n/réf : 568/celtel/dg/ae/08

AIRTEL CONGO RDC SA
278, avenue de l’Equateur
Kinshasa. Gombe.
Tel: +243(0)996014900
FAX:+243(0)996014101
[email protected]
Instructions aux
soumissionnaires
Le présent document fourni aux soumissionnaires les informations nécessaires à l’élaboration de leurs
offres en conformité avec les dispositions et conditions de l’« Acheteur ». Il fournit également des
instructions sur la préparation et le contenu des offres, la remise et l’ouverture des plis, l’évaluation
des offres et l’attribution du marché.
En présentant son offre, le soumissionnaire accepte la totalité, sans restriction, les dispositions et
conditions régissant ce marché, comme étant la seule base de cette procédure d'appel d'offres,
quelles que soient ses propres conditions de vente auxquelles il déclare renoncer.
1.
Déclaration de confidentialité
Le cahier de charge, toute information et correspondance quelle qu’en soient la nature associés à cet
appel d’offres auquel le soumissionnaire pourrait avoir accès doivent strictement rester confidentiel et
au seul usage du présent appel d’offres.
Le soumissionnaire s’engage à sensibiliser son personnel au fait qu’il ne devrait divulguer aucune
information relative au présent appel d’offres à toute autre tierce partie.
2. Dossier d’appel d’offres
Le dossier d’appel d’offres décrit la nature et les services faisant l’objet du marché, fixe les conditions
de passation de marché. Le présent appel d’offres est lancé pour une solution « Clé en main ». Les
soumissionnaires devront examiner et s’accorder scrupuleusement aux instructions, conditions et
spécifications contenus dans le présent dossier qui est constitué des documents ci-dessous :
La lettre d’invitation à l’appel d’offres ;
Les instructions aux fournisseurs ;
La fiche d’identification du soumissionnaire ;
Le bordereau descriptif quantitatif, et ;
Le modèle d’offre financière, bordereau des prix ;
Le formulaire de Non-soumission.
3. Préparation des offres
Langue de rédaction
Les propositions, les correspondances ainsi que tous les documents associés au présent appel d’offres
échangés entre le soumissionnaire et l’« Acheteur » doivent être rédigés en « Français ».
Lorsque les documents d’accompagnement fournis par le soumissionnaire ne sont pas rédigés en
français, il lui est vivement recommandé de fournir une traduction en français afin de faciliter
l'évaluation de ces documents.
Accusé de réception
Le soumissionnaire devra accuser réception du présent dossier d’appel d’offres endéans 48h dès sa
réception tout en indiquant son intention d’y participer ou pas (sur le formulaire de non-soumission).
L’accusé de réception devra être envoyé par courriel tel que indiqué sur la lettre d’invitation à l’appel
d’offres.
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Variantes de l’offre
Le soumissionnaire a l’obligation de se référer scrupuleusement aux spécifications de l’« Acheteur »
afin de mieux préparer sa proposition pour l’ensemble des travaux, fournitures et services sollicité
dans ce dossier d’appel d’offres.
Cependant, à titre indicatif, il a la latitude de joindre à son offre une proposition estimée équivalente
ou supérieure à celle fournie par l’« Acheteur ».
4. Contenu et présentation des offres
Le dossier du soumissionnaire devra se conformer aux conditions et exigences du dossier d’appel
d’offres et comporter tous les documents nécessaires à son éligibilité.
A. Documents administratifs
Le profil, secteur d’activité et taille de la société ;
Le nombre de personnel (permanent et temporaire), patrimoine, matériels et outils propre à
l’entreprise ;
Le formulaire de renseignement du soumissionnaire dûment rempli ;
Le soumissionnaire fera accompagner les éléments énumérés ci-haut des copies des documents
légaux ci-dessous :
Pour la personne morale
Le statut notarié
Le RCCM (Registre de Commerce et de Crédit Mobilier) & Id. Nat (Identification Nationale)
L’avis d’assujettissement à la TVA (Taxe à Valeur Ajoutée), le cas échéant
L’attestation de gestion fiscale
L’acte de dépôt au greffe
L’acte de désignation du gérant
La Carte d’identité du gérant
Le numéro impôt
Le numéro de compte bancaire associé à la personne morale
Pour la personne physique ou Etablissement
La carte d’identité
Le numéro d’impôt
L’avis d’assujettissement à la TVA (Taxe à Valeur Ajoutée), le cas échéant
Le RCCM (Registre de Commerce et de Crédit Mobilier) & Id. Nat (Identification Nationale)
Le numéro de compte bancaire associé à la personne physique (ou l’Etablissement)
Pour l’ABSL
L’arrêt ministériel accordant la personnalité juridique à l’association
Le statut de l’association
L’acte de nomination du gérant
Le numéro de compte bancaire associé à l’association
B. Offre technique
La lettre de compétence dûment datée, achetée et signée par laquelle il affirme disposer de la
capacité technique et professionnelle compétente pour exécuter ce projet sans interruption
aucune ;
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La structure et qualifications du personnel affecté à ce projet ;
La capacité économique et financière de la société (chiffre d’affaire annuel) ;
L’approche méthodologique pour répondre à la demande de cet appel d’offres ;
Les références des projets similaires déjà réalisés : société, période, durée, photos, PV et
personne à contacter ;
Le bordereau descriptif quantitatif détaillé des biens et services offerts conformément aux
spécifications techniques, incluant, le cas échéant, la documentation requise : bordereau
descriptif, cahier technique, note de calcul, planning d’exécution, service après-vente, pièces
de rechange et accessoires, catalogue, plan de formation, etc.
