Steuerfreie Gehaltsextras für Praxismitarbeiter

PRAXIS + ÖKONOMIE
MITARBEITER-ENTLOHNUNG
Steuerfreie Gehaltsextras
für Praxismitarbeiter
Christoph Gasten
Jeder kennt das Ärgernis, dass durch Sozialabgaben und Steuer­
belastung nur ein geringer Teil der Gehaltserhöhung beim Arbeit­
nehmer ankommt. Dieser Beitrag verrät Tipps und Tricks, wie den
Mitarbeitern durch steuerfreie Gehaltsextras mehr Netto vom
Brutto ausgezahlt werden kann.
Es gibt eine Reihe von legalen Möglichkeiten, über Gehaltsextras, die
den Mitarbeitern steuer- und sozialabgabenfrei gewährt werden können,
die Gehälter zu gestalten. Der Vorteil
solcher Zahlungen: Steuerfreie Gehaltsextras wie beispielsweise Re­
staurantschecks oder Einkaufsgutscheine kommen ohne Abzüge durch
Steuern und Sozialabgaben direkt
bei den Mitarbeitern an und stärken
Beispiel 1: Nettolohn und
Bruttoarbeitgeberkosten
Eine ledige, kirchensteuerpflichtige,
30-jährige MFA hat eine Gehalts­
erhöhung von 100 Euro brutto monatlich ausgehandelt, da sie sich
weiter qualifiziert hat. Dies hat folgende Auswirkungen bei der MFA:
Arbeitnehmerin
Gehaltserhöhung
brutto
100 Euro
abzgl. Steuern, Rentenversicherung und
Sozialabgaben ca.
–47 Euro
verbleibt netto:
53 Euro
Der Arbeitgeber hat hingegen
­folgende Kosten:
Arbeitgeber
516
Gehaltserhöhung
brutto
100 Euro
zzgl. Arbeitgeber­
anteil Sozialabgaben
(ca. 20 %)
+ 20 Euro
Summe der Kosten:
120 Euro
FRAUENARZT
55 (2014)
Nr. 5
dadurch die Leistungsbereitschaft
und Motivation der Belegschaft.
Die Vorteile
steuerfreier Gehaltsextras
Aus Sicht der Angestellten ist bei
Lohnerhöhungen, aber auch z. B. bei
Boni oder Weihnachtsgeld, allein der
effektive „Netto“-Lohn wichtig. Der
Praxisinhaber hat hierbei aber auch
immer seine Kosten im Blick zu behalten. Diese Werte, d. h. der Nettolohn und die Bruttoarbeitgeber­kos­
ten, unterscheiden sich erheblich
voneinander (s. Beispiel 1).
Im Beispiel 1 muss der Arbeitgeber
120 Euro aufwenden, damit die Medizinische Fach­ange­stellte (MFA)
rund 50 Euro netto im Monat mehr
hat. Könnte der Arbeit­geber die
Gehalts­er­hö­hung steuer- und sozialversicherungsfrei auszahlen, hätte er
folgende Möglichkeiten:
−−Er zahlt weiterhin 100 Euro Gehaltserhöhung. In diesem Fall
spart er 20 Euro monatlich (nämlich den Arbeitgeber-Anteil der
Sozialabgaben). Die MFA hätte
monatlich 47 Euro mehr netto.
−−Er zahlt nur eine Gehaltserhöhung von 53 Euro. So spart er
rund 67 Euro monatlich und die
MFA hat netto die gleiche Lohnerhöhung bekommen wie vorher.
−−Beide teilen sich den Vorteil und
der Arbeitgeber zahlt eine Gehaltserhöhung von 85 Euro monatlich. So spart er rund 35 Euro
monatlich und die MFA hat ein
um 32 Euro höheres Nettogehalt.
Findet man also eine Möglichkeit, auf
legalem Weg ein Gehalt steuer- und
sozialversicherungsfrei auszuzahlen,
hat das für beide Parteien Vorteile.
Hinweis: Von der Zahlung eines nicht
angemeldeten und versteuerten
Lohns „in bar und brutto wie netto“
ist unbedingt abzuraten! Zum einen
ist dies gesetzlich untersagt und
stellt eine Straftat dar, da Steuern
und Sozialversicherungsbeträge nicht
abgeführt werden. Zum anderen ist
dies aber auch wirtschaftlich nicht
sinnvoll. Denn diese Ausgaben können nicht steuerlich als Betriebsausgaben abgesetzt werden und es entfällt somit eine Steuerentlastung von
etwa 45 %.
Schließlich begibt sich der Arbeit­
geber hierdurch außerdem in eine
Lage, in der seine Angestellten ihn
(z. B. im Fall einer Kündigung) erpressen könn­ten, indem sie die Zahlungen bei den zuständigen Behörden melden.
Achtung: Der Begriff „Gehaltsextra“
ist bei der Nutzung verschiedener
Vorteile durchaus wörtlich zu nehmen. Eine Besonderheit vieler Gehaltsextras liegt darin, dass bestehendes Gehalt nicht umgewandelt
werden darf, sondern tatsächlich
aufgestockt wird. Nur so können einige Vorteile in Anspruch genommen
werden. Dies gilt insbesondere bei
der Sozialversicherung. Es darf also in
den meisten Fällen nicht das Bruttogehalt zugunsten steuerfreier Zuschüsse gemindert werden. Einige
Beispiele, in denen dies trotzdem
möglich ist, werden im Folgenden
vorgestellt.
