INFORMATIONS PRATIQUES

Conférence sur l’égalité entre hommes et femmes - Élimination des stéréotypes liés au genre: mission
(im)possible?
Réunion informelle des Ministres de l’égalité entre hommes et femmes
INFORMATIONS PRATIQUES
La conférence sur l'égalité entre hommes et femmes intitulée Élimination des stéréotypes liés au genre:
mission (im)possible? se tiendra le 30 janvier 2008 au Centre de congrès de Brdo. À cette occasion, 180
participants, parmi lesquels des fonctionnaires publics, des représentants politiques, des partenaires sociaux,
des ONG, des chercheurs et les autres qui s’occupent avec ce thème, sont attendus. Cette conférence se
déroule dans le cadre de la Présidence slovène de l'UE et elle est co-financée par la Commission
européenne. Comme la présidence slovène désire que cette conférence soit l’occasion d'échanger des
expériences variées, nous vous saurions gré de bien vouloir inclure un représentant de la société civile dans
votre délégation.
La Conférence sera suivie par une réunion informelle des ministres de l'égalité entre hommes et femmes, qui
débutera le 30 janvier par un Dîner Gala au Grand Hôtel Toplice de Bled et continuera le lendemain par une
réunion dans le Centre de congrès de Brdo.
ENREGISTREMENT
Tous les participants – membres de la délégation officielle et autres – sont priés de bien vouloir renvoyer les
formulaires d'inscription avant le 15 janvier 2008 au plus tard. Les formulaires d'inscription et toutes les
modifications concernant la composition de la délégation doivent être adressés par courriel ou par télécopie à
l'adresse suivante:
Generalni sekretariat Vlade Republike Slovenije, Sekretariat za predsedovanje EU
Gregorčičeva 20, SI - 1000 Ljubljana, Slovenia
Bureau d'accréditation: Mateja Bergant
Courriel : [email protected]
Télécopie:
+ 386 1 478 1759
Téléphone : + 386 1 478 1104
Nous vous demandons également de bien vouloir tenir compte du fait que pour cette réunion, la forme
prescrite pour les délégations nationales est 1 + 2 (chef de la délégation et deux délégués). Les demandes
d'accréditation des autres participants doivent être adressées au Secrétariat de la Présidence pour
approbation. En ce qui concerne les participants non-accrédités, le Secrétariat n’est pas tenu de leur assurer
les services proposés aux participants officiels tels que les moyens de transport, l’accès au lieu de
l’événement, l’hébergement et les repas.
Les badges d'accréditation pour chaque journée diffèreront entre eux (par la couleur, le nom et la date) –
chaque session demandera le port d'un badge différent. Par conséquent, il est essentiel que vous nous
informiez de votre participation pour chacune des journées de la conférence. Les badges et les pins
d'accréditation (réservés aux chefs des délégations et aux partenaires) seront distribués par les agents de
liaison lors de l'arrivée des délégations. Pour des raisons de sécurité, les membres des délégations sont
tenus de porter leurs badges/pins d'accréditation de manière visible pendant toute la durée des réunions et
également pendant le programme d'accompagnement. Les accréditations ne sont valables que si elles sont
présentées avec une pièce d'identité. Tout inconvénient concernant les badges/pins d'accréditation (par ex. la
perte) doit être immédiatement signalé à l'agent de liaison chargé de la délégation concernée. Tout
changement de dernière minute nécessitera une procédure d'accréditation spéciale devant être accomplie par
le Centre d'accréditation de Brdo.
VOYAGE
La Présidence ne couvrira les frais de voyage que pour trois participants par délégation nationale. La
Présidence ne saurait couvrir les frais de voyage pour les personnes qui ne prendront part qu'à la réunion
ministérielle informelle.
Les billets d'avion ou les autres billets de transport doivent être réservés par les participants eux-mêmes.
