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Guide méthodologique
EDI Fournisseurs : pré-requis logistiques et
techniques
Version octobre 2011
GROUPEMENT POUR L’AMÉLIORATION DES LIAISONS DANS L’INDUSTRIE AUTOMOBILE
96, av. du Général Leclerc, 92100 Boulogne-Billancourt - Tél. + 33 (0) 1 41 31 68 68 - Fax + 33 (0) 1 41 31 68 60
Association Loi 1901 - SIRET 332 173 665 00032 / APE 742C / N° TVA intracommunautaire FR43332173665 / e-mail : [email protected]
TABLE DES MATIÈRES
1.
INTRODUCTION…………………………………………………………………………………………………………………………………….2
2.
VALUATION DU BESOIN……………………..………………….…………………………………………………………………………….2
2.1 La valeur ajoutée à faire de l’EDI
2.2 Précautions
2.3 Que transmettre et à quelle fréquence ?
2.4 Evaluer le potentiel « fournisseurs » à déployer
2.5 Avez-vous des compétences SI ?
2.6 Mono ou multi sources ?
3.
ERP………………………………………….……………………………………………………….………….……………………………………….6
4.
PROCESSUS…………………………………………………………………………………….…………………………………………………….7
4.1 Protocole logistique
4.2 PIC - Plan Industriel et Commercial (ou SIOP)
4.3 PDP - Programme Directeur de Production (ou MPS)
4.4 CBN - Calcul des Besoins Nets (ou MRP)
5.
EDI.……………………………………….….…………………………………………………………………………………………………………10
5.1 Standards à utiliser
5.2 Moyens
5.3 Contrat d’interchange
6.
DIVERS……………….…………………….…….………………………………………………………………………………………………….12
7.
RESSOURCES…………………………….……………….……………………………………………………………………………………….12
7.1 Votre entreprise
7.2 Fournisseur
8.
DEMARRAGE DE LA DEMARCHE……………………………….……………………………………………………………………….13
ANNEXES…………………………………………………………………………………………………………………………………………………….14
Guide méthodologique – Mettre en place de l’EDI avec ses fournisseurs
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1. INTRODUCTION
Les Echanges de Données Informatisés (EDI) sont maintenant bien déployés entre constructeurs et
équipementiers de rang 1. L’EDI permet d’accélérer et de fiabiliser les flux d’informations, tout en réduisant
le nombre de ressaisies d’informations. Un certain nombre d’actions ont été entreprises depuis quelques
années afin d’étendre cette bonne pratique au reste de la filière automobile. Les gains pour l’ensemble de
la filière sont importants, en termes de rapidité de transmission de données, de qualité d’informations, de
visibilité. Cependant, la mise en place de la démarche avec les fournisseurs nécessitent quelques pré requis
pas seulement techniques.
Les données pouvant transiter par EDI sont nombreuses. L’organisation des Nations Unies norme les
messages et leur structure. Les organismes comme ODETTE ou GALIA ont choisi d’utiliser cette
normalisation EDIFACT édictée par les Nations Unies. Odette et Galia ont sélectionné un certain nombre de
données pouvant être utilisées dans l’industrie automobile française et européenne.
Entrer dans une démarche EDI avec ses fournisseurs doit être un choix analysé et réfléchi. C’est un projet
qui concerne toute l’entreprise et qui ne se résume pas à certains choix purement techniques.
Ce guide méthodologique a pour objet de vous aider à orienter votre réflexion et vos choix si vous décidez
de mettre en place cette démarche.
Si à la suite de la lecture de ce document, vous décidez de vous lancer dans la démarche, GALIA propose
des formations à l’EDI et aux standards utilisés dans la filière automobile.
2. EVALUATION DU BESOIN
Avant de se lancer dans une démarche EDI avec ses fournisseurs, il faut évaluer un certain nombre de
critères internes ou externes à votre entreprise.
2.1 La valeur ajoutée à faire de l’EDI
Faire de l’EDI juste pour faire de l’EDI (et satisfaire ainsi un critère MMOG/LE) n’est pas justifié. Un certain
nombre de gains et de coûts pour le client mais aussi pour le fournisseur sont à prendre en compte.
Quatre grands messages classiques sont à évaluer :
- l’expression des prévisions, au travers du message prévisionnel,
- l’expression des ordres de livraison, au travers du message ferme,
- l’avis d’expédition,
- la facture.
Mais bien d’autres messages sont disponibles dans la norme EDIFACT si vous avez d’autres besoins.
D’autres messages ont pu également être normés par GALIA ou ODETTE tels que les messages de
commande ORDERS ou de stocks INVRPT.
Afin d’optimiser les gains, GALIA recommande l’utilisation de la boucle complète :
 Messages fermes et prévisionnels envoyés par votre entreprise à ses fournisseurs
Gains :
- Les gains sont évidents à chiffrer en termes de saisies de données par le fournisseur (nombre de
messages par période, nombre de références, nombre de données à saisir).
- Les gains plus difficilement chiffrables, mais ils sont réels, en qualité de saisie.
- Gains en archivage et en suivi de données (rapidité à retrouver les données).
- Gains en rapidité dans la transmission de données entre client et fournisseurs.
- Economie de papier, de volumes archivés.
