Compte rendu de la réunion annuelle des organisateurs

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COMPTE-RENDU DE LA REUNION ANNUELLE
DES ORGANISATEURS DE COURSES A PIED
Date : 26.09/2014 à 18h45
Lieu : Salle des fêtes - Artix
Organisateurs présents ou ayant donné pouvoir :
Montanaspe
Tardets La madeleine
Crêtes du Pays Basque
Grand Trail Vallée d’Ossau
Tour de l’Ossau
La Barzunaise
L’épouvantrail
Course du Lac (Orthez)
3° mi temps de la solidarité
La montheze
La boucle des plages
La course des collines
La Camada
La boucle des cordeliers
Trail de Verdets
Hivernale des Lacs
Corruda calendreta
Courir à Pau
Course des Restos du Cœur
Foulées souletines
Givrés de Nay
10 km de Guiche
Foulées Febus
Féminine (2)
Foulées de Sendets
Course du Muguet
Semi marathon d’Oloron
La Caubios Loosienne
Foulées du Luy
Ronde de la Casta
Courude du Bager
Courir à Jurancon
Courses de la Paix
La Serroise
Donne moi une chance Escures
Milafranga Guindi
Saint Peyrus
Foulées du soubestre
Trail Chemin Henri 4
Ordre du jour de la rencontre :
1 – Rapport moral
2 – Rapport d'activité 2013-14
3 – Rapport financier 2013-2014
4 – Vote du budget prévisionnel 2014-2015
5 – Elaboration du calendrier 2015
6 – Questions diverses
DELIBERATIONS
LE RAPPORT MORAL
Les organisateurs présents, après avoir entendu le rapport moral, approuvent dans toutes ses parties ledit rapport tel qu’il a été présenté.
Cette résolution est adoptée à l’unanimité.
LE RAPPORT D’ACTIVITE
Les organisateurs présents, après avoir entendu le rapport d’activité, approuvent dans toutes ses parties ledit rapport tel qu’il a été présenté.
Cette résolution est adoptée à l’unanimité.
LE RAPPORT FINANCIER
Compte de résultat
Les organisateurs présents, après avoir entendu le rapport financier, approuvent dans toutes ses parties ledit rapport tel qu’il a été présenté.
Cette résolution est adoptée à l’unanimité.
Budget prévisionnel
Les organisateurs présents, approuvent dans toutes ses parties le budget prévisionnel tel qu’il a été présenté.
Cette résolution est adoptée à l’unanimité.
Signature du Président
LALANNE Stéphane
Signature du Secrétaire
ETCHEBEST Vincent
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En préambule à la réunion, Stéphane demande à l’assemblée de bien vouloir excuser Yves VIGNAU, Président du Comité
Départemental d‘Athlétisme qui devait être avec nous mais qui a été retenu au dernier moment.
I- Rapport moral
Le rapport est présenté par Stéphane (Président).
Il est fait un bref rappel sur les circonstances qui ont amené à la création de SPORTS-64.
L’objectif de notre structure est triple :
- l’accompagnement des organisateurs
- la régulation du calendrier
- la mise en place de nouveaux projets
Ces premiers mois de fonctionnement ne nous ont malheureusement pas permis de pouvoir mettre en place de nouveaux
projets. En effet, nous nous sommes principalement consacrés à la réalisation du calendrier et l’accompagnement des
organisateurs. C’est l’occasion ici de remercier les personnes qui « travaillent » dans l’ombre : Delphine, Denis, Serge,
Vincent, Betty, Jean-Philippe.
II- Rapport d’activité :
Le rapport est présenté par Serge (Responsable du site internet et du calendrier).
- Le calendrier papier 2014 (tiré en 2500 exemplaires) comporte 77 courses (soit 27 de moins que le calendrier 2013)
réparties comme suit : Courses en montagne : 10 / Courses nature : 22 / Courses sur route : 45.
24 organisateurs ont bénéficiés du prêt de matériel.
- Le site internet (http://www.sports-64.com/), qui du être recréé, connait une fréquentation honorable et en constante
progression.
Cet outil a évolué pendant l’année, puisqu’il permet aujourd’hui, par l’intermédiaire du webmaster, aux organisateurs de
donner d’avantages d’informations sur leur course : présence de parking, de douches, meilleurs temps de l’année
précédente, commentaires de l’organisateur …
III- Rapport financier :
Le rapport est présenté par Delphine (Trésorière).