Les frais de voyage seront remboursés après l’événement sur la base des frais encourus réellement pour le
trajet le plus court et le plus économique. Les voyages doivent être organisés de la manière la plus directe et
économique possible:
- Transport aérien : une tarification spéciale (telle que Apex) et les tarifs de la classe économique (ECO)
pourraient être utilisés comme base. Les frais des billets d’avion ne pourront être remboursés que pour
les distances dépassant 400 km (800 km aller-retour).
- Si vous êtes dans l’impossibilité d'obtenir un billet d'avion en classe ECO, vous êtes priés de joindre à
votre demande de remboursement une déclaration et une attestation par la société aérienne/agence de
voyage justifiant la non-disponibilité de places libres en classe ECO.
- Transport ferroviaire : billet de train en 1ère classe.
- Voiture personnelle : remboursement des frais sur la base du prix d'un billet de train aller-retour en 1ère
classe.
Veuillez tenir compte du fait que les frais de voyage ne doivent pas dépasser 800 EUR (+VAT). Lorsque ces
frais s'avèrent indispensables, veuillez contacter l’organisateur de l’événement pour obtenir son approbation
écrite.
Les autres frais de voyage qui ne sont pas offerts par l'organisateur (comme le transport au taxi à/de
l'aéroport) ne sauraient être remboursés.
L'organisateur ne pourra vous rembourser vos frais de voyage que sur présentation des factures et des billets
de transport originaux. Pour plus de détails, veuillez lire le formulaire de demande de remboursement des
frais de voyage qui vous sera expédié ultérieurement.
L'organisateur ne s'engage qu'à rembourser les frais mentionnés ci-dessus.
Nous vous prions de bien vouloir envoyer à l’organisateur le formulaire de demande de remboursement des
frais de voyage dûment rempli accompagné de toutes les pièces justificatives d’ici au 15 février 2008 au plus
tard. Les demandes arrivées après cette date ne seront pas prises en considération. Pour tout problème
éventuel, veuillez contacter l’organisateur.
ARRIVÉES/DÉPARTS
L'accueil V.I.P. des ministres et de leurs délégations sera organisé au terminal des arrivées de l'Aéroport Jože
Pučnik de Ljubljana. Les agents de liaison attendront les ministres et leurs délégations près de l'avion et les
accompagneront vers le salon V.I.P. Si besoin, le contrôle des documents de voyage se fera pendant l'arrêt
de la délégation dans le salon V.I.P.
Le Secrétariat de la Présidence veillera à ce que les bagages des membres de la délégation soient transférés
devant la porte du salon V.I.P. C'est là que les membres de la délégation pourront reprendre leurs bagages et
les porter dans les voitures qui les attendront devant le salon.
Afin que le Secrétariat de la Présidence puisse assurer le transfert des bagages, les membres des
délégations recevront des petits cartons destinés à signaler leurs bagages. Il est fortement recommandé aux
membres des délégations d’en faire usage pour réduire le risque de perte possible pendant le transport.
Les délégués qui arrivent en Slovénie sans chef de délégation devront effectuer les formalités de contrôle
frontalier en vigueur. Ils/elles recevront leurs badges d’accréditation et des renseignements relatifs au
transport vers l’hôtel et/ou le lieu de la réunion auprès du pupitre d’information de la Présidence, situé dans le
terminal des arrivées de l’Aéroport Jože Pučnik de Ljubljana.
Veuillez tenir compte des éventuelles conditions requises en matière de visas d'entrée pour la République de
Slovénie.
Dans les cas où la/le ministre et sa délégation entrent en Slovénie par la route, ils seront accueillis au
passage de la frontière par un agent de liaison; une colonne de voitures mandée par le Secrétariat de la
Présidence sera mise à leur disposition. Toutefois, si les délégués se présentent au passage de la frontière
sans chef de délégation, le Secrétariat ne fournira pas de transport et d'escorte vers l'hôtel et/ou le lieu de la
réunion.
