FLINT GROUP

FLINT GROUP
QUESTIONNAIRE D'INTEGRITE ET DE CONFORMITE
Ce questionnaire est conçu de manière à permettre à Flint Group, ses associés et filiales
(désignés ensemble par « Flint »), d’évaluer les relations contractuelles existantes et à venir avec
des tiers, fournisseurs de marchandises ou prestataires de services à Flint, ou en son nom.
Veuillez répondre à chaque question, complètement et au mieux de votre connaissance. Si vous
avez besoin de plus d’espace pour répondre à l’une des questions, veuillez joindre une feuille
séparée en indiquant le numéro de la question correspondante.
1.
Nom complet de la société ou de la personne fournissant des marchandises ou prestataire
de services à Flint, ou en son nom :
____________________________________________________________________
(La société ou la personne ci-dessus seront désignées dans le questionnaire par « votre
société »)
2.
Votre société utilise-t-elle un nom commercial ou un prête-nom différent de celui que
vous avez fourni à la Question 1 ?
____ Oui
____ Non
Si oui, veuillez l’indiquer explicitement :
_____________________________________________________________________
3.
Des sociétés affiliées à la vôtre prévoient-elles de fournir des marchandises ou des
services à Flint, ou en son nom, à un moment donné dans le futur ?
____ Oui
____ Non
____ C'est possible
Si la réponse est « Oui » ou « C'est possible », veuillez indiquer le ou les noms des
sociétés affiliées et remplir un questionnaire séparé pour chacune d’entre elles : *
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
*Les réponses à un questionnaire séparé pour chaque société affiliée permettront à Flint
de compléter son évaluation en prévision de toute activité future de cette société pour
Flint.
1
4.
Adresse principale de votre société : ____________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Téléphone : ___________________ Fax : ___________________
Téléphone mobile : ________________
Adresse de messagerie : _______________
Autres lieux d'activité :
______________________________________________________________________________
_________
5.
Votre société est-elle organisée, enregistrée ou constituée en personne morale ? Si c'est le
cas, en précisez la forme exacte :
___ Propriétaire unique
___ Société par actions
___ Partenariat
___ Société à responsabilité limitée / Partenariat à responsabilité limitée
Autre __________________
6.
Veuillez fournir les informations suivantes au sujet de votre société :
Localisation de la juridiction dont relève votre organisation (par exemple, Allemagne,
Delaware USA, etc.) :
_________________________
Date de l'organisation :
7.
Veuillez fournir le nom et le poste de l'employé ou du représentant de votre société qui
est/sera le contact principal de Flint pour les activités proposées (par exemple, Directeur
général, Directeur commercial, etc.) :
8.
Votre société dispose-t-elle d'un numéro fiscal, d'une licence ou d'un certificat
commercial, ou d'un enregistrement commercial ou d’un équivalent ?
____ Oui
____ Non
2
9.
Veuillez donner les noms des propriétaires / directeurs / actionnaires de votre société. (La
somme des pourcentages des parts doit être 100 %. Si la société est cotée en bourse,
donnez le nom de tous les actionnaires détenant au moins 10 % des actions. Si votre
société est un partenariat, veuillez nommer tous les partenaires et indiquer qui est
l'associé directeur.)
Propriétaire(s)/Partenaires Nationalité
% de
parts
____________________
____________________
____________________
____________________
____________________
10.
D'autres personnes ont-elles un intérêt dans les capitaux propres de votre société, ses
revenus ou bénéfices, soit directement soit indirectement, ou d'autres personnes peuventelles exercer un contrôle sur votre société par l’intermédiaire d’un accord ou d’une
relation ?
____ Oui
____ Non
Si la réponse est oui, veuillez donner le nom de ces personnes et expliquer la nature de
l'intérêt, en indiquant comment il est calculé, et/ou la nature de l'accord ou de la relation
qui le contrôle.
SI VOUS ÊTES AGENT INDIVIDUEL OU CONSULTANT OU SEUL
PROPRIÉTAIRE, VEUILLEZ PASSER À LA QUESTION 13.
3
11.
Votre société a-t-elle un conseil d'administration ? Si ce n'est pas le cas, veuillez passer à
la question suivante. Si c'est le cas, veuillez donner le nom de tous ses membres :
Nom
12.
