hinblick auf die Zollbestimmungen können wir uns darauf verlassen,
dass die Zoll-Software bei zollrechtlich relevanten Änderungen in der Rechtsprechung sofort auf den neusten Stand gebracht wird. Wir genießen so absolute
Rechtssicherheit“, betont Schicken.
14
Anbieterauswahl
Ein Jahr bevor in allen deutschen Niederlassungen von Nippon Express die ZNETZollsoftware eingesetzt wurde, hatte die
Niederlassung in Mönchengladbach im
dortigen Zolllager bereits eine Version
von zaraCMS mit den Modulen Zolllager
Typ C und D sowie dem Modul Exportdokumentation eingeführt. Da die Verantwortlichen in Mönchengladbach somit
schon von den Funktionalitäten von zaraCMS und dem zolltechnischen Knowhow von ZNET überzeugt waren, lag es für
Nippon Express nahe, die zara-Software in
allen anderen deutschen Standorten einzusetzen.
„Aufgrund der positiven Erfahrungen in
Mönchengladbach haben wir zaraCMS
auch an allen anderen deutschen Niederlassungen eingesetzt“, erläutert Projektleiter Detlef Schicken. „Durch die unternehmensweite zara-Integration ist der
Kommunikationsdurchfluss der anderen
Nippon-Niederlassungen zum Zoll heute
erheblich schneller“. Ein weiterer ausschlaggebender Grund für die Einführung
von zaraCMS sei die extrem effiziente
Support-Hotline, die ZNET seinen Kunden
biete. Außerdem bevorzugten die Verantwortlichen bei Nippon Express aus Gründen der Datensicherheit weiterhin ein
System, das auf der IBM AS/400 läuft. Die
Zoll-Software ist für den IBM Server konzipiert und wird bei Nippon Express als
Client-Server-Applikation eingesetzt.Dies
hat zum Beispiel den Vorteil, dass die Nutzer mit einer modernen, grafisch gestalteten Windows-Benutzeroberfläche arbeiten können. Hinzu kommt, dass zaraCMS modular aufgebaut ist. Das heißt,
Nippon Express konnte alle Funktionalitäten, die über das Basisprogramm hinausgehen, genau auf den eigenen Bedarf abstimmen. Sollten sich die Anforderungen des Logistik-Dienstleisters in den
WWS
nächsten Jahren ändern, kann das Zollabwicklungsprogramm problemlos erweitert werden. „Gerade für einen Full-Service-Dienstleister wie uns ist diese enorme Flexibilität sehr wichtig“, betont
Schicken.
Schnellere und komfortablere
Anwendung
„Unsere Aufgabenstellung war eindeutig:
Es galt, die Funktionalitäten der abzulösenden Zollsoftware abzubilden – möglichst komfortabler in der Nutzung und
schneller im Zugriff“, berichtet Werner
Tholl, Geschäftsführer von ZNET. Das
plattformunabhängige System läuft heute auf einer IBM AS/400 in Verbindung mit
zwei Terminal-Servern für die Clients, um
die Auslastung durch den zeitgleichen
Zugriff vieler Nutzer gleichmäßiger verteilen zu können. Die Erfassung der zolltechnisch relevanten Daten in zara erfolgt
direkt in den Niederlassungen. Die Daten
werden dann über die zentrale IBM
AS/400 und die Terminal-Server via SFTP
(Secure File Transfer Protocol) an das Clearing Center von ZNET übermittelt. Dieses
leitet die Daten an die zuständige Zollbehörde weiter. Auch die Nachrichten vom
Zoll an Nippon Express nehmen den Weg
über das Clearing Center und die zentrale
IBM AS/400. Über die Bereitstellung der
technischen Funktionalität hinaus sorgten
die IT-Experten aus dem Hause ZNET
durch eine Reihe von Redesign-Maßnahmen dafür, dass die neue Software maximal an die Nutzungsgewohnheiten der
Nippon-Express-Mitarbeiter angepasst
wurde. So wurde dauerhaft das optimale
Ergebnis im Zusammenspiel zwischen
den Mitarbeitern und der Zoll-Software
sichergestellt. „Dass das neue Zollsystem
von den Nutzern bei Nippon Express sehr
schnell akzeptiert und erfolgreich angewendet wurde, zeigt sich für uns daran,
dass wir nur noch eine sehr geringe Anzahl an Support-Anfragen bekommen“,
so ZNET-Geschäftsführer Tholl. „Es freut
uns natürlich immer, wenn die Kundenzufriedenheit so hoch ist.“
■ Nippon Express genießt bei allen Formalien im Hinblick auf Zoll, Außenwirtschaft etc. absolute Rechtssicherheit.
■ Durch den Wartungsvertrag werden
gesetzliche Änderungen bei Inkrafttreten
automatisch in das System übernommen.
Es ist so immer auf dem aktuellen Stand.
■ Die professionelle und übergangslose Ablösung des Altsystems erfolgte
ohne Zeitverzögerung und Datenverlust.
■ zaraCMS stellt sicher, dass bis zu 112
Mitarbeiter des Logistik-Dienstleisters
aus verschiedenen Niederlassungen permanent und mit hoher Geschwindigkeit
auf alle notwendigen Daten zugreifen
können – trotz des großen Datenvolumens, das die elektronische Zollabwicklung von rund 1.500 Sendungen pro Tag
erzeugt.
■ Alle Daten werden auf einer zentralen IBM AS/400 verwaltet.
■ Das neue System amortisierte sich
bereits nach wenigen Monaten.
■ Da ZNET seine Kernkompetenz auf
das Zollabfertigungs- und Transport-Management-System konzentriert, profitiert
Nippon Express kontinuierlich von Weiterentwicklungen der Software und neuen Modulen. Sämtliche Warengruppen
werden auch in Zukunft mit den zollrechtlichen Bestimmungen im System
abgebildet.
Fachautorin: Tanja Planko
Lösungsanbieter: ZNET systemhaus gmbh
Anwender: Nippon Express
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Die Ergebnisse im Überblick
Zusammenfassend realisierte Nippon Express durch die Implementierung von
zaraCMS folgende Ergebnisse:
15
WWS
Drei Logistikzentren –
ein Lagerführungssystem
Frische-Logistiker Cefrusa setzt auf LFS 400 von Ehrhardt +Partner
Der spanische Logistik-Dienstleister Cefrusa verwaltet rund 150 Kunden an drei KühllagerStandorten mit Hilfe des Lagerführungssystems LFS 400 von Ehrhardt + Partner über eine
einzige, zentrale IBM iSeries. Neue Kunden können die EDV-Mitarbeiter von Cefrusa
selbstständig im Lagerführungssystem anlegen. Eine wesentliche Projektbesonderheit ist
zudem die zweistufige Kommissionierung mit Hilfe eines integrierten Horizontal-Rollenverteilers.
■ Noch mehr Qualität und schnellere
Reaktionszeiten wollte Cefrusa seinen
Kunden bieten, deshalb entschied sich
die Geschäftsführung Mitte des vergangenen Jahres, das Lagerverwaltungssystem zu modernisieren.
„Wir haben uns für LFS 400 entschieden,
weil es die flexibelste Lösung ist und wir
die Software eigenständig an unsere
Kunden anpassen können“, berichtet Cefrusa-Geschäftsführer Jordi Gonzalez. In
Spanien, fährt er fort, sei es so, dass Logistik-Dienstleister in der Regel nur sehr
wenig Flexibilität von ihren Kunden erwarten können. „Für uns bedeutet dies,
16
dass wir uns zum Beispiel im Hinblick auf
die Übertragung von Auftrags- oder Produktinformationen perfekt an unsere
Kunden anpassen müssen. LFS 400 versetzt uns in diese Lage – für jeden einzelnen der rund 150 Kunden, die derzeit
über das System verwaltet werden“, betont Jordi Gonzalez.
Neben der Flexibilität des Programms
und der Möglichkeit, eigenständig neue
Kunden anzulegen, spielten auch die umfangreichen Datenbanken des Systems
und die Möglichkeit der Integration des
Datenflusses zwischen den drei Standorten Hostalet’s (Barcelona), Mercabarna
(Barcelona) und Madrid eine Rolle bei der
Auswahl der Software. So kann die Ware
eines Kunden heute zum Beispiel in mehreren Lagerstandorten eingelagert werden. Dessen Stammdaten etc. werden nur
einmal angelegt, da sie von allen drei
Standorten aus abgerufen werden können.„Außerdem ist es im Wettbewerb natürlich immer von Vorteil, dass wir dem
Kunden mehr Funktionen anbieten können als die Konkurrenz“, freut sich Geschäftsführer Gonzalez.
Aufgrund dieser zahlreichen Vorteile entschieden sich die Verantwortlichen bei
Cefrusa nach einer intensiven Recherche
gegen die Warehouse-Management-Systeme von renommierten Anbietern aus
den USA und Spanien und damit für die
Lösung von Ehrhardt + Partner.
Besonderheiten der Frische-Logistik
Cefrusa ist auf Kunden aus der Lebensmittelbranche spezialisiert. Der Logistikdienstleister lagert bei drei Grad Celsius
bzw. bei minus 20 Grad Celsius hauptsächlich Fisch, Meeresfrüchte, Fleisch, Pizza und Pasta von Kunden wie Europastry,
BelSolar und Condis. Bei Fisch und Meeresfrüchten muss im Wareneingang nicht
nur die Stückzahl, sondern auch das Gesamtgewicht der Palette erfasst werden.
Nach der Anlieferung über eines der mit
Temperaturschleusen versehenen Tore
wird jede Ware im Wareneingang außerdem mit einem Label mit Barcode versehen. Der Barcode auf dem Wareneingangsetikett – einem tiefkühltauglichen Spezialetikett – wird mit weiteren Produktdaten
(wie zum Beispiel Chargennummer und
Haltbarkeitsdatum) im System archiviert
und fortgeführt. Anhand des Barcode-Labels kann Cefrusa seinen Kunden mit Hil-
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Augenmerk auf den Gewinn
Umsatzfixierung führt schnell in die Irre
Dank Business Intelligence Orientierung bei
Geschäftsabschlüssen an deren Rohertrag
statt wie früher am Umsatzvolumen.
Anwender
Despec ist eine Großhandelsgruppe für Druckerverbrauchsmaterialien, Speichermedien und Accessoires und erzielte im Jahr 2002 weltweit rund
700 Mio. Euro Umsatz. Die Despec Supplies
GmbH (Deutschland) besteht seit 1997. Mit ca. 80
Mitarbeitern und einer Mandantenfirma wurde im
Jahr 2002 mit ca. 2.500 Handelskunden ein Umsatzvolumen von 110 Mio. Euro realisiert. Das
Artikelsortiment umfasst insgesamt ca. 10.000
Artikel, von denen knapp die Hälfte am Lager verfügbar ist. Täglich verlassen ca. 1.000 Pakete das
Lager in Meerbusch (www.despec.de).
Aufgabenstellung
Despec Deutschland und die österreichische
Schwester ITEM 2000 International verwenden
gemeinsam ein in Linz, Österreich, installiertes
iSeries-Modell 520 mit einer Standard-Handelssoftware, die bereits seit 1995 in Deutschland und
seit 1999 in Österreich in Einsatz ist. Über die Jahre wuchs die Notwendigkeit zeitnahe Auswertungen erstellen zu können, die jedoch über Queries nur zum Teil zufriedenstellend befriedigt werden konnten. In der Handels-Software vorgesehene
Standardauswertungen erwiesen sich andererseits als unzureichend und zu inflexibel. Das immer
schneller werdende Geschäft und die konsequente
strategische Ausrichtung des Vertriebs auf Ergebnisorientierung erforderte eine Lösung dieses Problems mit neuen Auswertungsmethoden. „Wir
haben irgendwann aufgehört über Umsatz zu sprechen,“ skizziert Torsten Schnutz die Ausgangslage. „Für uns ist der Rohertrag die entscheidende
Größe. Wer um des lieben Umsatzes Willen jeden
Deal mitnimmt, manövriert sich unweigerlich ins
Abseits”, fährt der Prokurist fort, der bei Despec
Deutschland für die Bereiche Einkauf und Marketing verantwortlich zeichnet.
Lösung
Die Lösung des Problems hat man bei Samac gefunden. „In einer kurzen Planungsphase wurde
definiert, welche Informationen und Auswertungen
in den einzelnen Unternehmensbereichen benötigt
werden,“ so Schnutz weiter.
Laufende Aktualisierung der Datenwürfel
„Die Datenwürfel und Auswertungen wurden daraufhin mit Samac sehr schnell realisiert. Heute
verfügen wir über optimale Auswertungstools für
Einkauf, Verkauf, Buchhaltung und Controlling einerseits über Standardreports und andererseits
über Ad-hoc-Abfragen.“ Etwa zur Vorbereitung von
Lieferanten- und Großkundengesprächen werden
laut Schnutz die Ad-hoc-Auswertungsmöglichkeiten des Samac Analyzers intensiv genutzt. Die
Datenwürfel der Verkaufsdatenbanken werden für
alle sieben betreuten Firmen in einem halbstündigen Zyklus aktualisiert – und zwar direkt auf dem
Produktionssystem, ohne Beeinträchtigung der
laufenden Prozesse und interaktiven Anwender.
Keine Beeinträchtigung der Performance
Für seltene Abfragen in Echtzeit direkt aus den
operativen Datenbanken wird über den Samac
Dynaserver durchgegriffen. Das System wird von
wiederkehrenden Queries entlastet, denn derzeit
arbeiten in sechs über die auf der iSeries angeschlossenen Firmen ca. 200 Anwender mit der
Samac-Lösung, die täglich im Durchschnitt 1500,
in Spitzenzeiten mehr als 5.000 Abfragen ausführt.
Früher benötigte ein einziges vergleichbares Query ca. 30 Minuten, während derer der laufende
Betrieb merklich beeinträchtigt wurde. Abfragen
aus Deutschland werden über die vorhandene
Standleitung neben der Auftragsbearbeitung und
dem internen Telefon und e-Mail-Verkehr abgewickelt. Mitarbeiter können auch von unterwegs
über VPN-Einwahl online durchführen. Der Informationszugriff wird über ein mehrstufiges Berechtigungskonzept gesteuert. So sind bestimmte
Rohertragsinformationen nicht allen Anwendern
verfügbar, ebenso Teile der Drill-Down-Pfade und
Berichtsstrukturen.
Nach Angaben von Claus Bernhard, dem stellvertretenden Geschäftsführer von ITEM 2000 International, unterstützt das neue System nun Abfragen
in den Bereichen, Einkauf, Verkauf, Lagerhaltung
mit Standardreports. „Außerdem können berechtigte Benutzer über den Front Engine Analyzer diverse nicht standardisierte Abfragen starten und
durchführen,“ so Bernhard weiter. „Der Vorteil
darin liegt einfach in der Schnelligkeit, der individuellen Aufbereitung von Abfragen, und in der Aktualität. Ganz besonders wichtig für uns ist aber
auch, dass die AS/400 in der Performance nicht
beeinträchtigt wird. Anders als bei SQL-Queries
können alle unsere Mitarbeiter auch während der
Abfragen uneingeschränkt die AS/400 nutzen.“
Kern des Vertriebskonzepts ist die Betreuung der
Handelskunden fast ausschließlich im Telefonverkauf. Mit den Verkaufsreports ist nun jeder Verkäufer in der Lage seinen Auftragsstand, fakturierten Umsatz, Anzahl der Aufträge, Profit, Rohertrag (sofern berechtigt) aktuell und natürlich alles
im Vergleich zu den Planzahlen abzufragen.
