RA-MICRO Handbuch Kostenblatt, Stand 11.12 - RA

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KOSTENBLATT
Abb. 1: Modul Kostenblatt
a) Allgemeines
Das Kostenblatt ist eine Art Vorkonto zum Aktenkonto. Während mit dem Aktenkonto Forderungen und
Zahlungen zu den einzelnen Akten angezeigt und ausgewertet werden, dient das Kostenblatt der Erfassung und
Sammlung von im Laufe der Fallbearbeitung entstehenden abrechnungsfähigen Kostenpositionen, die dann
später automatisch in die Kostenrechnung oder die Abrechnung des Aktenkontos einbezogen werden können.
Sehr effizient ist die Schnelleingabe zur Einzelerfassung von Portoauslagen beim Postausgang, z. B. mit einem
Barcode-Scanner in einer schnellen Stapeleingabe.
Nicht im Kostenblatt werden durchlaufende Kosten wie z. B. Barauslagen und Gerichtskosten erfasst.
Diese werden ins Aktenkonto gebucht.
Honorarauslagen sind steuerliche Betriebsausgaben der Kanzlei, die als Honorarbestandteil dem Mandanten
weiterberechnet und im Aktenkonto als Honorar-Soll erfasst werden.
b) Einstellungen
Die Einstellungen zum Kostenblatt werden über einen rechten Mausklick oder Longtouch auf Kostenblatt
aufgerufen.
Kostenblatt
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Eingabe von Telefonkosten als Nettobetrag
Diese Einstellung ist nur für die automatische Telefonkostenerfassung von Bedeutung. Die Eingabe der Telefonkosten erfolgt ohne Mehrwertsteuer.
Postauslagen-Schnelleingabe mit Bemerkungseingabe
Die über die Schnelleingabe erfassten Postauslagen werden bei der Rechnungserstellung z. B. über
RA-Rechnung anstelle der PTE nach Nr. 7001 VV RVG als tatsächlich entstandene Postauslagen vorgeschlagen.
Die eingegebenen Bemerkungen werden bei Aktivierung dieser Einstellung auf der Anlage zur Kostenrechnung
aufgeschlüsselt dargestellt. Der Text wird in die Spalte Bemerkung eingegeben oder mit
können
Bemerkungen zur Auswahl hinterlegt werden.
Automatische Zeitmessung
Diese Einstellung ermöglicht alternativ zum ZH-Timesheet eine Zeiterfassung im Kostenblatt, wenn
Zeithonorar I genutzt wird. Die Zeiterfassung startet, wenn Zeithonorar gewählt ist und im Bereich Berechnung
der Zeitraum von mit der Eingabetaste bestätigt wird.
Druckereinstellungen
Hier kann der Druckdialog aufgerufen werden, um die verschiedenen Druckereinstellungen wie Schacht und
Drucker für Ausdrucke aus dem Kostenblatt zu hinterlegen. Zur Auswahl stehen alle Drucker, die unter dem
Betriebssystem des PCs angemeldet sind. Weiterhin können Schriftart, Schriftgröße und das Format für den
Ausdruck bestimmt werden. Außerdem kann gewählt werden, ob das Dokument signiert wird und ob eine
Speicherung in der E-Akte erfolgen soll.
Über die Einstellung Druckdialog vor Ausdruck anzeigen besteht die Möglichkeit, vor jedem Druck die
Einstellungen zu überprüfen und ggf. zu ändern.
Der Druck kann auch im Querformat erfolgen.
c) Auswerten
Sollen Kostenblätter sortiert nach Kostenart, zu einem bestimmten Mandanten, zu bestimmten Aktennummern,
in einem bestimmten zeitlichen Rahmen, zu einem Sachbearbeiter oder zu einem Referat ausgewertet werden,
ist Auswerten zu wählen. Auswerten kann bei Ablichtungen, Bearbeiten, Postauslagen, Reisekosten oder
Schnelleingabe jeweils in der Toolbar aufgerufen werden. Dazu steht ein erweiterter Filterbereich zur
Verfügung. Zunächst können die verschiedenen Kostenarten in vier Kategorien angezeigt werden. Es besteht
die Wahl zwischen Postausgangsbuch, Sammelabrechnung, Sachbearbeiterabrechnung und Zeithonorarstatistik.