Compte de résultat 2014 :
- Total des dépenses : 911 euros (calendrier)
- Total des recettes : 1100 euros (inscr. au calendrier) + 720 euros (partenaires) = 1820 euros
- Excédent sur l’exercice : 909 euros
Les contributions volontaires ont été estimées à 900 euros.
IV - Budget prévisionnel 2015 :
Le budget prévisionnel est présenté par Delphine (Trésorière).
- Total des dépenses : 1800 euros (calendrier+lunch+achat matériel)
- Total des recettes : 1800 euros (inscr. au calendrier + partenaires)
Les contributions volontaires ont été estimées à 900 euros.
V- Calendrier 2015 :
Evolutions réglementaires : Application (décret 2012) des RTS de la FFA.
A noter que cette année les RTS FFA ont évolués (application au 01/11/14), faisant apparaitre une distinction entre les
courses sur routes et les Trails. Il est rappelé que la FFA 64 (qui doit être destinataire de tous les dossiers) doit émettre un
avis sur le règlement technique et sécurité de TOUTES les courses à pied du département (Pierre BERECOECHEA pour le
Pays Basque et Germain JOUCHOUX pour le Béarn)
Pour accompagner les organisateurs adhérents à Sports-64, nous avons élaboré des règlements « techniques et sécurités »
types en fonction du type d’épreuve.
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Comment constituer son dossier préfectoral ?
A qui envoyer son dossier préfectoral ?
L’organisateur doit envoyer son dossier à la Préfecture (au moins 2 mois avant la manifestation) et transmettre son
règlement technique et sécurité à la FFA 64.
Pour les adhérents de Sports-64, nous vous proposons de nous l’adresser ([email protected]) afin qu’il soit
vérifié avant que nous le transmettions à la Préfecture ET à la FFA 64.
Dates des épreuves :
La proposition de calendrier 2015 a été validée par une grande partie des organisateurs suite une mise en ligne sur le site
Internet depuis plusieurs semaines. Nous remercions les organisateurs qui ont répondu. Le calendrier « officieux » pour
2015 est consultable sur le site http://www.sports-64.com (cliquer sur tous les articles, puis se rendre en bas de page et
sélectionner Projet 2015)
Calendrier FFA-CALORG :
La FFA a mis en place un logiciel sur lequel les organisateurs sont invités à y inscrire leur course. Bien que n’étant pas
obligatoire (pour les organisateurs non FFA), ce calendrier peut être un support de communication intéressant.
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VI- Questions diverses :
Evolution du site internet :
Il est demandé de :
- rajouter un onglet « matériel » avec la liste du matériel et le formulaire de demande de réservation.
- rajouter dans l’onglet « textes légaux » les documents en direction des organisateurs.
Calendrier papier :
Il est demandé de rajouter à la fin du calendrier la liste des courses (simplement date, nom et lieu) de manière chronologique
en indiquant seulement leur type (montagne, nature, route)
Nouvelle action : « Les Se’coureurs »
Ces personnes seraient des coureurs, titulaires du PSC1, qui seraient en mesure de réaliser les premiers gestes de secours.
Stéphane présente une formalisation, en prenant notamment en compte, l’aspect « responsabilité », tant de l’organisateur
que du coureur.
RAS
Pour Sports 64
Le Président - Stéphane LALANNE
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COMPTE de RESULTAT 2014
CHARGES
60 - ACHATS
602200
606100
606300
606400
PRODUITS
70 - PRODUITS DE L'ACTIVITE
706000 Prestations de services
706100 Recettes pour evenements (insc. Calendrier)
708800 Autres produits d'activités annexes
Fournitures consommables
Fournitures non stockables (eau, énergie...)