Außerdem sind diese Daten auch kumuliert ersichtlich, so dass er auf Knopfdruck nicht nur den
aktuellen Monatsstand erhalten kann, sondern
auch eine Jahresübersicht. Besonders wichtig
aber für den Verkauf ist die Kundenübersicht, wo
der Verkäufer auf einen Blick erkennt, welche Produkte der Kunde im laufenden und Vorjahr gekauft
hat, wann er dieses Produkt zuletzt gekauft hat
und wie jeder einzelne Verkauf kalkuliert wurde.
Auch folgende Fragen sind sofort beantwortet: Ist
der Kunde profitabel? Welche Produktgruppen
werden vom Kunden nicht gekauft? Wie ist der
durchschnittliche Auftragswert? Dank der sehr
kurzen Antwortzeiten erhält der Verkäufer unmittelbar während des laufenden Telefonats entscheidende Auskünfte für das Verkaufsgepräch.
Ist-Zahlen aus der Warenwirtschaft
Die Ist-Zahlen aus der Warenwirtschaft werden
von der Geschäftsleitung um Planzahlen auf Verkäuferebene pro Monat ergänzt. Über die SamacWerkzeuge werden diese in den Reports tagesgenau gegenübergestellt, und sofort wird die aktuelle
Tendenz auf Monatssicht hochgerechnet. Basis
hierfür sind firmenindividuelle Kalender, die in die
Datenbasis einfließen, und selbst die unterschiedliche Anzahl der Arbeitstage in den Ländern berücksichtigen. Im Einkauf- und Lagermanagement
ist es wichtig auf einen Blick zu erkennen, welche
Produkthaupt- bzw. -untergruppe hinab bis auf jedes einzelne Produkt profitabel ist und wie lange
Ware am Lager liegt. Weitere wichtige Bauteile der
Lösung sind die zentral gepflegten dynamischen
Berichtsstrukturen, z. B. die Zuordnung der Verkäufer zu diversen Verkaufsgruppen. Eine Änderung dieser Berichtstrukturen im laufenden Tagesbetrieb wird sofort in neu abgerufenen Reports
berücksichtigt. Ein Neuladen der Würfel ist dazu
nicht erforderlich. Damit verfügt man heute über
ein sehr präzises, zentral gepflegtes System, das
mit einem Bruchteil des früheren Aufwandes gepflegt wird. Der laufende Betrieb erfolgt wartungsfrei innerhalb der iSeries-Umgebung mit Nachtund Tagesverarbeitung, die laufende Betreuung
des Kunden durch Samac über DFÜ – so werden
unnötige Kosten und Wartezeiten vermieden.
Weitere Informationen:
SAMAC Software GmbH
D-40764 Langenfeld, Hausinger Str. 4
Telefon: 0049/2173/1 30 35
Telefax: 0049/2173/14 92 91
E-Mail: [email protected]
Internet: www.samac.com
17
WWS
fe von LFS 400 eine lückenlose Chargenrückverfolgung gewährleisten. Das Unternehmen
erfüllt
damit
alle
Anforderungen der EU-Verordnung
178/2002. In naher Zukunft soll der Wareneingangsprozess für große Kunden automatisiert werden. Das heißt, diese Lieferanten werden über EDI-Schnittstelle an
LFS 400 angebunden und verwenden
dann Etiketten mit einem EAN128-Barcode. Diese Etiketten werden im Wareneingang gescannt und alle Produktdaten
der angelieferten Ware werden damit automatisch erfasst. Realität ist bereits heute ein Web-Service für Kunden, mit dessen
Hilfe diese ihren jeweiligen Warenbestand und den Status ihrer Aufträge in
Echtzeit aus LFS 400 abfragen können.
Zweistufige Kommissionierung
Kommissioniert wird bei Cefrusa in zwei
Stufen. Zunächst werden die anstehenden Aufträge nach Touren zusammengefasst. Beim Kommissionieren werden die
Artikel in LFS 400 in Echtzeit vom Bestand
abgebucht, während der Kommissionierer die Waren aus der untersten der fünf
Ebenen des Hochregallagers entnimmt.
Für diese Kommissionierstufe soll zukünftig die innovative Pick-by-Voice-Technologie eingesetzt werden. Die Kommissionierer können bei der sprachgesteuerten
Kommissionierung beide Hände ungehindert einsetzen, da sie weder Listen
noch Terminals zur mobilen Datenerfassung (MDEs) halten müssen. Gerade im
Tiefkühlbereich, wo die Lagerarbeiter
Spezialkleidung und Handschuhe tragen
müssen, die die Handhabung von Listen
und Datenfunkterminals erschweren, ist
der Einsatz von Pick-by-Voice ein unschätzbarer Vorteil. Bei Cefrusa tragen die
Lagerarbeiter eine tiefkühltaugliche
Kommunikationseinheit am Gürtel und
kommunizieren über ein daran angeschlossenes Headset mit dem Lagerführungssystem LFS 400 auf der IBM iSeries.
„Bisher konnten wir in jedem Lager, in
dem LFS 400 zusammen mit der Pick-byVoice-Technologie zum Einsatz kam, die
Pick-Geschwindigkeit in der Regel um
Werte im zweistelligen Prozentbereich
steigern“, erläutert Hermann Ehrhardt,
Gründer und geschäftsführender Gesellschafter von Ehrhardt + Partner.
18
Automatisierte
Feinkommissionierung
Nach der Grobkommissionierung wird die
Palette, auf der die Gesamtzahl eines Artikels für eine Tour enthalten ist, im Kühllager bei drei Grad Celsius feinkommissioniert. Mit Hilfe eines Horizontal-Rollenverteilers im Divert-Betrieb wird die
vorkommissionierte Ware hier auf bis zu
48 Kundenaufträge verteilt. Jeder Kundenauftrag wird am Ende der Förderstrecke in
einem Behälter zusammengeführt. Oberhalb der Behälter zeigt jeweils eine Leuchte in den Ampelfarben an, welche Aufträge
bereits vollständig kommissioniert sind.
Die technische Anbindung des HorizontalRollenverteilers an LFS 400 wurde von Cefrusa-EDV-Mitarbeitern selbst entwickelt
und implementiert. Hierzu bedurfte es lediglich einiger Telefonate mit dem Projektleiter Informática y Gestiones Logísticas
(IGL), dem spanischen Tochterunternehmen der Ehrhardt + Partner GmbH. Da der
Horizontal-Rollenverteiler mit einem enorm hohen Tempo (4.500 Artikel/Stunde)
arbeitet, können auch die vorkommissionierten, bei minus 20 Grad Celsius tiefgekühlten Waren aus dem 6.200 Paletten
fassenden Tiefkühllager in der drei Grad
Celsius warmen Umgebung automatisch
feinkommissioniert werden, ohne dass die
Tiefkühlkette unterbrochen wird. Denn
aufgrund der Schnelligkeit der Kommissionierung behalten die Waren ihre Temperatur konstant bei.
Ist ein Behälter voll oder ein Auftrag komplett, wird der jeweilige Behälter mit
einem Etikett versehen, das sowohl die
Nummer der Versandeinheit (NVE) als
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■ Ldg`h]deh$GdVYh]dlh
■ BZhhZc$LZWXVhih
■ @dc[ZgZcoZc
■ @jcYZciV\Z
auch die Kundenadresse enthält, und anschließend sofort wieder ins Tiefkühllager
gebracht. Dort wird die Sendung zur Abholung bereitgestellt. Bei der Verladung
wird der Barcode der einzelnen Behälter
gescannt. So wird dokumentiert, welche
Kundenaufträge verladen sind, und die
verladenen Mengen pro Behälter werden
in den Lieferschein des jeweiligen Kunden übernommen. Dieser Scan-Vorgang
löst außerdem die automatische Übertragung und Avisierung der Daten per EDIFACT-Schnittstelle an den Warenempfänger/Kunden aus.
Die Ergebnisse im Überblick
Zusammengefasst erreichte Cefrusa
durch den Einsatz von LFS 400 folgende
Ergebnisse:
■ Durch den Einsatz von Datenfunk optimierte der Logistik-Dienstleister die
Kommissioniervorgänge um 15 bis 20
Prozent. Pick-Fehler und zeitintensive
Nachkontrollen werden vermieden.
■ Mit dem mehrmandantenfähigen Lagerführungssystem LFS 400 kann Cefrusa
problemlos eine unbegrenzte Zahl von
Kunden verwalten – derzeit sind es bereits rund 150.
■ Weiterhin überwacht LFS 400, dass
alle Waren in der Reihenfolge des Ablaufs
ihres Mindesthaltbarkeitsdatums kommissioniert werden.
■ LFS 400 macht alle Abläufe im Lager
transparent. Informationen werden in Echtzeit ins System übernommen und zu jeder
Warenbewegung können detaillierte Informationen abgefragt werden. Der Lagerleitstand hat so einen besseren Überblick und
eine größere Planungssicherheit.
■ LFS 400 ermöglicht eine größere Flexibilität und eine schnelle Anpassung an
neue Kundenanforderungen. Cefrusa kann
neue Kunden selbstständig im System abbilden – ohne zusätzliche Programmierungen durch Ehrhardt + Partner.
Fachautor: Jochem Blasius
Lösungsanbieter: Ehrhardt + Partner
GmbH & Co. KG
Anwender: Cefrusa Servicios
Frigorificos, S.A.
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WWS
VAUDE setzt auf Hübner-Zolllösungen
VAUDE ist eine der führenden Bergsportmarken in Europa. Drehscheibe für den weltweiten
Markt der VAUDE-Unternehmensgruppe ist die Firmenzentrale in Tettnang in der Nähe des
Bodensees. 40 Prozent des Umsatzes stammen aus dem Export.
■ Die starke Expansion des Unternehmens und die wachsenden Anforderungen in der Zollverwaltung (ATLAS)
machten es notwendig, sich nach neuen
Verzollungssystemen umzuschauen.
VAUDE
Die VAUDE-Unternehmensgruppe beschäftigt weltweit über 1.600 Mitarbeiter,
davon 220 in Deutschland. Das Angebot
umfasst neben Funktionstextilien fürs
Bergsteigen, Trekken, Wandern und Biken
auch Schuhe, Rucksäcke, Taschen, Schlafsäcke, Zelte, Kocher und Kletterhartware.
Die Forschung und Produktentwicklung
findet weitestgehend in Tettnang statt,
während dann in eigenen Produktionsstätten – u.a. in China und Spanien – produziert wird. Die fertigen Artikel werden
über die Firmenzentrale und über das angeschlossene Zentrallager in Tettnang
weltweit vermarktet. Hierzu unterhält
VAUDE 36 Auslandsvertretungen. 60 Prozent des Umsatzes werden in Deutschland erzielt, 40 Prozent durch den Export.
Neue Zoll-Lösung
„Die bisher eingesetzte Zolllösung war
nicht mehr zeitgemäß und reichte einfach
nicht mehr aus. Bei unserer starken Expansion wollten wir eine zukunftsorientierte
Lösung einsetzen, die nicht nur ATLAS – die
elektronische Zollabwicklung – ermöglichte, sondern auch die Arbeitsprozesse im
Export optimierte“, konstatiert Harald
Schoch, Leiter Import und für das Zollgeschäft im Hause VAUDE zuständig. Die bisherige Zolllösung lief noch unter DOS auf
einem PC-Netzwerk und war in der eingesetzten Version den neuen Zollanforderungen nicht mehr gewachsen. Da im Be-
20
reich Warenwirtschaft „BRAIN“ auf einer
IBM iSeries bei VAUDE eingesetzt wird,
drängte nicht zuletzt auch die EDV-Abteilung zu einem Wechsel.
Auswahlverfahren
So begann der Evaluierungsprozess mit
einer Marktanalyse. Auf den Internet-Seiten der Zollverwaltung (www.zoll.de)
fand man eine Liste der zertifizierten
Anbieter für ATLAS-Lösungen. Die Auswahl konnte schnell eingegrenzt werden,
da einige der Anbieter nicht für alle von
VAUDE gewünschten ATLAS-Module zertifiziert waren und/oder keine Export-Lösung anbieten konnten. Schon beim Erstgespräch überzeugte die Kompetenz und
das zielgerichtete Vorgehen mittels eines
zolltechnischen Analysebogens der Hübner EDV-Beratung. „Das darauf folgende
Angebot bot ein faires Preis/Leistungsverhältnis. Doch wir wollten uns zusätzlich absichern und besuchten die Firma
Olympus Europa GmbH in Hamburg, die
als Referenz-Kunde genannt wurde“ berichtet Harald Schoch.
Leichte Einführung
Bei der Schnittstellenbesprechung zur Integration des Vorsystems „BRAIN“ Warenwirtschaft und den neuen Zollanwendungen stellten sich einige Besonderheiten heraus, die berücksichtigt werden
mussten. Doch aufbauend auf die vielfältigen Erfahrungen der Hübner-Spezialisten sowie die Vorarbeiten von VAUDE
fand man immer die passende Lösung. So
übernimmt z. B. die neu entwickelte „Superschnittstelle“ die Daten von „BRAIN“
und entscheidet automatisch, ob es sich
um EU oder Drittland, Im- oder Exporte
handelt. Dadurch wird der Komfort erhöht und die Fehleranfälligkeit verringert.
Auch werden nur noch die zollrelevanten
Buchungen in das offene Zolllager der
Hübner-Software übergeben. Dies reduzierte den Datenbestand enorm, da früher hierfür doppelte Buchungen im Zollund Freilager notwendig waren. Bei der
Entnahme entscheidet das System automatisch, ob und welche Zollformalitäten
erfüllt werden müssen.Der Formulardruck
über Laserdrucker war ein weiteres Highlight bei der Einführung. Nicht zuletzt die
Zeitersparnis beim Monatsabschluss im
Sammelzollverfahren bestätigten die
Entscheidung.
Richtige Entscheidung
Die neun Mitarbeiter in der Zollabteilung
können nicht nur das ständig wachsende
Auftragsvolumen problemlos bewältigen, sondern sie sorgen auch für eine
merklich bessere Qualität der Bearbeitung durch die elektronische Zollanmeldung. Ab Ende 2005 wird VAUDE nicht nur
für die NCTS/T1-Meldungen ZODIAK einsetzen, sondern löst damit auch den Ausdruck der Verbundformulare 512/514 im
Zolllager-Bereich ab. Für 2006 ist der Umstieg auf ATLAS-Export geplant, sobald
dies vom Zoll ermöglicht wird.
„Die jetzt installierten Zolllösungen entsprechen genau unserer Produktphilosophie: VAUDE produziert innovative Produkte, die höchste Ansprüche an Funktionalität und Qualität vereinen“, freut sich
Herr Schoch über die positive Zusammenarbeit.
Fachautor: Thomas Runkel
Hübner EDV-Beratung GmbH
52076 Aachen
> [email protected]
c www.huebner-aachen.de
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HR, Personal- und Zeitwirtschaft
Qualität für Erfolg
und Sicherheit
Hersteller für Bäckerei-Einrichtungen Anneliese mit neuem HR-Partner
Die schnelle und einfache Anbindung an die im Einsatz befindliche strategische Plattform
gilt als selbstverständliche Grundbedingung für eine gute Partnerschaft im Bereich Human
Resources.
