AVIS AUX VOYAGEURS MESURES RELATIVES A LA

AVIS AUX VOYAGEURS
MESURES RELATIVES A LA PROTECTION ET LA CONFIDENTIALITÉ DES DONNÉES CHEZ
CARLSON WAGONLIT TRAVEL
Carlson Wagonlit Travel (CWT) est une société de gestion des voyages spécialisée dans la gestion des
déplacements professionnels, concevant, mettant en oeuvre et gérant les programmes de gestion des
déplacements professionnels au nom de ses clients. CWT fournit des services de déplacements professionnels
et des services connexes à l’ entreprise dont vous êtes l'employé, le sous-traitant ou un voyageur invité. A ce
titre, CWT recueille, traite de façon sécurisée les données personnelles que votre entreprise comme vousmême lui avez fournies, ainsi que d'autres données liées aux déplacements. Il peut s'agir, entre autres, des
données servant à effectuer des réservations, à émettre des documents liés aux voyages, à envoyer des
factures et à éditer des rapports.
Les données collectées
Les données recueillies comprennent notamment votre nom, votre adresse postale, votre adresse
électronique, vos destinations, les dates de vos déplacements et votre profil de voyageur (notamment vos
préférences de placement dans les transports, les coordonnées des personnes à contacter en cas d'urgence,
votre nationalité, votre date de naissance, votre sexe, vos identifiants d'employés, le numéro de votre carte de
crédit et les informations relatives à votre passeport et à vos visas). Il peut également s'agir d'« informations
sensibles » que vous êtes susceptible de communiquer à CWT, comme des informations concernant votre
santé, vos préférences alimentaires, etc. CWT traite vos données de voyage selon les besoins en fonction de
vos destinations.
Stockage, traitement et accès aux données
Vous fournissez vos données à CWT essentiellement en complétant votre profil de voyageur dans Portrait
CWT , un outil exclusif de CWT, ou votre entreprise fournit vos données à CWT par des flux de données qui
peuvent nécessiter des informations supplémentaires de votre part. CWT peut également recevoir vos
données de profil voyageur par un fournisseur d'outil de réservation en ligne, auquel cas, CWT dupliquera
votre profil dans Portrait CWT afin de fournir les services de voyage demandés. Dans l'éventualité où vous
fourniriez des « informations sensibles », votre consentement explicite peut vous être demandé pour que CWT
puisse traiter ces informations. Si CWT a besoin de votre consentement, il vous sera probablement demandé
de vous connecter à Portrait CWT ou de le fournir par un autre moyen.
Vous pouvez autoriser une autre personne à accéder à votre profil, auquel cas cette personne pourra accéder
aux informations de votre profil et les modifier, y compris les informations sensibles. Vos données (notamment
vos préférences alimentaires et les informations relatives à votre santé) sont traitées tout au long du
processus de réservation et apparaissent dans plusieurs documents : un dossier de réservation (appelé
Passenger Name Record ou PNR) est créé dès qu'une réservation est effectuée, un itinéraire est élaboré et
d'autres documents peuvent être délivrés. CWT stocke vos données dans Portrait CWT, dans le PNR ainsi que
dans d'autres outils de CWT choisis par votre entreprise. De plus, les données sont saisies dans des systèmes
de comptabilité et de gestion afin de vérifier leur cohérence, pour l’émission de rapports, de déclarations et
l'envoi de messages.
Transfert des données
Lorsque la société CWT effectue votre réservation et/ou fournit des services de voyage à votre entreprise, elle
est susceptible de transférer des données :
au sein de CWT, de ses filiales, de ses coentreprises et de ses partenaires internationaux susceptibles de se
trouver en dehors de votre pays (notamment en dehors de l'UE) afin de l'aider à fournir ses services de gestion
de voyages, comme les réservations en ligne urgentes, l'émission de billets d'avion
et les demandes d'assistance technique, et à des fins de contrôle lorsque ces derniers sont requis par la loi;
à divers fournisseurs de voyage, notamment des compagnies aériennes, des hôtels, des sociétés
de location de véhicules, des éditeurs d’outils de réservation en ligne, des sociétés chargées de la
sécurité et de la sûreté, ainsi que des systèmes de réservation informatisés ;
à des organismes gouvernementaux ou à des autorités de police en relation avec des vols ou d'autres
services de voyage lorsque cela est requis ;
à votre entreprise sur demande de celle-ci, dans le cadre de l’émission et la gestion de rapports informatifs;
à des tiers susceptibles de se situer en dehors de votre pays (y compris en dehors de l'UE), afin d'établir et
d'envoyer des itinéraires de voyage par le biais du système d'enregistrement de CWT ou de tiers, afin de de
vérifier la cohérence et de consolider les dépenses liées aux déplacements, de collecter les paiements, de
fournir des services d'urgence, et d'auditer les services de CWT (sur demande de votre entreprise) ;
vers et depuis les bases de données de CWT situées dans plusieurs pays, vers et depuis les bases de données
de prestataires de services tiers qui fournissent des services à CWT (par exemple, des plateformes
administratives, informatiques et technologiques pour les outils de CWT, des services de télécommunications,
de paiement) en lien avec les services de gestion de voyage.
Dans le cadre de vos déplacements professionnels, vos données seront divulguées à des prestataires de
voyage tiers, comme des hôtels, des compagnies aériennes et des sociétés ferroviaires. CWT décline toute
responsabilité vis-à-vis des actes ou des pratiques des prestataires de services de voyage tiers auxquels les
données sont divulguées afin de leur permettre de vous fournir les services que vous avez demandés. Dans
certains cas, il vous sera impossible de demander une réparation en vertu des lois relatives à la confidentialité
des données de votre pays si le prestataire de services de voyage réside en dehors de votre pays.
CWT considère que les voyageurs et leurs entreprises fournissent des informations exactes et actualiseront
leurs profils de voyageurs si nécessaire. Vous pouvez consulter et actualiser votre profil de voyageur dans
Portrait CWT à tout moment. Nous attirons votre attention sur le fait que si vous refusez que CWT stocke et
traite vos données, CWT pourra ne pas être en mesure de vous fournir les services de voyage ni à votre
entreprise en tant que prestataire de services de gestion de déplacements de votre entreprise. Si vous avez
recours aux services de CWT pour effectuer une réservation au nom d'un voyageur invité, comme un(e)
époux(se), CWT considèrera que vous avez obtenu le consentement de ce voyageur invité.
De temps à autre, CWT pourra contacter des entreprises et des voyageurs directement par courrier
électronique afin de fournir des informations relatives à ses services et/ou pour donner des informations et
actualités concernant différentes offres de produits. Vous aurez la possibilité de vous désabonner de ces
communications promotionnelles à tout moment (comme indiqué dans lesdites communications).
Pour de plus amples informations concernant la confidentialité des données, veuillez lire la Politique de
confidentialité et de protection des données de CWT disponible sur le site Internet de CWT :
www.carlsonwagonlit.com/en/dataprotection.
CWT Global B.V. est l'entité chargée de la protection des données. En cas de question concernant le
traitement, le stockage, le transfert ou l'utilisation de vos données personnelles ou concernant les modalités
de contestation de leur traitement (notamment votre droit d'accès, de rectification, de suppression ou
d'opposition), vous pouvez contacter CWT Global B.V. à l'adresse [email protected]. CWT Global
B.V examinera toutes les questions et y répondra aussi rapidement que possible.
CWT Global B.V.
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