Recommandations pour le Home Office

RECOMMANDATIONS POUR LE HOME OFFICE
Situation initiale
Toujours plus d’employés travaillent à domicile ou en route, parfois même indépendamment
d’un lieu de travail déterminé. On peut recommander le «Home Office» comme moyen de
lutter contre le trafic pendulaire. Les employeurs reconnaissent de leur côté une économie
potentielle, lorsqu’ils ne doivent plus mettre à disposition de tous leurs employés, une place
de travail personnelle à 100%. Les employés, quant à eux, apprécient cette plus grande
indépendance et cette flexibilité.
Le travail devient plus flexible, mais aussi juridiquement moins sûr, et certaines questions se
posent, comme par exemple : dans quelle mesure les travailleurs devraient-ils être encore
présents dans l’entreprise et dans le team ? Est-ce que le travail à domicile doit et peut être
contrôlé ? Comment doit-il être contrôlé ? La SEC Suisse recommande de tenir compte des
points suivants :
Exigences d’ordre organisationnel
Avant de convenir du Home Office, il faut se poser les questions suivantes et les clarifier :
• Est-ce que les tâches envisagées peuvent être accomplies à domicile ?
• Est-ce que l’employé dispose de l’infrastructure nécessaire, afin de les exécuter à
domicile ? A-t-on pris assez de précautions pour garantir la sécurité des données ?
Quelle est la participation de l’employeur aux coûts ?
• Qu’en est-il lorsque le travailleur doit pouvoir être atteint et quels sont les délais de
réponse ?
• Est-ce que l’intégration sociale dans l’entreprise est encore suffisamment garantie ?
Est-ce que par exemple la participation aux séances de team est possible ?
• Est-ce que l’employé dispose du calme nécessaire pour accomplir son travail à
domicile ?
• Est-ce que la place de travail répond aux exigences ergonomiques ?
A prendre en considération :
Le travail à domicile n’est pas compatible avec la garde d’enfant, facteur de déconcentration.
Il ne constitue pas une alternative à une garde d’enfant externalisée et organisée.
Points importants du contrat de travail
Dans la mesure où la flexibilité du lieu de travail et donc aussi le travail à domicile
augmentent de manière générale, il convient de recommander de fixer cela de manière
explicite dans le contrat de travail ou dans un règlement, pour autant que la possibilité soit
donnée à un employé de travailler à domicile. En l’absence de règlementation, un flou
juridique peut apparaitre. Les points essentiels du contrat qui devraient être réglés lors de la
mise en place du Home Office sont mentionnés ci-après :
En règle générale, des jours fixes devraient être convenus, durant lesquels l’employé(e)
travaille à domicile. Ceci facilite la planification du travail tant pour l’employeur que pour
l’employé, ainsi que pour l’équipe. Cependant, le travail à domicile devrait aussi être prévu
exceptionnellement pour des situations spécifiques, par exemple lorsqu’une tâche qui
nécessite une grande concentration ne peut pas être exécutée aisément dans l’entreprise,
dans la mesure où des interruptions y sont plus fréquentes.
Lieu de travail
Si l’employeur souhaite que l’employé travaille régulièrement à domicile ou que l’employé
aimerait travailler au moins de temps à autre à domicile, il faudra le convenir expressément.
Le travail principalement à domicile devrait constituer l’exception. Si toutefois l’employé
travaille tout de même en majorité à la maison, il faudrait convenir d’une participation de
l’employeur au loyer.
La SEC Suisse recommande, pour autant que cela soit possible du point de vue
organisationnel et que l’employé le souhaite, de prévoir, pour un taux d’occupation de 100%,
un à deux jours de Home Office par semaine. En cas de plus grande fréquence, les
désavantages liés à l’absence de l’entreprise et de l’équipe prédominent la plupart du temps.