Steuerfrei oder
pauschal versteuert
Bei der Suche nach steueroptimierten
Gehaltserhöhungen müssen zwei Modelle unterschieden werden: Einerseits bestehen Möglichkeiten, be-
Wieso lohnt sich das? Der Vorteil bei
pauschal versteuerten Leistungen
besteht darin, dass der Arbeitgeber
die Lohnsteuer des Angestellten
übernimmt. Das heißt, der Angestellte muss die Leistungen selber nicht
mehr versteuern und erhält diese
Zahlungen also „netto“. Aber auch für
den Arbeitgeber hat diese Variante
Vorteile. Denn bei einer Pauschalversteuerung muss immer nur ein pauschalierter Steuersatz (je nach Art
des Gehaltsextras) zwischen 15 %
und 30 % gezahlt werden. Diese Leistungen unterliegen also nicht dem
persönlichen Steuersatz des Angestellten, der im Regelfall höher liegen wird.
Häufige Beispiele für eine Pauschalversteuerung sind:
−−Zuschuss für die Fahrten zwischen
Wohnung und Arbeitsstätte des
Arbeitnehmers,
−−Abgabe von verbilligten (Kantinen-)Mahlzeiten,
−−Sachzuwendungen (Geschenke).
Insbesondere bei Geschenken und
sonstigen Sachzuwendungen (also
Zuwendungen an den Arbeitnehmer,
die nicht in Geld bestehen) ist eine
Pauschalversteuerung häufig sinnvoll und vorteilhaft. Die Kosten für
das Geschenk und ggf. die Pauschalsteuer darf der Praxis­inhaber in Beispiel 2 in beiden Va­rianten nicht als
Betriebsausgaben geltend machen,
weil diese den Wert von 40 Euro
übersteigen.
Tipp: Zu Geschenken zu persönlichen
Anlässen bis 40 Euro siehe S. 521
dieses Beitrags.
Gehaltsextras im Überblick
Die Liste möglicher steuerfreier Gehaltsextras ist lang. Je nach Arbeitnehmer können hierbei eine oder
mehrere Möglichkeiten greifen, um
dem Mitarbeiter eine steuerfreie Gehaltserhöhung zukommen zu lassen.
Einige Beispiele dazu:
−−Betriebsveranstaltungen (z. B.
Weihnachtsfeier oder Betriebsausflug) bis zu einer Freigrenze
von 110 Euro je Mitarbeiter und
Veranstaltung. Maximal zwei Veranstaltungen jährlich.
−−Erholungsbeihilfen: Es handelt
sich um einen zweckgebundenen
Zuschuss, den der Arbeitnehmer
nur für Erholungszwecke nutzen
darf. Erholungsbeihilfen sind
sozial­ver­sicherungsfrei und werden steuer­lich pauschal mit 25 %
Beispiel 2: Pauschalver­
steuerung bei Geschenken
Eine langjährige und wohlverdiente
MFA erhält zu ihrer Hochzeit ein
Geschenk im Wert von 200 Euro.
Variante A: Es wird keine Pauschalversteuerung gewählt.
Variante B: Es wird die Pauschalversteuerung gewählt.
Lösung Variante A:
Die MFA muss dieses Geschenk in
ihrer eigenen Steuererklärung angeben und hier nachversteuern. Sie
muss hierauf – je nach persönlichem
Steuersatz – ca. 70 Euro ­Steuern bezahlen. Dies widerspricht natürlich
dem Sinn des Geschenks.
Lösung Variante B:
Der Praxisinhaber übernimmt die
Pauschalversteuerung für seine
MFA. Er zahlt auf den Wert 30 %
Pauschalsteuer zzgl. Solidaritäts­
zuschlag, also ca. 66 Euro, und hat
hierdurch seine MFA von allen
Pflichten freigestellt.
versteuert. Maximal sind 156 Euro
je Mit­arbeiter im Jahr, 104 Euro
für dessen Ehegatten und 52 Euro
je Kind möglich.
−−Unverzinsliche Darlehen, die am
Jahresende einen Betrag von
2.600 Euro nicht übersteigen,
können steuerfrei gegeben werden, ohne dass ein Zinsvorteil zu
versteuern ist.
−−Betriebliche Gesundheitsförderung ist bis zu einer Höhe von
500 Euro im Jahr je Mitarbeiter
steuerfrei. Hierzu sind bestimmte
Voraussetzungen notwendig, insbesondere muss es sich um ziel­
gerichtete und zweckgebundene
Maßnahmen handeln, die bestimmten Zwecken dienen (z. B.
Reduzierung von Bewegungsmangel, Stressbewältigung oder Vermeidung von Fehl­ernährung). Reguläre Monatsbeiträge für ein Fitnessstudio dürfen beispielsweise
nicht übernommen werden, da es
hier an der Zweckgebundenheit
fehlt. Im Gegenzug dürften aber
Zuschüsse für Fit­ness­­­kurse gezahlt werden, die die Anforderungen der §§ 20 und 20 a SGB V erfüllen.
−−Zuschüsse für Kindergartenaufwendungen sind in Höhe der tatsächlichen Kosten steuer- und
sozial­versicherungsfrei.
−−Betriebliche Mobiltelefone oder
Computer, die der Mitarbeiter
nutzen darf.
−−Beiträge zu einer Gruppenunfallversicherung können bis zu
62 Euro je Arbeitnehmer pauschal
mit 20 % versteuert werden.