■ Im März 2005 entschied sich die Firma Anneliese Mertes GmbH aus Eschweiler für eine neue Partnerschaft im Bereich
Human Resources.„Unserer Entscheidung
vorausgegangen“, so Günter Philippen,
kaufmännischer Leiter des Traditionsunternehmens aus Eschweiler,„war eine detaillierte Analyse der am Markt befindlichen Lohnpakete. Unser hoher Anspruch
an eine Partnerschaft betraf nicht nur die
reine HR-Lösung, sondern für uns war
auch das Umfeld innerhalb der zukünftigen Geschäftsbeziehung von ausschlaggebender Bedeutung.“ „Bereits in der Präsentationsphase zeigten sich die Unterschiede nicht nur in der Lösung selbst,
sondern auch im Know-how der Berater.
Unsere Wünsche an das neue System waren rein praktischer Natur“, so der kaufmännische Leiter weiter.
„Qualität ist der Garant für Erfolg und Sicherheit“, mit diesem Leitsatz ist das im
Jahre 1959 gegründete Unternehmen
Anneliese Mertes GmbH ein fester Bestandteil im Bäckereimarkt als
Anbieter für Bäckereieinrichtungen. Die
Produktbereiche reichen von hochwertigen Lösungen für Transport und Lagerung, über Arbeitsmöbel aus Edelstahl bis
hin zu kompletten Maschinen und Anlagen für die komplexen Fachbereiche des
Marktes. Nicht nur in Deutschland, Österreich und der Schweiz ist die Firma Anneliese mit eigenen Tochterunternehmen
präsent, auch im übrigen Ausland vertreten exklusive Vertriebspartner die Produkte des innovativen Unternehmens.
Die Anbindung
Die schnelle und einfache Anbindung an
die strategische Plattform auf Basis der
iSeries galt als selbstverständliche Grundbedingung, wobei man auf eine grafische
Benutzeroberfläche aber nicht verzichten
wollte. Günter Philippen: „Eine Vereinfachung der Abrechnung unter Zuhilfenahme diverser Module – wie z. B. Bescheinigungswesen,Tariftabellenverwaltung etc.
oder eine Reduzierung des Zeitaufwandes
für bestimmte Arbeitsabläufe gehörten
ebenso zu unserem Wunschkatalog wie
Verbesserungen im gesamten Bereich
der Auswertungen.
Deswegen musste unbedingt ein
modernes
Controlling-Werkzeug im Portfolio enthalten
sein. Die vorgestellte Entgelt-Lösung deckte nach
eingehender Prüfung
alle Anforderungen
im HR Umfeld ab.
Die integrierte Lö-
22
sung versetzt uns, nach erfolgter Parametrierung und Schulung, in die Lage, sowohl die Standardauswertungen auf
Knopfdruck zu erhalten als auch individuelle Berichte und Auswertungen selbst zu
generieren.“
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Mit dem modernen Business Intelligence
Tool auf Cognos-Basis, das in Bezug auf
Leistungsfähigkeit und Schnelligkeit keine Wünsche offen lässt, bewegt man Datenwürfel in alle Richtungen und erhält
Informationen bzw. Hochrechnungen im
Handumdrehen. Server-Schnittstellen im
Paket sorgen dafür, dass die Informationen auch im Rechnungswesen und im
Controlling ohne Probleme genutzt werden können.
Günter Philippen abschliesend:„Bevor wir
uns jedoch für die Lösung entschieden
haben, haben wir uns nicht nur über die
in unserer Firmenphilosophie bereits fest
verankerten Leitsätze wie Qualität und
Kontinuität in einer Partnerschaft Gedanken gemacht. Wir haben hierzu ReferenzUnternehmen selbst befragt, die uns
dann unseren positiven persönlichen Eindruck bestätigten. Nach Auftragsvergabe
hatten wir uns ein ehrgeiziges Ziel gesetzt
– nach zwei Monaten „live“ zu gehen. Wir
haben unser Ziel in die Tat umgesetzt.“
Fachautor: Lothar Steyns
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23
Arbeit und Zeit
effizient gemanagt
Verpackungsspezialist Huhtamaki mit Arbeitszeitmanagement von ATOSS
Im hart umkämpften internationalen Verpackungsgeschäft zählen Qualität, Preis und
Kundenservice. Huhtamaki Ronsberg, das größte deutsche Tochterunternehmen des
finnischen Verpackungskonzerns, hat sich Wertschöpfung durch kontinuierliche Prozessverbesserung zum Ziel gesetzt.
■ Als börsennotiertes Unternehmen ist
Huhtamaki vielen Interessengruppen verpflichtet. Personalkennzahlen stehen dem
Verpackungsspezialisten durch den Einsatz der ATOSS Staff Efficiency Suite jederzeit zeitnah und übersichtlich zur Verfügung. Der Verpackungsspezialist Huhtamaki beliefert von seinem Standort
Ronsberg überwiegend Großkonzerne
aus der Lebensmittel‑, Kosmetik‑, und Konsumgüterindustrie, darunter
Nestlé,
Procter & Gamble oder Danone. In seinem
Werk im Ostallgäu stellt das internationale
Unternehmen flexible Packstoffe aus Materialien wie Kunststoff, Aluminium und
Papier her. Um die Lieferfähigkeit zu garantieren, wird in vier Schichten gearbeitet, auch der 24/7-Betrieb der hochmo-
24
dernen Maschinen ist keine Seltenheit. In
Ronsberg beschäftigt der Konzern rund
1.000 Mitarbeiter, weltweit sind es 15.000.
Einsatzplanung auf Kostenstellen
Im Rahmen von Optimierungsmaßnahmen entschloss sich Huhtamaki Ronsberg, eine Software für Personaleinsatzplanung und Kostenstellenmanagement
einzuführen. Die Initiative ging von der
Geschäftsleitung aus, da der Wunsch nach
einem verbesserten und schnelleren Reporting bestand. Drei Systeme kamen in
die engere Wahl. Nach einem halben Jahr
fiel die Entscheidung für die ATOSS Staff
Efficiency Suite, eine Standardlösung für
die Funktionen Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung. Ausschlaggebend für
diese Entscheidung waren das integrierte
Kostenstellenmanagement sowie die Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit.
Einführung in Etappen
Die Einführung der Software erfolgte stufenweise. Als erster Bereich wurde der
Tiefdruck mit rund 200 Mitarbeitern an
das Systems angeschlossen. Dort wurde
ein dreimonatiger Probelauf durchgeführt, während die manuelle Zeiterfassung parallel lief.
In dieser Zeit wurden alle notwendigen
Anpassungen und Korrekturen vorgenommen, so dass im Anschluss ein voll
einsatzfähiges Instrument zur Verfügung
stand. Huhtamaki führte die Software
sukzessive auch in den anderen Produktionsbereichen ein, z. B. in der Verarbeitung,
der Farb- und Lackherstellung und im
Qualitätsmanagement. Zum Abschluss
wurde der Handwerksbereich, mit 35 Betriebsschlossern und -elektrikern, integriert. Die Abbildung der Arbeitszeitmo-
Personalmanagement
Entgelt
delle war hier sehr aufwändig, da die
Handwerker auf Grund von Bereitschaftsund Wochenenddiensten oft Schichten
tauschen. Trotzdem konnte das große
Projekt unter der Leitung eines einzigen
Mitarbeiters der Personalabteilung plangemäß abgeschlossen werden. Inzwischen werden die Arbeitszeiten aller rund
750 Produktionsmitarbeiter in der Lösung
geplant und verwaltet. Dazu Wolfgang
Fischer, Leiter Lohn + Gehalt bei Huhtamaki Ronsberg:„Wir wollten die manuelle
Aufzeichnung der Arbeitszeiten 1:1 ersetzen. Wir verfügen jetzt über ein Instrument, das es uns ermöglicht, die Arbeitszeitverwaltung und Lohnabrechnung
wesentlich effizienter, genauer und
schneller durchzuführen.“
Detailliertes Reporting
Vor der Einführung der neuen Lösung war
der Abruf der Saldenstände nur am Monatsende möglich. Heute können die
Schichtmeister die Arbeitszeitkonten ihrer Teammitglieder jederzeit online abfragen und auf Anfrage an ihre Mitarbeiter
aushändigen. So können Abweichungen
vom Soll bzw. aufgelaufene Überstunden
rechtzeitig erkannt und Gegenmaßnahmen eingeleitet werden. Änderungen in
der Planung, wenn beispielsweise Schichten getauscht werden oder ein Mitarbeiter frühzeitig nach Hause geht, geben die
Meister selbst im System ein. Auf diese
Weise tragen sie mehr Verantwortung für
die Arbeitszeiten ihrer 5 bis 50 Mitarbeiter. Das fördert die Motivation, zum wirt-
Finanzbuchhaltung
schaftlichen Personaleinsatz beizutragen.
Auch Personalabteilung und Unternehmensführung profitieren vom elektronischen Arbeitszeitmanagement. Die
Lohnabrechnung funktioniert schneller
und verursacht weniger Aufwand: Die Bearbeitungszeit in der Personalabteilung
hat sich bei den drei Sachbearbeitern von
fünf auf zwei Tage reduziert. Standardauswertungen liegen jederzeit tagesaktuell
vor. Sie können sofort im Controlling berücksichtigt werden und bilden eine fundierte Basis für Managemententscheidungen, auch auf Konzernebene.„Vor der
Einführung der neuen Lösung konnten
wir die Lohnzuschläge lediglich auf
Hauptkostenstellen buchen. Dann haben
wir sie prozentual anteilig auf die Unterkostenstellen verteilt. Mit der neuen Lösung können wir die Zuschläge viertelstündlich erfassen, sofort auf die Unterkostenstellen buchen und die Gesamtkosten
genau aufschlüsseln“, so Fischer.
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Personalarbeit praxisgerecht und anwenderfreundlich erfüllen.
Die implementierte Lösung
Die ATOSS Lösung wurde auf einem HP
Net-Server implementiert und läuft unter
Windows. Eine definierte Schnittstelle ermöglicht die direkte Übergabe der Lohnund Bezugsarten an das Lohn- und Gehaltssystem PAS von OSG. Zuschläge aller
Art werden automatisch berücksichtigt
und viertelstündlich auf die entsprechende Kostenstelle bzw. Unterkostenstelle gebucht. Dafür wurde die bestehende Struktur, die jedem Arbeitsplatz eine
Kostenstelle zuordnet, in der Software-Lösung hinterlegt. Auch die Qualifikation,
die für eine bestimmte Tätigkeit erforderlich ist, lässt sich dem System entnehmen.
So weiß selbst ein stellvertretender Personalplaner, welcher Mitarbeiter für welche
Position in Frage kommt. Fischer fasst zusammen: „Durch die neue Software können wir unsere Ressourcen zur richtigen
Zeit am richtigen Ort bereitstellen. Gleichzeitig verfügen wir über ein effizientes
Verwaltungsinstrument, welches ein detailliertes Controlling ermöglicht.“
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25
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Anbieterübersicht Kaufmännische Anwendungen A – C
Anbieterübersicht Kaufmännische Anwendungen auf der iSeries
Auf dieser Doppelseite beginnend, stellen wir Ihnen in alphabetischer Reihenfolge die Anbieter vor. Die Tabelle wird fortgeführt auf
den Seiten 32, 40 und 44. Alle Informationen, Kontaktadressen, Produkte, Features, etc. finden Sie ständig aktuell im Internet unter
2B Consulting GmbH,
(+49) 05921/81967-0
ABAS Software AG,
(+49) 0721/9672301
ADICOM Informatik GmbH,
(+49) 07433/9977-0
ADP Employer Services GmbH,
(+49) 069/5804-0
AFI-Gesellschaft für Datenverarbeitung mbH,
(+49) 02331/3592-0
Agresso GmbH,
(+49) 089/323630-0
AJE Consulting GmbH & Co. KG,
(+49) 02672/9364-0
akap Software Consulting GmbH,
(+49) 06341/9174-0
ALBIT Informatik AG,
(+41) 071/2886960
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(+49) 02234/4008-0
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(+49) 06201/9018-0
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(+49) 0911/52797-0
A-MEA Informatik AG,
(+41) 071/4479030
Ametras Consult GmbH,
(+49) 07243/32420-0
AP Automation + Productivity AG,
(+49) 0721/5601-30
applied international informatics GmbH & Co.KG,
(+49) 030/25928-300
ARM Advanced Resource Management GmbH,
(+49) 02204/8446-00
asb Pfister & Weishaupt GmbH,
(+49) 07553/9202-0
ATOSS Software AG,
(+49) 089/42771-0
B + L Consulting Brunner & Lauchenauer,
(+41) 071/2745767
bAs GmbH,
(+49) 08191/6571070
26
BASF IT Services,
(+49) 0621/60-0
Baumann Computer EDV-Beratung,
(+49) 07361/43048
bäurer GmbH,
(+49) 0771/9211-0
Becker EDV-Beratung GmbH&Co.KG,
(+49) 06835/9202-0
BEOS Beratung & Software GmbH,
(+49) 089/547051-0
Berghof Systeme e.K.,
(+49) 036738/450-0
BISON Schweiz AG Enterprise,
(+41) 041/9260-260
BISON Solutions GmbH,
(+49) 02131/66157-0
BMD Systemhaus Ges.mbH,
(+43) 07252/883-0
Bochmann & Oborski GmbH,
(+49) 02235/92302-0
Bode und Rösch Software & Organisations-Beratung
GmbH, (+49) 02204/9510-0
BoSch-Data GmbH,
(+49) 04631/6040-600
Branchware & Partner GmbH,
(+49) 0911/27069-0
Braso Computer AG,
(+41) 062/7393939
.
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BSS - Beratung und Software-Systeme GmbH,
(+49) 02932/9021-0
CBG Informatik GmbH,
(+43) 01/36865000
CDB Informationstechnik GmbH,
(+49) 03594/7718-0
Cellent AG HR Solutions & Services,
(+49) 0711/7810-5
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Personalwesen/Zeitwirtschaft
Kostenrechnung/Controlling
Finanzbuchhaltung
Warenwirtschaft
Office-Anbindungen/DMS
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BSK Beratung Softwareentwicklung Kommunikationssysteme GmbH, (+49) 07667/9440-0
C.I.S. Cross Industrie Software AG,
(+49) 0511/96605-0
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Breitenbach Software Engineering GmbH,
(+49) 02924/9700-0
BTA Digital Works AG,
(+41) 055/251-3100
Produktionsplanung
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Anbieter, Telefonnummer
ERP (Integrierte Gesamtsysteme)
Finanzbuchhaltung
Warenwirtschaft
Produktionsplanung
www.midrange-solution-finder.de
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Ceyoniq Technology GmbH,
(+49) 0521/9318-1000
Cobits GmbH,
(+49) 05251/18087-0
Codex Information Systems & Consulting AG,
(+41) 061/4177070
.