Il convient de faire la différence entre travail à domicile et travail « Off Office » (travail ni dans
l’entreprise, ni à la maison ; travail « en route »). Il doit être approuvé avant tout lors de longs
trajets pour aller et revenir de rendez-vous à l’extérieur ou entre deux rendez-vous externes
qui ne sont pas rappondus. Il peut aussi être rationnel qu’un employé rentre directement à la
maison après un rendez-vous externe et qu’il y poursuive son travail, afin d’éviter des trajets
d’aller et de retour démesurés par rapport à la courte présence dans l’entreprise. Les temps
de trajet doivent si possible être utilisés comme temps de travail et comptabilisés en tant que
tel.
Instruments de travail et indemnisation
En principe, l’employeur fournit au travailleur les instruments de travail. Si le travailleur
fournit lui-même des instruments de travail, la loi prévoit qu’il est indemnisé
convenablement, sauf accord contraire (art. 327 CO).
L’employeur doit s'assurer que grâce à un cryptage approprié, la transmission des données
soit conforme aux exigences propres à l’entreprise en matière de sécurité. L’employeur
accorde un soutien lors de l’installation des instruments, respectivement des software et offre
son support technique.
Si l’employeur attend de ses employés qu’ils utilisent un instrument spécifique, il doit le
fournir. En outre, les employés ont droit à une indemnité pour la mise à disposition
d’instruments de travail personnels ainsi qu’à une indemnisation pour les locaux utilisés, si la
part de travail à domicile représente une proportion importante. Puisque la loi prévoit une
indemnisation pour les instruments et autres frais, notamment pour les locaux, il est conseillé
de la fixer explicitement dans le contrat de travail. Il est admis de prévoir une indemnité
forfaitaire.
Dans une relation de travail, l’employeur est en principe responsable des dommages causés
par ses employés à des tiers. Toutefois, l’employeur peut se retourner contre les employés, si
ceux-ci ont agi intentionnellement ou par négligence grave. A ce sujet, il n’existe en principe
pas de particularité pour les relations de travail à domicile. Par contre, tant l’employeur que
l’employé doivent vérifier dans quelle mesure les dommages sont couverts par leur assurance
respective, ou s’ils sont vraiment couverts. En effet, le travail à domicile est une situation
exceptionnelle comprenant des risques particuliers (p. ex. respect du secret professionnel,
protection des données), qui ne sont pas prévus par les assurances responsabilité civile
ordinaires des entreprises, ou privées, ou en sont même exclus.
Contrôle du travail ou de l’horaire
La présence au travail d’un travailleur à domicile ne peut et ne doit pas être contrôlée en
permanence, par exemple par une surveillance continue de la place de travail électronique.
Par contre, l’employeur peut demander un rapport sur le travail à domicile, comprenant
également la saisie du temps de travail. Il est dès lors nécessaire de prévoir dans le contrat de
travail, dans un règlement ou une directive, la manière dont l’employé doit rendre son rapport.
Dans ce contexte, il convient de ne pas oublier la question des heures supplémentaires. Afin
d’éviter des discussions ultérieures, il est recommandé de prévoir dans l’accord la mention :
«les dispositions concernant le temps de travail sont les mêmes pour le travail à domicile
qu’en entreprise ». Les heures supplémentaires rémunérées doivent par conséquent être
convenues avec l’employeur.
Résumé
Pour le Home Office, il convient au préalable de clarifier les exigences organisationnelles.
La SEC Suisse recommande de prévoir, dans le contrat de travail ou un règlement faisant
partie intégrante du contrat de travail, une mention sous « lieu de travail », que l’employé
peut travailler à domicile.
Dans un règlement séparé destiné à tous les employés concernés, au moins les points
suivants seront réglés :
•
Jours et / ou situations durant lesquels il peut être travaillé à la maison.
•
Situations durant lesquelles il peut être travaillé en « off office » (ni à la maison, ni
dans l’entreprise)
•
Mode de documentation du temps de travail
•
Renvoi à des dispositions du droit du travail
•
Dispositions réglant quand et comment l’employé à domicile doit pouvoir être
atteignable et les délais de réponse
•
Indemnisation forfaitaire pour l’utilisation des locaux, de l’électricité, du matériel de
bureau, du matériel pour l’imprimante
•
Renvoi au secret d’affaires et responsabilité
Avril 2012