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 Messages avis d’expédition et factures envoyés par les fournisseurs à votre entreprise
Gains :
- Les gains sont également évidents en termes de saisies de données récupérées des avis d’expédition
et des factures. Si l’avis d’expédition est utilisé comme il se doit, les saisies en réception doivent être
pratiquement éliminées. Cependant, cela exige une qualité d’avis d’expédition à 100% et donc que
cette qualité soit prise en compte dans vos indicateurs. (voir Odette LKPI_V1R1)
- Les coûts de ressaisie d’un bordereau de livraison sont importants. Les informations de numéro de
bordereau, date d’arrivée, référence article, quantité livrée, colisage (UC et/ou UM), numéro de lot
(si disponible) doivent être saisies en réception.
- En utilisant l’avis d’expédition, ces saisies peuvent à terme être éliminées. Il faut cependant être
certain de la qualité des messages reçus.
- Le client est averti de la livraison dès le départ des pièces du fournisseur s’il respecte l’exigence
d’envoi du message au départ de l’expédition.
- La traçabilité est assurée de façon plus fluide entre fournisseurs et le client.
- Le message d’avis d’expédition permet d’utiliser les numéros d’étiquette du fournisseur.
Gains pour l’entreprise
Poste
Gains
Envoi des commandes
(mail, fax)
Qualité des données
(voir historique des
erreurs de commandes)
Archivage des
commandes
Automatisation des
réceptions (DESADV)
Intégration des factures
(saisies/contrôles)
Archivage des factures
(par la DMF)
Coûts pour l’entreprise
Poste
Coûts
Achat matériel ou
Coût prestataire
Coût de maintenance
Gains pour le fournisseur
Poste
Gains
Saisie et intégration
automatique des
commandes
Qualité des données
(voir historique des
erreurs de commandes)
Archivage des
commandes
Archivage des factures
(par la DMF)
Paiement des factures
(cash)
Coûts pour le fournisseur
Poste
Coûts
Achat matériel ou
Coût prestataire
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Interface ERP
Coût d’exploitation (JH)
Coût de maintenance
Interface ERP
Coût d’exploitation (JH)
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2.2 Précautions
 L’EDI nécessite des investissements en systèmes (réseaux, traducteur), en ressources (Maintenance EDI,
suivi des indicateurs de qualité des messages, déploiement, projet…)
 L’EDI nécessite un déploiement parfois fastidieux auprès des fournisseurs qui n’en voient pas toujours
l’intérêt ou les gains qu’ils peuvent en tirer. Cela nécessite donc que cela soit un projet d’entreprise
soutenu par les Achats.
2.3 Que transmettre et à quelle fréquence ?
 Que transmettre
 Les messages GALIA/ODETTE définissent un cadre relativement large. Vous avez donc le choix des
données que vous voulez ou pouvez transmettre à vos fournisseurs.
 Cependant un certain nombre de données sont obligatoires. D’autres sont facultatives. Ces
données dépendent du type de message.
 Les données obligatoires et facultatives sont décrites en annexes du document.
 La fréquence
 Pour les messages fermes, cela dépend de votre mode d’ordonnancement et de lancement en
production suivant une stratégie flux poussé ou flux tiré. En flux tiré, les appels seront souvent
journaliers (message de type Kanban) avec une période ferme définie entre les 2 parties (de 1 à 3
jours en moyenne). En flux poussé, la fréquence sera basé le calcul des besoins de votre ERP. Une
fréquence hebdomadaire semble le meilleur compromis, après avoir reçu la majorité des besoins
de vos clients.
 Pour les messages prévisionnels, GALIA préconise la fréquence hebdomadaire comme la plus
adaptée à la filière automobile. Elle permet une bonne réactivité de l’information tout en limitant la
fluctuation excessive et inutile d’une revue journalière.
 Pour les avis d’expéditions, la fréquence sera dictée par les expéditions que vous demanderez à vos
fournisseurs et définie dans le protocole logistique.
 Pour les factures, aucune fréquence n’est préconisée. GALIA conseille d’envoyer les messages
factures au fil de l’eau en fonction du processus de facturation. Une facture concernera un et un
seul bordereau de livraison afin de faciliter le traitement des litiges.
2.4 Evaluer le potentiel « fournisseurs » à déployer
Tous les fournisseurs ne sont pas forcément à déployer en EDI ! Le référentiel logistique MMOG/LE
préconise de déployer l’EDI avec les fournisseurs stratégiques de l’entreprise.
 Pareto (20/80)
 Une règle de Pareto est à réaliser sur le chiffre d’affaire, sur le nombre de références, sur le nombre
de lignes de BL à réceptionner, ou tout autre critère qui vous semble judicieux, pour déterminer
quels fournisseurs seront privilégiés dans le déploiement de l’EDI. Cette règle identifiera les 3
classes A, B, C de fournisseurs. Les efforts de l’entreprise (direction générale, logistique, achats,
informatique) devront porter sur les fournisseurs de la classe A en priorité.
 Opportunités
 Certains de vos fournisseurs travaillent peut être déjà en EDI avec certains de leurs clients. Si vous
entamez donc une démarche EDI avec vos fournisseurs, il est donc intéressant d’identifier ces
opportunités. Par l’intermédiaire de votre service Achats, renseignez-vous sur les capacités des
fournisseurs à répondre à votre demande : type d’EDI utilisé, messages déjà utilisés, prestataire
EDI, fréquences…
 Un questionnaire à envoyer à vos fournisseurs est disponible chez GALIA.
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2.5 Avez-vous des compétences SI ?
En fonction du choix que vous ferez d’externalisez ou pas votre EDI, vous devrez avoir ou non des
compétences en EDI (technique, réseaux, protocoles, fonctionnelle).