Bei der Sammel- und Sachbearbeiterabrechnung sowie bei der Erstellung einer Zeithonorarstatistik besteht
außerdem die Möglichkeit, sich die abrechenbaren und nicht abrechenbaren Zeiten anzeigen zu lassen.
Postausgangsbuch
Mit Postausgangsbuch wird mit den erfassten Porto-Kosten und Postauslagen (Auslagenschlüssel PO, QA und
QB) ein Postausgangsbuch erstellt und kann gedruckt werden.
In der Eingabemaske Filter wird die gewünschte Kostenart, z. B. Alle (PO, QA, QB) gewählt und bei Akte von/bis
der Rahmen für die Aktenauswahl vorgegeben.
Das Beginn- bzw. Enddatum des Zeitraums wird eingegeben, für den das Postausgangsbuch erstellt werden
soll. Die Eingabe des Datums erfolgt im Format [TT.MM.JJ] z. B. 02.01.15 bzw. [TT.MM.JJJJ] z. B. 02.01.2015.
Für den Fall, dass auch abgelegte Akten in die Auswertung mit einbezogen und bereits abgerechnete Auslagen
mit abgerechnet werden sollen, werden die Filter mit abgelegten Akten und mit abgerechneten Kosten gewählt.
Sammelabrechnung
Der Unterschied zwischen einer Abrechnung und einer Sammelabrechnung ist, dass die Abrechnung einzelne
Posten und die Sammelabrechnung Summen ausweist.
Mit der Sammelabrechnung kann eine Gesamtauswertung der Kosten erstellt werden, die zu Aktennummern
erfasst wurden. Auf diese Weise kann bequem aufgeschlüsselt werden, wo Kosten in welchem Umfang
aufgetreten sind. Das kann hilfreich sein für Vergleiche oder zur Mandanteninformation. Im Filterbereich wird
festgelegt, für welchen Bereich eine Auswertung erfolgen soll. Zunächst wird die Kostenart für die Auswertung
festgelegt. Weiter besteht die Möglichkeit, die Auswertung nach dem Namen oder nach der Adressnummer des
Mandanten einzuschränken.
Kostenblatt
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Danach wird der Aktennummernbereich erfasst, für den die Auswertung erfolgen soll. Hier besteht die
Möglichkeit, abgelegte Akten und bereits abgerechnete Kosten in die Auswertung mit einzubeziehen. Zusätzlich
kann die Auswertung nach Datum, Aktensachbearbeiter und Referat eingeschränkt und der Auftraggebername
in die Suche mit einbezogen werden. Für den Fall, dass auch abgelegte Akten in die Auswertung mit einbezogen
werden sollen und bereits abgerechnete Auslagen mit abgerechnet werden sollen, wird der Filter mit abgelegten
Akten und mit abgerechneten Kosten gewählt.
Die Zeithonorarerfassungen können auf eine bestimmte Minutenanzahl aufgerundet werden. Die der
Bestätigung folgende Auswertung kann ggf. einige Zeit in Anspruch nehmen. Über die Toolbar besteht auch bei
Sammelabrechnungen unter Ansicht, Spaltenauswahl die Möglichkeit, die Ansicht des Kostenblattes
anzupassen. Sammelabrechnung kann keine Rechnung nach den gesetzlichen Vorgaben erstellen.
Sachbearbeiterabrechnung
Mit der Sachbearbeiterabrechnung können alle Kostenarten, auch jede für sich, nach Sachbearbeitern ausgewertet werden. Dabei wird der gesamte Aktenbestand sachbearbeiterbezogen auf die ausgewählte Kostenart
überprüft. Natürlich stehen auch hier die bereits erläuterten Filtereinstellungen zur Verfügung. Bei dieser
Auswertungsart werden sowohl die einzelnen Posten als auch die Summen ausgewiesen.
Zeithonorarstatistik
Bei Wahl des Kostenbereiches Zeithonorarstatistik werden die erfassten Zeithonorare nach Sachbearbeiter und
Datum gegliedert angezeigt. Individuelle Einstellungen, wie der Erfassungszeitraum und eine Auswahl der
gewünschten Sachbearbeiter werden im Filterbereich vorgenommen.
Bei Datum von/bis wird der Zeitraum eingegeben, für den die Zeithonorarstatistik erstellt werden soll.