Les mêmes procédures s'appliqueront pour les départs des délégations de la République de Slovénie : la
colonne de voitures avec la/le ministre et la délégation arrive à l'Aéroport Jože Pučnik de Ljubljana; la
délégation se rend au salon V.I.P. et attend que l'agent de liaison règle les formalités relatives aux billets
d'avion, s'occupe des bagages et de leur embarquement dans l'avion. Si la/le ministre et sa délégation
quittent la Slovénie par la route, l'agent de liaison et la colonne de voitures du Secrétariat de la Présidence les
accompagnent jusqu'au poste de passage de la frontière.
En ce qui concerne les départs des délégués sans chef de délégation, le Secrétariat de la Présidence se
charge de leur transport vers l'Aéroport Jože Pučnik de Ljubljana.
TRANSPORT
Durant le programme de l’événement, le Secrétariat de la Présidence se chargera du transport sur le territoire
de la République de Slovénie. Le transport en colonne de voitures sera utilisé pour les déplacements de
l’aéroport à l’hôtel et de l’hôtel / du lieu de la réunion à l’aéroport. Les autocars assureront les trajets entre les
hôtels et le Centre de congrès de Brdo, ainsi que vers les autres destinations prévues par le programme. En
outre, le transport à partir de l’hôtel vers le Centre de congrès se fera séparément pour les délégués et pour
les chefs de délégation, et sera indiqué de manière appropriée (horaire des départs, indications "chefs" ou
"membres" de délégation).
Les colonnes de voitures seront composées d'une limousine à l'intention de chaque chef de délégation et de
minibus pour six personnes. Si plusieurs ministres/membres de délégation provenant d'un même délégation
se rendent à une réunion, une limousine par chef de délégation et des minibus supplémentaires seront mis à
leur disposition.
Les colonnes de voitures seront dotées d’insignes de reconnaissance sous forme de petits drapeaux
nationaux avec le nom du pays, et le titre de l’événement. Les autocars seront marqués du nom de
l’événement et indiqueront soit le lieu de destination soit le groupe de participants (chefs des délégations ou
partenaires) qu'ils transportent.
Les voitures seront également rangées en colonne lors de l'arrivée de la /du ministre et de sa délégation du
passage de la frontière vers l'hôtel/lieu de la réunion, de même que pour le trajet jusqu’à la frontière lors du
départ de la/du ministre et de sa délégation.
Les voitures consulaires ne font pas partie des colonnes de voitures.
Toute voiture entrant dans la territoire de Brdo devra faire l'objet d’une procédure d'accréditation.
HEBERGEMENT
Le Secrétariat de la Présidence a réservé un certain nombre de chambres dans les hôtels de Bled pour la
période comprise entre le 29 et le 31 janvier 2008 en fonction du taux moyen de participation à des
événements similaires lors de présidences précédentes, ou en fonction du nombre de membres prévus par
délégation officielle. Les séjours commencés avant le 29 janvier et se prolongeant au-delà du 31 janvier 2008
ne seront pas couverts par l'organisateur, sauf pour les délégations qui participeront également à la réunion
informelle des ministres de l'emploi et des affaires sociales (du 31 janvier au 1 février). L'hébergement sera
assuré uniquement aux participants accrédités. Vous trouverez des renseignements supplémentaires sur les
hôtels à l'adresse suivante:
Hôtel Golf
Cankarjeva 4
SI-4260 Bled
Tél.: (+386) 4 579 1700
http://www.hotel-golf-bled.com
Hôtel Park
Cesta svobode 15
SI-4260 Bled
Tél. : (+386) 4 579 3000
http://www.hotel-golf-bled.com
Pour la conférence et la réunion informelle sur l’égalité entre hommes et femmes , la présidence couvrira les
frais de séjours pour deux nuitées pour la/le chef de la délégation (et la personne l’accompagnant) et pour
deux membres de la délégation nationale.
