Steuersache Praxisfahrzeug: Wann lohnt sich welche Variante?

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Steuersache Praxisfahrzeug:
Wann lohnt sich welche Variante?
Eine der häufigsten Fragen vieler Selbstständiger an den Steuerberater ist die Frage nach einem
Geschäftswagen: Soll ich den Pkw privat anschaffen oder über die Praxis kaufen? Ohne einen Taschenrechner
lässt sich die Frage kaum beantworten.
. Was Steuerlaien oft nicht wissen: Die Wahl zwischen den beiden
Alternativen ist in vielen Fällen gar nicht gegeben. Entscheidend
ist, in welchem Verhältnis das Fahrzeug für private und berufliche
Zwecke genutzt wird.
Wird das Fahrzeug zu weniger als 10 Prozent für die Geschäftstätigkeit genutzt, ist eine Zuordnung zur Praxis nicht möglich.
Das Fahrzeug wird zwingend als Privatvermögen behandelt.
Ebenso ist ein Vorsteuerabzug aus den Anschaffungs- oder laufenden Kosten nicht möglich. Bei einem Privat-Pkw sind alle
laufenden und Anschaffungskosten zunächst private Ausgaben.
Die Dienstfahrten sind einzeln aufzuschreiben und können dann
entweder pauschal mit 30 Cent je gefahrenen Kilometer oder mit
dem festgestellten Anteil an den Gesamtkosten des Fahrzeugs
abgesetzt werden. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte
werden ebenfalls mit 30 Cent je Entfernungskilometer abgerechnet.
Anders sieht es aus bei einer Nutzung des Fahrzeugs von 10
bis 50 Prozent für die Geschäftstätigkeit: Hier besteht ein Wahl-
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recht. Der Praxisinhaber kann den Pkw dem Privatvermögen zuordnen, dann erfolgt eine Abrechnung der Praxiskilometer mit
jeweils 30 Cent. Bei einer Zuordnung zur Praxis werden die Kosten im Verhältnis Praxis/Privat aufgeteilt – hier lohnt es sich, die
Varianten auszurechnen. Auch ist es möglich, bei diesem Nutzungsanteil die Vorsteuer für den Pkw geltend zu machen, um die
anfangsinvestition zu mindern.
Wird ein Fahrzeug zu mehr als 50 Prozent für die Geschäftstätigkei genutzt, so wird das Fahrzeug zwingend der Praxis zugeordnet – es gehört also zum Betriebsvermögen. Das bedeutet: Alle
Ausgaben für das Auto (Abschreibung auf den Kaufpreis, Sprit,
Versicherung, Reparaturen, Steuern, Parkgebühren, Waschanlage
usw.) sind Betriebsausgaben. Im Gegenzug müssen die auf die
private Nutzung entfallenden Kosten aber als Betriebseinnahme
verbucht werden. Werden mit dem Fahrzeug auch private Fahrten
durchgeführt, so werden diese steuerlich berücksichtigt: entweder mit der sogenannten Ein-Prozent-Regelung oder durch Kostenaufteilung mithilfe eines Fahrtenbuchs.
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Alternativ lässt das Finanzministerium zu diesem Zweck aber auch
„formlose Aufzeichnungen über einen repräsentativen zusammenhängenden Zeitraum“ zu. Wer also einmal über drei Monate
hinweg die beruflichen Fahrten (mit Anlass und der jeweils zurückgelegten Strecke) und die Gesamtzahl der in diesem Zeitraum
gefahrenen Kilometer aufschreibt und dabei auf einen beruflichen
Anteil von mehr als 50 Prozent kommt, darf von diesem Zeitpunkt
an ohne weitere Nachweise die Ein-Prozent-Regel anwenden – so
lange, bis sich die Tätigkeit wesentlich ändert oder bis zu einem
Wechsel des Fahrzeugs.
Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte zählen bei dieser
Berechnung als berufliche Fahrten. Bei wem die Fahrten zwischen
Wohnung und Betriebsstätte sowie Familienheimfahrten mehr als
50 Prozent der Jahreskilometerleistung ausmachen, der kann sich
jeden Nachweis sparen. Die Finanzämter versprechen, in diesem
Fall die überwiegend berufliche Nutzung auch so zu glauben.
Statt dieser Methode kann der Geschäftswagen-Nutzer auch ein
Fahrtenbuch führen. Wichtig ist bei der Nutzung des Dienstwagens
für Privatfahrten, dass für die Besteuerung des geldwerten Vorteils
die Entscheidung immer für ein ganzes Kalenderjahr gilt. Sofern
die Wahl auf das Führen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuches
fällt, ist das Fahrtenbuch zeitnah und damit bereits ab Jahresbeginn zu führen. Eine rückwirkende Korrektur ist nicht zulässig.