Les compétences en ERP peuvent être aussi externalisées.
Des compétences en standards automobiles (messages EDI fonctionnels, documents, étiquettes) sont
nécessaires en interne. Il nous semble nécessaire pour discuter avec des prestataires externes de bien
connaitre le contenu et la fonction des standards automobiles en vigueur dans la filière.
Par exemple, connaitre le contenu fonctionnel d’un message ferme afin de pouvoir :
 Définir le besoin : que vais-je envoyer comme informations à mes fournisseurs, à quelle fréquence, vaisje utiliser un numéro d’ordre ou non… ?
 Définir, pour l’ERP, les données à émettre ou à recevoir.
2.6 Mono ou multi sources ?
Ce paramètre est également à prendre en compte dans les critères de choix de déploiement des
fournisseurs.
3. ERP
Le premier pré requis avant de faire de l’EDI est d’avoir un système d’information permettant d’émettre
des données correspondant à des besoins fermes et prévisionnels !
Ce système d’information est en général un ERP (Enterprise Resources Planning).
De base, un ERP possède un calcul des besoins nets, connu sous le nom de MRP ou CBN en français, qui, à
partir de la demande brute (demande client et/ou prévisions), des stocks, des décalages
d’approvisionnement, des gammes et des nomenclatures va calculer un besoin net, des prévisions de
consommations pour chaque référence, des ordres de fabrications…
En sortie de ce calcul des besoins, votre ERP doit donc pouvoir générer des besoins fermes (si mode flux
poussé) et prévisionnels. Cette « sortie » se fait souvent sous forme de fichiers dits propriétaires ou fichiers
dits « plats ».
Pour recevoir des avis d’expéditions et des factures, votre système d’information doit également accepter
d’intégrer des données provenant d’un traducteur EDI sous forme d’un fichier dont vous aurez déterminé le
format (soit spécifique de type fichier plat, soit standard comme les Idocs SAP).
Les données provenant du calcul des besoins nets (CBN) sont issues idéalement d’un Programme Directeur
de Production (PDP). Les mailles utilisées à ces 2 niveaux doivent être cohérentes. (voir point 3 ci-dessous
de ce guide)
 Pour les besoins fermes, GALIA ne préconise pas de maille. La bonne pratique est d’exprimer en jours
afin d’éviter les incompréhensions sur la date de livraison et/ou d’expédition du besoin, mais dans
certains cas, la semaine peut être suffisante.
Un besoin ferme ne doit jamais être modifié par le client !
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Le besoin ferme que vous allez émettre vers vos fournisseurs doit être si possible cohérent avec le
besoin ferme émis par votre client. Si le besoin ferme émis par votre client est d’une journée ou d’une
semaine, le besoin ferme émis vers vos fournisseurs ne devra pas être excessif (ex : 8 semaines).
Si c’est le cas, vous risquez de perturbez vos fournisseurs et de devoir modifier le ferme déjà envoyé
pour satisfaire vos clients. Il faut donc essayer de garder une cohérence entre besoins clients / besoins
fournisseurs.
L’utilisation des notions d’engagements de fabrication, d’approvisionnements prévus dans les messages
peut permettre d’assurer cette cohérence entre besoins clients reçus et besoins fournisseurs émis. Ces
notions sont cependant peu utilisées car difficiles à mettre en œuvre avec les fournisseurs. Elles limitent
la flexibilité demandée par le client.
Dans l’automobile, compte-tenu du mode répétitif des livraisons sur un même produit, la commande
réalisée est dit « ouverte », ce qui permet de garder une cohérence entre besoins clients et besoins émis
vers vos fournisseurs. Elle nécessite d’envoyer des prévisions à vos fournisseurs sur un horizon suffisant
pour couvrir les analyses capacitaires et permettre à vos fournisseurs le temps de s’approvisionner.
 Pour les besoins prévisionnels, GALIA préconise d’utiliser une maille hebdomadaire sur un horizon de
26 semaines calendaires (cet horizon peut être supérieur si les besoins de certains fournisseurs le
nécessitent). Cela veut donc dire que les prévisions reçues de vos clients doivent être complétées par
votre propre analyse au cours du processus PDP - Programme Directeur de Production. Les détails
relatifs aux prévisions sont décrits dans la recommandation GALIA [PRE1_V1R0 sur le site de GALIA].
Vous y trouverez les informations sur la définition d’une période, les bonnes pratiques de l’annule et
remplace, etc…
Il faudra également faire attention à la cohérence entre ferme et prévisionnel : la date du premier
prévisionnel doit être consécutive, sans décalage, à la date du ferme émis.
4.
PROCESSUS
Un certain nombre de processus sont à analyser ou à mettre en place avant de faire de l’EDI avec ses
fournisseurs.
Schéma :
Prévisions LT
Plan Stratégique ou d’Affaires
(Horizon 3 /5 ans, par an)
Plan Industr. & Commercial (PIC*)
(Horizon 12 /24 mois par mois)
Plan commercial
Prévisions
CT/MT
Plan de production
Programme Directeur de Production
(PDP*) (Horizon 12 /26 semaines)
Planning
Capacité
Calcul des besoins (CBN*)
(Horizon = PDP ou PIC)
EDI fournisseurs
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Note : en langage international, PIC = SIOP (Sales, Inventory & Operation Plan), PDP = MPS (Master Production Plan),
CBN = MRP (Material Requirements Plan)
4.1 Protocole logistique
Il est nécessaire d’avoir un protocole logistique décrivant les fonctionnements de votre entreprise avec vos
fournisseurs. Un standard mondial de protocole [PRO1_V1R0] est disponible en français sur le site de
GALIA (www.galia.com). L’équivalent anglais est disponible sur le site d’ODETTE (www.odette.org)
Le protocole logistique décrira exactement toutes vos spécifications par rapport à vos fournisseurs (mode
d’appel, fréquences, contacts, paramétrage, transport, etc.). Il servira de référence en cas de litiges.