Les autres délégués (apart de la 1+2 forme) couvrent eux-mêmes tous les frais de leur séjour.
La Présidence ne couvrira pas les autres frais, par example les frais de téléphone, les programmes télévisés
payants, le minibar, le room service, le pressing, les apéritifs pris au bar etc.
Pour des raisons de sécurité, le Secrétariat de la présidence tâchera d'héberger tous les chefs de délégations
dans le même hôtel, en l'occurrence l'Hôtel Golf. Lorsque la délégation entière ne pourra pas être logée dans
le même hôtel, le Secrétariat de la présidence assurera son hébergement dans l'Hôtel Park (à deux minutes à
pied de l'Hôtel Golf). L'hébergement sera organisé par le Secrétariat en fonction des informations fournies par
les délégations lors de l'accréditation.
LIEU DE L’ÉVÉNEMENT
La conférence sur les stéréotypes sexuels et la réunion informelle des ministres qui auront lieu du 29 au 31
janvier 2008 se feront dans le Centre de congrès de Brdo, centre des événements de la présidence slovène
de l'Union européenne. Pendant l'événement, la zone du Centre de congrès de Brdo fera l'objet d'un régime
de sécurité particulier, par conséquent l'accès à cette zone ainsi qu'au Centre de congrès de Brdo ne sera
permis qu'aux personnes munies de badges d'accréditation.
JGZ Brdo Protokolarne storitve Republike Slovenije
Kongresni center Brdo (Services protocolaires de la Republique de Slovénie, Centre de congrès de Brdo)
Predosljé 39
SI-4000 Kranj
Tél.: (+386) 4 260 19 00
(+386) 4 260 19 10
Fax: (+386) 4 202 15 51
E-mail: [email protected]
Site web:www.brdo.si
Les réunions auront lieu au rez-de-chaussée du centre de congrès de Brdo, dans la salle plénière Grandis.
Les conférences de presse auront lieu dans la salle Splendens, toujours dans le rez-de-chaussée.
Dans le sous-sol du centre de congrès, une infirmerie ainsi qu’un grand garde-robe sont à votre disposition.
Chaque délégation aura à disposition - au 1er étage du centre de congrès - un espace de travail avec deux
tables, dont une équipée de PC avec accès à Internet, et l'autre avec connecteur RJ 45 pour accès à internet
pour ordinateur portable, et un téléphone. Les télécopieurs, les imprimantes et les photocopieuses sont en
commun. Au même étage, vous trouverez un espace Internet équipée de 14 PC avec accès à Internet. Le
centre de congrès est aussi doté d’un accès sans fil à Internet. Un espace européen, clairement signalé, sera
à disposition de la délégation de la Commission européenne et du secrétariat général du Conseil de l'UE.
Les 6 salles destinées aux entretiens bilatéraux se trouvent également au 1er étage du centre de congrès.
Pour réserver ces salles de réunion, veuillez contacter votre agent de liaison ou le coordinateur chargé des
entretiens bilatéraux.
Les 4 salles destinées aux rencontres avec les médias - press briefings - sont à disposition des délégations
au sous-sol du centre de congrès (salle Heros). Pour les réserver, veuillez vous adresser au point information
dans le centre de presse. Lors de la réservation, veuillez indiquer aussi si vous désirez que l'information soit
diffusée par CCTV.
Pendant les pauses-café, des rafraîchissements seront offerts dans le hall d'entrée du centre de congrès de
Brdo. Les déjeuners seront servis dans le restaurant de l'Hôtel Kokra.
SERVICE D'INTERPRETATION
L'interprétation sera assurée dans les langues suivantes: conférence: EN, FR, SL; réunion ministérielle: EN,
FR, DE, IT, ES, SL.
DÎNER, le 29 janvier 2008
A l'Hôtel Park, entre 19h00 et 21h00, les membres des délégations qui arriveront le 29 janvier 2008, se
verront offrir un buffet froid et chaud. Nous vous prions de bien vouloir noter que l'accès ne sera permis
qu'aux personnes munies d'un badge.