−−Sonstige Sachzuwendungen sind
bis zu einer Höhe von insgesamt
44 Euro je Arbeitnehmer im Monat
steuer- und sozialversicherungsfrei. Bei der Prüfung dieser Grenze bleiben die weiteren Beispiele
aus dieser Auflistung unberücksichtigt.
−−Überlassung typischer Berufskleidung (z. B. einheitlicher Praxiskleidung).
PRAXIS + ÖKONOMIE
stimmte Gehaltsanteile tatsächlich
vollständig steuer- und sozialversicherungsfrei auszuzahlen. Hierbei
sind gesetzliche Möglichkeiten vorgesehen, die im Folgenden noch näher beschrieben werden. Darüber
hinaus besteht aber auch die Möglichkeit, bestimmte Gehalts­be­stand­
teile nicht komplett steuer- und sozialversicherungsfrei auszuzahlen,
aber die Lohnsteuer des Ar­­beit­
nehmers durch den Arbeitgeber zu
übernehmen. Diese Gehalts­be­stand­
teile werden dann „pauschal ver­
steuert“.
Aus der Liste ist ersichtlich, dass es
fast bei jedem Mitarbeiter Möglichkei-
FRAUENARZT
55 (2014)
Nr. 5
517
PRAXIS + ÖKONOMIE
ten gibt, steuer- und sozialversicherungsfreie Gehaltsextras zu vereinbaren. Auch die Kombination verschiedener Gehaltsextras ist möglich.
Überlassung von Mobiltelefon,
Laptop, Tablet, PC
In der heutigen Zeit gibt es kaum
einen Praxismitarbeiter, der kein
Smartphone oder keinen Laptop besitzt. Die Anschaffung ständig neuer
Geräte kann für die Praxismitarbeiter
aber auch ein nicht unerheblicher
finan­zieller Faktor sein. Hier besteht
die Möglichkeit, diese Geräte steuerund sozialversicherungsfrei an die
Mitarbeiter zu überlassen.
Die Überlassung ist an keine betragsmäßigen Grenzen im Jahr gebunden.
Das heißt, der Arbeitgeber kann seinen Praxismitarbeitern unentgeltlich
zum Beispiel sowohl ein Smartphone
als auch einen Laptop überlassen und
die (monat­lichen) Kosten hierfür
steuerfrei übernehmen. Eine berufliche Nutzung des Geräts durch den
Arbeitnehmer ist hierfür nicht notwendig.
Tipp: Der Arbeitnehmer muss das
überlassene Gerät bzw. den überlassenen Vertrag nicht zwingend selber
nutzen, sondern die Geräte dürfen
auch zum Beispiel durch seine Familienangehörigen genutzt werden.
Bei der Übernahme der Kosten für
Mobiltelefone sind im Wesentlichen
folgende Fallgestaltungen denkbar
(s. auch Beispiel 3):
−−Der Arbeitgeber kauft ein Mobiltelefon und schließt einen passenden Mobilfunkvertrag für seinen Arbeitnehmer ab. Anschließend überlässt er sowohl das Mobiltelefon als auch den Vertrag
zur kostenfreien Nutzung an seinen Arbeitnehmer. In diesem Fall
trägt der Arbeitgeber jedoch das
Kostenrisiko, wenn der Arbeitnehmer kostenpflichtige Zusatzleistungen abruft (z. B. Auslandstelefonate). Außerdem würde der
518
FRAUENARZT
55 (2014)
Nr. 5
Vertrag auf Grund der Mindestvertragsdauer gegebenenfalls
auch bei Kündigung des Arbeitnehmers weiterlaufen.
−−Der Arbeitgeber kauft ein Mobil­
telefon und überlässt es kostenfrei an seinen Arbeitnehmer.
­Außerdem gibt er einen monat­
lichen festen Zuschuss zu dem
Mobilfunkvertrag des Arbeitnehmers bis zur Höhe der Grund­
gebühr. Diese Variante hat den
Vorteil, dass der Arbeitgeber kein
Kostenrisiko trägt und die Vertragslaufzeit auch bei Kündigung
des Arbeitnehmers für ihn keine
wirtschaftliche Belastung darstellt. Diese Variante sollte allerdings hinsichtlich der steuerlich
Anerkennung im Einzelfall besser
mit dem zuständigen Finanzamt
abgestimmt werden.
−−Der Arbeitgeber kauft ein Mobiltelefon, das er seinem Arbeitnehmer unentgeltlich zur Nutzung
überlässt. Den zugehörigen Vertrag schließt der Arbeitnehmer
auf eigene Kosten ab. In diesem
Fall hat der Arbeitgeber ein geringeres Kostenrisiko, stellt dem
Arbeitnehmer aber auch „nur“
das Mobiltelefon zur Verfügung.