Un certain nombre de règles, comme les règles d’engagement peuvent y être décrites.
Les règles d’engagement peuvent s’appliquer au ferme et/ou au prévisionnel. Des règles d’engagement
peuvent ainsi être exprimées dans les messages EDI. Un exemple en est la règle de flexibilité du groupe PSA
qui donne des maxi journaliers, hebdomadaires et périodiques. Ces règles ne sont pas un pré-requis pour
faire de l’EDI.
 Intégrer les besoins EDI dans le protocole logistique : messages et standards utilisés, description des
données ou référence au standard, liens des données entres les messages et documents si besoin…
 Intégrer les problèmes de calages, avances/retards en fonction des choix qui auront été faits. Si des
calages sont nécessaires, il est indispensable d’écrire les règles et ce que vous attendez de vos
fournisseurs sur le sujet.
 Intégrer les règles de transmission, d’annule et remplace (se référer à la recommandation GALIA pour le
prévisionnel)
 Intégrer les intervenants à contacter autour de l’EDI.
 Intégrer les règles d’engagement/désengagement si elles existent.
 Intégrer les règles de flexibilité du prévisionnel si elles existent.
 Intégrer les règles de stocks de sécurité.
4.2 PIC - Plan Industriel et Commercial (ou SIOP)
Vos clients, constructeurs automobiles ou équipementiers, vous envoient entre quelques jours et 6 mois de
prévisions, par EDI ou tout autre moyen, à la référence. Certains n’envoient pas de prévisions.
Le principal intérêt d’envoyer des prévisions à ses fournisseurs est de fournir de l’information et de la
visibilité afin que ceux-ci puissent aussi planifier leur production, leurs capacités, leurs approvisionnements.
Cela permet aussi de raccourcir les délais d’appel du besoin ferme et de passer ainsi en commande ouverte
pour les achats récurrents.
GALIA préconise d’envoyer 6 mois de prévisions découpées en semaines afin de limiter au maximum les
effets de calendriers.
Pour envoyer 6 mois de prévisions, en ne recevant pas forcément 6 mois de ses clients, et en tenant
compte des décalages que vous allez y appliquer, il faudra compléter les prévisions clients avec les vôtres.
Le processus PIC participe à la construction de prévisions « fiables » et surtout partagées par tous les
départements de l’entreprise. Il contribue à ce que toute l’entreprise ait la même vision de son activité et
que toutes les contraintes soient prises en compte.
C’est un processus réunissant les départements Commerce, Logistique, Production, Ressources humaines,
Finances, Achats, Approvisionnements… Le pilote du processus doit cependant être de haut niveau
hiérarchique afin de pouvoir arbitrer les choix qui y seront fait. C’est en général un processus piloté par la
direction générale dans les sociétés de taille moyenne.
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Chacun y apporte les éléments pertinents dont il dispose, les confronte à ceux de ses collègues et tous
partagent une vision des potentialités de la période à venir. Le PIC permet de vérifier la faisabilité et
l’adéquation entre ressources de production, les moyens financiers, les objectifs commerciaux et la
demande client connue.
Le processus doit être en cohérence avec le Plan Stratégique ou Plan d’Affaires (Business Plan) de
l’entreprise dont il doit reprendre les données. Son horizon est en général de 12 mois à 18-24 mois en
fonction du délai nécessaire à tout nouvel investissement. La maille utilisée sera plutôt le mois.
Le raisonnement porte sur des grandes masses, des familles de produits que vous déterminerez en fonction
de votre expérience et des données que vous avez en votre possession.
Le processus est en général mensuel et découpé en 4 étapes :
 Etape 1 : Récolte des données provenant des réunions clients (RIF / IFR par exemple), des données
récupérées par les commerciaux.
 Etape 2 : Le Commerce compile les données et établit un plan prévisionnel MT pour les produits actifs
ou à venir. Les données sont établies par grande famille ou sous famille.
 Etape 3 : Basé sur le plan commercial, la production et les approvisionnements réalisent le plan de
production et peuvent réviser le plan commercial.
 Etape 4 : Réunion de préparation à la réunion PIC : révision des données par l’ensemble des fonctions
concernées et citées plus haut.
 Réunion PIC : Exécutée mensuellement et incluant le top management, elle valide les décisions prises à
l’étape 4.
Le processus PIC ne révise évidemment pas les premiers mois de son horizon qui sont de l’ordre de la
gestion des opérations issus du processus PDP.
4.3 PDP - Programme Directeur de Production (ou MPS)
Le processus PDP va ensuite programmer les références à produire et à quelle date sur un horizon plus
court, glissant. La maille utilisée dans l’automobile sera en général la semaine. Il faut donc noter que les
données du PIC seront à ce stade éclatées en références « livrables ».
Ce programme de production servira de « contrat » entre le commerce et la production. Il représente
l’engagement de la production.
L’horizon du PDP sera au moins égal au plus long délai cumulé pour produire une référence. Si votre délai
d’approvisionnement le plus long sur un composant est de 16 semaines et que vous produisez ensuite votre
produit fini en 1 semaine, l’horizon minimum du PDP sera de 17 semaines.