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COMCON Computer & Consulting GmbH,
(+49) 04168/911-295
COMGROUP GmbH,
(+49) 07931/916-000
command ag,
(+49) 07243/590-0
CompetenceWare IT Service GmbH & Co.KG,
(+49) 02261/4056-30
Complan & Partner Software- und DV-Systeme GmbH,
(+49) 06441/9288-0
Consultinform AG,
(+41) 044/40682-00
CORAK Unternehmensberatung GmbH,
(+49) 0761/15277-0
Cosmo Consult AG,
(+49) 02501/8004-0
CP CORPORATE PLANNING AG,
(+49) 040/431333-0
CPL-Unternehmensberatung für Organisation + DV
GmbH, (+49) 040/694296-0
CSB-System AG,
(+49) 02451/625-0
CSI - Computer Software Internat.,
(+49) 06848/7190292
d.velop AG,
(+49) 02542/9307-0
DANS Europe AG,
(+352) 026/551199
Data Service Ges. f. Datenverarb. mbH & Co.KG,
(+49) 02331/8000-0
Datas GmbH,
(+49) 0261/98253-0
Datasys Deutschland GmbH,
(+49) 07621/94075-40
DELTA BARTH Systemhaus GmbH,
(+49) 03722/7170-0
DGR DatenverarbeitungsgesmbH PROFI.world,
(+43) 07229/81877
DocuWare AG,
(+49) 089/894433-0
Dr. Städtler GmbH,
(+49) 0911/45009-0
Dynasoft AG,
(+41) 032/6241777
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EASY SOFTWARE AG,
(+49) 0208/45016-0
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EBO GmbH,
(+49) 02402/86559-11
Ebydos AG,
(+49) 069/904326-0
EDV-Beratung Hartmann,
(+49) 08161/149130
EDV-Beratung VOLLMER IT-Competence-Center,
(+49) 06242/915225
EDV-Beratung Weiss GmbH,
(+49) 07836/1091
EFP Consulting AG,
(+41) 071/9298929
egsSoft GmbH,
(+49) 0211/2099650
Emsenhuber Informatik,
(+43) 02782/82443-0
Entire Software AG,
(+49) 0731/97495-0
EXCEL DATA Deutschland AG,
(+49) 05251/69887-0
F&T Consult GmbH,
(+49) 02739/8702-0
F.EE GmbH,
(+49) 09672/506-0
F+L SYSTEM AG,
(+41) 071/75752-52
FC Franconia Computer GmbH,
(+49) 0931/45092-0
Fibunet GmbH,
(+49) 04106/7743-0
Fiducia IT AG,
(+49) 0721/4004-0
Fritz & Macziol GmbH,
(+49) 0731/1551-0
gbo datacomp GmbH,
(+49) 06253/808-0
Geac Enterprise Solutions Deutschland GmbH,
(+49) 07721/941-0
gedas deutschland GmbH,
(+49) 030/3997-10
Gerald Hübschmann Unternehmensberatung GmbH,
(+49) 09131/75089-0
GFOS mbH,
(+49) 0201/613000
GFT Solutions GmbH,
(+49) 040/35550-0
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Finanzbuchhaltung
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Warenwirtschaft
Produktionsplanung
Finanzbuchhaltung
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e.bootis ag,
(+49) 0201/8596-0
codia Software GmbH,
(+49) 05931/9398-0
COGNOS GmbH,
(+49) 069/66560-111
Warenwirtschaft
Produktionsplanung
Anbieterübersicht Kaufmännische Anwendungen C – G
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Integrierte Gesamtsysteme und ERP
Qualität und niemals
stehen bleiben
Lausitzer Früchteverarbeitung steuert die Prozesse mit SoftM
Der Lebensmittelsektor stellt mit seiner strengen Gesetzgebung und den komplexen
Anforderungen die Produzenten vor immer größere Herausforderungen. Die Lausitzer
Früchteverarbeitung GmbH hat ihre IT deshalb gezielt auf Weiterentwicklung ausgerichtet.
Auf der Basis des SoftM ERP-Systems richtet sich das mittelständische Unternehmen
rasch auf die Wünsche der Kunden ein und erfüllt neue Vorgaben wie die Rückverfolgbarkeit
von Chargen.
■ Unter der Leitung von Werner Deharde verzeichnete das Unternehmen seit
1992 eine beträchtliche Expansion. Rund
22.000 Tonnen Fruchtzubereitung, 19 Millionen Flaschen Saft und 16 Millionen
Obst- und Sauerkonserven stellen die
Lausitzer jährlich her. Fast ganz Europa
beliefert das 130 Mitarbeiter starke Unternehmen heute – häufig über Handelsketten, die in verschiedenen Ländern vertreten sind.
sich den Einsatz des Systems bei einem
ebenfalls im Lebensmittelbereich tätigen
Referenzkunden angesehen.
Auf Sicherheit setzen
Deutliche Verbesserungen seien vor allem
mit dem Fertigungsmodul erzielt worden.
Wechsel war unumgänglich
Bei der Suche nach einem geeigneten
Hersteller von ERP-Standardsoftware
nahmen die Lausitzer drei genau unter
die Lupe, dabei lag ihnen vor allem das
Thema Chargenverwaltung am Herzen.
„Wir arbeiten mit einer Vielzahl von Rezepturen, in der Regel produzieren wir für
jeden Kunden nach individuellem Rezept.
Insgesamt sind es mehrere tausend Rezepturen, darunter Schachtelrezepturen
mit bis zu 10 Unterrezepturen. Die Verfolgbarkeit von Rezepthistorien ist deshalb für uns ganz entscheidend“, sagt
Werner Deharde, Geschäftsführender Gesellschafter der Lausitzer Früchteverarbeitung GmbH. Die Entscheidung fiel
dann auf den Münchener Hersteller SoftM
AG – nicht zuletzt deshalb, weil man sich
vom Einsatz der Software auf der iSeries
mehr Stabilität und höchstmögliche Verfügbarkeit versprach. Zuvor hatte man
28
gebucht: Das ist die Grundlage für den
Einkauf. Hier überwacht heute die Software die Bestände und zeigt kritische Bedarfe an.
„Die sprichwörtliche Zuverlässigkeit der
iSeries hat sich bei uns bewahrheitet“,
sagt Mona Deharde, Mitglied der Geschäftsleitung und verantwortlich für den
IT-Bereich. Das Unternehmen führte ohne
viel Federlesens neue Hardware ein. Der
alte Server wurde problemlos gegen eine
i5 520 ausgetauscht.
„Bei Rückrufaktionen könnten wir innerhalb von 15 bis 30 Minuten die Produktion zurück verfolgen“, sagt Mona Deharde.
Es sei kein Problem gewesen, diese durch
die EU-Verordnung 178/2002 und den International Food Standard verbindliche
Anforderung zu erfüllen. Grundlage dafür
ist eine durchgängige Chargenverwaltung.
Weiter wachsen
„Neben besseren Statistiken und Produkthistorien hatten wir endlich ein
Werkzeug, mit dem sich die Lagerbestände optimieren ließen“, so Deharde. Anhand der Stammrezeptur werden alle für
den Auftrag notwendigen Materialien reserviert. Die spätere Verbuchung geschieht automatisch, während früher alles
manuell abgetippt wurde. Auch die Materialverbräuche werden vom System rück-
„Die Zeiten, in denen man ein System eingeführt hat, das dann lange Zeit einfach
auf dem Status quo weiterlief, sind vorbei.
Heute geht es darum, sich ständig weiterzuentwickeln, stehen bleiben geht nicht.
Deshalb ist es zunehmend wichtig, auch
einen Software-Partner zu haben, der auf
neue Anforderungen und kontinuierliche
Zusammenarbeit eingestellt ist“, resümiert Mona Deharde.
Fachautor: Friedrich Koopmann
Lösungsanbieter: SoftM AG
Anwender:
Lausitzer Früchteverarbeitung GmbH
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29
Neuer ERP-Standard –
mehr Flexibilität
Multitest überwacht Produkt- und Finanzströme mit PSIpenta
Nachdem die Möglichkeiten der Firmen-Software erschöpft waren, passte sich Multitest,
ein Hersteller elektronischer Geräte, mit neuer ERP-Software seiner dynamischen Geschäftsentwicklung an.
keiten und neuen Wünschen aller Fachabteilungen erstellten wir ein ziemlich
anspruchsvolles Pflichtenheft.“ Zuverlässigkeit und wirtschaftliche Stabilität des
Software-Anbieters war eine Grundvoraussetzung. Das Programm sollte konzernweit in allen Subunternehmen einsetzbar sein. Da die Kunden im Fertigungsprozess häufig Änderungen bis
kurz vor Auslieferung verlangen, forderte
das Projektteam eine äußerst flexible Darstellung der Auftragsstücklisten in genügenden Fertigungsebenen.
■ 1980 begann die Rosenheimer Multitest Elektronische Systeme GmbH mit vier
Mitarbeitern die Entwicklung und Produktion von Testautomaten für die Halbleiterindustrie. In der bayerischen Zentrale, den Niederlassungen in Singapur, Malaysia und den USA sowie weiteren 21
Standorten erwirtschafteten im vergangenen Jahr rund 500 Mitarbeiter 120.
Mio. Euro.
Unternehmensweit einsetzbar
Diese rasante Firmenentwicklung führte
dazu, dass das selbstprogrammierte, auf
DOS basierende PPS-System technisch
und funktional an seine Grenzen gelangte.
Besonders im Bereich Wertefluss und dessen Schnittstellen zu Finance & Controlling sowie der Abbildung firmenübergreifender, internationaler Prozesse war das
Programm überfordert. Jan Feddern, seinerzeit stellvertretender Projektleiter und
heute Teamleader ERP-Systems erinnert
sich: „Aus bisherigen Selbstverständlich-
30
Transparenz der Finanzströme
Eine große Rolle spielen die MultisiteFunktionen des Systems. Sie ermöglichen
eine Mehrwerke-Steuerung, so dass beispielsweise für die Disposition eine weltweite Transparenz der Ersatzteillagerbestände gegeben ist. Mittlerweile arbeiten
Multitest-Mitarbeiter auf drei Kontinenten mit dem System. Im Verbund nutzen jeweils zwei Vertriebsstandorte und
Produktionsstandorte täglich die Standard-Software.
Zurzeit setzt Multitest die PSIpenta.comModule Auftragsmanagement, Betriebsdatenerfassung, Personalzeiterfassung,
Lohn & Gehalt sowie Kostenrechnung
und einige Zusatzmodule ein. Durch die
Neuorganisation aller Prozesse des Auftragsdurchlaufs konnten die Abläufe unternehmensweit optimiert werden. Hier
hebt Feddern besonders den Bereich
Wertefluss und Kostenrechnung hervor:
„Erst mit der neuen Software waren wir in
der Lage, die komplexen Zusammenhänge der Finanzströme transparent zu machen und in effektive Management-Information zu überführen.“ Auch die modularen Produktstrukturen konnten erstmals
vollständig und übersichtlich in den Kundenvorgängen dargestellt werden.
Jetzt fast 400 User
Die gesamte Projektzeit lief über zwei
Jahre, herbeigeführt durch die rasante
Wachstumsphase des Unternehmens. In
dieser Zeit schulte ein 10-köpfiges Kernteam die User, nach Fachgebieten eingeteilt, mit steigender Intensität bis zu insgesamt 15 Stunden. Zwischen den Schulungsterminen gab es „Hausaufgaben“ zu
erledigen.
„Es dauert einige Zeit, bis man sich an einen Standard gewöhnt hat, besonders
wenn man von einer selbst programmierten Lösung kommt“, erinnert sich
Feddern. Nach der Ein- und Umgewöhnungsphase lernten aber alle Mitarbeiter
die Qualitäten der neuen Software schätzen, insbesondere die Integration und
Stabilität des Systems. Heute arbeiten
knapp 400 Multitest-Anwender weltweit
mit PSIpenta.com. Da Feddern mit seinem
Team die Funktionalität und Performance
der Software ständig weiter entwickelt,
wird fast täglich mit den Berliner Programmierern kommuniziert: „Dies gibt
uns die Sicherheit, beim nächsten Release-Wechsel Funktionalitäten zu erhalten, die uns auch etwas bringen.“
Fachautor: Volker Vorburg
Lösungsanbieter: PSIPENTA Software
Systems GmbH
Anwender: Multitest Elektronische
Systeme GmbH
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GHS Gruber & Hufnagel Softwareentwicklungs GmbH,
(+49) 07272/9270-0
GIKTEC Anwendungstechnologie GmbH,
(+49) 07142/707-0
GIS Gesellschaft für InformationsSysteme mbH,
(+49) 0511/78643-0
godesys AG,
(+49) 06131/95977-0
GÖRING iSeries Solutions,
(+49) 07251/989512
Gräbert Software + Engineering GmbH,
(+49) 030/896903-33
GUS-Group AG & Co KG,
(+49) 0221/37659-0
HABEL GmbH,
(+49) 07461/9353-0
HANSALOG GmbH & Co.KG,
(+49) 05462/765-0
HENRICHSEN AG,
(+49) 089/962282-0
Hoffmann Datentechnik GmbH,
(+49) 04292/9909-0
HR Access Solutions GmbH,
(+49) 04421/7733-0
HRF EDV-Systemberatung,
(+49) 06162/9492-0
Hyperwave AG,
(+49) 089/94304-0
IAS Industrial Application Software GmbH,
(+49) 0721/96416-0
IBS International Business Systems GmbH,
(+49) 040/51451-0
IBS Switzerland AG,
(+41) 031/981-0555
iCAS Consulting und Anwendungssysteme AG,
(+49) 06130/9108-0
IFS Deutschland GmbH & Co.KG,
(+49) 09131/7734-0
IGS Systemmanagement GmbH & CO. KG,
(+43) 07228/6451-0
ImPuls AG,
(+49) 02151/853-3
INEL-DATA AG,
(+41) 071/96930-30
Infor Global Solutions,
(+49) 06897/9833-0
InOne Central Europe GmbH,
(+49) 06131/7203-0
Intentia Deutschland GmbH,
(+49) 089/996540-0
Interact Consulting AG,
(+41) 044/29921-0
32
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INTER-BOS GmbH,
(+49) 0221/258688-0
.
Interflex AG,
(+41) 056/48451-11
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Interflex Datensysteme GmbH & Co. KG,
(+49) 0711/1322-0
InVision Software AG,
(+49) 02102/728-0
ipm information process management,
(+49) 07164/909540
. .
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IQDoQ GmbH,
(+49) 06101/806-300
IQUADRAT AG,
(+49) 0202/74747-0
ISGUS J.Schlenker-Grusen GmbH,
(+49) 07720/393-0
IT-Services and Solutions GmbH,
(+49) 0371/6978-2220
J&J DREGER Consulting GmbH,
(+49) 069/90479-0
K+H Software Kantioler KG,
(+49) 089/894410-0
Kaba Benzing GmbH,
(+49) 07720/603-0
KAPS Unternehmensberatung GmbH,
(+49) 08293/9610-0
KCS.net GmbH,
(+49) 0621/67000-0
KD Solutions GmbH,
(+41) 044/40480-08
Kern Aktiengesellschaft,
(+49) 0761/791878-0
Kissels Software GmbH,
(+49) 0221/949834-0
KOSCHIG & PARTNER bR,
(+49) 02173/2690605
K-Systems GmbH,
(+49) 07031/754766-0
KTW Software & Consulting GmbH KTW-Group,
(+43) 05332/200-0
KWP Kümmel, Wiedmann + Partner Unternehmensberatung GmbH, (+49) 07133/97606-0
L-NET Informationssysteme GmbH,
(+49) 0611/8410893
LOG-IT GmbH,
(+49) 0941/83026-99
Logodino Software,
(+41) 041/28950-00
LUNZER + PARTNER GMBH,
(+49) 06023/951-0
Magellan Service Sp z o.o.,
(+48) 061/8499393
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Finanzbuchhaltung
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Warenwirtschaft
Produktionsplanung
Finanzbuchhaltung
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Warenwirtschaft
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Neue Ideen für innovative Ziele
IT und Elektrowerkzeuge kompromisslos gut bei Kress
Der Elektrowerkzeughersteller Kress in Bisingen setzt mit innovativen Produkten und
moderner Produktionstechnik Maßstäbe im globalen Wettbewerb. Für die Integration
im IT-Bereich sorgen Technologien von Progress Software.