Le soumissionnaire a la latitude d’annexer à son dossier toute autre information supplémentaire jugée
nécessaire et sera considéré comme un atout.
Période de validité des offres
Toute soumission envoyée à l’« Acheteur » en réponse au présent d’appel d’offres reste valable pour
une durée minimum de 90 (nonante) jours à compter de la date limite de dépôt des offres.
Durant cette période, les offres pourraient être acceptées à n’importe quel moment.
C. Offre financière
Le soumissionnaire devra présenter une proposition financière basée sur le modèle fourni dans le
tableau des prix, complétée par des feuilles additionnelles si nécessaire, tout en détaillant les « prix
unitaires » et « prix totaux », « hors taxe » et « toute taxe comprise ».
Il devra aussi préciser et s’accorder aux conditions suivantes :
Les modalités de paiement : 60 jours après livraison ;
Le Lieu et délai de livraison : Voir bordereau descriptif quantitatif ;
L’incoterms : DDP.
La garantie : Minimum 24 mois.
Taxes
Dans le cadre de la prise en charge de la Taxe à Valeur Ajoutée (TVA), l’« Acheteur » veillera à
l’application des dispositions de l’ordonnance-loi n° 10/001 du 20 août 2010.
5. Informations complémentaires
Les soumissionnaires peuvent solliciter de la part de l’« acheteur » des informations complémentaires
au dossier d’appel d’offres en envoyer leurs questions par écrit ou par courriel 72h avant la date limite
de dépôt des plis, en précisant la référence de l’appel d’offres.
L’« acheteur » n'a aucune obligation de fournir des éclaircissements après la date limite de dépôt des
offres.
6. Remise des offres
Le soumissionnaire devra faire parvenir à l’« Acheteur » son dossier de soumission au jour, à la date, à
l’heure et au lieu tel que indiqué dans la lettre d’invitation.
Frais de soumission des offres
Les frais associés à la préparation et à la soumission des offres sont à la charge du soumissionnaire.
L’« Acheteur » n’encourt aucune responsabilité, ni aucun frais, s’agissant des dépenses ou des pertes
éventuellement supportées par le soumissionnaire lors de la préparation, la rédaction et le dépôt des
offres ou pour tout autre aspect relatif à sa soumission.
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Propriété des offres
L’« acheteur » dispose de la propriété de toutes les offres reçues dans le cadre du présent appel
d'offres. Les soumissionnaires ne peuvent exiger le retrait de leurs offres.
7. Modification et retrait des offres
Les soumissionnaires peuvent modifier ou retirer leurs offres par notification écrite avant la date limite
de dépôt des plis et aucune proposition ne saurait être modifiée ou retirer passé la date limite de
dépôt des offres.
8. Ouverture des offres
L’ouverture des plis se fera à la grande discrétion de l’« Acheteur ». Il préparera un procès-verbal de la
séance d’ouverture des plis et n’a aucune obligation de divulguer ce procès-verbal.
9. Evaluation des offres
L’évaluation des offres se fera en 3 étapes : partie administrative, patrie technique et partie financière.
Une offre est conforme lorsqu'elle respecte tous les termes et conditions contenus dans le dossier
d'appel d'offres, sans déviation ni restriction majeure.
L’« Acheteur » s’appuiera sur la conformité des offres, la forme et le fond du contenu, le respect des
spécifications techniques et des références des projets similaires déjà réalisés, les modalités de
paiement, le délai de livraison et la garantie pour sélectionner le fournisseur se basant sur l’offre jugée
économiquement la plus avantageuse.