Unter Akten-SB können entweder alle Sachbearbeiter gewählt oder auch für jeden Sachbearbeiter eine
Zeithonorarstatistik erstellt werden. Auch hier stehen abgelegte und abgerechnete Akten zur Verfügung.
Mit der Option aufrunden auf … Minuten wird festgelegt, ob die genauen Erfassungen aufgerundet werden
sollen. Außerdem besteht die Wahlmöglichkeit, auch nicht abrechenbare Zeiten anzeigen zu lassen.
d) Ansicht
Spaltenauswahl
Unter Ansicht, Spaltenauswahl kann in den Funktionen des Moduls Kostenblatt festgelegt werden, welche
Spalten im Kostenblatt angezeigt werden sollen.
Zeilen färben
Mit dieser Einstellung kann zur besseren Übersicht jede zweite Zeile der Auswertung grau eingefärbt werden.
Mindestzeit zur Akte (Zeithonorar)
Hier kann aktenbezogen eine Mindestzeit eingegeben werden, die bei der Zeithonorarabrechnung mit
ZH-Timesheet zugrunde gelegt wird. Wenn beispielsweise eine Mindestzeit von 30 Minuten festgelegt wird,
werden auch dann 30 Minuten abgerechnet, wenn lediglich 10 Minuten Zeitaufwand erfasst wurden.
e) Extras
Fahrtenbuch
Es besteht eine weitere Aufrufmöglichkeit für das Fahrtenbuch. Einzelheiten hierzu können im Kapitel zum
Fahrtenbuch nachgelesen werden.
Reisekostenabrechnung
Über Reisekostenabrechnung öffnet sich eine Formularvorlage, die entsprechend der geltenden steuerlichen
Vorschriften erstellt werden kann. Die dort eingetragenen Daten werden zur späteren Weiterberechnung an den
Mandanten in das Kostenblatt übernommen.
Barcodeliste drucken
Es wird eine Liste mit Portobeträgen gedruckt, denen ein Barcode zugeordnet wird.
Kostenblatt
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1 Ablichtungen
Abb. 2: Maske Ablichtungen erfassen
Ablichtungen ermöglicht die Erfassung von Ablichtungskosten zum Aktenkonto. Nach Eingabe der Aktennummer
wird der zur Akte gespeicherte Sachbearbeiter automatisch vorgeschlagen. Eine Liste aller zur Verfügung
stehenden Aktensachbearbeiter wird in der Spalte SB angezeigt. Es stehen die Kostenarten

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





FE Ablichtungen erstattungsfähig (KostO),
FN Ablichtungen nicht erstattungsfähig (KostO),
Fa Ablichtungen aus Gerichts- und Behördenakten (RVG),
Fr Ablichtungen GnotKG 32000,
Fb Ablichtungen/Telefaxe für Mitteilungen an Gegner und Beteiligte (RVG),
Fg Ablichtungen GNotKG 32003 (>DIN A3),
Fc Ablichtungen/Telefaxe für Unterrichtung des Auftraggebers (RVG),
Fu Ablichtungen GNotKG 32001 und
Fd Ablichtungen/Telefaxe in sonstigen Fällen (RVG).
zur Verfügung.
Zusätzlich können mit der Kostenart QU Elektronische Dateien bei der Rechnungslegung Berücksichtigung
finden. Nicht erstattungsfähige Ablichtungen - Auswahl FN - werden nur im Aktenkonto vorgemerkt. Je nach
Ablichtungsart werden unterschiedliche Bemerkungen eingelesen, die bei Bedarf geändert werden können. In
der letzten Spalte Stück € wird die Anzahl der Kopien eingegeben. In der Spalte Berechnung können die
Ablichtungen jedoch getrennt nach schwarz/weiß bzw. Farbe eingegeben werden. Bei KV 32003 GNotKG ist
auch die Eingabe eines Euro-Betrages möglich. Anschließend kann sofort mit der Erfassung einer weiteren
Ablichtung fortgefahren werden.
Wurden erstattungsfähige Ablichtungen erfasst, können diese mit der Notarkostenrechnung als Dokumentenpauschale gem. KV 32000, 32001 und 32003 GNotKG abgerechnet werden. Werden mehrere Urkunden in einer
Rechnung abgerechnet, so kann die Dokumentenpauschale dann je Angelegenheit einzeln zugeordnet werden.