Poste
Nationalité
Votre société a-t-elle un conseil de direction ? Si ce n'est pas le cas, veuillez passer à la
question suivante. Si c'est le cas, veuillez donner le nom de tous les cadres exécutifs de
votre société (en détaillant le Président/PDG, le Directeur financier, le Directeur des
opérations, le Directeur général, le Directeur commercial/marketing et tout autre cadre
exécutif).
Nom
Poste
Nationalité
4
13.
Une personne, autre que les personnes nommées dans la réponse à la Question 7,
travaille-t-elle sur des sujets concernant Flint ? Si c'est le cas, veuillez nommer tous les
directeurs et autres employés importants (par exemple, les décideurs et autres personnes
fournissant un travail important et non administratif, qui vont travailler sur les sujets
concernant Flint.
Nom
14.
Poste
Nationalité
Une personne quelconque, parmi les propriétaires de votre société, les directeurs, les
cadres exécutifs, les responsables ou les employés importants, nommés ci-dessus, ou
encore un parent des précédents, est-elle cadre exécutif, employé ou représentant officiel
(i) d’un gouvernement ou de l’un de ses services, d’une de ses agences, ou d’une
personne morale agissant en son nom ; (ii) d’une entité publique ou contrôlée par un
gouvernement, notamment toute société publique ou gérée par un État ; (iii) d’une
organisation publique internationale (par exemple, le Fonds Monétaire International,
l’Organisation mondiale du commerce, etc.) ; ou (iv) d’un parti politique ou de toute
personne candidate à un mandat politique ?
(« Membre de la famille » représente l’un des parents, des grands-parents, des
frères, des sœurs, des enfants des directeurs et de chacune de leurs épouses, de
même que les oncles et tantes. Les « fonctions officielles » désignent les fonctions
de conseil, du protocole ou de représentants d’un gouvernement, d’une agence ou
d’une entité publique, gérée ou contrôlée par un État.)
____ Oui
____ Non
Si oui, veuillez en fournir les détails, en mentionnant le nom et poste officiels de la
personne en question, la nature de sa relation avec votre société, une description de ses
responsabilités publiques, et son mandat :
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
5
15.
Un cadre exécutif, employé ou représentant officiel (i) d’un gouvernement, de l’un de ses
services ou de l’une de ses agences ; (ii) d’une entité publique gérée ou contrôlée par un
État ; (iii) d’une organisation publique internationale ou d’un parti politique, a-t-il un
intérêt quelconque relatif à l'accord passé avec Flint par votre société ou peut en tirer
bénéfice, de quelque manière que ce soit ?
____ Oui
____ Non
Si oui, veuillez donner des détails, notamment sur les mandats en cours ou recherchés, le
nom de la personne qui exerce ou brigue le mandat et la position de cette personne dans
votre société ou en relation avec votre société :
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
SI VOUS ÊTES AGENT INDIVIDUEL,
CONSULTANT OU SEUL
PROPRIÉTAIRE, VEUILLEZ PASSER À LA QUESTION 17.
16.
Veuillez préciser toutes les filiales et autres sociétés affiliées de votre société :
Nom de la société
Juridiction d'enregistrement
Relation avec
votre société
REMARQUE : SI L’UNE DES SOCIÉTÉS, MENTIONNÉES CI-DESSUS
EN RÉPONSE À LA QUESTION 16, PROPOSE DE TRAVAILLER AVEC
FLINT À TOUT MOMENT DANS LE FUTUR, VEUILLEZ REMPLIR CE
QUESTIONNAIRE AU NOM DE CHACUNE DE CES SOCIÉTÉS.
6
17.
18.
Veuillez fournir quatre références professionnelles qui, si elles sont contactées par Flint
Group, seront en capacité d'attester que votre société conduit ses activités de manière
respectable. Les références citées ci-dessous ne doivent pas être des membres de votre
famille ou d’autres connaissances personnelles.
Nom et poste du
contact individuel
Informations sur le
contact adresse, adresse
de messagerie, et
numéro de téléphone
Nature de la relation
professionnelle
1.
________________
___________________
_________________
2.
___________________
______________________
____________________
3.
___________________
______________________
____________________
4.