Fournitures d'entretien et de petit équipement
Fournitures administratives
TOTAL
TOTAL
-
TOTAL
-
61 - LOCAUX
613000 Locations
613500 ... sur biens mobiliers
1 100,00
720,00
1 820,00
74 - SUBVENTIONS D'EXPLOITATION
741700 SUBVENTION MINISTERE DES SPORTS
744200 SUBVENTION DEPARTEMENT 64
615600 Maintenance
616000 Primes d'assurances
618100 Documentation générale
62 - AUTRES SERVICES EXTERIEURS
622600 Honoraires
623000 Publicité, publications, relations publiques
623400 Récompenses et cadeaux
623600 Catalogues et imprimés
623700 Publications - site internet
625100 Voyages et déplacements
625600 Missions
625700 Réceptions
626000 Frais postaux et frais de télécommunications
627000 Services bancaires et assimilés
628000 Divers
628100 Cotisations (liées à l'activité économique)
44,00
768,00
79,00
TOTAL
-
TOTAL
-
TOTAL
-
TOTAL
-
TOTAL
900,00
900,00
75 - PRODUITS DE GESTION COURANTE
756000 Affiliations / Adhesions
758000 Produits divers de gestion courante
758200 Nationaux
758300 Formations
758500 Autres produits de gestion courante
76 - PRODUITS FINANCIERS
764000 Revenus des valeurs mobilières de placement
768100 Intérêts des comptes financiers débiteurs
TOTAL
20,00
911,00
TOTAL
-
64 - CHARGES DE PERSONNEL
648000 Autres frais de personnel
77 - PRODUITS EXCEPTIONNELS
771000 Produits exceptionnels sur opérations de gestion
Reprise sur provisions
777000 Quote part subvention
87 - CONTRIBUTIONS VOLONTAIRES EN NATURE
870000 Benevolat
65 - CHARGES DE GESTION COURANTE
656200 AFFILIATIONS
656300 COTISATIONS REGIONALES
656400 LICENCES
658000 Charges diverses de gestion courante
658100 REVERSEMENT PART NATIONALE
658200 FRAIS SPECIFIQUES POUR EVENEMENTS
658300 FRAIS DE STAGE DE FORMATION
TOTAL
-
TOTAL
-
67 - CHARGES EXCEPTIONNELLES
671300 Dons, libéralités
678000 Autres charges exceptionnelles
68 - DOTATION AMORTISSEMENTS ET PROVISIONS
681100 DAP
687100 Provisions achats matériel
TOTAL
86 - EMPLOI DES CONTRIBUTIONS VOLONTAIRES
860000 Personnel bénévole
TOTAL
Solde créditeur : Excédent
TOTAL GENERAL
900,00
900,00
1 811,00
909,00
2 720,00
2 720,00
Solde débiteur : Déficit
TOTAL GENERAL
2 720,00
BUDGET PREVISIONNEL 2014
DEPENSES
Achats matériel / Locaux
Services extérieurs
Personnel
Charges exceptionnelles
Contributions volontaires
TOTAL
600,00 €
1 200,00 €
900,00 €
2 700,00 €
RECETTES
Produits d'activité
Subventions
Produits financiers
Produits exceptionnels
Contributions volontaires
TOTAL
1 800,00 €
900,00 €
2 700,00 €
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Calendrier OFFICIEUX 2015
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
HASPARREN
St ETIENNE BAIGORRY
BIRIATOU
BEDOUS
TARDETS
ESPELETTE
ESPELETTE
LARUNS
ASCAIN
LARUNS
BIOUS-ARTIGUES
St MARTIN D'ARBEROUE
LANNE
St PEE SUR NIVELLE
ASCAIN
NAY
VERDETS
SARE
ARETTE
SAUVAGNON
BIZANOS
ORTHEZ
DOUMY
St ETIENNE BAIGORRY
SEVIGNACQ
PRECILHON
ARUDY
VILLEFRANQUE
THEZE
JURANCON
LOUVIE JUZON
BIARRITZ
ARZACQ
URRUGNE
CAMBO
PAU
SERRES CASTET
MORLAAS
SAINT MARTIN ARBEROUE
BARZUN
ORTHEZ
OLORON Ste MARIE
PAU
PAU
MAULEON
NAY
ANGLET
BAYONNE
EYSUS
PAU
MOURENX
GUICHE
SENDETS
St PIERRE IRUBE
ORTHEZ
ANGLET
REBENACQ
CIBOURE
BIARRITZ
OLORON Ste MARIE
HASPARREN
CAUBIOS LOOS
BIZANOS
SAINT JEAN DE LUZ
MAULEON
BOSDARROS
USTARITZ
URCUIT
ORTHEZ
SAUVAGNON
LEMBEYE
CASTEIDE CAMI
SAINT JEAN DE LUZ
BILLERE
ESCURES
PAU
LESCAR
PAU
ARUDY
JURANCON
SAINT JEAN DE LUZ
SALIES DE BEARN
PAU
BIARRITZ
Les délices d'Ursuia
Artzainen Lasterkaldia-LA COURSE DES BERGERS
Biriatuko Mendi Lasterka
Montan'aspe
Tardets-La Madeleine
Nocturne Cretes du Pays Basque
Course des Cretes du pays Basque
Grand Trail de la Vallée d'Ossau
Course de la Rhune
La montée de l'Aubisque
Au pied du mur-le tour de l'Ossau
Course des collines
Trail blanc d'Issarbe