Kostenblatt
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2 Bearbeiten
Abb. 3: Maske Kosten bearbeiten
Nach Eingabe der Aktennummer oder Bestätigung der vorgeschlagenen Aktennummer werden zunächst – ohne
dass zusätzliche Filtereinstellungen vorgenommen werden müssen - alle bisher zur Akte erfassten Kosten
angezeigt, vom Anlagedatum der Akte bis zum aktuellen Tagesdatum.
Sollen nicht sämtliche zur Akte erfassten Kosten eingesehen werden, besteht im Filterbereich die Möglichkeit,
die Kostenausgabe einzuschränken. Zunächst können eine oder mehrere Kostenarten ausgewählt werden, die
bearbeitet werden sollen. Voreingestellt sind bei einer Anwaltsakte Alle Kostenarten, bei einer Notarakte stehen
nur die in Frage kommenden Kostenarten zur Verfügung.
Sobald die Eingabe bestätigt wird, wird die Anzeige angepasst. Bei Datum von und bis wird der Zeitraum eingetragen, für den die erfassten Kosten angezeigt werden sollen. Voreingestellt ist immer die Bestandszeit
der Akte.
Im Filter bei Akten-SB kann ein oder können mehrere Aktensachbearbeiter gewählt und so die Ausgabe der
angezeigten Kosten gefiltert werden. Bei mit abgerechneten Kosten werden diese in grüner Schrift angezeigt.
Bereits abgerechnete Kosten können in der Regel nicht bearbeitet werden.
Sind die gewünschten Filtereinstellungen gewählt und ist die Eingabe bestätigt, wird das Kostenblatt angezeigt.
Die einzelnen Positionen im Kostenblatt können durch Markierung des entsprechenden Eintrages per
Klick/Touch bearbeitet werden.
Kostenblatt
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Abb. 4: Menü zur Bearbeitung der Kostenposition, hervorgehoben:
Markierung der Kostenposition in der linken Spalte
Folgende Bearbeitungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung:


Zum Löschen vorgesehene Kostenpositionen werden abgegraut angezeigt und erst bei Bestätigung der
Eingabe mit Speichern oder OK endgültig gelöscht.
Umbuchung von Zeithonoraren dient dazu, im Kostenblatt erfasste Zeithonorare einer anderen Akte
zuzuordnen.
Beispiel:
Der Anwalt hat einen Besprechungstermin zu einer neuen Sache mit einem Mandanten, mit dem immer
Honorarvereinbarungen geschlossen werden. Da zu dem neuen Mandat noch keine Akte angelegt wurde, jedoch
der Anwalt auch diesen ersten Besprechungstermin später dem Mandanten in Rechnung stellen will, erfasst der
Anwalt die Zeit für den Besprechungstermin auf eine sog. Sammelakte. Hierzu kann beispielsweise im Modul
Gebühren unter ZH/Fakturierung mithilfe der Programmfunktion ZH Timesheet eine Zeiterfassung zur Sammelakte erfasst werden. Ist der Besprechungstermin vorüber und die Mitarbeiterin legt eine neue Akte zum Mandat
an, kann sie im Anschluss im Modul Kostenblatt die Kachel Bearbeiten aufrufen und über Umbuchung von
Zeithonoraren diese Zeiterfassung von der Sammelakte auf die neu angelegte Akte umtragen.
Genauso kann auch verfahren werden, wenn eine Zeiterfassung versehentlich auf eine falsche Aktennummer
erfolgt ist – auch hier kann die Erfassung auf die richtige Akte umgetragen werden.

Mit Angelegenheit festlegen können für Kostenpositionen bestimmte Angelegenheiten festgelegt werden.
Die entsprechende Zeile wird beim Speichern farbig, z. B. violett, markiert. Dazu muss der Kostenposition
die Kostenart FE Ablichtungen erstattungsfähig zugeordnet sein. Kostenpositionen mit gleicher Angelegenheit sind im Kostenblatt mit der gleichen Farbe markiert:
Abb. 5: Kostenpositionen mit gleicher Angelegenheit sind mit der gleichen Farbe hinterlegt

Bei der späteren Abrechnung von erstattungsfähigen Notarkopien im Modul Gebühren unter Notarkostenrechnung werden die zugehörigen Kopien für jede schon im Kostenblatt gespeicherte Angelegenheit angezeigt und berechnet.

