Innung des Kfz.-Handwerks Freiburg i. Breisgau setzt auf

Zwei Mitarbeiter verwalten mit professioneller DMS-Lösung ca. 800 Kfz-Betriebe
Innung des Kfz.-Handwerks Freiburg i. Breisgau setzt auf InfoOf ce:
Durch virtuelle Aktenverwaltung effektiveres Arbeiten!!
Die Leistungen der Kfz-Innung unterteilen sich in Leistungen, die von allen Kfz-Betrieben in
Anspruch genommen werden können und Leistungen, die nur Innungsmitgliedern zur Verfügung
stehen. Durch den hohen Verwaltungsaufwand und extremer Papiermengen wurde vor fast 2
Jahren eine DMS-Lösung eingesetzt, die mehr als nur Zeit und Geld spart. Die Entscheidung auf
einen flexiblen Hersteller zu setzen hat sich bewährt, so haben wir die Gewissheit, dass unser
individuelles Arbeiten in InfoOffice auch individuell an unsere Wünsche angepasst wird.
Lagerflächen für Papierablage drastisch
reduziert
Bereits seit Oktober 2010 arbeitet die KfzInnung in Freiburg mit der DMS-Lösung
InfoOffice. Inzwischen werden rund 800 KfzBetriebe mit all Ihren Mitarbeitern über dieses
System papierlos verwaltet.
„Die Flut an Unterlagen war damals in reiner
Papierform nur noch schwer zu bewältigen“,
berichtet Andreas Huber, Geschäftsstelle
Freiburg. „Zudem wuchs der Platzbedarf
unserer Akten ständig an, es musste eine
Lösung her“.
Enorme Zeitersparnis durch digitale
Archivierung
„Die Nutzenvorteile durch InfoOffice
machten sich auf Anhieb bemerkbar.
Die zeitraubende Suche nach Unterlagen ist
bei uns Vergangenheit – ich nde Sie
auf Knopfdruck!“ schwärmen Herr Huber und
seine Kollegen von Ihrem papierlosen Büro.
Die Verwaltung von rund 800 KFZ-Betrieben
mit deren Mitarbeiter inklusive aller
Nachweise von hoheitlichen Schulungen,
Weiterbildungen und den entsprechenden
Protokollen und Nachweisen zu
Betriebsprüfungen bis hin zu allen relevanten
Zeugnissen und Niederschriften werden
inzwischen rein elektronisch verwaltet und
gepflegt.
Der zweite Schritt war die Verwaltung der
Schiedsstelle für Schlichtungen, die ebenso
über InfoOffice verwaltet wird. Auch hier
werden sämtliche Unterlagen gesammelt und
durch die Volltextsuche sehr schnell wieder
gefunden.
Im dritten Schritt wurde auch die komplette
Kreditoren-; und Debitorenbuchhaltung im
System abgebildet. Hier werden auch
sämtliche Kontoauszüge ins System
gescannt, die durch die Volltextsuche über
alle Daten auf den Auszügen schnell und
einfach aufrufbar sind.
Effektive Verwaltung,
Schnelle Zugriffe auf
Informationen, einfache
Abbildung der Firmenstruktur.
Mit InfoOf ce hat die Suche nach
Belegen und Dokumenten ein Ende.
Andreas Huber – Kfz-Innung Freiburg
Workflow optimiert
Arbeitsabläufe
Die Rechnungsprüfung wurde
bislang im 4-Augen-Prinzip
durchgeführt. Diese Abläufe
werden inzwischen über
einen Workflow in InfoOffice
abgebildet.
Durch die Möglichkeit über
einen Fernzugriff im System
zu arbeiten, haben wir nun
auch die Möglichkeit, dass
mehrere Bearbeiter von
Vorgängen, diese zeitlich
ungebunden durchführen
können. Bislang musste
immer auf feste Termine
Rücksicht genommen
werden. Das hat sich durch
die flexible und transparente
Arbeitsweise in InfoOffice
geändert und bringt uns so
deutliche Vorteile.
Hersteller
Setronic® Gesellschaft für Dokumentenund Informationsmanagement mbH
Im Ermlisgrund 20-24
76337 Waldbronn
Telefon +49 7243 72536 90
Telefax +49 7243 72536 99
E-Mail: [email protected]
Internet: www.setronic-gmbh-de