Hinweis: Es ist zwingend zu beachten, dass der Arbeitgeber rechtlicher
und wirtschaftlicher Eigentümer der
überlassenen Geräte sein muss! Das
heißt, er muss den Kaufvertrag abschließen bzw. das Gerät erworben
haben. Er darf das Handy außerdem
nicht für eine unbegrenzte Zeit zur
Nutzung überlassen, sondern muss
diesen Zeitraum beschränken (zum
Beispiel auf 24 Monate). Sonst be-
Beispiel 3: Überlassung eines Mobiltelefons
Der Mobilfunkvertrag einer MFA läuft aus und sie überlegt gemeinsam mit dem
Praxisinhaber, wie die Überlassung eines Mobiltelefons realisiert werden kann:
Das Smartphone kostet ohne Vertrag 320 Euro. Der Mobilfunkvertrag (All-NetFlat) kostet 30 Euro monatlich bei einer Mindestvertragslaufzeit von 24 Monaten. Bei Abschluss dieses Vertrags mit eingeschlossenem Erwerb des Mobiltelefons würde das Mobiltelefon nur 1 Euro kosten, im Gegenzug würden jedoch
die monatlichen Kosten des Vertrags auf 40 Euro steigen, d. h. bezogen auf
24 Monate Zusatzkosten von 12 × 10 Euro = 240 Euro entstehen.
Der Praxisinhaber hat nun folgende Möglichkeiten, um das Mobiltelefon
­steuer- und sozialversicherungsfrei zu überlassen:
„„
Variante 1: Er kauft das Mobiltelefon zum verbilligten Preis von 1 Euro und
schließt den Mobilfunkvertrag für 40 Euro monatlich ab. Das Mobiltelefon
überlässt er der MFA kostenlos. Seine monatlichen Kosten sind somit also
40 Euro und die MFA erhält letztlich eine Gehaltserhöhung von 40 Euro monatlich. Hier hat der Praxisinhaber allerdings das Kostenrisiko für Zusatzkosten des Vertrags, weil der Vertrag auf ihn läuft.
„„
Variante 2: Er kauft das Handy zum regulären Preis von 320 Euro und
überlässt es für die Vertragslaufzeit von 24 Monaten seiner MFA. Die MFA
schließt den Mobilfunkvertrag (ohne Mobiltelefon) ab und der Praxisinhaber leistet hierzu einen Zuschuss (Grundgebühr) von 30 Euro monatlich.
Der Praxisinhaber hat hier monatliche Kosten in Höhe von ca. 43 Euro
­(320 Euro/24 Monate = ca. 13 Euro + Telefonkostenzuschuss 30 Euro monatlich). Die MFA hat auch hier einen geldwerten Vorteil von 40 Euro monatlich, aber der Praxisinhaber trägt bei dieser Gestaltung kein Kostenrisiko.
„„
Variante 3: Er kauft nur das Handy für 320 Euro und überlässt es für die
Vertragslaufzeit der MFA. Den Handyvertrag für 30 Euro monatlich schließt
die MFA ab und zahlt ihn selbst. So hat die MFA letztlich einen monatlichen Vorteil von rund 10 Euro im Vergleich zu dem teureren Handyvertrag.
Der Praxis­inhaber wendet für diesen Vorteil ca. 13 Euro monatlich auf.
Aus Sicht des Praxisinhabers in Beispiel 3 wäre aufgrund des Kosten­
risikos Variante 2 (Mobilfunk­vertrag
läuft auf den Namen der MFA) der
Variante 1 vorzuziehen. Um eine
Netto-­Gehalts­erhöhung von 40 Euro
monatlich als Geldlohn zu erreichen,
müsste der Praxisinhaber sonst rund
96 Euro monatlich aufwenden.
Achtung: Überlässt ein Arzt seinen
Mitarbeitern ein Mobiltelefon gegen
ein monatliches Entgelt, kann dies zu
einer Umsatzsteuerpflicht führen.
Diese wird jedoch nur dann relevant,
wenn der Arzt weitere umsatzsteuerpflichtige Umsätze erzielt und somit
nicht mehr unter die Kleinunternehmerregelung fällt.
Hinweis: Steuerlich können die Aufwendungen auch als Gehaltsumwandlung behandelt werden. Das heißt,
die übernommenen Kosten würden
der Mitarbeiterin vom Brutto­­gehalt
abgezogen und wären ebenfalls
steuer­frei. Allerdings entfällt bei der
Gehaltsumwandlung die Sozialversicherungsfreiheit. Diese ist nur bei
einem „echten Gehaltsextra“ möglich
(s. Beispiel 4).
In Beispiel 4 hat die MFA letztlich
einen Laptop im Wert von 1.000 Euro
und zusätzlich 533 Euro Geldlohn
erhalten. Wenn sie also das Weihnachtsgeld in Form des Laptops und
einem zusätzlichen Geldlohn erhält,
hat sie einen Vorteil von etwa
509 Euro im Vergleich zum normalen
Nettolohn. A
­ ußerdem spart der Praxisinhaber den Arbeitgeberanteil zur
Sozial­versicherung für den Wert des
Laptops in Höhe von ca. 200 Euro.
Achtung: Sollte die MFA in diesem
Beispiel ein vertraglich vereinbartes
Weihnachtsgeld erhalten (13. Gehalt
und keine freiwillige Zahlung), würde die Gestaltung eine Gehalts­
umwandlung darstellen. In diesem
Fall wäre der Wert des Laptops nur
­steuer-, aber nicht sozialversicherungsfrei.
Übernahme von
Kindergartenbeiträgen
Bei Arztpraxen, in denen Mitarbeiter
Kinder haben, die noch nicht schulpflichtig sind, besteht eine weitere
Möglichkeit, steuerfreie Gehaltsextras
zu zahlen: Hier hat der Gesetzgeber
die Möglichkeit geschaffen, die Kindergartenbeiträge bis zu ihrer tatsächlichen Höhe steuer- und sozialversicherungsfrei zu übernehmen.