Mit Status „Abgerechnet“ aufheben/setzen kann der Status bereits abgerechneter Positionen geändert
werden. Auf der ersten Spalte des Kostenblattes wird die gewünschte Zeile markiert und beispielsweise
Status „Abgerechnet“ aufheben gewählt.
Zur gleichzeitigen Bearbeitung mehrerer Zeilen wird S verwendet. Bei gedrückter Taste S wird die erste
Zeile und dann die letzte Zeile des gewünschten Bereichs markiert.
Kostenblatt
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3 Postauslagen
Abb. 6: Maske Kostenblatt, Postauslagen erfassen
Postauslagen ermöglicht die sofortige Erfassung von Postauslagen, Telefon/Fax, Porto/Telefon und sonstigen
Honorarauslagen zur Akte. Von RA-MICRO werden standardmäßig Postauslagen vorgeschlagen – Auswahl
2 PO Postauslagen. Nach Eingabe des Portos kann sofort die nächste Aktennummer eingegeben werden, für die
Postauslagen erfasst werden sollen.
Kostenblatt
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4 Reisekosten
Abb. 7: Maske Kostenblatt, hervorgehoben: Berechnung
Reisekosten ermöglicht die Erfassung von Reisekosten zur Akte. Als Kostenart wird automatisch
KM Reisekosten Kilometer vorgeschlagen. Als weitere Kostenart steht SO Reisekosten sonstige zur Verfügung.
In der Maske links können verschiedene Filtereinstellungen vorgenommen werden.
a) KM Reisekosten Kilometer (Standardvorschlag)
Über die Eingabetaste oder mittels
stehen in der Spalte Berechnung Eingabemöglichkeiten zu den gefahrenen Kilometern, zu der Kilometerpauschale (wobei der Pauschalwert 0,30 € gemäß RVG/32006 KV GNotKG
voreingestellt ist) und zu dem Anteil des Mandanten an den gefahrenen Kilometern, z. B. 1/2, wenn Reisekosten auf zwei Mandate aufzuteilen sind, zur Verfügung. Für die Erfassung können in der Spalte Bemerkung
über
z. B. Reiseziele hinterlegt werden.
b) SO Reisekosten sonstige
Die in der Spalte Bemerkung bereits hinterlegten Reisekostenbezeichnungen, z. B. Tagessatz o. ä., können
eingegeben werden. Hierzu steht auch eine Editierfunktion zur Verfügung, über die eine Auswahlliste aufgerufen
und bearbeitet werden kann, z. B. um den aktuellen Gesetzesstand in das Programm einzupflegen.
Bei Berechnung wird der Betrag eingegeben, außerdem können der Anteil des Mandats an den entstandenen
Kosten und die Mehrwertsteuer erfasst werden. Der zu erfassende Mehrwertsteuersatz bezieht sich darauf, mit
welchem Steuersatz Vorsteuer von der Kanzlei aus den Reisekosten gezogen werden kann. Bei Stück/Netto
wird das Rechenergebnis angezeigt.
Kostenblatt
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c) Reisekostenabrechnung
Abb. 8: Formular Reisekostenabrechnung
Mit dem Formular der Reisekostenabrechnung, das unter Extras, Reisekostenabrechnung aufgerufen werden
kann, können Reisekosten entsprechend den geltenden steuerlichen Vorschriften erfasst werden. Soweit dies
gewünscht ist, werden die erfassten Kostenarten zur späteren Weiterberechnung im Modul Gebühren in das
Kostenblatt übernommen.
Im Kopf des Formulars werden die allgemeinen Angaben zum Reisenden und der Reise eingetragen. Es müssen
nicht zwingend alle Felder ausgefüllt werden. Es kann zwischen dem Reisekostenformular 2013 und 2014
gewählt werden.
Die erforderlichen Felder werden mit den entsprechenden Angaben ausgefüllt. Verschiedene Berechnungen,
z. B. das Kilometergeld, werden vom Programm selbst vorgenommen. Nur die Anzahl der gefahrenen Kilometer
und Anzahl der Mitfahrer müssen eingetragen werden.