___________________
______________________
____________________
Votre société emploie-t-elle des comptables et/ou procède-t-elle à des audits réguliers ?
Si ce n'est pas le cas, veuillez passer à la Question 21. Si c'est le cas, veuillez donner leurs
noms :
Nom et poste du
Contact individuel
Nom de la société, adresse,
adresse de messagerie et
numéro de téléphone
1.
2.
3.
4.
7
19.
Les états financiers certifiés de votre société peuvent-ils être mis à disposition de Flint
Group ?
____ Oui
____ Non
Si oui, veuillez joindre ceux des trois dernières années. S’ils sont confidentiels, veuillez
l'indiquer.
20.
Votre société établit-elle un compte annuel de résultats ou tout rapport financier annuel
similaire ?
____ Oui
____ Non
Si oui, veuillez fournir une copie de l'année précédente. Si cet état est confidentiel,
veuillez l'indiquer.
21.
Votre société emploie-t-elle des avocats ou un conseiller juridique ? Si ce n'est pas le cas,
veuillez passer à la Question 22. Si c'est le cas, veuillez donner le nom du conseiller
juridique de votre société :
Nom et titre du
contact individuel
Nom de la société, adresse, adresse de
messagerie et numéro de téléphone
1.
2.
22.
Informations contextuelles :
Nombre d'années d’activité de votre société : _________________
Types de services offerts : __________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
8
23.
Les services qui seront fournis par votre société à Flint sont-ils les mêmes que les
services fournis par votre société à d'autres sociétés ou clients ? Si c'est le cas, veuillez
expliquer de manière générale l'expérience dont votre société dispose avec d'autres
sociétés et clients (il est inutile d’en donner les noms). Si ce n'est pas le cas, veuillez
expliquer la qualification de votre société pour fournir les services pour lesquels elle est
retenue :
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
24.
Votre société emploie-t-elle des sous-traitants, des consultants, des agents ou des
représentants pour fournir les services pour lesquels votre société a été retenue par Flint ?
____ Oui
____ Non
Si oui, veuillez donner les noms des individus ou entités et décrire les services qu'ils
fournissent :
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Si vous êtes conscients qu'un de ces sous-traitants ou consultant a des liens avec un
représentant public, un représentant d'un parti politique ou un candidat à un mandat
politique, veuillez donner son nom, préciser le mandat exercé ou brigué, les fonctions au
titre de la représentation de votre société et si le mandat est en relation avec ces fonctions.
L'un de vos sous-traitants ou consultants a-t-il actuellement ou aura-t-il des contacts avec
un représentant public, un représentant d'un parti politique ou un candidat à un mandat
9
politique en relation avec le travail pour Flint ? Si c'est le cas, veuillez donner son nom et
préciser la nature des contacts :
25.
Pour les agents - Comment les paiements de Flint à votre société sont-ils ou seront-ils
effectués ?
_____ Par chèque au nom de votre société et envoyés par courrier au siège de votre
société
_____ Par virement bancaire à un compte en banque au nom de votre société dans une
banque située dans la même ville que le siège de votre société
_____ Autre – Veuillez préciser :
26.
Votre société, ses employés, ses directeurs, ses représentants et ses agents, s'engagent-ils
à respecter (1) la Loi sur les pratiques de corruption internationale des États-Unis de
1977, (2) la Loi sur la corruption du Royaume-Uni de 2010, (3) les principes de la
Convention contre la corruption des officiels publics étrangers dans les transactions
commerciales internationales établis par l'OCDE et (4) toutes les lois anti-corruption
applicables dans les pays dans lesquels votre société propose d'effectuer des travaux ou
en effectue actuellement pour Flint ? (Le contexte de ces lois se trouve dans les FAQ.)
____ Oui
____ Non
Si la réponse est non, veuillez en donner les raisons :
27.
Votre société conserve-t-elle des enregistrements écrits des services rendus au nom de
Flint ? ____ Oui
____ Non
Si la réponse est non, veuillez en donner les raisons :
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Si la réponse est oui, votre société mettra-t-elle ces enregistrements à la disposition de
Flint sur demande écrite ? ____ Oui
____ Non
Si la réponse est non, veuillez en donner les raisons :
28.