Mit einem Fahrtenbuch lässt sich der private Nutzungsanteil exakt feststellen und dann mit dem entsprechenden Anteil an den
Gesamtkosten ansetzen. In einem solchen Fahrtenbuch muss jede
Privatfahrt mit dem Kilometerstand, jede Dienstfahrt mit Zeitangaben und dem Kilometerstand am Ende, dem Reiseziel und gegebenenfalls der Fahrtroute sowie dem Reisezweck bzw. dem besuchten
Kunden oder Gesprächspartner aufgeführt werden.
Das Fahrtenbuch muss fortlaufend geführt, also nach Ende jeder
Fahrt mit dem erreichten Gesamtkilometerstand ausgefüllt werden,
und zudem eine „ordentliche und damit im Wesentliche auch übersichtliche äußere Form“ aufweisen.
Trotz aller oft aufwendig erscheinenden Vorschriften empfiehlt
es sich in der Regel, ein Fahrtenbuch zu führen. Zum einen ist der
Nachweis der überwiegend beruflichen Nutzung dann hieb- und
stichfest. Daneben wird das Fahrtenbuch (und zwar kein nachträglich erfundenes) in dem Fall benötigt, wenn die 50-Prozent-Nutzung nicht erreicht wird. Obendrein kann sich der Selbstständige
dann bis zur Steuererklärung Zeit lassen, um zu entscheiden, welche Berechnungsmethode die günstigere ist. Und das jedes Jahr
aufs Neue.
Wer das Auto nicht überwiegend betrieblich genutzt hat (also
die Ein-Prozent-Regel nicht anwenden darf) und auch kein Fahrtenbuch geführt hat, bei dem werden die Kfz-Kosten nicht als Betriebsausgaben anerkannt. Eine Schätzung des Privatanteils, wie
sie vor Jahren einmal erlaubt war, ist schon länger nicht mehr zulässig.
Private Nutzung eines Geschäftswagens
Welche Anforderungen an ein Fahrtenbuch gelten
Die Ein-Prozent-Regelung, auch Pauschalwertmethode genannt,
legt fest, dass monatlich ein Prozent des vom Kfz-Hersteller angegebenen Bruttolistenpreises als Privatanteil zu versteuern ist. Als
Listenpreis gilt der offizielle Neupreis inkl. Mehrwertsteuer; Rabatte und andere Nachlässe dürfen nicht abgezogen werden. Der
Bruttolistenpreis gilt übrigens auch beim Kauf eines gebrauchten
Fahrzeugs. Mittlerweile gibt es für die Anwendung des Bruttolistenpreises jedoch ein anhängiges Verfahren, das die Berücksichtigung
üblicher Rabatte in die Berechnung des Bruttolistenneupreises einbezieht. Hier lohnt es sich, mit dem Steuerberater eine Strategie zu
besprechen.
Monate, in denen man das Auto nachweislich nicht privat nutzen konnte, werden nicht berücksichtigt. Wer also zum Beispiel
einen vollen Kalendermonat ohne Auto verreist, im Krankenhaus
oder mit gebrochenem Bein fahrunfähig war, braucht für diesen
Monat auch keine Privatnutzung anzusetzen. Allerdings will das
Finanzamt dafür Nachweise sehen – zum Beispiel Flugtickets,
Bahnfahrkarten oder ärztliche Bescheinigungen.
Im Grundsatz sind alle beruflich bedingten Pkw-Kosten Betriebsausgaben – die Kosten für ein ausschließlich beruflich genutztes Fahrzeug können demnach in voller Höhe abgesetzt
werden. Das akzeptieren die Finanzämter in der Regel aber allenfalls bei Selbstständigen, die neben dem Dienstwagen noch über
ein zweites (gleichwertiges) Auto für Privatfahrten verfügen. Doch
sogar in diesem Fall verlangen sie manchmal noch weitergehende
Beweise wie zum Beispiel ein Fahrtenbuch. Bei Unternehmern, die
mehrere Dienstwagen haben, ist nach der neuesten Rechtslage für
jedes Fahrzeug die Ein-Prozent-Regelung anzuwenden – unabhängig weiterer zum Unternehmen gehörender Personen. Betroffen
sind unter anderem Einzelunternehmer und Freiberufler für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2009 beginnen.