■ Globalisierung ist der Trend unserer
Zeit, dem sich auch mittelständische Unternehmen kaum entziehen können. Wollen ehemals regional ausgerichtete Unternehmen in diesem Spannungsfeld
überleben und sich weiterentwickeln,
müssen sie ihre Chance konsequent
wahrnehmen. Gefragt ist eine pragmatische Unternehmensführung mit globalen Visionen.
Das alles ist kein Novum für Elektrowerkzeuge Kress im schwäbischen Bisingen.
Denn im Jahre 1928 gründete Christian
Kress sein Unternehmen unter dem Motto: „Sehen, was gefragt ist und es dann
schneller und besser verwirklichen als andere.“ In zwei Werken in Deutschland und
der Schweiz produzieren heute rund 300
Mitarbeiter mehr als 700.000 Elektrowerkzeuge im Jahr. Hoch motiviert suchen sie
ständig neue Wege, um dem Anwender
die Arbeit zu erleichtern oder um einfach
die Freude am Hobby zu steigern. Das
Motto, dass Kress für seine Elektrowerkzeuge hat,„Handling first, kompromisslos
gut“, gilt uneingeschränkt als Anforderung an die eingesetzte IT.
Betriebsdatenerfassung in die
Produktionsplanung integriert
Ursprünglich war bei Kress sowohl bei der
Betriebsdatenerfassung als auch der Produktionsplanung und -steuerung eine
auf das Unternehmen zugeschnittene Individuallösung im Einsatz, die mit der rasanten technischen Weiterentwicklung
aber nicht Schritt halten konnte. Das Management von Kress entschied sich daher
für die komplette Ablösung des Systems.
Gefordert war eine dynamische Stan-
34
dardlösung, die auf die Individualbedürfnisse bei Kress angepasst und einfach
aktualisiert werden kann. Deshalb ist bei
Kress heute das ERP-/PPS-System proALPHA mit Produktionssteuerung, Komplettabwicklung des technischen Kundendienstes, Finanzbuchhaltung, Controlling, Vertriebsabwicklung sowie
Lager- und Materialwirtschaft im Einsatz.
Die betriebswirtschaftliche Standardlösung verwendet im Kern eine Datenbank
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steuert
Ihren Vertrieb
auf Erfolgskurs
von Progress Software. „Transparenz in
allen Geschäftsprozessen ist einer der
wichtigsten Aspekte der hoch integrierten
Architektur. Für das gesamte Qualitätsmanagement erweist sich dies von unschätzbarem Nutzen“, resümiert Wolfgang Auch, Produktionsleiter, bei Elektrowerkzeuge Kress.
Zur Komplettierung des EDV-Systems
fehlten nur noch die Betriebsdaten- sowie die Personalzeiterfassung. Eine überzeugende Lösung bot die Reutlinger Software-Firma tisoware Gesellschaft für Zeitwirtschaft mbH, denn die Verzahnung der
elektronischen Zeiterfassung tisoware.
ZEIT mit der Betriebsdatenerfassung tiso-
ware.BDE führt in der Praxis dazu, dass alle
relevanten Daten nur einmal gepflegt
werden. Die Betriebsdatenerfassung ist
heute ein unverzichtbares SteuerungsTool. Für die Arbeitszeiterfassung stehen
an der Pforte Zeiterfassungsterminals von
KABA Benzing zur Verfügung. Dabei ist die
Zeiterfassung, die berührungslos mit Legic
Chip im Schlüsselanhänger funktioniert,
gleich mit der Zutrittskontrolle gekoppelt.
Wesentliche Anforderung war die Prämienberechnung und Gruppenabrechnung.
Bei der Leistungslohnabrechnung können
nun der Gruppenakkord wie auch der Einzelakkord erfasst werden.
Zentrale Server-Lösung in Bisingen
Durch die Einrichtung einer zentralen
Server-Lösung in Bisingen hat Kress mit
seinem Tochterunternehmen, der Schweizer CeKa AG in Wattwil im Bereich IT große
Synergien realisiert. Die Verbindung zwischen dem Schweizer Tochterunternehmen und Kress Bisingen wird über vier
parallele ISDN-Wählleitungen sichergestellt, die je nach Anforderung zugeschaltet werden. So ist der permanente Informationsaustausch zwischen den Unternehmen gewährleistet.
Das gilt für proALPHA ebenso wie für tisoware. Selbst die KABA Benzing-Terminals
und die Rückmeldung über tisoware.ET
sind an dieses System angeschlossen. Das
Ergebnis: In der Schweiz werden Auftragsanfang, Unterbrechungen und Auftragswiederbeginn direkt online auf die Progress-Datenbank in Bisingen gebucht.„Mit
der nahtlos integrierten IT-Gesamtlösung
haben wir einen hohen Standard realisiert
und eine solide Basis geschaffen, die in vielen Teilbereichen weiter ausbaufähig ist“,
fasst Wolfgang Auch zusammen.
Fachautor: Thomas Braun
> [email protected]
Große SAP-Anwendung
Neues System für die BASF-Technikeinheiten
Unternehmen, die im Wettbewerb stehen, müssen ihre Arbeitsabläufe so effizient und
transparent wie möglich gestalten. Das gilt nicht nur für die Produktion. Die BASF hat mit
Hilfe von BASF IT Services die gesamte Technik des Verbundstandortes Ludwigshafen,
einem der weltweit größten Chemiewerke, seit Jahren Schritt für Schritt auf eine gemeinsame IT-Plattform überführt.
■ Das schafft Synergien bei Daten und
Prozessen und spart Zeit und Geld. Mehrere tausend User arbeiten in einem einzigen, auf ihre Bedürfnisse maßgeschneiderten SAP-System mit konsistenten Daten für Instandhaltung, Anlagenbau,
Materialversorgung und Gebäudeverwaltung. Als vorläufig letzte Komponente
wurde jüngst die Personaleinsatzplanung
des Anlagenmanagements in das System
übernommen.
R/3-System ist mit Version 4.7 Enterprise
auf dem neuesten Release-Stand. Es hat
viele, bis dahin nicht integrierte Einzelanwendungen im Bereich Technik abgelöst.
Die BASF IT Services ist für die BASF ein
Full Service-Provider. Gemeinsam mit
dem Kunden hat sie das System nicht nur
konzipiert, spezifiziert und umgesetzt,
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Kein Unternehmenserfolg ohne
erstklassige IT
Hinter dem integrierten System steht der
Grundgedanke, dass erstklassige ITLeistungen nötig sind, um im Wettbewerb
zu bestehen. Am Verbundstandort Ludwigshafen stellen knapp 40.000 Beschäftigte auf gut sieben Quadratkilometern in
mehr als 200 Betrieben rund um die Uhr
8000 so unterschiedliche Produkte wie
Kunststoffe, Frostschutzmittel oder auch
Vitamine her. Über den Produktionsverbund sind sie miteinander vernetzt, geben Zwischenprodukte an Partnerbetriebe ab oder beziehen selbst ihre Einsatzstoffe von ihnen. Es liegt auf der Hand,
dass das ganze System nur dann hocheffizient arbeiten kann, wenn bereichsübergreifend umfassende Informationen zur
Verfügung stehen und die Abläufe klar
organisiert sind. Der IT kommt dabei eine
entscheidende Rolle zu.
Mit ihrer langjährigen Erfahrung in der
Prozessindustrie hat die BASF in Ludwigshafen eine integrierte Prozesskette für
den Bereich Technik geschaffen. Das SAP
des Systems als betriebsübergreifendes,
integriertes Instrument.
ISYS wurde als erstes großes Projekt zwischen 1999 und 2001 produktiv gesetzt.
Auf dem Werksgelände finden sich mehr
als 200 Produktionsanlagen, fast 2000 Gebäude und 2000 Kilometer oberirdische
Rohrleitungen, die es instand zu halten
gilt.
ISYS ist die zentrale Datenbasis für die
Technikeinheiten des Verbundstandortes
und muss rund um die Uhr sicherstellen,
dass die Anlagen in den Produktionsbetrieben hochverfügbar sind. Der Anwender
kann technische Daten einzelner Geräte
oder ganzer Produktionsanlagen abfragen,
Reparaturaufträge und Störungsmeldungen einsehen und bearbeiten.
Ziel: Anlagen dürfen nicht stillstehen
beliefert Ihren
Baustoffmarkt
wie geordert
sondern betreibt es auch, sie betreut die
Anwendungen, stellt die Rechner bereit
und schult die Mitarbeiter.
Vier Bausteine bilden betriebsübergreifendes Instrument
Die vier wichtigsten Anwendungen der
Plattform sind auf die Bedürfnisse der jeweiligen Nutzer zugeschnitten: Die Abkürzung ISYS steht für das Instandhaltungssystem, ProSys für Procurement
oder Beschaffung, Gebis für Gebäudeverwaltung und Information und EnSys für
Engineering oder Anlagenbau. Die Bausteine arbeiten unabhängig voneinander,
bilden aber gemeinsam das Herzstück
Mit ISYS kann die BASF ihren Instandhaltungsregelkreis optimal unterstützen.
Dies gilt sowohl für das Tagesgeschäft mit
Schadensmeldung, Maßnahmenabwicklung und Dokumentation als auch für die
Schadensanalyse. Durch die genaue
Kenntnis des Anlagenzustands lassen
sich notwendige Arbeiten wesentlich kostengünstiger gestalten, ohne die Sicherheit der Produktion zu beeinträchtigen.
Ein weiterer Vorteil: Eine gemeinsame Datenbasis erlaubt eine betriebsübergreifende und detaillierte Schadens- und Kostenanalyse.
ISys ist die Basis für Instandhaltungsstrategien, um Störungen in Zukunft zu vermeiden und damit Kosten zu sparen.
Oberstes Ziel ist es, Ausfälle der Anlagen
und damit der Produktion zu verhindern.
Stillstandzeiten sind immer teuer für Anlagenbetreiber.
Das System ProSys startete im Jahr 2000
und wickelt den gesamten Beschaffungsprozess für technische Güter und Dienst-
35
leistungen nach einem einheitlichen Verfahren ab. Integriert sind die Bedarfsplanung von Material sowie dessen
Beschaffung, die Bestandsführung der
etwa 70.000 Artikel, die die BASF-Technik
in der Regel auf Lager hat, die Rechnungsprüfung und die Materialbewertung.
Mehr als 7000 Anforderer, Einkäufer, Warenempfänger und Rechnungsprüfer, also
alle an der Prozesskette beteiligten Personen, arbeiten zusammen. Ehemals isoliert ablaufende Prozesse wie Kleinkauf
oder Sammelbestellung sind integriert.
Von der Papierära in die elektronische
Beschaffung
Mit ProSys begann in der technischen Beschaffung eine weitgehend papierlose
Ära. Der althergebrachte Anforderungsweg über Formulare hatte ein Ende. Heute kann ein Mitarbeiter eine Ware oder
eine Dienstleistung direkt elektronisch
aus dem SAP R/3 oder web-basiert aus
einem SAP Enterprise Buyer Professional
3.5 (EBP) anfordern, auch durch Auswahl
aus einem elektronischen Katalog. Bei
Materialien muss er sich nicht einmal darum kümmern, ob es sich um Lager- oder
Nichtlagerware handelt. Je nach technischer Ausstattung des Lieferanten kann
ProSys entweder direkt aus dem SAP heraus, elektronisch über den Marktplatz ccchemplorer oder über ein Fax bestellen.
Der so automatisierte Bestellprozess hat
die Einkaufskosten und auch die Zeit vom
Bedarf bis zur Lieferung deutlich verringert. Mit ProSys opimiert die BASF ihre
Lagerbestände im technischen Bereich
und wählt ihre Lieferanten zielgenau aus.
Elektronische Kataloge lösen die gedruckte Preisliste ab und beschleunigen das
Auffinden von Materialien. Ein Lieferantenbeurteilungssystem sorgt zusätzlich
in ProSys dafür, dass sich die Lieferanten
einer höheren Qualitätstransparenz stellen müssen.
Gebäudeverwaltung will Leerstand
vermeiden
Das System Gebis, mit dem die Gebäudeverwaltung arbeitet, greift auf die Informationen von ProSys und ISys über Instandhaltung und Materialwirtschaft zu.
Am BASF-Standort Ludwigshafen gibt es
rund 2000 Gebäude, die die BASF nutzt
36
und weitere, die extern angemietet sind.
Externe Mieter müssen Miete zahlen, aber
auch interne Einheiten müssen die Kosten für ihre Gebäude tragen. Ziel der Gebäudeverwaltung ist es, die Gebäude so
effizient wie möglich zu belegen und
Leerstand zu vermeiden. Dabei hilft Gebis,
dessen Einführung 2002 abgeschlossen
wurde.
Der vierte wichtige Baustein, EnSys, startete 2002. Die Einführung des Projektmanagement-Systems im Anlagenbau soll
im Sommer 2004 abgeschlossen werden,
wenn auch die Personaleinsatzplanung
als letzter Realisierungsschritt auf die ITPlattform überführt wird. Wie schon ProSys und ISYS gewährt auch EnSys den
Zugriff auf konsistente Daten zu komplexen Vorgängen.
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Anlagenbau hat bei EnSys alles aus
einer Hand
Der BASF-Anlagenbau bearbeitet zeitgleich rund 300 Projekte. Allein schon diese Zahl belegt, dass das Projektmanagement modernste IT braucht. Das System
vereinigt Instrumente etwa zur Terminund Kostenplanung ebenso wie zum geplanten Personaleinsatz. Es unterstützt
die Projektorganisation, die Planung von
Eigen- und Fremdleistung und die Beschaffung von Material und Dienstleistungen. Zudem bildet EnSys die Kostenund Abwicklungsstrukturen der Projekte
ab und sorgt für Dokumentation und Reporting. Projektantragsformulare werden
direkt aus dem System heraus erstellt.
Das System ist optimal in die BASF-Systemlandschaft eingebunden mit Datenaustausch zum Personal‑, Finanz- und
Rechnungswesen. Dies geschieht über
CAE-Planungssysteme, wobei CAE für
computer-edit-engineer steht. So ist sichergestellt, dass alle Beteiligten denselben Informationsstand haben und das
zeitgleich.
Kunde will das System nicht mehr
missen
Das R bei SAP R/3 steht für Realtime. Alle
neu eingegebenen Daten in ISys, ProSys
oder EnSys werden sofort aktualisiert und
stehen allen Nutzern zur Verfügung. Der
erste Rückblick nach der Einführung der
Plattform ist positiv: „Ursprünglich hatte
ich Zweifel, weil wir auf bestehende Programme und lieb gewonnene Abläufe
verzichten mussten“, erinnert sich Norbert Matalla, Gruppenleiter in den technischen Services Instandhaltung der
BASF.„Aber inzwischen sind wir alle überzeugt, dass die flächendeckende Einführung des einheitlichen Systems die richtige Entscheidung war. Heute ist selbstverständlich, was früher undenkbar war:
Eine gemeinsame Datenbasis für alle Anwender und ein reibungsloser Austausch
von Daten zwischen den einzelnen Bereichen.“
BASF IT Services hat für die BASF eine
technologische Basis geschaffen, um den
spezifischen Prozessanforderungen des
Chemiestandortes voll und ganz gerecht
zu werden. Die Lösung ist auf die chemische Industrie mit ihren komplexen, in
sich verzahnten Fertigungsprozessen
zugeschnitten. Was die BASF IT Services
für die BASF geleistet hat, kann sie auch
anderen Kunden anbieten. Dabei geht es
nicht um die Kopie der BASF-Lösung, sondern immer wieder aufs Neue um eine für
die Bedürfnisse des Kunden maßgeschneiderte Lösung. Auch Teilbereiche
der Plattform, etwa Gebis für die Verwaltung einer großen Zahl von Immobilien,
können separat geordert werden.