Ce processus permettra de définir l’organisation et la disponibilité des ressources industrielles, humaines et
des approvisionnements.
Une analyse capacitaire des données du PDP doit être effectuée. Si l’analyse capacitaire montre des
impossibilités de fabriquer, les données du PDP doivent être modifiées et réconciliées.
C’est à ce stade que vous pourrez effectuer un « lissage » de la production. Ce sont les données finales qui
serviront ensuite, à travers un calcul des besoins, à envoyer des données à vos fournisseurs en EDI.
4.4 CBN - Calcul des Besoins Nets (ou MRP)
Le calcul des besoins nets ou CBN un ensemble de techniques, au cœur de l’ERP, permettant d’utiliser les
données de nomenclatures, de stocks, de décalages, de planification (PDP) afin de calculer des besoins en
composants et sous-ensembles, aussi bien internes qu’externes.
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La fréquence du calcul des besoins est très variable. Certains constructeurs l’effectuent tous les jours et
vous en recevez les résultats par des ordres fermes et prévisionnels tous les jours par EDI.
GALIA conseille cependant de réaliser un calcul des besoins toutes les semaines. Aucun moment n’est idéal
car tous les clients n’envoient pas leurs besoins au même moment. Cependant, il est nécessaire que vos
clients principaux (loi des 20/80) aient envoyés leurs besoins fermes et prévisionnels avant de faire tourner
le calcul des besoins.
Les données de sortie du calcul des besoins sont :
- Le plan prévisionnel
- Les ordres de fabrication à lancer (si mode flux poussé)
- Les ordres d’achats à lancer (si mode flux poussé)
Les besoins fermes et prévisionnels devront être extraits dans un ou plusieurs fichiers, standards ou
spécifiques, vers un traducteur EDI.
5. EDI
Au niveau de l’EDI, on va se poser deux questions :
- Les standards à utiliser
- Le matériel
5.1 Standards à utiliser
Les organismes GALIA et Odette ont créé des standards EDI dédiés à l’automobile. Il n’est donc nul besoin
de recréer un standard propre à votre entreprise. Les standards GALIA/ODETTE sont tirés de la norme
EDIFACT élaborée par les Nations Unies.
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Ces standards sont un sous-ensemble, une vue des normes EDIFACT. Ils sont suffisamment « larges » pour
couvrir l’ensemble de vos besoins.
Les messages GALIA/ODETTE couvrent les besoins européens. Vous les trouverez sur le site de GALIA
(www.galia.com) ou ODETTE (www.odette.org)
Si vous n’y trouvez pas les fonctionnalités que vous désirez déployer, des messages dits globaux (mondiaux)
sont disponibles sur le site d’ODETTE (www.odette.org)
La meilleure stratégie est d’utiliser des types de message déjà utilisés avec vos clients. Cela vous évitera des
développements supplémentaires dans le traducteur.
 Standards GALIA/ODETTE
Recommandé par GALIA pour les messages fermes et prévisionnels
- DELJIT D98B + DELFOR D96A (recommandé)
GALIA recommande d’utiliser un message pour une fonction. Un message ne doit pas couvrir
plusieurs types de besoins.
GALIA recommande donc d’utiliser 2 messages distincts pour les messages fermes (DELJIT) et
prévisionnels (DELFOR).
- DELFOR D96A mixte
Si ce n’est pas possible de distinguer les besoins fermes et prévisionnels, il est toujours possible
d’utiliser un message dit mixte recouvrant les deux besoins.
Recommandé par GALIA pour les messages avis d’expédition et facture
- DESADV D96A (avis d’expédition)
Ce message standard peut être soit en version complète, soit en version réduite.
La version complète détaille tous le colisage qui sera réalisé par le fournisseur. Cela l’oblige à avoir un
processus d’expédition solide permettant de détailler la palettisation. Cette version est à privilégier
car elle assure une meilleure traçabilité. Vous pourrez intégrer directement dans votre ERP les
données de traçabilité. Elle est cependant plus difficile à mettre en œuvre pour vos fournisseurs.
La version réduite ne détaille que les références et quantités. Aucune notion de conditionnement n’y
figure. L’avis d’expédition ne servira dans ce cas qu’à vous avertir de l’expédition chez le fournisseur.
- INVOIC D96A (facture)
Ce standard existe chez GALIA. L’intérêt de déployer le message facture avec vos fournisseurs est de
pouvoir intégrer des factures automatiquement dans vos systèmes comptables sans resaisies.
Le fait de passer en EDI facture ne supprime pas la facture papier qui reste le document faisant foi
vis-à-vis des autorités fiscales.
Il faut donc distinguer l’EDI facture de la dématérialisation fiscale des factures.
Déployer l’EDI facture aide au passage à la dématérialisation des factures.
 L’utilisation d’un numéro d’ordre, dans les besoins fermes, affecté à un couple minimum
« quantité/date » est à conseiller afin d’éviter les problèmes de calage (recommandé). Elle améliore le
suivi des approvisionnements et livraisons. Ce numéro d’ordre est utilisable uniquement dans les
messages fermes (DELJIT).
 Possibilité d’utiliser des messages mixtes avec données de calage ou non, les données de calage étant
difficiles à interpréter par le client et le fournisseur.
Dans le cas d’utilisation de données de calage, il faudra détailler les méthodes et paramètres de calage
dans le protocole logistique. Les données de calage possibles sont décrites dans le standard DELFOR
D96A mixte GALIA/ODETTE.
