Karl-May-Museum Radebeul - Sächsischer Rechnungshof

Karl-May-Museum Radebeul
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Das Museum hat Fördermittel nicht bestimmungsgemäß
verwendet und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung nicht beachtet.
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Prüfungsgegenstand
Die Karl-May-Museum gGmbH Radebeul (nachfolgend Museum genannt) wurde am
19.08.2002 gegründet und ist lt. Gesellschaftsvertrag eine „Struktureinheit“ der KarlMay-Stiftung, die das Stammkapital zu 100 % hält. Das Museum führt seit dem
01.01.2003 den Museumsbetrieb und den Museumsshop auf der Grundlage eines Geschäftsbesorgungsvertrages. Die Immobilien, das Sachanlagevermögen und die Museumsgegenstände hat die Stiftung an das Museum für jährlich 134 T€ verpachtet. Das
Museum realisiert Einnahmen in Höhe von ca. 450 T€ pro Jahr. Der Kulturraum Elbtal
fördert das Museum institutionell mit jährlich 200 T€.
Der SRH hat die Verwendung der Zuwendungen an das Museum in den Hj. 2003 bis
2006 geprüft. Über die Gewährung von Zuwendungen des Freistaates Sachsen nach
dem Sächsischen Kulturraumgesetz an den Kulturraum Elbtal hat der SRH im Jahresbericht 2007, Beitrag Nr. 28, berichtet.
2
Prüfungsergebnisse
2.1
Die Geschäftsfelder der Karl-May-Museum gGmbH, der Karl-May-Stiftung, des
Fördervereins Karl-May-Museum e. V. und der Karl-May-Gesellschaft sind unzureichend abgegrenzt. Dies führt zu inhaltlichen, personellen und organisatorischen Überschneidungen. So ist der Geschäftsführer des Museums auch Geschäftsführer der KarlMay-Stiftung und Vorsitzender des Fördervereins Karl-May-Museum e. V. Der Kustos
und stellvertretende Direktor des Museums ist zugleich Geschäftsführer der Karl-MayGesellschaft e. V.
Die Geschäfte der genannten juristischen Personen werden im Museum abgewickelt.
Die Finanzlast trägt das Museum. Die Stiftung als Rechtsträger zahlt auf der Grundlage
eines Geschäftsbesorgungsvertrages jährlich 6 T€ an das Museum.
2.2
Einerseits leistete das Museum Ausgaben für Jubiläumszuwendungen, Leistungsprämien, „Urlaubslöhne“, private Versicherungen sowie vermögenswirksame und
sonstige Leistungen. So zahlte das Museum in den Hj. 2003 bis 2005 Beiträge zur Altersversorgung der Mitarbeiter in Höhe von 27,4 T€, von denen 24,3 T€ nicht zuwendungsfähig waren. Andererseits verzichteten die Mitarbeiter zur Verbesserung der finanziellen Situation des Museums vom 01.07.2005 bis 31.12.2006 auf 10 % ihres Gehalts.
2.3
Die Kassenbücher des Museums wurden nicht zeitnah und chronologisch geführt und wiesen auch negative Kassenbestände aus. Die Wechselgeldbestände und
Kassenlimite waren zu hoch festgelegt. Anordnungsbefugnisse wurden nicht geregelt.
Differenzen zwischen Rechnungs- und Auszahlungsbetrag blieben unbemerkt.
220
2.4
Im Zeitraum von 2004 bis 2006 erfolgten Zahlungen an Rechtsanwälte in Höhe
von 8,7 T€ zur Klärung urheber- oder gesellschaftsrechtlicher Probleme. Hierzu konnten keine vertraglichen Unterlagen vorgelegt werden.
Der Geschäftsführer verkaufte 2005 aus seinen privaten Beständen Objekte im Umfang
von mindestens 3,7 T€ teilweise überteuert an das Museum. Diese Geschäftsvorfälle
sind nicht ausreichend dokumentiert.
Das Museum hat für Bewirtung und Repräsentation im Zeitraum von 2003 bis 2005
insgesamt 3 T€ ausgegeben. Auf den Rechnungen für Bewirtungen fehlten die Angaben zur betrieblichen Veranlassung und zu den Teilnehmern.
3
Folgerungen
3.1
In Anbetracht der Betätigungen von vier juristischen Personen unter „einem
Dach“ ist deren strikte Trennung geboten. Das betrifft die Abgrenzung der Geschäftsbereiche, der Arbeitsaufgaben und Kosten. Die Zuordnung der Arbeitszeiten ist in geeigneter Form nachzuweisen. Eine Kostenerstattung ist vorzunehmen.
Ziel der Kulturraumförderung ist u. a., die Träger kommunaler Kultur finanziell zu unterstützen. Dies setzt grundsätzlich eine angemessene Beteiligung des Rechtsträgers an
der Finanzierung seiner Einrichtung voraus. Der Kulturraum hat dies künftig bei der
Förderung des Museums zu beachten.
3.2
Die Ausgaben für Jubiläumszuwendungen, Leistungsprämien, „Urlaubslöhne“,
private Versicherungen sowie vermögenswirksame und sonstige Leistungen standen
entweder dem Grunde oder der Höhe nach im Widerspruch zum Besserstellungsverbot.
Die angestrebten Einsparungen bei den Personalausgaben wurden gemäß Verwendungsnachweis für das Hj. 2005 nicht erreicht.
Anstelle des Gehaltsverzichts der Mitarbeiter hätte die Geschäftsführung die wirtschaftliche Situation des Museums durch Einstellung von freiwilligen Leistungen nachhaltig
verbessern können.
Der Kulturraum hat die Verwendungsnachweise erneut zu prüfen, die Zuwendung in
Höhe ggf. zweckwidrig verwendeter Mittel zu widerrufen und die entsprechenden Beträge zurückzufordern.
3.3
Die Buchhaltung des Museums entspricht nicht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung. Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich zu erfassen. Geschäftsvorfälle sind zeitgerecht und geordnet aufzunehmen. Aus Gründen der Kassensicherheit ist die Reduzierung der Kassenhöchstbeträge und der Wechselgeldbestände
dringend notwendig. Anordnungsbefugnisse sind unter Beachtung des „Vieraugenprinzips“ festzulegen. Das Museum hat die innerdienstlichen Vorgaben entsprechend zu
überarbeiten.
3.4
Die Klärung urheber- oder gesellschaftsrechtlicher Probleme ist keine originäre
Aufgabe des Museums, sondern betrifft die Karl-May-Stiftung als Organträger. Aus diesem Grund sind diese Ausgaben nicht zuwendungsfähig. Darüber hinaus sind Zahlungen gegenüber dem Zuwendungsgeber in geeigneter Form (Verträge, Rechnungen)
nachzuweisen.
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Ankäufe hat das Museum künftig ausreichend zu dokumentieren.
Ausgaben für Bewirtungen und Repräsentationen müssen dem Zweck des Museums
entsprechen. Anlass und Teilnehmer sind nachvollziehbar zu dokumentieren.
4
Stellungnahmen
4.1
Stellungnahme des Kulturraumes Elbtal
Der Kulturraum Elbtal hat nicht Stellung genommen.
4.2
Stellungnahme der Karl-May-Museum gGmbH Radebeul
Die vom SRH beanstandete Besserstellung der Mitarbeiter könne das Museum nicht
nachvollziehen. Das Museum wendet lediglich ein, dass die Zahlungen in ihrer Gesamtheit unter einer vergleichbaren Vergütung im öffentlichen Dienst lägen.
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