Für die Erfassung von Reisekosten zur Weiterberechnung muss immer die Akte eingegeben werden, zu der
später die Abrechnung erstellt werden soll. Soll die Erfassung ohne Aktenbezug vorgenommen werden, wird
Aktenbezug abgewählt. Außerdem können in der Eingabemaske zu jeder Position der jeweilige Sachbearbeiter,
das Datum sowie ein Text gewählt werden. Letzterer kann aus einer Auswahlliste gewählt werden. Diese enthält
bereits einige Vorschläge. Der Auswahlliste können weitere Texte hinzugefügt werden. Die Kostenart ist
abhängig von der zu erfassenden Position und kann nicht modifiziert werden. Bei den Kosten werden der
Betrag, der Anteil und der Mehrwertsteuersatz eingegeben. Zwischen den einzelnen Positionen kann mittels
navigiert werden.
Beim Verpflegungsmehraufwand mit den einkommensteuerrechtlichen Vorgaben im Reisekostenformular 2014
werden Abwesenheitstage, entsprechende steuerrechtliche Pauschalen und Kürzungen eingetragen. Bei den
Kürzungen für Mahlzeiten wird zuerst die Anzahl der Mahlzeiten und dann die Pauschale eingegeben, von der
20 bzw. 40 % gekürzt werden.
Der Betrag der Reisenebenkosten wird übernommen, der auf Seite 2 des Formulars bei den Reisenebenkosten
eingegeben wird. Er muss mit dem entsprechenden Steuerbetrag in die Felder in der gleichen Zeile links übertragen werden.
Wird bei Geldwerter Vorteil aus Arbeitnehmerbewirtung, Verrechnung mit Reisekosten gewählt, wird der Be trag
von der Gesamtsumme abgezogen.
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5 Schnelleingabe
Abb. 9: Maske Kostenblatt, Schnelleingabe
Mit der Schnelleingabe werden Postauslagen gesammelt zu Aktennummern erfasst. Die Akten werden erfasst,
denen ein bestimmtes Porto als Postauslage zugeordnet werden soll.
In der ersten Spalte wird der Betrag der zu erfassenden Postauslagen eingegeben. Vor dem Wechsel in eine
andere Portostufe werden die erfassten Postauslagen gespeichert. Unter Datum wird automatisch das Tagesdatum eingefügt, dieses kann jedoch bei Bedarf mit dem Datum der Kostenerfassung überschrieben werden.
Das Diktatzeichen wird bestätigt und die Nummer der Akte eingegeben, zu der der Postauslagenbetrag erfasst
werden soll. In der Spalte Bemerkung wird eine entsprechende Postauslagenbemerkung gewählt oder über
eine neue erfasst oder eine vorhandene geändert. Nach Bestätigung der Eingaben für die erste Postauslage
kann sofort mit einer neuen Erfassung zum selben Portobetrag fortgefahren werden. Sollen weitere Postauslagen zu einem anderen Betrag erfasst werden, wird zunächst gespeichert.
Postauslagenerfassung mit einem Barcode-Scanner
Besonders effektiv ist der Einsatz eines Barcode-Scanners in der Schnelleingabe mit Bemerkungseingabe, wenn
der im Briefbogen integrierte Barcode eines Briefes mit dem Barcode-Scanner eingelesen wird. In einem
Vorgang werden Aktennummer und Adressnummer eingelesen. Zudem wird die Adressnummer durch Vorname
und Name im Bemerkungsfeld ersetzt.
Mit der Möglichkeit, einen Barcode-Scanner zum Erfassen der Aktennummern zu verwenden, können auch bei
einem großen täglichen Postaufkommen die Postauslagen den einzelnen Akten genau zugeordnet werden.
Bevor mit der Postauslagen-Schnelleingabe begonnen werden kann, um Postauslagen zu erfassen, sollte die
ausgehende Post nach der Höhe der Postauslagen sortiert und ggf. sichergestellt werden, dass der BarcodeScanner angeschlossen ist und einwandfrei funktioniert.
Ein Barcode-Scanner, mit dem unter RA-MICRO gearbeitet werden soll, muss mit dem Standard EAN13
arbeiten; er kann 13 Zeichen einscannen. Nach Abzug von je 1 Zeichen für automatische Prüfziffer (12. Stelle)
und Zeilenschaltung (13. Stelle) verbleiben die ersten 11 Zeichen für Nutzdaten in Ziffern. Diese werden derzeit
wie folgt genutzt: 4 Zeichen für die laufende Aktennummer, 2 Zeichen für den Aktenjahrgang, 5 Zeichen für die
Adressnummer.