5.2 Moyens
 Moyens de communication
Si vous faites de l’EDI avec vos clients (par exemple par ENX), GALIA recommande d’utiliser le même
réseau. Cela optimise les coûts d’utilisation du réseau et de maintenance.
Vous avez cependant la possibilité de passer par un RVA (réseau à valeur ajoutée).
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 Traducteur EDI
- Interne
Si vous avez déjà un traducteur interne, le fait de faire de l’EDI fournisseurs optimisera les coûts que
vous avez déjà.
 Hébergé
Pour des raisons financières ou de connaissances, vous ne désirez pas gérer en interne votre EDI, vous
pouvez opter pour une solution EDI hébergée. Vous trouverez une liste de prestataire EDI membres de
GALIA, susceptibles de vous aider sur le site de GALIA (www.galia.com)
5.3 Contrat d’interchange
Il s’agit d’un contrat régissant les échanges de données entre deux partenaires. On y trouvera les modalités
suivantes : le type de message utilisé, la fréquence, le réseau entre les partenaires, les identifiants, les
procédures de backup…
Ce contrat est à établir avec chacun de vos fournisseurs déployés. Il n’est cependant pas obligatoire mais il
précise de façon claire les modalités et évite tout malentendu entre partenaires.
Vous trouverez un format standard de contrat sur le site de GALIA (www.galia.com).
Si vous ne désirez pas faire de contrat d’interchange, vous pouvez intégrer ces éléments au protocole
logistique.
6. DIVERS
 Les problèmes que vous pourrez rencontrer avec votre ERP et votre EDI (même si vous êtes en hébergé)
doivent être prévus dans un plan de sécurisation dans lequel vous prévoirez les marches dégradées
permettant à tous les partenaires d’assurer le service au client. Ce plan de sécurisation devra être
formalisé, diffusé et connu de tous les partenaires, internes ou externes.
 Il nous semble intéressant, pour déployer une démarche EDI avec ses fournisseurs, d’avoir un service
Achats structuré, au courant de la démarche et proactif sur cette démarche. Les conditions logistiques
et EDI doivent être intégrées dans les conditions d’achats afin d’assurer un déploiement plus efficace.
 Il nous semble nécessaire, pour les achats récurrents, d’utiliser les principes de la commande ouverte :
avoir du ferme et du prévisionnel sur du long terme.
7. RESSOURCES
7.1 Votre entreprise
 Achats :
- Accompagnement indispensable : c’est une des clés de la réussite du projet.
- Connaissance des grands principes de l’EDI afin de pouvoir « vendre » la solution à leurs fournisseurs.
La distinction entre EDI et WebEDI doit être comprise.
 Informatique :
- Connaissances approfondies de l’EDI si EDI interne, des standards en vigueur dans l’automobile
- Connaissances ERP
- Pilotage du projet avec la logistique
 Logistique :
- Pilotage du projet avec l’informatique
- Principes PIC / PDP / CBN
- Paramétrage client / fournisseur
Guide méthodologique – Mettre en place de l’EDI avec ses fournisseurs
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7.2 Fournisseur
 Commercial :
- Accompagnement indispensable. Il s’agit de la personne en contact avec l’acheteur. Il est donc
indispensable qu’il comprenne la démarche, les gains que son entreprise peut en retirer.
 Informatique :
- Connaissances approfondie de l’EDI si EDI interne, des standards en vigueur dans l’automobile
- Connaissances ERP
- Pilotage du projet avec la logistique
 Logistique :
- Pilotage du projet avec l’informatique
8. DEMARRAGE DE LA DEMARCHE
 Lors du démarrage de la démarche :
 Déployer une première phase avec un ou plusieurs fournisseurs pilotes, stratégiques et ayant les
moyens suffisants.
 Faire participer le logisticien et l’informaticien du fournisseur dans la démarche EDI.
 Prévoir :
- une phase de validation des fournisseurs (recommandé) ou
- un fonctionnement double EDI/fax pendant une période donnée afin de vérifier le bon
fonctionnement de l’EDI.
 Si vous êtes multi-sites et que certains fournisseurs sont communs, prévoir un partage des données
entre les sites.
 Proposer aux fournisseurs une solution alternative WebEDI (ou équivalente) à l’EDI afin de faciliter le
déploiement en solution de transition vers l’EDI (flux faibles).
 Gain en termes de papiers
 Gain en termes de facture et de délai de paiement.
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ANNEXES
Programme de livraison (prévisionnel)
Remarques
DELINS
Numéro du document
Date du document
Date de début de validité (optionnelle, mais conseillée)
Date de fin de validité (optionnelle, mais conseillée)
ACHETEUR
Numéro d'identification de l'acheteur
VENDEUR
Numéro d`identification du vendeur
Numéro de compte interne du vendeur
DESTINATAIRE
Numéro d`identification du destinataire
ARTICLE PROGRAMME
Numéro de l'article programmé
Description de l'article programmé (optionnel)
Numéro de commande ouverte
Fréquence de programme
(donnée optionnelle, mais conseillée)
Code d`action de mise à jour de l`instruction
DETAILS DU PROGRAMME
Date/heure de livraison au plus tôt
Date/heure de livraison au plus tard
Quantité à livrer
Indicateur de statut du programme
(donnée optionnelle, mais conseillée)
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Numéro unique d'un Delins attribué par l'émetteur du message
Début de l'horizon de validité couvert par cette DELINS.
Fin de l'horizon de validité couvert par cette DELINS.
