Secrétaire - ASSISTANTE DE DIRECTION

JOB DESCRIPTION
Madagascar
Executive Assistant
JD_MAINTENANCE_19.0.1
REV0_010513
DESCRIPTION DE POSTE
Intitulé du poste
Secrétaire -
ASSISTANTE DE
DIRECTION
Raison d’être du poste
Son rôle est de se charger des tâches en amont pour
éviter à son responsable d’être envahi par des
questions secondaires.
Accompagne, assiste, seconde complètement un
dirigeant d’entreprise, un responsable de direction
ou même plusieurs responsables à la fois.
Relations
-Hiérarchiques :
 Supérieure :
Maintenance Manager
 inférieures……………………….
Effectifs à manager :…………...
-Fonctionnelles :
le
personnel
de
SHERRITT, SNC Lavalin
-Externes : les fournisseurs, les prestataires
de services, les administrations et autres.
Localisation : Tamatave
Contraintes spécifiques liées au poste :
Peut être amené à se déplacer ponctuellement
Contexte du Poste
……………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………..
Responsabilités
1. Faciliter l'activité du responsable
Fonctions Principales
Activités/fréquence si significatif
1.1. En assurant l’ensemble des tâches de
préparation, d’organisation et de suivi des
réunions
1.2. En intervenant dans la préparation et le
suivi de dossiers
1.3. En prenant en charge des travaux
administratifs et logistiques divers (organiser les
séminaires, déplacements et rendez vous de son
chef hiérarchique, etc.)
1.4. En faisant preuve d’une compréhension
fine, actualisée en permanence, des activités de
l’entreprise, de ses partenaires, d’explications
techniques sommaires et savoir détecter certains
dysfonctionnements du service
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JOB DESCRIPTION
Madagascar
Executive Assistant
JD_MAINTENANCE_19.0.1
REV0_010513
1.5. En tenant l’agenda de son supérieur
1.6. En le secondant dans le traitement et
l’exploitation d’informations et de données
1.7. En transmettant et/ou en filtrant les
communications téléphoniques de son supérieur
1.8. En participant aux réunions de Direction et
en faisant le compte rendu
1.9. En gérant des dossiers confidentiels
2. Contribuer au bon fonctionnement du
service en facilitant la communication
interne et externe
2.1. En organisant et en coordonnant pour son
supérieur hiérarchique la transmission et la
rédaction des informations du service
2.2. En accueillant les personnes (visiteurs,
coursiers)
2.3. En orientant et en conseillant les
interlocuteurs
2.4. En assurant une logistique de
communication et de coordination pour
répondre à une demande
2.5. En étant l’interface entre l’extérieur et sa
hiérarchie
2.6. En étant responsable de la tenue du standard
téléphonique
3. Effectuer des tâches de secrétariat banales
3.1. En effectuant des saisies sur ordinateur et en
présentant des documents pour son responsable
hiérarchique
3.2. En triant, classant et archivant des dossiers
3.3. En procédant aux prises de rendez-vous et
autres contacts téléphoniques
3.4. En faisant de la frappe de courrier, de
rapports et/ou comptes rendus de réunion, de
documents généralement à caractère confidentiel
3.5. En gérant le courrier arrivé et le courrier
départ (dépouiller, trier, transmettre le courrier
arrivé)
3.6. En tenant à jour de bases de données
relatives à ses activités
3.7. En gérant les commandes et les stocks de
fournitures de son service
Liste non-exhaustive et modifiable.
Impact du Poste (dimension critique)
Le secrétaire-Assistant de Direction joue un rôle stratégique dans les entreprises car l'efficacité du
manager dépend souvent étroitement de l'efficacité de son secrétaire.
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JOB DESCRIPTION
Madagascar
Executive Assistant
JD_MAINTENANCE_19.0.1
REV0_010513
Profil du Poste
CAPACITES TECHNIQUES
Faible
Normale
Forte
Très forte
X
CAPACITES D’ENCADREMENT
Sans objet
Normale
Importante
Très importante
X
CAPACITES D’ORGANISATION
Pas significative
Normale
Forte
Très forte
X
Profil recherché
Compétences : techniques, encadrement, organisation :
Maîtrise des logiciels de traitement de texte et les tableurs
Maîtrise de l’utilisation de la télécopie et d’Internet.
Maîtrise des outils informatiques.
Maîtrise de la langue Française et Malgache
La maîtrise de l’anglais est obligatoire
Expérience : niveau, domaine, durée :
3 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire ou expérience jugée équivalente au sein d’une
structure de grande taille
Qualifications : éducation, formation(s) complémentaire(s) :
BTS assistant de direction ou BTS d’assistant secrétaire trilingue.
Une formation complémentaire dans un domaine (Bac+2 de formation universitaire littéraire, de
droit d’économie, etc.) serait appréciée
Comportements, attitude requis
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
Etre organisé, méthodique, aimable,
enthousiasme, dynamique
Avoir le sens du contact et un esprit de
synthèse
Avoir une élocution parfaite, une bonne
présentation et une aisance relationnelle
Grand sens de la gestion des priorités
Discrétion
Faire preuve d’un réel esprit d’équipe
Qualifications / expérience / comportements
souhaités (Atouts)
 Avoir travaillé dans un environnement
international
 Désir continuel de se perfectionner davantage
 Bonne culture générale
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