Avantage d`une migration vers une solution EDI externalisée

Avantage d'une migration vers
une solution EDI externalisée
Description 
Problématique 
Infrastructure 
Ressources
Logiciel
Maintenance
Conclusion
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Introduction
Aujourd’hui, une réelle tendance se dégage sur l’ensemble du marché aussi bien pour les entreprises
traditionnelles que pour les sociétés du web : le besoin impérieux de connecter des applications et des
processus avec des solutions de supply-chain et ce, de manière transparente.
La croissance est liée à l’utilisation efficace de méthodes opérationnelles et adaptées. De l’avis général, la
vitesse d’exécution dépend essentiellement de la qualité et de la valeur des connexions. Au niveau mondial,
les entreprises comprennent que l’interopérabilité n’est pas juste un moyen d’améliorer le travail au quotidien
mais qu’elle est primordiale dans les échanges entre entreprises dans un environnement concurrentiel.
Description
Par interopérabilité, on sous-entend l’usage et l’échange de données dans un format standardisé. Cela est
d’autant plus vrai lorsque les entreprises utilisent des applications techniques comme le langage XML, l’EDI
(Echange de Données Informatisé), les Réseaux à Valeur Ajoutée (RVA). Dès lors, comment l’EDI peut-il aider à
l’optimisation des coûts ?
La définition de l’interopérabilité entre entreprises est liée à la capacité d’échanger des informations entre
elles de manière uniforme. Aujourd’hui, la plupart des sociétés sont capables de mettre en place une large
gamme de solutions techniques. Au fur et à mesure que le marché migre vers une démarche électronique, la
définition de l’interopérabilité entre entreprises évolue.
Les entreprises ont la capacité de partager des données et de l’information, mais comment peuvent-elles être
certaines que ces informations sont fiables, à jour et qu’elles transmettent l’information de manière efficace?
Utilisent-elles réellement un format que l’ensemble des partenaires peuvent interpréter ? Comment les
entreprises peuvent-elles pousser à une meilleure intégration avec leurs partenaires tout en réduisant les
risques d’erreurs, humaines notamment?
Les entreprises traditionnelles, celles que l’on qualifie de vieille économie, souhaitent améliorer les économies
engendrées par leur supply-chain. Les entreprises fonctionnant sur internet souhaitent elles, intégrer une
solution de supply-chain, qui deviendra de plus en plus vitale dans leur modèle économique.
Enfin, les sociétés qui ont le plus de bon sens voudront transformer leur supply-chain en un centre de coût dont
le profit sera rationalisé. Ce cas de figure est typique dans le secteur de la distribution où les grands acteurs
imposent de plus en plus d’exigences à leurs fournisseurs pour synchroniser les informations produits et
améliorer les processus commerciaux. Les fournisseurs, eux, mettent la pression sur les revendeurs pour qu’ils
soient plus réactifs dans la commercialisation de leurs produits. En améliorant l’interopérabilité entre
entreprises, les sociétés répondent à cette demande et gagnent un avantage compétitif dans ce qui devient
une supply-chain « virtuelle ».
De nombreuses solutions basées sur le « Cloud Computing » font parties du modèle SaaS (Software as a Service)
de plus en plus plébiscitées par les entreprises. En effet, les entreprises focalisées sur l’achat et la vente de
biens de consommation ont compris qu’il fallait maintenir un avantage concurrentiel grâce à de nouveaux
produits, des prix adaptés et une qualité de service irréprochable afin d’atteindre leurs objectifs.
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La plupart des actions ne sont pas forcément celles qui impactent directement le business. A l’inverse, si
certaines actions (par exemple le règlement des salaires, la préparation des taxes, etc…) prises
individuellement, cessent de fonctionner de manière optimale, c’est toute la partie commerciale et
l’organisation qui voit sa performance dégradée.
L’EDI ou Echange des Données Informatisé est un excellent exemple de fonction essentielle (pourtant indirecte
et inestimable) dans le suivi des échanges commerciaux, pour les remontées de données prévisionnelles des
ventes ou bien pour simplifier les rapports d’inventaires. L’EDI a été créé pour les besoins standards de
certains secteurs et pour faciliter le dialogue entre partenaires. Ces standards ont évolués depuis les années 60
pour devenir l’épine dorsale de nombreuses industries et être aujourd’hui au cœur d’échanges critiques de
documents entre partenaires. La complexité de l’EDI provient de l’important volume de détails à maîtriser
pour chaque message, couplé à une routine de maintenance qu’il faut gérer.