Votre société dispose-t-elle actuellement et par écrit d’une politique concernant l'éthique
des affaires et la conformité anti-corruption ?
____ Oui
____ Non
Si la réponse est oui, veuillez en fournir des copies. Si la réponse est non, votre société
s'engage-t-elle à se conformer au Code de conduite de Flint (dont une copie est jointe à ce
questionnaire) ?
____ Oui
29.
____ Non
Durant les cinq dernières années, votre société a–t-elle été sollicitée pour verser des
sommes d'argent, des frais de déplacement, offrir des cadeaux, des dons, des repas et des
invitations à des loisirs, etc., d’une valeur quelconque, de la part de représentants publics,
de représentants de partis politiques, ou de candidats à des postes politiques ou d'une
quelconque entité ou personne liée à un représentant d'un gouvernement étranger, un
représentant d'un parti politique ou un candidat à un poste politique dans les pays dans
lesquels votre société propose de travailler ou travaille actuellement pour Flint ?
____ Oui
____ Non
Si la réponse est oui, veuillez décrire les circonstances de cette demande et comment
votre société y a répondu.
11
30.
Durant les cinq dernières années, votre société a-t-elle versé de l'argent, des frais de
déplacement, offert des cadeaux, des repas et des invitations à des loisirs, ou fait des
dons, etc.) à des représentants publics, à des représentants de partis politiques ou à des
candidats à des postes politiques ou à une quelconque entité ou personne liée à un
représentant d'un gouvernement étranger, un représentant d'un parti politique ou un
candidat à un poste politique dans le cadre de ses activités avec ses clients ?
____ Oui
____ Non
Si oui, veuillez expliquer :
31.
Durant les dix dernières années, votre société ou toute personne citée dans ce
questionnaire a-t-elle été recherchée ou poursuivie par une autorité publique, ou
condamnée pour un délit financier, une fraude commerciale ou d'un autre type ?
____ Oui
____ Non
Si oui, veuillez en préciser les détails :
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
32.
Durant les dix dernières années, votre société ou l'un de ses propriétaires, directeurs,
responsables ou toute autre personne citée dans ce questionnaire, a-t-elle été l'objet d'une
quelconque enquête ou poursuite, formelle ou informelle, par une autorité publique, à la
suite d'une déclaration faite par votre société, ses associés ou filiales, ou d'une requête de
la part d'une autorité publique, concernant des violations supposées ou avérées des lois
anti-corruption ?
____ Oui
____ Non
Si oui, pour votre société, ou pour l'un de ses propriétaires, directeurs, managers ou toute
autre personne citée dans ce questionnaire, veuillez en donner les détails, en précisant :
(i) le pays où ont eu lieu chacune des enquêtes ou poursuites ; (ii) la nature de
l’implication des propriétaires de votre société, ses directeurs, ses managers ou de toute
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autre personne citée dans ce questionnaire ; (iii) la nature de l’implication
d'intermédiaires tiers ; (iv) le statut actuel de toute enquête ou poursuite.
______________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
33.
Votre société (notamment vos employés, vos directeurs, vos représentants et vos agents)
accepte-t-elle de s’engager à respecter les lois contre le blanchiment d'argent en vigueur
dans les pays dans lesquels votre société propose de travailler ou travaille actuellement
pour Flint ? (Des informations sur ces lois sont données en FAQ ci-jointe.)
____ Oui
____ Non
Si non, veuillez expliquer :
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
34.
Votre société a-t-elle établi des procédures, du type « connaître votre client » afin de
gérer ses relations avec ses clients et fournisseurs, et permettre de s’assurer du respect des
lois et réglementations contre le blanchiment d'argent ?
____ Oui
____ Non
Si oui, veuillez préciser :
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
35.
Votre société ou l’un de ses propriétaires, directeurs, managers ou employés-clefs sont-ils
citoyens, ressortissants ou résidents permanents de l'un pays placés sous embargo par les
États-Unis, (Cuba, l'Iran, la Corée du Nord, le Soudan ou la Syrie) ?
____ Oui
____ Non
Si oui, veuillez préciser :
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__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
36.
Votre société (terme qui désigne également les propriétaires, directeurs, responsables et
employés importants dans leurs fonctions individuelles) est-elle « susceptible » de
recevoir des exportations d'équipements et de technologie associée et de services de Flint
en respectant les lois et réglementations sur les exportations en vigueur aux États-Unis ?
