EverSuite - Ever Team

EverSuite
Content for your Business
EverSuite Content Management
GED et référentiel documentaire d’entreprise
EverSuite Content Management est un système complet de gestion électronique de
documents. Intégrant nativement la notion de cycle de vie du document, il permet
de classer automatiquement, gérer, sécuriser et partager vos contenus au sein d’un
référentiel unique selon un plan de classement adapté à votre organisation. Une
solution paramétrable et rapide à mettre en oeuvre pour valoriser votre patrimoine
informationnel.
Enjeux
Atouts
Les organisations peinent à gérer efficacement la
croissance exponentielle du volume de documents
et à contrôler les frais généraux liés à l’ étude de
l’information. De récentes recherches montrent que
les collaborateurs passent 15 à 30% de leur journée à
chercher de l’information, et que dans 50% des cas,
l’information reste introuvable. La gestion efficace de
ces documents électroniques ou papiers, à l’échelle
d’un département ou de l’ensemble de l’entreprise,
est aujourd’hui une exigence fondamentale.
• Intégration des documents hétérogènes de
l’entreprise,
• Gestion native du cycle de vie des documents Records Management,
• Gain de productivité : information facilement
accessible grâce au plan de classement et à de
puissants outils de recherche,
• Réduction des erreurs en assurant l’intégrité et
la traçabilité des contenus et en éliminant les
doublons et la redondance des informations,
Avec la solution de GED EverSuite Content Management,
les organisations contrôlent le cycle de vie du contenu
et rationalisent la circulation et la mise à disposition
des documents tout en garantissant leur traçabilité.
Flexible, EverSuite Content Management s’adapte aux
besoins métier et à l’organisation de votre entreprise,
assurant un retour sur investissement rapide.
Domaines d’applications
• Forte capacité d’adaptation à l’évolution de votre
organisation,
• Une offre packagée et paramétrable, rapide à
mettre en œuvre pour un ROI inférieur à un an.
Spectre fonctionnel
• Dossiers
électroniques clients,
fournisseurs, RH
Acquisition
• Gestion
de la documentation
Gestion
technique, commerciale,
juridique...
• Digital
Asset Management (DAM)
pour vos contenus multimédias
• Référentiel
des procédures
d’entreprise, des brevets...
Traitement
XML
œJ…^…j]fla]d
\]\gff…]k
œHjg^adk\]
\g[me]flk
œ;dYkk]e]fl
YmlgeYlaim]
Stockage
Workflow
œ;gjZ]add]k
œEgl]mj\]j†_d]k
œHjg\m[lagf\]
\g[me]flk
œN]jkagffaf_
Archivage
K…[mjal…%LjY„YZadal…
KlYlaklaim]k]llYZd]Ymp\]Zgj\
Publication
Recherche
EverSuite
Content for your Business
Prise en charge de flux de documents hétérogènes
EverSuite Content Management permet de contrôler
les modes de dépôt tout en assurant la prise en
charge d’un large éventail de flux :
•flux entrants : numérisation (LAD/RAD), flux
dématérialisés, emails, Office, PDF…
•flux sortants : courriers de réponse (Office, PDF),
emails…
Le progiciel permet également de proposer plusieurs
mécanismes d’acquisition :
•depuis le navigateur (dépôt manuel, numérisation
unitaire ou de masse),
•depuis l’explorateur Windows,
•depuis un sas technique de dépôt.
EverSuite Content Management propose un moteur
de règles pour définir la circulation ad-hoc des
documents entre les collaborateurs : diffusion,
validation et suivi. Des notifications par e-mails et la
prise en charge des dates d’échéance permettent de
rationnaliser l’activité et d’améliorer les processus de
travail.
Classement et catégorisation
EverSuite Content Management assure le classement
automatique de tous les types d’objets manipulés
(documents, dossiers, fiches, informations,
formulaires…) au sein d’un ou plusieurs plans de
classement.
Entièrement personnalisables, ces arborescences
virtuelles présentent plusieurs avantages :
•pas de limitation de taille ou de profondeur,
•pas de réplication d’un document présent dans
plusieurs dossiers,
•hétérogénéité des formats contenus dans un dossier
unique,
•recherche simple et rapide : navigation arborescente,
formulaire de recherche sur les méta-données ou
en texte intégral, rebond d’un document à l’autre,
feuilletage d’un dossier…
La structuration des dossiers, similaire à celle de votre
organisation, est réalisée sur la base de règles de
classement automatique et de modèles de dossiers
(gestion des droits).
Gestion du cycle de vie des documents
A chaque document est associé un ensemble
de métadonnées librement paramétrables, ainsi
qu’un « profil de document » : durée de diffusion,
durée de conservation, habilitation, support de
stockage, finalité à l’issue de la durée de conservation
(destruction, transfert vers un autre profil…).
Chaque document est ainsi lié à un cycle de vie
constitué d’un enchaînement d’étapes, chacune
disposant respectivement de ses propres critères
de conservation.
En respect des bonnes pratiques en termes de Records
Management, EverSuite Content Management
propose une gestion du cycle de vie des documents
administrable en un point unique du système. Cet
aspect confère une maîtrise complète et rationalisée
des règles de conservation et de diffusion des
documents de l’entreprise.
Solution ouverte pour une intégration simplifiée dans votre SI
Outil complémentaire des applications utilisées
quotidiennement par les utilisateurs (outils
bureautiques, ERP, annuaire LDAP, serveur eMail…),
EverSuite Content Management s’intègre parfaitement
aux composants déjà présents dans le Système
d’Information de l’entreprise. Disponible sur la
plateforme ECM EverSuite J2EE et sur Microsoft
SharePoint, EverSuite Content Management propose
différents niveaux d’intégration (API, SOAP, XML/http,
Java…), ainsi que de nombreux connecteurs (LDAP,
WebDAV, Lotus, IMAP...).
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Circulation des documents