DÎNER GALA, le 30 janvier 2008
La ministre du travail, de la famille et des affaires sociales de la République de Slovénie offrira un dîner gala
pour les chefs de délégation, leur partenaire, et les membres des délégations au Grand Hôtel Toplice. Le
dîner aura lieu à 19h30. Nous vous prions de bien vouloir noter que l'accès ne sera permis qu'aux personnes
munies d'un badge.
Le Grand Hôtel Toplice se trouve à 250 m des hôtels Park et Golf.
AGENTS DE LIAISON
Un agent de liaison sera mis à disposition de chaque délégation. Il ou elle sera responsable de toutes les
formalités lors de l'arrivée et du départ. Il ou elle s'occupera également de fournir des informations pendant
l'événement. L'agent de liaison accueillera la/le ministre ou la/le chef de délégation à son arrivée en Slovénie.
L'agent de liaison distribuera les accréditations et les documents nécessaires aux membres de la délégation.
Nous vous invitons à choisir parmi les membres de votre délégation une personne chargée des contacts avec
l'agent de liaison.
POINTS INFORMATIONS DE LA PRESIDENCE
Les points informations de la Présidence seront situés au terminal d'arrivée de l'aéroport, au Centre de
congrès de Brdo ainsi que dans les hôtels. Le personnel des points informations sera à votre disposition pour
toute information sur les événements. Il assistera les membres des délégations en ce qui concerne
l'hébergement et le transport, en particulier ceux qui arriveront séparément par leurs propres moyens
LOGISTIQUE POUR LES MEDIAS
Le centre de presse de la présidence slovène de l'UE est installé à 200 m du Centre de congrès de Brdo. Le
bâtiment où est installé le centre de la radio et de la télévision se trouve à 100 m du Centre de congrès.
Dans le centre presse, un point informations sera à la disposition des représentants des médias. Nous vous
prions de bien vouloir l’informer – par l’intermédiaire des agents de liaison - de tous les briefings décidés.
INFORMATIONS UTILES
Climat
La Slovénie bénéficie, en grande partie, d'un climat continental avec des hivers froids et des étés chauds. Les
températures moyennes sont comprises entre – 2°C en janvier et 21°C en juillet.
Fuseau horaire
UTC + 1 (heure d'été: UTC + 2). GMT + 1).
Monnaie
L'Euro (1 EUR = 100 cents). Les cartes de crédit les plus répandues sont acceptées par tous les
commerçants. Par ailleurs, vous pouvez retirer de l'argent liquide dans les distributeurs automatiques de tout
le pays.
Cartes de crédit
Les cartes de crédit acceptées en Slovénie sont les suivantes: Master Card, Visa, American Express et
Diners Club.
Electricité
220 – 240 V.
Informations touristiques
Slovenska turistična organizacija (Organisme national du tourisme)
Dunajska 156
1000 Ljubljana
Tél.: (+386) 1 589 18 40
Fax: (+386) 1.589 18 41
E-mail: [email protected]
Site web: www.slovenia.info
CONTACTS
Pour toute information, veuillez vous adresser à:
•
Coordonnatrice de l'événement: Tatjana Molk, service du Protocole de la République de Slovénie,
tél.: (+386) 1 478 1447, e -mail: [email protected]
•
Représentante de l'organisateur: Maruša Gortnar, Bureau du gouvernement pour l'égalité des
chances, tél.: (+386) 1 478 1480, e -mail: [email protected]
•
Secrétariat de la Présidence de l'UE : e-mail: [email protected]
•
Bureau pour la sécurité et la protection, Administration générale de la police: tél.: (+386) 1 308
6100, e -mail: [email protected]
•
Logistique pour les médias: Mateja Malnar Štembal, Bureau du gouvernemt pour la
communication, tél.: (+386) 1 478 2597, e -mail: [email protected]