Identifiant provenant de l'ERP et transformé en identifiant EDI
au niveau du traducteur EDI
Identifiant provenant de l'ERP et transformé en identifiant EDI
au niveau du traducteur EDI
Numéro de compte interne attribué au vendeur par un
partenaire commercial.
Identifiant provenant de l'ERP et transformé en identifiant EDI
au niveau du traducteur EDI
référence article de l'acheteur
Description de l'article en clair
(M = 'Mensuellement ; W = 'hebdomadaire' ; Y = 'Quotidien' ).
Cet attribut ne peut être transmis que si l`attribut "Statut du
Programme" de l`entité "Détail du Programme" est aussi
transmis.
Uniquement annule et remplace, code 3
(1 = 'Ferme' ; 4 = 'Planning/prévision' ).
Cet attribut ne peut être transmis que si l`attribut "Fréquence
de Livraison" de l`entité "Article Programmé" est aussi transmis.
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Appel de livraison (ferme)
Remarques
CALDEL
Numéro du document
Date du document
Date d'enlèvement au plus tôt (optionnel)
Date d'enlèvement au plus tard (optionnel)
Date de livraison au plus tôt à destination (optionnel)
Date de livraison au plus tard à destination (optionnel)
ACHETEUR
Numéro d'identification de l'acheteur
DESTINATAIRE
Numéro d'identification du destinataire
EXPEDITEUR
Numéro d'identification de l'expéditeur
VENDEUR
Numéro d'identification du vendeur
Numéro de compte interne du vendeur
SEQUENCE DE PRODUCTION
Statut de l'information
INSTRUCTIONS DE CONDITIONNEMENT
Quantité d'articles dans un emballage
Nombre d'UC identiques (optionnel)
TYPE D'UM/d'UC
Identification du type d'UM/UC
Niveau de conditionnement
ARTICLE PROGRAMME
Numéro de l'article programmé
Description de l'article programmé (optionnel)
Numéro de commande ouverte
POINT DE DESTINATION (Optionnel)
Identification du point de destination
POINT DE DECHARGEMENT (Optionnel mais conseillée)
Identification du point de déchargement
DETAILS DU PROGRAMME
Quantité à livrer
Date de livraison exigée (optionnel)
Date d'enlèvement au plus tôt (optionnel)
Date d'enlèvement au plus tard (optionnel)
Date de livraison au plus tôt à destination (optionnel)
Date de livraison au plus tard à destination (optionnel)
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Numéro unique d'un CALDEL attribué par l'émetteur du
document
Date d'enlèvement au plus tôt au lieu demandé par le
destinataire
Date d'enlèvement au plus tard au lieu demandé par le
destinataire
Date de livraison au plus tôt à la destination demandée par le
destinataire
Date de livraison au plus tard à destination demandée par le
destinataire
Identifiant provenant de l'ERP et transformé en identifiant EDI
au niveau du traducteur EDI
Identifiant provenant de l'ERP et transformé en identifiant EDI
au niveau du traducteur EDI
Identifiant provenant de l'ERP et transformé en identifiant EDI
au niveau du traducteur EDI
Identifiant provenant de l'ERP et transformé en identifiant EDI
au niveau du traducteur EDI
Numéro de compte interne attribué au vendeur par un
partenaire commercial.
Constante par défaut : code 39
Nombre d'articles contenus dans chaque UC individuelle qui
compose le groupe
Nombre d'UC identiques qui composent un groupe d'UC.
Numéro unique identifiant une UM ou un type de UC (code
emballage)
Code indiquant le niveau de conditionnement interne ou
externe (pour distinguer une UM ou une UC).
Référence article de l'acheteur
Description de l'article en clair
En code
En code
Date d'enlèvement au plus tôt au lieu demandé par le
destinataire
Date d'enlèvement au plus tard au lieu demandé par le
destinataire
Date de livraison au plus tôt à la destination demandée par le
destinataire
Date de livraison au plus tard à destination demandée par le
destinataire
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Avis d'expédition
Remarques
AVIEXP
Numéro du document
Date du document
Numéro unique d'un AVIEXP attribué par l'émetteur du
document (doit être identique au numéro de BL)
C'est la date/heure d'expédition car le message doit être créé au
moment de l'expédition.
EXPEDITION
Poids brut (Optionnel, mais conseillé)
Date d'expédition (Optionnel)
Date/heure d'arrivée estimée (Optionnel, mais conseillé)
Numéro de référence du transport (Optionnel)
LIGNE ARTICLE
Numéro de ligne
Poids brut total (masse) de toutes les marchandises concernant
une expédition
Date de préparation de l'expédition
Date estimée pour l'arrivée de l'expédition à sa destination. Doit
être identique à la date du bordereau de livraison
Identification unique du transport dans lequel l'expédition
présente est incluse.
Numéro séquentiel généré par l'expéditeur pour identifier une
ligne article dans un message.
Quantité expédiée
Quantité expédiée
ARTICLE EXPEDIE
Numéro d'article de l'acheteur
Référence article de l'acheteur
Pays d'origine de l'article expédié (optionnel, mais conseillé)
En code
Niveau de configuration de l'article expédié
UC mono-référence uniquement, code = 0
ARTICLE PROGRAMME
Numéro de commande
GROUPE D'UNITES DE CONDITIONNEMENT
Nombre d'UC identiques
Quantité d'articles dans une UC
TYPE d'UM / d'UC
Identification du type d'UM/UC
Numéro unique identifiant une UM ou un type d'UC
UNITE DE MANUTENTION INDIVIDUELLE
Numéro d'étiquette de transport
Numéro unique, imprimé sur une étiquette de transport,
identifiant l'UM à laquelle elle est attachée.