Erstattungsfähig sind hierbei die Kosten für die Unterbringung und die
Betreuung von Kindern, die nicht
schulpflichtig sind, in Kindergärten
und vergleichbaren Einrichtungen (also z. B. Kindertagesstätten). Dies eröffnet Arbeitgebern im Regelfall die
Möglichkeit, hohe monatliche Beiträge steuerfrei zu erstatten. Voraussetzung ist aber auch bei diesen Leistungen, dass sie zusätzlich zum bisherigen Arbeitslohn gezahlt werden.
Dies bietet sich also insbesondere
anstelle von Gehaltserhöhungen an.
Hinweis: Bei einer Ganztagsbetreuung oder Übermittagsbetreuung können etwaige Verpflegungskosten
nicht steuerfrei übernommen werden,
da lediglich Kosten für Unterbringung und Betreuung steuerfrei erstattet werden dürfen.
Achtung: Zu beachten ist, dass für die
Mitarbeiter, deren Kindergartenbeiträge übernommen wurden, die Möglichkeit des Werbungskosten­abzugs für
diese Kosten entfällt. Da die Mitarbeiter die Kosten steuerlich jedoch nur
zu 2/3 als Werbungskosten geltend
machen können und die Kosten für die
Höhe der Sozialversicherung irrelevant
sind, wenn sie nicht als Extra gezahlt
werden, verbleibt dennoch ein großer
Vorteil für die Mitarbeiter.
Beispiel 4: Überlassung eines Laptops
Fahrtkostenzuschuss
Eine MFA soll ein freiwilliges Weihnachtsgeld erhalten, das nicht vertraglich
vereinbart wurde. Im Dezember plant die MFA außerdem die Anschaffung eines Laptops für 1.000 Euro. Der Praxisinhaber vereinbart mit ihr, dass er die
Kosten für den Laptop übernimmt und ihr daher nur 1.000 Euro Weihnachtsgeld auszahlt. Der Laptop wird der Mitarbeiterin dann für 24 Monate kostenfrei zur beruflichen und privaten Nutzung überlassen. Die Überlassung ist
steuer- und sozialversicherungsfrei.
Die Möglichkeit der pauschal­v er­
steuer­ten Zuschüssen zu Fahrten zwischen der Wohnung und der Praxis ist
ein Gehaltsextra, das fast jedem Praxismitarbeiter gezahlt werden kann.
Denn hier werden Zuschüsse für den
täglichen Weg des Mit­arbeiters von
seiner Wohnung zur Praxis übernommen. Hierbei kann dem Mitarbeiter
ein Zuschuss zu seinen Fahrtkosten
gezahlt werden, der dann mit 15 %
pauschal versteuert werden kann. Die
möglichen Zuschüsse unterscheiden
sich danach, wie der Mitarbeiter zur
Praxis kommt:
Für die MFA wirkt sich dies wie folgt auf ihr Nettogehalt aus:
ohne Zuschuss
Laptop
Bruttoweihnachtsgeld
2.000,00 Euro
Wert Laptop
abzgl. Steuern + Sozialabgaben
Nettogehalt
mit Zuschuss
Laptop
1.000,00 Euro
1.000,00 Euro
–976,00 Euro
–467,00 Euro
1.024,00 Euro
1.533,00 Euro
PRAXIS + ÖKONOMIE
steht das Risiko, dass das Finanzamt
eine Schenkung des Mobiltelefons
unterstellt.
−−Mit dem Auto: Hierbei kann ein
maximaler monatlicher Zuschuss
FRAUENARZT
55 (2014)
Nr. 5
519
PRAXIS + ÖKONOMIE
von 0,30 Euro je Entfernungskilometer (also nicht Hin- und Rückfahrt!) für 15 Arbeitstage je Monat als Zuschuss gezahlt werden –
unabhängig davon, wann der Mitarbeiter Urlaub hat. Eine Aus­
nahme besteht dann, wenn die
Mit­arbeiter auf Grund einer Teilzeittätigkeit weniger als 15 Tage
im Monat in der Praxis sind. Dann
können nur die Fahrten für die
tatsächlichen Anwesenheitstage
erstattet werden.
−−Mit öffentlichen Verkehrsmitteln:
Hier können die kompletten monatlichen Kosten des Mitarbeiters
für die Fahrten zwischen Wohnung
und Praxis übernommen werden.
−−Mit dem Fahrrad oder zu Fuß: In
diesem Fall können nur die tatsächlichen Kosten des Mitarbeiters
übernommen werden, die aber im
Regelfall gegen null gehen.
Es müssen nicht die maximal möglichen Zuschüsse gezahlt werden. Der
Arbeitgeber kann natürlich auch einen geringeren Zuschuss für diese
Fahrten zahlen (s. Beispiel 5).
Hinweis: Wenn der Arbeitgeber pauschal versteuerte Zuschüsse für die
Fahrten zwischen der Wohnung und
der Praxis zahlt, mindern diese Zuschüsse die Werbungskosten der Pra-
Beispiel 5: Fahrkosten­
zuschuss
Die MFA wohnt 20 Kilometer von der
Praxis entfernt und fährt die Strecke
an jedem Arbeitstag mit dem Auto.
Ihr Arbeitgeber kann ihr also einen
Betrag von 20 km × 0,30 Euro × 15 Arbeitstage = 90 Euro im Monat als Zuschuss für ihre Fahrten bezahlen, also im Jahr 1.080 Euro. Der Arbeit­
geber zahlt hierauf eine pauschale
Lohnsteuer von 90 Euro × 15 % =
13,50 Euro (zzgl. Solidaritätszuschlag), hat also Kosten in Höhe von
ca. 104 Euro monatlich, und die MFA
erhält eine monatliche Gehaltserhöhung in Höhe von 90 Euro netto.