L’« Acheteur » se réserve le droit, à sa propre discrétion et sur base de son évaluation des soumissions,
d‘accepter ou de rejeter, sans aucune compensation, toute ou une partie de la soumission.
L’« Acheteur » n’a aucune obligation de divulguer les résultats de l’évaluation ou de justifier le rejet
d’une soumission.
10. Attribution du marché
L’« Acheteur » attribuera le marché au soumissionnaire, dont il aura déterminé que l’offre est
conforme pour l’essentiel aux dispositions et conditions du dossier d’appel d’offres.
En cas de sélection et avant que son offre ne soit validée, le soumissionnaire peut être invité à
soumettre à l’« Acheteur » des échantillons des différents biens ou articles dans un délai qui sera fixé
par les deux parties. Faute de procéder de la sorte, le soumissionnaire peut se voir disqualifié.
11. Modification et annulation de l'appel d'offres
L’« Acheteur » se réserve le droit, à sa propre discrétion et sans aucune compensation, de modifier ou
d’annuler l’appel d’offres avant l’heure ou à la date de clôture de l’appel d’offres. Pour toute
modification ou annulation, les soumissionnaires en seront informés.
Veuillez agréer, Messieurs, l'expression de nos sentiments distingués.
Airtel Congo RDC SA
Pathy MWAMBA
Network Buyer
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Glossaire
1.
Acheteur : Personne physique ou morale ayant en charge l’approvisionnement en biens et
services d’une société ou groupement des personnes.
2.
Allotissement : Division d’un marché de travaux, fournitures ou de services en plusieurs lots
pouvant donner lieu à un ou des marchés distincts.
3.
Appel d’offres : Procédure de passation des marchés dans laquelle l’Acheteur met en concurrence
les soumissionnaires.
4.
Attributaire : Soumissionnaire retenu à la suite d'une procédure d’appel d’offres et de passation
de marché.
5.
Avenant : Acte contractuel modifiant certaines clauses du contrat de base pour l’adapter à des
événements survenus après son approbation.
6.
Cahier des charges : Document définissant les exigences et les conditions, les méthodes à utiliser,
les moyens à mettre en œuvre, les préoccupations dont il faut tenir compte ainsi que les résultats
escomptés de caractère administratif, financier, juridique et technique relatives à l'exécution des
marchés.
7.
Commande : Ordre par lequel l’autorité contractante demande l’exécution des travaux, la
fourniture des biens et services ou la réalisation des prestations intellectuelles en vue d’assurer,
dans le cadre d’un marché public, la satisfaction d’un besoin d’intérêt général ;
8.
Conformité : Respect des termes et conditions contenus dans le dossier d’appel d’offres, sans
déviation ni restriction majeure.
9.
Contrat-cadre : Contrat conclu pour l'exécution d'un volume non spécifié de prestations
homogènes de services ou fournitures pendant une période limitée dans le temps.
10. Courriel : Courrier ou message électronique.
11. Dossier d'appel d'offres : Ensemble de documents contenant les renseignements nécessaires à
l'élaboration de la soumission, en vue de l'attribution et de l’exécution d’un marché.
12. Jour : Jour calendaire.
13. Marché : Convention verbale ou écrite entre l’Acheteur et le soumissionnaire pour des travaux, des
fournitures, des services ou des prestations intellectuelles.
14. Marché de gré à gré : Est une entente directe pour passer un marché sans appel d’offres.
15. Offre : Proposition comprenant un ensemble d’éléments techniques et financiers, inclus dans le
dossier de soumission, en vue de la conclusion d’un marché public.
16. Ouvrage : Résultat d’un ensemble de travaux de génie civil pouvant consister en des opérations
de construction, reconstruction, démolition, réparation ou rénovation.
17. Par écrit : Signifie que la correspondance a été communiqué sur un support physique contre
accusé de réception.
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18. Solution « clé(s) en main » : Qui inclus toutes les étapes, moyens et
procédures nécessaires à la mise en exploitation dès la livraison dans un
marché unique.
19. Soumission : Engagement écrit par lequel un soumissionnaire s’accorde aux respects
des dispositions et conditions du cahier de charges.
20. Soumissionnaire : Personne physique ou morale, ou groupement de ces personnes intéressé à la
participation à un appel d’offres selon les dispositions du dossier d’appel d’offres en vue de la
conclusion d’un marché.
21. Termes de référence : Ensemble d’indications, d’orientations et de directives succinctes
contenues dans le dossier d’appel d’offres en vue de la passation d’un marché.
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