Si un nouveau partenaire veut se connecter ou si un donneur d’ordres impose ses conditions de travail, il faut
s’assurer que la solution EDI en place soit capable d’accepter de nouvelles mises à jour et/ou s’assurer de la
bonne intégration des nouvelles données.
Un système EDI nécessite absolument d’être maîtrisé et maintenu. Des postes de travail dédiés, des licences
logicielles sur-mesure pour répondre à des besoins métiers, des outils de communication ainsi que des
ressources allouées et formées pour maintenir la solution sont des éléments indispensables.
La bonne connaissance du monde de l’EDI permet de réduire considérablement le travail d’un service
informatique afin d’éviter que l’ensemble de ses ressources ne s’épuise à la tâche. Une équipe EDI qui serait
dépassée par la charge de travail conduirait à augmenter considérablement les délais des projets clients,
verrait réduire les innovations, et finirait par avancer dans l’urgence. La gestion de systèmes complexes et
souvent hétérogènes accélère le rythme de l’activité autant que la complexité liée à chacune des mises à jour.
Avec des besoins variables en termes d’infrastructures EDI, les entreprises font de plus en plus appel à des
solutions externalisées pour échanger des flux par l’intermédiaire de prestataires spécialisés.
Problématique
Quelle que soit la taille et le marché de leur société, la plupart des dirigeants d’entreprises qui utilisent l’EDI
indiquent qu’ils souhaitent maîtriser leur activité et se concentrer sur leur cœur de métier et non gérer un
département EDI en interne.
Il existe 3 catégories généralement admises :
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L’homme-orchestre qui gère et manage seul des besoins EDI relativement simples. Ce profil est
bien souvent réactionnaire à toute mise à jour du système ou modification demandée par un
partenaire.
Une catégorie est celle de services informatiques composés de personnes surchargées de travail et
qui doivent faire face à des situations de crise régulièrement.
Enfin, on retrouve les équipes de collaborateurs certifiés EDI qui coordonnent 24H/24H et 7 jours/7
leurs EDI et la maintenance qui va avec.
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La plupart des scénarios ont leurs limites que ce soit en termes de connaissances techniques, ou celle du
niveau et temps de réponse face à une surcharge de travail. L’inconvénient majeur est lié au fait qu’une
équipe est soit sous utilisée selon la période, soit surchargée au moment où le besoin s’en fait ressentir. Ces
situations génèrent un goulot d’étranglement qui rend difficile l’évaluation du ROI et impacte la rentabilité du
service.
Ce genre de situation génère habituellement du retard dans la mise en œuvre de projets stratégiques et oblige
les équipes dirigeantes à avancer par à-coups avec leurs partenaires.
En plus de cette difficulté, il faut ajouter l’investissement dans un système qui prenne en compte la
redondance du matériel informatique, la sécurisation des réseaux et des données, l’assurance d’avoir les
licences nécessaires pour maîtriser les processus, et bien entendu, le coût des ressources humaines. Tous ces
paramètres entrent en ligne de compte pour le calcul final des frais d’un service IT ou de l’entreprise ellemême.
Question : Quel peut être le meilleur plan d’action pour réduire des coûts évolutifs tout en permettant de la
flexibilité avec des partenaires commerciaux sans impacter la qualité de service ?
Réponse : Externaliser vos flux EDI afin d’améliorer l’efficacité, diminuer les délais des messages EDI et
permettre ainsi de réduire de manière significative les coûts associés aux ressources allouées à l’EDI tout en
maîtrisant les mises à jour nécessaires pour le bon fonctionnement du système.
Infrastructure
Les composantes clés que doit apporter un prestataire EDI externe comprend une architecture de data center
de niveau “Mondial” :
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Data Center de Type II répondant à la norme SAS 70
Alimentation redondante
Connectivité internet redondante et multi-provider
Sécurité avancée et système de refroidissement
Gestion du service 24/7
Environnement de base de données géré sous cluster
Cela va sans dire que les solutions EDI fournies par le prestataire incluent une attention particulière et une
rigueur absolue dans le service rendu. Les prestataires EDI doivent être parfaitement équipés au niveau des
infrastructures afin de générer des gains réels et faire en sorte en tant que partenaire, d’apporter un réel
savoir-faire industriel. Quel que soit l’environnement et/ou les délais d’intervention, l’expertise du prestataire
qui gère les transactions électroniques doit prendre en compte les problématiques de sécurité et d’intégrité
des données.