Die Vorteile liegen in schnelleren und
leichteren Arbeitsabläufen, die sich in sinkenden Kosten niederschlagen. Dies führt
zu mehr Effizienz und Transparenz, und
davon profitieren alle Unternehmen im
Wettbewerb.
Im Fokus: oxaion – das ERP-System mit integriertem Projektmanagement
Laut VDMA sind weit über die Hälfte der Maschinen- und Anlagenbauer hierzulande
Kleinserien- bis Einzelfertiger – und damit im weitesten Sinne Projektabwickler. Als solche
stellen diese Unternehmen besondere Anforderungen an ihre Software: Budgets, Kosten,
Termine, Ressourcenverfügbarkeit und Workflows müssen sich transparent darstellen und
aufeinander beziehen lassen. Eine Lösung, die dem gerecht wird, ist das Projektmanagement-Modul der ERP-Software oxaion aus dem Hause command.
■ Die Schwierigkeit, mit der eine Projekt-Software fertig werden muss, liegt in
der Projektdynamik. Zum einen gesellen
sich zu den geplanten Ereignissen jede
Menge ungeplante, zum anderen ähneln
Projekte einem Gleichungssystem mit
zahlreichen Unbekannten – zumindest in
der Anfangsphase. Die effektivste Lösung,
diese Ausgangssituation in den Griff zu
bekommen, stellt eine integrierte Unternehmens-Software dar. Ein Beispiel dafür
ist oxaion, das ERP-System der command
ag, Ettlingen. Das Lösungspaket enthält
mit oxaion-PRM ein leistungsfähiges Projektmanagement-Modul.
Projektstrukturplan als ControllingZentrale
Im Detail: Der Projektabwickler interessiert sich im Wesentlichen für fünf Schlüsselfaktoren: Budget, Kosten, Termine sowie die Koordination der Arbeitsabläufe
und der Ressourcen-Verfügbarkeit. Eine
PM-Software muss diese Dinge während
der ganzen Projektzeit transparent machen. Nun ist die Bereitstellung aktueller
Zahlen und Termine zumindest am Anfang eines Projekts nicht immer ganz einfach. In der Regel sind die Aufgabenstellungen klar definiert, die Pläne für die
Realisierungen weisen aber noch Lücken
auf, die von Einkäufern, Konstrukteuren
und Fertigungstechnikern erst im Laufe
der Zeit geschlossen werden. Dem Projektstrukturplan von oxaion-PRM gelingt
es, diese mit Leerstellen versehenen Prozesse darzustellen. Seine Funktionsweise
ähnelt der eines Windows-Explorers. Die
Baumstruktur ist Abbild eines kompletten
Projekts, jeder Ast stellt eine Projektposition bzw. Baugruppe dar. Bei einer Werkzeugmaschine wären dies beispielsweise
Fundament, Gehäuse, Antrieb, Spindel
mit Lagerung, Maschinentisch und Steuerungstechnik. Klickt man auf eine dieser
Positionen, erscheint die darunter liegende Ebene mit den zugehörigen Unterbaugruppen.
Auch diese können wieder untergliedert
sein. Im Prinzip kann die Baugruppen-Hierarchie bis zu den Einzelteilen heruntergebrochen werden. Hinter jeder Projektposition auf jeder Ebene des Strukturbaumes sind zum einen Informationen
über durchzuführende Prozesse hinterlegt (PLAN-DATEN), zum anderen das geplante Budget, die bislang aufgelaufenen
Kosten und die Termine (IST-DATEN). Dies
gewährleistet einen stetigen PLAN-/ISTVergleich. Der Vorteil der integrierten Lösung tritt dabei voll zu Tage: Diese Daten
werden durch die entsprechenden Informationen aus anderen ERP-Modulen stets
auf aktuellem Stand gehalten.
Gerade für den Maschinen- und Anlagenbauer ist Datendurchgängigkeit zwischen
Projektmodul und Produktionsplanung
unabdingbar. Der Nutzer erhält unter anderem Zugriff auf projekttypische Funktionen wie die „produktionsbegleitende
Konstruktion“. Projekte haben gewöhnlich einen hohen Konstruktionsaufwand
– zuerst wird konstruiert, dann produziert.
Aus Termingründen kommt es aber häufig vor, dass die Fertigung parallel zur
Konstruktion anlaufen muss. Wenn es zu
Änderungen kommt, bedarf es z. B. eines
schnellen Stücklisten-Abgleichs. Solche
Änderungen können auf der Projektebene Auswirkungen haben, etwa für die
Teilebeschaffung oder die Terminierung.
Externe Beschaffungen lassen sich auf
vergleichbare Weise behandeln. Das System liest bereits die Preise der Bestellvorschläge bzw. Bestellungen in den Strukturplan ein, nicht erst die Rechnungsbeträge, wenn die Einkäufe abgewickelt
sind. Ferner lässt sich die Beschaffung von
Teilen mit besonders langen Lieferzeiten
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bereits im Vorfeld mit Hilfe der Funktion
„Vorab-Disposition von Langläuferteilen“
mühelos anstoßen, auch wenn noch kein
Kostenträger definiert wurde.
Die Struktur eines Projektes wird übersichtlich in einem
Strukturbaum dargestellt – so wird kein Projektschritt vergessen.
Laufender Abgleich der BudgetKosten-Relation
Ein Projektsystem, das nur Ist-Kosten aus
bereits vorliegenden Rechnungen kumuliert, wäre ein statisches System. Etwaige
Gegenmaßnahmen würden in der Regel
immer zu spät erfolgen. Genau dies
wollten die Programmentwickler ausschließen:„Wir haben bei der Konzeption
von oxaion-PRM großen Wert darauf gelegt, dass der Anwender über Möglichkeiten verfügt, Ausnahmesituationen
früh zu erkennen, um gegebenenfalls
rechtzeitig gegenzusteuern. Daher ist es
wichtig, den Projektstrukturplan zu jeder
Zeit mit Kalkulations- oder Termindaten
zu füttern, also mit Daten aus allen Projektphasen, dazu gehören auch Vergleichsdaten aus ähnlichen Projekten
oder einfach nur Erfahrungswerte“, betont Martin Hecker, Seniorberater bei
command. Gegen Projekt-Ende werden
selbstverständlich die tatsächlichen
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Budgetiert wird in der Regel nach größeren Baugruppen, also auf höherer, relativ
abstrakter Ebene. Die Kosten hingegen
kumulieren sich innerhalb des Strukturplans von unten nach oben, ausgehend
von den Einzelteilen oder kleinen Baugruppen. Auf diese Weise ist das System in
der Lage, veranschlagtes Budget und aufgelaufene Kosten laufend miteinander
abzugleichen. Dem Projektabwickler
steht eine Ampelfunktion zur Verfügung,
mit der er gezielt nach Kostenüberschreitungen oder kritischen Positionen suchen
kann. Laufen die Kosten davon, werden
die entsprechenden Positionen rot markiert. Klickt der Anwender auf eine solche,
kann er sich durch die nächsten Unterebenen bis zum eigentlichen Kostenüberschreiter durchnavigieren. Ist dieser gefunden, kann der Nutzer die daran angeschlossenen
Arbeitsschritte
oder
Beschaffungsmaßnahmen stoppen und
nach anderen Lösungen suchen, bis sich
die Gesamtkosten wieder im grünen Bereich bewegen.
Workflow-Pläne sichern Termine
Produktion:
Satz und Druckvorstufe:
Popp Media Service, Augsburg
Druck:
Joh. Walch GmbH, Augsburg
38
Rechnungswerte und die von der Nachkalkulation bestätigten Kosten in den
Strukturplan übernommen.
Ähnlich funktioniert das Termin-Controlling. Ändert sich ein vorgegebener Termin, weil es z. B. in der Fertigung zu einer
Verzögerung kommt oder ein Lieferant
sich verspätet, so versieht das System die
betreffenden Projektpositionen mit
einem speziellen Status. Der Projektab-
wickler kann sich anzeigen lassen, ob es
Auswirkungen auf übergeordnete Positionen gibt, um gegebenenfalls auf höherer Ebene einen kürzeren Termin auszuhandeln, um die Zeitüberschreitung wieder auszugleichen.
Die terminliche Abfolge der Tätigkeiten
bildet oxaion-PRM mit Hilfe so genannter
Workflows ab. Darin werden neben Fertigungs- und Lieferterminen auch andere
Tätigkeiten erfasst, für die es keine Arbeitspläne oder Bestellscheine gibt. Allgemeines Ziel ist es, transparent zu machen,
welche Tätigkeiten Voraussetzung für andere sind. Als Visualisierungshilfe erlaubt
die command-Lösung den Export der
Workflows nach MS-Project. Der Anwender hat dort die Möglichkeit, Balkendiagramme zu erstellen oder Änderungen in
der Abfolge der Tätigkeiten zu simulieren.
Fazit: oxaion-PRM bietet dem Projektabwickler ein Höchstmaß an Transparenz
über seine Projekte. Die Verwurzelung in
sämtlichen ERP-Modulen garantiert aktuelle Daten in jeder Phase des Projekts. Die
Key-Faktoren – Budgets, Kosten und Termine – sind für jede Projektposition, von
der komplexen Baugruppe bis zum Einzelteil abrufbar. Das Konzept, den Projektstrukturplan auch schon mit vorläufigen
Daten zu füllen, geht vollkommen auf. Gegensteuern ist so zu einem frühen Zeitpunkt möglich.
Autor: Martin Hecker, Seniorberater bei
der Ettlinger command ag
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MPDV Mikrolab GmbH,
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Pavone AG,
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Prout Software GmbH,
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PSIPENTA Software Systems GmbH,
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ERP unter Linux
Zeitgleicher Echtstart der abas Business-Software an acht Standorten
Nach einer beispiellosen Expansionsphase stieß die Unternehmens-Software – ein Individualprogramm der ADA-Gruppe – des in Kehl ansässigen Marktführers für hochwertige
Hotelkosmetik an ihre Leistungsgrenze.
■ Aufgrund der Produktvielfalt musste
das neue System sowohl Chargen- und
Prozessfertigung als auch Einzel- und
Kleinserienfertigung unterstützen und
mehrmandantenfähig sein, da über verschiedene, nationale und internationale
Standorte verkauft wird.
Die abas Business-Software (www.abas.de)
erfüllte alle Anforderungen. Mit der evolutionären Systemtechnologie der ERP-Software steht einer anhaltenden Expansion
bei ADA nun nichts mehr im Wege.
Geniale Geschäftsidee legt Grundstein für Expansion
Jeder, der schon einmal eine Nacht im
Hotel verbracht hat, kennt die hochwertigen Pflegeprodukte von ADA. Hinter
Produktnamen wie Dahlmeyer, Country
Garden oder HYDRO basics verbergen
sich komplette Pflegeserien – vom exklusiven Seifenspender über Bodylotion bis
hin zum Schuhputzschwamm in der passenden Dose. Insgesamt werden über
7.000 verschiedene Artikel und Varianten angeboten.
Umbau der Unternehmens-IT
Anfang 2001 stieß die bei ADA eingesetzte Unternehmens-IT an ihre Leistungsgrenze. Bei der eingesetzten Lösung fehlten viele für ADA notwendige Funktionen.
ADA hatte Mitte der 90er Jahre bereits
schon einmal versucht auf ein neues System umzusteigen. Nach einem Jahr
kehrte man zum alten System zurück und
brach die Migration ab. Deshalb legte
man bei ADA im aktuellen Migrationsprojekt besonderen Wert auf Sicherheit –
auch schon in der Auswahlphase.
42
Neue Unternehmens-Software
ADA prüfte bei der Software-Auswahl
nicht nur die Funktionalität der Software.
Vielmehr wurde das gesamte Umfeld der
Lösung mit einbezogen.„Wir informierten
uns über den wirtschaftlichen Background der Anbieter und ließen uns deren Konzepte und Strategien für die Zukunft schildern. Langfristigkeit und Kontinuität auf Anbieterseite waren hier
wichtige Kriterien für uns. Da wir weltweit
tätig sind, musste das neue System auch
mehrsprachig zu bedienen sein. Wir
wollten eine Software, die unsere Expansion aktiv begleitet und die sich schnell
und effizient an unsere sich ständig wechselnden Anforderungen anpassen lässt. In
vielen Punkten erzielte die abas-BusinessSoftware das beste Ergebnis. Auch
menschlich passte es.“
Big bang an acht Standorten
Der Echtstart verlief an allen acht Standorten reibungslos. Der Start erfolgte mit
der so genannten „Big-Bang-Methode“.
Innerhalb eines Wochenendes wurden
die fehlenden Daten vom Altsystem auf
das neue übertragen. Bei ADA sind alle
Standorte über ISDN Stand-/Wahlleitungen und Citrix angebunden. In der
Unternehmenszentrale in Kehl steht der
Server, auf dem die abas Business-Software läuft. Auf einem weiteren Server
wird in Echtzeit ein Hardware-Backup betrieben. Alle Server sind untereinander
über ein 1 GB geswitchtes Ethernet verbunden. Neben den ERP-Servern sind bei
ADA noch zwölf weitere Server für beispielsweise Lohn, BDE, Daten, Mail, Firewall, Citrix, Intranet im Einsatz.
Business-Software unter Linux
100 Bildschirmarbeitsplätze der abas
Business-Software sind an acht Standorten der ADA Gruppe im Einsatz. ADA arbeitet mit allen Modulen von abas-ERP.
Das System läuft auf einer IBM xSeries235.
ADA betreibt eine weitere IBM xSeries235
als Hardware-Backup und als Entwicklungsmaschine. Die abas Business-Software wird bei ADA unter dem Betriebssystem Linux RedHat betrieben.
Abläufe optimiert
Nach nur zwölf Monaten hat sich die Einführung der abas Business-Software bei
ADA bereits gerechnet. Trotz einer überdurchschnittlichen Expansion des Unternehmens konnte ADA seine Servicequalität noch weiter steigern, ohne beim Personal aufzustocken. „Durch die neue
Organisation unserer internen und externen Unternehmensprozesse hat sich die
Transparenz im Unternehmen deutlich
verbessert“, resümiert ADA-Geschäftsführer Ruprecht. „Trotz einer spürbaren
Entlastung unserer Mitarbeiter hat sich
die Produktivität jedes Einzelnen deutlich
erhöht. Durch das jetzt eingesetzte integrierte System konnten wir auch unsere
IT-Kosten reduzieren. Durch die neue
Transparenz ist unsere Auskunftsfähigkeit und Liefertreue gestiegen. Wir haben
mit abas-ERP ein System, das den kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Unternehmen aktiv unterstützt. Der evolutionäre Systemansatz bietet uns hier Jahr
für Jahr eine Fülle von Funktionserweiterungen im Standard, die unserem Unternehmen neue Nutzenpotenziale erschließen. Individuelle Anpassungen bleiben
bei einem Update erhalten, so unterstützt
abas auch unseren unternehmensspezifischen Optimierungsprozess.“
Fachautorin: Marion Schäfer
> [email protected]
Stichwort Software
Was der Mittelstand will
Nachdem sich die Nachfrage nach Enterprise Resource Planning- (ERP-) Lösungen in
Großunternehmen gelegt hat, spielt der Mittelstand für die Anbieter eine immer größere
Rolle. Dabei sehen sich diese auch hinsichtlich Funktionalitätsumfang und Investitionsschutz vor durchaus anspruchsvolle Aufgaben gestellt.