senpereko trail
Neska Korrika
Nouste Trail
Trail de Verdets
Trail de Sare
Trail de Baretous
L'Epouvantrail
Trail sur le Chemin Henri IV
Course du Lac
Ascension de St Peyrus
Euskal trail
3° mi-temps de la solidarité
Trail de Bazerques
Lo petit aussales
Milafranga Gaindi
La Montheze
Trail du Gave
L'Ossaloise
La boucle des plages
les Foulées du Soubestre
Urrugne-Col d'Ibardin
Foulées de cambo
La Camada
La Serroise
Les Boucles des Cordeliers
La Course des Collines
La Barzunaise
Hivernale des lacs
Corruda Calendreta€ 10 km
Courir à Pau
6 Km des restos du coeur
Les foulées Souletines
Le givré du Pays de Nay
Itsas Laminen Corrika
Course des Remparts de Bayonne
Courir à Eysus
Féminine de Printemps
La Corrida du Cœur
10 km de Guiche
Les Foulées amicales de Sendets
Course du Muguet
Foulées Fébus
Courir contre le Paludisme
La ronde du Pic
Les foulées Kaskarrot
Course du Lac Mouriscot
Semi Marathon d'Oloron
Urtxintxen Korrika
La Caubios-Loosienne
La ronde de la Casta
Course des Pecheurs
Course du fort
Les coteaux du Roy
Latsagien Itzulia
La Foulée de l'Ardanavy
La Feria Febus
Foulées du Luy de Béarn
Foulées Vic Bilh
La Castedienne
Course de la Nivelle
Nouste Henric (Semi marathon)
Donne moi nue chance de marcher et de courir
Tour Pedestre du Bearn
Les Foulees de Quartier libre
Féminine d'automne
Courude du Bager
Courir à Jurancon
Foulées Luziennes
Foulées du Sanglier
Courses de la Paix
La Course des Lumières
12/04/2015
03/05/2015
07/06/2015
13/06/2015
20/06/2015
03/07/2015
04/07/2015
18/07/2015
09/08/2015
23/08/2015
05/09/2015
15/11/2015
15/02/2015
08/03/2015
04/04/2015
04/04/2015
22/04/2015
25/04/2015
26/04/2015
01/05/2015
03/05/2015
03/05/2015
14/05/2015
15/05/2015
23/05/2015
23/05/2015
31/05/2015
14/06/2015
14/06/2015
22/06/2015
28/06/2015
28/06/2015
10/07/2015
01/08/2015
01/08/2015
15/08/2015
13/09/2015
18/10/2015
15/11/2015
06/12/2015
04/01/2015
25/01/2015
01/02/2015
15/02/2015
22/02/2015
01/03/2015
08/03/2015
15/03/2015
29/03/2015
12/04/2015
18/04/2015
26/04/2015
26/04/2015
01/05/2015
02/05/2015
10/05/2015
17/05/2015
25/05/2015
30/05/2015
07/06/2015
20/06/2015
04/07/2015
04/07/2015
10/07/2015
11/07/2015
13/07/2015
17/07/2015
18/07/2015
24/07/2015
24/07/2015
01/08/2015
30/08/2015
20/09/2015
21/09/2015
27/09/2015
03/10/2015
25/10/2015
08/11/2015
11/11/2015
01/12/2015
06/12/2015
13/12/2015
19/12/2015
19/12/2015
Course Montagne
Course Montagne
Course Montagne
Course Montagne
Course Montagne
Course Montagne
Course Montagne
Course Montagne
Course Montagne
Course Montagne
Course Montagne
Course Montagne
Course nature
Course nature
Course nature
Course nature
Course Nature
Course nature
Course nature
Course nature
Course nature
Course nature
Course nature
Course nature
Course nature
Course nature
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Course nature
Course nature
Course nature
Course Nature
Course nature
Course nature
Course nature
Course nature
Course nature
Course Nature
Course nature
Course nature
Course nature
Course sur route
Course sur route
Course sur route
Course sur route
Course sur route
Course sur route
Course sur route
Course sur route
Course sur route
Course sur route
Course sur route
Course sur route
Course sur route
Course sur route
Course sur route
Course sur route
Course sur route
Course sur route
Course sur route
Course sur route
Course sur route
Course sur route
Course sur route
Course sur route
Course sur route
Course sur route
Course sur route
Course sur route
Course sur route
Course sur route
Course sur route
Course sur route
Course sur route
Course sur route
Course sur route
Course sur route
Course sur route
Course sur route
Course sur route
Course sur route
Course sur route
Course sur route
Course sur route
Course sur route