520
FRAUENARZT
55 (2014)
Nr. 5
xismitarbeiter bei deren eigener
Steuererklärung. Wenn die sonstigen
Werbungskosten der Praxismitarbeiter aber unter 1.000 Euro liegen,
bleibt auch steuerlich hier für die
Mitarbeiter ein hoher Steuervorteil.
Denn 1.000 Euro bekommt jeder
Steuerpflichtige als Pauschalbetrag
für Werbungskosten.
Wenn die MFA aus Beispiel 5 an 205
Arbeitstagen in die Praxis gefahren
ist, könnte sie ohne die Pauschalversteuerung als „Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte“ einen Betrag
in Höhe von 205 Tage × 0,30 Euro ×
20 km = 1.230 Euro als Werbungskosten steuerlich geltend machen. Im
Fall der Pauschalversteuerung entfiele aber dieser Werbungskostenabzug,
weil die pauschale Besteuerung durch
den Arbeitgeber dazu führt, dass die
Mitarbeiter insoweit für diese Fahrten
keine Werbungskosten geltend machen dürfen.
Wenn die MFA keine weiteren Werbungskosten hat, erhält sie aber in
ihrer Steuererklärung trotzdem weiterhin einen Pauschalbetrag für ­ihre Werbungskosten in Höhe von 1.000 Euro
(diesen Betrag erhält jeder Angestellte). Sie hätte also nur 230 Euro weniger Werbungskosten (1.230 Euro „entgangene Werbungskosten“ abzüglich
1.000 Euro „tatsächliche Werbungskosten“), aber im Gegenzug auch eine
monatliche Gehaltserhöhung von netto 90 Euro bekommen.
„44-Euro-Grenze“
für Sachzuwendungen
Arbeitgeber dürfen an ihre Mitarbeiter monatlich bis zu 44 Euro steuerund sozialversicherungsfrei in Form
von so genannten „Sachzuwendungen“ leisten. Es handelt sich hierbei
um einen maximalen monatlichen
Freibetrag, der nicht überschritten
werden darf – es können also nicht
im Dezember Sach­zuwendungen von
500 Euro gewährt werden und von
Januar bis November nichts. Zu den
Sachzuwendungen gehören zum Beispiel Job-Tickets und Gutscheine,
aber auch alle sonstigen Zuwendungen, wie zum Beispiel kostenloser
Kaffee und Wasser für die Mitarbeiter,
und sonstige Aufmerksamkeiten.
Tipp: Wie geschildert, gibt es viele
Möglichkeiten, die Grenze von
44 Euro monatlich zu nutzen. Hierbei
sollte unbedingt darauf geachtet
werden, dass alle Maßnahmen, die
unter diese Regelung fallen, den Betrag von 44 Euro monatlich nicht
übersteigen.
Hinweis: Um Diskussionen mit der
Finanzverwaltung zu vermeiden, sollte die Grenze von 44 Euro im Monat
nicht durch Gutscheine oder Job-­
Tickets (siehe unten) vollständig
ausgenutzt werden. Es bietet sich
hier ein monat­licher Betrag von rund
35 Euro als Gutschein an, damit ein
gewisser Betrag noch übrig ist, der
beispielsweise für kostenfreies Wasser oder Kaffee für die Praxismitarbeiter ausgenutzt werden kann. Je
nach Besonderheit der Praxis und der
steuerfreien Sach­zuwendungen an
die Mit­arbeiter kann dieser Wert natürlich auch unterschiedlich sein.
Job-Ticket
Es besteht auch für kleine Praxen die
Möglichkeit, als Arbeitgeber so genannte „Job-Tickets“ für die Mitarbeiter zu erwerben. Es handelt sich hierbei um teils erheblich vergünstigte
Monatsfahrkarten der Verkehrsbetriebe. Je nach Modell können die Mit­
arbeiter hiermit im ganzen Verkehrsverbund ohne weitere Gebühren fahren. Allein die Tatsache, dass diese
Job-Tickets im Vergleich zu regulären
Monatstickets der Verkehrsbetriebe
deutlich günstiger sind, führt zu keinem steuerpflichtigen Arbeitslohn für
den Mitarbeiter. Wenn der Arbeit­
geber das Job-Ticket seinem Praxismitarbeiter billiger überlässt, als er
es von dem Verkehrsbetrieb bezieht,
stellt die Differenz grundsätzlich
steuerpflichtigen Arbeitslohn dar.
Tipp: Da es sich um einen geldwerten Vorteil (und kein Geld) handelt,
Beispiel 6: Job-Ticket
Der Praxisinhaber überlässt seiner
MFA monatlich ein Job-Ticket. Für
das Job-Ticket zahlt der Praxisinhaber 60 Euro monatlich. Er vereinbart eine monatliche Zuzahlung
seiner MFA in Höhe von 14 Euro.
Höhe geldwerter Vorteil:
Wert Job-Ticket
60,00 €
abzgl. 4 % Freibetrag
–2,40 €
abzgl. Zuzahlung
MFA
–14,00 €
geldwerter Vorteil
43,60 €
In Beispiel 6 bleibt die MFA damit
unter der 44-Euro-Grenze und muss
die Zahlungen nicht versteuern.