UC INDIVIDUELLE
Numéro d'étiquette d'UC
Numéro de carte KANBAN (Optionnel)
LOT DE PRODUCTION (Optionnel)
Numéro de lot
DESTINATAIRE
Numéro d'identification du destinataire
Identifiant provenant de l'ERP et transformé en identifiant EDI
au niveau du traducteur EDI
POINT DE DECHARGEMENT (Optionnel, mais conseillé)
Identification du point de déchargement
En code
EXPEDITEUR
Numéro d'identification de l'expéditeur
Identifiant provenant de l'ERP et transformé en identifiant EDI
au niveau du traducteur EDI
EQUIPEMENT (Optionnel, mais conseillé)
Type d'équipement
Code qui indique le type d'équipement. Exemple : conteneur,
remorque, etc
Identification de l'équipement
Identification unique de l'équipement. Ex : numéro de
conteneur, numéro de la remorque, etc...
VENDEUR
Numéro d'identification du vendeur
Identifiant provenant de l'ERP et transformé en identifiant EDI
au niveau du traducteur EDI
Numéro de compte interne du vendeur
Numéro de compte interne attribué au vendeur par un
partenaire commercial.
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Facture
Remarques
INVOIC
Numéro du document
Date du document
Montant total TTC de la facture
Montant taxable
Montant total de droit/taxe/charge du message
Monnaie de facturation
ACHETEUR
Numéro d'identification de l'acheteur
Nom de l'acheteur
Adresse de l'acheteur
Numéro de TVA intracommunautaire de l'acheteur
FACTURé
Numéro d'identification du facturé
Nom du facturé
Adresse du facturé
BENEFICIAIRE
Numéro d'identification du bénéficiaire
Nom du bénéficiaire
Adresse du bénéficiaire
VENDEUR
Numéro d'identification du vendeur
Nom du vendeur
Adresse du vendeur
Numéro de compte interne du vendeur
Numéro de TVA intracommunautaire du vendeur
Adresse juridique du vendeur
TEXTE LIBRE (Informations juridiques)
TEXTE LIBRE (Informations légales
sur la nature de la TVA et sur
l'escompte)
ARTICLE FACTURE
Numéro de ligne de l'article facturé
Numéro de l'article facturé
Montant de la ligne article
Description de l'article
PRIX ARTICLE
Prix de l'article
Base du prix unitaire de l'article
DESTINATAIRE
Numéro d'identification du destinataire
Nom du destinataire
Adresse du destinataire
POINT DE DECHARGEMENT (Optionnel)
Identification du point de déchargement
ARTICLE EXPEDIE (Quantité facturée de l'article
expédié)
Quantité facturée
JURIDIQUE ET FISCAL
Catégorie de droit/taxe/charge
Type de droit/taxe/charge
Taux de droit/taxe/charge
Montant de la taxe
REFERENCE AUX MESSAGES
Type de document référencé
Numéro de document référencé
Date du document référencé
JURIDIQUE ET FISCAL (Pour la TVA)
Catégorie de droit/taxe/charge
Type de droit/taxe/charge
Taux de droit/taxe/charge
Montant de la taxe
Montant taxable
INSTRUCTIONS DE PAIEMENT
Type des conditions de paiement
Date d'échéance du paiement
N° de la facture
Date de la facture
Total des montants des lignes de facture + total des suppléments de
facture + total des montants de droits/taxes/charges - montant de la
remise sur paiement
Montant total soumis à taxe pour tous les articles ou frais relatifs à un
couple catégorie de taxe/taux de taxe.
Identifiant provenant de l'ERP et transformé en identifiant EDI au
niveau du traducteur EDI
Nom ou raison sociale
Adresse du siège social
Identifiant provenant de l'ERP et transformé en identifiant EDI au
niveau du traducteur EDI
Nom ou raison sociale
Entité à utiliser si le bénéficiaire du paiement est différent du
vendeur (ex : Société d'affacturage).
Identifiant provenant de l'ERP et transformé en identifiant EDI au
niveau du traducteur EDI
Nom ou raison sociale
Identifiant provenant de l'ERP et transformé en identifiant EDI au
niveau du traducteur EDI
Nom ou raison sociale
Numéro de compte interne attribué au vendeur par un partenaire
commercial.
Adresse du siège social du vendeur
Nom ou raison social du vendeur ;
Type de société. Exemple : SA, SARL, …
Montant du capital social et monnaie dans laquelle il est exprimé.
Numéro de RCS et ville où siège le tribunal de commerce.
Libellé du régime de TVA. Ex : TVA acquittée sur les débits.
Condition d'escompte en cas de paiement anticipé.
N° en séquence généré par l'émetteur
Code article du client
Montant hors taxe de la ligne article
Libellé en clair
Nombre d'unités pour lequel le prix unitaire est exprimé. Ex : 100 si
le prix unitaire est exprimé pour 100 pièces.
Identifiant provenant de l'ERP et transformé en identifiant EDI au
niveau du traducteur EDI. Numéro communiqué dans la DELINS
En code
En code. Information sur la taxe liée à la ligne article.
En code, Ex. TVA
Taux de TVA
BL, commande …
N° de BL, N° de Commande
Obligatoire pour le BL
En code
En code
Taux deTVA à appliquer aux montants soumis à TVA
En code
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