Derzeit können nur 4-stellige laufende Aktennummern und 5-stellige Adressnummern gescannt werden.
Wenn ein Barcode-Scanner verwendet wird, kann er betätigt werden, sobald sich der Cursor in der Spalte Akte
befindet.
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6 Fahrtenbuch
Abb. 10: Maske Fahrtenbuch
Mit Fahrtenbuch können Aufzeichnungen über zurückgelegte Fahrten mit dem betrieblich (und privat) genutzten
PKW erstellt werden. Die erfassten Eingaben werden in das Kostenblatt gespeichert und stehen dann automatisch für die Abrechnung im Modul Gebühren zur Verfügung.
Zunächst ist die Fahrzeug-Auswahlliste über
um die betreffenden Fahrzeuge und ihren aktuellen Kilometerstand zu erweitern. Die Fahrtenbücher werden pro Fahrzeug geführt.
Die Anzeige der erfassten Kosten kann über die Auswahlliste <Jahr> auf ein bestimmtes Jahr eingegrenzt
werden.
a) Fahrstrecke eintragen
Im Fahrtenbuch wird zunächst ein Fahrzeug ausgewählt. Anschließend sind die Angaben zu tätigen wie: Datum
der Fahrt, Uhrzeit und Dauer der Fahrt, Fahrstrecke, Grund der Fahrt, Aktenzuordnung, SachbearbeiterZuordnung, Kilometerstand zum Fahrtende. Es ist möglich, die gefahrenen Kilometer in eine geschäftliche und
private Strecke aufzuteilen. Die gefahrenen Kilometer werden pro Fahrtstrecke insgesamt angezeigt. Es werden
ebenfalls die gesamten Kilometer pro Fahrtenbuch in der letzten Zeile des Fahrtenbuches aufgeführt.
Der aktuelle Kilometerstand wird zum Fahrtende eingegeben und die Berechnung der zurückgelegten Strecke
erfolgt automatisch.
Solange die Eintragungen noch nicht gespeichert wurden, ist eine Änderung der Angaben möglich. Ist die
Speicherung erfolgt, können an den Datensätzen keine Änderungen mehr vorgenommen werden.
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b) Einträge sichtbar löschen
Abb. 11: Maske Fahrtenbuch, Einträge sichtbar löschen
Einträge im Fahrtenbuch können – sichtbar durch Streichung – gelöscht werden. So bleiben Änderungen
nachvollziehbar. Soll ein bereits gespeicherter Eintrag gelöscht werden, genügt ein Klick/Touch in die erste
Spalte der betreffenden Zeile und Wahl von
. Die Zeile bleibt erhalten, wird aber durchgestrichen.
Grundsätzlich kann immer nur der letzte Eintrag gelöscht werden. Ist die Änderung einmal gespeichert, kann
sie nicht mehr rückgängig gemacht werden.
c) Textbausteine verwenden
Für Fahrstrecke und Grund der Fahrt lassen sich Standardtexte hinterlegen, die dann über die Auswahlliste der
Komfobox bereitstehen.
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d) Einstellungen
Abb. 12: Maske Einstellungen Fahrtenbuch
Die Einstellungen zum Fahrtenbuch werden über einen rechten Mausklick oder Longtouch auf die Programmfunktion Fahrtenbuch aufgerufen. Sie enthalten Drucker und Sicherheitseinstellungen.
Um Einsicht für Unbefugte zu vermeiden, kann das Fahrtenbuch auf einem gesonderten, lokalen Drucker
gedruckt werden. Bei den Sicherheitseinstellungen kann jeder Benutzer, der das Recht hat, das Fahrtenbuch zu
bearbeiten, zu einem Fahrzeug ein Passwort hinterlegen. Nur mit Kenntnis des Passwortes können dann
Eintragungen im Fahrtenbuch vorgenommen werden. Ein Benutzer mit Verwalterrechten kann über die
Einstellungen das Passwort einsehen oder bei Bedarf zurücksetzen.
In den Einstellungen Fahrtenbuch kann auch bestimmt werden, dass die Daten des Fahrtenbuchs verschlüsselt
gespeichert werden. Damit wird sichergestellt, dass die erfassten Daten nicht manipuliert werden. Dies ist nur
Benutzern mit Verwalterrechen möglich.
Kostenblatt