Alternativ könnte der Praxisinhaber
das Job-Ticket kostenfrei überlassen
und die Steuer pauschal zahlen. So
könnte er die monatliche Freigrenze
von 44 Euro für andere Sachleistungen nutzen. Für die Pauschalierung
wäre notwendig, dass der Praxisinhaber selber das Ticket kauft und keinen Zuschuss an die MFA leistet. Die
jährlichen Kosten für den Arbeitgeber
wären dann: 60 Euro monatlich ×
12 Monate = 720 Euro × 15 % Lohnsteuer = 828 Euro (zzgl. Solidaritätszuschlag). Die MFA hätte hierdurch
eine Gehaltserhöhung von netto
720 Euro (12 × 60 Euro monatlich).
Die Pauschalierung mindert allerdings in diesem Fall den Werbungskostenabzug der MFA.
Gutscheine und Sachgeschenke
Eine weitere Möglichkeit, mit deren
Hilfe fast jedem Praxismitarbeiter ein
steuerfreies Gehaltsextra zugewandt
werden kann, sind Gutscheine bzw.
Sachgeschenke. Hier muss zunächst
unterschieden werden in Gutscheine
auf Grund eines persönlichen Anlasses und Gutscheine ohne persönlichen Anlass.
„„
Geschenke
zu persönlichen Anlässen
Geschenke an Arbeitnehmer zu persönlichen Anlässen (also zum Beispiel
Geburtstag, Hochzeit, Geburt deren
Kinder) sind je Anlass bis zu einem
Wert von 40 Euro (brutto) steuerfrei
und können auch steuerlich durch die
Praxis geltend gemacht werden. Dies
gilt auch mehrmals im Jahr. Geschenken an Geschäftsfreunde sind hingegen nur bis zu einem Betrag von
35 Euro abzugsfähig. Praxisinhaber
sollten daher genau überlegen, ob sie
tatsächlich mehr als 40 Euro je Anlass
schenken, da sie dann die Kosten
nicht mehr als Betriebsausgaben abziehen können und außerdem zusätzlich pauschal versteuern müssen.
Aber Achtung: Es muss sich um
„Sachgeschenke“ oder Gutscheine
handeln. Geldlohn ist für den Mitarbeiter stets voll steuerpflichtig und
kann auch nicht pauschal versteuert
werden.
„„
Geschenke
ohne persönlichen Anlass
Sachgeschenke oder Gutscheine ohne
persönlichen Anlass können an die
Mitarbeiter nur im Rahmen der monatlichen 44-Euro-Grenze steuerfrei
zugewandt werden. Fließen den Mit-
arbeitern also keine weiteren Sachzuwendungen monatlich zu, können
die Mitarbeiter monatlich einen Betrag von bis zu 44 Euro als steuerfreien Gehaltszuschuss in Form eines
Gutscheins erhalten. Als Gutscheine
bieten sich hier beispielsweise Gutscheine von Buchhandlungen, Tankstellen, Parfümerien oder Drogerien
an (s. Beispiel 7).
Beispiel 7: Geschenke
­ohne persönlichen Anlass
Der Praxisinhaber vereinbart mit
seinen fünf MFAs eine Gehaltserhöhung in Höhe von 35 Euro monatlich, die er ihnen in Form von Gutscheinen zur Verfügung stellt. Er
hat hierdurch Kosten in Höhe von
175 Euro je Monat (für alle Angestellten). Hätte er die Gehaltserhöhung nicht in Form von Gutscheinen gezahlt, hätte er monatliche
Kosten in Höhe von ungefähr
400 Euro (5 × 66 Euro Bruttogehalt
zzgl. 20 % Arbeitgeber-Anteile). Er
spart durch die Gehaltserhöhung
in Form von Gutscheinen also rund
2.700 Euro jährlich.
PRAXIS + ÖKONOMIE
würde diese Differenz aber unter die
Freigrenze von 44 Euro je Monat fallen. Das heißt, wenn Praxismitarbeiter keine weiteren steuerfreien Sachzuwendungen erhalten, könnte der
Arbeit­geber auf eine Erstattung seiner Kosten bis zu einer Höhe von
44 Euro im Monat gegenüber seiner
Mitarbeiter verzichten. Wichtig ist
aber in der Formulierung, dass das
Job-Ticket tatsächlich „monatlich“
überlassen wird. Bei Jahresnetzkarten ist ein monat­licher Zuschuss
nicht möglich. Diese Tickets gelten
nämlich im ersten Tag ihrer Übergabe
als zugeflossen, so dass hier auch
kein monat­licher Zuschuss des Mitarbeiters den Wert mindern kann. Der
Wert des Job-Tickets ist hier auf
Grund der Steuergesetze um 4 % für
die Freigrenze zu mindern (s. Beispiel 6).
Betriebliche
Alters­versorgung
Die betriebliche Altersversorgung
stellt eine Besonderheit der steuerfreien Gehaltsextras dar. Jeder Arbeitgeber ist gesetzlich dazu verpflichtet, seinen Mitarbeitern den
Abschluss einer betrieblichen Altersversorgung anzubieten. Ob die Mitarbeiter dieses Angebot annehmen,
ist ihnen selbstverständlich aber
selber überlassen.
Tipp: Das Angebot der betrieblichen
Altersversorgung und den Wunsch der
Praxismitarbeiter sollte sich der Arbeitgeber schriftlich dokumentieren
lassen, um spätere Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden.