Remarque : une entité ou personne est considérée comme « susceptible » de recevoir des
exportations en respectant les lois et régulations des États-Unis si elle n’est pas
mentionnée dans le tableau établi par le département du commerce des États-Unis
concernant les commandes interdites et les entités interdites ou non vérifiées, ou dans
toute autre liste de personnes sanctionnées ou radiées, gérée par le département d'État ou
toute autre agence publique des États-Unis.
____ Oui
____ Non
Si non, veuillez préciser :
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
37.
Votre société ou l’un de ses propriétaires, directeurs, responsables ou employés
importants, sont-ils une « personne sanctionnée » au titre d’une loi, d’une réglementation,
d’une règle ou d’un ordre exécutif relatifs au commerce des États-Unis ou de l'UE ?
Définition d’une « personne sanctionnée » : (i) toute personne figurant sur la liste
« OFAC SND List » (liste des personnes et nationaux bloqués et spécialement désignés
du département du bureau du Trésor des États-Unis pour le contrôle des biens étrangers)
et/ou la liste « EU Sanctioned Persons List » (liste consolidée des personnes, groupes et
entités sujets aux sanctions financières de l'EU) ; (ii) une personne ou entité figurant sur
la liste « Commerce Dept. Denied Persons List » (liste des entités et personnes interdites
du département du commerce des États-Unis) ; (iii) toute autorité publique d'un pays
sanctionné ; (iv) toute personne résidente d'un pays sanctionné ; (iv) toute entité établie
suivant les lois d'un pays sanctionné, et (vi) tout associé des précédents.
Les listes mentionnées ci-dessus sont fournies en suivant les liens suivants :
La liste OFAC SND : http://www.treasury.gov/ofac/downloads/t11sdn.pdf;
14
La
liste
des
personnes
sanctionnées
http://eeas.europa.eu/cfsp/sanctions/consol-list/index_en.htm;
par
l'EU :
La liste des personnes interdites du département du commerce des États-Unis :
http://www.bis.doc.gov/index.php/the-denied-persons-list;
https://www.bis.doc.gov/index.php/ forms-documents/doc_view/ 691-supplement-no4-to-part-744-entity-list.
____ Oui
____ Non
Si oui, veuillez préciser :
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
38.
Votre société a-t-elle des activités directes ou indirectes avec un « pays sanctionné »
(comme défini à la Question n° 35) ou avec des « personnes sanctionnées » (comme
défini à la Question n° 37) ?
Ces activités recouvrent, sans s’y limiter, la vente, la location ou la fourniture de produits
et de services ; la sélection de fournisseurs de produits et services ; l'utilisation de
fournisseurs, de transporteurs et d'institutions financières de pays sanctionnés ; le
transbordement de produits et services par des pays sanctionnés ou investissant dans les
pays sanctionnés.
____ Oui
____ Non
Si oui, veuillez décrire la nature de ces activités, et préciser si ces activités ont une
relation avec des produits et services fournis à Flint.
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
15
__________________________________________________________________
39.
Voyez-vous un autre point significatif concernant le contexte de votre société, son
histoire ou sa conformité avec les lois en vigueur qui pourrait ne pas avoir été mentionné
spécifiquement dans les questions précédentes ? Si c'est le cas, veuillez le préciser :
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
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Après avoir fini de répondre à ce questionnaire, veuillez apposer votre signature et la date de
rédaction dans les champs correspondants ci-dessous et renvoyer le questionnaire rempli et
signé, avec les pièces jointes, à Flint Group (a) par email à [EMAIL ADDRESS] ou (b) par
courrier à [ADDRESS]. Merci encore de l'attention que vous avez consacrée à ce sujet important.
VOTRE SOCIÉTÉ
REPRÉSENTANT DE FLINT
Revu par :
_____________________________________
Signature
_____________________________________
Représentant commercial de Flint
___________________________________
___________________________________
Nom et titre (en majuscules)
Date
Revu et approuvé par :
____________________________________
Nom juridique complet de votre société
___________________________________
Département juridique de Flint
____________________________________
____________________________________
Date
Date
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