■ Auf die Frage, was ein Mittelständler
von kaufmännischen Software-Lösungen
erwarten kann, lautet erfahrungsgemäß
die Antwort „Betriebsabläufe optimieren
und Betriebskosten senken“. Damit einher geht der Wunsch, wirklich auch nur
für das zu zahlen, was an Funktionalitäten
tatsächlich benötigt wird. Anbieter müssen diese Bedürfnisse verstehen und die
entsprechende Lösungskompetenz dafür
nachweisen.
SOU hat sich diese Anforderungen von
Beginn an auf seine Fahnen geschrieben,
um den Anwendern ein ganzheitliches
und nutzenorientiertes IT-Beratungs- und
-Lösungskonzept für die Gestaltung ihrer
Informationsprozesse zu bieten: mit einer
effizienten Software-Lösung plus dem
begleitenden Service, der das Unternehmen von der Prozessanalyse, der Beratung, wie und mit welchen Lösungen diese Prozesse optimiert werden können,
über die konkrete Implementierung und
den Realbetrieb bis hin zum Support
kompetent unterstützt. Apropos Lösung:
Das Zauberwort heißt hier Modularität
und zwar in dem Sinne, dass die einzelnen, in sich autarken Module miteinander
arbeiten können, eine Implementierung
je nach Bedarf möglich ist und sie gleichzeitig auch als Add-on in Fremdsystemen
einsetzbar sind. All dies kann sou.MatriXX,
die ERP-Software von SOU, mit den einzelnen Modulen etwa für Einkauf, Produktion, Vertrieb, Management-InformationSystem oder Finanzbuchhaltung gewährleisten. Um bei der IT-Umstellung die
Kosten so gering wie möglich zu halten,
empfiehlt es sich ohnehin, Software suk-
zessive und modulweise einzuführen. Dadurch lässt sich das Investitionsvolumen
über mehrere Jahre strecken und die aktuellen Kosten bleiben so gering wie
möglich.
Kosten – Nutzen – Zukunft
Vor dem Hintergrund der Forderung, mit
weniger Einsatz immer mehr zu erreichen,
gerät der Return on Investment (ROI) zum
bedeutendsten Faktor für Kaufentscheidungen. Standardisierte Lösungen liegen
nicht nur aus Kostengründen sowie aufgrund ihrer Nutzen und Risiken im Rennen deutlich vor individuellen Lösungen.
Auch die wirtschaftliche Entwicklung unterstreicht den Trend zum Standard.
Schließlich kann und will sich kein Unternehmer heutzutage einen Stab an eigenen Programmierern zur Pflege von Individuallösungen leisten, wo sich doch sol-
che
Entwicklungsleistung
bequem
auslagern lässt – zu denken ist hier auch
an die Option ASP (Application Service
Providing). Wichtig ist des Weiteren die
Nachfrage, ob der Ausbau der Software
auf lange Sicht gewährleistet ist. Ein Blick
auf die Release-Planung lohnt hier ebenso wie das Hinterfragen der Wirtschaftlichkeit und damit der Zukunftssicherheit
des Anbieters.
Fachautor: Marco Mancuso
Inserenten
akap
2
K+H
7
ANTARES 21
OGS
34, 35, 36, 37
AS/point
31
PORTOLAN
Command
29
PSIpenta
DocuWare
49
S+S 39
F+L SYSTEM
51
SAMAC
17
Gräbert
45
SOU
15
HANSALOG
25
SUMMIT IT CONSULT
13
I.T.P. -Verlag
5, 19
TOOLMAKER
52
VEDA
11
IGS
23
Intermate
47
12
9
43
Soft-Consult Häge GmbH,
(+49) 07345/9611-0
SoftM (Schweiz) AG,
(+41) 043/25546-00
SoftM Communications GmbH,
(+49) 09571/9501-0
.
SoftM Software und Beratung AG,
(+49) 089/14329-0
SoftM Software und Beratung GmbH,
(+43) 01/91066-0
Software Partner Kurt Drey,
(+49) 02224/9600815
Software SNAJDR,
(+49) 08141/70310
Solitas Informatik AG,
(+41) 081/7555-500
SORECO AG,
(+41) 044/80625-25
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.
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SP Solution GmbH,
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SPV GmbH & Co. KG,
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SRZ Software- und Beratungs GmbH,
(+49) 0271/35950-0
SSA Global GmbH,
(+49) 0511/8504-0
Steeb Anwendungssysteme GmbH,
(+49) 07062/673-0
Stefan Spielmann Datentechnik GmbH,
(+49) 07173/97707-0
Step Ahead AG,
(+49) 089/894060-0
SUMMIT IT CONSULT GmbH,
(+49) 02402/10290-0
Syllwasschy Anwendungssoftware und Computersysteme GmbH, (+49) 07252/5801-0
SYNCHRON GmbH,
(+49) 0711/7868-373
Synus Informatik AG,
(+41) 062/7248080
Systems Union GmbH,
(+49) 06151/8668-100
TDS HR Services & Solutions GmbH,
(+49) 089/63890-100
TDS Informationstechnologie AG,
(+49) 07132/366-01
TECTURA AG,
(+49) 02501/8004-0
TietoEnator GmbH,
(+49) 040/278370-0
44
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TIMESYS AKTIENGESELLSCHAFT,
(+49) 0211/61895-0
Toolmaker Software AG,
(+41) 043/3057323
TOOLMAKER Software GmbH,
(+49) 08191/968-0
TRANSFLOW Informationslogistik GmbH,
(+43) 05572/56500-0
UBL Informationssysteme GmbH & Co. KGaA,
(+49) 06102/303-3
UBR Unternehmensberatung Reetmeyer GmbH,
(+49) 0228/98352-0
Uniplex GmbH,
(+49) 089/578376-0
Unirez GmbH,
(+49) 05231/9669-0
update Solutions AG,
(+49) 09221/895-0
update texware GmbH,
(+49) 09221/895-0
UPTIME services AG,
(+41) 044/2992362
Varial Software AG,
(+49) 0180/5152000
VECTOR Software Datenverarbeitung GmbH,
(+43) 01/2165040-0
VEDA (Switzerland) AG,
(+41) 021/964-7332
VEDA GmbH,
(+49) 02404/5507-0
VRG - Vereinigte Rechenzentren GmbH,
(+49) 0441/3907-0
W + P Solutions GmbH & Co KG,
(+49) 0711/770558-0
Wallak Informatics GmbH,
(+43) 0512/33553-0
Wassermann AG,
(+49) 089/578399-0
Watermark Germany GmbH,
(+49) 0511/955743-0
Wilken GmbH,
(+49) 0731/9650-0
ZetaConsult GmbH,
(+41) 044/7384100
ZHS Zeitmanagementsysteme Hard- und Software GmbH,
(+49) 0611/74221-0
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45
Office-Anwendungen
Schnelle Reaktion
auf Kundenwünsche
Walhalla Kalk verbessert Service mit DocuWare
Täglich werden in der Saison bis zu 400 Lkw-Ladungen der Versandabteilung der Regensburger Walhalla Kalk – im so genannten Wiegehaus – abgefertigt. Allein in Versand und
Verwaltung fielen dabei jährlich rund 110.000 Belege in Papierform an. Seit 2002 werden
diese elektronisch archiviert. Dank DocuWare sparen sich die Kalkwerk-Mitarbeiter heute
zeitraubende Suchaktionen – bei allein 60.000 Lieferscheinen im Jahr. Die Kunden schätzen
den Vorteil: Auf ihre Anfragen erhalten sie schnelle Antworten.
■ Zwar ist das mittelalterliche Stadtbild
mit Dom und Steinerner Brücke unbestritten das eigentliche Wahrzeichen der
alten Reichsstadt Regensburg. Doch auch
das weithin leuchtende, riesige Areal des
Kalksteinbruchs im Nordosten der Stadt
ist durchaus überregional bekannt. Heute
ist die Walhalla Kalk GmbH & Co. KG eines
der größten und modernsten Kalkwerke
Süddeutschlands.
Die Nachfrage nach Walhalla-Kalkprodukten ist groß. Täglich werden in der
Saison bis zu 400 Lkw-Ladungen in der
Versandabteilung des Unternehmens
(dem Wiegehaus) abgefertigt. Im Sommer sind das bis zu 400, in absoluten Spitzenzeiten auch schon mal 600 Verwie-
gungen täglich. Deshalb werden hier im
Jahr bis zu 60.000 Lieferscheine ausgestellt. Die Durchschläge müssen archiviert
werden – bis Mitte 2002 geschah dies in
Papierform.
„Auslöser für unsere Suche nach einem
leistungsfähigen DMS-System waren diese Unmengen an Lieferscheinen und
dazu die vielen Rückfragen unserer Kunden“, berichtet Ludwig Holzer, langjähriger EDV-Leiter von Walhalla Kalk. So waren die Mitarbeiter im Versandbüro einen
Großteil ihrer Arbeitszeit damit beschäftigt, bei telefonischen Anfragen der Kunden in Aktenordnern nach LieferscheinDurchschlägen zu suchen. Oft sind als
Suchkriterien nur der Liefertag und das
Lkw-Fahrzeugzeichen bekannt – bei circa
400 ausgestellten Lieferscheinen täglich
eine sehr zeitaufwendige Suche. „Diese
Anfragen kommen zigmal am Tag, und
dabei sollten die Mitarbeiter eigentlich
die Kunden am Schalter betreuen“, beschreibt Ludwig Holzer die Problematik.
Platzmangel tat ein Übriges.
Einfaches Handling war
ausschlaggebend
Hinzu kamen die gesetzlichen Änderungen für Prüfungen durch das Finanzamt. Der Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) war unumgänglich. EDV-Leiter Holzer: „Die
entscheidenden Auswahlkriterien für DocuWare waren letztendlich die Übersichtlichkeit der Masken und das einfache
Handling der Software. Außerdem überzeugte uns die Fachkompetenz, die der
Partner LOG-IT aus Regensburg bei der
Präsentation zeigte.“ Ludwig Holzer lobt
besonders die individuelle Anpassung an
die speziellen Bedürfnisse des Unternehmens: „Auf Wunsch der Mitarbeiter wurden auch noch zusätzliche Indizes aufgenommen, beispielsweise die KFZ-Nummer der Lkws.“
Ende Juli 2002 wurde das DocuWare-System auf einem Windows NT Server und
den Arbeitsplätzen im Versandbüro installiert. Das Systemhaus machte die betroffenen Mitarbeiter in Inhouse-Schulungen mit der Software vertraut. „Jeder
Anwender, der PC-Kenntnisse mitbringt,
kann das DMS danach sehr gut nutzen“,
versichert Ludwig Holzer. Heute werden
in der Versandabteilung eingehende Unterlagen über Scanner erfasst. Alle im Warenwirtschaftssystem POINT 21 erstellten
ausgehenden Belege werden in Form von
46
Office-Anwendungen
Spool-Dateien vom Host (DEC Alpha) via
DocuWare COLD/Read übertragen und
automatisch archiviert. Dabei handelt es
sich um Bestellungen, Lieferscheine, Ausgangsrechnungen,
Auftragsbestätigungen usw.
Die meisten bei Walhalla Kalk anfallenden
Dokumente sind Lieferscheine, die im
Wiegehaus an die Lkw-Fahrer ausgehändigt und gleichzeitig archiviert werden
müssen. Schon der Wiegevorgang läuft
vollständig automatisch. So zieht der
Kunde bei der Einfahrt ins Werk eine IDKarte und führt diese bei der Waage, auf
die er mit dem noch leeren Lastwagen
fährt, in ein Lesegerät ein. So werden Datum, Uhrzeit, Leergewicht und die ID-Kartennummer registriert. Danach fährt der
Kunde entweder zum Steinbruch, um
Steinmaterial zu laden, oder zum Silo, um
das von ihm bestellte Kalkprodukt abzuholen. Bei der Ausfahrt wird das volle
Fahrzeug erneut gewogen. Der Kunde
übergibt dafür dem Wiegemeister seine
ID-Karte, das System holt sich das gespei-
cherte Leergewicht und zieht es vom Gewicht des vollen Fahrzeuges ab. Der Wiegemeister gibt nur noch die Produktnummer ein – der Lieferschein wird gedruckt
und automatisch archiviert.
Der Kunde erhält das Original des Lieferscheins. Bei den wertvollen Kalk-Materialien muss der Lieferschein zusätzlich von
Kunde und Wiegemeister unterschrieben
werden. Diese abgezeichneten Belege
werden dann am Tagesende gesondert
per Scanner erfasst und im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt.
Hohe Einsparungen bei Papier und
Lagerraum
Mitarbeiter im Versandbüro und in der
Buchhaltung können jederzeit auf die archivierten Belege zugreifen, sie ausdrucken oder weiter versenden. Inzwischen
wird das DMS ebenso in den Abteilungen
Kostenrechnung, Bestellwesen und Verkauf, Personalabteilung sowie von der
Geschäftsführung genutzt. Alle Anwender können sich einen gesamten Vorgang
innerhalb kürzester Zeit am Bildschirm
darstellen, zum Beispiel Anfrage, Angebot, Bestellung, Lieferschein, Rechnung,
Reklamation oder Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Ludwig Holzer ist zufrieden.
„Wir können auf die Wünsche unserer
Kunden sehr viel schneller reagieren,
gleichzeitig ist die Arbeitserleichterung
für unsere Mitarbeiter enorm. Die Einsparung von Papier und Lagerraum ist ein
zusätzlicher finanzieller Vorteil.“ Besonders wichtig ist für Ludwig Holzer, dass
sich mit DocuWare die neuen gesetzlichen Vorgaben einhalten lassen. „Die
Prüfer vom Finanzamt können auf alle Daten im geforderten Format zugreifen.“
Die Investitionen in Hard- und Software
betrugen insgesamt 45.000 Euro, die
Amortisationszeit liegt laut Ludwig Holzer unter zwei Jahren.
Fachautorin: Mechthilde Gruber
Lösungsanbieter: DocuWare AG
Anwender: Walhalla Kalk GmbH & Co. KG
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47
Office-Anwendungen
Mit DMS Geld sparen
Elektronische Eingangsrechnungsbearbeitung mit ERP-Systemen
Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen muss nicht mehr langsam papiergestützt erfolgen
– mit der Gefahr, dass Skontoerlöse nicht genutzt werden können oder dass Mahnungen
eintreffen. Vorliegender Beitrag beschreibt die moderne elektronische Bearbeitung in
Verbindung mit ERP-Systemen.
■ Moderne ERP-Systeme helfen Unternehmen enorm bei der täglichen Bearbeitung von Bestellungen, Beauftragungen,
Rechnungsstellungen,Verbuchungen von
Eingangszahlungen etc. Die Prozesse können an die gewohnten Abläufe im Unternehmen in der Regel angepasst werden;
Automatismen werden verstärkt umgesetzt. Beispielsweise bei der Verbuchung
von Eingangszahlungen im debitorischen
Bereich kann über den elektronischen
Kontoauszug der Verwendungszweck
fehlertolerant ausgelesen werden und offenen Posten, Debitorennummern oder
Auftragsnummern zugeordnet werden.
Der eigentliche Papier-Kontoauszug wird
lediglich noch abgelegt. Anders ist dies
häufig noch bei Eingangsrechnungen der
Fall: Einer raschen elektronischen Bearbeitung steht das langsame Medium Papier
entgegen: Post öffnen, Eingangsstempel
setzen, Bestellnummer suchen oder Ein-
käufer ermitteln kann 1 bis 2 Wochen dauern, gerade in der Ferienzeit. Skonto kann
dann häufig nicht mehr abgezogen werden. Am Jahresende sind „plötzlich“ auftauchende Eingangsrechnungen insbesondere dem Controlling ein Dorn im
Auge, da die Ergebnisprognose für das
Jahresende aufgrund der noch kurzfristig
gebuchten Rechnungen nicht stimmt.
