Was Sie bei der Ordnerbeschriftung beachten sollten Kleinigkeiten

Was Sie bei der Ordnerbeschriftung beachten sollten
Kleinigkeiten mit grosser Wirkung – dazu zähle ich auch die
Gestaltung der Ordnerrücken und deren Einfluss auf die Büroeffizienz
bzw. auf die Büroordnung.
Suchzeiten gehören zu den grössten Zeitfressern im Büroalltag. Je
weniger Wert auf die Ablage und auf eine einheitliche Ordnerbeschriftung
gelegt wird, desto länger die Suchzeiten und desto grösser die Ineffizienz
im Büro.
Ja! Eine einheitliche Ordnerbeschriftung ist für die Büroeffizienz
ausserordentlich wichtig und das ist vielen gar nicht bewusst.
Schlampig beschriftete Ordner sind nicht gerade förderlich für kurze
Suchzeiten und das Schaffen und Beibehalten von Ordnung.
1. Achten Sie auf eine einheitliche Ordnerrücken-Gestaltung
Damit meine ich die einheitliche Platzierung der Information auf dem
Ordnerrücken. Verwenden Sie auch stets die gleiche Schrift und Schriftgrösse.
2. Heben Sie die wesentliche Information hervor
Mit dieser wesentlichen Information meine ich jene, die zur Orientierung
beim Suchen dient.
3. Der Ordnerrücken muss auf den Inhalt schliessen lassen
Der gewünschte Ordner war schnell gefunden. Häufig gehören aber zu
einem Thema mehrere Ordner. Deshalb ist es wichtig, dass anhand der
Ordnerbeschriftung auch Rückschlüsse auf den genauen Inhalt gemacht
werden können. Zum Beispiel "Korrespondenz" oder "Bestellungen".
4. Nummerieren Sie die Ordner
Falls zu einem Projekt mehrere Ordner gehören, sollte neben den
relevanten Informationen zum Inhalt auch die Nummer der
Ordnerreihenfolge am Ordnerrücken zu vermerkt sein.
Das ist eine wesentliche Erleichterung beim Ordnung halten. Als Beispiel:
Zu einem Projekt gehören zehn Ordner. Sie sind alle einheitlich beschriftet
und aus der Beschriftung geht eindeutig der Inhalt hervor. Wenn diese
Ordner durchnummeriert werden, so werden sie in der Regel auch wieder
in der entsprechenden Reihenfolge im Schrank zurückgelegt.
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5. Achten Sie auf eindeutige Bezeichnungen
Bleiben wir bei der Inhaltskennzeichnung. Bezeichnungen wie Sonstiges,
Diverses etc. können alles und nichts bedeuten. Wenn ich nun mehrere
Ordner mit einer solchen Beschriftung habe, so sind längere Suchzeiten
garantiert.
Je klarer die Beschriftungen, desto leichter fällt die Ablage und damit das
Ordnung halten.
6. Beschriftung per Hand? Nein!
Handschriftliche Ordnerbeschriftungen kommen in der Praxis häufig vor.
Wenn nun mehrere Personen auf Ordner zurückgreifen müssen und diese
auch von mehreren handschriftlich gekennzeichnet wurden, dann trägt
das nicht wirklich zu kurzen Suchzeiten bei – auch wenn auf eine
einheitliche Beschriftung geachtet wurde. Ausserdem sieht es schlampig
und unprofessionell aus.
7. Machen Sie sich unterschiedliche Ordnerfarben zunutze
Ordner gibt es in zahlreichen Farben und diese Ordnerfarben können
besonders hilfreich bei der Orientierung sein.
Als Beispiel: Für die Buchhaltung werden rote, für Kreditoren blaue und
für das Marketing gelbe Ordner verwendet.
8. Einheitliche Strukturierung für den Ordnerinhalt
Um den Inhalt eines Ordners zu strukturieren werden häufig
Trennregister verwendet. Auch hier bietet es sich im Hinblick auf die
Effizienz an, einen Standard zu etablieren.
Auch sollte stets chronologisch einheitlich abgelegt werden. Zum Beispiel
die ältesten Dokumente zuhinderst, die neuesten zuvorderst im Ordner.
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