Ein Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt
werden. Es muss die Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben (BFH-Urteil vom 9. November
2005, BStBl II 2006, S. 408). Das Fahrtenbuch muss mindestens
folgende Angaben enthalten: Datum und Kilometerstand zu Beginn
und Ende jeder einzelnen betrieblich/beruflich veranlassten Fahrt,
Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner. Wird ein
Umweg gefahren, ist dieser aufzuzeichnen. Auf einzelne dieser Angaben kann verzichtet werden, soweit wegen der besonderen Umstände im Einzelfall die betriebliche/berufliche Veranlassung der
Fahrten und der Umfang der Privatfahrten ausreichend dargelegt
sind und Überprüfungsmöglichkeiten nicht beeinträchtigt werden. ,,
Die Qual der Wahl: Ein-Prozent-Regelung oder lieber
doch ein Fahrtenbuch?
Während der Selbstständige bis zum Steuerjahr 2005 zwischen
Fahrtenbuch und Ein-Prozent-Regel frei wählen konnte, erlauben
die Finanzämter seit dem 1. Januar 2006 die Anwendung der EinProzent-Regel nur noch, wenn das Auto zu mehr als 50 Prozent
beruflich genutzt wird. Und diesen Nutzungsanteil will das Finanzamt „glaubhaft“ gemacht haben. Zwar verlangt es dazu noch kein
Fahrtenbuch, aber doch „geeignete Unterlagen“. Das können laut
einem Schreiben vom Bundesfinanzministerium vom Juli 2006
sein:
– Eintragungen in Terminkalender
– die Abrechnung gefahrener Kilometer gegenüber Auftraggebern
– Reisekostenaufstellungen
– andere Abrechnungsunterlagen
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PRAXISSEITEN l
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Ein Wechsel zu eigenen Gunsten ist lange möglich
Wer einen Firmenwagen auch privat nutzt, kann sogar noch nach
Abgabe seiner Steuererklärung vom Fahrtenbuch zur Ein-ProzentRegelung oder umgekehrt wechseln. So lautet ein Urteil des Finanzgerichts Rheinland-Pfalz (Az. 5 K 2268/06).
Ein Selbstständiger hatte gegenüber dem Finanzamt zunächst
erklärt, dass er ein Fahrtenbuch führt. Nachdem er seinen Steuerbescheid unter dem „Vorbehalt der Nachprüfung“ erhalten hatte,
ermittelte der Betriebsprüfer für den Dienstwagen einen höheren
Privatnutzungsanteil. Mit der Ein-Prozent-Pauschalierung wäre die
Besteuerung für den Geschäftsmann also geringer gewesen.
Der Geschäftsmann wechselte daraufhin die Besteuerungsmethode. Zu seinen Gunsten entschied auch das Finanzgericht und
stellte fest, dass „unbefristete Wahlrechte bis zur Bestandskraft
der Steuerfestsetzung ausgeübt werden können“. Da in dem vorliegenden Fall innerhalb einer Monatsfrist Einspruch eingelegt wurde,
durfte sich der Geschäftsmann anders entscheiden.
Eine lose Zettelsammlung reicht nicht aus
In einem anderen Fall notierte der Fahrer seine Fahrten auf losen Zetteln. Für jeden Tag wurde ein neuer Zettel verwendet mit
Eine Beispielrechnung
Ein Tierarzt kauft am 1. Januar 2011 ein Fahrzeug für 35€000 Euro
netto. Für seine Praxis fährt er jährlich 20€000 Kilometer, privat
5000 Kilometer. Der Bruttolistenneupreis liegt bei 40€000 Euro,
die jährlichen Kosten betragen netto 5450 Euro. Abgeschrieben
wird linear auf 6 Jahre (AfA für Kfz), jährlich also etwa 4200 Euro.
Hin- und Rückfahrten zwischen Wohnung und Praxis wurden
nicht berücksichtigt.
Praxisfahrzeug: Kostenaufstellung
Kosten netto
Steuern
300 Euro
Versicherung
500 Euro
Reparaturen etc.
300 Euro
Kraftstoff (bei einem Verbrauch
von 10 l/100 km und einem durchschnittlichen Kraftstoffpreis von
1,50 Euro)
3750 Euro
Aufwendungen für Abschreibung
4202 Euro (gerundet)
Kosten gesamt
9052 Euro
Vorsicht bei der Nutzung von Programmen zur
Tabellenkalkulation
Ein elektronisches Fahrtenbuch wird zum Nachweis privater
Fahrten nur dann anerkannt, wenn nachträgliche Veränderungen
an den aufgezeichneten steuerlich relevanten Daten ausgeschlossen sind. So hat das Finanzgericht Münster in seinem Urteil vom
4. Februar 2010 entschieden (Az. 5 K 5046/07 E,U). Demnach muss
das Fahrtenbuch geeignet sein, die Fahrten fortlaufend und lückenlos belegen zu können. Manipulationsmöglichkeiten am Fahrtenbuch müssen ausgeschlossen sein. Entspricht das Fahrtenbuch den
formalen und materiellen Anforderungen nicht ausreichend, findet
die Ein-Prozent-Pauschale Anwendung.