Die betriebliche Altersversorgung bietet den Mitarbeitern die Möglichkeit,
mit steuer- und sozialversicherungs-
FRAUENARZT
55 (2014)
Nr. 5
521
PRAXIS + ÖKONOMIE
freien Bestandteilen eine letztlich
durch den Staat geförderte Altersversorgung aufzubauen. Bei der praktischen Umsetzung sind häufig die
Hausbanken behilflich, deren Mitarbeiter speziell für die unterschiedlichen Produkte der betrieblichen Altersversorgung geschult sind. Nur die
steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Rahmenbedingungen
werden in diesem Beitrag kurz vorgestellt, da die geeignete Versicherungsart je nach Einzelfall vereinbart
werden muss. Im Vergleich zu den
bisherigen steuer­freien Gehaltsextras
liegt die Besonderheit in der betrieblichen Altersversorgung darin, dass
das Gehalt tatsächlich umgewandelt
werden kann, also nicht aufgestockt
werden muss.
Wird die betriebliche Altersversorgung als Gehaltsumwandlung vereinbart, führt das nicht zu Mehrkosten
für den Arbeitgeber. Natürlich kann
er aber die betriebliche Altersversorgung auch mit einer Gehaltserhöhung
verbinden. Zu beachten hierbei ist,
dass der Arbeit­geber Versicherungsnehmer der betrieblichen Altersversorgung ist und er demnach auch die
Beiträge schuldet.
Steuerlich kann der Arbeitgeber die
betriebliche Altersversorgung bis zu
4 % der Beitragsbemessungsgrenze
der gesetzlichen Rentenversicherung
West steuerfrei bezuschussen. Die
Beitragsbemessungsgrenze wird jährlich neu festgelegt, in 2014 beträgt
sie 71.400 Euro im Jahr. Der steuerfreie Zuschuss beträgt für 2014 also
2.856 Euro, das sind 238 Euro monatlich. Für Verträge, die seit dem
1. 1. 2005 abgeschlossen wurden, erhöht sich dieser Betrag um 1.800 Euro.
Für diese Verträge gilt 2014 also eine
Höchstgrenze von 4.656 Euro im Jahr,
das sind 388 Euro monatlich.
Die Erhöhung für die seit dem
1.1.2005 abgeschlossenen Verträge
besteht im Sozialversicherungsrecht
leider nicht. Sozialversicherungsfrei
können daher jährlich nur 4 % der
Beitragsbemessungsgrenze gezahlt
522
FRAUENARZT
55 (2014)
Nr. 5
Beispiel 8: Betriebliche Altersversorgung
Eine ledige, nicht kirchensteuerpflichtige MFA mit einem aktuellen monat­
lichen Bruttogehalt von 2.000 Euro beabsichtigt den Abschluss einer betrieb­
lichen Altersversorgung. Ihr Gehalt soll in Höhe von 238 Euro in eine betriebliche Altersversorgung umgewandelt werden. Da die MFA eine Fortbildung
­besucht hat, soll sie gleichzeitig eine Gehaltserhöhung von 200 Euro brutto
monatlich erhalten.
Gehalt aktuell
(in Euro)
Gehaltserhöhung
(in Euro)
ohne bAV
mit bAV
Bruttogehalt
2.000,00
2.200,00
2.200,00
davon steuer-/sozialversicherungspflichtig
2.000,00
2.200,00
1.962,00
abzgl. Steuern + Sozial­
versicherung
– 628,02
– 717,93
– 611,12
1.482,07
1.588,88
Nettogehalt
abzgl. Betriebliche Alters­
versorgung
Auszahlungsbetrag:
werden, also 2.856 Euro im Jahr
2014. Bis zu einem monatlichen Betrag von 238 Euro können die Beiträge zur betrieblichen Altersversorgung also im Jahr 2014 steuer- und
sozial­ver­si­che­rungsfrei gezahlt werden ­(s. Beispiel 8). Dieser Wert ändert sich jährlich, wird jedoch voraussichtlich nicht sinken, sondern
nur steigen.
Wählt die MFA in Beispiel 8 also die
betriebliche Altersvorsorge, hat sie
im Vergleich zu einem regulären
Bruttogehalt von 2.200 Euro nur einen um etwa 131 Euro im Monat geringeren Auszahlungsbetrag, kann
hiermit aber 238 Euro in ihre betriebliche Altersversorgung einzahlen.
Durch die gleichzeitige Gehaltserhöhung von 200 Euro hat die MFA hier
nur eine geringere Auszahlung von
21 Euro monatlich, kann aber im Gegenzug 238 Euro ansparen.
Auch ihr Arbeitgeber hat hierdurch
eine Ersparnis. Da die 238 Euro auch
sozialversicherungsfrei sind, ist für
diesen Betrag kein Arbeitgeber-Anteil zur Sozialversicherung abzuführen. Die monatliche Ersparnis beträgt
– 238,00
1.371,98
1.482,07
1.350,88
hier etwa 20 % von 238 Euro, also
rund 48 Euro im Monat.
Hinweis: Viele Praxisinhaber unterstützen ihre Mitarbeiter bei der betrieblichen Altersversorgung, indem
sie ihnen den gesparten ArbeitgeberAnteil als steuerfreien Zuschuss zu
ihrer betrieblichen Altersversorgung
zahlen. So werden die Mitarbeiter
noch einmal zusätzlich bei dem Aufbau ihrer Altersversorgung unterstützt.
Autor
Christoph Gasten LL.M.
Diplom-Finanzwirt (FH)
Steuerberater
Laufenberg, Michels und Partner
Robert-Perthel-Str. 77a
50739 Köln
[email protected]