TDR elaboration manuel procédures

ONG
ASSOAL
Commune
DOUALA 3
Commune
EDZENDOUAN
Commune
DOUALA 5
Commune
YAOUNDE 2
Délégation UE
Cameroun
PROJET TIC - GOUV
TERME DE REFERENCE
RECRUTEMENT D’UN CONSULTANT NATIONAL
POUR L’ELABORATION D’UN MANUEL DE
PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES
ET FINANCIERES DU PROJET TIC GOUV SOUS
FINANCEMENT DE LA DELEGATION DE L’UNION
EUROPEENNE AU CAMEROUN
Janvier 2013
1) Contexte et justification
ASSOAL, en partenariat avec les communes de Yaoundé 2, Douala 3, Douala 5 et d’Ezendouan, a
bénéficié, en 2012, d’un appui financier de la Délégation de l’Union Européenne au Cameroun, pour
mettre en œuvre le projet TIC GOUV. Ce projet vise en général à Contribuer à l’amélioration de l’accès des
jeunes et des femmes des quartiers défavorisés des Communes d'Arrondissement de Douala (3e; 5e),
Yaoundé 2 et Edzendouan aux services sociaux de base.
Trois Objectifs spécifiques contribuent à cet objectif global :
1- renforcer l’offre des services sociaux de base dans les quartiers défavorisés;
2- renforcer la participation des citoyens à la gestion des affaires publiques ;
3- promouvoir la responsabilité sociale des entreprises en charge des services sociaux de base.
Pour ce faire, le projet TIC GOUV a prévu l’élaboration d’un manuel de procédures administratives,
comptables et financières qui facilitera le processus de gestion des données comptables et des
imputations financières des dépenses du projet en conformité aux dispositions contractuelles avec la
Délégation de l’Union Européenne.
2) Description du poste : Consultant National pour l’élaboration d’un manuel de procédures
administratives, comptables et financières du projet TIC GOUV
Type de contrat : Consultant Individuel
Durée/Période de services (le cas échéant) : 15 jours ouvrables maximum
Date de démarrage : Janvier 2013
La Proposition doit être soumise sous pli fermé au siège de l’ONG ASSOAL au plus tard le lundi 21 Janvier
2013. La mention « Manuel de procédures : Offre technique et financières » devra figurer sur le pli
déposé.
3) Objectif :
De manière générale, il s’agira de doter le projet TIC GOUV d’un manuel de procédures administratives,
comptables et financières.
4) Objectifs spécifiques :
Spécifiquement, il s’agira de concevoir un manuel qui décrit :
- L’organisation, le rôle et les fiches de postes des différents organes de l’organigramme du projet
- Les procédures et outils de gestion administrative en lien avec les procédures de l’UE et le manuel de
procédures d’ASSOAL
- Les procédures et outils de gestion comptable et financière en lien avec les procédures de l’UE et le
manuel de procédures d’ASSOAL
- Le plan de capitalisation des pièces comptables et justificatives de dépenses.
5) Résultats :
Un manuel de procédures administratives, comptables et financières du projet TIC GOUV est élaboré et
permet de comprendre :
- l’organisation et le fonctionnement du projet à travers son organigramme
- Une définition claire des rôles et responsabilités (tâches) de l’équipe de projet et de chaque poste de
l’organigramme
- Le plan de traçabilité des transactions financières est disponible
- L’utilisation rationnelle des ressources mises à la disposition du projet TIC GOUV
-
Un respect des procédures, règles et principes admises dans le cadre de l’accord avec la Délégation
de l’Union Européenne en matière de gestion administrative, comptable et financière
6) Méthodologie :
A titre indicatif, la démarche méthodologique suivra les étapes suivantes :
- Exploiter les documents fournis par ASSOAL, notamment les statuts, le Règlement intérieur, la charte
et le code éthique, le projet TIC GOUV, le contrat de subvention avec l’UE, le manuel de procédures
de l’UE et de l’Organisation ASSOAL, etc…..
- Analyser le fonctionnement et interviewer en cas de besoin les membres du Bureau exécutif et
l’équipe projet TIC GOUV en place
- Recherches documentaires et contribution propres du consultant
- Proposer un manuel de procédures qui tiennent compte des réalités et aléas de terrain sur les
diverses activités prévues
- Restituer le draft 0 et amender
- Rédiger et transmettre la mouture finale du manuel de procédures
Le consultant complètera la méthodologie dans la formulation de son offre technique.
7) Qualifications et expériences requises
Education : Etre titulaire d’un diplôme universitaire (Maîtrise, DESS, DEA, Doctorat) en sciences de
gestion
Expériences professionnelles :
- Avoir au moins cinq années d’expériences dans le domaine des procédures de gestion de projet ou
d’organisations et une maîtrise de l’élaboration des manuels de procédures administrative,
comptables et financière.
- Une expérience d’au moins 5 ans en cabinet d’expertise comptable serait un atout ainsi qu’une
bonne connaissance des procédures de gestion des projets de l’Union Européenne.
- Avoir une connaissance du monde associatif au Cameroun et des projets de gouvernance
8) Durée de la mission
14 jours à compter de la date de signature du contrat avec le consultant.
9) Documents à inclure lors de la soumission de la proposition :
Les consultants intéressés doivent présenter un dossier de candidature incluant les éléments ci-après :
- Pour la proposition technique : (i) une note explicative sur la compréhension des TDR et les raisons
de la soumission ; (ii) présentation de l’approche méthodologique et de l’organisation de la mission
de travail ; (iii) CV signé incluant les expériences acquises sur au moins 3 projets similaires et 3
références.
- La proposition financière doit inclure un coût forfaitaire global en Homme par jour (H/J).
10) Evaluation des propositions :
Seul le candidat ayant obtenu la meilleure note sera retenue. L’offre financière sera négociée en cas de
coût très élevée à la disposition financière de l’ONG ASSOAL.
Les critères d’évaluation sont les suivants :
Critères
Etre titulaire d’un diplôme universitaire (Maîtrise, DESS, DEA,
Doctorat) en sciences de gestion
Avoir au moins cinq années d’expériences dans le domaine des
procédures de gestion de projet ou d’organisations et une maîtrise
de l’élaboration des manuels de procédures administrative,
comptables et financière.
Connaissance des procédures de l’Union Européenne
Points
15
20
20
Avoir une connaissance du monde associatif au Cameroun et des
projets de gouvernance
note explicative sur la compréhension des TDR et les raisons de la
soumission
présentation de l’approche méthodologique
TOTAL
10
15
20
100