Un offreur de solutions EDI externalisées doit posséder un réseau propre, une infrastructure avec une équipe
pour l’installation, la configuration et la maintenance de la partie matérielle, logicielle et réseau.
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Il doit pouvoir apporter son soutien sur la base d’équipes dédiées pour gérer les demandes, traiter les erreurs,
maîtriser les flux avec une équipe de consultants (et développeurs) dont l’expertise inclut la plupart des
langages de traduction et les plateformes existantes.
Ressources
Passer le cap de l’externalisation s’appuie souvent sur le simple calcul du coût des ressources. Le temps est un
facteur déterminant, les coûts associés à l’externalisation de l’EDI sont bien moins importants que les salaires
annuels cumulés avec les formations, les plans d’intéressement et la gestion de carrières des personnels. Avec
une solution externalisée, on s’assure de ne pas être en sous-effectif par rapport aux demandes métiers.
Logiciel
Choisir une solution externalisée permet d’être toujours en conformité, à jour et de ne pas subir les
conséquences d’un système dépassé ou de licences obsolètes. C’est également l’opportunité d’avoir une
gestion ad hoc des matériels et logiciels avec l’assurance de bénéficier d’un support technique adapté.
Maintenance
La maintenance est habituellement le point sensible dans la gestion de l’EDI lorsque les flux sont gérés en
interne par des départements informatiques.
Avec une solution externalisée, toutes les demandes provenant des partenaires et leurs conséquences
inhérentes (tests, requêtes, modifications de mapping, ajout de scripts, back up et maintenance…) sont gérées
en direct par le prestataire. Le système et l’ensemble de votre supply-chain restent opérationnels sans
problématique de congés, de localisation géographique du partenaire ou du niveau et type de collaborateur à
joindre dans le cadre de situation d’urgence.
Le temps que dure un projet d’interconnexion d’un nouveau partenaire peut être soulagé par l’éventail de
solutions apportées par le prestataire. Tout nouveau projet ou nouvelle demande de mapping peut se réaliser à
la demande ou peut faire l’objet d’heures de travail supplémentaires pour atteindre l’objectif souhaité.
Ces différents facteurs peuvent être rapidement évacués à un coût relativement maîtrisé en utilisant
exclusivement les services dont vous avez besoin.
Des problématiques EDI simples peuvent devenir des problèmes si elles ne sont pas traitées rapidement. Cela
peut avoir pour conséquences d’engendrer un délai supplémentaire auprès des clients ou partenaires, ralentir
les projets stratégiques, empêcher l’innovation et ainsi impacter négativement les services.
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Externaliser des processus critiques comme l’EDI doit être une décision mûrement analysée pour permettre à
une société de se concentrer sur son cœur de métier, plutôt que de se plier aux exigences des partenaires.
L’externalisation permet de maîtriser le projet demandé par le partenaire en termes de réalisation, de tests et
d’implémentation. Cette approche a pour objectif de procurer aux sociétés une assurance globale en termes de
compétences et de compréhension. L’externalisation permet de simplifier les demandes de support technique.
La réalité de l’EDI est que la formation et la compréhension attendues pour ce type d’outil sont difficilement
transmises aux ressources internes dans les entreprises. Les compétences EDI requièrent l’expertise d’un
spécialiste.
Conclusion
La taille d’une compagnie et la capacité de son service informatique à maîtriser l’EDI est d’une importance
capitale pour savoir si l’externalisation des services est adaptée ou non à ses besoins et objectifs. L’intérêt de
ce livre blanc est de livrer un éclairage sur les bénéfices de cette alternative, tant d’un point de vue
économique que d’un point de vue opérationnel.
Décharger ses processus EDI vers un tiers de confiance peut se révéler intéressant et économiquement
avantageux. L’externalisation de l’EDI apporte une véritable valeur ajoutée ainsi qu’un équilibre entre action
raisonnable et vision tactique.
Maîtriser l’EDI à travers une solution d’externalisation tient plus d’une vision de segmentation des processus
fonctionnels que d’une réelle innovation technologique.
Pour en savoir plus sur les solutions d’externalisation EDI, cliquez sur :
www.businessintegration.tiekinetix.com/fr ou envoyer un email à [email protected]
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