Auch ein Fahrtenbuch, geführt über das Tabellenkalkulationsprogramm MS-Excel, entspricht nach Ansicht der Richter am
Bundesfinanzhof nicht den formalen Anforderungen. Die ExcelDateien eines Selbstständigen enthielten für jede Fahrt Angaben
zu Wochentag, Datum sowie Anlass der Geschäftsfahrt, die jeweils
zurückgelegte Strecke und den Kilometerstand am Ende der Fahrt.
Hier entschieden die Richter, dass mit einem solchen Programm
kein zeitnaher und lückenloser Charakter der Angaben mit hinreichender Zuverlässigkeit erbracht werden kann. Eintragungen
könnten jederzeit ohne größeren Aufwand ergänzt, gestrichen und
umformuliert werden (Az. VI R 64/04). Ein mit dem Programm
MS-Excel geführtes Fahrtenbuch ist somit laut BFH nicht ordnungsgemäß.
Das exakte Aufschreiben der einzelnen Fahrten
lohnt sich in jedem Fall
Rechnung nach der Ein-Prozent-Regelung: Ein Prozent vom
Bruttolistenpreis sind 400 Euro monatlich, also 4800 Euro
jährlich. Die jährliche Betriebsausgabe liegt bei 9052 Euro, davon
werden 4800 Euro abgezogen, verbleiben also 4252 Euro.
Die steuerlich geltende Summe der Ausgaben (für 6 Jahre) und
daraus resultierend anteilig für Senkung der Einkommensteuer
(& Gewerbesteuer) beträgt 25€512 Euro.
Rechnung nach der Fahrtenbuchregelung: Der private Anteil
(5000 von 25€000 Kilometern) liegt bei 20 Prozent. Bei den
Gesamtkosten von 9052 Euro ergibt sich daraus ein zu versteuernder Privatanteil von rund 1810 Euro, verbleiben also 7242 Euro.
Die steuerlich geltende Summe der Ausgaben (für 6 Jahre) und
daraus resultierend anteilig für Senkung der Einkommensteuer
(& Gewerbesteuer) beträgt 43€452 Euro – eine wesentlich günstigere Rechnung für den Praxisinhaber.
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den Abfahrts- und Ankunftszeiten, dem Datum, der Nennung
des angefahrenen Ortes und der Auflistung der gefahrenen (geschäftlichen und privaten) Kilometer. Die Aufzeichnung erfolgte
zeitnah. Das genügte dem Finanzamt aber nicht – und auch nicht
dem Bundesfinanzhof.
Nach Ansicht der BFH-Richter ist dem Wortlaut „Fahrtenbuch“
bereits zu entnehmen, dass die Angaben in gebundener, mindestens aber in einer in sich geschlossenen Form festzuhalten
sind. Lose Aufzeichnungen können daher nie die Anforderungen
an ein Fahrtenbuch erfüllen. In einem späteren Urteil vom
10. April 2008 (Aktenzeichen: VI R 38/06) hat der Bundesfinanzhof seine strikten Anforderungen etwas gelockert. So sollen kleinere Mängel nicht mehr zur Verwerfung des gesamten
Fahrtenbuches führen, wenn die Angaben insgesamt plausibel
sind.
Praxistipp: Bei geringen Privatfahrten ist die Führung eines Fahrtenbuches lukrativer und bei vielen Privatfahrten „fährt“ man mit
der Pauschalwertmethode (Ein-Prozent-Methode) besser. Es lohnt
sich, während des Jahres ein Fahrtenbuch zu führen und erst
nach dem Jahr im Hinblick auf die Abgabe der Steuererklärung
zu entscheiden, was sich mehr auszahlt: Fahrtenbuch-Methode
oder Pauschalwertmethode. Der Unterschied kann beträchtlich
sein. Das Ausmaß der Privatnutzung und der Bruttoanschaffungspreis sind die wichtigsten Parameter für die vorzunehmende Vergleichsrechnung.
Sofern der Praxisinhaber einen weiteren (privaten) Pkw besitzt, bietet sich eine ausschließliche Nutzung des Praxisfahrzeugs an.
Antje Todt
André Strunz,
ECOVIS Grieger Mallison Steuerberater Hannover
Weitere aktuelle Informationen finden Sie auch auf der FirmenWebsite des Co-Autors unter www.ecovis.com/hannover
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