Ausgehend von Erfahrungen der Anwender und teilweise gestützt durch Studien
wird geschätzt, dass in Europa je Unternehmen durchschnittlich 20 Mitarbeiter
mit der Erfassung von Eingangsrechnungen beschäftigt sind. Hierbei fallen
nicht unerhebliche Bearbeitungskosten
und Durchlaufzeiten an.
Warum elektronische Bearbeitung
von Eingangsrechnungen?
Fasst man die Motivation der Anwender
für deren Einstieg in die elektronische Be-
Schema der Systemaufgaben bei der digitalen Eingangsrechnungs-Bearbeitung
arbeitung der Eingangsrechnungen zusammen, zeigen sich in allen Berichten
und vielen Projekten die gleichen Motive:
Die aktuellen Geschäftsprozesse entstammen in der Regel mehr gewachsenen Abläufen als angebotenen Referenzprozessen in betrieblicher Standard-Software.
Weiterhin sind die Bearbeitungszeiten für
die Eingangsrechnungen teilweise zwar
akzeptabel, allerdings sind die gesamten
Durchlaufzeiten durch die unproduktiven
Liege‑, Such- und Transportzeiten zu lange. Häufig liegen die Ursachen hierfür in
der räumlichen Verteilung der Bearbeiter
verbunden mit einem dezentralen Einkauf
und dementsprechend hohem Koordinationsbedarf, um die Rechnungen rechtzeitig freizugeben. In den Fällen, in denen die
Prozesse straff organisiert sind, führt die
hohe Belegmenge zu Rationalisierungsanstrengungen – oder es gibt Rechnungen
ohne Bestellbezug, die manuell zu prüfen
sind. Eine Situation also, die in der einen
oder anderen Weise in jedem ordentlichen
Unternehmen auch zu finden ist.
Nicht zuletzt erweist sich die Tatsache als
ausschlaggebend, dass auch beim Einsatz
moderner ERP-Systeme das Papier den
Bearbeitungstakt angibt: Dessen Trägheit
bremst die mögliche rasche Prozessbearbeitung.
Funktionsweise
Die Lösung hierzu besteht aus drei Komponenten:
1. Dokumenten Management- und Archivsystem zur Ablage der Dokumente
und zum Erfassen der Dokumente mittels
Scan-Client.
2. Erkennungslösung: Das Erkennungssystem steuert die Texterkennung und
Interpretation der Daten.
Neben der reinen Erkennungsquote können teilweise erkannte Daten mit Hilfe
48
Office-Anwendungen
von Vergleichen mit den ERP-Daten ergänzt werden. Beispielsweise können
über Erkennung der Umsatzsteuer-ID
oder Bankverbindung die Stammdaten
des Kreditors sowie offene Bestellungen
überprüft werden, so dass die Kreditoren
zu über 90 Prozent sowie Bestellnummer
oder Rechnungsbetrag zu über 98 Prozent erkannt werden.
insgesamt sowie Lieferant und auch die
Anzahl der Lieferanten beschreiben, so
dass Alternativen zur Belegverarbeitung
– im Wesentlichen Belegvermeidung! –
untersucht werden können. Mit diesen
Erkenntnissen können dann beispielsweise folgende Punkte untersucht werden, die die Erkennungsquote erheblich
beeinflussen können:
Treten Inkonsistenzen auf oder liegen unvollständige Daten vor, werden am Korrekturarbeitsplatz die korrekten Daten erfasst,
so dass für die weitere Bearbeitung und
Verbuchung nur korrekte Angaben dem
ERP-System übertragen werden.
■ „Disziplin“ der Lieferanten (Angabe
Bestellnummer oder andere Zuordnungskriterien)
3. ERP-System: Das System wird unverändert verwendet. Anstelle der manuellen
Datenerfassung für die Buchungen erfolgt der nahezu automatische Import in
das System. Die Rechnungsfreigabe erfolgt mittels Freigabe-Workflow im ERPSystem oder mit Workflow-Funktionen
der Erkennungslösung. Die Anwender
können also zwischen der Vorgangsbearbeitung im ERP-System und außerhalb
des ERP-Systems wählen. Bei letzterer Variante können auch alle Mitarbeiter ohne
ERP-Anschluss adressiert werden.
Vorgehensweise
Anwender und Experten empfehlen gleichermaßen, eine ordentliche Fachkonzeption aufzusetzen, in der Dokumente,
Ablagen und Abläufe so beschrieben
sind, dass eine klare Lösung definiert werden kann. Dieses Sollkonzept sollte auf
jeden Fall auch das Dokumentenvolumen
■ Wie erfolgt die Dokumentenanlieferung: Über eine zentrale oder dezentrale
Poststelle?
■ Wie erfolgt die Rechnungserfassung
und welche Personen sind bei der Anerkennung involviert?
■ Gibt es Integrationsmöglichkeiten
mit Datenbanken oder einem ERP-System, damit erkannte Daten abgeglichen
werden können?
■ Woher stammen die Rechnungen,
müssen mehrere Eingangskanäle unterstützt werden, wie z. B. Fax, Web, EDI, Papier?
Anwenderberichte zeigen auch deutlich,
dass Referenzinstallationen und Fachkonzeptionen immer eine rasche und sichere Einführung garantieren, unabhängig davon, welches Produkt verwendet
werden soll. Weiterhin empfiehlt sich eine
Testphase, in der Erkennungsquoten und
Erkennbarkeit des Schriftgutes erprobt
werden kann.
Welche Produktivitätsgewinne haben
die Anwender?
Die Produktivitätsverbesserungen liegen erfahrungsgemäß bei zirka 25 bis 30
Prozent. Hierbei können nach längerer
Anwendungszeit durch den Erfahrungskurveneffekt weitere Verbesserungen
eintreten. Als weitere Vorteile der Automatisierung können genannt werden:
■ Sicherstellung der Vollständigkeit
und zeitnahen Erfassung der Verbindlichkeiten aus eingehenden Rechnungen in
der Buchhaltung
■ Transparenz der Prozess-Schritte (z. B.
Rechnungsumlauf ) und Sicherstellung
der Auskunftsfähigkeit (z. B. bei Mahnungen) durch ein elektronisches Rechnungseingangsbuch und Prozess-Monitoring
■ Priorisierung von Rechnungseingängen, direkter Zugriff auf alle Dokumente
■ Vermeidung unkontrollierbarer Fluss
von Papierdokumenten innerhalb des
Unternehmens durch elektronische Verfügbarkeit
■ Automatische Überprüfung von Unterschriftsberechtigungen
Weitere Informationen zur Vorgehensweise, Prozessoptimierung und Unterstützung bei der Systemauswahl gibt es
unter: www.dr-weiss.com.
Fachautor: Dr. Dietmar Weiß,
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Midrange MAGAZIN
Sonderheft
Halle 1
, Stand
49 1210
Office-Anwendungen
Archiv integriert
Schnelles Archiv als sichere Informationsquelle von Gräbert
Die Unternehmensgruppe Arntz Optibelt ist Spezialist für die Herstellung und den Vertrieb
von Antriebssystemen mit einem internationalen Netz von Vertretungen in den wichtigsten
Ländern der Welt. Die dezentrale Vertriebsstruktur ermöglicht schnelle und zuverlässige
Problemlösungen vor Ort.
landsgesellschaft möchte beispielsweise
noch einmal ältere Dokumente, Rechnungen oder Gutschriften einsehen. Der
Sachbearbeiter ruft das Archiv auf, sucht
das Dokument mit Firmennamen, Dokumentenart und Startdatum. Die Trefferliste zeigt alle Dokumente ab diesem Datum an. Der Mitarbeiter sendet diese per
Druckbefehl an die remote stehenden
Drucker oder durch die Schnittstelle zur
Gräbert Messaging-Lösung eComPlus als
PDF Attachment per e‑Mail. Der Zeitbedarf für diesen Vorgang liegt heute bei
wenigen Minuten, während ohne das
elektronische Archiv der Vorgang einige
Stunden gekostet hätte.“
Nicht nur für Mitarbeiter
■ Um die Probleme oder Anfragen der
Kunden und Interessenten schnell beantworten zu können, benötigten die Mitarbeiter den kompletten Vorgang. Dieser
war nicht immer sofort zur Hand. Durch die
Suche nach den vollständigen Unterlagen
musste ein Kunde oder Interessent auch
länger auf seinen Rückruf warten. Auch die
Fehlermöglichkeit der manuellen Ablage
erschwerte die Recherche oder das Suchen der Unterlagen im Papierarchiv.
Finden, nicht suchen
Um ohne lange Suchvorgänge auf bereits
archivierte Dokumente zugreifen zu können und gleichzeitig dem Platzmangel
Abhilfe zu schaffen, sollte eine elektronische Archiv-Lösung eingeführt werden.
„Die einfache Implementierung, die sehr
guten Funktionen, das Preis-/LeistungsVerhältnis sowie die schnelle Amortisationszeit waren die Argumente dafür, warum wir uns für ArchivPlus aus dem Hause
Gräbert entschieden haben“, erklärt Georg
Heiseke, Verantwortlicher für die Einführung dieses Projektes bei Arnzt Optibelt.
50
„Die Implementierungsphase in der Zentrale in Höxter, wo die IBM iSeries 810
steht, verlief sehr gut“, erinnert sich Georg
Heiseke. Auch die Anbindung an das eigene ERP-System verlief ohne Probleme.
Heute werden automatisch Bestellungen
und Anfragen, Rechnungen, Gutschriften,
Auftragsbestätigungen, Angebote sowie
Personaldaten wie Lohn- und Gehaltsnachweise, Listen für Sozialversicherungen oder Lohnkonten elektronisch im
Archiv von ArchivPlus gespeichert. Die
von ArchivPlus protokollierte Auslagerung aller archivierten Dokumente erfolgt
auf ein optisches Plattenarchiv der IBM.
Zurzeit arbeiten circa 150 Mitarbeiter
weltweit in den Abteilungen Vertrieb, Einkauf, Finanzbuchhaltung, Controlling, Personalabteilung, Betriebsprüfung (intern/
extern) und EDV mit der Archiv-Lösung.
Integration
Hier ein Beispielszenarium, wie die Arbeitsabläufe in den einzelnen Abteilungen der Arntz Optibelt-Gruppe gestrafft und verbessert wurden: „Eine Aus-
Nicht nur Firmenmitarbeiter nutzen das
Archiv. „Möchte der Finanzprüfer in das
Lohnkonto eines Mitarbeiters reinschauen, kann er über speziell für ihn eingeschränkte Berechtigungen (zum Beispiel
über Personalnummer und Prüfjahr) den
Zugriff auf die archivierten Dokumente
erhalten. „Der Zeitbedarf liegt bei maximal einer Minute, während die Suche in
den Ordnern um die 15 Minuten gedauert hätte“, erklärt Georg Heiseke.
„Die Mitarbeiter haben sich an das papierlose Archiv schnell gewöhnt“, resümiert
Georg Heiseke. Und weiter sagt er: „Das
Archiv ist für uns als schnelle Informationsquelle nicht mehr wegzudenken. Es
ist im Zusammenspiel mit der e‑Mail- und
Fax-Lösung eComPlus geradezu ideal.“
Fachautorin: Doris Hantscho
Lösungsanbieter: Gräbert Software +
Engineering GmbH
Anwender: Unternehmensgruppe
Arntz Optibelt
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UNDDIEVIELFiLTIGE!USBAUFiHIGKEITLySENDIE
STiNDIGWACHSENDEN!NFORDERUNGENIMTiG
LICHEN !RBEITSABLAUF 6OM &AHRZEUGVERKAUF
~BER DAS %RSATZTEILWESEN BIS HIN ZU 7ERK
STATTARBEITEN INKLUSIVE 0LANUNG -ARKETING
:EITERFASSUNG &INANZ UND 0ERSONALWESEN
DECKT#!2%DASGANZE'ARAGEN3PEKTRUM
ABUNDVEREINFACHTSOMITDIETiGLICHE!RBEIT
$IE!NWENDER½NDENSICHSCHNELLUNDOHNE
LANGE 3CHULUNGSPHASEN ZURECHT .EBEN
3CHNITTSTELLEN ZU VIELEN (ERSTELLERN ,IEFE
RANTENUND!UTOByRSENISTAUCHEIN3HOPF~R
-ITVERTRETERVERF~GBAR
#!2% WIRD LAUFEND ERWEITERT UND VER
BESSERT%INENHOHEN3TELLENWERTNIMMTDIE
:USAMMENARBEIT MIT DEN +UNDEN AUCH BEI
DER0RODUKTE7EITERENTWICKLUNGEIN)HRE!N
FORDERUNGENIHR+NOW(OWUNDIHRE)DEEN
BEISPIELSWEISE SEITENS DER )NTERESSENGE
MEINSCHAFT #!2% WERDEN VON DEN %NT
WICKLERNBER~CKSICHTIGTUNDUMGESETZT
#!2% BEWiHRT SICH SEIT *AHREN ALS )N
HOUSEODERALS!30,ySUNGUNDISTVIELERORTS
BEREITS ZU EINEM UNVERZICHTBAREN 4EIL DER
5NTERNEHMUNGEN GEWORDEN $AS !NGEBOT
KANNOPTIMIERTWERDENDURCH!NBINDUNGEN
ANWEITERE0RODUKTEWIEDIELEISTUNGSFiHIGE
"UCHHALTUNGS3OFTWARE3#(),,).'ODERDAS
,OHNSYSTEM0)46ERTRIEBIN$%DURCH!3#!'
WWWASCAGCOM
IY^_bb_d]H[Y^dkd]im[i[d
$AS 3#(),,).' 2ECHNUNGSWESEN IST EINE
MODULARAUFGEBAUTEUNDMANDANTENFiHIGE
,ySUNG F~R DEN "EREICH &INANZEN UND
#ONTROLLING .EBEN DEN (AUPTMODULEN
&INANZBUCHHALTUNG +OSTENRECHNUNG 2E
PORTGENERATOR!NLAGENBUCHHALTUNG&INANZ
PLANUNG %RGEBNIS UND 0ROJEKTABRECHNUNG
GEHyRENEINE2EIHEWEITERER&UNKTIONENZUM
,EISTUNGSUMFANG 3TANDARDISIERTE 3CHNITT
STELLEN GEWiHRLEISTEN EINE OPTIMALE )NTE
GRATIONINVORGELAGERTE!PPLIKATIONEN
F?JB=>*&&F[hiedWbWXh[Y^dkd]
$AS0ERSONALABRECHNUNGSSYSTEM0)4,'(
IST 356!GEPR~FT MANDANTENFiHIG UND SO
WOHLF~RDIEKONVENTIONELLE,OHNAUSZAHLUNG
WIE F~R !BRECHNUNGEN MIT )NSTITUTIONEN
"ETREIBUNGSiMTER ,EASING½RMEN ETC EIN
SETZBAR !BSENZENVERWALTUNG ,OHNSIMULA
TIONEN UND *AHRESENDAUSWERTUNGEN GEHy
RENZUM,EISTUNGSUMFANG%INE6ERKN~PFUNG
MIT &REMDPRODUKTEN &INANZBUCHHALTUNG
+OSTENRECHNUNGUND:EITERFASSUNGISTMyG
LICHNURINDER3CHWEIZVERF~GBAR
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51
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